Conhecendo a Mala Direta no BrOffice.org 2.

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fornecido pelo Projeto de Documentao do BrOffice.org

contra-capa

Introduo

ndice
1 Introduo.........................................................................................................................................2 1.1 Verso..................................................................................................................................2 1.2 Licenciamento......................................................................................................................2 1.3 Mensagem do Projeto BrOffice.org.....................................................................................2 2 Introduo Mala Direta..................................................................................................................3 3 O que uma Mala Direta?................................................................................................................4 3.1 Iniciando o BrOffice.org.......................................................................................................4 4 Construindo um Banco de Dados......................................................................................................4 5 Vinculando dados em um novo documento......................................................................................5 6 Preparando o texto.............................................................................................................................7 7 Gerando a Mala Direta......................................................................................................................8 8 Crditos e Agradecimentos.............................................................................................................11 8.1 Crditos..............................................................................................................................11 8.2 A Fazer ..............................................................................................................................11 8.3 Agradecimentos.................................................................................................................11 8.4 Histrico do Documento....................................................................................................11

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1 Introduo
1.1 Verso
Insira aqui o nome, a verso do documento, a verso do BrOffice.org e o sistema operacional no qual a soluo foi desenvolvida. A verso em portugus do Brasil deste documento foi desenvolvida a partir do modelo de documentos do BrOffice.org, disponvel em http://www.broffice.org.

1.2 Licenciamento
Este trabalho est licenciado sob uma Licena Creative Commons AtribuioUsoNoComercial-Compartilhamento pela mesma licena. Para ver uma cpia desta licena, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/br/ ou envie uma carta para Creative Commons, 559 Nathan Abbott Way, Stanford, California 94305, USA.

1.3 Mensagem do Projeto BrOffice.org

Periodicamente, o Projeto BrOffice.org far a liberao da verso oficial deste documento, atualizando, com certificao tcnica, quaisquer contedos que venham a ser includos no texto. Colaboraes podem ser enviadas para o e-mail gbpacheco@openoffice.org. O Projeto BrOffice.org, ou qualquer outro colaborador, no se responsabiliza por qualquer dano direto ou indireto causado pela utilizao deste documento, cabendo ao prprio usurio a responsabilidade sobre qualquer problema que possa vir a ocorrer. A ltima verso atualizada http://www.broffice.org. deste documento poder ser encontrada em:

Solicitamos e recomendamos que o contedo desta obra e suas eventuais derivaes sejam armazenadas em formatos de arquivos livres e padronizados e no em formatos proprietrios e fechados. Saudaes e bom trabalho! A Coordenao do Projeto BrOffice.org

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2 Introduo Mala Direta

O BrOffice.org Writer um poderoso processador de textos, capaz de auxiliar no dia-a-dia de qualquer profissional de todas as reas de atividade. Esta apostila destina-se exclusivamente a criar um exemplo de utilizao desta ferramenta de trabalho: a mala direta. Existem muitas apostilas a respeito da utilizao do Writer, porm, poucas pessoas exploram a capacidade de substituio do software proprietrio usado para criao de malas-direta. Espero que, no exemplo de criao de mala direta que vamos explorar, todas as necessidades deste recurso possam ser utilizadas. No esquea que h muito mais para explorar no mundo da comunidade BrOffice.org. Como no abordaremos conceitos bsicos do Writer e do Calc sugiro que voc leia previamente as apostilas oficiais disponveis no site do Projeto de Documentao do BrOffice.org em www.broffice.org.br/docs.

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3 O que uma Mala Direta?

Poucas so as definies encontradas sobre o que mala-direta e a melhor maneira de definir o que uma mala direta atravs de um exemplo prtico. Podemos entend-la como um modelo de carta, formulrio ou etiqueta personalizada que nos permite, atravs de uma base de dados, inserir dados variados (clientes, amigos, empresas, etc...) para que no haja o repetitivo trabalho de termos que criar um documento para cada um dos registros.

3.1 Iniciando o BrOffice.org

Para iniciar alguma das aplicaes do BrOffice.org, d um clique sobre o boto iniciar (no Windows) ou no menu K (no caso do Linux com KDE). Posicione o mouse sobre o item Programas (no Windows) ou no item BrOffice.org 2.0 (no Linux). Por fim, clique sobre a aplicao desejada: BrOffice.org Writer para textos, BrOffice.org para planilhas e BrOffice.org Base para bancos de dados.

4 Construindo um Banco de Dados

O banco de dados da mala direta pode ser gerado no prprio BrOffice.org.org, atravs do Calc ou Base. Tambm podemos utilizar um catlogo de endereos do Mozilla, Netscape, Thunderbird, Microsoft Outlook, Outlook Express, dados de endereo em um servidor LDAP ou outro banco de dados externo. No exemplo a seguir vamos utilizar o BrOffice.org Calc e criar uma planilha com alguns dados de clientes, com os campos: Ttulo, Nome, Cargo e Empresa.

