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Vol. X, N. N, Ano YYYY

O GERENCIAMENTO DE PROJETO NA CONSTRUO E IMPLANTAO DE UM PROTOCOLO DE ASSISTNCIA NA REA DA SADE PARA PESSOAS COM DEFICINCIA INTELECTUAL: estudo de caso

Everli Evangelista de Borba

everli_01@hotmail.com

RESUMO
Este artigo descreve o gerenciamento de projeto aplicado na criao de um protocolo de assistncia a pessoas com deficincia intelectual, realizado entre os anos de 2009 e 2010, para uso em um servio pblico municipal na cidade de Joinville / SC. No artigo so referidas as fases que compuseram a criao do protocolo e a metodologia empregada, norteada pelo guia PMBOK. Os objetivos do protocolo so de: regulamentar o ingresso do paciente na instituio; proporcionar integrao dos atendimentos por meio de um plano teraputico que fosse elaborado interdisciplinarmente, visando incluso social do paciente; normatizar a utilizao de escalas de avaliaes e tcnicas com comprovao de eficcias reconhecidas cientificamente. Para isto, diversas pesquisas foram realizadas buscando conceitos e experincias nesta rea bem como novos processos foram formados para desenvolver um protocolo que atendesse todas as necessidades requeridas.

Palavras-Chave: Gerenciamento de projeto, protocolo de assistncia, interdisciplinaridade.

ABSTRACT
This article describes the project management applied in the creation of a protocol of care for people with intellectual disabilities, conducted between 2009 and 2010, for use in a municipal public service in the city of Joinville / SC. The article referred to the stages that comprised the creation of the protocol and methodology, guided by the PMBOK guide. The objectives of the protocol are to regulate the admission of the patient in the institution; provide integration of care through a treatment plan that was developed in an interdisciplinary, seeking the social inclusion of the patient; standardize the use of evaluation scales and techniques with proven efficacy recognized scientifically. For this, several searches were conducted to find concepts and experiences in this area as well as new processes were formed to develop a protocol that met all the needs required. Keywords: Project management, protocol assistance, interdisciplinarity.

O gerenciamento de projeto na construo e implantao de um protocolo de assistncia na rea da sade para pessoas com deficincia intelectual: estudo de caso.

1.

INTRODUO
O contexto deste artigo tem como objetivo apresentar um projeto que foi desenvolvido para criao de um protocolo de assistncia para o NAIPE - Ncleo de Assistncia Integral ao Paciente Especial. O NAIPE um Servio pblico, de Referncia da Secretaria Municipal da Sade de Joinville/SC, criado em 13 de maro de 2002 para assistir s pessoas com deficincia intelectual. pioneiro em seu segmento no Brasil, tendo como Misso: Promover a incluso social, cidadania plena e qualidade de vida. A AAMR (Associao Americana de Retardo Mental) conceitua deficincia intelectual como um funcionamento intelectual inferior a mdia (QI), associada a limitaes adaptativas em pelo menos duas reas de habilidades: comunicao, autocuidado, vida no lar, adaptao social, sade e segurana, uso de recursos da comunidade, determinao, funes acadmicas, lazer e trabalho (LUCKASSON, 1997). A problemtica que deu origem a este trabalho surgiu no ano de 2008, durante a execuo de um Planejamento Estratgico na organizao, pois se necessitava que a conduta teraputica fosse documentada e unificada para tratar as dificuldades que o servio fragmentado proporcionava. Fez tambm parte da problemtica deste projeto como aplicar o processo de Gerenciamento de Projetos na criao do Protocolo de Assistncia para diminuir os riscos de insucesso e aumentar o grau de segurana e confiabilidade. Vista a responsabilidade na mudana do mtodo que era realizado durante os sete anos de existncia da instituio, com mais de trs mil atendimentos realizados mensalmente, optou-se por utilizar o guia PMBOK - guide to the Projetct Management Body of Knowledge (guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), criado pelo PMI - Project Management Institute, por ser um instituto com representaes em vrios pases e que alcanou o patamar de maior organizao do mundo voltada para a gerncia de projetos. O PMI foi fundado no ano de 1969 e em 1987 lanou o PMBOK que contm todos os padres e boas prticas para gerenciar um projeto, este manual j passou por atualizaes em 1996, 2000, 2004 e em 2008 foi lanada a quarta edio. Os objetivos especficos do projeto para o protocolo eram de padronizar e sistematizar o trabalho realizado no NAIPE de forma a melhorar o atendimento interdis-

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ciplinar e fornecer informaes precisas que possibilitem as tomadas de decises para garantia da qualidade no tratamento proposto.

2.

METODOLOGIA
As metodologias que foram utilizadas no projeto para desenvolvimento do Protocolo de Assistncia, foram a pesquisa bibliogrfica e pesquisa aplicada, por intermdio do estudo de caso e de ferramentas exploratrias como reunies com a equipe que trabalha no NAIPE e observao, para coletar os requisitos e restries necessrios para criao do protocolo. Nas reunies realizadas, foi utilizada a tcnica de Brainstorming e a observao para verificar a rotina da instituio e assim utilizar as informaes adquiridas para a parametrizao.

