Contabilidad General y de Costos

mac Vctor Daniel Castro Palau

Contabilidad. Generalidades.
Concepto.
La contabilidad, se puede definir como la tcnica o disciplina que se encarga de registrar, clasificar y resumir en trminos monetarios, las operaciones que realiza una empresa, as como analizar e interpretar los mtodos financieros que generan. La contabilidad, es tambin, la tcnica de captacin clasificacin y registro de las operaciones de una entidad para producir informacin oportuna, relevante y veraz, ayudando a hacer posible la toma de decisiones en la entidad. Podemos, asimismo decir que es la historia de un negocio en trminos monetarios. Para llevar el registro de las operaciones que efecta, deben observarse reglas y procedimientos, que se conocen como: Principios fundamentales de la contabilidad.

Principios Fundamentales de la Contabilidad.

1. De la Entidad. Los negocios deben ser considerados entidades perfectamente distintos de sus propietarios y sus operaciones deben registrarse atendiendo al efecto que tienen en ellas y no en stos. 2. De la Realizacin. Las operaciones del ente econmico deben registrarse cuando se realicen efectivamente. 3. Del Periodo Contable. Las actividades de una empresa son continuas, pero los cambios operados en el patrimonio de los negocios deben conocerse e informarse por periodos regulares. 4. Del Valor Histrico. Los activos deben registrarse al precio efectivamente pagado por ellos, en efectivo o crdito, en la fecha de su adquisicin y registro. 5. Del Negocio en Marcha. Salvo evidencia en contrario, la vida de la empresa se supone indefinida. 6. De la Dualidad Econmica. Tiene el antecedente eminentemente cientfico de la causa y el efecto, la accin y la reaccin y se define estableciendo la doble presentacin (primero de registros cargos y abonos y luego de informacin activos y pasivos ) que deben tener en contabilidad, las operaciones cuantitativas del ente econmico. 7. De la Revelacin Suficiente. Siendo la informacin el objetivo fundamental de la contabilidad, el cual se cumple a travs de los estados financieros, y siendo estos elementos de decisin para quienes los utilizan, resulta imprescindible la exigencia de la claridad y la suficiencia en su contenido. 8. De la Importancia Relativa. Las operaciones de importancia menor no deben ser sujetadas rigurosamente al trato que establecen los principios de contabilidad. Asimismo en la informacin misma debe diluirse la intrascendente en beneficio de lo importante.

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mac Vctor Daniel Castro Palau 9. De la Consistencia. Seala que cuando existen varias soluciones de registro para operaciones especficas, la solucin seleccionada debe aplicarse sin cambios ao con ao, para garantizar la comparabilidad de la informacin relativa.

Otros Conceptos.
Entidad Econmica. Es un conjunto de recursos materiales y humanos, para consecucin de fines determinados. Finanzas. Disciplina integrada por los conocimientos bsicos relativos a la determinacin de las necesidades monetarias de una empresa y su satisfaccin. Estados Financieros. Son informes cuantitativos, escritos, que se elaboran de manera ordenada, sistematizada y consistente, proporcionando informacin financiera. Recursos. Bienes y derechos con que cuenta una entidad para alcanzar sus objetivos.

Estado de Situacin Financiera

El Estado de Situacin Financiera o Balance General es el estado contable que muestra la situacin financiera de una empresa a una fecha determinada.Comprende por una parte los bienes y derechos que posee dicha empresa y por otra las fuentes de donde se han obtenido dichos bienes, sea por deudas y obligaciones a corto y largo plazo o por aportaciones de los accionistas o socios, as como las utilidades dejadas en el ejercicio. De esta forma se compone de tres grandes captulos: Activos, Pasivos y Capital.

Activo.
Es el conjunto de bienes materiales, crditos a favor, o derechos que tiene una empresa. Este se divide en otros grandes rubros. Circulante o A Corto Plazo: Aquel que posee el mayor grado de disponibilidad. Fijo o A Largo Plazo: Aquellos cuyo grado de disponibilidad es reducido en virtud de poseerse con intencin de uso, son aquellos recursos materiales de los que hace uso la entidad. Diferido u Otros Activos: Son gastos de inversin efectuados antes de la constitucin de la entidad, como por ejemplo, los gastos de seguros, y toda la documentacin legal.