Figura 1 Conhecendo a Mala Direta no BrOffice.org Writer 4

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Aps inserir os campos e registros necessrios vamos salvar e fechar essa planilha com o nome dados.ods, ela ser utilizada para gerar o banco de dados em nosso exemplo. Podero ser inseridas outras colunas e quantos registros forem necessrios. Observe que a primeira linha descreve os campos e as demais linhas possuem os dados.

5 Vinculando dados em um novo documento

Agora, vamos fazer o procedimento para vincular a nossa planilha de banco de dados ao documento que dar origem mala direta, que chamaremos de documento inicial:
abra,

no BrOffice.org Writer, um novo documento de texto; Inserir > Campos > Outros na barra de menu, conforme a figura abaixo.

selecione

Figura 2

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Ser

apresentada a janela da figura 3. Voc dever clicar no boto Procurar e encontrar o arquivo dados.ods que criamos no item 3. Neste momento o BrOffice.org ir criar um novo banco de dados do BrOffice.org Base baseado nas informaes da planilha que criamos gerando o arquivo dados.odb. Esse banco ser salvo na sua pasta de usurio /home ou na pasta Meus Documentos. Ou seja, nossa planilha passa a ser uma tabela deste banco de dados.

Figura 3
Selecione

Ttulo e clique em inserir, faa o mesmo com Nome, Cargo e Empresa, depois clique no boto Fechar.

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6 Preparando o texto
Aps inserir os campos clique na tecla de atalho F4 ou selecione Exibir > Fonte de Dados na barra de menu. Ento, teremos uma janela conforme a figura 4, abaixo:

Figura 4

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Entre os campos, vamos preparar o texto da mala direta com as informaes que devem aparecer na carta. Por exemplo:

<Ttulo><Nome> <Cargo>

Iremos realizar uma festa em comemorao a nossa primeira mala direta, o evento ser realizado na <Empresa>. Contamos com sua presena, Silvio Brito Relaes Pblicas

Salve seu documento como maladireta.odt, este documento vai servir como documento inicial para a criao das suas correspondncias ou da sua empresa. Para salv-lo basta clicar em Arquivo > Salvar na barra de menus.

7 Gerando a Mala Direta

Para gerar a Mala Direta clique no boto Mala Direta conforme indicao na figura 5, ou no menu Ferramentas > Assistente de Mala Direta.

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Introduo

Figura 5

A janela da figura 6 ser aberta. Se o documento inicial estiver aberto, simplesmente selecione Usar o documento atual. Seno, selecione a opo Iniciar a partir de um documento existente, clique no boto Procurar e selecione o arquivo maladireta.odt, que foi salvo no passo anterior, e clique em Prximo.

Figura 6

Na etapa 2 selecione a opo Carta e clique em Prximo. Para uma mala direta bsica, no so necessrias outras configuraes especficas. Por isso, nas etapas 3, 4 e 5, no selecione nenhuma opo e clique em Prximo. A etapa 6 ser a ltima

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Introduo

possibilidade de modificar o documento inicial. O passo 7, por sua vez, j apresentar o documento mesclado. Na etapa 8 clique no boto Salvar documento inicial e, depois, em Concluir.

Figura 7

O BrOffice.org Writer ir criar um novo documento com todas as cartas a serem enviadas contendo o ttulo, nome, cargo e empresa de cada um dos registros do banco de dados. Como j temos o documento inicial e o banco de dados vinculado, podemos, a qualquer momento, efetuar alteraes na carta sem ter que recriar ou vincular o banco de dados, basta abrir o documento maladireta.odt e alter-lo.

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Crditos e Agradecimentos

8 Crditos e Agradecimentos
8.1 Crditos
Autor: Andr Luiz de Souza Paula <andresp@celepar.pr.gov.br> Revisor: Gustavo Buzzatti Pacheco Coordenador de Documentao: Gustavo Buzzatti Pacheco <gbpacheco@openoffice.org> Coordenador Geral: Claudio Ferreira Filho <filhocf@openoffice.org>

8.2 A Fazer
Se desejar fazer sugestes para podermos melhorar esta apostila mande um email para o autor: Andr Luiz de Souza Paula andresp@celepar.pr.gov.br.

8.3 Agradecimentos
O BrOffice.org reconhece e agradece a todos os membros da comunidade, em especial aos mencionados em http://www.openoffice.org/welcome/credits e http://www.openoffice.org.br/?q=creditos. No Brasil, a comunidade est representada em http://www.broffice.org.

8.4 Histrico do Documento

Verso
1.0

Contribui o
Autoria

Responsvel

Contato

Data

Andr Luiz de Souza andresp@celepar.pr.gov.b 23/03/07 Paula r

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