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del curso interactivo accesible a través de internet.
Indice
Módulo I. LA EMPRESA..............................................................
UD. 1. La empresa. Formas jurídicas. Objetivo de las empresas.3
UD. 2. Actividad de las empresas...................................... 7
UD. 3. Iniciar FacturaPlus. Menús de FacturaPlus................ 11
UD. 4. Creación de empresas y usarios. Gestión de empresas. 15
UD. 5. Gestión de usuarios............................................ 18
Módulo II. PROCESO DE COMPRAVENTA......................................
UD. 1. Introducción. Proceso de compraventa..................... 24
UD. 2. Creación de almacenes, familias, artículos y proveedor. 25
UD. 3. Proceso de compraventa en FacturaPlus.................. 32
Módulo III. CREACIÓN DE TABLAS GENERALES DEL PROGRAMA......
UD. 1. Enlace con ContaPlus.......................................... 40
UD. 2. Tablas generales................................................ 41
UD. 3. Clientes y agentes.............................................. 50
UD. 4. Transportistas, promociones y terminales.................. 52
Módulo IV. LA FACTURA.............................................................
UD. 1. Introducción...................................................... 55
UD. 2. El IVA............................................................. 58
UD. 3. La factura......................................................... 60
UD. 4. Medios de pago................................................. 63
Módulo V. EL ALMACÉN.............................................................
UD. 1. Introducción. El almacén...................................... 69
UD. 2. Existencias. Gestión de stocks............................... 74
Módulo I. LA EMPRESA
UD. 1. La empresa. Formas jurídicas. Objetivo de las empresas
A los efectos de este curso, vamos a considerar empresa 'todo tipo de entidades que
realizan una actividad económica'. Por actividad económica entendemos 'la prestación
de servicios o entregas de bienes a cambio de una contraprestación'. En esta línea de
amplitud, entendemos que existen los siguientes tipos atendiendo a las diferentes
formas jurídicas que existen en el marco legal mercantil:
• 1. Empresario individual
• 2. Sociedades mercantiles
• 3. Sociedades laborales y cooperativas
• 4. Sociedades civiles y comunidades de bienes
• 5. Otras entidades
Cada una de estas entidades tiene una estructura y organización peculiar, que puede
estudiarse más detalladamente analizando la legislación que les afecta. Vamos a ver
conceptos básicos de cada una de ellas.
1. EMPRESARIO INDIVIDUAL
Es la forma jurídica más sencilla de empresa. Una persona física desarrolla
directamente la actividad. La identificación del titular de la actividad es el propio DNI del
titular.
Dicha contabilidad puede ser llevada por el empresario o por otra persona autorizada.
Esto significa que no tienen obligación de elaborar cuentas anuales y depositarlas en el
Registro Mercantil (a no ser que estén inscritos), pero sí deben tener registro contable
de sus operaciones.
Los trámites generales (los que no tienen nada que ver con una actividad en concreto)
de puesta en marcha son los más sencillos y rápidos que existen en el mundo mercantil
puesto que basta con un alta en censos en la Agencia Tributaria y después el alta de
autónomos en la Seguridad Social. Estos dos trámites previos pueden efectuarse en un
solo día. Puede ser necesaria la tramitación de una licencia de apertura, en caso de
desarrollar una actividad en un local abierto al público, y otros trámites en otros
organismos dependiendo de la actividad como en sanidad, transportes, etc.
2. SOCIEDADES MERCANTILES
Las más importantes son las anónimas, limitadas colectivas y en comandita. Se
caracterizan por tener una personalidad jurídica diferente a la de los socios que las
componen.
Los trámites de constitución son algo circulares. Vamos a intentar resumir los de una
sociedad limitada, por ejemplo. Todo comienza con la solicitud de una certificación
negativa de denominaciones ante el Registro Mercantil Central. Tras recibir dicho
certificado, se realiza la aportación del capital mínimo en una entidad bancaria, a la que
habrá que solicitar la emisión de un certificado de aportaciones sociales. Con estos dos
certificados, los estatutos y el acta constituyente, podemos acudir al notario (a quien se
habrá solicitado cita anteriormente) y firmar la escritura de constitución. Una vez
obtenida la escritura de constitución y sus copias simples, podremos ir a la Agencia
Tributaria a solicitar el CIF provisional. Posteriormente hay que liquidar el Impuesto de
Operaciones Societarias (ante la Unidad Recaudatoria de la Comunidad Autónoma) y,
por último, acudir al Registro Mercantil para inscribir la sociedad. Una vez registrada, la
sociedad adquiere su verdadera personalidad jurídica, y es entonces cuando debemos
volver a la Agencia Tributaria para solicitar el CIF definitivo. Después ya estaremos en
condiciones de tramitar el alta censal de actividad en la Agencia Tributaria y el alta en
la Seguridad Social. Estos trámites son uno de los convenientes más importantes que
tienen las sociedades mercantiles.
