ISOLUX-SAC-0006 Aplicacin para Refacturaciones de Grupo

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Aplicacin rea Funcional Equipo Funcional Autor Diseo Funcional Desarrollador Prioridad: Complejidad: Modificaciones del documento: Versin 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 Versin: Fecha 18/05/2011 11/07/2011 13/07/2011 18/07/2011 18/07/2011 20/07/2011 21/07/2011 22/07/2011 26/07/2011 04/08/2011 1.x 2.x 3.x

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Revisado Funcional

rea

Luis David Yagel Garca Paola Cuello

Documentos relacionados: Definicin modelo de proceso Definicin modelo de conversin Diseo Tcnico

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ce
1.1 Objetivo del programa ............................................................................... 4

1. Descripcin del programa ................................................................................ 4 2. Procedimiento................................................................................................ 6 2.1 Pantalla inicial segn usuario: Pantalla de Visualizacin/Creacin .................... 6 2.2 Creacin de la lnea por parte del emisor ..................................................... 7 2.3 Creacin de la lnea por parte del superusuario ............................................. 8 2.4 Recepcin del mensaje por parte del receptor .............................................. 8 2.4.1 2.4.2 Aceptacin por parte del receptor ....................................................... 10 Primer rechazo por parte del receptor .................................................. 10

2.5 Vuelta al emisor tras el primer rechazo....................................................... 10 2.6 Segunda recepcin por parte del receptor ................................................... 11 2.7 Estado de arbitraje .................................................................................. 11 2.8 Determinacin del Receptor/Suplente responsable ....................................... 13 3. Apuntes contables ......................................................................................... 13 3.1 Con centros emisor y receptor en la misma sociedad.................................... 13 3.2 Con centros emisor y receptor de distintas sociedades.................................. 13 4. Gestin de errores de contabilizacin ............................................................... 14 5. Informes ...................................................................................................... 14 5.1 Informe de re-facturaciones ...................................................................... 14 6. ANEXO N 1 Cuentas de controlling .............................................................. 16 7. ANEXO N 2 Correspondencia cuentas contables de re-facturacin ................... 17 8. ANEXO N 3 Relacin de status .................................................................... 20

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1. Descripcin del programa

1.1 Objetivo del programa

Se crea un programa para responder a la necesidad existente de re-facturar costes entre centros contables pertenecientes a la misma sociedad (cargos internos) o distintas sociedades (facturas intercompaa) con residencia fiscal en Espaa inicialmente, con los siguientes objetivos y y y y y y Facilitar la comunicacin y seguimiento del proceso de aprobacin entre el centro emisor y receptor. Automatizar la emisin de cargos internos y/o facturas Automatizar la contabilizacin en los centros emisor y receptor, as como la compensacin de las contrapartidas contables. Establecer un calendario que regule los plazos para los distintos intervinientes. Definir un procedimiento para dirimir potenciales discrepancias. Apoyar para el adecuado anlisis de la informacin recogida.

Las re-facturaciones sujetas a este procedimiento se compensan en la fecha de contabilizacin, al no tener impacto en la tesorera. Est previsto que este procedimiento se ample a un mbito internacional una vez que se solvente la problemtica fiscal derivada de la dispersin geogrfica del Grupo. Este proceso no es aplicable a re-facturaciones de produccin, otros ingresos, facturas emitidas a terceros o suplidos, que deben ser recogidos por GOCC. El proceso sigue el flujo que se detalla en la pgina siguiente.

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2. Procedimiento
2.1 Pantalla inicial segn usuario: Pantalla de Visualizacin/ reacin

En ella aparecen los siguientes botones para todos los usuarios: y y Enviar: se utiliza para emitir las re-facturaciones una vez hayan sido creadas. Borrar lnea: se utiliza para borrar una refacturacin seleccionada que haya sido creada previamente. Solo podrn borrarse aquellas refacturaciones que no hayan sido enviadas. Modificar lnea: se utiliza para modificar una refacturacin que haya sido creada previamente.Solo podrn moddifcarse aquellas refacturaciones que no hayan sido enviadas. Guardar: Podrn guardarse en cualquier momento del proceso antes de ser enviada, sin chequear si hay campos vacos / incorrectos. Aquellas refacturaciones guardadas se mostrarn en pantalla cuando se acceda a la transaccin. No tendrn status al no haber sido gestionadas.

