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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS

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Fecha: 01/06/2007

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos generales para la elaboracin de los documentos. 2. ALCANCE Aplica a todos los documentos que afectan el Sistema de Gestin de la Calidad, del Ministerio de Minas y Energa (MME). 3. DEFINICIONES Acto administrativo: Todo acto jurdico dictado por la Administracin y sometido al Derecho Administrativo. Aclaracin de voluntad, de juicio, de conocimiento o de deseo realizada por la Administracin en ejercicio de una potestad administrativa distinta de la potestad reglamentaria. 1 Actas: Documento memoria de las reuniones en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunin, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos. Alcance: Parte del documento que define la extensin, las reas, servicios y/o procesos a los cuales aplica. Anexos: Informacin adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensin del mismo y aplicacin de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guas u otros documentos relacionados. Circulares: Comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. 2 La circular externa da a conocer a los clientes externos del MME, productos, servicios u otras informaciones, que por lo general son de carcter normativo. La circular interna da a conocer al interior de la entidad actividades, normas, cambios, polticas, disposiciones, rdenes y asuntos de carcter administrativo. Concepto: Es el pronunciamiento tcnico, jurdico o administrativo particular, requerido por solicitud interna o externa. sobre un tema en

Contrato: Es un acto por el cual una parte se obliga para con la otra a dar, hacer o no hacer una cosa. Cada parte puede ser de una o de muchas personas. Control de cambios: Tabla dentro del cuerpo de algunos documentos del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) que controla los cambios realizados en dicho documento.

GARCIA DE ENTERRA, Eduardo y RAMON FERNANDEZ, Tomas, Derecho Administrativo, Madrid: Civitas S.A., 1.986. p 503 - 504. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Elaboracin de circulares. Santaf de Bogot: ICONTEC, 1996. p. 1. (NTC 3234) Pgina 1 de 20
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Contiene la fecha en que se realiza la modificacin, una breve descripcin de sta y la nueva versin del documento. Definiciones: Parte de documento que incluye el significado de los trminos empleados en el documento que facilitan la comprensin del mismo. Documento: Informacin y su medio de soporte. 3 Documentos externos: Leyes, decretos, resoluciones, circulares reglamentarias emitidas por otras entidades necesarias para el desarrollo de los procesos; estn identificadas en los procedimientos del MME como normatividad. Desarrollo: Parte del documento que describe la actividad y da respuesta a las preguntas, Qu?, Quin?, Cmo?, Dnde?, Con qu? y por qu?. Cuando sea aplicable en los procedimientos, el desarrollo incluye una tabla que contiene el diagrama de flujo, la descripcin de la actividad y el responsable. Fecha: Parte del encabezado de algunos documentos que corresponde a su fecha de aprobacin. Formato: Documento que tiene el objetivo de estandarizar la presentacin o contenido de alguna informacin, diligenciado se convierte en un registro. Instrucciones de trabajo: Instrucciones detalladas de cmo realizar y registrar las tareas 4 . Manual de la calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una Entidad. 5 Memorando: Comunicacin escrita de carcter interno que se utiliza para transmitir informacin, orientaciones y pautas a las dependencias o funcionarios. Normatividad: Conjunto de disposiciones de carcter jurdico que permite regular una materia, actividad o sector especfico. Incluyen La Constitucin Nacional, las Leyes, Decretos, Resoluciones, Reglamentos Tcnicos, entre otros. Objetivos de calidad: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. 6
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma de Calidad para la Gestin Pblica. Bogot: ICONTEC, 2004. p. 7. (NTCGP 1000) 4 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Gua Tcnica Colombiana. Directrices para la Documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad. 2002. p. 2. (NTC 10013). INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma de Calidad en la Gestin Pblica, Pag. 11,(NTCGP 1000:2004)
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Ibd, p. 11 Pgina 2 de 20

