DICAS PARA EVITAR AS ARMADILHAS DE UMA APRESENTAO At as pessoas experientes e bem preparadas para falar em pblico geralmente tm dvidas

sobre a maneira mais apropriada de se apresentar para que possam ter sucesso na comunicao. A maioria tem receio de se portar de forma inadequada ou de cometer algum deslize que se transforme numa armadilha e comprometa o resultado da sua apresentao. Por isso, o meu objetivo mostrar a voc as atitudes que dever evitar para garantir que suas apresentaes sejam sempre vitoriosas. No fale sem conhecer o assunto Se lhe fizerem um convite para falar sobre um assunto que no domine, ou sobre o qual tenha conhecimento apenas limitado e sem dispor de tempo para se preparar de forma conveniente, no hesite em recus-lo. No tenha iluso de que durante a apresentao os deuses da inspirao viro em seu socorro e faro com que a mensagem surja como por encanto para ajud-lo a se sair bem diante do pblico. Tenha certeza de que ir ocorrer exatamente o contrrio, pois sem conhecer o assunto voc se sentir desprotegido, fragilizado, ficar preocupado, com receio de se perder na seqncia do raciocnio, ou de no se lembrar dos dados que pesquisou apenas superficialmente e, como conseqncia, prejudicar sua imagem diante dos ouvintes. Essa insegurana o deixar ainda mais nervoso e o impedir de se apresentar com eficincia. Eu sei que em algumas circunstncias quase impossvel declinar convites para falar e nem sempre conseguiremos abordar apenas temas que dominamos com profundidade. Mas essas situaes so raras e se elas ocorrerem tenha o cuidado de associar o assunto s informaes que conhea bem e procure falar no tempo mais reduzido possvel, pois quanto mais demorada for a exposio de temas com os quais no esteja bem familiarizado maior ser o risco de cometer erros. No fale sem saber quem so os ouvintes Voc poder preparar uma apresentao excepcional, obedecendo a todas as recomendaes tcnicas da ordenao didtica da fala, mas se o assunto e a maneira de apresent-lo no atenderem s expectativas, aos interesses e s caractersticas dos ouvintes, provavelmente, ir fracassar. Por mais que voc conhea com profundidade um assunto no obteria xito se o apresentasse com detalhes tcnicos diante de uma platia de leigos. Essas pessoas, por no estarem familiarizadas com a matria, teriam dificuldade para acompanhar a exposio e em pouco tempo perderiam o interesse e deixariam de se concentrar na exposio. Tambm seria inadequado falar de maneira superficial se a platia fosse constituda de ouvintes especializados naquele tema, pois sentiriam que as informaes elementares apresentadas no trariam nenhum tipo de benefcio e se desinteressariam. Alguns palestrantes, por estarem acostumados a falar para grupos de executivos, com idade mais avanada e em ambientes formais, atrapalham-se diante de platias de jovens que normalmente se envolvem com apresentaes mais soltas e arejadas. Por isso, no faa apresentaes sempre da mesma maneira para pblicos diferentes. No exija raciocnios elevados, reflexes e dedues complexas se a platia for despreparada intelectualmente, nem explique com detalhes desnecessrios se os ouvintes tiverem boa formao intelectual. Fique atento ao tipo de platia que ir ouvi-lo e adapte sua mensagem aos ouvintes que ter pela frente. Embora essas informaes sobre o tipo de pblico que ir assisti-lo possam ser conseguidas com antecedncia, em algumas situaes isso no ser possvel e caber a voc durante a apresentao observar atentamente o comportamento das pessoas e fazer as adaptaes que julgar importantes para que a mensagem chegue bem aos ouvintes. No fale com recursos audiovisuais inadequados Os recursos audiovisuais so quase sempre muito valiosos para o sucesso de uma apresentao, mas se voc no os escolher ou no os usar de maneira apropriada podero se transformar num obstculo para os seus objetivos. No se valha de recursos visuais que no utilizam projeo quando a platia for numerosa. Por exemplo, seria de pouca ajuda um flip chart, um quadro de giz, ou um quadro magntico, que, de maneira geral, possuem