Similar es la estructura organizativa de las sociedades limitadas que esté regulada por
la LEY 2/1995 de Sociedades de Responsabilidad Limitada. En el capítulo V se puede
consultar detalladamente la regulación legal de este tipo de entidades.
Este tipo de entidades están reguladas por el Código Civil, y después se rigen por el
contrato, donde es conveniente que se incluyan unos estatutos. La administración
puede organizarse libremente, aunque es muy recomendable basarse en lo dispuesto
para las sociedades mercantiles.
5. OTRAS ENTIDADES
Además de la variedad de formas jurídicas ya enunciadas, existe multitud de opciones
para constituir una entidad dependiendo del ámbito y la actividad, entre las que citar las
sociedades agrarias de transformación, las sociedades de desarrollo industrial regional,
las sociedades de garantía recíproca, los fondos de inversión, los fondos de pensiones,
las federaciones deportivas, los partidos políticos, las agrupaciones de interés
económico, las uniones temporales de empresa, etc. Fuera del ámbito económico,
podemos citar las asociaciones y fundaciones.
01.- Agricultura, ganadería caza y actividades de los servicios relacionados con las
mismas
02.- Selvicultura, explotación forestal y actividades de los servicios relacionados con las
mismas
05.- Pesca, acuicultura y actividades de los servicios relacionados con las mismas
10.- Extracción y aglomeración de antracita, hulla, lignito y turba
11.- Extracción de crudos de petróleo y gas natural. Actividades de los servicios
relacionados con las explotaciones petrolíferas y de gas, excepto actividades de
prospección
12.- Extracción de minerales de uranio y torio
13.- Extracción de minerales metálicos
14.- Extracción de minerales no metálicos ni energéticos
15.- Industria de productos alimenticios y bebidas
16.- Industria del tabaco
17.- Fabricación de textiles y productos textiles
18.- Industria de la confección y de la peletería
19.- Preparación, curtido y acabado del cuero; Fabricación de artículos de
Cada grupo luego se desglosa en las actividades. Por ejemplo, la división 55.-
Hostelería se desglosa en:
551 Hoteles
5511 Hoteles, moteles, hostales y pensiones con restaurante
5512 Hoteles, moteles, hostales y pensiones sin restaurante
552 Camping y otros tipos de hospedaje de corta duración
5521 Albergues juveniles y refugios de montaña
5522 Camping
5523 Otros tipos de hospedaje
553 Restaurantes
5530 Restaurantes
554 Establecimientos de bebidas
5540 Establecimientos de bebidas
555 Comedores colectivos y provisión de comidas preparadas
5551 Comedores colectivos
5552 Provisión de comidas preparadas”
• a) La ganadería independiente.
• b) La prestación, por agricultores o ganaderos, de trabajos o servicios
accesorios de naturaleza agrícola o ganadera, con los medios que
ordinariamente son utilizados en sus explotaciones.
• c) Los servicios de cría, guarda y engorde de ganado.
Esta lista se puede consultar en el Programa PADRE para confeccionar el IRPF, que
se puede descargar gratuitamente desde la página web de la Agencia Tributaria.
• Global
• Sistema
• Almacén
• Fábrica
• Facturación
• SP ComerciaPlus
• Informes
• Útil
• Ventana
• Ayuda
La ventana se compone de una serie de iconos que van a ser una constante en cada
una de las funciones del programa FacturaPlus.
Liberar. Para liberar una empresa bloqueada en FacturaPlus. Es posible que, por
errores, se bloquee una empresa o un usuario (aparece un punto rojo a la izquierda de
la empresa bloqueada). Con este botón podemos liberarlo (el punto rojo se convierte en
verde).
Para crear una empresa, pinchar sobre el botón Añadir y aparece una ventana con los
datos que debemos rellenar.
Supongamos que ya existía en 2006 y la teníamos creada. En ese caso, sería muy
razonable importar los ficheros maestros del ejercicio anterior. Para ello aparece la
pestaña de importación. Vamos a crear FACTURACIÓN 2007 importándola de
FACTURACIÓN 2006. Pinchamos sobre Global - Empresas y Añadir . Y pulsamos
sobre la pestaña Importación (a la derecha de Datos Generales). Aparece la siguiente
ventana:
a ver la gestión de usuarios de Facturaplus. Para acceder a ella, pinchamos sobre Útil
– 3. Perfiles de usuario – 1. Gestión de usuarios de esta forma:
Supongamos que Mariano quiere tener pleno acceso a todas las opciones del
programa pero no quiere que nadie tenga esa posibilidad.
