ADMINISTRAO DO TEMPO Introduo Administrar o tempo no significa tornar-se escravo do relgio.

A verdade que, quem o administra coloca-o sob controle. Quem no o administra por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor das presses do momento, no na ordem e na hora em que desejaria. Muitas pessoas acreditam que possvel programar 100% do seu tempo, mas no podemos programar a vida nos mnimos detalhes, devemos adquirir controle sobre ela. necessrio planejar, sem dvida, mas preciso ser flexvel, saber fazer correes de curso. Se voc est fazendo algum trabalho e est inspirado, produzindo bem, no h razo para parar, simplesmente porque o tempo alocado quela tarefa expirou. Se a tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser reagendada, sem maiores problemas, no interrompa o que voc vem fazendo bem. Administrar o tempo fazer o que voc considera importante e prioritrio dentro da vida profissional ou pessoal e no program-lo nos mnimos detalhes e depois tornar-se escravo dele. Aquele que tem tempo no quem no faz nada: e sim, aquele que consegue conciliar suas tarefas dentro do tempo que possui. Por outro lado, quem administra o tempo no quem est sempre ocupadssimo. Pelo contrrio. Se voc vir algum que trabalha o tempo todo, fica at mais tarde no servio, traz trabalho para casa noite e no fim de semana, pode concluir, com certeza, que essa pessoa no sabe administrar o tempo. Quem administra o tempo geralmente no vive numa corrida perptua contra o tempo, no precisa trabalhar horas extras - e, geralmente, produz muito mais. Mas no se engane: o processo de administrar o tempo no fcil. Administrao do Tempo Tempo Vida Embora o equipamento bsico de que dispomos para viver seja a nossa mente, o tempo o recurso fundamental da nossa vida, a matria prima bsica de nossa atividade. Quando o nosso tempo termina, acaba a nossa vida. No h maneiras de obter mais. Por isso, tempo vida. Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o mesmo tempo. O tempo no pode ser acumulado para uso posterior. Quem no administra o seu tempo joga sua vida fora, porque um dia s pode ser vivido uma vez. Se as horas de um dia no forem usadas sabiamente, no h como aproveit-las no dia seguinte. Amanh ser sempre um novo dia e o hoje perdido ter sido perdido para sempre. Mas, embora no renovvel, o tempo um recurso democraticamente distribudo. A capacidade mental, a habilidade, a inteligncia, as caractersticas fsicas so muito desigualmente distribudas entre as pessoas. O tempo, porm, enquanto estamos vivos, distribudo igualmente para todos. O dia tem 24 horas tanto para o mais alto executivo como para o mais pobre desempregado. Todos recebemos 24 horas de tempo por dia. Ningum consegue roubar nosso tempo: outra pessoa s consegue determinar como eu vou usar meu tempo se eu o consentir. Se assim, devemos nos perguntar por que alguns produzem tanto com o tempo de que dispem e outros no conseguem produzir nada - no mesmo tempo. No que os ltimos no

faam nada: s vezes so ocupadssimos, e, no entanto, pouco ou mesmo nada produzem. A explicao est no seguinte: o importante o que fazemos com nosso tempo. Tempo Dinheiro importante se compenetrar do fato de que nosso tempo valioso. H pessoas e instituies que esto dispostas a pagar dinheiro pelo nosso tempo. Por isso que se diz que tempo dinheiro. Quem administra o tempo, na verdade, ganha no apenas vida: pode tambm transformar esse ganho de vida em ganho de dinheiro. Para alcanar um determinado resultado ou produzir alguma coisa, com determinado nvel de qualidade, precisamos investir fundamentalmente tempo e/ou dinheiro. Imaginemos exemplos corriqueiros. Seu carro est precisando de uma limpeza. Suponhamos que voc saiba lavar um carro com um nvel de qualidade aceitvel, e que este servio vai levar cerca de uma hora de seu tempo. Se voc no tem mais nada que realmente queira fazer (como dormir, assistir a um jogo de futebol na TV, etc.), provavelmente vai concluir que vale mais a pena voc mesmo lavar o carro, do que pagar um lava-carro para fazer o servio. O uso de seu tempo economiza dinheiro, nesse caso. Se, porm, voc concluir que h coisas que voc queira fazer que so mais importantes do que o dinheiro que ir gastar, provavelmente vai concluir que vale mais a pena