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Oficio: Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades y personas naturales o jurdicas. Poltica de la calidad de una entidad: .Intencin(es) global(es) y orientacin(es) relativa(s) a la calidad tal como se expresa formalmente por la alta direccin de la entidad. 7 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 8 Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 9 Quien Proyecta: Funcionario que mediante la aplicacin de sus conocimientos proyecta un documento. Quien Elabora: Funcionario que transcribe un documento. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeadas. 10 Resolucin: Acto jurdico unilateral de la administracin que implementa, reglamenta, deroga, modifica, sanciona y/o autoriza las acciones relacionadas con los procesos estratgicos, misionales y de apoyo de la entidad; al igual que las asociadas a las funciones propias o por ella delegadas. Versin: Parte del encabezado de algunos documentos que indica la ultima edicin aprobada del documento. 4. NORMATIVIDAD Ley 872 de 2003 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma de Calidad para la Gestin Pblica. Bogot: ICONTEC, 2004. (NTCGP 1000) INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Gua Tcnica Colombiana. Directrices para la Documentacin del Sistema, ISO:10013

Ibd. p. 11 Ibd. p. 12

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma de Calidad para la Gestin Pblica. Bogot: ICONTEC, 2004. p. 9. (NTCGP 1000) INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma de Calidad para la Gestin Pblica. Bogot: ICONTEC, 2004. p. 9. (NTCGP 1000) Pgina 3 de 20
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INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma Tcnica Colombiana NTC- ISO:9000:2000 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Norma Tcnica Colombiana NTC- ISO:9001:2000 5. DESARROLLO Estructura de la documentacin

Constitucin Poltica de Colombia Leyes Decretos Ley y Actos Administrativos Normatividad Interna Poltica y Objetivos de Calidad Manual de Calidad Identificacin de los Procesos y subprocesos Procedimientos requeridos y necesarios para la entidad

Registros

Instrucciones de Trabajo, Cdigos, Planos, Dibujos, Formatos, guas e instructivos.

5.2 Lineamientos para la elaboracin de documentos Los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se elaboran preferiblemente en papel tamao carta, con letra tipo Arial, a un tamao de texto entre 9 y 12 puntos para el cuerpo del documento y con interlineado sencillo. En el encabezado se emplea negrilla y un tamao de texto de 12 puntos para el nombre del documento y de 10 puntos para los otros campos. En el pie de pgina se emplea letra tipo Arial a un tamao de ocho (8) puntos. En algunas ocasiones cuando se elaboran cuadros se utiliza Arial en un tamao que sea visible.

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Todos los ttulos, subttulos y numerales de las secciones del documento se alinean al lado izquierdo y se escriben en negrilla. Los ttulos se escriben en mayscula, mientras los subttulos y numerales en minscula. Para la elaboracin del Manual de Calidad, procedimientos, instructivos y formatos se emplean mrgenes de dos (2) cm. a la izquierda y a la derecha y un (1) cm. En las partes inferior y superior. Para las citas bibliogrficas se emplean nmeros consecutivos en formato de superndice al final del texto y el documento que s referencia se coloca en el pie de pgina en un tamao de texto de ocho (8) puntos. La redaccin del texto debe ser clara, simple, completa y precisa. Adicionalmente, debe redactarse en infinitivo o en tiempo presente y en forma impersonal, evitando el uso de trminos en idioma extranjero, excepto cuando corresponda al lenguaje comn de uso tcnico. Siempre que sea apropiado y para limitar el tamao de la documentacin, se hace referencia a las normas tcnicas y de gestin nacionales o internacionales aplicables. La fecha en los documentos emplea el formato DD/MM/AAAA. Para la versin de los documentos se utilizan dos nmeros ordinales desde el 01 y avanzando consecutivamente con cada modificacin. 5.3 Estructura de los manuales, caracterizaciones, procedimientos, instructivos y formatos

5.3.1 Encabezado Algunos formatos se elaboran libremente conservando el Escudo de Colombia en la parte izquierda del documento, y en su parte derecha se muestra el cdigo y la versin del documento, para su control, segn s su tipo: Manual de Calidad, Caracterizacin de Procesos, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo (metodologa) y Formatos. 5.3.2 Pie de pgina Para un documento de Y pginas:

Pgina X de Y
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5.3.3 Control de cambios El control de cambios describe brevemente las modificaciones realizadas al documento y se define la nueva versin que se genera por el cambio, para su respectivo control. Se excluyen los formatos.