Primero se crean los grupos de usuarios. En este caso habrá cuatro grupos:
Administrador, Departamento Compras, Departamento Ventas y Departamento
Contabilidad. Creamos los grupos de usuarios pinchando sobre Grupos (en la parte
izquierda, la antepenúltima). Los creamos al añadir grupos pinchando sobre .
Aparece una pantalla donde tecleamos un código y un nombre para cada grupo.
Una vez creados todos los grupos, hay que tener la ventana de grupos como se
observa.
Ahora ya podemos insertar los siete usuarios: Mariano (supervisor), Juan y Miguel
(Depto. Compras), Rodrigo y Pedro (Depto. Ventas) y Manuel y Gonzalo (Depto.
Contabilidad).
Al pinchar sobre la lupa aparecen los grupos de usuarios, y al seleccionar con el ratón
el Depto. Compras, lo añadimos. Del mismo modo añadimos el resto de usuarios y los
asignamos a los grupos (departamentos) ya creados. La clave para el Depto.
Contabilidad es CONTABLE puesto que CONTABILIDAD no cabe.
Para ello entramos en Mapas y vamos marcando las opciones Totales para cada
departamento.
De ese modo vamos dando acceso total a todas las opciones para cada usuario. Se
observa que se puede dar acceso de Sólo consulta , Total o Sin acceso . En el ejemplo
marcamos Acceso total o Sin acceso .
Del mismo modo, podemos marcar la posibilidad de emitir informes o listados por cada
usuario.
• 1. Presupuesto.
• 2. Pedido-aceptación.
• 3. Entrega-recepción.
• 4. Recepción de la factura.
Cada fase lleva asociado un documento interno o externo que es preciso conocer.
1. PRESUPUESTO
Antes de realizar un pedido, es necesario cerciorarse de que la relación calidad-precio
de los productos que buscamos, en el proveedor elegido, es idónea para nuestra
entidad. Para ello es necesario solicitar al menos tres presupuestos, dependiendo de la
dificultad para encontrar proveedores, de la cuantía, etc.
El presupuesto es un documento que incluye los datos del proveedor, de los bienes (o
servicios) solicitados y los precios. Es fundamental guardarlo con el pedido, el albarán y
la factura al menos hasta recibir esta última y poder comprobar que todos los datos son
correctos.
El presupuesto sirve para estudiar la oferta más ventajosa y así poder elegir el
proveedor que va a efectuar la entrega o el servicio. En muchas entidades, por la
calidad de los productos y por otros motivos, es fundamental realizar una solicitud de
presupuestos lo más extensa posible y elegir minuciosamente el mejor. A veces el
precio no es lo más determinante sino la calidad, la premura, etc.
2. PEDIDO
Una vez determinado el contenido del pedido, podemos aceptar el presupuesto sin más
3. ALBARÁN DE ENTREGA
Posteriormente, cuando recibimos el bien o servicio se debe comprobar que lo que ha
llegado es lo que se solicitó en el pedido. Este proceso tan simple es uno de los que
originan más problemas en las relaciones proveedor-cliente, porque es posible que los
artículos que han llegado estén embalados y aparenten encontrarse en buenas
condiciones, pero que en realidad contengan vicios ocultos. Por eso es muy
recomendable realizar una inspección minuciosa de modo que toda reclamación se
realice en el plazo más breve posible. Es fundamental que las personas que
recepcionen el pedido tengan la información del contenido y puedan comprobar la
mercancía recibida con cada una de las líneas.
4. FACTURA
Por último, la factura debe ajustarse estrictamente al contenido del pedido y los precios
tienen que ser los consignados en el presupuesto. La factura es un documento externo
de mucha importancia en el mundo mercantil actual, y por ello hay que comprobar
sobre todo que los datos son correctos, además de verificar los precios, descuentos,
cargos por transporte, financieros, por pronto pago, etc.
Para crear familias debemos usar el botón Añadir como en casi todas las opciones de
FacturaPlus. En el ejemplo que escribimos, tendremos las siguientes familias:
Ladrillos (30001) / Madera en tiras (31001) / Clavos (31002) / Palés (35001). Usamos
los códigos de acuerdo con el Plan General Contable, grupo 3 de Existencias , para
coordinarnos con contabilidad.
