XIII SIMPEP Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006

Gesto das farmcias hospitalares atravs da padronizao de medicamentos e utilizao da curva ABC
Mario Lucio de Oliveira Novaes (MADE/UNESA) vaciclin@powerline.com.br Antonio Augusto Gonalves (MADE/UNESA) antonio.gonalves@estacio.br Vera Maria Medina Simonetti (MADE/UNESA) vera.simonetti@estacio.br

Resumo: Insumos bsicos vida, os medicamentos abrigados nos estoques das farmcias hospitalares possuem custos significativos. Estes custos mostram-se crescentes, diretamente relacionados ao aumento da sobrevida mdia dos indivduos, ao surgimento de novas doenas e complexidade dos tratamentos mdicos. Nesse cenrio, no setor sade, os recursos esto cada vez mais escassos, o que impe aos administradores destas organizaes a busca de novas metodologias de controle. No caso das farmcias hospitalares, almeja-se a reduo dos custos dos estoques de medicamentos, permitindo que o capital neles imobilizado possa ser aplicado em outros setores das instituies de sade, onde exista a necessidade de investimentos. Este trabalho tem como foco apresentar uma proposta de abordagem voltada gesto dos estoques de uma farmcia hospitalar, atravs da utilizao do mtodo ABC e da padronizao de medicamentos. A concluso do estudo que o emprego dessas ferramentas traz benefcios s organizaes de sade, com reduo do custo final do estoque. Palavras-chave: Farmcia; Estoques; Padronizao. 1. Introduo A descoberta de novas doenas, o ressurgimento de outras e as concomitantes inovaes tecnolgicas emergentes no setor sade, produzem uma alterao no binmio eficcia/complexidade dos tratamentos mdicos. O aumento desta complexidade implica na utilizao de equipamentos, exames e medicamentos onerosos, o que gera a necessidade de novos aportes financeiros para o setor. Na atualidade, os recursos econmicos destinados sade so, freqentemente, inferiores s necessidades demandadas, e tornam-se mais escassos com o aumento da sobrevida da populao e com a descoberta de novas opes teraputicas (FITZSIMMONS; FITZSIMMONS, 2005). As restries oramentrias, nesse cenrio, conduzem os administradores da sade procura de novas medidas gerenciais, como o controle de recursos escassos aliado eficincia de sua utilizao, e a reduo dos custos operacionais concomitante com a melhoria da qualidade da assistncia mdica. Com relao ao aspecto assistencial, na medicina, todo cidado utilizar um dos componentes do sistema de sade, durante seu ciclo de vida e para manter sua vitalidade, sendo um deles o servio das unidades hospitalares (CAVALLINI; BISSON, 2002). A instituio hospitalar abriga a farmcia hospitalar, cujo objetivo garantir o uso seguro e racional dos remdios prescritos pelo profissional mdico, alm de responder demanda das necessidades de medicamentos dos pacientes hospitalizados. Para tanto, a
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farmcia hospitalar mantm sob sua guarda os estoques desses produtos. Os estoques da farmcia hospitalar so caracterizados por ciclos de demandas e de ressuprimentos, com flutuaes significativas e altos graus de incerteza, fatores crticos diante da necessidade de manter medicamentos em disponibilidade na mesma proporo da sua utilizao. Estes remdios significam custos, e medicamentos/materiais so itens que chegam a representar, financeiramente, at 75% do que se consome em um hospital geral (CAVALLINI; BISSON, 2002). De acordo com dados divulgados no boletim de indicadores do PROAHSA Programa de Estudos Avanados em Administrao Hospitalar e de Sistemas de Sade, trinta hospitais dos estados de Minas Gerais, So Paulo e Rio de Janeiro foram analisados quanto aos seus custos. Essa anlise mostrou os custos mdios hospitalares do ano de 2002 em percentuais, divididos em: custos gerais, 23%; custos com consumo de materiais, 28%; e 49% dos custos com pessoal (PROAHSA, 2003), conforme Grfico 1.