Fecha

Cambio

Nueva versin

DD/MM/AAAA

Breve descripcin de las modificaciones realizadas al documento

02

5.3.4 Elaboracin, revisin y aprobacin Las instancias para elaboracin revisin y aprobacin de los diferentes documentos del Sistema de Gestin de Calidad son: Los Jefes de Dependencias: Revisan, verifican que el documento corresponde a la actividad o proceso descrito y que el mismo es adecuado, claro y exacto. Todos los procedimientos son presentados ante el Comit Operativo para su conocimiento e incorporacin al Sistema de Gestin de Calidad. Comit Operativo: Revisa los procedimientos obligatorios de norma 11 del Sistema de Gestin de la Calidad, adems revisa: el Manual de Calidad, la Poltica y los Objetivos de Calidad y el Mapa de Procesos para ser presentados al Comit de Coordinacin de los Sistemas de Control Interno, Sistema de Gestin de la Calidad y de Desarrollo Administrativo. Comit de Coordinacin: Aprueba el Manual de Calidad, la Poltica, Objetivos de Calidad y el Mapa de Procesos. Representante de la Alta Direccin: Aprueba los Programas y Planes de Auditoras Internas y Externas. Ministro: Adopta mediante Acto Administrativo mnimo una vez al ao, los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad, tales como: Manual de Calidad, Poltica y Objetivos de Calidad, Mapa de Procesos, procedimientos e instructivos o la modificacin o actualizacin de los mismos La aprobacin de la caracterizacin de los procesos, procedimientos, anexos, formatos e instructivos, se realiza al final del mismo, empleando el siguiente formato:

11

1 Procedimiento Control de Producto / No conforme; 2. Procedimiento Acciones de Mejoramiento Preventiva y Correctiva; 3. Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad; 4. Procedimiento Control de Documentos; 5. Procedimiento para la Organizacin Conservacin, Custodia y Transferencia de Documentos (Control de Documentos) Pgina 6 de 20

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Elabor: Firma

Revis: Firma

Aprob:

Nombre (Dependencia (s))

Jefe(s) de la Dependencia (s)

Ministro de Minas y Energa

Para los procedimientos obligatorios de norma se sigue la siguiente estructura de aprobacin: Elabor: Firma Revis: Firma Aprob:

Grupo de Planeacin y Cooperacin Tcnica Internacional

Comit Operativo Representante Alta Direccin

Ministro de Minas y Energa

5.3.5 Codificacin La codificacin de los procesos, subprocesos y caracterizaciones, tienen la finalidad de identificar y controlar aquellos documentos que se desprenden de estos, como los procedimientos, instructivos y formatos especialmente. En la siguiente tabla se pueden apreciar los respectivos cdigos que son impresos en cada uno de los documentos referenciados.
Proceso Direccionamiento Estratgico Institucional Control institucional Coordinacin y Comunicaciones Institucionales y con partes Interesadas
Cdigo Proceso

Subproceso Formulacin de planes, polticas y lineamientos institucionales Administracin Sistema de Control Interno Administracin del Sistema de Gestin de la Calidad Coordinacin y Comunicacin Con empresas del sector (Promocin y (Desarrollo de las Electrificadoras del Pas) Coordinacin y comunicacin imagen institucional

Cdigo Subproceso

DE

PI CI GC

CI

CC

ES

II
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Cdigo Proceso Cdigo Subproceso

Proceso

Subproceso Coordinacin y comunicacin de los mecanismos de participacin ciudadana

MP

Formulacin de Polticas y Lineamientos Sectoriales Planeacin, Diseo, Desarrollo y Divulgacin de Actos Administrativos Ejecucin de Polticas y Lineamientos Sectoriales Seguimiento, vigilancia y control a polticas y lineamientos sectoriales