Una vez creadas todas las familias, la ventana mostrará el siguiente aspecto.
Una vez creadas las familias, debemos introducir los distintos artículos que vamos a
utilizar. En el ejemplo, los artículos son:
Es posible introducir el código de barras y existen varias pestañas que incluyen Precio
de compra y Precio de venta . De este modo vamos insertando todos los artículos y los
asignamos a las familias correspondientes. Asignaremos los siguientes proveedores
(con las claves en cada uno entre paréntesis) a cada artículo:
Todos los artículos van al tipo general de IVA. La divisa que seleccionamos es el euro.
Para asignar más de un proveedor a algunos artículos debemos añadirlo en la pestaña
de Precio de compra . Se asignan proveedores desde la introducción de artículos
añadiendo sin más, o bien entrando en proveedores con la siguiente ruta Sistema – 4.
Proveedores.
Por supuesto, una vez abierto el menú Pedidos, hay que es añadir el pedido.
Pinchamos sobre Añadir y aparece lo siguiente:
Seleccionamos los artículos del pedido y después introducimos las unidades y el precio
de cada uno. Queda el pedido como se observa.
2. ALBARÁN
Supongamos que el pedido del apartado anterior se sirve el 8 de febrero. Como el
pedido ya está servido, pincharemos sobre Cambio de estado y aparece la siguiente
ventana:
Introduciremos la fecha de albarán y se genera un albarán con los datos del pedido.
Podemos comprobarlo si accedemos a Almacén - 2. Albarán del siguiente modo:
Se pueden añadir intereses por aplazamiento, descuentos por pronto pago, etc.
3. Bancos. Podemos insertar las entidades bancarias con las que trabajemos
siguiendo la mecánica del programa.
Esta opción permite introducir una serie de propiedades asociadas a los diferentes
artículos. Por ejemplo, introducir dos medidas del ladrillo caravista, 7x15 y 6x15 del
siguiente modo: entrar en la opción 5. Propiedades de artículos y después pulsar sobre
Añadir . Aparece la siguiente ventana:
10. Provincias. Por defecto están insertados los códigos de provincias de España y el
extranjero con un único código.
11. Zonas. Si tenemos la empresa distribuida por zonas geográficas o virtuales,
podemos insertar los códigos correspondientes a cada una de ellas.
12. Países. Por defecto aparecen insertados una serie de países con su bandera.
13. Cuentas de remesas. Con esta opción podemos insertar los bancos con los que
giremos remesas de cobro a clientes. El Sufijo es un campo de tres dígitos incluido en
el formato del cuaderno 19 del Consejo Superior Bancario para remesar recibos, y lo
mismo para el sufijo norma 58. Ambos los debe proporcionar la entidad bancaria.
14. Grupos de venta. Asignamos dos grupos de venta: Venta de ladrillos (01) y Venta
de palés (02). De este modo agrupamos los dos conceptos de venta que crearemos en
contabilidad en el subgrupo 70. Se crean como se ve:
16. Rappels . En esta opción se pueden establecer rappels por volumen de compras
de unidades o importe. Aparecen ya definidos por defecto cuatro niveles.
2. AGENTES
Accedemos a Clientes pulsando en Sistema – 3. Agentes.
Desde esta ventana podemos ver Documentos y Gráficos relacionados con cada
agente. Vamos a suponer que tenemos dos agentes comisionistas: Miguel Puente
Lobato y Joaquín Hernández Castro. Los insertamos como se observa:
2. PROMOCIONES
Podríamos crear promociones con nuestros artículos desde la tabla de Promociones a
la que se accede así,
3. TERMINALES
Con este nuevo módulo tendremos la posibilidad de añadir las descripciones de los
diferentes terminales de mano y tipos, dentro de los mismos, con los cuales deseemos
trabajar.
Los empresarios o profesionales están obligados a expedir y entregar factura por las
operaciones que realicen y a conservar copia o matriz de la misma, de acuerdo con la
disposición adicional séptima de la Ley 10/1985, de 26 de abril, de modificación parcial
de la Ley General Tributaria y el número 3 del apartado 1 del artículo 164 de la Ley
37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, en la forma
establecida en el presente Real Decreto.
Por otra parte, el artículo 2 puntualiza los casos en lo que no existe esta obligación.
• 1. Las realizadas por sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido a
los que sea de aplicación el régimen de recargo de equivalencia salvo que
dichas actividades tributen en régimen de estimación directa en el Impuesto
sobre la Renta de las Personas Físicas.
