SISTEMA DE COMUNICACIN INSTITUCIONAL

SISTEMA DE COMUNICACIN: La comunicacin es el conjunto de los procesos fsicos, psquicos y sociales mediante los cuales, se efecta la operacin de interrelacionar una o varias personas (Emisor) con una u otras personas (Receptor), buscando alcanzar determinados objetivos mediante una respuesta eficaz, a travs de diferentes medios.

COMUNICACIN CORPORATIVA: La Comunicacin Corporativa es el conjunto de mensajes que una institucin (empresa, fundacin, universidad, ONG, etc.) proyecta a un pblico determinado a fin de dar a conocer su misin y visin, y lograr establecer una empata entre ambos. La Comunicacin Corporativa tiene que ser dinmica, planificada y concreta, constituyndose en una herramienta de direccin u orientacin sinrgica, basada en una retroalimentacin constante. Toda comunicacin responde prioritariamente a seis preguntas: Quin, Qu, Cundo, Dnde, Cmo y Por Qu. En la comunicacin corporativa, la percepcin que tengan los pblicos es uno de los aspectos ms importantes, ya que de ello depende la comprensin y la actitud que tomarn, lo cual repercutir en la respuesta al mensaje y la forma de retroalimentacin que generar. La comunicacin corporativa eficiente se basa en dos escenarios fundamentales:

La estructura de una buena poltica de comunicacin, donde se identifican los puntos de partida reconocidos, el establecimiento de estndares de calidad en la proyeccin y una coordinacin para integrar toda la comunicacin que se proyecta. Y las caractersticas especficas de la campaa, donde se identifica los elementos relacionados con el anlisis del problema, el desarrollo de la estrategia comunicacional, los planes de implantacin y el clculo de la efectividad del programa de comunicacin corporativa.

La Comunicacin Interna La comunicacin interna est determinada por la interrelacin que se desarrolla entre el personal de la institucin. La identidad corporativa es el conjunto de smbolos, comunicacin y comportamiento de una empresa, basados en la visin y misin de la misma. Es decir, es la personalidad de la empresa. Tipos de Comunicacin Interna La interrelacin personal puede ser catalogada de acuerdo a su tipologa en: Formal: Es aquella comunicacin cuyo contenido est referido a aspectos laborales. En general, sta comunicacin utiliza la escritura como medio (Comunicados, memoranda, etc.. La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir todas las formalidades burocrticas. Informal: Es aquel tipo de comunicacin cuyo contenido, a pesar de ser de aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunin alrededor del botelln de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es ms veloz que la formal. Vertical: Es aquella comunicacin que se genera en las reas directivas de la empresa y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicacin corporativa ptima, debera existir la comunicacin vertical ascendente. Horizontal: Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo. Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y es totalmente informal. Tambin es conocida como comunicacin plana. Rumores: Es la comunicacin informal que recorre la institucin sin respetar canales y a la velocidad de la luz.

Formas de Comunicacin Interna Acertividad en la Comunicacin Interna (proactividad vs. reactividad) Al hablar de acertividad nos estamos refiriendo no slo a la eficiencia, sino que la comunicacin sea motivacional; es decir, que la respuesta del receptor est orientada hacia la sinergia.

Alcance de la Comunicacin Interna: La comunicacin interna no est relacionada solamente con los empleados. Aqu hay que incluir desde los accionistas, pasando por el Directorio Ejecutivo, llegando hasta los distribuidores y puntos de ventas de los productos.

La Comunicacin Externa La Imagen Corporativa Una imagen es el conjunto de significados por los que llegamos a conocer un objeto, y a travs del cual las personas lo describen, recuerdan y relacionan. Es el resultado de la interaccin de creencias, ideas, sentimientos e impresiones que una persona tiene sobre un objeto. Tipos de Imagen Existen dos tipos de imagen corporativa, la promocional y la comercial.

La imagen promocional es aquella que se desarrolla con el objeto de obtener la reaccin inmediata del pblico, adquiriendo los productos o servicios que ofrece la institucin. La imagen motivacional es aquella que se desarrolla con el objeto de orientar la opinin del pblico hacia metas de identificacin o empata entre la institucin y el pblico.

Medios para proyectar la imagen Promocional La Publicidad El Mercadeo

Medios para proyectar la Comunicacin Motivacional Propaganda Campaas de Relaciones Pblicas Las Relaciones con la Comunidad

Comunicacin Universitaria: Objetivos de la comunicacin universitaria:

Un sistema de comunicacin institucional universitario debe:

Posibilitar el desarrollo de mltiples expresiones del saber. Definir e implementar la imagen institucional, a fin de proyectar el quehacer acadmico a travs del uso racional, creativo y ldico de los medios y la participacin de los diferentes estamentos en su produccin. Fomentar una cultura de comunicacin institucional como actividad articuladora que promueva la implementacin coherente, racional y articuladora de los procesos y sus respectivos medios. Establecer las condiciones que posibiliten que los medios de comunicacin registren de manera integral y profunda el quehacer acadmico y su impacto en el desarrollo institucional y regional. Establecer un espacio abierto que posibilite que los diferentes estamentos universitarios y actores externos, interesados en desarrollar competencias o habilidades comunicativas, puedan colocarlas en prctica, participando en colectivos de produccin radiofnica y audiovisual. Establecer planes, programas, proyectos, eventos y actividades de reconocimiento mutuo de las diferentes facultades y dependencias de la Universidad.