FP

Formulacin de Polticas y Lineamientos Sectoriales Planeacin, Diseo, Desarrollo y Divulgacin de Actos Administrativos Ejecucin de Polticas y Lineamientos Sectoriales Seguimiento, vigilancia y control a polticas y lineamientos sectoriales Desarrollo integral del talento Humano Administracin de la planta de personal Reconocimiento laboral funcionarios y pensionados Gestin de Recursos Fsicos Gestin de Recursos Informticos Gestin presupuestal Gestin de tesorera Gestin contable Administracin de documentos. Transferencias y Atencin de Consulta de Documentos Asesora legal Ejercer la representacin judicial

FP

PD

PD

PL

PL

SV

SV

TH AP RL GF GI GP GT GC AD TR AL RJ CC CD

Recursos Humanos

RH

Recursos Fsicos y Tecnolgicos Procesos Financieros

RF PF

Gestin Documental

GD

Procesos Jurdicos

PJ Cobros Control disciplinario interno

Codificacin del Manual de Calidad M-000

Codificacin de caracterizaciones de procesos

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CI
Cdigo Proceso

01

Caracterizacin de procesos

Consecutivo

Codificacin para los procedimientos

CI
Cdigo del Proceso

GC

01

Cdigo Sub Proceso

Procedimiento

Consecutivo

Ej: Procedimiento de Elaboracin de Documentos esta definido por el siguiente cdigo: El proceso se nombra como Control Institucional (CI), el subproceso Administracin del Sistema de Gestin de Calidad (GC) y el primer procedimiento es Procedimiento para la Elaboracin de Documentos , al cual le corresponde la letra P y el consecutivo 01, por lo cual queda de la siguiente manera: CI-GP-P-01.

Codificacin para los instructivos

CI
Cdigo del Proceso

GC

01

Cdigo Sub Proceso

Instructivo

Consecutivo

En algunos casos se utiliza el procedimiento como generador del instructivo. Ejemplo. CI-GC-P-01-I-01

Codificacin para los formatos

Los formatos se derivan de los procedimientos o instructivos y llevan el mismo cdigo, se les adiciona la letra F y el nmero consecutivo que corresponda. Cada uno de los formatos esta asociado a un procedimiento, por lo que su cdigo es: Ej: Formato Listado Maestro de Documentos CI-GC-P-02- F01

5.3 6 Esquema para los documentos El Manual de Calidad, las caracterizaciones, los procedimientos, las instrucciones de trabajo y los formatos cumplen con los campos que s referencia con la letra X en la siguiente tabla.

Tabla 1. Estructura de los documentos

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CAPITULO / DOCUMENTO

MANUAL DE CALIDAD

CARACTERIZACIN DE PROCESOS

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCCIONES DE TRABAJO (METODOLOGA)

FORMATOS

Encabezado Escudo de Colombia Tabla de contenido 1- Objetivo 2- Alcance 3- Definiciones 4- Normatividad 5- Desarrollo 6- Registros Anexos Control de cambios Aprobacin Pie de pgina

X X X X X X X X X X X X X

X X

X X

X X

X X

X X X

X X

X X X

X X X X X X X X X X X

X X X

X X X

5.4 Elaboracin de oficios. 12 Los oficios se elaboran en letra Arial entre 10 y 12 puntos y tienen definidos los siguientes mrgenes: Superior 3 centmetros (cm), inferior 2 cm, lateral derecho 2 cm y lateral izquierdo 3 cm. Para la elaboracin de los oficios los funcionarios utilizan la plantilla ubicada en la Intraminas del MME.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Elaboracin de cartas comerciales. Bogot: ICONTEC, 1996. p.1. (NTC 3393) Pgina 10 de 20

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Logo institucional Cdigo de la dependencia

Bogot, D.C,

Ingeniera BEATRIZ HELENA CAICEDO V. Gerente de Produccin Qumica Nacional Ltda. Calle 26 No. 35-43 Santiago de Cali, Valle del Cauca

ASUNTO: Constituye la sntesis de la trama de la carta, expresada mximo en dos renglones, con mayscula inicial y sin subrayar. (Entre parntesis se coloca el Numero de registro de la empresa interesada, cuando lo hay.)