• 2. Las operaciones exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido, en virtud
de lo establecido en el artículo 20 de su Ley reguladora, salvo aquellas a que
se refieren los números 2, 3, 4, 5, 15, 20, 21, 22, 24 y 25 del apartado 1 de
dicho artículo.
• 3. La utilización de autopistas de peaje.
• 4. Las que, con referencia a sectores empresariales o profesionales o
empresas determinadas autorice el órgano competente de la Administración
tributaria, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las
actividades económicas de los empresarios y profesionales.
• 5. Las realizadas por sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta de las
Personas Físicas en el ejercicio de actividades que estuvieran en régimen de
estimación objetiva.
• 6. Las realizadas por sujetos pasivos del Impuesto sobre el Valor Añadido en
el ejercicio de actividades que tributen en el régimen especial simplificado.
1. Para la determinación de las bases o de las cuotas tributarias, tanto los gastos
necesarios para la obtención de los ingresos como las deducciones practicadas,
cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales,
deberán justificarse mediante factura completa, entregada por el empresario o
profesional que haya realizado la correspondiente operación.
A los efectos previstos en este Real Decreto se entiende por factura completa la que
reúna todos los datos y requisitos a que se refiere el apartado 1 del artículo 3. Los
destinatarios de las operaciones tendrán derecho a exigir de los empresarios o
profesionales la expedición y entrega de la correspondiente factura completa en los
casos en que esta deba emitirse con arreglo a derecho.
6. Los gastos motivados y las deducciones originadas por operaciones realizadas por
entidades bancarias o crediticias podrán justificarse a través del documento, extracto o
nota de cargo expedido por la entidad en el que consten los datos propios de una
factura salvo su número y serie.
En este caso, para la determinación de las bases o de las cuotas tributarias afectadas,
los destinatarios de las correspondientes operaciones sólo podrán exigir que se expida
y se les entregue dicho documento equivalente.”
UD. 2. El IVA
El Impuesto sobre el Valor Añadido es un tributo de naturaleza indirecta regulado por la
Ley 37/1992 que ha sido modificada sucesivamente para adaptarla al contenido de la
normativa europea. El IVA nos afecta a todos, tanto a empresas como a particulares,
tanto a entidades exentas o no sujetas, como al resto de entidades. Para analizar la
facturación del IVA, vamos a distinguir entre:
sujeción, por ejemplo, una factura de formación contendrá la siguiente frase: “Actividad
exenta de IVA según art. 20.9 de la Ley y 7 del Reglamento de IVA”
Supongamos, como en el caso anterior, que realizamos una venta por 1.000,00€
repercutiendo el 16% de IVA a nuestro cliente. En este caso, en la factura aparecerá
una base de 1.000,00 € y un IVA de 160,00 €.
1) Régimen simplificado.
Cada uno de estos regímenes tiene sus particularidades de facturación que deben
estudiarse detenidamente.
4. OTRAS OPERACIONES
Las operaciones que tienen una relevancia más interesante respecto al IVA son las de
comercio exterior. Podemos distinguir dos tipos de operaciones con el exterior:
• Entregas intracomunitarias.
• Exportaciones.
UD. 3. La factura
1. CONTENIDO DE LA FACTURA SEGÚN LA
NORMATIVA
Veamos el contenido del Real Decreto 2402/1985, de 18 de diciembre, que regula el
deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y los profesionales.
En el artículo 3 se establece el contenido mínimo de una factura. Veamos parte de su
contenido:
1. Toda factura y sus copias o matrices contendrán, al menos, los siguientes datos o
requisitos:
Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas será correlativa. Podrán
establecerse series diferentes, especialmente cuando existan diversos centros de
facturación.
Nombre y apellidos o denominación social, Número de Identificación Fiscal atribuido
por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la
Comunidad Económica Europea y domicilio, tanto del expedidor como del destinatario.
Cuando se trate de no residentes, deberá indicarse la localización del establecimiento
permanente.
Cuando el destinatario sea una persona física que no desarrolle actividades
empresariales o profesionales bastará que, respecto a ella, consten su nombre y
apellidos y su Número de Identificación Fiscal.
Descripción de la operación y su contra-prestación total. Cuando la operación esté
sujeta y no exenta del Impuesto sobre el Valor Añadido, deberán consignarse en la
factura todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible, así
como el tipo tributario y la cuota tributaria repercutida. Durante el período transitorio al
que se refiere el artículo 12 de la Ley 46/1998, de 17 de diciembre, sobre introducción
del euro, la factura deberá contener la indicación de la unidad de cuenta que se utiliza,
sean pesetas, euros, otras subdivisiones del euro u otras divisas distintas del mismo.