3.

PROCESSO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS PARA CRIAO DO PROTOCOLO

O guia PMBOK (2008), sugere o uso de cinco grupos de processos para o desenvolvimento do projeto: Iniciao, Planejamento, Execuo, Monitoramento, Controle e Encerramento. Todos os grupos devem estar presentes, ocorrendo de forma contnua e muitas vezes sobreposta, interagindo um com o outro. O conjunto de conhecimentos tcnicos de gerenciamento de projetos necessrio para o perfeito desempenho da funo percorre nove reas do conhecimento. No quadro 1 verificam-se os grupos de processos e a classificao das nove reas de conhecimento, bem como os 42 processos existentes. Um processo definido pelo PMBOK (2008), como um conjunto de aes e atividades inter-relacionadas, que so executadas para alcanar um produto, resultado ou servio predefinido. Cada processo caracterizado por suas entradas, as ferramentas e as tcnicas que podem ser aplicadas e as sadas resultantes. A boa prtica com o uso do PMBOK no limita o conhecimento para uma aplicao uniforme de todos os mtodos indicados; a organizao e/ou equipe de gerenciamento do projeto responsvel por determinar o que apropriado para um projeto em especfico.

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Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos reas do Conhecimento Grupo de Processos de Iniciao Grupo de Processos de Planejamento Grupo de Processos de Execuo Grupo de Processos de Monitoramento e Controle 4.4 Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto 4.5 Realizar Controle Integrado de Mudanas 5.4 Verificar Escopo 5.5 Controlar Escopo Grupo de Processos de Encerramento

4. Integrao do Gerenciamento de Projetos 5. Gerenciamento do Escopo do Projeto

4.1 Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto

4.2 Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto 5.1 Coletar Requisitos 5.2 Definir Escopo 5.3 Criar EAP 6.1 Definir Atividades 6.2 Sequenciar Atividades 6.3 Estimar Recursos por Atividades 6.4 Estimar Durao das Atividades 6.5 Desenvolver Cronograma 7.1 Estimar Custos 7.2 Determinar Oramento 8.1 Planejar Qualidade

4.3 Orientar e Gerenciar a Execuo do Projeto

4.6 Encerrar o Projeto ou Fase

6. Gerenciamento do Tempo do Projeto

6.6 Controlar Cronograma

7. Gerenciamento de Custo do Projeto 8. Gerenciamento de Qualidade do Projeto

7.3 Controlar Custos

8.2 Realizar Garantia da Qualidade 9.2 Adquirir Equipe de Projeto 9.3 Desenvolver Equipe do Projeto 9.4 Gerenciar Equipe do projeto 10.3 Distribuir Informaes 10.4 Gerenciar Expectativas das Partes Interessadas

8.3 Realizar Controle da Qualidade

9. Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto

9.1 Desenvolver Plano de Recursos Humanos

10. Gerenciamento de Comunicaes do Projeto

10.1 Identificar Partes Interessadas (Stakeholders)

10.2 Planejar Comunicaes 11.1 Planejar Gerenciamento de Riscos 11.2 Identificar Riscos 11.3 Realizar Anlise Qualitativa de Risco 11.4 Realizar Anlise Quantitativa de Risco 11.5 Planejar Respostas aos Riscos 12.1 Planejar Aquisies

10.5 Reportar Desempenho

11. Gerenciamento de Risco do Projeto

11.6 Monitorar e Controlar os Riscos

12. Gerenciamento de Aquisio do Projeto

12.2 Conduzir Aquisies

12.3 Administrar Aquisies

12.4 Encerrar as aquisies

Quadro 1- Mapeamento dos grupos de processos e reas de conhecimentos. Fonte: Adaptado pela autora do PMBOK (2008, p. 44)

Para o projeto de construo do protocolo, um conjunto de processos (bem como as reas de conhecimento) foi selecionado do PMBOK de acordo com as necessidades e perfil da instituio. Para facilitar a compreenso do trabalho desenvolvido, a figura 1 possui a Estrutura Analtica do Projeto (EAP), onde se encontram as fases do projeto e as entregas, proporcionando uma viso do escopo e dos processos que foram utilizados.