SISTEMA DE COMUNICACIN EN LA UNIVERSIDAD DEL VALLE:

La Universidad del Valle maneja su sistema de comunicacin descentralizadamente, es decir, cada una de las dependencias establece los planes, diseos, formas y medios para la interrelacin con el medio externo e interno. La imagen de la Universidad esta enfocada en el uso del logo como smbolo distintivo hacia el medio externo e interno. Los medios o frentes de accin utilizados para difundir la comunicacin con la comunidad difieren de acuerdo con el criterio de cada dependencia y de su intencionalidad al comunicar. La Universidad cuenta con mecanismos propios por cada dependencia para la elaboracin de sus comunicados internos o externos (tipografas, imprentas, duplicadoras, etc.) administrada por cada ente. La imagen visual de la Universidad (pasacalles, etc.) se establece segn la necesidad de cada dependencia.

Esto ha conllevado a que la Universidad no cuente con una imagen motivacional clara que orienta a la comunidad hacia una meta de identificacin y empata con la Institucin resaltando slo aquellas reas que han orientado su estilo de comunicacin. La imagen promocional de la Universidad manejada de acuerdo con el criterio de cada dependencia hace que el pblico receptor del mensaje (interno o externo) se interese slo por aquellos productos o servicios que ms le agradan o captan ms su atencin de acuerdo con la imagen que le proyecta cada ente. La comunicacin interna manejada por varios entes sin planes, polticas, mecanismos y controles claros hace que el mensaje que se quiere transmitir carezca de retroalimentacin confiable y oportuna. La proyeccin del quehacer acadmico es presentada al pblico como ente independiente perdiendo su caracterstica de universalidad y que orienta a la comunidad hacia un ente central que es la Universidad. La falta de administracin o el establecimiento de polticas, controles y mecanismos para el manejo de la imagen visual de la Universidad ha conllevado a la que Universidad no cuente con una imagen institucional clara. El uso de diferentes frentes de accin o medios sin una poltica clara de identificacin, manejo institucional y las herramientas adecuadas ha llevado a que los medios promocinales que se realizan al interior de la Universidad pierdan competitividad con los medios utilizados en el mbito externo. La descentralizacin del sistema de comunicacin sin polticas, procedimientos y controles claros, sin la importancia institucional y sin la definicin de los estamentos (roles) que la deben dirigir ha conllevado a que la promocin y la publicidad de aspectos importantes, resaltables y de valor para toda la comunidad no reciban el reconocimiento que se merecen y la Universidad pierda competitividad frente a otras instituciones educativas.

Frentes de Accin de la Comunicacin: La Universidad cuenta con diversos medios para la realizacin de su comunicacin interna y externa, estos medios se encuentran descentralizados de acuerdo a cada una de las facultades de la Universidad y las dependencias administrativas: Personas dedicadas a la promocin y publicidad del quehacer acadmico:

PERSONAS QUE DESEMPEAN LA FUNCIN DE COMUNICACIONES POR FACULTAD N Perfil Profesional y Tcnico Profesional y Tcnico Coordinador y Profesional Profesional 2 Profesionales y 1 Secretaria

Facultad de Ciencias Facultad de Ingeniera Facultad de Salud Facultad de Administracin Facultad de Artes Integradas Facultad de Ciencias Econmicas Facultad de Humanidades Instituto de Educacin y Pedagoga Escuela de Sicologa Total

2 2 2 1 3 0 1 11

Secretaria

Las comunicaciones internas (comunicacin formal) esta manejada a travs de las carteleras de cada dependencia y los informativos generales de la Universidad son manejados por los siguientes entes: Actas, resoluciones, normas, etc: Secretaria General Informativos de novedades de carcter administrativo: Las Oficinas Administrativas (Divisin Financiera, Divisin de Recursos Humanos, etc.)

La Universidad cuenta con diferentes frentes de accin internos y externos de acuerdo con la disponibilidad del medio:
FRENTES DE ACCIN INTERNOS COMUNICACIN EXTERNA Artes Grficas de Ciencias Artes Grficas de Ingeniera UVTV Emisora Tipografa de Humanidades Pgina Web de cada Facultad Programa Editorial

Elaboracin de la Publicidad y la Promocin Imagen de la dependencia Vicerrectora de Investigaciones

COMUNICACIN INTERNA Carteleras por dependencia Actas, resoluciones, comunicados dependencia dependencias administrativas. Secretaria General

PROPUESTA DE MEJORAMIENTO PARA EL SISTEMA DE COMUNICACIN INSTITUCIONAL

Definir la imagen institucional para la Universidad que permita proyectar el quehacer acadmico a travs del uso racional, creativo y ldico de los medios. Establecer polticas, normas, procedimientos que definan el sistema de comunicaciones para la Universidad tanto interno como externo. Crear los estamentos, roles y funciones que dirigirn y orientarn el sistema de comunicaciones de la Universidad. Establecimiento del Comit General de Comunicaciones de la Universidad y la forma de interaccin con las diversas dependencias acadmicas. Reestructuracin de la Oficina de Comunicaciones como el ente que dirige, orienta e implanta las polticas, normas, procedimientos y mecanismos de difusin de la imagen de la Universidad y de la identidad institucional a travs de los frentes de accin. Creacin de la poltica de manejo de la imagen visual de la Universidad y la administracin de la misma desde la Oficina de Comunicaciones. Fomentar una cultura de comunicacin institucional como actividad articuladora del quehacer universitario, y que promueva la implementacin coherente, racional y articulada de los procesos y sus respectivos medios. Establecer las condiciones que posibiliten que los medios de comunicacin registren de manera integral y profunda el quehacer acadmico y su impacto en el desarrollo institucional y regional. Establecer un espacio abierto que posibilite que los diferentes estamentos universitarios y actores externos, interesados en desarrollar competencias o habilidades comunicativas, puedan colocarlas en prctica, participando en colectivos de produccin radiofnica y audiovisual. Establecer planes, programas, proyectos, eventos y actividades de reconocimiento mutuo de las diferentes facultades y dependencias de la Universidad.