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2009
ManualdeAccess2007
U.A.E.H. CENTRODECMPUTOACADMICO 01/01/2009
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Access 2007 1. Introduccin a las Bases de Datos 1.1. Definicin de Base de Datos
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"Coleccin no redundante de datos que son compartidos por diferentes sistemas de aplicacin". (Howe, 1983). "Conjunto de ficheros maestros, organizados y administrados de una manera flexible de modo que los ficheros puedan ser fcilmente adaptados a nuevas tareas imprevisibles". (Frank, 1988). "Coleccin de datos interrelacionados". (Elsmari y Navathe, 1989). El concepto de base de datos ha ido cambiando a lo largo del tiempo. En la actualidad es posible establecer la definicin de base de datos como sigue. "Coleccin o depsito de datos integrados, almacenados en soporte secundario (no voltil) y con redundancia controlada. Los datos, que han de ser compartidos por diferentes usuarios y aplicaciones, deben mantenerse independientes de ellos, y su definicin (estructura de la base de datos) nica y almacenada junto con los datos, se ha de apoyar en un modelo de datos, el cual ha de permitir captar las interrelaciones y restricciones existentes en el mundo real. Los procedimientos de actualizacin y recuperacin, comunes y bien determinados, facilitarn la seguridad del conjunto de los datos". Para disear una base de datos es necesario establecer un proceso partiendo del mundo real, de manera que sea posible plasmarlo mediante una serie de datos. La imagen que obtenemos del mundo real se denomina modelo conceptual y consiste en una serie de elementos que definen lo que es necesario plasmar del mundo real en la base de datos. La definicin de este modelo se denomina esquema conceptual y est compuesto de una parte esttica llamada lenguaje de definicin de datos DDL (Data Definition Language), donde se define la estructura de la base de datos y una parte dinmica denominada lenguaje de manipulacin de datos DML (Data Manipulation Language) 1. Sistema de Gestin de Base de Datos (SGBD): Conjunto de programas que permiten la implantacin, acceso y mantenimiento de la base de datos. El SGBD, junto con la base de datos y con los usuarios, constituyen el Sistema de Base de Datos. 2. Modelo de datos: Conjunto de conceptos que permiten describir, a distintos niveles de abstraccin, la estructura de una base de datos, a la cual denominamos esquema. 3. Sistema de Informacin: Coleccin de personas, procedimientos y equipos diseados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar y recuperar esa informacin. 4. Esquema de una Base de Datos: Estructura de la Base de Datos. 5. Ocurrencia del esquema: Conjunto de datos que se encuentran almacenados en el esquema en un momento determinado. El esquema no vara mientras no vare el mundo real que ste describe, mientras que una ocurrencia del esquema es distinta en el transcurso del tiempo.
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.2. Enfoque tradicional a los sistemas de bases de datos Algunas de las ventajas que ofrece utilizar un Sistema de Bases de Datos son las siguientes: 1. Independencia entre datos y tratamientos. El cambio en los programas no influye en la disponibilidad de los datos, as como la modificacin de stos no afecta a la reprogramacin de las aplicaciones que los usan. 2. Coherencia de resultados: Debido a que los datos son almacenados una sola vez, se evitan los problemas que puede ocasionar la redundancia. Se permite una cierta duplicidad de datos, con el fin de conseguir una mayor eficiencia, controlada por el sistema y que no afecta a la redundancia lgica. 3. Mejor disponibilidad de datos para los usuarios: Los datos son compartidos por un conjunto de usuarios, que accede a ellos de forma concurrente, siempre que estn autorizados a ello. 4. Mayor valor informativo: El conjunto de los datos almacenados en la BD ofrece un mayor valor informativo, que la suma de ellos independientemente. 5. Mayor eficiencia en la recogida, validacin e introduccin de los datos en el sistema: Al no existir redundancia, los datos se recogen y validan una sola vez, aumentando as la eficiencia. 6. Reduccin del espacio de almacenamiento: La desaparicin (o disminucin) de redundancias, unido a las tcnicas de compactacin, implica una menor ocupacin de almacenamiento secundario.
1.2. Arquitectura ANSI/X3/SPARC ANSI/X3/SPARC es un grupo de estudio del Standard Planning and Requirements Commitee (SPARC) del ANSI (American National Standars Institute), dentro del Comit X3 que se ocupa de ordenadores e informtica. En sus estudios acerca de los SGBD, propugnaron una arquitectura basada en tres niveles de abstraccin: 1. Nivel Externo: Es el nivel ms cercano a los usuarios, y en el se definen los datos tal y como los va a ver este. Cada usuario puede tener su propio modelo externo, con aquellos datos e interrelaciones que dicho usuario necesite. En este nivel, tambin debern definirse las restricciones de uso, como por ejemplo el derecho a insertar o borrar determinados datos, o poder acceder a ellos. 2. Nivel Conceptual: Proporciona una descripcin global del esquema independiente de la estructura fsica de la base de datos, es decir, cules son los datos, como estn organizados, las relaciones entre ellos y las restricciones de integridad y confidencialidad. El modelo conceptual, que es nico, establece el modelo terico sobre el que estn asentados los modelos externos. 3. Nivel Interno: Nivel ms bajo en la abstraccin. Describe la estructura almacenamiento fsico de los datos, las estrategias de acceso a los datos, etc. As mismo especifica todos los aspectos relacionados con el hardware, como por ejemplo dispositivos de memoria a usar (tamao de pginas, nmero de stas, tamao de los buffers, etc.), tcnicas de compresin de datos, criptografiado, etc. El modelo interno, que es nico, corresponde a la implementacin del modelo conceptual.
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1.3. Modelo Cliente / Servidor
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El modelo de desarrollo Cliente/Servidor, se basa en la aplicacin de dos simples conceptos, relacionados con la vida cotidiana. En cualquier tipo de prctica comercial, existen dos figuras relevantes, cada una de las cuales juega su propio papel. Una de estas figuras, El Cliente, se dedica a una determinada actividad comercial, ofrece su propio abanico de productos y desempea por tanto una serie determinada de funciones. Pero esta figura no puede dar servicio a todas sus funciones sin la existencia, de otra figura, El Servidor, la cual le proporciona a ste las materias primas necesarias para el cumplimiento de sus funciones. Adems este flujo de mercanca debe ser garantizado en tiempo real, es decir, las dos figuras referidas deben estar actuando simultneamente, de forma que la actividad del Cliente, se vea afectada en la menor medida posible, por la actividad del Servidor. Mientras el Cliente desempea su actividad, puede realizar peticiones al Servidor, para que le provea del material necesario, pero sin por ello paralizar dicha actividad, lo que depender tambin de la naturaleza de estas peticiones. Extrapolando el escenario presentado, al mundo informtico, tenemos que ciertas aplicaciones (Clientes), necesitan de otras aplicaciones (Servidores), para poder llevar a cabo la mayor parte de sus funciones. Estas aplicaciones Clientes realizarn peticiones a otra u otras aplicaciones Servidoras que debern encontrarse en ejecucin, para atender dichas demandas. Este modelo permite diversificar el trabajo que debe realizar cada aplicacin, de forma que los Clientes no deban ser sobrecargados, como ocurrira en el caso de tener que desempear ellos mismas las funciones que ahora le son proporcionadas, de forma directa y transparente. Adems todas las tareas comunes a distintas aplicaciones que, debieran implementar cada uno de ellos, pueden ser implementadas, bajo este modelo, por una nica aplicacin que proporciona los servicios requeridos por dicha aplicaciones. Dado que el concepto de Cliente y Servidor ms ampliamente difundido en el entorno informtico, se refiere principalmente al papel desempeado por las mquinas. En este modelo tanto el Cliente como el Servidor, son entidades abstractas, que pueden residir en la misma mquina, o en mquinas diferentes. Cuando se habla del Modelo Cliente/Servidor, se conoce un modelo de desarrollo de software, lo cual debe quedar perfectamente claro a partir de este punto. Por dar una idea aproximada del modelo presentado, enseguida se muestra un sencillo grfico que permite aclarar lo expuesto hasta ahora.
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Unidad 2. Las Bases de Datos en Access 2.1. Componentes de una Base de Datos
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Tablas: Unidad donde se crean el conjunto de datos de la BD. Estos datos estarn ordenados en columnas verticales. Aqu se definen los campos y sus caractersticas. Consultas: Aqu se definen las preguntas que se formularn a la Base de Datos con el fin de extraer y presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...). Formulario: Elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma ms cmoda y visiblemente ms atractiva. Informe: Permite preparar los registros de la Base de Datos de forma personalizada para imprimirlos. Macro: Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Mdulo: Programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic. Una Base de Datos comienza con el diseo de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qu datos se necesitan. En el ejemplo, es necesario: Matrcula Nombre, apellidos, direccin, etc., del alumno Actividad que realiza Cuota mensual Observaciones Evidentemente que esta BD es demasiado sencilla, pero servir para el objetivo. Algunos conceptos bsicos en el diseo de una BD. Campo: Unidad bsica de una BD. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Registro: Conjunto de campos. Un registro vendra a ser algo as como una ficha.
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2.2. Entorno de Access 2007.
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Cuando inicia el programa de Access 2007, mediante el icono correspondiente, aparece una pantalla de inicio donde se deber indicar la tarea que se va a realizar:
Access proporciona una gamma de plantillas locales que ya se contemplan en el programa, as como plantillas en lnea para realizar bases de datos con estructuras y datos generalizados, si la informacin que se maneja es adecuada y adaptable a las estructuras definidas, las plantillas resultan una herramienta de gran valor para el manejo de estos datos. Access presenta, al igual que toda aplicacin que corre bajo Windows, la estructura de pantalla formada por ventanas, mens, y cuadros de dialogo con las caractersticas que Microsoft ha establecido para sus programas. Los elementos que constituyen a Access 2007 son:
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Barra de titulo de la aplicacin. Esta barra contiene el nombre del archivo y el nombre de la aplicacin con la que se esta trabajando.
Barra de Acceso rpido. Contiene las operaciones ms habituales de Access como Guardar Deshacer . , Imprimir o
Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Solo haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecern los comandos ms frecuentes para elegir.
Banda de opciones.
La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creacin de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acceso rpido.
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En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa. Botn de Office. Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del men Archivo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A. Este men contiene dos tipos bsicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardar para guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir. Opcin con otro men desplegable. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Administrar para acceder a las opciones de administracin de la base de datos.
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Barra de Estado. La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aqu nos indica que tenemos la tecla de teclado numrico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y Diseo con los cuatro botones que aparecen a la derecha.
El Icono de Ayuda Se dispone de un botn de ayuda, el cual al pulsarlo, aparecer una ventana en la cual puede pulsar sobre cualquier elemento de inters, Access se mostrar una ayuda sobre el tema correspondiente. Tambin se utiliza la tecla F1 y su opcin de men equivalente.
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2.3. Creacin de una Base de Datos en Access. Antes de comenzar a crear una Base de Datos algo compleja, convendra establecer un plano o borrador en papel de los objetivos de la misma. Si es una Base de Datos para otra persona o empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizar la BD para determinar qu uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una Base de Datos para gestionar un comercio, estas preguntas podran ser: Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos Informes sobre artculos ms vendidos Etiquetas postales para clientes Existencias de artculos Pedidos a proveedores, etc. A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que se hagan, se puede comenzar a construir las tablas que formarn la BD. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la informacin en varias tablas que puedan gestionarse por separado, pero enlazarse cuando sea necesario. Para comenzar se crear una sencilla Base de Datos que podra servir para gestionar un gimnasio. Esta primera Base de Datos servir como ejemplo para comenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar con ella. A lo largo del curso se crear otra Base de Datos ms completa y se notaran opciones avanzadas utilizando esa Base de Datos. De momento esta primera toma de contacto ir bien para familiarizarse con el programa. Para empezar se requiere seleccionar la opcin Base de datos en blanco.
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A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:
Aqu es donde debes escribir el nombre del archivo. (En ste caso guardar el archivo en la carpeta Mis documentos. A continuacin dar clic en el botn Crear.
Automticamente se crear nuestra nueva base de datos a la cual Access asignar la extensin .ACCDB.
Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos.
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Ce errar la bas de datos se s. Se puede cerrar una bas de datos de varias f e se s formas: rando Acce ess. Cerr Ir al B Botn de O Office y pulsa el botn Salir de Access. ar O bie hacer clic sobre el b en botn Cerra ar de la ventana B a Base de dat tos. Si cerrar Ac in ccess: En el Botn d Office , e n de elegir la opc cin Cerrar base de da atos.
Abrir una base de datos. e emos abrir u base de datos ya existente desde tres sitios distinto Desde el Botn de una os: e Pode Offic ce: Ir al B Botn de O Office Pode emos abrir una base de datos ya existente d d a desde tres sitios distin ntos: Desde el Botn e de O Office : Ir al B Botn de O Office . Elegir la opcin Abrir...
Desd los doc de cumentos recientes del Botn de Office: Despliega el Botn de Office d : a dond aparecen las ltima bases de datos que se abriero bajo el t de n as e e on tulo de Do ocumentos recie entes. Haz clic en la qu quieras a ue abrir.
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En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrir el cuadro de dilogo Abrir para que busques el archivo:
Elegir la carpeta donde est la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.
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2.4. Creacin y Diseo de Tablas Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploracin, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos.
En principio slo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access crear por defecto. Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botn Ocultar .
El botn Tabla, abre automticamente la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y slo tendrs que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio. La Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta unidad.
Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones como claves, etc.
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Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es seleccionando la vista desde la pestaa Hoja
de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:
Ahora aparece la ventana principal del diseo de los campos de la BD. Desde aqu se puede definir qu tipo de campos aparecern en la BD. Se observan tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripcin. Para comenzar: Escribir como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Enter, con la flecha de desplazamiento o con un simple Clic del ratn. En la segunda columna aparece una lista desplegable. Al desplegarla se observa que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo posibles de crear. Por ejemplo, el primer campo (Nombre) servir para introducir el nombre de una persona, es decir, para introducir simples caracteres como letras o nmeros. Por tanto, ser del tipo Texto. Si por ejemplo se define un campo del tipo Numrico, deber asegurarse que posteriormente slo permita introducir nmeros en dicho campo. Las caractersticas de cada campo son las siguientes:
Texto: Memo: Numro: Fecha/Hora: Moneda: Autonumrico: Si/No: Objeto OLE: Hipervnculo:
Para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255. Acepta un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres. Solo reconoce valores numricos. Mantiene datos en formato fecha u hora. Acepta datos en formato nmero y con el signo monetario. En este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido. Campo lgico. Este tipo de campo es slo si se requiere un contenido del tipo S/No, o bien, Verdadero/Falso. Permite introducir una foto, grfico, hoja de clculo sonido Es til definir un enlace a una pgina Web.
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Datos adjuntos:
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Asistente para bsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Introducir los siguientes nombres de campos (observe el tipo de dato de cada uno).
Cuando se agrega un campo, en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de caractersticas.
2.5. Propiedades de los campos. A medida que se van introduciendo nuevos campos, aparece en la parte inferior de la pantalla una ventana especial: Desde esta ventana es posible ampliar y mejorar las caractersticas de cada campo. Las principales propiedades son:
Tamao del campo: Formato: Ttulo: Mscara de entrada:
Valor predeterminado: Regla de validacin:
Texto de validacin:
Define el tamao mximo de caracteres que introducir hasta 255 Dependiendo del tipo de campo, es posible escoger un formato. (P. Ejemplo monetario, fecha, etc.) Se utiliza para dar un ttulo al campo para posteriormente utilizarlo en formularios. Access coloca una serie de signos automticamente para facilitarnos la introduccin de los datos. P. Ejemplo, introducir una fecha tecleando slo los nmeros del da, mes y ao, y Access nos colocar automticamente las barras de separacin. 12/abr/08. Si se requiere que por defecto este campo contenga un valor que se repite a menudo para no tener que teclearlo. Es posible obligar al usuario a que introduzca los datos segn unos criterios. P. Ejemplo, obligar a que se introduzcan datos numricos inferiores a una cantidad. Cuando se incumplen las reglas de validacin al introducir los datos, aparece un texto explicativo. Desde aqu se puede definir qu texto aparecer.
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Requerido: Permitir longitud cero: Indexado:
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Si esta opcin est en S, el usuario est obligado a introducir datos. Si esta opcin est en S, se permite la introduccin de cadenas de longitud cero. Los campos indexados permiten acelerar las bsquedas. Un dato puede repetirse o no en la tabla con la opcin: Permitir duplicado Si No.
2.6. Establecer la Clave Principal e Introducir Datos. Un campo clave es un campo con una caracterstica especial que hace que su contenido no se repita en ningn registro de la BD. Un campo clave incrementa adems la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios. Lgicamente, no se puede introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo. Se deber seleccionar con un Clic la fila del campo Matricula (el cuadrito gris a la izquierda del nombre) de forma que se seleccione toda la fila. Despus, pulsar un Clic en la pestaa Diseo y en el botn Clave principal situado en la barra de opciones. Aparecer como aqu:
Para guardar la tabla, se puede cerrar la ventana directamente, o bien, escoger la opcin Archivo - Guardar. De cualquier forma, pedir un nombre para la tabla. Colocar como nombre: Alumnos y aceptar.
Cuando das doble Clic en el nombre de la tabla, aparece una pantalla en forma de tabla (al estilo de Excel) donde se puede introducir los datos de los campos. Para desplazarse, es suficiente con pulsar la tecla de tabulacin o un clic en la siguiente casilla. Para el primer
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campo no hace falta escribir nada, ya que es autonumrico. Introduce algunos registros para probar. Para pasar de un registro a otro, simplemente se pulsa Intro.