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Figura 1- Estrutura Analtica do Projeto de Construo e Implantao do Protocolo de Assistncia Fonte: A autora

3.1. Fase de Concepo

A fase de Concepo teve incio em maio de 2009, quando o NAIPE possua uma equipe multiprofissional composta de trinta pessoas dentre: mdicos, pedagogos, cirurgies dentistas, terapeutas ocupacionais, fisioterapeutas, fonoaudilogos, assistente social, enfermeiro, psiclogos e agentes administrativos. Estes profissionais trabalhavam em sua maioria de forma especializada, pois devido complexidade de agendas de atendimentos e objetivos isolados, era difcil trabalhar interdisciplinarmente. Rosenfield apud Perini et al. (2001) caracteriza a interdisciplinaridade como a possibilidade do trabalho conjunto na busca de solues, respeitando-se as bases disciplinares especficas. Inicialmente foi realizado um brainstorming com a equipe de funcionrios do NAIPE para verificao das justificativas, necessidades e idias para a criao do protocolo.
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A realidade do NAIPE era de um servio que j possua experincia de sete anos no ramo e estava em expanso tanto na rea de recursos humanos quanto na admisso de novos pacientes. Este crescimento e know how foi o ponto forte que fez com que a instituio quisesse normatizar o trabalho realizado para que o conhecimento adquirido fosse documentado para uso geral da equipe em aes de preveno de doenas e de tratamentos, unificando as condutas teraputicas de modo a respeitar os princpios de universalidade e eqidade propostos pelo Sistema nico de Sade (SUS) e poder assim realizar sua misso.
A confeco de protocolos em equipe permite que cada profissional expresse seus conhecimentos e suas experincias, seguindo-se discusses geradoras de consenso indutor de condutas unificadas e conseqentemente, de uma melhor qualidade de assistncia. (HONRIO e CAETANO, 2009, p. 5).

As premissas ou requisitos sugeridos foram: O projeto no deveria conter despesas adicionais alm das quais j previstas para o funcionamento da instituio (recursos humanos, material de escritrio, instalao predial, etc.), ou seja, o projeto no deveria possuir custos uma vez que o servio pblico e no possui renda prpria e no houve destinao de verba especfica para ser utilizado nele. Em virtude disso, no houve contratao de uma equipe de projeto, esta era composta pela prpria equipe de trabalho do NAIPE, onde dentro de horrios reservados realizavam suas tarefas para a criao do protocolo. Foi tambm sugerida a normatizao da forma em que novos pacientes ingressavam na instituio, pois no havia critrios definidos para esta captao, qualquer pessoa poderia entrar em contato (por telefone ou na prpria sede) e agendar uma triagem (termo tcnico utilizado pela instituio para classificar uma determinada consulta onde se verifica se o paciente possui perfil para assistncia), isso gerava alguns transtornos, principalmente em relao ao tempo desperdiado, uma vez que em muitos casos a pessoa no possua perfil para a assistncia no NAIPE (no era deficiente intelectual). O processo de triagem tambm necessitava de melhoria e normatizao. Deveria ser criado um mtodo em que a avaliao de quais reas o paciente precisava de tratamento fosse uma ao interdisciplinar.

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Aps esta documentao dos requisitos e restries, foi realizado um Benchmarking para avaliar os protocolos utilizados por outras instituies assim como trabalhos publicados no gerenciamento de projetos dentro e fora do pas. Na rea da Sade com o auxlio do Gerenciamento de Projetos foi encontrado apenas um artigo intitulado: A experincia da utilizao dos conceitos de gerncia de projetos em um hospital pblico: um remdio para a sade. (GANDOLFI, 2006), que trata sobre a implementao de um Escritrio de Projetos. Apesar de estar na rea da Sade o enfoque do trabalho era bem diferente. Constitui-se ento que o projeto possua carter inovador, pois as instituies similares eram poucas e geralmente com enfoque diferente ao servio proposto pelo NAIPE (servio integral e tendo como pblico pessoas com deficincia intelectual), portanto as que possuam protocolos, estes no se adequavam as necessidades do servio. No processo de Anlise do Ambiente foi utilizada a Anlise de SWOT Strengths (Foras), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaas) para identificar prioridades de atuao entre riscos e problemas e conhecer melhor o cenrio interno e externo. O Quadro 2 demonstra o resultado desta anlise.

Quadro 2- Resultado da Anlise do Ambiente realizado no NAIPE. Fonte: A autora

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Para a documentao de todos os assuntos discutidos com a equipe at esta fase do projeto foi criado o Project Charter (Termo de Abertura do Projeto) tendo como principais informaes a descrio do projeto, justificativa, premissas e requisitos, critrios de aceite do projeto, restries, estimativa de prazo e riscos identificados.

3.2. Fase de Planejamento

Na fase de Planejamento foi desenvolvido o Plano de Gerenciamento do Projeto onde foi proposta uma metodologia, descrita nas prximas linhas, que resultou nas entregas conforme demonstrado na figura 1. A definio das atividades constituiu-se em documentar o trabalho que j era realizado pela equipe e criar artefatos de acordo com os requisitos do escopo de projeto. Para a atividade de documentao, a equipe do NAIPE foi dividida em pequenos grupos de acordo com atividades afins e / ou especialidades, cada grupo documentou o que realizava no tratamento de uma forma geral e, principalmente se esta atividade envolvia outras especialidades. Outra atividade era que cada grupo documentasse suas necessidades em relao a processos e grupos de tratamento que achavam imprescindvel a criao. As principais necessidades relatadas pelos grupos foram: Estimular a funcionalidade do paciente; oportunizar o desenvolvimento das potencialidades do paciente; atendimento para orientao e interveno no domiclio para pacientes em alto nvel de dependncia; sensibilizar a comunidade para aceitao da pessoa com deficincia intelectual; sistematizar e documentar os programas desenvolvidos; promover interdisciplinaridade entre a equipe.

