Estruturas Organizacionais Habilidades Gerenciais

Planejamento e Gerenciamento de Projetos

Centro de Informtica | UFPE

Estruturas Organizacionais

Objetivo
Estudar aspectos da estrutura administrativa e organizacional de empresas que influenciam a gerncia de projetos Contedo
Aspectos chaves de influncia organizacional
sistemas, culturas e estruturas organizacionais

Sistemas Organizacionais
Organizaes baseadas em projetos
No tem reas funcionais Existem vrios projetos com gerentes e staff prprios Projetos grandes funcionam como entidades totalmente autnomas Projetos menores podem compartilhar um pool de recursos de infra-estrutura Renda vem da execuo de projetos para outras organizaes O gerenciamento por projeto

Sistemas Organizacionais (cont.)

Organizaes no baseadas em projetos:
so estruturas por funes em geral, so hierrquicas e burocrticas gerenciamento de projetos mais difcil departamentos no esto habituados a gerenciar projetos

Culturas Organizacionais
Expressa em valores, normas, convices, expectativas, polticas, procedimentos e relaes de autoridade Gerente com estilo participativo encontra problemas em organizaes hierrquicas Gerente com estilo autoritrio ter problemas em uma organizao participativa ou horizontal

Estrutura Organizacional
Organizao Funcional
pessoal agrupado por especialidade, como produo, marketing. os departamentos trabalham independentes

Organizao por Projeto

O gerente tem grande autoridade e independncia Departamentos provem servios e respondem aos gerentes

Estrutura Organizacional (cont.)

Organizao Matricial
mista: funcional e projeto

Trs tipos:
matriz fraca:
o papel do gerente de coordenao ao invs de gerncia

matriz balanceada matriz forte

gerente e time de projetos alocados em tempo integral

Organizao Composta
Envolvimento de todas as estruturas em vrios nveis Organizaes funcionais podem criar um time para trabalhar e dirigir um projeto Cada time pode ter caractersticas de um projeto, com opes prprias:
full-time staff para diferentes departamentos
desenvolvimento dos prprios procedimentos operacionais operar fora do padro, estrutura formalizada

Influncias das Estruturas

Tipo de Organizao Caractersticas Funcional Matricial Fraco do projeto
Autoridade Pequena Limitada ou nenhuma Virtualmen 0 - 25 % te nenhum Part-Time Matricial Balanceado Pouco moderado 15 - 60 % Matricial Forte Muito moderado 50 - 95 % Projeto Quase Total

% pessoal full time no projeto

85 - 100 %

Papel do Gerente Part-Time de projeto Ttulos comuns Coordena dor / lder do projeto

Full-Time

Full-Time

Full-Time

Coordena dor / lder do projeto

Gerente de projeto / Oficial de projeto Part-Time

Staff Administrativo

Part-Time

Part-Time

Gerente de projeto / Gerente de programa Full-Time

Gerente de projeto / Gerente de programa Full-Time

Organizao Funcional
Chefe Executivo Gerente Funcional Gerente Funcional

Coordenao do Projeto

Gerente Funcional

Staff Staff

Staff Staff

Staff Staff

Staff

Staff

Staff

Organizao por Projetos

Coordenao do Projeto
Chefe Executivo

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Staff Staff

Staff Staff

Staff Staff

Staff

Staff

Staff

Matriz FracaChefe Executivo

Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional

Staff Staff

Staff Staff

Staff Staff

Staff

Staff

Staff

Coordenao do Projeto

Matriz Balanceada Chefe Executivo

Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional

Staff Staff Gerente de Projeto

Staff Staff

Staff Staff

Staff

Staff

Coordenao do Projeto

Matriz Forte Chefe Executivo

Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente de Gerentes de Projetos Gerente de Projeto Gerente de Projeto Gerente de Projeto

Staff Staff

Staff Staff

Staff Staff

Staff

Staff

Staff

Coordenao do Projeto

OrganizaoChefe Executivo Composta

Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente Funcional Gerente de Gerentes de Projetos Gerente de Projeto Gerente de Projeto Gerente de Projeto

Staff Staff

Staff Staff

Staff Staff

Staff

Staff

Staff

Coordenao do Projeto B

Coordenao do Projeto A

Seleo da Estrutura
Depende do contexto e situao Determinar o tipo de trabalho que ser realizado
Identificar resultados primrios no projeto Listar as principais tarefas associadas com cada resultado e determinar seu responsvel