dimenses reduzidas e, por isso, so recomendados para grupos de aproximadamente 50 pessoas, diante de uma platia de centenas de ouvintes. Da mesma maneira, voc poderia prejudicar uma apresentao para um pequeno grupo se por causa de alguns visuais, que poderiam ser mostrados com recursos bastante simples, montasse uma parafernlia com equipamentos sofisticados e ficasse praticamente o tempo todo com as luzes apagadas para poder projet-los. Ou, no lugar de apontar com a "anteninha" ou uma rgua informaes quase irrelevantes num flip chart se valesse de um laser pointer. Cuidado tambm com o excesso. muito fcil se entusiasmar com os recursos disponveis no computador para a produo de visuais e exagerar na quantidade de letras, de cores e principalmente de telas. Prepare os visuais para apoiar sua apresentao destacando as informaes mais importantes, permitindo que os ouvintes acompanhem com facilidade o raciocnio e possam se lembrar das informaes por tempo mais prolongado. Depois de montar toda a apresentao selecione as telas que julgar imprescindveis e, se for bem criterioso, ir constatar que 50 ou 60 por cento delas seriam suficientes. Se voc recorrer a um nmero excessivo de telas, ter condies de planejar com mais detalhes toda a seqncia da exposio, mas poder perder a chance de interagir com a platia e, pior, deixar de aproveitar as circunstncias que surgem no prprio ambiente onde est se apresentando. importante tambm que voc tenha total domnio do recurso que ir utilizar. Por isso, ensaie bastante at que sinta que ele faz parte natural da sua apresentao. No deixe o som ser seu inimigo Infelizmente, so poucos os ambientes dotados de aparelhagem de som de boa qualidade. De maneira geral, esses equipamentos so improvisados, antiquados ou mal utilizados. E o pior que a pessoa responsvel pelo evento quase sempre dir a voc para no se preocupar com o som porque est tudo providenciado. No acredite. O fato de ele ter providenciado a aparelhagem de som e um operador no significa que tudo esteja da maneira como voc deseja ou precisa. Por isso, alm de perguntar se o som est instalado, se for possvel, faa um teste para verificar se o aparelho est funcionando de forma adequada, com o volume, retorno e os nveis de grave e agudo de acordo com as caractersticas da sua voz, para que ela seja bem aproveitada. Se voc no receber bem o retorno da sua voz, tender a usar volume excessivo que, em apresentaes mais longas, especialmente em ambientes mais amplos, poder deix-lo rouco ou cansado, com dificuldade at para respirar. Os microfones de lapela permitem boa mobilidade diante da platia, mas so poucos os modelos que captam a voz com eficincia. Se usar esse tipo de microfone, que um dos mais comuns, procure deix-lo no local mais prximo que puder da boca, e, se mesmo assim sentir que o som no de boa qualidade, prefira substitu-lo por outro modelo tradicional, que geralmente apresenta melhores resultados. Uma opo ainda melhor o head-set, que como o de lapela possibilita a movimentao diante do pblico e por ficar bem prximo da boca transmite o som com melhor qualidade. Se, depois de todos os testes e acertos, os problemas de som persistirem e o ambiente no for muito amplo, at cem pessoas, por exemplo, abandone o microfone e fale sem ele, pois o resultado poder ser mais positivo. Se voc costuma fazer apresentaes com freqncia em ambientes diferentes, talvez fosse recomendvel ter o seu prprio microfone tipo head-set. Nem sempre ser possvel adapt-lo s aparelhagens que ir encontrar, mas com alguns plugs, extenses e cabos extras voc montar um kit para suas apresentaes que lhe dar tranqilidade e proporcionar um resultado mais eficiente. No se esconda no ambiente Um erro comum de alguns palestrantes manter o ambiente escurecido para que possam fazer as projees dos seus visuais e para eles mesmos se esconderem nas sombras. Conscientize-se de que ao se apresentar em pblico voc dever se comportar como a grande estrela. Com humildade, sem arrogncia, sem prepotncia, mas de forma projetada para que os ouvintes possam v-lo bem, admir-lo e se envolver com sua comunicao. Assim que chegar ao local aonde ir se apresentar analise todas as possibilidades de movimentao que ter diante da platia, quais so os pontos onde poder ficar sem prejudicar a viso do pblico e quais so os setores do palco ou da sala que apresentam melhor iluminao, e durante a sua apresentao, sempre que puder, posicione-se nesses locais. No se perca no incio

Voc poder conquistar ou perder os ouvintes no incio da apresentao. Os primeiros momentos so os mais difceis e delicados, pois voc ainda estar procurando se posicionar melhor no ambiente, tentando ouvir bem o som da prpria voz e com a adrenalina fervendo no organismo. Geralmente esse o instante de maior nervosismo e insegurana de toda a apresentao. Por isso, a no ser que tenha muita experincia e esteja acostumado a se apresentar em pblico no se arrisque com iniciativas como pedir que os ouvintes batam palmas, levantem os braos, gritem palavras de ordem, plantem bananeiras e outras macaquices que podero no dar resultado e deix-lo ainda mais perturbado e, quem sabe, desestabiliz-lo at o encerramento. Prefira introdues mais simples e menos arriscadas, como agradecer a presena s pessoas, elogiar com sinceridade os ouvintes, aproveitar algum fato nascido no prprio local onde voc se apresenta, contar uma pequena histria