Sistema de Operaes de GED

Daniel Dias Pinto1 Orientador: Prof. Fbio Uzunof

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Graduando do curso de sistemas de informao da Universidade So Judas Tadeu, turma de 2005. e-mail: Daniel@smartGED.com

Resumo: percebendo o grande aumento da utilizao de GED no Brasil, o projeto desenvolvido para o trabalho de graduao fornece as funcionalidades necessrias para a implementao de Document Imaging em ambientes de pequeno e mdio porte. Desenvolvido sob um know-how de 6 anos de experincia na rea e baseado em sistemas comerciais estrangeiros, o TG Index, como chamado o sistema, permite a implantao da cultura de gerenciamento eletrnico de documentos com um custo baixo e com um impacto mnimo nos procedimentos da organizao. Abstract: Perceiving the big increase of the utilization of GED in Brazil, the project developed for the graduate activity supplies the features necessary for the implementation of Document Imaging in environments of small and medium carry. It developed under a know-how of 6 years of experience in the area and based in commercial systems foreigners, the TG Index, as is called the system, permits to implementation of the culture of enterprise document management with low cost and with a most minimum impact in the procedures of the organization. Palavras-chave: GED, Gerenciamento eletrnico de documentos, Document Imaging, DI.

Introduo Este artigo apresenta o projeto desenvolvido para o trabalho de graduao da Universidade So Judas Tadeu, no ano de 2005. O projeto em questo o Sistema de Operaes de GED, denominado TG Index, e desenvolvido durante o ano letivo de 2005. GED Gerenciamento Eletrnico de Documentos, ou somente GED, um conjunto de tecnologias e procedimentos para o gerenciamento de documentos e informaes em meio digital. O GED implementado por meio de sistemas especialistas que proporcionam acesso rpido s informaes e s imagens dos documentos originais, evitando perda de produtividade e alto tempo de resposta para localizao, alm de fornecer contingncia para imprevistos e deteriorao do papel. As tecnologias utilizadas pelo GED podem ser o Document Imaging, onde os documentos em meio fsico so convertidos para o meio digital, , o Document Management, onde os documentos so gerenciados fisicamente, sem a converso para o meio digital, o Enterprise Content Management (ECM), que trata da disponibilizao da massa de documentos ao pblico alvo, o Workflow, que gerencia o fluxo

de documentos dentro de um sistema organizacional, entre outras tecnologias. Os documentos gerenciados por GED podem ter sua origem no meio fsico ou at mesmo no meio digital, como j ocorre em muitas empresas, que necessitam, alm do gerenciamento de documentos fsicos, o gerenciamento tambm de documentos gerados por processadores de texto, planilhas eletrnicas e at mesmo e-mails, que a cada dia tornam-se mais importantes dentro das organizaes. As tecnologias do GED esto divididas em cinco funcionalidades bsicas: captao, gerenciamento, armazenamento, distribuio e preservao. Dentro dessas funcionalidades, cada tecnologia tem uma funo especfica. Essas tecnologias, trabalhando reunidas ou isoladamente, promovem a organizao de informaes no-estruturadas. O uso de uma ou outra tecnologia, ou de vrias delas, determinado pela necessidade da empresa em adequao sua atividade-fim e seus processos de negcios. Os sistemas de Gerenciamento Eletrnico de Documentos no so simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED mais, pois ele implementa categorizao de documentos, tabelas de temporalidade, aes de disposio e controla nveis de segurana. vital para a

manuteno das bases de conhecimento das empresas.