Para salir de la tabla, utiliza alguno da clic derecho sobre el nombre de la tabla y da clic en cerrar. Una vez guardada la tabla es posible modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botn Abrir para aadir ms registros o modificar los ya existentes. 2.7. Caso prctico La BD que a continuacin se tratar de gestionar una empresa ficticia, "EL ABETO" dedicada al alquiler de propiedades. Esta empresa posee dos oficinas situadas en la Ciudad de Mxico y Cuernavaca que abarcarn propiedades del Estado de Mxico. Utilizando el ejemplo anterior, qu es necesario para construir la BD? Datos del cliente (Nombre, apellidos, etc. ...) Datos de la propiedad (Tipo de propiedad, metros cuadrados, direccin, nmero de accesos, etc. ) Se ha hecho un estudio de la situacin y se decidi incluir los siguientes campos en la BD: Cdigo de la propiedad (Nmero que identificar a la propiedad alquilada) Nombre, apellidos, DNI, y direccin Fecha de alquiler del contrato Fecha de expiracin del contrato Alquiler mensual que paga el cliente Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...) Tiene garaje? Nmero de acceso, habitaciones, direccin de la propiedad, ciudad, provincia y Cdigo postal Superficie en m/2 Extras (observaciones, extras instalados, situacin privilegiada, etc...) Evidentemente, en una BD se est expuesto a olvidar algn campo, o es necesario modificar las caractersticas de otro, pero esto siempre es posible solucionarlo. En concreto se ha calculado que son necesarios 20 campos para nuestra Base de Datos. Si fuera una sola tabla incluyendo todos los campos, se gestionara perfectamente pero sera una barbaridad tener tantos campos en una sola tabla. A veces es necesario modificar o introducir por ejemplo los datos de una propiedad, y los del cliente no nos serviran para nada. Por ello, es conveniente crear dos tablas; una controlar los datos del cliente y otra los de la propiedad. 2.7 Caso Prctico 1. Crea una BD nueva desde la opcin Archivo - Nueva Base de Datos y colcale como nombre: Abeto 2. Crea una nueva tabla en Vista de diseo
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3. A continuacin crea los siguientes campos:
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Se ha colocado como campo clave el campo Codigo. De esta forma se asegura el no repetir dos veces un mismo cdigo. Cada propiedad tendr un nico cdigo que la identificar. A continuacin, se coloca en S la opcin Requerido de los campos Nombres y Apellidos, en la tabla de propiedades, que esta en la parte inferior de la pantalla. En el campo Alquiler mensual, se cambiarn las propiedades siguientes: Formato: Moneda Regla de validacin: <150000 Texto de validacin: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000 Seleccionar el campo Fecha de contrato, al situar el cursor en la casilla Mscara de entrada. Pulsar el botn en la parte derecha: Access preguntar si se desea guardar la tabla. Aceptar y colocarle como nombre: Clientes. A continuacin aparecer una ventana con ejemplos de mscaras. Seleccionar la opcin Fecha corta y pulsar en el botn Terminar. En la casilla aparecern unos smbolos correspondientes a la mscara. Hacer exactamente lo mismo para el campo Fecha_expiracion, cerrar la ventana de Diseo de tabla. Guardar los cambios. Enseguida se requiere crear una nueva tabla llamada Propiedades y tendr las siguientes caractersticas: CAMPO TIPO TAMAO OTROS Cdigo Texto 3 Campo Clave Garaje S/No Tipo_propiedad Texto 15 Superficie en m/2 Numrico Entero Direccin Texto 40 Poblacin Texto 20 Estado Texto 15 Cdigo_Postal Texto 5 Habitaciones Numrico Entero Accesos Numrico Entero Extras Memo
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3. Introducir Datos En la relacin entre las dos tablas es Uno a Uno, desde la tabla Clientes a la tabla Propiedades. Esto significa que primero debe dar de alta algn cliente y posteriormente darlo de alta en la tabla Propiedades. Establecerlo as, evita la introduccin de errores en la tabla Propiedades, ya que, para introducir una propiedad, previamente se debe tener dado de alta el cliente en la tabla Clientes. 3.1. Aadir y Modificar Registros Para aadir nuevos registros: Pulsar un clic directamente bajo el ltimo registro: Es importante fijarse en el smbolo de la izquierda (el tringulo negro). Cuando se est introduciendo un dato, el smbolo se convertir en un lpiz.
Al finalizar la introduccin de los datos del registro en el ltimo campo, si se pulsa Enter, se introduce un nuevo registro. Al agregar un registro si se quiere cancelar la introduccin de los datos, solo se pulsa la tecla Esc y el lpiz desaparecer para volver a visualizar el tringulo negro. Para modificar los datos de un registro, nicamente se pulsa un clic en el interior del campo que se desea modificar. Modificar el ancho de una columna Para modificar la anchura de una columna y as poder visualizar el contenido del campo, se puede situar el ratn en medio de la cabecera del campo y "estirar" el ancho. Tambin se puede pulsar un clic en la cabecera del campo y la columna entera se seleccionar.
O da clic derecho sobre la cabecera del campo y selecciona Ancho de columna.
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De clic en el botn de Ajuste perfecto y Access ajustar el ancho automticamente al contenido de la columna. Borrar un registro Para borrar un registro, se debe pulsar un clic en el cuadro de lado izquierdo de la fila del registro que se desea borrar. Una vez seleccionado, acceder al men contextual con botn derecho, seleccione - Eliminar registro y Access, tras pedir confirmacin, borrar el registro de la tabla.
3.2. Buscar y Ordenar datos en la tabla Una opcin muy til es la de buscar algn dato en toda la tabla. En la pestaa Inicio botn Buscar.
Aparecer la tpica ventanilla para buscar una frase. Se puede decir a Access que busque en el registro, en toda la tabla, de arriba a abajo, etc.
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Ordenar:
Esta opcin permite obtener el listado por ejemplo, de la tabla Clientes ordenada por fecha de expiracin del contrato, o un listado de la tabla Propiedades ordenada por Tipos de Propiedad. Simplemente se requiere situar el cursor dentro de un campo por el que se va a ordenar la tabla. Enseguida se puede pulsar los botones Orden Ascendente u Orden Descendente, segn se quiera ordenar. Access ordenar la tabla por ese campo. Ordenar la tabla por un campo en concreto no significa que Access cambie la posicin de los campos de la tabla. De hecho, si despus de ordenar se intenta cerrar la tabla, Access preguntar si desea guardar los cambios, es decir, si se requiere que la tabla se guarde con el nuevo orden. 3.3. Copia de una tabla Es muy importante crear copias de todo lo considerado importante. Es pues, necesario, crear una copia de alguna tabla dentro de la propia Base de Datos. Hay que tomar en cuenta que en Access, hay opciones un poco delicadas, que pueden hacer que los datos de la base cambien por completo. Si existe una copia, no hay problema. Para hacer una copia de una tabla, debe tener cerrada la tabla. Desde la pantalla principal: Seleccionar la tabla Pulsar el botn Copiar de la barra de herramientas, o bien Edicin Copiar. Pulsar el botn Pegar de la barra de herramientas, o bien Edicin Pegar. Cuando Access pide un nuevo nombre, se escribe el que sea oportuno.
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3.4. Expresiones En las reglas de validacin y consultas se requieren de introducir expresiones. Las expresiones son condiciones con un formato que Access debe interpretar para sujetarse a ellas. Pueden usarse expresiones de diversos tipos. 3.4.1. Expresiones de fecha Es posible utilizar operadores de comparacin tpicos de programas informticos como mayor que, menor que, igual, distinto, etc. Para la cuestin de fechas, se pueden utilizar esos mismos operadores. Por ejemplo, se quieren conocer los registros con un campo cuya fecha es menor al 12 de Junio del 97. Puede hacerse de las siguientes formas: <12 Junio 1997 <#12/06/97# <12 Jun 97 <12-Jun-97 <12/06/97 3.4.2. Expresiones de nmeros, moneda y contador Cuando se utilizan campos de este tipo, tan slo se tiene que escribir los datos y si contienen decimales, el separador de decimales. 3.4.3. Expresiones de texto En este tipo de criterios, bastara con escribir el texto utilizando maysculas o minsculas indistintamente. 3.4.4. Expresiones lgicas tipo Si/No Para valores tipo Si, se pueden escribir las siguientes expresiones en la casilla de criterios: "S" "Verdadero" "Activado" "-1" Para valores del tipo No es posible usar las siguientes expresiones: "No"
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"Falso" "Desactivado" "0" 3.4.5. Caracteres comodn En la mayora de programas de Windows, son validos los dos caracteres comodn (el asterisco * y el interrogante ?), Para crear una expresin. El interrogante puede sustituir un solo caracter en la posicin que est. El asterisco podr sustituir a ms de un caracter en la posicin en que se encuentre. Por ejemplo: M?? ?a?a */12/97 An* Buscar los datos que comiencen por M y luego tengan dos letras ms. Buscar los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a Buscar los datos de cualquier da del mes de diciembre del 97 Buscar los datos de lo que comience por la palabra An
4. Relaciones
4.1. El modelo Entidad-Relacin (E.R.) Se trata de una tcnica de diseo de base de datos grfica, que nos muestra informacin relativa a los datos y la relacin existente entre ellos. Sus caractersticas principales son: Reflejan tan slo la existencia de los datos sin expresar lo que se hace con ellos. Es independiente de las bases de datos y de los sistemas operativos (por lo que puede ser implementado en cualquier base de datos). Est abierto a la evolucin del sistema. Incluye todos los datos que se estudian sin tener en cuenta las aplicaciones que se van a tratar. No tienen en cuenta las restricciones de espacio y almacenamiento del sistema. 4.1.1. Conceptos del Modelo Entidad-Relacin Entidades: Son objetos concretos o abstractos que presentan inters para el sistema y sobre los que se recoge informacin que ser representada en un sistema de bases de datos. Por ejemplo, clientes, proveedores y facturas seran entidades en el entorno de una empresa. Atributos: Es una unidad bsica e indivisible de informacin acerca de una entidad o una relacin. Por ejemplo la entidad proveedor tendr los atributos nombre, domicilio, poblacin, CIF. Dominios: Es el conjunto de valores que puede tomar cada atributo. Por ejemplo el dominio del atributo poblacin, ser la relacin de todas las poblaciones del mbito de actuacin de nuestra empresa. Tuplas: Cada fila que representa la informacin para cada ocurrencia de una determinada entidad. La informacin se descompondr, como ya se ha dicho, en dar valores para cada uno de los atributos de la entidad. Tablas: Es la forma de estructurar los datos en filas o registros y columnas o atributos. Relacin: Es la asociacin que se efecta entre entidades. Por ejemplo la relacin entre las entidades facturas emitidas y clientes.
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Tablas Relacionales: Son tablas que cumplen los siguientes requisitos: Cada fila debe ser nica, es decir no pueden existir filas duplicadas. Cada columna debe ser nica Los valores de las columnas deben pertenecer al dominio de cada atributo Debe tener un solo tipo de fila, cuyo formato est definido por el esquema de tabla o la relacin. El valor de la columna para cada fila debe ser nico. No puede contener columnas duplicadas. Claves: En una tabla relacional a veces es necesario poder determinar una tupla (registro) concreta, lo cual es posible mediante la clave. Se debe elegir la clave entre los atributos, de forma que no puedan existir valores duplicados (la clave puede contener uno o ms atributos). 4.2. Modelo E.R. en Access.