que tenha estreita ligao com o tema, comentar sobre os benefcios que o assunto ter para o pblico. So recursos simples, fceis de serem aplicados e com boas chances de sucesso. Deixe os recursos arriscados para quando tiver mais experincia...e olhe l! No se perca na concluso A concluso uma etapa muito importante da apresentao, pois o momento em que voc far com que os ouvintes reflitam ou ajam de acordo com a mensagem. Entretanto, muito comum observar palestrantes que por negligncia prejudicam a qualidade das suas apresentaes com encerramentos vazios e inconsistentes. Ao planejar sua exposio tome cuidado com o final, pois, se ele no estiver de acordo com a mensagem e com as caractersticas dos ouvintes, poder prejudicar o trabalho que teve desde o princpio. Assim como na introduo, tambm na concluso voc dever preparar com detalhes exatamente o que ir dizer. Entretanto, ao chegar ao local da apresentao importante que fique bem atento, pois se perceber que alguma informao do ambiente poderia ser utilizada com vantagem faa a substituio. Mas, ateno jamais deixe de se preparar espera de que possa encontrar alguma informao relevante no ambiente. No vale a pena correr o risco. No deixe a roupa atrapalhar Se voc aparecer para falar vestido de maneira informal num evento onde todas as pessoas estejam trajadas formalmente, dependendo da circunstncia em que o fato ocorra, poder se sentir to deslocado que talvez no consiga ter um bom desempenho. Da mesma maneira, o resultado poder ser igualmente negativo se voc estiver usando um traje formal e tiver de se apresentar para um grupo que se veste com informalidade. Na sua atividade profissional tambm dever observar bem o tipo de roupa que ir usar, principalmente quando precisar fazer alguma palestra ou participar de reunies importantes. Nesse caso, alm de verificar a formalidade da circunstncia, considere tambm a maneira como se trajam os profissionais que exercem a mesma atividade que a sua. Somente, ento, a partir dessas consideraes que voc dever adaptar o seu prprio estilo. No se deixe levar pela emoo Falar com emoo importante, pois essa demonstrao de envolvimento com o assunto poder conquistar os ouvintes e fazer com que eles tambm se interessem pela mensagem e pela sua causa. Dificilmente as pessoas considerariam sua apresentao importante se voc no se comportasse com disposio, energia e vontade de tratar do assunto sobre o qual se disps a falar. Entretanto, a sua emoo dever sempre considerar o sentimento dos ouvintes. Se voc se mostrar entusiasmado por suas idias, mas no preparar a platia de maneira conveniente, ir se emocionar sozinho, sem que as pessoas o acompanhem. J que estamos tratando de emoo e refletindo como esse sentimento por um lado pode ser til para o bom resultado da apresentao, quando utilizado de forma correta, e como pode ser prejudicial, se no participar de maneira adequada da comunicao, saiba que, por maiores que sejam as dificuldades que estiver enfrentando ao falar diante de um grupo e por mais ofendido que se sinta pelas palavras de algum, jamais dever se perder pela emoo. Use sempre a inteligncia e a razo para que possa ter o controle da situao e a solidariedade das outras pessoas. Ao ser atacado reaja com firmeza, personalidade, fale com convico, mas jamais se deixe levar pela emoo. Faa desse sentimento um importante aliado e no um adversrio. No deixe o artificialismo prejudicar sua eficincia

Voc est dominando o assunto, tem uma boa noo das caractersticas dos ouvintes que ir enfrentar, preparou de forma conveniente os recursos audiovisuais, planejou bem as diversas etapas da apresentao, dando ateno especial ao incio e concluso, conscientizou-se de que dever usar a emoo na medida certa e escolheu a roupa mais apropriada para a ocasio. Agora preste muita ateno nesta que talvez seja a mais importante de todas as recomendaes para que voc no construa uma armadilha para atrapalhar o bom resultado da sua apresentao - no se apresente de maneira artificial. De nada adiantar voc tomar todas as precaues para se sair bem diante do pblico se falar de maneira artificial. O artificialismo poder ser considerado o mais poderoso adversrio do sucesso que voc pretende alcanar com sua apresentao. Seria prefervel at que voc desconsiderasse todas as sugestes que foram dadas at aqui, mas se apresentasse de maneira natural, sempre usando sua espontaneidade, do que se as seguisse criteriosamente, mas agisse com artificialismo. Por isso, observe sua forma de se expressar no dia-a-dia, quando est mais vontade, e procure ter o mesmo comportamento ao se apresentar em pblico. Esteja certo de que assim sua mensagem conquistar maior credibilidade e voc se sentir mais confiante para falar em pblico.