pagar um lava-carro para fazer o servio. Administrao do Tempo e Produtividade Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade. Produtividade o produto da eficcia pela eficincia. Ser eficaz fazer as coisas certas, isto , fazer aquilo que consideramos importante e prioritrio. Ser eficiente fazer as coisas certo, isto , com a menor quantidade de recursos possvel. Ser produtivo fazer certo as coisas certas, isto , fazer aquilo que consideramos importante e prioritrio com a menor quantidade de recursos possvel. E tempo um recurso fundamental: nada pode ser feito sem tempo. Por isso ele frequentemente escasso e caro. possvel ser eficaz, isto , fazer o que precisa ser feito, sem ser eficiente. Todos conhecemos pessoas que fazem o que devem fazer, mas levam tempo demasiado, ou gastam muito dinheiro, para concluir. Essas pessoas so eficazes mas ineficientes. Por outro lado, todos conhecemos pessoas que fazem, de maneira extremamente eficiente, coisas que so inessenciais, que no tm a menor importncia. Quem consegue colocar cem mil pedras de domin em p sem derrubar nenhuma, possivelmente seja muito eficiente nessa tarefa mas extremamente ineficaz. Vemos, talvez at mais frequentemente, pessoas que so ineficazes e ineficientes. Todos j vimos o balconista de loja ou o caixa de banco que tenta atender a mais de um fregus ou cliente ao mesmo tempo, que simultaneamente tenta responder s perguntas de outro, conversar com colegas que vm pedir informaes ou jogar conversa fora, etc. Esse indivduo parece ocupado - na verdade est ocupado - mas improdutivo: no mais das vezes no consegue fazer as coisas que devem ser feitas nem fazer o que faz de maneira correta. Tornar mais eficiente quem ineficaz (por exemplo, dando-lhe um computador) s vezes at piora a situao. Ser produtivo, portanto, no a mesma coisa que ser ocupado. A pessoa pode ser ocupada e no produtiva, em cujo caso no far a tarefa adicional que lhe est sendo pedida. Administrao do Tempo e Reduo de Stress Quem administra o tempo reduz o stress causado pelo mau uso dele. Aqui tambm a ideia de mau uso ou desperdcio do tempo pressupe a noo de objetivos. Se no tenho nenhum

objetivo, seja profissional, seja pessoal, ento provavelmente vou deixar o tempo fluir, despreocupadamente. No h como avaliar meu uso do tempo nesse caso. A nica coisa que posso querer fazer "matar o tempo". Numa situao como essa, provavelmente no vou ter stress. O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem objetivos, que quer realizar alguma coisa. Mau uso do tempo no ficar sem fazer nada, gastar tempo no lazer, dedicar tempo a hobbies ou famlia, se isso que julgamos importante e queremos - e todos ns desejamos isso em determinados momentos. Se, entretanto, num dado momento, voc realmente quer estar lendo um livro, ou trabalhando num relatrio, e se v obrigado a fazer um passeio com as crianas, ou a entreter familiares, voc se sente tenso, porque o tempo no estar sendo utilizado para aquilo que voc considera importante e prioritrio naquele momento - e, portanto, no estar sendo bem usado. sempre bom lembrar que, da mesma forma que o mau uso do tempo causa stress, o bom uso do tempo normalmente traz satisfao, sentido de realizao e felicidade. Empecilhos Administrao do Tempo A maior parte das pessoas reconhece que no sabe administrar seu tempo, gostaria de fazlo, mas se v diante de uma srie de empecilhos que dificultam e parecem mesmo impossibilitar o bom uso do tempo. Esses empecilhos so de vrias naturezas. Os principais so de ordem institucional: excesso de tarefas, de papis, de interrupes, de telefonemas, de reunies e de ordem pessoal: a tendncia procrastinao e, a indeciso. Os empecilhos de ordem institucional: Excesso de Tarefas : Um empecilho famoso o excesso de tarefas. Grande parte das pessoas, tem coisas demais para fazer. O excesso de tarefas frequentemente paralisa: a pessoa no sabe por onde comear e acaba ficando imobilizada. Excesso de Papis: Junto do excesso de tarefas, e parcialmente gerado por elas, h o excesso de papis. O excesso de papis, porm, tem causas independentes do excesso de tarefas. Muitas pessoas e instituies nos mandam papis no solicitados que no tm relao com as nossas tarefas. As malas diretas geradas por computador agravaram