Todas las cantidades de la factura estarán expresadas en la misma unidad monetaria
en la que se indica la contraprestación total.
Cuando la cuota del Impuesto sobre el Valor Añadido se repercuta dentro del precio, se
indicará únicamente el tipo tributario aplicado o bien la expresión IVA incluido, si así
está autorizado. Si la factura comprende entregas de bienes o prestaciones de
servicios sujetas a tipos impositivos diferentes en este impuesto, deberá diferenciarse
la parte de la base imponible sujeta a cada tipo y la cuota impositiva resultante.
Lugar y fecha de su emisión.
2. Se deberá expedir y entregar factura por los pagos anteriores a la realización de la
operación. En la correspondiente factura se hará indicación expresa de esta
circunstancia.
Sobre el deber de conservar las facturas y copias habla el artículo 2:
que se refiere el apartado 4 del artículo 2 de este Real Decreto. Las operaciones se
entenderán realizadas según los criterios establecidos en el artículo 75 de la Ley del
Impuesto sobre el Valor Añadido para el devengo de dicho impuesto.
En todo caso, las facturas o documentos equivalentes correspondientes a operaciones
intracomunitarias deberán emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que
termine el período de liquidación en que se hayan devengado las operaciones, según lo
dispuesto en el artículo 76 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Toda factura o documento equivalente deberá ser remitido a su destinatario en el
mismo momento de su expedición, o bien, cuando el destinatario sea empresario o
profesional, dentro de los treinta días siguientes.
Los empresarios y profesionales deben conservar las facturas tal y como se establece
en el artículo 7:
Los empresarios y profesionales están obligados a conservar las copias de las facturas
o documentos que las sustituyan, expedidas por ellos o por su cuenta durante el
período de prescripción del derecho de la Administración para determinar las deudas
tributarias afectadas por las operaciones correspondientes.
La obligación a que se refiere el párrafo anterior podrá sustituirse por la utilización de
películas microfilmadas o soportes magnéticos que contengan todos los datos de
dichos documentos.
La posibilidad y la forma de emisión de facturas rectificativas se establece en el artículo
9 del Real Decreto:
1. Las facturas transmitidas por vía telemática a que se refiere el artículo 88.2 de la Ley
del Impuesto sobre el Valor Añadido, tendrán la misma validez que las facturas
originales.
La información contenida en la factura emitida y recibida debe ser idéntica.
La Administración Tributaria podrá exigir en cualquier momento al empresario o
profesional emisor o receptor su transformación en lenguaje legible, así como su
emisión en soporte de papel.
2. Los empresarios o profesionales o sus agrupaciones, que deseen utilizar el sistema
de facturación telemática, deberán solicitarlo a la Agencia Estatal de Administración
Tributaria, indicando los elementos que permitan comprobar que el sistema de
transmisión a distancia propuesto cumple las condiciones exigidas en este artículo.
La Agencia Estatal resolverá sobre la solicitud en el plazo de los seis meses siguientes
a su recepción, sin perjuicio del requerimiento de cuantos datos o nuevas
informaciones resulten necesarios para la resolución del expediente, en cuyo caso se
interrumpirá dicho plazo.
La factura es un documento cuya importancia mercantil y fiscal es indudable. Se
considera la pieza fundamental del tráfico mercantil.
2. LA FACTURA EN FACTURAPLUS
En FacturaPlus podemos registrar facturas emitidas y recibidas. Las facturas recibidas
las estudiaremos en el módulo siguiente y las emitidas las veremos en el módulo VIII.
Efectivo
Consiste en pagar en metálico la cantidad adeudada. Tiene el inconveniente de que no
se puede demostrar fácilmente que se ha efectuado el pago.
Cheque
Es un documento que, amparado en la Ley Cambiaría y del Cheque, confiere a su
Un cheque puede ser emitido por cualquier persona física o jurídica que tenga
capacidad legal para endeudarse. Así, las personas físicas han de ser mayores de
edad. En el caso de las personas jurídicas, se deberán respetar las siguientes normas:
Según la Ley Cambiaria y del Cheque, no es preceptivo que el documento tenga como
domicilio de pago una cuenta bancaria de tal modo que un cheque será considerado
como tal siempre y cuando en dicho documento queden reflejados los siguientes
datos:
Pagaré
Es un documento que consiste en la promesa pura y simple de pagar una determinada
cantidad de dinero en un futuro a su legítimo tenedor. Así, la principal diferencia con
respecto del cheque es que en el momento de emisión del pagaré queda determinado
el momento a partir del cual se podrá hacer efectivo su cobro.