Se han preparado dos Tablas; una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control de las propiedades. Se ha definido en comn un campo: Cdigo de Propiedad. Porqu?., Se necesita un campo en comn para las dos tablas de forma que en la tabla Propiedades sea posible introducir las propiedades que sean, cada una con su cdigo nico que las identificar. Pero tambin es necesario introducir datos en la tabla Clientes de forma que se le asigne una propiedad a cada uno de ellos. Posteriormente se pueden realizar consultas y crear formularios de las dos tablas, gracias a este campo en comn. De esta forma, es posible introducir datos en la tabla Clientes pero asegurndose que existen en la tabla Propiedades. As no habr lugar a equivocaciones. Lo que es necesario hacer es una relacin. Una relacin es una caracterstica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a travs de un campo en comn. Existen tres tipos de relaciones:
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4.3. Tipos de Relaciones Relacin de uno a uno: En este tipo de relacin, un registro de la tabla 1 slo puede estar enlazado con un nico registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relacin es la que menos se utiliza. Un ejemplo podra ser ste, en el que cada persona tiene un nico DNI:
Relacin de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada pelcula pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias pelculas:
Relacin de uno a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 slo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador slo puede jugar en un equipo:
Prctica: Con la Base de Datos del ejemplo abierta, pulsar en el botn Relaciones estando activa la Pestaa Hoja de Datos.
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Aparece una nueva ventana con las dos tablas preparadas para crear la relacin. Arrastrar el campo Cdigo de Propiedad desde una tabla hasta otra:
Arrastra desde aqu hasta aqu
Aparece una nueva ventana para definir algunas caractersticas de la relacin. Access coloca automticamente el tipo de relacin como de Uno a uno, pues los dos campos son campos clave, por lo que sus datos sern nicos. Otras opciones de esta ventana son: Exigir integridad referencial. Se utiliza para asegurar que los datos se mantendrn correctamente relacionados cuando se establezca la relacin. Si esta casilla se activa, podemos escoger dos opciones ms: Actualizar o eliminar en cascada Los campos relacionados hacen que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas, ste tambin ser modificado en la tabla relacionada. El botn Tipo de combinacin es para acceder a ms caractersticas de la relacin. Se recomienda dejar activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, enseguida pulsar el botn Crear. Aparecen unas lneas que reflejan la relacin entre ambas tablas. Contestar afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relacin. De este modo, estn a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello, simplemente se requiere pulsar el botn Abrir y Access mostrar una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos. En la introduccin de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no dejar terminar el proceso. Cuando se termine de introducir toda una fila, se pulsa Enter para pasar a introducir el segundo registro. Si se requiere cancelar la introduccin de datos en una fila, solo se debe pulsar la tecla Esc. 5. Formularios Un formulario es un objeto de Access que permitir introducir y modificar los datos de una forma ms "amable" y cmoda. Los formularios tienen la ventaja de:
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Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo Calcular campos Crear y utilizar grficos Utilizar fuentes especiales, colores, ttulos, etc. 5.1. Asistente para Formularios. Los formularios pueden crearse mediante un asistente o bien en blanco y disearlos a la medida propia. Para ver cmo se crean, se debe estar situado con una Base de Datos abierta en la pestaa Formularios y pulsar el botn Nuevo. Aparecer una ventana pidiendo el tipo de formulario a crear y la tabla o consulta a partir de la cual se crear.
Con la Base de Datos abierta acceder a Formularios Pulsar sobre la opcin de Ms Formularios Asistente para formularios
En esos momentos, se ejecutar un asistente de Access que ir guiando paso a paso en la creacin del formulario. En el primer paso, Access pide qu campos se van a incluir en el formulario y la tabla de la cual se obtendrn los datos.
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En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la Base de Datos y en la parte derecha otra con los campos que se incluirn en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirn para incluir o borrar campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha.
Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha. Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha. Borra el campo seleccionado de la ventana derecha. Borra todos los campos de la ventana derecha. Cargar todos los campos y pulsar el botn Siguiente. En el siguiente paso, Access pregunta qu tipo de formulario y la distribucin de los campos a travs del mismo. Si se pulsa un clic en las diversas opciones, se podr ver una simulacin en la ventana de la izquierda de cmo quedar. Aceptar el tipo En columnas y pulsa el botn Siguiente Para los estilos, puede probarse igual que antes el estilo de ms agrado. Escoger el estilo y pulsar Siguiente Aceptar el ltimo paso se requiere del nombre del formulario y seleccionar una opcin para abrir el Formulario. Al pulsar sobre el botn Terminar el formulario ya estar creado. La utilizacin del formulario es sumamente sencilla. Cada registro se visualiza como una ficha independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones:
Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrs, hacia adelante, al ltimo registro y aadir un nuevo registro. Desde el formulario se puede modificar el contenido de un campo, borrarlo, aadir nuevos registros, y todos los cambios que se realicen en el formulario, se realizarn en la tabla relacionada, as como todos los cambios efectuados en la tabla, se visualizarn en el formulario. Se puede cerrar el formulario, buscar un dato (Buscar), borrar un registro completo (Eliminar - registro), etc. Si el formulario est cerrado, para utilizarlo slo se debe pulsar el
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botn Abrir. De igual forma, con el botn Disear se accede al diseo del formulario, que es una pantalla especial donde es posible cambiar las posicin de los campos, caractersticas, aadir campos calculados, ttulos, colores, etc.
5.2. Personalizar Formularios El siguiente ejemplo ser para crear un formulario de forma personalizada. Con la Base de Datos Abeto.MDB abierta y situados en la seccin Diseo, pulsa la opcin vista de diseo.
Aparece una ventana en blanco (o en gris) donde se puede "cargar" los campos de una tabla y situarlos al gusto propio. Para agregar los campos de una tabla antes se debe seleccionar el origen de los datos que conformaran al formulario, para ello se debe acceder a las propiedades del formulario y seleccionar una tabla desde la opcin datos/origen del registro. La zona gris es la zona que se ver cuando se est utilizando el formulario. Esta zona se puede ensanchar con el mouse "estirando" su esquina inferior derecha para que ocupe ms zona de pantalla. Para cargar los campos existe un botn situado en la barra de
opciones Agregar campos existentes, que despliega la Lista de campos desde el que se puede escoger el campo que se desea. Al pulsar dicho botn y aparecer una pequea ventana con los nombres de los campos.
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Arrastrar el primer campo hasta situarlo ms o menos en la esquina superior izquierda:
Al colocar el puntero del ratn sobre el campo cargado, aparece un cursor en forma de cruz, si est sobre un borde del campo. Esta mano sirve para mover el campo. Tambin se pueden observar unos controles (puntillos negros) para modificar el tamao del campo. Es importante anotar que se han cargado dos cosas: a la izquierda el nombre del campo y a su derecha (en blanco) el campo en s. Posicionando el puntero del ratn sobre uno de los dos cuadrados ms grandes, aparece una cruzo que servir para mover slo una parte del campo (el nombre o el campo). Terminar de cargar el resto de campos y sitalos de forma ms o menos coherente.
En las barras de opciones Fuente y Lneas de divisin, hay botones para cambiar los colores de los campos, tipos de letra, bordes, efectos de relieve, etc. Es posible seleccionar algn campo y hacer diferentes pruebas con esta barra. El formulario puede quedar mejor, pero tampoco hay que llegar al extremo, tal que deje de ser esttico. Cuando el resultado sea satisfactorio, se puede hacer una prueba para ver cmo quedar, con el botn Ver situado en la parte superior izquierda de la barra. Para volver a la
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pantalla de diseo, pulsa el mismo botn. Se puede cerrar el formulario y ponerle un nombre (Formulario de Propiedades, por ejemplo). Si se necesita realizar alguna accin con varios campos a la vez (cambiar el color, mover, borrar, etc.), se puede hacer seleccionndolos con el mouse en forma de seleccin de ventana como se hara con cualquier otro objeto. Tambin se puede ir pulsando un clic uno a uno manteniendo pulsada la tecla Shift (mayscula).
Existe otra barra de opciones llamada Controles. sta sirve para crear textos, ttulos o controles especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Por un ejemplo. En esta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es fijo, es decir, que siempre ser un Chalet, Casa o Apartamento. Cuando se est introduciendo un registro nuevo o bien cuando se modifique alguno existente, sera una prdida de tiempo teclear siempre el contenido del campo. Lo ms recomendable de hacer es crear una lista desplegable para poder seleccionar el contenido de una forma ms sencilla y rpida. La lista desplegable a crear se puede hacer de dos formas: con un asistente que guiar paso a paso o bien "a mano". En la barra activa hay un botn con forma de varita mgica llamado Asistente para controles. Si est pulsado (hundido) significa que est activado, por lo que si se crea la lista desplegable, se pondr en marcha automticamente el asistente. Para crear un control manualmente, se deber desactivar el botn pulsando un clic. El botn mencionado deber estar desactivado, pulsar despus en el botn Cuadro combinado de la misma barra de herramientas. Dibujar en la zona de los campos un rectngulo no muy grande. El tamao se puede cambiar posteriormente. Habr aparecido un campo sin nombre. Ahora hay que configurarlo. Para acceder a las propiedades del campo ello, pulsar doble clic en un borde del campo, o bien pulsar el botn Propiedades de la barra de herramientas superior. Tambin se puede acceder desde el men Ver- Propiedades. Aparecer una ventana especial. Desde esta ventana es posible cambiar las propiedades de cualquier campo, como el nombre, color, eventos especiales, etc. Cambiar los datos de la ventana de la siguiente forma: Nombre: Tipo de propiedad Este ser el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo. Origen del control: Tipo de propiedad (puede escogerse de la lista desplegable) La propiedad Origen del control define qu campo real de la tabla almacenar el valor introducido posteriormente.