Definir a melhor forma de integrao Consideraes importantes:

fatores ambientais, de dentro ou de fora da organizao entendimento das vantagens e desvantagens das estruturas

Passos para Seleo da Estrutura

Definio do projeto e dos objetivos, identificando os resultados principais desejados Determinar as tarefas chaves associadas a cada objetivo e localizar as unidades funcionais na organizao Organizar as tarefas de forma seqencial ou decomp-las em pacotes Definir os subsistemas e como se integram uns aos outros

Passos para Seleo da Estrutura

Listar as caractersticas especiais ou associar atribuies com o projeto
nvel de tecnologia necessria provvel tamanho do projeto problemas individuais e polticos entre funes do projeto, etc.

Levando em conta o anterior e conhecendo cada forma estrutural, escolher uma estrutura

Concluses
Os sistemas, a cultura e as estruturas organizacionais podem influenciar muito a gerncia de projetos necessrio entender a cultura organizacional e os objetivos do projeto para se definir a melhor estrutura Muitas vezes necessrio resolver conflitos

Habilidades Gerenciais

Objetivo
Conhecer as habilidades gerenciais e como elas podem ajudar no gerenciamento de projetos.

Habilidades Gerenciais
A administrao geral envolve todos os aspectos de gerncia de um empreendimento:
Finanas e contabilidade, vendas e marketing, pesquisa e desenvolvimento, fabricao e distribuio Planejamento estratgico, ttico e operacional Estrutura organizacional, comportamento organizacional, administrao de pessoal Motivao de pessoal, delegao, superviso, administrao de conflito, administrao de tenso Administrao pessoal

Habilidades Gerenciais
Liderar Comunicar Negociar Solucionar Problemas Influenciar a Organizao

Liderar
Liderar Gerenciar
no necessariamente o lder ser o gerente mas os dois perfis so necessrios

Gerncia: consiste em atender stakeholders Liderar envolve:

Estabelecer uma direo Alinhar pessoas: para alcanar a viso Motivao e Inspirao: ajudando pessoas a superar questes polticas, burocrticas, recursos

Comunicar
A informao deve ser clara, no ambgua, integra, entendvel Como, quando, de que forma, e para quem informar desempenho de projeto A Comunicao pode ser:
escrita ou oral, escutada ou falada interna ou externa (cliente, mdia, pblico) formal (relatrios) e informal vertical e horizontal

Comunicar (cont.)
Para tal:
Escolha da Mdia: escrita, oral Estilo de Escrita: voz passiva, estrutura da orao Tcnicas de Apresentao: linguagem corporal Conhecendo tcnicas de administrao: preparando um programa de trabalho, lidando com conflito

Negociar
Chegar ao acordo quanto a:
definio das necessidades do projeto no planejamento, custo, objetivos mudanas no planejamento, custo, objetivos atribuies recursos

A negociao necessria no s no incio. Ocorre nos vrios nveis de projeto

Solucionar Problemas
Definio (causas e sintomas) do problema e tomada de decises Problemas podem ser:
internos (alocao de pessoas em outro projeto) externos (pendncias externas atrasando o projeto) tcnicos (opinies do melhor modo de projetar) gerenciais (um grupo no produz como esperado) interpessoais (problemas de personalidades e estilo)

Solucionar Problemas (cont.)

Deciso quanto soluo consiste em
analisar o problema identificando as solues viveis e s depois implementlas podem ser obtidas pelo cliente, pela equipe ou gerente

A deciso certa pode no ser a melhor deciso se efetuada muito cedo ou muito tarde

Influenciar a Organizao
Fazer acontecer Requer
entendimento das estruturas formais e informais de todas as organizaes envolvidas entendimento de poder e poltica Poder: a habilidade potencial para influenciar comportamento, mudar o curso de eventos, superar resistncia, etc Poltica: sobre como obter ao coletiva de um grupo das pessoas que podem ter interesses bastante diferentes

Influncias Scio-econmicas
Padres e regulamentos (legislao), dependendo do projeto, podem ou no ser um risco Internacionalizao Influncias culturais

Exerccio Recomendado
Escolha uma organizao que voc conhece e faa uma reflexo sobre como a mesma est estruturada e como o quanto sua estrutura est orientada a projetos.

Referncias
O Gerente de Projetos na Empresa. Roque Rabechini Jr.. Editora Atlas, 2005. PMBOK Guide Third Edition. PMI, 2004. Captulo 2 (Project Life Cycle and Organization).