sensivelmente o acmulo de correspondncia que nada significa mas que frequentemente olhada antes de ser jogada fora (ou, pior, antes de ser colocada de lado para uma eventual necessidade). Alm disso, alguns colegas e muitos superiores nos mandam papis que no lhes interessam e com os quais no sabem o que fazer. Limpam, assim, suas mesas s custas da nossa. A consequncia disso que nossa mesa de trabalho fica escondida debaixo de uma montanha de papis. Quando precisamos de algo importante, no sabemos exatamente onde est, gastamos tempo a procurar, custamos a achar, encontramos outras coisas que nos interessam e que desviam e consomem nossa ateno, e assim por diante. Por causa do excesso de papis, acabamos gastando minutos preciosos, s vezes horas. Excesso de Interrupes: A maior parte das pessoas no consegue trabalhar por um perodo razovel de tempo sem interrupes de colegas ou de estranhos - exceto, talvez, aquelas pessoas que, pela sua posio e estilo de trabalho, ou por terem uma secretria ciente de seus deveres, conseguem controlar o acesso sua sala. Aqueles que trabalham em locais abertos ou em empresas que adotam o estilo da "porta aberta" frequentemente se vem forados a dar do seu tempo a todos aqueles que se julgam no direito de colocar a

cabea para dentro da sala e dizer: "Voc tem um minutinho?", "Posso fazer uma perguntinha?", "D para voc me dar uma ajudazinha aqui?", etc. Sempre usam o diminutivo para dar a impresso de que sero breves. Nem sempre so. Uma coisa leva outra, e quando o interrompido se d conta a "perguntinha", a "ajudazinha", o "minutinho" acabou levando meia hora (quando no mais). Como a manuteno de boas relaes pessoais no trabalho algo que a maior parte das pessoas julga importante, elas ficam sem saber como lidar com o problema sem ser indelicadas. Acabam se prejudicando, tendo que ficar trabalhando at mais tarde, ou que levar trabalho para casa, ou no fazendo com a qualidade desejada o que tinham para fazer. Excesso de Telefonemas: Algo semelhante acontece com telefonemas principalmente para quem tem que atender seu prprio telefone, sem o filtro de uma secretria eficiente. Na verdade, telefonemas so uma forma especial de interrupo. Muitas firmas no tm rotinas e procedimentos bem estabelecidos para responder a perguntas ou a pedidos de informao, de sorte que vrios tipos de telefonemas acabam tendo que ser atendidos por pessoas cujo tempo seria muito mais bem empregado em outras tarefas. Um telefonema inconveniente, ou num momento inconveniente, pode estragar um dia. Excesso de Reunies: O problema do excesso no nmero e na durao das reunies dos mais srios. Temos muito mais reunies do que seria necessrio, elas duram muito mais do que seria sensato esperar, e muito mais gente participa delas do que seria preciso. Alm disso, as reunies so convocadas, no raro, sem a devida antecedncia, causando misria nas agendas das pessoas, seus objetivos no so anunciados com clareza e antecedncia, nem a pauta com a lista de participantes distribuda previamente, as pessoas convocadas no sabem porque esto sendo convocadas nem o que se espera delas, no podendo, portanto, se preparar. As reunies nunca comeam na hora, frequentemente por atraso de quem as convoca ou de pessoa que (na hora se fica sabendo) indispensvel para sua conduo. Nunca se fixa um limite para a durao da reunio. Uma vez iniciada a reunio, todo mundo parece sentir que tem a obrigao de dizer alguma coisa para justificar sua presena. A durao e o contedo das intervenes no controlado. Gasta-se um tempo enorme discutindo questes paralelas. Depois das reunies nenhum dos participantes tem ideia clara do que ficou resolvido, se que alguma coisa foi resolvida, nem informado do andamento das coisas que foram decididas. Os empecilhos de ordem pessoal: Tendncia Procrastinao e Indeciso: parecem ser uma caracterstica comum dos seres humanos. Poucas so as pessoas que tomam uma deciso de imediato, assim que confrontadas com uma tarefa ou um problema. A incapacidade de tomar uma deciso leva muitas pessoas a protelar, na esperana de que o problema se resolva por si s e a deciso se torne desnecessria. preciso distinguir a tendncia procrastinao do bom senso que recomenda no tomar uma deciso no calor de uma discusso, ou quando no h informaes suficientes, ou coisa equivalente. A tendncia procrastinao aparece principalmente quando a tarefa a ser realizada muito difcil, complexa, longa, ou desagradvel. Parece que temos esperana de que as coisas se faro ou se resolvero por si prprias, se as deixarmos ss. Ferramentas de Administrao do Tempo Listar os problemas no difcil. A maioria das pessoas conhece bem as suas dificuldades no tocante administrao do tempo. Mais difcil encontrar solues para essas