Transferencia bancaria
Una transferencia u orden de pago es el conjunto de instrucciones que, como titulares
de una cuenta bancaria, damos a la entidad financiera para que proceda a retirar
fondos de la cuenta y los abone a una persona determinada, bien mediante abono en la
cuenta del beneficiario o bien para que este pase a retirar los fondos en una
determinada entidad y sucursal.
Recibo bancario
Se trata de un documento que emite la empresa que desea realizar el cobro y que es
cedido a una entidad financiera para que ésta, a través del Sistema de Compensación
Electrónica, lo haga llegar hasta la cuenta especificada por el deudor de tal modo que
su importe se adeude en la cuenta del cliente.
En primer lugar se ha de tener presente que para la emisión de un recibo contra una
cuenta bancaria se ha de disponer de una autorización firmada por el cliente, de forma
autógrafa, por duplicado. En una de ellas se autoriza a la empresa a emitir recibos
contra la cuenta, y en la otra se autoriza a la entidad financiera a cargar los recibos
presentados hasta nueva orden. Así, para emitir los recibos deberemos disponer de
una base de datos donde se reflejen los datos de los librados. Estos datos son:
Asimismo, cada uno de los recibos emitidos deberán reflejar los siguientes datos sobre
el emisor y el concepto en que se emite el recibo:
Una vez que disponemos de todos los datos y las autorización del cliente para emitir
recibos para la compensación de las facturas que emitimos, la emisión de los recibos la
realizaremos de forma automática. A diferencia del cheque y del pagaré, que requieren
de firma autógrafa y, por tanto, no se puede completar su emisión de forma mecánica,
el recibo bancario sí permite la emisión completa de forma automática. De hecho, y
fijándonos en los requisitos del propio recibo, nos encontramos ante una letra de
cambio a expensas de liquidar actos jurídicos documentados, timbres. Este hecho,
unido a su realización automática, hace que en función de las necesidades de la
empresa utilicemos un formato u otro para el fichero electrónico generado:
Tarjeta bancaria
Es un plástico que, dotado de una identidad única, permite a su titular movilizar fondos
desde su cuenta bancaria o crédito establecido hacia sí mismo o hacia un tercero. La
tarjeta utilizada como medio de pago es una forma de automatizar una transferencia
desde la cuenta del cliente hacia la cuenta del proveedor, asumiendo este último el
coste de la transferencia y siendo el banco del titular de la tarjeta el que asume los
posibles riesgos de insolvencia. Para que esta transferencia de fondos sea posible, las
tarjetas se emiten en función de una serie de estándares que conforman las distintas
redes: Tarjeta 6000, Visa, Master Card, American Express, Servired, etc.
Letra de cambio
Es un documento mercantil por el que una persona, librador, ordena a otra, librado, el
Módulo V. EL ALMACÉN
UD. 1. Introducción. El almacén
1. INTRODUCCIÓN. EL ALMACÉN EN
FACTURAPLUS
Hay un menú completo en FacturaPlus dedicado al almacén. Veamos su composición.
Las dos primeras opciones ya las conocemos e incluso las hemos utilizado. Sabemos
que al introducir un pedido, con un solo clic lo podemos convertir en un albarán
recibido. Para recordarlo, vamos a introducir el siguiente pedido y convertirlo en
albarán.
Este menú también permite mostrar u ocultar los totales pinchando sobre el botón
Totales . Si pinchamos sobre Albarán se genera el albarán correspondiente al pedido
seleccionado. Podríamos incluso generar la factura desde el menú de Pedido .
Tenemos dos pedidos al mismo proveedor que podríamos haber agrupado y de ese
modo haber generado un único albarán. Ese es el contenido de la opción Agrupar .
Si queremos registrar una factura por cada albarán, debemos pinchar sobre Factura y
aparece una ventanita con la fecha.
Es posible modificar la fecha. Suponed que las fechas son 09/02/07 y 05/03/07
respectivamente. Una vez facturados, los albaranes ya no se pueden modificar. La
Ahora ya podemos salir del menú Albarán y entrar en 3. Factura . Si en vez de generar
la factura desde el menú Albarán hubiésemos pinchado desde Factura en Agrupar ,
habríamos podido generar una sola factura por los dos albaranes.
La opción Proyecto permite enlazar con contabilidad analítica con ContaPlus. De este
modo podremos asignar el proyecto utilizado en ContaPlus para llevar un control
analítico. Por último, el cambio de estado en este menú permite registrar las facturas
contabilizadas. El menú queda del siguiente modo:
2. CLASES DE EXISTENCIAS
Las existencias se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios, en donde se
destacan los siguientes:
3. Materias auxiliares. Elementos que no forman parte del producto final pero que su
consumo se relaciona directamente con el volumen de producción.