informao

Atualmente, grandes organizaes brasileiras utilizam alguma tecnologia de GED, principalmente Document Imaging. Na lista de cases disposta pelo CENADEM 1, esto instituies financeiras como o Unibanco e Caixa Econmica Federal, rgos governamentais como Secretaria de Segurana Pblica do Estado de So Paulo (SSP/SP) e Imprensa Oficial e grandes organizaes como GOL Linha Areas e Embraer. Document Imaging O Document Imaging consiste em converter documentos do meio fsico para o meio digital, atravs de equipamentos de digitalizao. Os documentos podem ser papis, microfilmes ou microfichas. Para agregar informaes aos documentos digitalizados, podem-se incluir objetos de origem digital, como planilhas eletrnicas, figuras, fluxogramas, etc. Para que um documento digitalizado possa ser recuperado, deve-se atrelar sua imagem aos seus respectivos ndices, sendo isto realizado por um processo chamado indexao. Estes ndices funcionaro como chaves de consulta para realizar a recuperao do documento. Quanto maior a quantidade de ndices atrelados ao documento, mais fcil torna-se a sua recuperao. A indexao do documento pode ser realizada manualmente por um operador, atravs da extrao automtica de dados ou ento atravs de recuperao de dados de fontes externas. Razes para o Uso de GED A humanidade gerou a mesma quantidade de informao nos ltimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Esse nmero duplicar nos prximos 26 meses. Em 2010, a informao duplicar a cada 11 horas. O uso de GED muito importante quando da necessidade de recuperao de desastres, como por exemplo, o evento ocorrido em Nova Iorque, em 11 de setembro de 2001. Aliado s tcnicas de backup, h a preservao da informao ainda que o documento original seja destrudo. E nestes casos, o valor do GED tornase msero em vista do capital que os documentos salvos retornam empresa. A velocidade na recuperao da informao absurdamente superior com a utilizao de GED em vista da recuperao manual do original, e

ainda, h a preservao do documento original, visto que o manuseio destes documentos praticamente nulo. A recuperao de uma informao de um documento digital ultrapassa os limites fsicos da organizao, ocorrendo ainda de forma instantnea. Atualmente, uma empresa que tem implantado o GED possui uma grande vantagem competitiva em relao a um concorrente que utiliza o gerenciamento manual de informaes. Isto dase pelo motivo de que com o gerenciamento eletrnico dos documentos, a organizao pode elevar o nvel de atendimento seus clientes, oferecendo respostas mais geis e eficientes as solicitaes e reduzindo a perda de capital por extravio de documentao. Projeto Em vista do grande crescimento da utilizao do GED no Brasil, conforme a pesquisa realizada em 2003, onde identificou-se um crescimento de 40,9% 2 em inteno de uso de GED pelas organizaes, e ainda identificado a carncia de aplicaes para a implantao de GED, nasceu a motivao para o desenvolvimento de uma aplicao que pudesse atingir esse nicho de mercado ainda hoje no amplamente angariado pelas empresas desenvolvedoras de software. Observou-se ainda, que a tecnologia mais aceita pelo mercado e a que traz maiores benefcios organizao, alm de ser a base da implantao do GED, a de Document Imaging. Portanto, o foco do sistema referente a este projeto nesta tecnologia, fornecendo funcionalidades para o tratamento e indexao de documentos digitalizados. Exclu-se do foco do sistema a funcionalidade de captura, visto que h uma srie de aplicativos, muitos deles disponibilizados junto com equipamentos de digitalizao, que realizam esta atividade, e levando-se em considerao os fatores custo, tempo e necessidade, o projeto teve seu foco reduzido apenas no processamento das imagens pr-digitalizadas. O desenvolvimento deste projeto teve como base, alm do conhecimento amplo das tecnologias pela equipe, as funcionalidades disponibilizadas por sistemas comerciais de empresas americanas e indianas, tendo a equipe uma vasta experincia na utilizao destes. O conceito utilizado foi o de minimizar custos, seja por licena de componentes utilizados, seja por carga de desenvolvimento, no entanto, levando-se em conta as principais funcionalidades necessrias para a implantao

do GED em organizaes de qualquer porte ou quantidade de informao. Mdulos do Sistema O sistema deste projeto consiste em seis mdulos: Administrao, Cadastro de Lotes,

Tratamento de Imagens, Indexao e Verificao, Controle de Qualidade e Release. Estes mdulos constroem um fluxo no sistema por onde os lotes de documentos iro trafegar, conforme a figura 1 exibida na pgina seguinte.