dificuldades. As solues, em regra, no passam de bom senso. Mas o mais difcil de tudo seguir o bom senso. Estabelea os objetivos com clareza: Tenha estabelecido bem claro para voc o que pretende atingir de mais importante em dois ou trs meses ou nas prximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre bem vista. Isso far com que no esquea de suas metas. Lembre-se: barco sem rumo no chega a porto algum. Faa uma lista diria e priorize as atividades: Relacione diariamente, numa folha de papel ou em sua agenda, todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e estabelea prioridades comeando sempre pelas mais importantes. Assim poder monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo, deixando-o dopado, mas sem nada renderem de efetivo.Uma folha de planejamento dirio ser de muita utilidade para sua definio de prioridades, tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas a serem feitos. Delegue: Divida as tarefas com os seus subordinados, comeando pelas rotinas e procedimentos operacionais. Depois, se puder, delegue tambm atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumir a tarefa. Caso contrrio, treine-a. Delegando voc estar livre para atividades mais prioritrias. Saiba tomar decises: Uma deciso errada , quase sempre, melhor do que no tomar nenhuma deciso. Mas abusar do erro pior do que no tomar nenhuma deciso. Tente identificar as causas do problema mediante as clssicas perguntas: O Qu?, Quando?, Por Qu?, Onde?, Quem?, Quanto?. Isolado o problema e descobertas as causas, tome a deciso. Se estiver em dvida quanto melhor deciso , pergunte s pessoas que j enfrentaram o problema como o resolveram. Pesquise tambm em livros, ou rena seus subordinados e pea-lhes sugestes. Uma boa ideia tambm procurar um especialista no assunto. Saiba dizer NO: No recusar nenhum servio, por menos volumoso que seja, quando voc j est atolado de trabalho, no lhe trar nenhum reconhecimento. Acabar apenas ouvindo crticas a respeito da qualidade do seu trabalho e o tempo que leva para execut-lo. Trabalhar muito uma coisa, mas ser soterrado pelo trabalho outra bem diferente. Se algum (como seu chefe, por exemplo) quiser lhe passar uma atividade e voc estiver sobrecarregado de tarefas, diga claramente que no tem condies de assumir mais um trabalho, sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que voc j est fazendo. Sugira outra pessoa e, se mesmo assim seu chefe insistir, faa com que ele assuma a responsabilidade pelos atrasos que advierem nas atividades que voc j estava desempenhando. Seja breve ao telefone: Ligaes telefnicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rpidas gentilezas iniciais v direto ao assunto, seja breve e objetivo, sem entretanto perder a simpatia. Concludo o dilogo, agradea e encerre o contato. A menos que voc seja Relaes Pblicas, Vendedor ou algo semelhante, no h motivo para esticar um telefonema. Imunize-se tambm contra interrupes telefnicas quando estiver concentrado num trabalho importante ou em reunio. Pea assistente ou a algum para anotar o nmero e ligue mais tarde. Faa reunies produtivas: Nada mais fcil do que dinamitar uma reunio. s introduzir assuntos no agendados, abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou trs galos de briga monopolizem a reunio e fiquem discutindo entre si. Reunies eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discusso e tambm marcar o tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participao e envolvimento dos