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Tipo de origen de la fila: Lista de valores (puede escogerse de la lista desplegable) Origen de la fila: Chalet;Casa;Apartamento (atencin al punto y coma separador) Aqu se define una lista de valores. En Tipo de origen de la fila se pudo escoger una tabla o consulta o bien escribir a mano los datos de la lista. Estos datos hay que escribirlos separados por punto y coma. Cerrar la ventana de Propiedades y acceder a las propiedades del nombre del campo para cambiarlo. En vez de Cuadro combinado... colocar como nombre: Tipo de Propiedad. Cerrar el cuadro, ajustar si es necesario el tamao y posicin del campo y realizar una vista previa del formulario. Para confirmar que funciona correctamente, se deber desplegar la lista recin creada.
5.3. Clculo de campos en un formulario. Con el formulario de la tabla Clientes que se hizo con el Asistente para formularios. Con la ventana de formularios a la vista, seleccionar el formulario Clientes y pulsa el botn Disear. En la siguiente imagen: Se ha ampliado un poco la zona de diseo y movido el campo Alquiler. Ahora se insertar un campo calculado para el IVA y otro para el total del alquiler. Se pudieran crear dos campos nuevos para ese fin. Para ello, se tendra que ir al diseo de la tabla e insertarlos como dos campos nuevos del tipo numrico. En este caso no se van a crear, sino que se insertaran dos campos independientes que lo nico que harn, ser realizar un clculo matemtico de otros campos. Se han aadido dos casillas de texto con el botn Cuadro de texto y se han cambiado el nombre de las etiquetas por el de IVA 16% y TOTAL alineando los campos. Para cambiar el nombre de la etiqueta, se debe seleccionar y pulsar doble clic para acceder a sus propiedades. Ahora se seleccionar con un clic el campo gris del IVA 16% y acceder a sus propiedades (con doble clic, o con el botn derecho y la opcin Propiedades). En el cuadro que aparece, situar el cursor en el campo Origen del Control. Aqu se define de donde vienen los datos. stos pueden venir de algn campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de alguna operacin de clculo con campos. A la derecha se vern dos recuadros. Pulsar el de la derecha (puntos suspensivos).
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Aparecer otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aqu se pueden definir frmulas o funciones que realizan ciertas operaciones. Escoger de la ventana izquierda las opciones Formularios - Formularios cargados Clientes. Escoger de la ventana central Alquiler mensual. Pulsar el botn Pegar. Pulsar clic en la ventana superior y terminar de escribir la frmula: [Alquiler mensual] *16/100. Cerrar la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar. Abrir la lista del campo Formato y escoge la opcin Moneda. Cerrar la ventana de propiedades. Prueba una vista previa desde el botn Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior izquierda. El campo tiene que aparecer ya con el clculo hecho:
Configurar el campo TOTAL con la frmula: [Alquiler mensual] + [IVA] Esto significa que el ltimo campo sume el contenido del campo Alquiler mensual ms el campo IVA. Este ltimo ser el campo de texto que se cre anteriormente. Es importante sealar que el nombre de IVA se ha puesto al campo desde la ventana de propiedades. Si no es as, Access no lo encontrar. El resultado final ser que cuando se introduce el precio de la propiedad, los dos campos recin creados mostrarn automticamente el clculo del impuesto de IVA.
Es importante sealar que los dos ltimos campos no existen como tales en la tabla Clientes ni en la de Propiedades. Son slo campos calculados.
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6. Informes Un informe es una forma de presentar los datos contenidos en una o varias tablas, impresos en una hoja de papel. Los informes nos permiten agrupar la informacin contenida en todos los registros. Los informes pueden incluir encabezados o pies de pgina con el ttulo del informe, encabezados o pie de grupos, la fecha, nmero de pgina, etc. La presentacin de diseo de un informe es similar a la de una forma o formulario, permite crear y modificar la estructura de un informe y concretamente, va a permitir controlar la composicin y el aspecto global del informe, agregar texto, grficos o imgenes y efectuar clculos. Cuando est abierto el modo de diseo, est disponible el modo de presentacin preliminar, que permite examinar rpidamente el diseo bsico del informe. 6.1. Asistente para informes. Access dispone de una herramienta que crea de forma casi instantnea un informe predeterminado. La creacin de informes con asistente requiere solo de ir contestando las preguntas que plantea. La primera operacin para crear un informe es seleccionar la opcin de crear asistente para informes.
Es necesario elegir la tabla o consulta desde la cual se deber obtener la informacin para el informe. Inmediatamente despus de seleccionar el origen de los datos, se debe pulsar el botn Aceptar y aparecer el recuadro que permite seleccionar los datos particulares que contendr el informe.
CUADRO PARA SELECCIONAR EL ORIGEN DE LOS DATOS DEL INFORME
LISTA DE CAMPOS
DE LA TABLA O CONSULTA SELECCIONADA
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En esta ventana, es posible cambiar el origen de los datos y seleccionar los campos que se van a reportar mediante este informe. Los grupos son aquellos en los cuales se puede clasificar la informacin en un informe, por ejemplo en las reservaciones de habitaciones de hoteles se puede solicitar informacin de acuerdo al tipo de habitacin en cada uno de los hoteles registrados. Tambin debern definirse las prioridades de agrupacin, para obtener los resultados
que se requieren en realidad. Posteriormente se define el ordenamiento en que se va a presentar la informacin y detalles de totales, por grupos definidos.
Las operaciones se sugieren a partir de valores numricos que puedan causar el tipo de resultados de grupos o que originen informacin para la toma de decisiones.
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Una vez definida la informacin de totales, se deber definir el estilo para el informe, dentro de Access se definen algunos estilos predeterminados para los informes tal como para los formularios. Siguiendo el asistente se definirn otras caractersticas de imagen que pueden ser
seleccionadas conforme sea requerido para la aplicacin. Las caractersticas que se definen por medio del Asistente pueden ser modificadas en modo de diseo, para que sean ms acordes a la finalidad de la aplicacin para la que este diseando el informe. La forma ms sencilla de crear un informe o un formulario es mediante el asistente, sin embargo, no siempre el asistente arroja los resultados que son ms convenientes para las necesidades de la aplicacin, y para ello Access permite crearlos de forma personalizada desde el inicio, o modificar el diseo de un informe o un formulario creado con el asistente, esto con seleccionar el elemento y pulsar el botn de Diseo, que est del lado derecho de la pantalla.
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En un Informe personalizado nuevo, se deber seleccionar la opcin de Vista de diseo en la primera ventana que aparece, la vista de diseo tiene diversos elementos que permiten disear el informe adecuado.
6.2. Las Secciones Tanto los informes y los formularios en modo de diseo, estn divididos en secciones, que proporcionan el formato final y la informacin que se presentar por este medio. Las secciones que estn disponibles son: Seccin de Detalle. Siempre muestra su contenido en la pantalla o en copia impresa, en la que se incluye toda la informacin que se presenta al usuario. Encabezado. Aparece al principio de la ventana, generalmente se utiliza para mostrar el titulo, fechas e instrucciones o botones de mando que desencadenen cierta accin. Pie. Aparece al final de la ventana, se utiliza para incluir instrucciones, controles o botones de mandato en los formularios, o bien, para mostrar totales, o alguna otra informacin de los reportes, y solo se imprime una vez al final del mismo. Encabezado de pgina. Permite mostrar ttulos encabezado de columnas, o alguna otra informacin al principio de cada una de las pginas impresas. Pie de Pgina. Contiene generalmente, el nmero de la pgina, la fecha o cualquier otra informacin que se desee mostrar al final de la pgina impresa. Si no est visible alguna se las secciones anteriores, se debe seleccionar la opcin correspondiente. Propiedades de las secciones. Cada una de las secciones posee su propia hoja de propiedades. La hoja de propiedades permite establecer o modificar las propiedades, tales como el color, tamao u otras caractersticas. Para mostrar la hoja de propiedades, se puede hacer doble clic sobre la seccin correspondiente, seleccionando la seccin y haciendo doble clic en su barra de ttulo.
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Las Reglas Las ventanas de diseo contienen dos reglas graduadas, que se pueden utilizar como guas para dibujar y colocar los controles en un formulario o informe.
Mostrar cuadricula Mostrar regla
La Cuadrcula La cuadrcula es una malla de puntos visibles en el rea de trabajo de la ventana de diseo.
La hoja de propiedades Los formularios y los informes presentan, al igual que las secciones o controles, una hoja de propiedades del propio formulario o informe. Para ver la hoja de propiedades se debe elegir la opcin Hoja de propiedades de la barra Herramientas.
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Las propiedades incluidas permiten configurar la apariencia del formulario o informe y especificar las acciones que se realizarn cuando ocurra un suceso dentro de l y otras nos permiten controlar su apariencia o tamao. 6.3. Herramientas de Diseo. La caja de Herramientas. Microsoft Access incluye una caja de herramientas que contiene los tiles necesarios para personalizar los formularios e informes. Para que la caja de herramientas est presente en la pantalla se debe activar la pestaa Diseo, aparecer la barra de Controles. Los controles son los objetos grficos incluidos en la ventana de diseo, tiene asociados un conjunto de sucesos, propiedades y mtodos que pueden ser utilizados para incluir una funcin especfica al formulario o informe. Tipos de controles. Los controles tratados por Microsoft Access se pueden clasificar en tres grupos: controles Dependientes, controles Independientes y controles Calculados. Los controles Dependientes son aquellos que nos permiten visualizar los datos contenidos en los campos de la tabla de la base de datos origen del formulario. Los controles Independientes son aquellos que no dependen de los datos contenidos en los campos de una tabla, tal como un ttulo, lneas, recuadros, o cualquier texto aadido a los formularios. Los controles Calculados realizan clculos con los datos de una tabla y visualizan el resultado en un formulario o informe. La caja de herramientas, adems del puntero utilizado para manipular los controles incluidos en la ventana de diseo y el botn de asistente para controles, se incluyen los siguientes controles:
LNEA BOTN DE COMANDO CUADRO DE TEXTO ETIQUETA GRUPO DE OPCIN BOTN DE ALTERNAR
SALTO DE PGINA PUNTERO
RECTNGULO CUADRO COMBINADO
MARCO DE OBJETO
INDEPENDIENTE
CUADRO DE LISTA IMAGEN SUBFORMULARIO /SUBINFORME MARCO DE OBJETO