60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

49% 28%

23%

Custos gerais

Consumo de materiais

Custos com pessoal

Grfico 1- Custos mdios hospitalares Adaptado (PROHASA, 2003). Os estoques so considerados itens primordiais quando o objetivo a reduo de custos, devido a sua relevncia no ciclo operacional das organizaes. No Brasil, a taxa bsica de juros fixada pelo governo e os juros de mercado so significativos, fazendo com que os custos de manuteno dos estoques sejam mais elevados em relao aos pases desenvolvidos. Portanto, altas taxas de juros sinalizam a urgncia na busca de nveis de estoques mais baixos (LIMA, 2005). Observa-se que variveis como a quantidade de medicamentos armazenados e o tempo de permanncia nos estoques esto entre as responsveis diretas pelo aumento do custo dos produtos abrigados nas farmcias hospitalares. O custo dos medicamentos destinados aos pacientes hospitalizados apresenta um crescimento significativo e mais expressivo do que a inflao dimensionada para a sade. Nos Estados Unidos, observou-se que o custo das drogas/leito ocupado/ano subiu de US$6,744 em 1989 para US$9,850 em 1992, US$13,350 em 1995 e US$21,677 em 1998; isto representa 221% de aumento, ou 25% de aumento/ano em um perodo de 9 anos (ANGARAN, 1999). Esses ndices mostram que os custos operacionais crescentes da sade so insustentveis, tanto aos cofres pblicos quanto s organizaes de sade privadas.

Planejar e controlar custos so mecanismos que podem garantir a sobrevivncia das instituies hospitalares uma vez que, os tratamentos mdicos onerosos, inviabilizam o exerccio profissional da medicina. Neste contexto, surge a importncia do gerenciamento dos estoques de medicamentos. Diferentes tcnicas de administrao da produo e da gesto dos estoques foram desenvolvidas a fim de solucionar os problemas originados no ambiente de manufatura, mostrando eficincia na gerncia de operaes de uma indstria. Estas tcnicas podem ser adaptadas s novas necessidades presentes na gesto de servios, tendo aplicao nas farmcias das instituies hospitalares, buscando a otimizao do controle dos itens dos estoques. 2. A gesto dos estoques da farmcia hospitalar Dentre as estratgias ligadas gesto dos estoques da farmcia hospitalar esto aquelas envolvendo a seleo dos produtos mais adequados ao perfil de utilizao dos mesmos por cada organizao de sade, includa a padronizao de medicamentos (BOND; RAEHL; FRANKE, 1999). 2.1 Padronizao de medicamentos A farmcia hospitalar, no mbito de sua atuao, comporta-se como uma unidade de negcios, dados os seus relacionamentos comerciais com os laboratrios farmacuticos, com os fabricantes dos diferentes produtos, com distribuidores e com os representantes comerciais. Gerir medicamentos na rea hospitalar deparar-se com uma grande variedade de produtos (cerca de 50000 itens diferentes se encontram disposio dos profissionais mdicos), com o compromisso de no permitir a ocorrncia de stockout, sinnimo de morte, perdas ou fracasso organizacional (PORTELA, 2001). Quanto maior a habilidade da farmcia hospitalar em administrar seus produtos de forma racional, maior ser sua capacidade de oferecer clientela bens e servios de qualidade e com baixos custos operacionais. Se, em cada ala ou setor do hospital, as equipes mdicas e de enfermagem adotarem rotinas diferentes para o uso destes produtos (como diluies diferentes, concentraes diferentes e mtodos de conservao diferentes), as medidas teraputicas implicaro em maior nus para a instituio (com desperdcios e obsolescncias). O emprego racional dos medicamentos, incluindo sua padronizao, traduzido, portanto, em reduo dos custos das organizaes hospitalares (KLGL, 1999). Padronizar produtos abrigados em estoques uma forma de normalizao e auxilia na racionalizao dos custos. Dentre as formas de racionalizao, a padronizao de medicamentos uma das solues mais viveis, pois procura definir o qu se deve manter em estoques. Racionalizar custos com medicamentos implica em seguir normas tcnicas que regulamentam o processo de formulao e aplicao de regras para o tratamento ordenado de uma atividade especfica, segundo a International Organization for Standardization (ISO) (CUNHA, 1979). A reduo do custo dos estoques da farmcia hospitalar conseguida atravs do adequado abastecimento em produtos e servios utilizando, se possvel, processos que permitam sua padronizao. Padronizar medicamentos significa escolher, dentre uma relao de produtos e de acordo com determinadas especificaes, aqueles que atendam s necessidades de cobertura teraputica da populao-alvo que se deseja tratar (ANGARAN, 1999).
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Dentre os objetivos primrios que se deseja alcanar com a padronizao de medicamentos esto a reduo dos custos de aquisio dos produtos, a remoo de diferentes obstculos durante os processos de compras, o estabelecimento de maiores interaes com os fornecedores, a reduo dos custos de produo, a diminuio dos custos de manuteno dos produtos em estoques e a facilitao dos procedimentos de armazenagem e manuseio dos medicamentos, propiciando vantagens instituio hospitalar como um todo (BARBIERI; MACHLINE, 2006). Dentre as vantagens advindas da padronizao de medicamentos, encontram-se: a) Para os pacientes - existe a confiana do uso do medicamento correto e a satisfao psquica por no necessitar adquirir quaisquer outros remdios pertinentes ao seu tratamento, dos quais o hospital no disponha; b) Para os mdicos e para a enfermagem - ter a certeza de que os medicamentos disponveis na farmcia hospitalar so adequados aos tratamentos propostos, garantindo aos pacientes a fidelidade em atender as prescries e maior interao entre as equipes; c) Para a farmcia hospitalar e para o hospital - melhor controle dos produtos abrigados em estoques, atravs da menor diversidade de itens e benefcio atravs da reduo do custo dos estoques, da diminuio de pessoal ligado s estratgias de controle e reduo do espao fsico destinado farmcia (PATERNO, 1990). Contudo, os profissionais mdicos muitas vezes se opem padronizao de medicamentos, em funo de interesses pessoais, sem a preocupao com a gesto dos custos hospitalares (MCKEE; HEALY, 2000). 2.2 Estratgia para a padronizao de medicamentos Para atingir uma padronizao dos produtos da farmcia que contemple adequadamente as necessidades dos pacientes, determinados parmetros so seguidos. Dentre estes, formar uma comisso de padronizao de medicamentos (para estabelecer os critrios para incluso/excluso de produtos e revisar continuamente os itens padronizados); considerar o perfil epidemiolgico das doenas prevalentes e/ou incidentes na populao assistida pela instituio hospitalar; adotar o nome farmacolgico para relacionar os medicamentos (mencionando, junto a este, a concentrao e a forma de apresentao); selecionar frmacos com valor teraputico comprovado, de menor toxicidade e de fcil aquisio no mercado; reunir os produtos em grupos farmacolgicos semelhantes (classificao), reduzindo a variedade desnecessria de materiais (simplificao) e adotando uma codificao (para facilitar a identificao dos remdios); e, finalmente, criar um manual impresso ou virtual, que possa ser consultado facilmente pelos profissionais envolvidos (CAVALLINI; BISSON, 2002). Contudo, devemos lembrar que preferncias por um determinado medicamento ou grupo de produtos, por parte dos mdicos, e as presses exercidas pela indstria farmacutica sobre os responsveis pelas aquisies de remdios, so as maiores barreiras encontradas para a padronizao de medicamentos em hospitais, ocasies em que, nem sempre, so respeitados os princpios ticos vigentes (MCKEE; HEALY, 2000). Diferentes tcnicas gerenciais facilitam o processo de padronizao. Um desses mtodos seria a classificao ABC, utilizado para a administrao de estoques, para a definio de polticas de vendas, para estabelecimento de prioridades, para a programao da produo e uma srie de outros problemas usuais nas empresas (DIAS, 1994).