participantes e, ao final, cpia para todos das decises tomadas na reunio, com os compromissos assumidos por cada um (quem so os responsveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realizao. Evite o perfeccionismo: "O perfeito inimigo do timo", diz o ditado. A perfeio desejvel, mas raramente necessria. Nada pode ter andamento sem antes passar pelo neurtico controle de qualidade do perfeccionista relatrios, projetos, digitao, cartoponto, limpeza, etc. Se algo j est timo, deixe como est, e no interrompa o andamento das coisas. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforo que no compensam o trabalho. O perfeito s deve ser buscado quando for realmente imprescindvel. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor: Todos temos um "relgio biolgico" que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do dia. Pesquisas cientficas comprovaram que nossa capacidade de raciocnio, criatividade e tnus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manh. Esse ritmo diminui quase pela metade no perodo da tarde e noite no chega a 20%. Nada melhor ento do que se ajudar. Pela manh, sempre que possvel, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocnio, dedique-se a um projeto importante, faa reunies produtivas (e rpidas), estabelea contatos essenciais etc. A tarde, de preferncia, dedique-se mais s rotinas e trabalhos corriqueiros. Organize-se: Os sintomas da desorganizao so: deixar tarefas inacabadas, fazer vrias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de concentrao, adiamentos constantes, no programar suas atividades. Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes no temos condies de alocar perodos de tempo sem que haja vrias interrupes. Divida-as em pores menores e depois complete-as passo a passo. Neste caso essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas, completando um segmento de cada vez. Assim, voc se sentir gratificado ao perceber que j completou uma parte do projeto e estar motivado para iniciar a prxima etapa. Saiba o que fazer com os papis (vale tambm para e-mails): Se voc coleciona papis em cima da mesa ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, ento utilize estas alternativas: Jogar Fora: Pergunte-se: "Qual a pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo (ou deletasse)?" Se a resposta for "nada", ento jogue no lixo (ou delete) sem o menor constrangimento. Exemplos de papis descartveis: interminveis folhetos de propaganda, folders de seminrios e conferncias a que no ir assistir, notcias obsoletas, informaes que no so de seu interesse; Agir: Se tiver que tomar alguma atitude em relao a algum papel (ou e-mail), tome logo, contanto que no interfira nas suas prioridades, a menos que seja algo mais importante do que essas prioridades; Arquivar: Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura, arquive-o. Assim poder recuperar o documento futuramente quando necessitar dele. Benefcios Obtidos com a Administrao do Tempo: Ao administrar seu tempo voc ter realizado seus objetivos dentro do prazo pretendido. Assim, sobrar tempo para voc fazer mais coisas do seu prprio interesse. Os benefcios de saber administrar o tempo so muitos. Os principais so: Desenvolver uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida; Permitir-se aproveitar mais a vida; Possibilitar maior domnio e controle do trabalho;

Evitar presso interna e presses externas; Obter segurana e objetividade no trabalho; Aumentar a produtividade; Manter o equilbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;

Concluso A administrao do tempo uma ferramenta essencial para o desenvolvimento pessoal e eficcia do planejamento da rotina diria de trabalho. Pudemos demonstrar no decorrer do trabalho desde a definio e empecilhos da organizao do tempo, passando pelos fatores que envolvem o planejamento e solues para otimizar o tempo. Os benefcios trazidos pela administrao do tempo so muitos. O Tempo um recurso precioso, que no pode ser recuperado, ou expandido. Portanto, utilize seu tempo da forma mais inteligente possvel, pois isso proporcionar melhoras impactantes na vida pessoal e profissional. Referncias Bibliogrficas 1. Eduardo O C Chaves - Administrao do Tempo, 1992. 2. Fonte: Jornal Carreira & Sucesso 3. Henrique da Silveira Neto, Fernando O Profissional da Informtica 4. Mattos, Vera. Super Secretria: um guia para o profissional que quer crescer na vida. So Paulo: editora Nobel 5. MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Snia. Manual da Secretria: tcnicas de trabalho. 11.ed. So Paulo: Atlas, 2009