Segn el rol del usuario, aparecern adems los siguientes botones en la parte superior derecha de la pantalla: y y y y Superusuario: Contabilizar Emisor: Enviar Receptor: Aceptar / Rechazar rbitro: Aceptar / Rechazar

Los estatusse encuentran recogidos en el Anexo 3. Reflejara el estatus en que se encuentra la solicitud y estar bloqueada cuando el usuario no sea responsable del siguiente paso.

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2.2

Creacin de la lnea por parte del emisor

El usuario, en la transaccin ZFI_REFACT01,aadir una lnea e introducir en la pantalla tipo ALV los siguientes campos. Todas las validaciones de estos se activarn al enviar la refacturacin.

Centro Emisor

Centro Receptor

CuentaContable

Importe

Observaciones Adjuntar

Centro emisor/receptor Cdigo alfanumrico de 4 caracteres del centro que emite/recibe la refacturacin. Validar por la tabla CSKS y el campo KOSAR que la obra se encuentra en status en curso terminada Cuenta contable: Matchcode delimitado por: Si el centro emisor/receptor pertenecen a la misma sociedad, mostrar las cuentasde la tabla Anexo 1 Si el centro emisor/receptor pertenecen a distintas sociedades, mostrar las cuentasde la tabla Anexo 2 Importe: Importe base imponible de la re-facturacin sin impuestos y con dos decimales. Observaciones:Campo libre. Argumentacin del motivo de re-facturacin.

En caso de querer adjuntar un archivo, a la izquierda de cada lnea habr un botn de Adjuntar.

En la misma lnea, aparecern derivados y bloqueados los siguientes campos. Fecha de documento Elemento PEP del emisor Fecha del sistema

Obtenido de la tabla YFICO_CTA_PEP con la cuenta y el centro de coste

Volcar el impuesto ZINTERCOMPANIA de la tabla

Indicador IVA

Importe IVA

Importe de impuesto de la re-facturacin con dos decimales. Derivado de la tabla anexo 1 anexo 2 segn la cuenta contable seleccionada por el usuario. Derivar EUR pero podr ser modificable en caso de ampliar el programa para uso internacional.

Concepto

Moneda

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Elemento PEP del receptor

Obtenido de la tabla YFICO_CTA_PEP con la cuenta y el centro de coste

Fecha del ltimo dia del primer mes abierto contablemente.

Fecha de contabilizacin

Tras completar las lneas necesarias, el usuario pulsar el botn enviar situado en la esquina superior izquierda de la pantalla tras seleccionar las lneas deseadas.

Aqu el sistema chequea que los datos introducidos son correctos. En caso de no serlo, el sistema no permitir el envo de la lnea errnea, pero si enviar las otras.Aquellas enviadas quedarn con status Creada y las lneas no enviadas quedarn guardadas como Pte. Aceptacin. 2.3 Creacin de la lnea por parte del superusuario

En el caso del superusuario el proceso ser el mismo, pero ninguno de los campos estar bloqueado. Tras crear la lnea, el superusuario podr guardarla o contabilizarla directamente, pulsando el botn Contabilizar.

Si el proceso es correcto, el estatus ser Contabilizado. Al refrescar la pantalla, las lneas contabilizadas correctamente, pasarn al histrico y desaparecern de la pantalla de vista y de la tabla Z, finalizando aqu el proceso

Mail del superusuario.docx

2.4

Recepcin del mensaje por parte del receptor

Cuando el emisormandeel mensaje, el receptor recibeun correo notificndole que se ha emitido una re-facturacin y que debe atenderla.

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Mail al receptor.docx

Al entrar a la transaccin ZFI_REFACT02, el receptor puede ver todas las refacturaciones recibidas.