DEPENDIENTE
CONTROL DE FICHA
BOTN DE OPCIN
CASILLA DE VERIFICACIN
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Etiqueta. Aade un texto fijo al formulario o informe. Una etiqueta tambin puede ser utilizada para identificar un control, tal como un cuadro de texto, que no posea la propiedad Titulo. Cuadro de Texto. Aade un cuadro de entrada que contiene el valor de un campo de una tabla que cambia segn el registro. El cuadro de texto es un control dependiente que puede contener expresiones, permitiendo crear un control calculado. Grupo de Opcin. Aade un cuadro que puede rellenarse con botones de opcin, casillas de verificacin o botones de alternar. Botn de Alternar. Aade un botn de mandato que puede estar presionado o no, tal como los botones presentados en la barra de herramientas. Cuando estos botones pertenecen a un grupo, no es posible activar ms de uno a la vez. Botn de Opcin. Control que representa una opcin Activada/Desactivada exclusivamente. Si se encuentra junto con otros botones de opcin formando un grupo, el usuario solamente podr seleccionar una de las opciones mostradas. Los botones de opcin pueden parecer similares a los cuadros de verificacin pero poseen una diferencia importante: Cuando un usuario selecciona un botn de opcin, los otros botones del grupo se desactivan automticamente. Cuadro Combinado. Aade un cuadro que contiene una lista de elecciones posibles para un campo de las cuales ser seleccionada una. Si el nmero de elementos es grande, se insertar en la lista una barra de desplazamiento para que el usuario pueda desplazarse a travs de la lista hacia arriba y hacia abajo para visualizar todos sus elementos. Subformulario/Subinforme. Aade un cuadro que contiene un subformulario o subinforme creado por otra tabla o consulta. Objeto de Marco Dependiente. Aade un marco que contiene un objeto OLE creado por arrastre. Objeto de Marco Independiente. Aade un marco que contiene un objeto tal como una imagen o un objeto OLE. Lnea. Aade lneas a un formulario o informe. Rectngulo. Aade un salto de pgina al formulario o informe para dividirlo en varias pginas. Este control se aade en la parte izquierda de la ventana de diseo. Botn de Comando. Aade un botn que ejecuta las instrucciones de una macro cuando el usuario lo pulsa. La propiedad Imagen de este control nos permite mostrar como rtulo del botn cualquier imagen, especificando en ella la ruta de acceso al archivo que contiene la imagen (mapa de bits).
6.4. Propiedades de los controles Los controles insertados en un formulario o informe, son utilizados bsicamente como interfaz con los usuarios de la aplicacin, poseen su propio conjunto de propiedades o atributos que definen su apariencia final en la pantalla, as como su funcionalidad. En consecuencia, la configuracin de las propiedades de los controles determinar el aspecto
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y comportamiento de los mismos. Los controles tambin responden a sucesos que pueden ser activados tanto por el usuario como por el sistema. Microsoft establece algunas de las propiedades de los controles de forma predeterminada. Estas propiedades se muestran en la hoja de propiedades asociada a la herramienta utilizada para crear el control.
El valor de estas propiedades se puede modificar, estableciendo otra nueva configuracin. La forma ms apropiada de establecer una nueva configuracin predeterminada para un control, es disear primero el control y luego, mientras se encuentra seleccionado, establecerlo como modelo predeterminado con la orden Definir valores predeterminados de los controles del men Formato. A partir de ese momento, siempre que se elija un control de este tipo y se coloque en un formulario o informe, tendr las mismas propiedades que el control diseado.
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7. Consultas En muchas ocasiones existe la necesidad de saber qu clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas propiedades del tipo chalet existen, quin paga ms de 100,000 pesos de alquiler, o cualquier otra pregunta que se ocurra. Evidentemente, el listado completo est en forma de tabla, pero segn el tipo de preguntas que a realizar a la BD puede llevarse bastante tiempo el localizar algn dato en concreto. Para ello estn las consultas. Las consultas con preguntas preparadas que se pueden disear para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Si es necesario hacer un informe de unos datos determinados, puede hacerse a partir de una consulta. Si se requiere un listado por pantalla o por impresora, se har de una consulta. La ventana de consultas de Access, proporciona acceso a la presentacin del diseo de consultas que se utiliza para crear o modificar consultas, para localizar, organizar y editar los datos contenidos en las tablas. Las consultas pueden ser de varios tipos.
7.1. Tipos de Consulta Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podr hacer o no segn la consulta). Una consulta de seleccin genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est fsicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular). Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas. Consultas especficas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarn en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso. Crear una consulta. Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botn Diseo de Consulta en la pestaa Crear:
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Tambin tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botn Asistente para consultas aparecer el siguiente cuadro de dilogo: Asistente para consultas sencillas Asistente consultas de tabla referencias cruzadas Asistente para bsqueda de duplicados Asistente bsqueda de no coincidentes
El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de seleccin sencilla como definimos en el apartado anterior. Consulta sencillas Nosotros explicaremos detenidamente la opcin Diseo de consulta que te permitir crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseo de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacar los datos con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:
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Diseo de Consultas Las consultas de seleccin son el tipo de consultas predeterminado de Microsoft Access, y estn diseadas para seleccionar los registros de una tabla que cumple unas condiciones determinadas. Los pasos a seguir para crear una consulta de seleccin son: Seleccionar Asistente para consultas. Access Mostrar una ventana de la consulta vaca en presentacin de diseo y el cuadro de dialogo Agregar Tabla, que nos permite agregar tablas o consultas a nuestra consulta.
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Agregar tablas o consultas haciendo doble clic en los nombre de las tablas o consultas. Cuando se han elegido todas las tablas deseadas pulsar sobre el botn Cerrar. Si es necesario, establezca las uniones entre las tablas (arrastrando el nombre de los campos de enlace de una tabla a otra). Microsoft Access mostrar automticamente las lneas de unin, si se han definido ya las relaciones entre las tablas como relaciones. Agregar los campos a la consulta, arrastrando su nombre desde la lista de campos hasta la cuadricula inferior o haciendo doble clic en ellos. Completar la consulta complementando la cuadricula para introducir criterios, ordenar, totalizar, etc.
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Consultas de Referencias cruzadas Las consultas de referencias cruzadas permiten presentar de una forma ms compacta y legible, resumiendo los datos repetidos y presentndolos en forma tabular.
Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que disear una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta
Pues este ltimo resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas. Observa que una de las columnas de agrupacin (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupacin (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la interseccin de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la funcin de agregado (la suma de importes).
Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseo pero es mucho ms cmodo y rpido utilizar el asistente.
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Desde la pantalla de Vista Diseo de la consulta es posible escoger qu campos se van a incluir en la consulta, as como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc.). Si se desea realizar una consulta slo de los campos Cdigo de Propiedad, Alquiler, Nombre y Apellidos de la tabla Clientes, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla Propiedades. Lo que se debe hacer es "cargar" el campo necesario, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrcula inferior. Se puede hacer de dos formas: Pulsar doble clic en el campo Cdigo de propiedad de la tabla Clientes. El campo ha de aparecer en la parte inferior. Arrastrar el campo Nombre de la tabla Clientes a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campo anterior. Ahora cargar, utilizando el mtodo que sea, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla Clientes, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla Propiedades. Para ver el resultado: Pulsar izquierdo. clic en el botn Vista, situado en la barra de botones superior
En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas, tal y como fueron preparado. Ahora se puede volver a la vista Diseo pulsando el mismo botn Vista que ahora aparece como una regla azul, pero ahora se guardara la consulta. Al cerrar la ventana de la consulta, Access preguntara si se desea guardarla. Se deber responder afirmativamente y ponerle como nombre: Consulta sencilla. Para modificar la consulta, se deber pulsar el botn Diseo. Para ejecutar la consulta para ver su contenido, solo se requiere pulsar el botn Abrir.
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7.2. Consultas con Criterios La consulta anterior fue una consulta normal, de todos los registros de la Base de Datos. Una de las mayores ventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta. Mediante los criterios es posible seleccionar registros que cumplan unas condiciones determinadas. Para crear una consulta que muestre datos sobre los inquilinos que pagan ms de 85,000 pesos de alquiler mensual: Crea una nueva consulta de la tabla Clientes y carga los campos Cdigo de propiedad, Nombre y Alquiler mensual. En la casilla Criterios del campo Alquiler Mensual, escribe: >85000 Visualizar el resultado de la consulta con el botn Vista.
Aparecen los tres campos de los clientes que pagan ms de 85,000 pesos al mes. Volver al modo Diseo desde el mismo botn Agregar el campo Oficina Vendedora y aadir el siguiente criterio:
Visualizar el resultado. En este ltimo caso existen dos condiciones que se tienen que cumplir. Slo se vern los campos de los registros que cumplan las dos condiciones: que paguen ms de 85.000 pts y cuya oficina vendedora est en la ciudad de Terrassa. Guardar la consulta con el nombre: Oficina Terrasa - Ms de 85000
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8. Campos calculados En ocasiones existe la necesidad de realizar operaciones matemticas con algn campo. Es posible crear campos vacos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operacin entre dos o ms campos. Para efectos del ejemplo, se ha subido la cuota mensual a todos los inquilinos en 500 pesos. Es evidente que sera mucho trabajo modificar uno a uno todos los campos de los precios. Se realizar una operacin matemtica. 8.1. Llenado de tablas con campos calculados. Abrir la Base de Datos Abeto.MDB y colocarse en la pestaa de las Consultas. Crear una nueva Consulta en modo Vista Diseo Cargar la tabla Clientes Cargar los campos Cdigo de Propiedad y Alquiler mensual En la barra de herramientas superior hay un botn llamado Tipo de consulta. Pulsar sobre el botn y escoger el tipo Actualizacin Sitar el cursor en la casilla Actualizar a y escribe:
Cerrar la consulta. Guardar la consulta con el nombre Aumento de precio en 500 pesos. El icono de la nueva consulta deber haber cambiado. Esta es una consulta de actualizacin. Lo que significa que cuando se ejecute, cambiar los datos de la tabla. Por eso se debe tener cuidado en preparar adecuadamente la consulta; un error podra traer consecuencias imprevisibles. En la presente consulta se ha puesto entre corchetes el nombre del campo Alquiler mensual al que se ha sumado el nmero 500. Es recomendable hacer una copia de la tabla Clientes para el caso de un error. Para ejecutar el cambio es necesario seleccionar la consulta y pulsar en el botn Abrir. Access avisar que se van a modificar datos de una tabla, deber aceptarse el mensaje que aparece. Access vuelve a pedir confirmacin con un segundo mensaje. Para observar el cambio, se debe entrar en la pestaa Tablas y abrir la tabla Clientes. El campo Alquiler mensual tiene que aparecer con un incremento de 500 pesos. 8.2. Llenado de una tabla nueva con Campos de otras tablas.
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A continuacin se ver cmo crear una tabla nueva con campos proveniente de otras tablas. Por ejemplo, se necesita una nueva tabla con slo algunos campos de las otras dos (Clientes y Propiedades). Para evitar el construir la tabla y llenarla con los datos que se necesitan, registro por registro, se tomarn campos de las dos tablas y se construir una nueva. Crea una consulta nueva escogiendo las dos tablas. Para obtener una tabla a partir de datos de otras, en el ejemplo es necesario aadir de la tabla Clientes, los campos Nombre, Apellidos, y Alquiler mensual, aadir de la tabla Propiedades los campos Tipo de propiedad, Direccin, Poblacin y Provincia. Abrir el botn llamado Tipo de consulta que se encuentra en la barra de herramientas superior, deber escoger el tipo Consulta de creacin de tabla. Access pedir un nombre para la nueva tabla que se crear ms tarde. Colocar el nombre: Clientes y Propiedad y aceptar. Cerrar la consulta, grabarla con el nombre: Consulta de Creacin de Tabla Aparecer otro tipo de icono. Al seleccionar la consulta recin creada y abrirla. Access avisa que se crear una nueva tabla. Verificar en la pestaa de Tablas que la nueva tabla se ha creado.
9. Mantenimiento a una Base de Datos Los datos en una Base de Datos pueden llegar a ser muy valiosos. De hecho, cualquier accidente o prdida de datos, aparte de llegar a suponer una prdida econmica considerable, puede llegar a ver desperdiciadas tantas horas de trabajo. La prdida de la informacin puede prevenirse de varias formas: Realizar copias de seguridad de los archivos MDB con frecuencia. Hacer copias de las tablas. A veces, una consulta de actualizacin puede desembocar en resultados catastrficos. Crear rplicas si es necesario. Proteger con contraseas la Base de Datos. El da menos pensado se pierde un fichero, se introduce un virus, se borra accidentalmente informacin o cualquier otra situacin similar y es cuando se recuerda porqu no se hacen unas copias en disquete de los archivos. Access dispone de dos sistemas para asegurar la informacin de una Base de Datos: Contrasea: el acceso a la Base de Datos por completo est restringido por contrasea. Hay que tener en cuenta que, aunque la contrasea est encriptada para que no pueda leerse mientras se escribe, una vez abierta se puede acceder a todos los objetos, incluso anular o cambiar la contrasea. Seguridad al nivel de usuario: se limita el acceso para cada usuario. ste tendr acceso slo a determinadas partes de la Base de Datos.