Apreciada Ingeniera Beatriz:

El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y corts; de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, as se trate de un nico informante. En lo posible tratar un tema por carta. Se utiliza el tratamiento de usted. Es importante que la carta no presente errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Cordialmente,

CAROLINA GUERRA SIERRA Secretaria General

Anexos: Uno (1 oficio) Copia: Dr. Bernardo Murcia V., Jefe de Aseguramiento de la Calidad.(Cuando de se requiera) MCS/MBC (Iniciales de quien proyecta/iniciales de quien elabora) (Colocar el Nmero de registro y fecha con que ingresa el documento en el CADA)(Radicado: 513390 08/07/2005)(Escriba el No. de la Serie o subserie Tabla de Retencin Documental)

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5.5 Elaboracin de sobres

El objeto de establecer y unificar los requisitos para elaborar un sobre, es garantizar que el documento contenga los datos suficientes, necesarios y correctos, que permitan el mayor grado de certeza y seguridad en su entrega. El sobre se diligencia en letra Arial 12, centrado, como aparece en la figura siguiente.

Logo Institucional

Doctor Ignacio Ramos Sanchez Gerente General Petrleos de Colombia S.A Carrera 31 No 49 A 25 BOGOT, D.C.

13

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Gua para la elaboracin de sobre comercial. Bogot: ICONTEC, 1996. P. 1 (NTC 3369) Pgina 12 de 20

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5.6 Elaboracin de resoluciones de carcter general, externas o internas Las resoluciones se elaboran en letra Arial de 10 a 12 puntos y cumplen con las especificaciones definidas en la norma 14 y en el presente documento, por lo que los funcionarios toman la plantilla de la Intraminas y la aplican para elaborar las resoluciones.

Ministerio de Minas y Energa

Repblica de Colombia

RESOLUCIN NUMERO____________ del___________de______ Por la cual.....(Resumen Fiel de las disposiciones contenidas en acto administrativo) EL MINISTRO DE MINAS Y ENERGA En uso de las facultades legales y en especial las dispuestas en... CONSIDERANDO Que..... RESUELVE Articulo 1.

Articulo X. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga, subroga, modifica, adiciona o sustituye las siguientes normas:

Publquese y cmplase

Comunquese y Cmplase

Dado en Bogot D.C. a los ____das del mes de _____ de_____

VIRGILIO RAMIREZ Jefe del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica

DJH/epm Iniciales de quien proyecta/Iniciales de quien elabora

Nota: Para las resoluciones de carcter particular, se utilizara la palabra Notificarse y Cmplase o Comunquese y Cmplase, segn el caso.
14

Directiva Presidencial 01 del 18 de febrero de 2005.

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5.7 Elaboracin de conceptos Se propone para la elaboracin de conceptos los siguientes criterios de forma: en letra Arial de 10 a 12 puntos, papel tamao carta y se consideran los siguientes parmetros:

Cdigo de la dependencia y fecha de expedicin. Solicitante o interesado que requiere que se interprete, aclare, ample, modifique o reconsidere la posicin de MME sobre la aplicacin de una norma en concreto, a quien se dirige el concepto. Planteamiento del problema jurdico o tcnico que corresponde a la pregunta formulada por el consultante, el cual debe ser desarrollado en la tesis del documento. Fuente formal correspondiente a la base bibliogrfica, legal y jurisprudencial, que sirvi de soporte para el desarrollo del concepto. Tesis: posicin del MME sobre el tema en concreto. El desarrollo o la respuesta al problema jurdico o tcnico que se plantea. Identificacin del contenido de la informacin a travs de la asignacin de descriptores jurdicos o tcnicos que faciliten la bsqueda del tema. Descripcin del concepto que deroga, aclara, reconsidera o modifica, cuando sea del caso. Firma y cargo del funcionario responsable de la dependencia que expide el acto.

Nota: Estos no son de carcter obligatorio en su totalidad; se incluirn los elementos de acuerdo con el concepto y la Dependencia que lo elabore.