En esta transaccin, se puede visualizar, no modificar, los mismos campos que en la transaccin anterior abrindose una ventana y se aaden los siguientes campos modificables: y Motivo:en este campo el receptor indica las razones por las que acepta o rechaza la re-facturacin. Fichero soporte receptor: Los archivos se adjuntan mediante el botn situado en la ventana

Tambin podr consultar el archivo adjuntado por el emisor. El receptor s podrmodificar los campos Fecha de contabilizacin y Elemento PEP del receptor.

Podrn aceptarse propuestas una a una con los botones Aceptar y Rechazar de la ventana masivamente tras haberlas guardado, seleccionando las pertinentes y pulsando los botones Aceptar/Rechazar.

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2.4.1 Aceptacin por parte del receptor Si el receptor est de acuerdo con la propuesta, seleccionar la lnea o lneas, en caso de no haberlas Aceptado/Rechazado previamente en la ventana, y pulsar el botn deACEPTAR y se contabilizar el documento. El estatus ahora ser Contabilizada. De nuevo, al refrescar la pantalla se guardar en el histrico y borrar de la tabla Z. Al acabar la contabilizacin, el programamanda un correo al emisor con los datos de la contabilizacin, confirmndole que la re-facturacin ha sido satisfactoria y se muestra un log al receptor con las contabilizaciones realizadas finalizando aqu el proceso.

Mail acuerdo al emisor.docx

2.4.2 Primer rechazo por parte del receptor En caso de rechazo por parte del receptor pulsando el botn Rechazar, aparecer de nuevo la pantalla con todos los campos descritos anteriormente. Se rellenar el motivo del rechazo y se enviar de nuevo al emisor. El estatus serRechazado (1).

Mail rechazo al emisor.docx

2.5

Vuelta al emisortras el primer rechazo

En este caso, el emisor recibeuncorreo indicndole que el traspaso ha sido rechazado. Para procesar las re-facturaciones en situacin rechazada, el emisorejecuta la transaccin ZFI_REFACT01. El estatus seguir siendo Rechazada (1). Tras las modificaciones pertinentes, el emisor podr mandarla por segunda vez al receptor. Pantalla ilustrativa:

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En ella el emisor puede ver el motivo por el que el receptor ha decidido rechazar la refacturacin y modificar el centro emisor, cuenta contable, concepto, elemento PEP del emisor, importe, moneda, checkbox de arbitraje y las observaciones. Una vez modificadas todas las filasnecesarias, el emisor las reenviar al receptor.

Mail al receptor 2.docx

2.6

Segunda recepcin por parte del receptor

El proceso y la pantalla es el mismo que el descrito en el punto 2.3 ( Primera Recepcin por parte del receptor), con la excepcin de que si la re-facturacin vuelve a ser rechazada, esta pasar directamente al estado de arbitraje, con estatus Arbitraje. 2.7 Estado de arbitraje

Cuando el receptor rechaza dos veces la refacturacin, la 2 vez que lo rechace, pasar a estado de arbitraje y se quedar pendiente de la decisin del rbitro. El estatus ser Arbitraje.

M il l rbitr ( r c ). c

La funcin arbitral la desempea un nodo responsable tanto del centro emisor como receptor, establecindose los siguientes niveles para esta funcin: y y y y La delegacin/divisin para re-facturaciones entre centros de su competencia. La Direccin de Zona para re-facturaciones entre centros de distintas delegaciones o divisiones en su zona. El Departamento de Informacin de Gestin del rea, para discrepancias entre centros de distintas delegaciones o divisiones dentro de su rea de negocio. Las discrepancias entre centros de distintas reas de negocio se mantendrn en rechazadas resolvindose por los cauces habituales.

El rbitro ser determinado mediante la obra origen y la obra destino localizndose el nodo jerrquico inferior que tienen en comn mediante una funcin. Dicha funcin ser empleada dos veces, la primera vez entrar con la obra origen y la segunda con la obra destino, obteniendo la informacin de los campos DELEGACION ZONADIVISION Y ANEGOCIO. El programa chequea cual es el nodo jerrquico comn, siendo la prioridad Delegacin Zona rea. Conocido el nodo, se ira a una tabla Z, donde cada nodo quedar asociado al rbitro correspondiente. Dicha tabla quedar definida y solo ser necesaria su modificacin cuando un rbitro deje de desempear el papel como tal.