Com as necessidades levantadas, foi criada uma Estrutura Matricial em uma planilha, onde cada atividade passou a ter um responsvel, que alimentava a matriz com informaes sugeridas pelo prprio grupo, tendo como pontos a serem respondidos: a estratgia de ao; o que fazer para alcan-la; como fariam; quais seriam os envolvidos; qual seria o prazo e quais os resultados esperados.
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Para que o controle das atividades ficasse mais eficaz foi realizado o Plano de Gerenciamento de Pessoal, onde se criou um grupo condutor do projeto intitulado Equipe do Projeto. Esta equipe era formada por cinco profissionais de diferentes especialidades, escolhidos pela Gerente de Projeto e pelo coordenador da instituio. Foi realizada uma Matriz de Responsabilidades de acordo com as fases do projeto (conforme quadro 3) onde a Gerente de Projetos por estar frente dos processos ficou como responsvel por todas as fases; O Patrocinador como coordenador da instituio ficou responsvel pela Reviso do projeto nas fases 1, 2 e 3 e na fase 4 com a comunicao final; a Equipe de Projeto por ter a opinio especializada para a construo do protocolo tiveram o status de Participantes nas 3 fases iniciais e como Requeridos para Reviso na fase final.
FASES Fase 1: Concepo Fase 2: Planejamento Fase 3: Desenvolvimento / Teste Fase 4: Implantao / Encerramento Legenda: P = Participante / Rs = Responsvel / Rv = Requerido na Reviso E = Requerido no Incio / C = Requerido na comunicao do final da fase Quadro 3: Matriz de Responsabilidades por Fases do Projeto Fonte: A autora. Rs Rs Rs Rs PESSOAS Gerente do Projeto Patrocinador Rv Rv Rv C Equipe do Projeto P P P Rv

Para a identificao de riscos, foram utilizadas as informaes provenientes da anlise de SWOT, que constituam um risco ao projeto e no a problemas na instituio (por exemplo, sede inadequada), e foram tambm utilizados os riscos documentados no termo de abertura do projeto, constatados durante as reunies. No quadro 4, demonstrada a anlise qualitativa realizada sobre os riscos identificados, pontuando a probabilidade de o risco tornar-se fato e o impacto que isso teria no projeto. Conforme a legenda, quanto maior a numerao atribuda, maior seria a possibilidade de ocorrncia. A frmula utilizada foi a probabilidade multiplicada pelo impacto, o resultado a exposio ao risco. Trs riscos exigiram que um Plano de Resposta fosse criado em virtude terem ficado com o ndice de Exposio ao Risco maior que 8.
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Com o Plano de Resposta executado durante o projeto no Plano de Gerenciamento do Projeto foi possvel mitigar dois dos riscos de forma a diminuir a probabilidade de ocorrncia e assim ficar em um ndice aceitvel. O risco de mudana de escopo do projeto foi aceito em virtude de, mesmo com todo planejamento, o projeto estar sujeito a alteraes, seja por ser um modelo nico, portanto no havendo experincia da equipe envolvida no projeto, ou simplesmente para realizar alguma melhoria sugerida. Neste caso o gatilho para o plano de contingncia acionado logo aps o pedido de mudana. Slusarenko (2009) enfatiza a necessidade de adaptao do projeto as necessidades do cliente, pois, no passado, o sucesso dos projetos era medido pelos trs critrios tradicionais de custo, qualidade e cronograma. Esses trs indicadores tradicionais perderam seu campo, hoje a importncia est na satisfao dos stakeholders (das partes interessadas).
Levantamento inicial Riscos Probab. Impacto Exposio ao risco Plano de Resposta Probab. Impacto Aps plano de respostas Exposio ao risco Estratgia (mitigar,evitar,transfe rir ou aceitar)

Falta de Suporte da Alta Administrao

5 Ajustar o cronograma e controlar a qualidade; Avalizar a mudana pela Equipe do Projeto com Opinio Especializada Utilizar Plano de Gerenciamento de Comunicaes

Mudana de escopo RISCOS ORGANIZACIONAIS

15

15

Aceitar

Falta / Falha na comunicao Deficincia em nmero de profissionais Pouco recurso tecnolgico Estrutura funcional da empresa Resistncia na documentao dos procedimentos Falta de recursos e equipamentos

3 2 5 2 4 5 1

5 2 1 2 3 1 3

15 4 5 4 12 5 3

5 2 1 2

5 0 0 0 6 0 0

Mitigar

Controle integrado de Atividades e Plano de Gerenciamento de Pessoal

3 1 3

Mitigar

RISCOS TCNICOS RISCOS EXTERNOS

Perda de conhecimento (funcionrio capacitado) para o Mercado Falhas e Morosidade na contratao de funcionrios substitutos Requisitos tcnicos de projetos no atendidos No atendimento das expectativas das partes interessadas Necessidade de custo com o projeto Estimativa errada do prazo Falta de Comprometimento das partes interessadas

RISCOS DO GERENCIAMENTO

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muito alto

5 4 3 2 1

5 4 3 2 1 1 muito baixo

10 8 6 4 2 2

15 12 9 6 3 3

20 16 12 8 4 4 alto

25 20 15 10 5 5 muito alto

EVITAR

Possibilidade

alto moderado baixo muito baixo

ATENUAR

ACEITAR

modera baixo do

Impacto

Quadro 4: Plano de Riscos / Respostas Fonte: A autora.