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Logo institucional Cdigo de la dependencia

Bogot, D.C,

Ingeniera BEATRIZ HELENA CAICEDO V. Gerente de Produccin Qumica Nacional Ltda. Calle 26 No. 35-43 Santiago de Cali, Valle del Cauca

Asunto: CONCEPTO Se debe tener presente que en el contenido del concepto se tengan en cuenta los elementos que se sealan a continuacin y que se consideren necesarios de acuerdo con el tema a tratar. Planteamiento del Problema Fuente formal correspondiente a la base bibliogrfica, legal y jurisprudencial que sirve de soporte para el desarrollo del concepto. El desarrollo o la respuesta al problema jurdico o tcnico que se plantea. Identificacin del contenido de la informacin a travs de la asignacin de descriptores jurdicos o tcnicos que faciliten la bsqueda del tema. Tesis: Posicin del MME sobre el tema en concreto Descripcin del concepto que deroga, aclara, reconsidera o modifica cuando sea del caso. Cordialmente,

CAROLINA GUERRA SIERRA Secretaria General

Anexos: Uno (1 oficio) Copia: Dr. Bernardo Murcia V., Jefe de Aseguramiento de la Calidad.(Cuando de se requiera) MC/MBC (Iniciales de quien proyecta/iniciales de quien elabora) (Colocar el Nmero de registro y fecha con que ingresa el documento en el CADA)(Radicado: 513390 08/07/2005)(Escriba el No. de la Serie o subserie, Tabla de Retencin Documental)

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5.8 Elaboracin de circulares internas o externas 15 Las circulares se elaboran en letra Arial de 10 a 12 puntos en tamao carta y conservan el siguiente modelo, el cual se ubica en la Intraminas de la entidad. Las circulares externas son firmadas por el Ministro o el Viceministro y su contenido es de carcter general. Las circulares internas son firmadas por el Ministro o la Secretaria General y su contenido es aplicable al interior del MME.

CIRCULAR No.__________________

Bogot, D.C.

PARA : Destinatario interno y/o externo.

Asunto: Constituye la sntesis del tema expresada mnimo en dos renglones.

Texto: Se inicia a tres o cuatro interlineas del asunto. Se escribe a interlineacin sencilla y doble entre prrafos. En circulares de poca extensin se puede dejar interlineacin de uno y medio entre renglones y doble entre prrafos.

Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.

Atentamente,

Firma NOMBRE DEL FIRMANTE Cargo

Anexos: uno (si los hay)

NVY/CMS Iniciales de quien proyecta/Iniciales de quien elabora

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Elaboracin de circulares. Bogot: ICONTEC, 96. NTC 3234 p.1 Pgina 16 de 20

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5.9 Elaboracin de memorandos 16

Los memorando conservan el siguiente modelo, el cual se ubica en la Intraminas del MME, los funcionarios lo aplicaran segn sea necesario.

Logo institucional Cdigo de la dependencia MEMORANDO

Bogot, D.C.,

PARA: DE: ASUNTO:

Doctor Oscar Giraldo M., Coordinador Grupo de Sistemas Secretara General Constituye la sntesis del tema y expresada mximo en dos renglones, con mayscula inicial. (Colocar No. de radicado que se responde)

Texto: Se inicia a tres o cuatro interlineas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlinea entre renglones y uno entre prrafos. Su redaccin es clara, breve, directa, sencilla y corts. Se expresa en primera persona del singular o del plural. Se usa en lo posible un tema por memorando. Es importante que no presente errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales no de puntuacin. La presentacin debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Atentamente,

Firma Nombre del Remitente

Anexos: Dos (2) oficios (si los hay)

Copia:

Ing. Fabio Tobn Londoo, Director Dr. Andrs Perdomo, Director Administrativo y Financiero (cuando serequiera).

MCP/PDR Iniciales de quien proyecta/iniciales de quien elabora (Escriba el No. de la serie o subserie Tabla de Retencin Documental)

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin, Elaboracin de memorandos. Bogot: ICONTEC, 1996. p.1. (NTC 3397) Pgina 17 de 20

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5.10

Elaboracin de actas 17

Las actas son documentos de memoria de las reuniones en los que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunin, las decisiones tomadas y compromisos adquiridos, con este formato queda documentada la reunin, dicho formato se encuentra en la Intraminas del MME

ACTA 00

LOGO

Asunto: se refiere al tema tratado en la reunin.