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El rbitro puede aprobar o rechazar la re-facturacin total o parcialmente mediante la transaccin ZFI_REFACT03. En dicha transaccin, aparecen al rbitro todas las refacturaciones en situacin de arbitraje que le correspondan. El que desee modificar se seleccionar y desplegar la siguiente pantalla.

En ella se detallan los siguientes campos rellenados por el emisor y receptor y se aaden los siguientes para uso del rbitro y y rbitro rango: se derivar automticamente de la tabla nodos-arbitros. Importe rbitro: el sistema propone el importe y el rbitrodecidir modificarlo o no. En caso de que el rbitro decida contabilizar la re-facturacin, se hace por este importe y no por el importe que indica el emisor. Comentarios del rbitro: comentarios que aade el rbitro relativo a la refacturacin.

Una vez tomada la decisin por parte del rbitro, su aceptacin rechazo ser informada va mail al centro emisor y al centro receptor. y E-mails: o Aprobada

 o

Mail acuerdo rbitro.docx

Rechazada

Mail rechazo rbitro.docx

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2.8

Determinacin del Receptor/Suplente responsable

Se crear una tabla Z con una transaccin asociada donde cada obra estar relacionada con el correspondiente receptor. Esta tabla poseer un modo vista de actualizacinconflags en el caso de que el receptor no pueda responder las solicitudes, envindose las peticiones al suplente. Los flags sern mantenidos por los usuarios.

3. Apuntes contables
3.1 Con centros emisor y receptor en la misma sociedad Cuando el centro emisor y receptor pertenecen a la misma sociedad, se realizan apuntes utilizando las cuentas de controlling que se detallan en el anexo n 1 a travs de la transaccin KB15N. El apunte contable es el siguiente: (658XXXXXX) (Designacin cuenta analtica)
(CC: Centro receptor (BYYY))

a 3.2

(Designacin cuenta analtica) (658XXXXXX)

(CC: Centro emisor (AXXX))

Con centros emisor y receptor de distintas sociedades

Cuando los centros emisor y receptor pertenecen a distintas sociedades, el sistema realiza siempre y a la vez, tanto el apunte contable en la sociedad emisora, como el apunte contable en la sociedad receptora. Para ello utiliza lascuentas correspondientes del anexo n 2 con el siguiente detalle: En la sociedad emisora:Clave de contabilizacin:DG (442000000) Deudores del grupo ClvCT: 01 a (7050000XX)(Cuenta de re-facturacin)ClvCT: 50
(CC: Centro emisor (AXXX))

a (477000000) Hacienda Pblica, IVA rep.pendiente devengo: 50

En la sociedad receptora:Clave de contabilizacin:KR (6XXXXXXX) (Cuenta de gasto)ClvCT: 40

(CC: Centro receptor (CZZZ))

(472000000) Hacienda Pblica, IVA soportado: 40 a (412000000) Acreedores del Grupo ClvCT: 31

Finalmente se realizar el apunte contable de compensacin de las posiciones de acreedor y cliente:

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(5510XXXXX) Cuenta corriente con (sociedad receptora) ClvCT: 40 a (442000000) Deudores del grupo ClvCT: 17 Clave de contabilizacin:C6 (por la FB05)

(412000000) Acreedores del Grupo ClvCT: 27 a (5510XXXXX) Cuenta corriente con (sociedad emisora) ClvCT: 50 Clave de contabilizacin:C6 (por la FB05) Las cuentas de gasto y de refacturacin se obtienen del anexo n2, las cuentas de deudores y acreedores de grupo son fijas y las cuentas corrientes con sociedad tienen la estructura 55100XXXX, donde XXXX se corresponde con el nmero de sociedad del acreedor o cliente segn sea el caso. En caso de que la cuenta de acreedor / deudor de mayor no est definida como cuenta asociada para la sociedad, se har una contabilizacin directamente a la cuenta de deudores / acreedores de grupo. A la hora de contabilizar, hay que tener en cuenta quese puede emplear la sociedad GL (=BUKRS) para introducir en la cabecera de documento.

