Financeiro

T2Ti Tecnologia da Informao Ltda T2Ti.COM CNPJ: 10.793.
118/0001-78 Projeto T2Ti ERP
Mdulo Financeiro
Objetivo O objetivo deste artigo dar uma viso geral sobre todos os itens do Mdulo Financeiro. Todas informaes aqui disponibilizadas foram retiradas no todo ou em partes do material informado nas Referncias.
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T2Ti Tecnologia da Informao Ltda T2Ti.COM CNPJ: 10.793.118/0001-78 Projeto T2Ti ERP
Introduo A parte financeira da empresa uma das mais importantes. Vital para sua sobrevivncia. A gesto financeira uma das tradicionais reas funcionais da gesto, encontrada em qualquer empresa onde cabem as anlises, decises e atuaes relacionadas com os meios financeiros necessrios atividade da empresa. um conjunto de aes e procedimentos administrativos, envolvendo o planejamento, anlise e controle das atividades financeiras da empresa, visando maximizar os resultados econmicos financeiros decorrentes de suas atividades operacionais. Para uma empresa obter resultados satisfatrios, h necessidade de tomadas de decises diariamente. A existncia de controles, em especial os financeiros, essencial para que essas atitudes sejam as mais corretas possveis. Dentre os controles financeiros podemos citar os seguintes: Controle de contas a pagar; Controle de contas a receber; Controle de caixa e bancos; Fluxo de caixa; Conciliao bancria; Controle de tesouraria;
Veremos os detalhes desses controles que formam os mdulos do Financeiro. Alm deles veremos um complemento para o setor financeiro: a troca de arquivos com os bancos, o conhecido EDI Bancrio.
Contas a Pagar As contas a pagar so obrigaes assumidas pela empresa, que devem ser saldadas dentro do vencimento. comum nas empresas, que a mercadoria necessria para as operaes serem adquiridas a prazo, sendo indispensvel devida quitao dos compromissos assumidos
dentro dos prazos estabelecidos para evitar transtornos nas prximas compras. Para organizar todas as contas assumidas de modo que no fique nenhuma no esquecimento, causando transtornos, deve-se elaborar controles que informem os totais a pagar, obedecendo ao seu vencimento, podendo, assim, quando enfrentar dificuldade financeira, estabelecer prioridades e tentar negociar com os outros credores. Na planilha abaixo podemos ver um formulrio bem simples para controle das contas a pagar:
Contas a Receber Geralmente, as empresas trabalham com vendas a prazo. Com isso se tornam competitivas e realizam mais vendas. Atualmente a forma de pagamento a prazo a mais requisitada pelos clientes. Mas para que essas vendas a prazo ocorram com segurana, devem ser estudadas maneiras de analisar a concesso de crdito aos clientes, para que o nmero de inadimplncia no se torne muito elevado, tornando-se um fator que acarrete para a empresa dificuldades financeiras.
Realizada a opo pelas vendas a prazo, a empresa ter que elaborar um controle, de modo que por meio deste, ela consiga ter informaes necessrias para tomadas de decises. Esse o controle das contas a receber. O controle de contas a receber est pautado em fichas de cadastro e controle individual. A partir desses instrumentos, o empresrio ter atualizado o seu cadastro de clientes, o saldo pendente de cada cliente, o controle de carteiras e a posio global das contas a receber. O acompanhamento das contas a receber deve ser feito diariamente, no sentido de verificar se est sendo devidamente liquidado, como tambm verificar qual a situao de cada cliente. Na planilha abaixo podemos ver um formulrio bem simples para controle das contas a receber:
Controle de Caixa Para financiar a continuidade das operaes, a empresa necessita de recursos, sendo que o caixa o item que est disponvel para a empresa no exato momento, no necessitando de espera para que se torne disponvel. Abaixo segue um exemplo de formulrio onde sero lanadas diariamente todas as operaes de entradas e sadas de dinheiro no caixa, e apurado o saldo respectivo. O saldo compe-se do disponvel em caixa e bancos.
O controle do caixa importante, pois: Ajuda a fornecer informaes para apurao dos custos/despesas, vendas e estoque; Contribui para controlar e analisar despesas; Controla o movimento de entrada e sada de dinheiro da empresa.
Controle de Banco Assim como o caixa, quando a empresa possui saldos em contas de bancos, poder utilizar os recursos encontrados nessas contas para pagamentos imediatos, com a utilizao de cheques. Para controlar a circulao dos recursos nas contas em banco, a empresa necessitar do extrato fornecido pelo banco, para conferir com sua movimentao e verificar se os dbitos e os crditos realizados pelo banco so os corretos e que o saldo final confere. Na planilha abaixo podemos observar um formulrio simples para a realizao do controle bancrio:
Conciliao Bancria Consiste na prtica de conferir todos os lanamentos realizados nas contas correntes da empresa. Quando mais automatizado esse processo se tornar, melhor. No formulrio seguinte podemos ver um demonstrativo de conciliao bancria:
Fluxo de Caixa um instrumento de controle que tem por objetivo auxiliar o empresrio a tomar decises sobre a situao financeira da empresa. Consiste em um relatrio gerencial que informa toda a movimentao de dinheiro (entradas e sadas), sempre considerando um perodo determinado, que pode ser uma semana, um ms etc. (SEBRAE) O Fluxo de Caixa serve para: Planejar e controlar as entradas e sadas de caixa num perodo de tempo determinado; Auxiliar o empresrio a tomar decises antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na empresa; Verificar se a empresa est trabalhando com aperto ou folga financeira no perodo avaliado; Verificar se os recursos financeiros so suficientes para tocar o negcio em determinado perodo ou se h necessidade de obteno de capital de giro; Planejar melhores polticas de prazos de pagamentos e recebimentos; Avaliar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos; Conhecer previamente (planejamento estratgico) os grandes nmeros do negcio e sua real importncia no perodo considerado; Avaliar se o recebimento das vendas suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos no perodo considerado; Avaliar o melhor momento para efetuar as reposies de estoque em funo dos prazos de pagamento e da disponibilidade de caixa; Avaliar o momento mais favorvel para realizar promoes de vendas visando melhorar o caixa do negcio.
No formulrio seguinte podemos observar um modelo de relatrio para Fluxo de Caixa:
Como demonstrao foi utilizado um perodo semanal no formulrio visto acima.
Vamos compreender alguns termos utilizados no Fluxo de Caixa: Saldo Inicial: o valor constante no caixa no incio do perodo considerado para a elaborao do Fluxo. composto pelo dinheiro na gaveta mais os saldos bancrios disponveis para saque. Entradas de Caixa: correspondem s vendas realizadas vista, bem como a outros recebimentos, tais como duplicatas, cheques pr-datados, faturas de carto de crdito etc., disponveis como dinheiro na respectiva data. Sadas de Caixa: correspondem a pagamentos de fornecedores, pr-labore (retiradas dos scios), aluguis, impostos, folha de pagamento, gua, luz, telefone e outros, entre eles alguns descritos em nosso modelo. Saldo Operacional: representa o valor obtido de entradas menos as sadas de caixa na respectiva data. Possibilita avaliar como se comportam seus recebimentos e gastos periodicamente, sem a influncia dos saldos de caixa anteriores. Saldo Final de Caixa: representa o valor obtido da soma do Saldo Inicial com o Saldo Operacional. Permite constatar a real sobra ou falta de dinheiro em seu negcio no perodo considerado e passa a ser o Saldo Inicial do prximo perodo.
Observe que existem as colunas Previsto e Realizado. Qual o objetivo? Um dos fatores mais importantes para o sucesso na gesto de uma empresa o planejamento adequado. Dessa forma, a gesto financeira deve ser cuidadosamente planejada, executada, acompanhada e avaliada. Isso s possvel se estabelecermos metas (objetivos, previses) que nos orientem a fim de evitar surpresas inesperadas. Se passarmos a projetar recebimentos e pagamentos com base em nossos conhecimentos anteriores e expectativas futuras quanto ao que esperamos do mercado, poderemos nos preparar para enfrentar dificuldades antes que elas ocorram.
Assim, trabalhar com valores previstos e compar-los com o realizado (acontecido na data), alm de mostrar futuras faltas ou sobras de caixa, permite tomar decises antecipadas sobre aumento de compras, liquidaes, racionalizaes de custos, hora certa para fazer investimentos e at mesmo sobre a possibilidade de retirar mais prlabore sem sangrar a empresa. Para elaborar o Fluxo de Caixa existem dois mtodos: Direto e Indireto. O mtodo direto demonstra os recebimentos e pagamentos derivados das atividades operacionais da empresa em vez do lucro lquido ajustado. Mostra efetivamente as movimentaes dos recursos financeiros ocorridos no perodo. J o mtodo indireto aquele no qual os recursos provenientes das atividades operacionais so demonstrados a partir do lucro lquido, ajustado pelos itens considerados nas contas de resultado que no afetam o caixa da empresa.
Na planilha abaixo podemos ver um exemplo de fluxo de caixa realizado e projetado:
Chega-se a concluso que a frmula para representar o Fluxo de Caixa a seguinte: SFC = SIC + I D, onde: SFC = Saldo final de caixa; SIC = Saldo inicial de caixa; I = Ingressos; D = Desembolsos.
Tesouraria O propsito da Tesouraria acompanhar os recebimentos e pagamentos dirios disponibilizando informaes gerenciais de tesouraria, para prover em caixa ou nos bancos recursos suficientes para os compromissos dirios. As sobras so aplicadas em operaes de curto prazo e as faltas so supridas com recursos captados no mercado, junto instituies financeiras. A composio de um sistema de tesouraria abrange controles de informaes financeiras oriundas de todos os departamentos da empresa. A interface entre os diversos setores das empresas convergem em informaes financeiras na Tesouraria. As vendas geraro contas a receber, as compras geraro contas a pagar e estas invariavelmente transitam por contas bancrias, nas quais se faz os devidos controles de dbitos avisados, estornos, cheques emitidos, compensados, devolvidos, apresentados e os respectivos saldos.
EDI Bancrio EDI significa Intercmbio Eletrnico de Dados, do ingls Eletronic Data Interchange. Foi criado para tentar eliminar as barreiras de comunicao entre empresas, visto que os dados podem trafegar livremente sem interferncia. Basicamente o EDI o transporte de dados at ento feito pelo papel, para um meio informatizado, mantendo a mesma natureza das informaes. Como exemplos podemos citar: Ordens de compra; Faturas; Memorandos; Transferncia de fundos;
A transferncia ocorre de aplicao para aplicao e segue padres prdefinidos.
O EDI bancrio consiste na troca de arquivos entre a empresa e os bancos. Os arquivos so chamados de remessa e retorno e seguem layouts pr-definidos, como o CNAB 240, por exemplo. Dentre as informaes trocadas entre a empresa e o banco podemos citar: cobrana (boletos bancrios), pagamentos, extrato (para conciliao), dbito em conta, custdia de cheques etc. Cada um destes produtos tem seu fluxo de informao e portanto um layout. O fluxo de informaes abaixo mostra uma viso geral dos tipos de servios / produtos disponveis e das entidades participantes em cada um deles (padro Febraban/CNAB 240):
O arquivo contm texto puro e colunas fixas definidas pela FEBRABAN, cada banco, por possuir suas prprias peculiaridades, tem suas variaes que so previstas dentro do padro.
Fluxograma Na imagem seguinte podemos ver um exemplo de integrao entre alguns dos controles acima mencionados e outros mdulos do ERP:
Na imagem abaixo podemos observar um fluxograma mais detalhado de um sistema financeiro, que pertence ao ERP Apolo:
Fonte: http://portal.riosoft.com.br
T2Ti ERP O ERP construdo para no Projeto T2Ti implementar os seguintes mdulos para o sistema financeiro: Contas a pagar; Contas a receber; Controle de caixa e bancos; Tesouraria; Fluxo de caixa; Conciliao bancria; EDI bancrio, com soluo para pelo menos um banco oficial e um particular;
As solues acima tero como objetivo o controle financeiro de uma empresa de pequeno/mdio porte, pblico alvo do projeto. As caractersticas de cada item acima sero definidas pela T2Ti na fase de levantamento de requisitos com acompanhamento dos participantes.
Concluso O controle financeiro pode ser considerado uma das coisas mais importantes para a empresa, como vimos. Envolve uma srie de detalhes e deve ser integrado aos demais mdulos do ERP. O T2Ti ERP suprir a necessidade as pequenas e mdias empresas disponibilizando o mdulo financeiro.
Referncias
CONTROLES DE GESTO FINANCEIRA UTILIZADOS NAS EMPRESAS DE MAFRA SC RELACIONANDO-OS COM SEU CICLO DE VIDA http://dvl.ccn.ufsc.br/congresso/anais/2CCF/20080819160809.pdf Layout Padro Febraban 240 posies http://www.febraban.org.br O USO DO FLUXO DE CAIXA COMO FERRAMENTA ESTRATGICA NAS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS http://www.tede.ufsc.br/teses/PEPS3873.pdf SEBRAE Guia do Empreendedor Fluxo de Caixa http://www.biblioteca.sebrae.com.br/bds/BDS.nsf/1D3580AD490CD14283256F6A0049 D684/$File/NT000A228E.pdf UNIRG Apostila de Administrao Financeira http://www.professores.unirg.edu.br/charles/admfin/Apostila1.pdf

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No formulrio seguinte podemos observar um modelo de relatrio para Fluxo de Caixa:

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Como demonstrao foi utilizado um perodo semanal no formulrio visto acima.

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Na planilha abaixo podemos ver um exemplo de fluxo de caixa realizado e projetado:

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A transferncia ocorre de aplicao para aplicao e segue padres prdefinidos.

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