MES DE AO ASISTENTES CARGO

BOGOTA DC, 00 DE LUGAR No NOMBRE

REPRESENTA A

No

NOMBRE

INVITADOS CARGO

REPRESENTA A

AUSENTES No NOMBRE CARGO ORDEN DEL DIA JUSTIFICADO

DESARROLLO

RESPONSABLE

COMPROMISOS ACCIONES

FECHA DE CUMPLIMIENTO

Anexos. Transcriptor. CONVOCATORIA PARA LA PRXIMA REUNIN FECHA: LUGAR: FIRMANTES RESPONSABLES Cargo
Hoja x de y

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN. Documentacin. Elaboracin de actas administrativas. Bogot: ICONTEC, 1996. p.1. (NTC 3394) Pgina 18 de 20

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5.11

Simbologa para la elaboracin de diagramas de flujo

Los procedimientos podrn elaborarse utilizando prrafos donde se indican las actividades a realizar, o utilizarse flujo diagramas, los cuales se describen a continuacin.

SMBOLO

SIGNIFICADO INICIO / FIN

INSTRUCCIONES Indica el inicio o final del proceso o procedimiento.

ACTIVIDAD

Describe brevemente la actividad que debe desarrollarse. Define la secuencia y orden en que deben ejecutarse los procesos o actividades. Indica un punto en donde son posibles caminos alternativos, dependiendo de una condicin dada. Se escribe en su interior la pregunta sobre la cual se tomara la decisin. Representa un documento relativo al proceso o actividad. El nombre del documento debe escribirse al interior del smbolo.

SENTIDO DEL FLUJO

DECISIN

DOCUMENTO

COPIAS

Se emplea cuando el documento tiene copias.

CONECTOR DE RUTINA

CONECTOR DE PGINA

Indica la conexin o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de la misma pgina. El smbolo lleva en su interior un nmero. Indica la conexin o enlace de un paso del proceso o procedimiento con otro dentro de pgina diferente. El smbolo lleva en su interior una letra mayscula. Representa una base de datos asociada al proceso o actividad.

BASE DE DATOS

PROCEDIMIENTO RELACIONADO

Enuncia los procedimientos relacionados.

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Cdigo: CI-GC-P-01

PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS

Ministerio de Minas y Energa
Repblica de Colombia

Versin: 02

Fecha: 01/06/2007

SMBOLO

SIGNIFICADO

INSTRUCCIONES Representa la actividad de archivo de los documentos o registros relacionados.

ARCHIVO

6. REGISTROS

7. ANEXOS Anexo 1. Plantilla para Oficios Anexo 2. Plantilla para resoluciones Anexo 3. Plantilla Conceptos Anexo 4. Plantilla para circulares Anexo 5 Plantilla para memorandos Anexo 6 Plantilla para Actas CI-GC-P-01-F01 Anexo 7 Formato para la caracterizacin de procesos CI-GC-P-01-F02 Anexo 8 Plantilla para procedimientos e instructivos con flujo diagrama Anexo 9. Plantilla para procedimientos e instructivos Anexo 10. Plantilla para elaborar formatos en Excel horizontal Anexo 11. Plantilla para elaborar formatos en Word horizontal Anexo 12. Plantilla de Caracterizacin Anexo 13. Plantilla de Procedimientos Anexo 14. Hoja de Vida de los Indicadores 8 CONTROL DE CAMBIOS FECHA 12-07-07 CAMBIO Definicin de Documento Externo Revisin de criterios de revisin, verificacin y aprobacin por tipo de documento Adopcin mediante acto administrativo mnimo una vez al ao por parte del Ministro. Revis Firma Aprob VERSION 02

Elabor Firma

Grupo de Planeacin y Cooperacin Tcnica Internacional

Comit Operativo Representante Alta Direccin

Ministro de Minas y Energa

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