Figura 1, rotacionada Fluxo de Documentos no Sistema

Administrao: neste mdulo, o usurio administrador do sistema realiza toda a parametrizao dos documentos a serem processados pelo sistema, como a configurao de aplicaes, tipos de documentos, chaves de indexao (ndices), script de validao e ainda neste mdulo o usurio tem a mo o gerenciamento de usurios e grupos de usurios, a fim de se obter o controle de acesso ao sistema. Cadastro de Lotes: por ter sido excludo do foco do projeto as funcionalidades de captura, o sistema prov um mdulo para o cadastro, ou importao, de lotes de documentos prdigitalizados, para que estes possam entrar no fluxo de produo do sistema. Neste mdulo, as imagens digitalizadas em arquivos so adicionadas a um lote de documentos, o que funcionar como um agrupamento lgico no sistema. Tratamento de Imagens: a fim de se obter uma melhora na qualidade das imagens fora desenvolvido este mdulo, que, atravs de ferramentas de processamento de imagens altera caractersticas como bordas pretas, orientao, brilho, contraste, entre outros. Alm das ferramentas de tratamento de imagens, neste mdulo onde so executas as ferramentas de reconhecimento da imagem, como leitura de cdigos de barras e reconhecimento tico de caracteres (OCR, ou Optical Character Recognition), que viro a reduzir o trabalho de indexao de documentos bem como aumentar a garantia de acerto nesta atividade. Indexao e Verificao: sendo este o mdulo principal do sistema, tem por finalidade atribuir s imagens digitalizadas os ndices que sero utilizados para a recuperao em consulta destes documentos. Estes ndices so configurados atravs do mdulo de administrao. Para que haja maior segurana nas informaes fornecidas pelo operador, h a funcionalidade de verificao de documentos, onde um outro operador valida as informaes digitadas pelo operador da fase anterior.

Controle de Qualidade: caso em alguma das fases do processo ocorra qualquer anormalidade, como falhas no sistema, baixa qualidade da imagem importada, ndices invlidos, o lote transferido para este mdulo, onde o operador poder analisar o problema e ento liberar o lote para que ele continue a seguir o fluxo definido pelo sistema. As ferramentas disponveis neste mdulo incluem as de processamento de imagens, a fim de aumentar sua qualidade, verificao de ndices, e troca da imagem por outra digitalizada. Release: ao fim do processamento de um lote de documentos, este passar por este mdulo para que as imagens e os dados dos documentos sejam enviados a um sistema externo de consulta, seja ele um banco de dados, sistemas de Content Management (gerenciamento de contedo), etc. Para que estes documentos possam ser utilizados, disponibilizada uma interface de programao onde um programador desenvolver os procedimentos de exportao, como cpia de imagens e transferncia de dados, pois desta maneira, o sistema fica apto a realizar a exportao para qualquer sistema, bastando apenas desenvolver um componente especfico para cada necessidade. Infra-estrutura Para a implantao do sistema necessrio que seja disponibilizado em uma rede Windows NT, preferencialmente controlada por ActiveDirectory (diretrio de usurios do Windows Server), um servidor para armazenamento de arquivos, denominado servidor Storage, onde sero armazenadas as imagens dos documentos, um servidor de banco de dados SQL Server 2000 SP4, e as estaes de trabalho dos operadores, conforme dimensionamento da soluo. A figura 2 apresenta o diagrama de infra-estrutura especificado para um ambiente de pequena a mdia produo.

Figura 2 Diagrama de Infra-Estrutura A escalabilidade da soluo dar-se- pelo aumento de estaes na rede e ainda pela capacidade do servidor de armazenamento e do servidor de banco de dados. No h limite de execuo simultnea da aplicao, sendo apenas este imposto pela quantidade mxima de usurios simultneos no servidor de banco de dados SQL Server. Os testes realizados na soluo apresentaram resultados satisfatrios com a execuo simultnea de 30 usurios, no tendo assim apresentado nenhuma anomalia ou reduo de performance significativa. Metodologia O sistema TG Index fora desenvolvido utilizando tcnicas de orientao a objetos, a fim de adequar-se aos padres utilizados atualmente fazendo com que haja um mnimo de retrabalho. Dentre as tcnicas utilizadas, fora implantado o conceito de DAO (data access object), o que permite o desenvolvimento de adaptadores para conexo qualquer tipo de banco de dados, como Oracle, DB2, etc. Alm da tcnica de DAO, a camada de negcios do sistema fora desenvolvida utilizando o conceito de Facade, onde todas as classes de negcio so desconectadas na interface do usurio, permitindo que o desenvolvimento de novos mdulos utilize as funes prdesenvolvidas utilizando-se apenas a interface de conexo entre a interface de usurio e a camada de negcios.