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9.1. Establecer Contrasea de Seguridad Para establecer una contrasea de seguridad, se deben seguir los siguientes pasos: Cerrar cualquier Base de Datos que est abierta. Accesar a Archivo - Abrir para abrir una Base de Datos. Selecciona cualquier Base de Datos que exista y activar el botn Exclusivo Abrir la Base de Datos. Debe usarse la opcin Exclusivo porque se est trabajando en red, ningn otro usuario podr acceder a la Base de Datos. Accesar a Herramientas - Seguridad - Establecer contrasea para la Base de Datos. Escribir en las dos casillas la misma contrasea. Una cualquiera y aceptar. En el caso de no abrir la Base de Datos en modo Exclusivo, Access muestra un mensaje indicando que se debe abrir en este modo, e impide asignar una contrasea. Cerrar la Base de Datos. Al volver a abrir la Base de Datos, Access pregunta por la contrasea, si no se introdujo correctamente, no es posible acceder a la Base de Datos. Para eliminar la contrasea bastar con acceder a la opcin Herramientas -Seguridad Anular contrasea establecida para la Base de Datos 9.2. Permiso y Cuentas de Usuarios y Grupos Cuando se trabaja en red, cualquier usuario que conozca una contrasea podr igualmente acceder a todas las opciones de la Base de Datos as como modificar o borrar datos. En red, lo ms apropiado es restringir el acceso de forma especfica indicando qu usuarios pueden acceder a determinadas partes del programa. Acceder a Herramientas - Seguridad - Cuentas de usuario y de grupo Si se ha trabajado en red, sobre todo con Windows NT, el cuadro de dilogo resulta familiar. Un permiso especifica el tipo de acceso que tiene un usuario. Un grupo de trabajo es un grupo de usuarios que comparten datos en un entorno multiusuario en red. Administradores: son aquellos que tienen permisos completos a todas las bases de datos. Estos, se crean desde Windows NT y el servidor central y se les asigna la tareas de administradores. Usuarios: son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo, a los cuales se les otorga una serie de permisos para el acceso a segn qu partes del programa. Cancelar el cuadro y accesar a Herramientas - Seguridad - Permisos de usuario y grupo
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En Lista se puede elegir entre Grupos o Usuarios para establecer los permisos. En la parte inferior, en el cuadro Permisos, se puede activar o desactivar las casillas para establecer los permisos para leer, modificar, etc. Por ejemplo, para permitir leer la informacin de dos de las tablas, pero no actualizarla, borrarla, ni modificar su diseo, se seleccionan primero las tablas en la lista Nombre del objeto y despus se activa slo la opcin Leer datos. Cancelar el cuadro. Tambin se puede proteger la Base de Datos con la opcin Herramientas - Seguridad Codificar o descodificar Base de Datos. Esta opcin har una copia de la Base de Datos en informacin indescifrable.
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Anexo (Ejercicios Access 2007) Unidad 2. Prctica 4. Crea una BD nueva desde la opcin Archivo - Nueva Base de Datos y colcale como nombre: Abeto 5. Pulsa en el botn Nuevo y escoge la opcin Vista diseo 6. A continuacin crea los siguientes campos:
Se ha colocado como campo clave el campo Cdigo propiedad. De esta forma se asegura el no repetir dos veces un mismo cdigo. Cada propiedad tendr un nico cdigo que la identificar. A continuacin, se coloca en S la opcin Requerido de los campos Nombre y Apellido, en la tabla de propiedades, que esta en la parte inferior de la pantalla. En el campo Alquiler mensual, se cambiarn las propiedades siguientes: Formato: Moneda Regla de validacin: <150000 Texto de validacin: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000 Seleccionar el campo Fecha de contrato, al situar el cursor en la casilla Mscara de entrada. Pulsar el botn en la parte derecha: Access preguntar si se desea guardar la tabla. Aceptar y colocarle como nombre: Clientes. A continuacin aparecer una ventana con ejemplos de mscaras. Seleccionar la opcin Fecha corta y pulsar en el botn Terminar. En la casilla aparecern unos smbolos correspondientes a la mscara. Hacer exactamente lo mismo para el campo Fecha de expiracin, cerrar la ventana de Diseo de tabla. Guardar los cambios. Enseguida se requiere crear una nueva tabla llamada Propiedades y tendr las siguientes caractersticas: CAMPO Cdigo propiedad Garaje Tipo de propiedad Superficie en m/2 TIPO Texto S/No Texto Numrico TAMAO OTROS 3 Campo Clave 15 Entero
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Direccin Poblacin Estado Cdigo Postal Habitaciones Accesos Extras Cuestionario
Texto Texto Texto Texto Numrico Numrico Memo
40 20 15 5 Entero Entero
1. Porqu define el campo Cdigo Postal como texto y no como numrico? 2. Se te ocurre un motivo por el que hemos repetido en esta tabla otra vez el campo Cdigo de Propiedad? 3. Porqu el campo Garaje es del tipo Si/No? 4. Qu podemos hacer para facilitar la introduccin de datos si casi todas las propiedades estn en la ciudad de Mxico? Podemos definir un campo numrico de tamao 3?
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Unidad 4 Ejercicio: Crear una Base de Datos bsica de calificaciones de alumnos de una escuela. Los alumnos cursan una especialidad o carrera, y cada materia pertenece a una carrera en particular, los alumnos pueden cursar materias que corresponden a cualquier especialidad. Los datos que se requieren son los siguientes.
Para realizar el registro de las calificaciones es necesario crear la tabla siguiente.
Con las tablas anteriores deben ser creadas las relaciones correspondientes y los formularios necesarios para el registro adecuado de las calificaciones de los alumnos, as como se muestra a continuacin.
En el siguiente formulario se muestran y registran las carreras que se imparten, en el presente ejemplo, solo se requiere del nombre de la carrera, para una Base de Datos ms compleja se debern agregar los campos que se requieran.
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Para el caso de los formularios de Materias y Alumnos, es posible aadir, adems de los campos comunes, un cuadro combinado para seleccionar la clave de la especialidad a la que corresponden. Conforme a la tabla Mat_Al es posible capturar calificaciones de los alumnos de acuerdo a las materias que cursan. Para facilitar la captura se agregan dos cuadros combinados, uno correspondiente a las claves de los alumnos y otro para seleccionar las claves de las materias que estn registradas en la Base de Datos.
Cuadro Combinado
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Posteriormente Cambiar las Propiedades del Cuadro Combinado para que, al desplegar el Componente, se visualicen los nombres correspondientes al Alumno y la Materia.
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Unidad 7 7.3. EJERCICIO DE REPASO. CONTROL DE UNA CLNICA. Crear una Base de Datos que controlar una supuesta clnica. Se Necesitan tres tablas para el control de los pacientes, ingresos en clnica y mdicos. La clnica "SAN PATRS" necesita llevar un control informatizado de su gestin de pacientes y mdicos. Para ello se crearn tres tablas con las siguientes caractersticas: Tabla Pacientes: llevar un control de los datos de los pacientes como el N de S.S., Nombre, Apellidos, No. de Historial, etc. Tabla Ingresos: llevar el control de la fecha del ingreso, nmero de planta, nmero de cama, diagnstico, etc. Tabla Mdicos: Cdigo del mdico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc. A continuacin se tienen las caractersticas de cada campo de las tablas: TABLA PACIENTES: Campo N Seguridad Social Nombre Apellidos Domicilio Poblacin Provincia Cdigo Postal Telfono Nmero de Historial Sexo TABLA MEDICOS: Campo Cdigo identificacin Nombre del Mdico Apellidos del Mdico Especialidad Fecha de ingreso Cargo Nmero de Colegiado Observaciones TABLA INGRESOS: Tipo Largo Otros Autonumri Nmero de Ingreso Campo Clave co Nmero de Historial Texto 9 Fecha de Ingreso Fecha Mscara fecha corta Cdigo de Identificacin Texto 4 Campo Tipo Texto Texto Texto Texto Fecha Texto Nmero Memo Largo Otros 4 Campo Clave 15 30 25 Mscara fecha corta 25 Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Largo Otros 15 15 30 30 25 15 5 12 9 Campo Clave Regla de validacin: "H" o 1 "M"
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Nmero de planta Nmero de cama Alrgico Observaciones Coste del tratamiento Diagnstico
Nmero Nmero S/No Memo Nmero Texto
Formato Moneda 40
Este ser el aspecto que tendrn las relaciones de las tablas:
Se ha creado una relacin de Uno a Varios del campo Nmero de Historial de las tablas Pacientes e Ingresos. Esto significa que primero se debe introducir los datos del paciente y luego los de la tabla de Ingresos. La relacin uno a varios permitir introducir varios ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente est dado de alta en la tabla Pacientes. Asimismo, est definido como campo clave de la tabla Pacientes el campo Nmero de Historial porque sern datos nicos que no se repetirn en la misma tabla. Como campo clave de la tabla Ingresos se eligi el campo Nmero de Ingreso, ya que cada nmero de ingreso ser nico. Como campo clave de la tabla Mdicos se tiene el campo Cdigo de identificacin y se ha establecido una relacin de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero se tiene que introducir los datos del mdico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un mdico determinado. Resumiendo: Primero se deben introducir los datos de los mdicos y de los pacientes. Posteriormente, cuando se produzca un ingreso, se asignar un nmero de ingreso (nico) a un paciente (Nmero de Historial) y un mdico (Cdigo de Identificacin). En la tabla Ingresos se puede introducir varios pacientes, y asignrselo a uno de los mdicos de la tabla Mdicos. Tabla Pacientes con sus datos: N Seguridad Social 08/7888888 08/7234823 Provincia Madrid Madrid Nombre Jos Eduardo ngel Cdigo Postal 28935 28028 Apellidos Romerales Pinto Ruiz Picasso Telfono 91-345-87-45 91-565-34-33 Domicilio C/ Azorn, 34 3 C/ Salmern, 212 Nmero de Historial 10203-F 11454-L Poblacin Mstoles Madrid Sexo H H
Parte de los datos de la tabla Mdicos:
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Cdigo de Ident. AJH CEM
Nombre del Mdico Antonio Carmen Cargo Adjunto Jefe de seccin
Apellidos del Mdico Jan Hernndez Esterill Manriquez Nmero de Colegiado 2113 1231
Especialidad Pediatra Psiquiatra Observaciones
Fecha de Ingreso 12-08-90 13-02-92
Est prxima su retirada
Finalmente una parte de los datos de la tabla Ingresos: Nmero de Ingreso 1 2 Nmero de cama 121 5 Nmero de Hist. 76327-H 1212-A Alrgico No S Fecha de Ingreso 23/01/94 24-02794 Cdigo de Identi. SVT CSM Nmero de planta 5 1
Observaciones 23/01/94 Alrgico a la penicilina
Para no mostrar todos los datos de las tres tablas, se han resumido los mismos. Una vez los datos introducidos, se pueden realizar varias consultas a la Base de Datos. Ejemplos de Consultas a la Base de Datos: Se necesita un listado de los nombres de los mdicos y su especialidad. Ir a la pestaa Consultas - Nuevo - Vista Diseo y agregar la tabla Mdicos.
Visualizar su contenido con el botn Vista previa para asegurar que funciona correctamente y cerrar la Consulta grabndola.
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Es necesario saber los el Nombre y Apellidos de los pacientes que ingresaron entre Enero y Marzo del 94 y que son alrgicos.
Se requiere saber los Nombres y Apellidos de los pacientes que viven en Getafe o Alcorcn.
Introduccin de un nuevo campo Para introducir un nuevo campo en la tabla Ingresos llamado Fecha de Alta que controlar la fecha en la que el paciente es dado de alta de la clnica. Para ello: Acceder a la pestaa de Tablas, seleccionar la tabla Ingresos y pulsar en el botn Diseo. Pulsar un clic a la izquierda del campo Cdigo de Identificacin. Su fila deber quedar resaltada en su totalidad. Abrir el men Insertar y escoger la opcin Filas. Pulsar un clic en la casilla del campo y escribir: Fecha de Alta Dotar al campo del formato Fecha corta a travs de la mscara Cerrar la tabla (guardndola). Ahora debe abrirse la tabla para introducir los nuevos datos. El nuevo campo est al lado del campo Fecha de Ingreso. Deben introducirse fechas. Es posible introducir fechas posteriores a la de Ingresos en unos cuantos das. Introduccin de dos campos nuevos
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Para dar de alta dos campos nuevos que posteriormente servirn para realizar clculos automticos. Los campos sern: Das de Ingreso, que controlar automticamente los das que el paciente ha estado ingresado a travs de una sencilla operacin matemtica entre dos fechas, y el campo Coste Total del Tratamiento, que multiplicar el Coste del Tratamiento por los das que ha estado ingresado, dando como resultado el coste total. Inserta dos campos nuevos: Das de Ingreso ser del tipo numrico, y Coste total del tratamiento ser tambin del tipo numrico pero con formato Moneda.
Consulta de actualizacin de campos Enseguida se crear una nueva consulta, pero esta vez no ser una consulta para ver por pantalla, sino que ser una consulta que cuando se ponga en marcha, cambiar los datos de la tabla. Este tipo de consultas reciben el nombre de Consultas de actualizacin. Crear una nueva consulta en modo Vista diseo utilizando la tabla Ingresos. Cargar el campo Das de Ingreso Abrir la lista (botn desplegable) Tipo de consulta situado en la barra superior de herramientas, y escoger la lo opcin Consulta de actualizacin. Pulsar un clic en la casilla Actualizar a: y escribir la siguiente frmula: [Fecha de Alta][Fecha de Ingreso] Esto es una resta de dos fechas. - Cerrar la consulta grabndola y ejecutndola. Access avisa que se va a ejecutar una consulta de actualizacin de datos, aceptar. Posteriormente, avisa por segunda vez de que se actualizarn varias filas, aceptar. - Acceder a la pestaa de las tablas y verificar, abriendo la tabla Ingresos, que el campo Das de Ingreso se ha actualizado automticamente. Actualizacin del Coste total del tratamiento Actualizar de forma similar el campo Coste total del tratamiento multiplicando los campos Das de Ingreso y Coste del tratamiento. Se puede crear una nueva consulta de actualizacin, pero aprovecharemos la que ya est creada para aadir la nueva frmula: Editar con el botn Diseo la consulta anterior y aadir el siguiente campo con la siguiente frmula:
Cerrar guardando la consulta y abrirla para verificar su funcionamiento.
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Consulta de agrupacin La clnica quiere saber el nmero de pacientes que existen por poblacin. Se har una consulta que muestre las poblaciones y que cuente el nmero de pacientes de cada una. Crear una nueva consulta de la tabla Pacientes y cargar los campos Nombre, Apellidos y Poblacin Pulsar en el botn Totales situado en la barra superior de herramientas En la cuadrcula de los campos cargados aparece una nueva fila llamada Total.
Cargar en la cuarta fila otra vez el campo Poblacin y abrir la lista desplegable de la fila Total seleccionando la opcin Cuenta tal y como aparece en la ilustracin: Visualizar como queda. Debera verse una columna llamada CuentaDePoblacin
donde se observa el nmero de habitantes por poblacin de la Base de Datos.
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U.A.E.H. CENTRODECMPUTOACADMICO 01/01/2009