Pasivo.
Es el conjunto de deudas que tiene una entidad con terceros, este se clasifica en 2 formas. Corto plazo: Se incluyen aquellos adeudos que deben ser liquidados antes de un ao a partir de la fecha que se registra en el balance. Largo plazo: Aquellos adeudos cuya fecha de vencimiento es a ms de un ao a partir de la fecha del balance.

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Capital Contable.
Es el concepto integrado por el capital inicial o social, reservas creadas, utilidades o perdidas obtenidas en el ejercicio, etc.

Presentacin.
El Estado de Situacin Financiera o Balance General se puede presentar en forma de reporte o de cuenta. En forma de cuenta es la ms usual, acomodndose el Activo del lado izquierdo (En orden de su disponibilidad, Circulante, Fijo y Diferido) mientras el Pasivo (En orden de su exigibilidad) y Capital del lado derecho. Productos Cuac, S.A. de C.V. Estado de Situacin Financiera al 31 de Diciembre de 2004 (cifras en miles de pesos) ACTIVO Activo Circulante Caja Clientes Inventarios Documentos por cobrar Suma de Activo Circulante Activo Fijo Edificio Maquinaria y Equipo Suma Activo Fijo Activo Diferido Pagos Anticipados Papelera Patentes y Marcas Suma Otros Activos Suma Activo PASIVO Pasivo a Corto Plazo Proveedores Documentos por pagar Prstamos Bancarios Cuentas por pagar Suma de Pasivo a corto plazo Pasivo a largo plazo Acreedores a Largo plazo Suma Pasivo a Largo Plazo Suma Pasivo CAPITAL CONTABLE Capital Social Utilidad del Ejercicio Utilidad Acumulada Suma Capital Contable Suma Pasivo y Capital Contable

90,000 70,000 150,000 1,300,000 1,610,000 1,400,000 1,000,000 2,400,000 7,000 8,000 490,000 505,000 4,515,000

75,000 55,000 120,000 570,000 820,000 1,700,000 1,700,000 2,520,000 1,900,000 29,000 66,000 1,995,000 4,515,000

Siempre en un Estado de Situacin Financiera se utiliza la siguiente frmula, misma que debe mantenerse en todo momento:

Activo = Pasivo + Capital

Las Operaciones.
La empresa realiza una gran cantidad de operaciones durante un ciclo, ejercicio o perodo contable, por ejemplo: compra y vende mercancas, adquiere activos fijos, etc., todas estas actividades las debe registrar, clasificar y resumir en el momento en que las va efectuando. Consecuentemente, vamos a tratar la forma en que una operacin debe analizarse y posteriormente el procedimiento que debe seguir para anotar en la contabilidad dichas operaciones.

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mac Vctor Daniel Castro Palau Analizar una operacin es determinar las repercusiones que se producen en el activo, pasivo o capital, ya sea aumentando o disminuyendo dichos elementos. Estas alteraciones que se producen en el activo, pasivo y capital, de ninguna manera desvirtan la igualdad expresada en frmula del Balance (A=P+C), puesto que dicho principio constituye la base fundamental de la denominada teora del Partida Doble. Esta teora se le atribuye a un Fraile Franciscano Luca Pacciolo, quien en el sigol XV observo que toda operacin efectuada tiene una causa, que a su vez produce un efecto, existiendo una compensacin numrica entre la una y el otro, o sea:

A Todo Cargo corresponde un Abono

La Cuenta.
Una cuenta es un recurso de contabilidad que se usa para registrar y sintetizar los aumentos y las disminuciones de una sola partida de Activo, Pasivo o Capital. En su forma ms sencilla una cuenta se parece a la letra T al lado izquierdo se le denomina debe y al registrar una operacin se dice que se carga; al lado derecho se le llama haber y al afectarlo se dice que se abona. El saldo de una cuenta es la diferencia de las sumas entre lo cargado y lo abonado a la misma cuenta. Cuando la suma del Debe es superior a la del Haber el saldo es deudor, y cuando la suma del haber es superior a la del debe el saldo ser acreedor. Representando grficamente tenemos:

CARGO DEBE

ABONO HABER

Si comparamos con el Estado de Situacin Financiera, encontramos Debe (cargo) Activo Haber (abono) Pasivo Capital Podemos por lo tanto entender para el Activo, que el activo aumenta cuando se carga y disminuye cuando se abona Debe (cargo) + Activo Haber (abono) - Activo

El Pasivo, disminuye cuando se carga y aumenta cuando se abona. Debe (cargo) - Pasivo Haber (abono) + Pasivo

El Capital, disminuye cuando se carga y aumenta cuando se abona. Debe (cargo) - Capital Haber (abono) + Capital

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mac Vctor Daniel Castro Palau Por lo tanto, se tendra: Una Disminucin de Activo A todo Aumento de Activo corresponde: Aumento de Pasivo Aumento de Capital Una Disminucin de Activo A Toda Disminucin de Pasivo corresponde: Aumento de Pasivo Aumento de Capital Una Disminucin de Activo A Toda Disminucin de Capital corresponde: Aumento de Pasivo Aumento de Capital En resumen, podemos representar as: Debe (cargo) +A -P -C Haber (abono) -A +P +C

Estado de Resultados
Este documento nos muestra los resultados obtenidos en las operaciones de una empresa en un periodo determinado. Tambin se le conoce como Estado de Prdidas y Ganancias. Este estado financiero nos permite conocer y analizar, la razonabilidad de las ventas, costos, gastos y la utilidad o prdida. Se considera como un estado complementario del Balance General. Puesto que ste muestra nicamente la utilidad o prdida del ejercicio, y el estado de resultados muestra la forma en que se ha obtenido dicho resultado. La estructura de un Estado de Resultados maneja los siguientes elementos. Ventas Totales. Son el importe total de las mercancas entregadas a los clientes, vendidas al contado o a crdito. Ventas Netas. Se determinan restando de las ventas totales el importe de las devoluciones y rebajas concedidas sobre ventas. Costo de lo Vendido o Costo de Ventas. Se obtiene sumando los siguientes conceptos (inventario inicial mas compras netas menos inventario final igual a costo de lo vendido). Utilidad Bruta. Es la diferencia existente entre las ventas netas menos el costo de las mismas.

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mac Vctor Daniel Castro Palau Utilidad de operacin. Es la diferencia que resulta de la utilidad bruta menos gastos normales de la empresa. (administracin, ventas, etc.) Utilidad o Prdida del Ejercicio. Es el resultado de las operaciones de una empresa, generalmente de un ao que modifican el capital o patrimonio de los accionistas incrementndolo en el caso de la utilidad y disminuyndolo en el caso de las prdidas. Una estructura general del Estado de Resultados es la siguiente: Ventas
menos

Costo de Ventas Utilidad o Prdida Bruta

menos menos

Gastos Administracin Gastos de Venta Utilidad o Prdida en Operacin

menos ms

Gastos Financieros Productos Financieros

menos ms

Otros Gastos Otros Productos Utilidad o Prdida antes de Impuestos

menos

Impuestos y PTU Utilidad o Prdida del Ejercicio Un ejemplo tenemos: C.D.D. S.A de C.V. Estado de Resultados del 1 de enero al 31 de diciembre de 2005 Ventas Costo de Ventas Utilidad Bruta Gastos de Venta Utilidad en Operacin Impuestos Utilidad Neta 35,000.00 35,000.00 10,000.00 70,000.00 200,000.00 120,000.00 80,000.00

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ACTIVO. Cuentas de saldo Deudor Activo Circulante o A corto Plazo
Cuenta Caja Bancos Se Carga por Entradas de dinero en efectivo. Depsitos (en efectivo, con cheque, transferencias). Ventas que son pagadas con cheque, transferencias, etc. Intereses que el banco pague. Adeudos de nuestros clientes. Ventas realizadas a crdito. Intereses cobrados por adeudos. Documentos que firmen a favor de la empresa (deudas, ventas, documentos endosados a favor de la empresa, etc.) Prstamos realizados. Deudas diferentes a las generadas por ventas. Mercanca a precio de costo. Compra de mercanca. Mercanca devuelta por los clientes. Se Carga por Se abona por Salidas de dinero en efectivo. Retiros. Pago de cheques a terceros. Comisiones bancarias Pagos que realicen nuestros clientes (efectivo, cheques, con ttulos de crdito, transferencias de deuda) Documentos cobrados. Documentos cancelados. Documentos endosados a favor de terceros. Pagos realizados. Cancelacin de deudas. Salidas de mercanca a costo (por ventas, devoluciones a los proveedores)