O banco de dados utilizado para o desenvolvimento inicial da soluo foi o Microsoft SQL Server 2000, pois alm da facilidade de implementao e a robustez da soluo a possibilidade de se transferir parte das funes de transao com o Banco de Dados para o servidor, utilizando-se de stored procedures, o que tornou a soluo mais rpida, gerencivel e segura. A soluo de banco de dados sofreu testes de carga excessiva a fim de simular um ambiente de grande produo, e como j era esperado, no houve qualquer reduo significativa de performance, pois o gerenciamento de concorrncia entre transaes funcionou perfeitamente, no ocorrendo travamento na interface de usurio, perda de dados, ou problemas mais graves como deadlocks. A plataforma de desenvolvimento escolhida foi o Microsoft C#, baseado na tecnologia .NET Framework. O motivo da escolha foi pela robustez da plataforma e por ser uma tecnologia amplamente utilizada no mercado de trabalho. Um outro ponto importante na escolha da plataforma deu-se pelo suporte da soluo, o que, alm de web-sites que tratam do assunto, h uma vasta quantidade de informaes no site de documentao da Microsoft, o MSDN (Microsoft Developer Network)3.

Toda a modelagem do sistema seguiu os padres da UML (unified model language), tendo-se desenvolvido diagramas que expressam a situao real do cdigo fonte, como os diagramas de classe, interao entre objetos, entre outros. Para o auxlio na modelagem de objetos, bem como nas fases do desenvolvimento do projeto, como engenharia, anlise, desenvolvimento e testes, utilizou-se o RUP (Rational Unified Process), que fornece informaes para cada fase do processo de produo, bem como modelos dos documentos a serem trabalhados. Concluses O objetivo do desenvolvimento do TG Index foi o de provar que a implementao de uma soluo de GED em empresas de pequeno e mdio porte altamente vivel, em vista de que o custo do desenvolvimento de uma soluo robusta e funcional no chega nem perto das quantias cobradas pelo licenciamento de solues comerciais disponveis hoje no mercado. Atualmente, a maioria das empresas prefere terceirizar suas solues de GED, transferindo toda a sua massa de documentos para uma empresa, dando-lhes total propriedade sobre as informaes extradas destes documentos, ficando a merc de contratos altamente onerosos, e nem sempre tendo um resultado satisfatrio no usurio final. Com a utilizao da soluo descrita neste artigo, as empresas podero implantar dentro de suas instalaes pequenos birs de digitalizao, provendo agilidade e organizao seus processos, podendo integrar o TG Index com sua soluo de ERP, tornando os processos mais seguros e confiveis. Pensando no lado dos prestadores de servios de GED, esta soluo desenvolvida tornar a produo de documentos muito mais simples e ainda propiciar uma melhor prestao de servios aos clientes finais, pois os documentos podero ser tratados com maior segurana e configurados de acordo com as caractersticas nicas de cada documento. E ainda, por ser uma soluo muito mais em conta, o custo para o cliente final pode ter uma reduo significativa, fazendo com que o GED continue se espalhando pelo Brasil. Referncias:

Disponvel em http://www.cenadem.com.br/bcases.php Fonte: Cenadem Microsoft Developer Network. Microsoft. Disponvel em www.msdn.com.br

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Agradecimentos Agradeo primeiramente ao orientador prof. Fbio Uzunof, em seguida banca examinadora, aos mestres do curso de sistemas de informao, aos desenvolvedores do Grupo TCI, aos Srs. Gustavo Vilaa e Antonio Carlos de F. Spinola, ambos colaboradores da Prado Chaves, aos colegas de curso, toda a equipe da New Image, aos meus Pais, e a todos que colaboraram para a realizao deste projeto.