Para disponibilizar as informaes sobre o projeto desde o grupo de processo de Iniciao at o Controle e Encerramento foi realizado o Plano de Gerenciamento de Comunicaes, o quadro 5 demonstra os canais de comunicao utilizados e alguns controles importantes para distribuio das informaes as partes interessadas.
Canal/Evento Grupos de Audincia Gerente de - Informar: Projeto, Equipe do . atividades em progresso NAIPE, Equipe de Pro. prximos passos jeto, . problemas e riscos Patrocinador . mudanas Fornecer uma viso macro do andamento das frentes (principais Patrocinador, atividades e marcos) Equipe de ProApresentar principais jeto, Gerente problemas de Projeto e riscos Apresentar principais decises e definies necessrias Disponibilizar informaes referentes ao projeto, em todas as suas fases bem como materiais Todos os enextras como atas de volvidos no reunies e orientaes. projeto Para agendamentos de reunies e treinamentos; para sanar dvidas simples, etc. Objetivo/Contedo da mensagem Periodicidade Responsvel Meio de Acesso

Reunio de Status do Projeto

Mensal

Gerente de Projeto

Relatrios

Reunio de Status Consolidado

Quando necessrio

Gerente de Projeto

Relatrios

Comunicao via e-mail

Quando necessrio

Todos os envolvidos no projeto

Internet

Quadro 5: Plano de Gerenciamento das Comunicaes Fonte: A autora.

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No Plano de Gerenciamento da Qualidade a equipe de projeto definiu quatro requisitos (conforme demonstrado no Quadro 6) para servirem de parmetros na garantia e controle, pois se o projeto fosse realizado em conformidade com os requisitos levantados pela equipe, e que a equipe fosse treinada para utilizar o protocolo e este estivesse livre de erros e que no fosse burocrtico a ponto de oferecer prejuzos ao tratamento do paciente, com estes requisitos cumpridos concluiu-se que o projeto teria a qualidade desejada das partes interessadas. O Check List para aferir a qualidade do projeto foi aplicado na fase de Implantao / Encerramento.
Sensores Requisitos Metas / Objetivos Quem Atender as necessidades das partes interessadas de acordo com o escopo do projeto e requisitos. Como Sadas Indesejveis Aes da Equipe de Projeto Desenvolver ou ajustar o projeto de acordo com as necessidades apontadas durante os testes. Ajustar os processos e/ou melhorar o treinamento da equipe.

Conformida1 de com os requisitos

Equipe do Projeto

Ausncia ou falhas nos requisitos du- No cumprimento rante a execuo dos requisitos do Check List

Os procedimentos de trabalho no podem ficar buroAgilidade nos crticos a ponto de 2 processos causar prejuzos evoluo do paciente Os padres adotados sejam aplicados de forma a no Ausncia de ocorrer erros que 3 Erros venham a causar dano ao paciente ou deixar o processo complexo A equipe do NAIPE deve estar Capacitao apta e segura para a 4 Profissional utilizao do protocolo

Equipe do NAIPE

Tempo de concluso dos processos

Demora maior se comparada com o processo anterior ao protocolo

Equipe do NAIPE

Erros de conduta e Realizao de Tesmorosidade no prote cesso

Ajustar os processos e/ou melhorar o treinamento da equipe.

Equipe do NAIPE

N de dvidas no perodo de treinamento

O usurio no conseSanar dvidas guir completar o seu da equipe. processo.

Quadro 6: Plano de Gerenciamento da Qualidade Fonte: A autora.

Um Cronograma de base foi criado ainda dentro do Project Charter e este foi revisado e detalhado na fase de Planejamento, sendo a ltima Entrega desta fase. Sua composio foi de acordo com as atividades definidas e os principais marcos do projeto.

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A Fase de Concepo do projeto teve incio em 04/05/2009 com uma reunio para realizar atividades que iriam resultar na Anlise do Ambiente. Definiu-se que na primeira fase as reunies ocorreriam semanalmente. Na fase de Planejamento, o Plano de Gerenciamento do Projeto deveria estar concludo at 05/06/09. O Desenvolvimento do protocolo e parametrizao com o servio era realizado deveria ser concludo at 13/11/09. A Validao do protocolo, pertencente ltima fase do projeto, deveria ocorrer em 16/11/09 para que iniciasse a elaborao das agendas de atendimentos para 2010 como tambm os ltimos detalhes de como seria a dinmica com o protocolo, tendo como prazo o incio da segunda quinzena de dezembro, perodo que comearia o recesso na instituio. A data de implantao foi definida para 19/01/2010 e era crtica em virtude de ser o retorno as atividades dos profissionais do NAIPE aps frias coletivas e o protocolo deveria estar em funcionamento para no ocasionar modificaes nas agendas de atendimento de pacientes uma vez que um dos requisitos do projeto era que o trabalho ocorresse interdisciplinarmente o que tornaria qualquer mudana nas agendas extremamente complexa.