2.3 Classificao ABC Os estoques das farmcias hospitalares abrigam uma grande diversidade de produtos, dificultando o planejamento de seu ressuprimento. Como cada grupo de medicamentos tem determinadas peculiaridades gerenciais (como giro, preo, consumo, prazos de entrega) e suas demandas incorporam alta aleatoriedade, interessante que o gestor dos estoques separe os produtos em grupos que possuam caractersticas gerenciais semelhantes (CORRA; GIANESI; CAON, 2001). Esta separao possibilita ao administrador dos estoques individualizar a ateno para cada grupo de medicamentos, pois um tipo de controle eficaz para um produto pode no o ser para outro (BARBIERI; MACHLINE, 2006). Mtodo ABC, Curva de Pareto, Curva ABC ou Classificao ABC, um procedimento que visa separar os produtos em grupos com caractersticas semelhantes, em funo de seus valores e consumos, a fim de proceder a um processo de gesto apropriado a cada grupo. Esta metodologia um importante instrumento para o administrador que trabalha com a organizao de medicamentos. Segundo este procedimento, os materiais de consumo podem ser divididos em trs classes (DIAS, 1994): Classe A: abriga o grupo de itens mais importantes, que devem receber uma ateno especial da administrao, correspondendo a um pequeno nmero de medicamentos, cerca de 20% dos itens, representando cerca de 80% do valor total do estoque. Estes itens devem receber do administrador um controle mais rigoroso, individualmente, sendo responsveis pelo maior faturamento organizacional. Classe B: representa um grupo de itens em situao intermediria entre as classes A e C. Seu controle pode ser menos rigoroso que os itens de classe A. Representam um valor intermedirio no faturamento das empresas. Classe C: engloba itens menos importantes, que justificam pouca ateno por parte da administrao. Agrupa cerca de 70% dos itens, cuja importncia em valor pequena, representando cerca de 20% do valor do estoque. Neste grupo, no necessrio considerar cada item individualmente, pois so produtos de pouca importncia no faturamento das instituies. Cabe ressaltar que o estabelecimento da diviso em trs classes (A, B, C) uma questo de convenincia. possvel estabelecer tantas classes quanto necessrias para os controles que se deseja alcanar. Aps a classificao dos produtos e adotados os critrios operacionais, importante a utilizao de indicadores para o acompanhamento dos resultados. 3. Metodologia da pesquisa a) Local da Pesquisa O estudo foi desenvolvido numa instituio hospitalar, com sede na cidade de Juiz de Fora, Minas Gerais, de carter privado.A organizao possui 80 leitos destinados hospitalizao de pacientes particulares e de operadoras de sade, atendendo a diversas especialidades clnicas e cirrgicas. b) Planejamento da pesquisa A metodologia da pesquisa baseou-se na abordagem quantitativa e numa tipologia de pesquisa de Estudo de Caso, in loco. O pesquisador exerceu a funo de observador
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direto entre os perodos de janeiro de 2003 a junho de 2003. c) Coleta de dados A coleta de dados obedeceu ao Roteiro de Anlise de indicadores; nesse caso especfico, indicadores de custo (nvel dos estoques e valor do estoque) e indicador de qualidade (tempo de inventrio), nos momentos pr e ps implementao da padronizao e classificao ABC. d) Amostragem A amostra consistiu da anlise pr e ps padronizao e utilizao da classificao ABC aos produtos abrigados no estoque da farmcia hospitalar. e) Apresentao dos resultados - Indicadores de custo: a) Nvel dos estoques: representa o nmero de itens depositados em estoque. Nesta dimenso, em janeiro de 2003 havia 1807 itens diferentes no estoque e, aps a padronizao, em junho de 2003, havia 1295 itens, com reduo de 28,33%. Vide Grfico 2.
2000 1500 1000 500 0 Janeiro 2003 Junho 2003