4. Gestin de errores de contabilizacin

En el caso de que existan errores durante el proceso de contabilizacin, sea esta aprobada por receptor por rbitro, un nuevo estatus aparecer reflejado: Error sistema. Cuando esto ocurra, un mail ser enviado centralizadamente a una direccin de correo fija que gestionar esta clase de incidencias, documentando el error ocurrido, y evitando ms participacin al usuario. Emisor, receptor y/o rbitro sern informados de que el proceso ha concluido con xito por su parte aunque no haya podido realizarse satisfactoriamente las contabilizaciones y de que estas sern gestionadas.

5. Informes
5.1 Informe de re-facturaciones En la transaccin ZFI_REFAC_INFpara cada usuario, se realiza un informe en el que aparecer en primer lugar la siguiente pantalla:

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En ella el usuario podr filtrar el estado de todas las re-facturaciones que le corresponda de los siguientes modos: y y y y y Situacin: se pueden filtrar las re-facturaciones dependiendo de la situacin que se encuentren (aceptada, rechazada, pendiente, arbitraje) Fecha contable: para todas aquellas en situacin aceptada, se puede consultar las re-facturaciones segn su fecha contable Fecha de documento: se corresponde con la fecha en la que se registra por primera vez la re-facturacin. Centro de Coste emisor Centro de Coste receptor

Para determinar que re-facturaciones afectan al usuario, al entrar en la transaccin, se pone automticamente un filtro con el cual se defina las re-facturaciones que puede tanto enviar como recibir el usuario con el fin de que el informe resultante, solo refleje las re-facturaciones que afecten al usuario en cuestin. El informe resultante es un ALV en el que salen reflejados las re-facturaciones tanto enviadas como recibidas del usuario que entre en la transaccin. En dicho ALV aparecen las re-facturaciones que filtre el usuario, con los datos de la re-facturacin y los datos de los documentos creados a partir de l asre-facturaciones. En los estatus vendr una explicacin verbal de la situacin en la que se encuentran, tal y como se refleja en el anexo 3.

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6.

ANEXO N 1 Cuentas de controlling

Cuenta de Controlling 658300000 658400000 658400001 658400003 658500000 658500001 658500002 658500003 658500004 658500005 658500006 658500007 658500008 658500009 658500011 658500012 658500013 658500014 658500015 658500016 658500017 658500018 658500019 658500020 658500021 658600000 658600001 658600002

Designacin
IMPUT. CT MATERIALES IMPUT. CT ALQ. MAQ. IMPUT. CT ALQ. LOCAL IMPUT. CT TRANSP.MAQ IMPUT. CT INFORMATIC IMPUT. CT COMUNICAC IMPUT. CT MAT.OFICIN IMPUT. CT PROY.ESTUD IMPUT. CT SER.TERCER IMPUT. CT PUBL.ATENC IMPUT. CT ASOCIACION IMPUT. CT FORMACIN IMPUT. CT SEGUROS IMPUT. CT TRIBUTOS IMPUT. CT NOT Y REGISTRO IMPUT. CT OFERTAS LICITACIONES IMPUT. CT COMPRAS PROYECTOS IMPUT. CT DONACIONES IMPUT. CT SEGURIDAD IMPUT. CT LIMPIEZA IMPUT. CT LOCOMOCIN IMPUT. CT. DIETAS IMPUT. CT. HOTELES IMPUT. CT. KL VEHICULO PROPIO IMPUT. CT. ALQUILER VEHICULOS IMPUT.CT M.OBRA.INDI IMPUT.CT M.OBRA PROD IMPUT. CT VIAJES

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7.