3.3. Fase de Desenvolvimento e Teste

Para criar o protocolo de assistncia de acordo com a misso do NAIPE, de promover a incluso social, foi necessrio criar tambm um mtodo para identificar em qual situao de convvio social o paciente encontra-se e assim poder desenvolver um plano teraputico para ele expandir este convvio ou pelo menos para criar ou melhorar sua autonomia e qualidade de vida. Este mtodo foi chamado de Estgio Social e est dividido em quatro segmentos: Primrio, Secundrio, de Formao e Pleno. Estgio Primrio: Situao em que o paciente possui alto nvel de dependncia e encontra-se institucionalizado ou apenas em seu domiclio por no ser recomendada sua remoo devido a limitaes fsicas ou mentais. Seu contato social exclusivo com cuidadores. Estgio Secundrio: O paciente possui pouca autonomia e seu convvio social limita-se ao que proporcionado por seus cuidadores, possui dificuldades na sua ca-

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pacidade de relao interpessoal por problemas fsicos e /ou mentais. Estgio de Formao: Mesmo com as limitaes fsicas e / ou mentais, o paciente possui certo grau de autonomia, necessitando apenas de superviso, o que o torna apto a frequentar grupos especiais na sociedade constituda como: as escolas especiais e regulares (com auxlio), oficinas protegidas, grupos de capacitao, associaes esportivas, etc. Estgio Pleno: As limitaes fsicas e / ou intelectuais, no impedem que o paciente aja de forma autnoma, estando este apto para o ensino em escola regular, mercado de trabalho, ou qualquer outro ramo de atividade intelectual, tendo condies para incluso social plena. Para classificar o paciente em seu Estgio Social criou-se uma consulta onde o paciente examinado por uma equipe multidisciplinar que atua interdisciplinarmente. Esta consulta foi nomeada de Avaliao do Potencial de Incluso onde, alm de definir o Estgio Social do Paciente, realizada uma avaliao global para definir o plano teraputico e assim intervir nas condies que impedem que o paciente esteja mais emancipado. As ferramentas utilizadas so trs escalas de avaliao de habilidades e atividades funcionais, que sofreram adaptao em seus scores para se enquadrar nos segmentos do Estgio Social. Estas escalas so aplicadas de acordo com a faixa etria: Guia de Reabilitao Simplificada David Werner, para pacientes com menos de seis meses de idade; PEDI Pediatric Evolution of Disability Inventory (Inventrio de Avaliao Peditrica de Disfuno), para pacientes a partir de seis meses e abaixo de doze anos de idade e a FIM Functional Independence Measure (Medida de Independncia Funcional) para pacientes a partir de doze anos de idade. Utilizou-se uma programao visual para identificao no pronturio clnico do paciente seu Estgio Social, sendo: Selo azul, pacientes no Estgio Pleno; Selo verde, pacientes no Estgio de formao; Selo amarelo, pacientes no Estgio Secundrio e Selo vermelho, pacientes no Estgio Primrio. Assim como as escalas so utilizadas de acordo com a faixa etria do paciente, o Plano de tratamento tambm foi dividido em fases, ficando: Plano de Incluso do Lactente, Plano de Incluso da Criana, Plano de Incluso do Pr Adolescente, Plano de Incluso do Adolescente e Plano de Incluso do Adulto.
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Para cada Plano de Incluso, foi escolhido um lder pela equipe do NAIPE, este lder responsvel por: representar o Plano de Incluso junto coordenao e aos demais Planos; organizar o trabalho interdisciplinar; conduzir as avaliaes e reunies; desenvolver o conhecimento e das habilidades dos profissionais de seu plano; avaliar a necessidade de criao ou descontinuao de programas e desenvolver solues para possveis falhas no processo. Para normatizar a entrada, avaliao, tratamento e alta do paciente na instituio, foi criado o seguinte fluxo:

Figura 2- Fluxograma de Assistncia Fonte: A autora

Conforme identificado na Fase de Planejamento, havia uma necessidade de criao de algumas terapias voltadas para desenvolver a potencialidade e funcionalidade do paciente e que intervenes fossem realizadas para pacientes domiciliados. A criao destes grupos de atendimento foi realizada de acordo com a diviso por Planos de Incluso, assim como demonstra o Quadro 7. O tratamento ao paciente pode ocorrer tanto em programas multidisciplinares de forma interdisciplinar (por exemplo: Programa de Adaptao e Estimulao Scio Escolar, onde um grupo de pacientes assistido simultaneamente pelas reas de fisioNome da Revista Vol. V, N. N, Ano 2010 p. 15-20

