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Problema en la Oficina de Don Hernn!!!! Don Hernn Z.

es Jefe de la Oficina de Mensajera de una prestigiosa compaa de entrega de mercaderas, su departamento se encarga de las entregas a domicilio de los envos que llegan del exterior. Tiene a cargo dos empleados administrativos y una flotilla de 5 mensajeros con moto, los cuales hacen entregas de paquetes de no ms de 5 kg de peso. Adems las rutas estn distribuidas geogrficamente entre los 5 repartidores en el rea metropolitana a saber: Rosendo Garca krisanto Azofeifa Rosana Mendoza Sandro Vargas Marta Salgado Adems: Rafael Crdoba Rogelio Zambrano Camin Furgn SJ, Alajuelita, Hatillos, Desamparados, Bo Naciones unidas. SJ, Tibas, Moravia, Coronado, Guadalupe. Casco Central. SJ, San Pedro, Curridabat, Tres Rios, etc SJ, Escaz, Santa Ana, Guachipeln, Anonos, etc...

Los paquetes de ms de 5 kg de peso se envan en automviles o camiones pero esto compete a otros departamentos similares comandadas por el seor Hernn Z tambin. La cuota para menos de 5 kg es de 5.000.00 costo de envo, para ms de esto y menos de 50 es de 20.000.00, para mas de 50 y menos de 100 es de 40.000.00 y 60.000.00 para mayor peso y distancia. De acuerdo al procedimiento no se devuelven paquetes, todo debe entregarse. Los envos del exterior son recibidos y anotados en un sistema de acuerdo a los siguientes datos de entrada: CODIGO DESCRIPCION DESTINO COSTO DEL ENVIO TIEMPO DE ENTREGA DESIGNADO PESO

Ahora bien, a pesar de estar definidas las rutas para cada repartidor, muchas veces se han encontrado hasta tres o cuatro motorizados en una misma localidad repartiendo mercadera por lo cual han elevado queja al seor Hernn ya que un mismo mensajero debe de ir a zonas a veces con 30 o ms kilmetros de distancia, invadiendo rutas de otros compaeros.

Don Hernn cuenta con una persona que alista los envos y otra que registra en una Computadora muy vieja, de 250 mb de memoria Ram y disco duro de 10 GB, puerto para CD, el monitor falla a ratos, no cuenta con una UPS para regular el voltaje y asegurar el equipo. No existen respaldos de la informacin. La informacin de salida es un reporte que se pasa a Don Hernn al final del da. La persona encargada de distribuir la mercadera que llega los separa en estantes sin rotular, segn el sabe de memoria donde va cada uno y por eso no ha reemplazado los rtulos casi ilegibles de cada uno de estos estantes. El reporte se lo enva al encargado de la computadora quin digita en forma incorrecta los datos, por esto los reportes no salen bien y el seor Hernandez no se da cuenta de lo que ocurre con las entregas porque al final del da en su afn de irse para la casa no los revisa. Al da siguiente el encargado de la computadora los guarda a como caigan en la gaveta del archivador. Que bien se est en la oficina de don Hernn, dos horas de caf y otras dos de almuerzo, cuando los motorizados llegan, no hay nadie, deben recoger de los estantes las mercaderia y cargarla solos. El da de hoy Don Hernn comprueba sus sospechas de que los registros de los tres departamentos estn revueltos en la bodega, tanto para motociclistas, como para autos o camiones, en una ocasin un camin cubri una ruta de veinte kilmetros para dejar un par de patines y un cepillo dental. Don Hernn aduce que la oficina labora bien, que son las etiquetas que vienen mal rotuladas, sin embargo al momento de la entrega esta se hace correctamente con los datos en la etiqueta. Fiel a sus mtodos busca en los archivos la informacin pero se da cuenta de que todo est revuelto y no existe orden en el mismo. Don Hernn lo contrata a Usted de forma personal como Administrador de Empresas para que mediante una contratacin por servicios profesionales le resuelva el desorden que tiene en la Oficina y as evitarse una reprimenda por parte de sus superiores!!! Adems le entrega la lista de envos a efectos de que detecte que est fallando en el sistema de informacin de la empresa! De acuerdo a lo anterior responda las siguientes preguntas: 1-Que considera usted que est afectando el sistema de informacin de la Oficina? 2-Que hara para solucionar el desorden en el archivo de documentos? (que orden propone) 3-Ofrezca un plan de accin al seor Z para mejorar su oficina.

4-Cuales mejoras en el Sistema de Direccin de Informacin propone a Don Hernn? 5-Indique los errores en el departamento que se visualizan tomando como base la lista de reparto. 6-Que sugerencias dara al encargado de distribuir la mercadera recibida para que no se revuelva con otras rutas? 7-Cuales controles implementara en la Oficina. Observe la lista de mercadera. 8-Es la informacin de entrada del reporte suficiente para un adecuado funcionamiento? 9-Est la computadora capacitada para mantener este flujo de informacin, que recomendaciones dara? 10-Indique a Don Hernn cul es el sistema de informacin correcto de acuerdo a lo que estudi en la Universidad en cuanto a Sistemas de Informacin? Ejemplo, las frutas llegan a la planta procesadora, se clasifican, se distribuyen, se lavan, se procesan, se empacan, una persona registra en una PC de 2 gb de Ram, disco duro de 500 Gb procesador Pentium, la informacin de cada una de las cajas de producto y luego las entrega para ser clasificadas para distribuirlas en la zona que corresponden, unas en furgn, otras en tren, otras en camin. El proceso ser evaluado y controladode forma que la informacin guarde correlacin entre lo que se registra y se hace, as el sistema de informacin ser eficiente.