A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro:

Acce 2007 ess

de datos, o haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la barra de estado:

Tamao del campo: Formato: Ttulo: Mscara de entrada:

Valor predeterminado: Regla de validacin:

O da clic derecho sobre la cabecera del campo y selecciona Ancho de columna.

Arrastrar el primer campo hasta situarlo ms o menos en la esquina superior izquierda:

CUADRO PARA SELECCIONAR EL ORIGEN DE LOS DATOS DEL INFORME

SALTO DE PGINA PUNTERO

RECTNGULO CUADRO COMBINADO

CUADRO DE LISTA IMAGEN SUBFORMULARIO /SUBINFORME MARCO DE OBJETO

Direccin Poblacin Estado Cdigo Postal Habitaciones Accesos Extras Cuestionario

Texto Texto Texto Texto Numrico Numrico Memo

Para realizar el registro de las calificaciones es necesario crear la tabla siguiente.

Nmero Nmero S/No Memo Nmero Texto

Este ser el aspecto que tendrn las relaciones de las tablas:

Parte de los datos de la tabla Mdicos:

Cdigo de Ident. AJH CEM

Nombre del Mdico Antonio Carmen Cargo Adjunto Jefe de seccin

Especialidad Pediatra Psiquiatra Observaciones

Fecha de Ingreso 12-08-90 13-02-92

Est prxima su retirada

Observaciones 23/01/94 Alrgico a la penicilina

Cerrar guardando la consulta y abrirla para verificar su funcionamiento.

donde se observa el nmero de habitantes por poblacin de la Base de Datos.

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