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terapia, terapia ocupacional, fonoaudiologia, pedagogia e psicologia como se demonstra no Quadro 7) como tambm em terapias individuais.
Programa

Plano

Azul Objetivo: Plena Cidadania * Programa Sociedade Inclusiva; * Programa de Est. com Placa Palatina; * Programa de Adaptao e Estimulao Scio Escolar * Programa Sociedade Inclusiva;

Incluso de Lactentes

Verde Objetivo: Melhora na qualidade de vida e, se possvel, passar do Estgio de Formao para o Estgio Pleno * Programa de Terapia Funcional; * Programa de Est. com Placa Palatina; * Programa de Terapia Funcional; * Programa de Psicomotricidade * Programa de Adaptao e Estimulao Scio Escolar * Programa de Preveno Odontopediatria * Programa de Terapia Funcional; * Programa de Preveno Continuada - Odontologia; * Programa de Preparao para Atividade Laboral; * Programa de Orientao e Educao Social para Pr Adolescentes; * Programa de Atividade Fsica * Programa de Orientao e Educao Social para Adolescentes; * Programa de Preparao para Atividade Laboral; * Programa de Atividade Fsica * Programa de Oficina Teraputica; * Programa de Preparao para Atividade Laboral;

Amarelo Objetivo: Melhora na qualidade de vida e, se possvel, mudana para o Estgio de Formao * Programa de Terapia Funcional; * Programa de Est. com Placa Palatina; * Programa de Terapia Funcional; * Programa de Preveno Odontopediatria

Vermelho (PRIMRIO) Objetivo: Melhora na qualidade de vida e, se possvel, mudana para o Estgio Secundrio * Programa Lactente Prematura Maternidade Darcy Vargas; * Programa de Ateno Domiciliar; * Programa de Ateno Domiciliar;

Incluso de Crianas

* Programa de Sensibilizao da Comunidade; Incluso de * Programa de Preparao para Atividade LaboPrral; Adolescentes * Programa de Atividade Fsica

* Programa de Terapia * Programa de Ateno Funcional; Domiciliar; * Programa de Preveno Continuada - Odontologia; * Programa de Orientao e Educao Social para Pr Adolescentes; * Programa de Terapia Funcional; * Programa de Orientao e Educao Social para Adolescentes; * Programa de Preveno Continuada - Odontologia; * Programa de Oficina Teraputica; * Programa de Preveno Continuada - Odontologia; * Programa de Ateno Domiciliar;

* Programa Sociedade Inclusiva; Incluso de * Programa de Atividade Fsica Adolescentes * Programa de Preparao para Atividade Laboral; * Programa de Atividade Fsica; * Programa de Atividade Laboral; * Programa Sociedade Inclusiva;

Incluso de Adultos

* Programa de Ateno Domiciliar;

Quadro 7: Programas Criados de Acordo com Planos de Incluso e Estgios Sociais Fonte: A autora.

Para dinamizar a referncia de acordo com o pblico-alvo que o NAIPE assiste e solucionar o problema de serem encaminhadas pessoas que no possuem suspeitas ou diagnsticos de deficincia intelectual, foi criado um formulrio contendo informaes como: tipo da deficincia, diagnstico clnico suspeito, diagnstico funcional, etc. Ficou institudo que este formulrio dever ser preenchido por um mdico, enfermeiro ou outro profissional graduado da rea da sade que esteja encaminhando o paciente para o NAIPE.

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Depois de validada as condies do paciente atravs desde documento de encaminhamento, a consulta de triagem ser agendada. A consulta de triagem realizada com intuito de o mdico fechar o diagnstico do paciente. Em alguns casos no possvel fech-lo logo na triagem, necessria a aplicao de testes psicolgicos para certificao de deficincia intelectual e a aplicao destes testes para ser efetiva, estabelece que o paciente tenha mais de seis anos de idade. Diante disso, ficou estabelecido no protocolo que pacientes menores de sete anos de idade podem ficar com um status de em avaliao e ter os mesmos tratamentos que os pacientes com diagnstico fechado possuem. Para o paciente a partir de sete anos de idade determinou-se que se deve fechar o diagnstico de deficincia intelectual antes de encaminh-lo para a Avaliao do Potencial de Incluso e outros tratamentos. Na consulta de triagem o mdico tambm avalia se o paciente precisa passar por alguma outra rea mdica especializada (neurologia, ortopedia, psiquiatria, etc.) e tambm encaminha o paciente para consulta com a Equipe de Apoio. A Equipe de Apoio composta pelas reas de odontologia, servio social, medicina (pediatria e clnica geral) e enfermagem. A Equipe de Avaliao Global e Avaliao do Potencial de Incluso composta pelas reas de: fisioterapia, fonoaudiologia, pedagogia, psicologia e terapia ocupacional. nesta consulta que se discute o plano teraputico. Aps o trmino da criao do protocolo de assistncia, teve incio a fase de testes. Houve simulao com casos clnicos fictcios para treino dos profissionais tanto no uso das escalas de avaliao como para a classificao no Estgio Social. Foram realizadas ainda simulaes com as agendas dos profissionais, pois havia vrias aes que deveriam ocorrer simultaneamente em grupos de profissionais, sendo que alguns deles trabalham em horrios e dias distintos e, devido ao quadro insuficiente de profissionais, alguns profissionais tiveram que fazer parte de mais de um Plano de Incluso. Ficou estipulado que em um dia da semana seriam realizadas as reunies, avaliaes e orientaes e no restante ocorreriam os outros tipos de atendimentos. Neste dia estipulado devero ocorrer as reunies na seguinte ordem:

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O gerenciamento de projeto na construo e implantao de um protocolo de assistncia na rea da sade para pessoas com deficincia intelectual: estudo de caso.

1: Reunio de Discusso de Casos Clnicos: Cada profissional escolhe cerca de trs pacientes em atendimento, e no dia da reunio recebe os pronturios para trocar informaes com a equipe. 2: Reunio de Orientao ao Diagnstico: O mdico, juntamente com outras especialidades que acompanham o paciente, faz uma reunio com os familiares / cuidadores do paciente para explicar e esclarecer dvidas sobre o diagnstico e prognstico. 3: Avaliaes do Potencial de Incluso: Inicia com uma reunio entre os profissionais para conhecimento sobre o histrico do paciente relatado pelo mdico no pronturio durante a consulta de triagem, aps a equipe se divide e aplica a escala de avaliao e depois voltam a se reunir para soma dos scores, classificao do estgio social e definio de terapias necessrias ao paciente. No trmino desta fase realizou-se uma reunio onde foi feita uma Ata para consolidar todas as partes testadas.

3.4. Fase de Implantao e Encerramento

A fase de implantao teve incio em 19/01/2010 com uma apresentao de todas as fases do protocolo e parametrizao dos programas. Foram apresentadas as agendas de atendimento de cada profissional completas com todos os programas em grupo e atendimentos individuais. Foi realizado o Check List de acordo com o Plano de Qualidade demonstrado no Quadro 6 onde, de acordo com a validao do protocolo, o projeto teve conformidade com os requisitos e atendeu as expectativas das partes interessadas; houve ainda aumento na agilidade de avaliao de novos pacientes na instituio uma vez que logo aps a consulta de triagem j marcada a avaliao de potencial de incluso para verificao das necessidades de atendimento e para os pacientes que tm sete anos ou mais, as consultas so intensivas para fechamento de diagnsticos pela equipe; O projeto foi encerrado duas semanas aps a implantao em virtude do acompanhamento para certificao de que as Avaliaes do Potencial de Incluso ocorreriam sem erros.

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4.

CONSIDERAES FINAIS
Toda mudana bem sucedida requer um projeto bem planejado. A mudana proposta para a equipe do NAIPE teve grande impacto, uma vez que muitos dos processos de trabalho foram modificados e a aplicao do processo de Gerenciamento de Projeto na construo do protocolo de assistncia comprova que as tcnicas contidas no guia PMBOK no tm sujeio de reas. O conhecimento adquirido com o guia proporcionou a utilizao de um conjunto de processos controlados em seus grupos que nortearam aes elementares na construo do protocolo de assistncia, pois por ser um projeto precursor em seu segmento pouco se tinha como base. O projeto desenvolvido demandou comprometimento da equipe envolvida uma vez que todos so funcionrios da instituio para qual o trabalho foi destinado e, portando, tinham outras atividades alm do projeto. Este grau de comprometimento proporcionou crescimento para cada um dos envolvidos, pois foi necessrio aprofundar os estudos neste campo ainda muito carente de bibliografias que informem e direcione o atendimento integral para pacientes com deficincia intelectual. As normatizaes e a adoo de escalas de avaliaes e tcnicas com comprovao de eficcias reconhecidas cientificamente, trouxeram benefcios tanto aos pacientes, pois agora tm um servio de maior qualidade, quanto aos profissionais devido seguridade na assistncia proposta. Desde o planejamento do protocolo at a sua finalizao foram aplicados objetivos a cada Plano de Incluso que propiciassem aes nas esferas familiar, social e do prprio profissional envolvido, para prover a incluso social do paciente.

AGRADECIMENTOS
Agradeo a equipe do NAIPE que no mediu esforos para a criao do protocolo e que facilitou o processo de gerncia com as valiosas discusses e sugestes no decorrer do projeto e pelo comprometimento sempre demonstrado. Agradeo tambm aos meus professores orientadores do curso de especializao MBA em Gerenciamento de Projetos, Msc. Karina Meier e Dr. Mrcio Luiz Giacomin, pelos ensinamentos, apoio incondicional e segurana que me passaram durante toda a execuo do projeto.
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O gerenciamento de projeto na construo e implantao de um protocolo de assistncia na rea da sade para pessoas com deficincia intelectual: estudo de caso.

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