GRFICO 2 Nvel dos estoques. b) Valor do estoque: indica o valor dos produtos em estoque, representado pelo nmero de unidades de cada produto da mesma espcie multiplicado pelo valor unitrio relacionado a cada um deles. Nesta dimenso, o valor do estoque de medicamentos situava-se, em janeiro de 2003, em R$ 878.000,00 e, em junho de 2003, em R$ 288.000,00. Vide Grfico 3.

1000 800 600 400 200 0 Janeiro 2003 Junho 2003

GRFICO 3 Valor do estoque (em R$ 1000,00). - Indicadores de qualidade (Grfico 4): a) Tempo de inventrio: significa o tempo dispendido para se fazer o inventrio dos produtos abrigados no estoque, de acordo com ciclos pr-determinados pela organizao. Quando foi utilizado este indicador, o tempo de inventrio foi reduzido de 21 horas, em janeiro de 2003, para 10,4 horas de inventrio em junho de 2003, aps a implementao das medidas de padronizao.
25 20 15 10 5 0 Janeiro 2003 Junho 2003

GRFICO 4 Tempo de inventrio.

4. Comentrios finais Este estudo, desenvolvido numa organizao hospitalar privada da cidade de Juiz de Fora, Minas Gerais, no perodo de janeiro de 2003 a junho de 2003, teve como objetivo observar os impactos advindos do emprego do mtodo ABC e da padronizao dos medicamentos abrigados no estoque de uma farmcia hospitalar, com o acompanhamento atravs da utilizao de indicadores especficos. Os dados analisados mostram que o processo de gesto facilita a otimizao dos servios prestados pela unidade de farmcia hospitalar.

O trabalho demonstra a viabilidade e os aspectos favorveis da utilizao de processos gerenciais especficos na administrao da farmcia hospitalar. Observou-se que os processos descritos so implementados rapidamente, caso estejam disponveis elementos facilitadores, como sistemas computacionais, a tecnologia da informao e pessoas comprometidas com o sucesso do projeto. A gesto dos estoques um dos fatores crticos neste setor, pois os produtos armazenados, alm de representarem altos custos, ainda possuem sua demanda caracterizada pela grande flutuao. Os resultados indicaram a importncia da otimizao da padronizao de medicamentos no que diz respeito reduo dos custos hospitalares, em um setor onde os recursos tornam-se mais escassos ao longo do tempo. Menores estoques significam menores custos e a reduo dos estoques das farmcias hospitalares, atravs da utilizao de tcnicas gerenciais inovadoras, agrega benefcios s organizaes de sade. 5. Referncias
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