ANEXO N 2 Correspondencia cuentas contables de re -facturacin

Cuenta gasto 640000000 640000001 640000006 640000008 640000012 640100000 640100001 641000000 641100000 649000000 649100000 629000000 629000002 629000007 629000008 629000012 629000004 629000001 629000011 629000003 629000015 628000003 629000005 629000014 602100001 621100000 621300000

Designacin Sueldos y salarios Pagos diferidos Vacaciones Gratificaciones Indemnizaciones Sueldos y salarios Pagos diferidos operarios Indemnizaciones por despido Indemnizaciones operarios Instruccin y formacin estructura Instruccin y formacin operarios Gastos de viaje (billetes) Locomociones de personal estructura Gastos de Viaje no deducibles. Otros Gastos de Viaje Locomociones de personal operarios Gastos de viaje (restaurantes) Gastos manutencin estructura Gastos manutencin operarios Gastos de viaje (hoteles) Gastos viaje operarios Gastos de combustible Kilometraje veh.propio Kilometraje operarios Compras de carburantes Alquiler de vehculos Alquiler de oficina Canon y asesora aplic informticas Servicios de profes. indep.

Cuenta ingreso 705000003

Designacin Re-facturacin personal servicios de

705000006 705000007

Re-facturacin servicios Billetes Re-facturacin Locomocin servicios

705000008

Re-facturacin servicios dietas

705000009

Re-facturacin servicios hoteles

705000029

Re-facturacin propio

servicios

veh

705000012

Re-facturacin servicios veh. alquilados Re-facturacin servicios alqu. oficina Re-facturacin terceros servicios

705000013

621500000 623000000

705000014

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623000004 623000007 623000010 623000012 623000017 623200000 623200001 623000001 Cuenta gasto 623000003 629908001 607000000

Gastos de gestin de calidad Honorarios a residentes extranjero Servicios contratados Servicio contratados extranjero consultora tcnica Gastos de fedatario Gastos de registros Gastos de prof. Proyectos y honorarios Designacin Gastos de investigacin de mercado Gastos ofertas Estudios y proyecto Relaciones pblicas Donativos Gastos de asociaciones Seguro de Maquinaria Seguros de construccin Seguro de mercanca Consumibles equipos Material de oficina Servicios de vigilancia Trabajos de limpieza Gastos limpieza oficina Impuesto sobre actividades Otros tributos loca Impuesto municipal Impuestos bienes inmuebles Otros tributos locales Impuestos Importacin
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705000015

Re-facturacin servicios Not y Registro Re-facturacin servicios Proy. Estudios Designacin Re-facturacin licitaciones Re-facturacin Proyectos servicios

705000016 Cuenta ingreso 705000017

705000018

Compra

627200000

705000019

Re-facturacin servicios Rela. Pblicas Re-facturacin donaciones Re-facturacin asociaciones Re-facturacin Seguros servicios servicios servicios

629900002

705000020

623400000

705000021

625000002 625000004 625000008 628200000

705000022

705000023

Re-facturacin informticos

servicios

628100000

705000024

Re-facturacin servicios Mat. Oficina Re-facturacin seguridad Re-facturacin limpieza Re-facturacin tributos servicios servicios

607400000

705000025

607100000 629900001 631000000 631000001 631000002 631100001 631100003 631100004

705000026

705000027

servicios

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631100005 631100007 631200001 631200002 631200003 631200004 631200005 631200006 631500000 628000000 628000001 629100000

Impuestos Exportacin Licencia de instalacin Tasas de ensayos Tasas de replanteo Tasas de liquidacin Tasas de vigilancia Otras tasas Tasas judiciales Tasas de fletes Agua, gas Electricidad Comunicaciones 705000028 Re-facturacin suministros servicios por

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8.

ANEXO N 3 Relacin de status

Super-User
Estatus Pte. aprobacin Contabilizada Error sistema

Emisor
Estatus Creada Pte. aprobacin Rechazada (1) Arbitraje Contabilizada Error sistema

Receptor
Estatus Pte. aprobacin Rechazada (1) Arbitraje Contabilizada Error sistema

rbitro
Explicacin Arbitraje Contabilizada Error sistema

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