Clientes Documentos por cobrar Deudores Diversos Almacn o Inventario

Activo Fijo o a Largo Plazo

Cuenta Mobiliario y Equipo de oficina Equipo de Transporte Maquinaria Terreno Edificio Cuenta Patentes y marcas Depsitos en garanta Gastos de Instalacin Gastos de Organizacin Papelera Pagos adelantados (seguros, rentas, intereses, cuotas) Se abona por

Costo de adquisicin. Compras de nuevo activo fijo.

Venta del mismo

Activo Diferido u Otros Activos

Se Carga por Costo de las patentes y marcas Depsitos otorgados en garanta (anteriores o nuevos) Importe pagado en la instalacin y adaptacin de las instalaciones. Importe pagado por la organizacin de las empresas o nuevas asesoras (notariales, consultores, etc) Existencias al iniciarse. Nuevas compras El importe del pago adelantado al iniciar. El importe de nuevos pagos adelantados siempre y cuando abarquen cuando menos hasta el fin del periodo. Se abona por La venta o abandono de las mismas. Cantidades recuperadas o aplicadas al expirar los contratos Por el total al desecharse la instalacin anterior. Por el total al ser desechada la organizacin anterior. Papelera y tiles consumidos La parte de los pagos adelantados que hayan sido usados o devengados al terminar el periodo.

PASIVO. Cuentas de saldo Acreedor. Pasivo a corto plazo

Cuenta Proveedores Acreedores diversos Impuestos por pagar Documentos por pagar Se Carga por Pagos efectuados por mercancas compradas a crdito Importe de las Devoluciones hechas a los proveedores. Descuentos, rebajas y bonificaciones por compras Pagos que se efectan por deudas y obligaciones contradas en actividades diferentes a la compra de mercanca. Por anticipos a cuenta de impuesto anual. Pago final de impuestos. Pago del valor de documentos firmados Se abona por Compras efectuadas al proveedor o a crdito. Intereses que sean cobrados por demora en los pagos. Deudas y obligaciones contradas en actividades diferentes a la compra de mercanca. Intereses causados por demora en los pagos. Impuesto calculado. Valor nominal de documentos firmados pendientes de pago con plazo menor de un ao. Se abona por Importe de la hipoteca segn la escritura otorgada. Valor nominal de documentos firmados pendientes de pago con plazo mayor de un ao. Se abona por Aportaciones de los socios (iniciales y nuevas)

Pasivo a largo plazo

Cuenta Acreedor Hipotecario Documentos por pagar a largo plazo Cuenta Capital Social Se Carga por Pagos realizados para amortizar (disminuir) la deuda Pago del valor de documentos firmados

CAPITAL. Cuentas de saldo Acreedor

Se Carga por Devoluciones realizadas a los dueos o accionistas

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CUENTAS DE RESULTADOS
Cuenta Se Carga por Ventas (Saldo: Precio de venta de mercancas devueltas Acreedor) Rebajas concedidas Costo de Ventas: (Saldo Costo de la mercanca vendida. Deudor) Gastos de viaje (viticos), representacin, comisiones, sueldos a vendedores Gastos de ventas (Saldo Gastos de publicidad, promocin deudor) Gastos de las oficinas de venta (luz, telfono, renta, transporte de mercanca, etc.) Sueldos de gerencia, personal de oficina. Gastos de Administracin (Saldo Gastos referentes a las oficinas generales (luz, telfono, deudor) etc.) Gastos no normales a la operacin de la empresa Otros gastos y productos (saldo deudor o acreedor segn se registren) Intereses y comisiones pagadas por la empresa Gastos y productos financieros (saldo deudor o acreedor segn se registren) Se abona por Importe de la mercancas a precio de venta Costo de la mercanca devuelta. Cancelaciones o traspasos a otras cuentas

Cancelaciones, correcciones y traspasos a otras cuentas. Productos o ingresos por operaciones no normales u ordinarias (utilidad en venta de activo fijo, venta de desperdicio, etc.) Intereses cobrados a la empresa.