5. Productos en curso. Materiales que, una vez que han salido del almacén, se
incorporan al ciclo de producción incrementando su valor. Se encuentran en fase de
formación o transformación en un centro de actividad una vez terminado el ejercicio.
7. Productos terminados. Son el producto final del proceso productivo. Por lo tanto,
son fabricados por la propia empresa y están destinados al consumo final o a la
utilización por otras empresas.
1. Materiales directos. Materiales que pasan directamente a formar parte del producto
final, es decir, que pueden identificarse de forma fácil con un producto determinado.
Representarán el mayor porcentaje de costes de materiales del producto.
3. LA GESTIÓN DE STOCKS
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Facturación informatizada con SP Facturaplus
• El precio de compra.
• Todos los gastos relacionados con las actividades de aprovisionamiento. La
suma del precio de compra con estos gastos adicionales se denomina precio
o coste de adquisición.
• Todos los gastos derivados de la función de almacén, que se denominan
coste de almacén , o bien coste de posesión .
• Los costes financieros.
Cuando los productos son fabricados por la propia empresa, su valoración es un tanto
más complicada, pues su coste total será la suma de todos los costes directos y los
3. Coste de renovación
Cada pedido que formula la empresa lleva aparejados un conjunto de costes entre los
que se encuentran los de preparación del pedido, otros de carácter administrativo, o
bien, de transporte, carga y descarga de los agentes, viajes de los agentes de ventas
para realizar negociaciones con los proveedores, etc. Al mismo tiempo, será necesario
realizar inspecciones en la cantidad entregada y registrar toda la mercancía.
Parte de estos costes se consideran fijos, como son los de preparación del stock ,
mientras que otra parte, como los derivados de los transportes, serán variables en
función del volumen del pedido.
El menú debería llamarse Facturas recibidas puesto que las facturas emitidas están en
el menú Facturación . Una vez en 3. Facturas aparece una ventana que contiene las
opciones similares al resto de ventanas,
La única opción destacable es Proyecto , que permite enlazar con contabilidad analítica
de ContaPlus, de forma que podemos asignar un proyecto compatible con los
Proyectos-Departamentos del menú de Contabilidad analítica de ContaPlus.
Desde 1. Recibos podremos ver las facturas recibidas. Aparecen dos. Si entramos en
ellas, podremos generar el pago de ambas.
Podemos ver el documento de pago pinchando doble clic sobre cualquiera de los
recibos o sobre Modificar .
Este menú es muy sencillo y no contiene nada extraordinario. Podremos pulsar sobre
Cambiar estado si se trata de pagos contabilizados o no.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal
función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán una
constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga
establecer un control sobre todas las partidas que afectan a su composición que son:
• Inventario (inicial).
• Compras.
• Devoluciones en compra.
• Gastos de compras.
• Ventas.
• Devoluciones en ventas.
• Mercancías en tránsito.
• Mercancías en consignación.
• Inventario (final).
Ventas controlará todas las ventas de mercancías realizadas por la empresa y que
fueron compradas con este fin.
Por otro lado, Devoluciones en venta está creada para reflejar las devoluciones
realizadas por los clientes a la empresa.
Mercancía en consignación reflejará las mercancías que han sido adquiridas por la
empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene ningún derecho de propiedad. Por
lo tanto, la empresa no está en la obligación de cancelarlas hasta que no se hayan
vendido.
Hay dos decisiones básicas de inventario que los gerentes deben tomar cuando
intentan llevar a cabo las funciones de inventario recién revisadas. Estas dos
decisiones se hacen para cada artículo en el inventario:
3. POLÍTICAS DE INVENTARIO
En la mayoría de los negocios los inventarios representan una inversión relativamente
alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la
empresa. Cada función tiende a generar demandas de inventario diferente y a menudo
incongruente:
4. TIPOS DE INVENTARIO
Existe multitud de clasificaciones de inventario que dependen fundamentalmente de
la naturaleza del producto que vamos a almacenar. Las más destacadas son:
El análisis del valor tiene por finalidad el estudio de cada uno de los elementos que
intervienen en la fabricación de unos productos capaces de satisfacer a un futuro
usuario, un rendimiento equivalente, con un menor coste. Se plantea una relación entre
precio y calidad teniendo en cuenta la función a la que están destinados.
diferenciar entre las que se adquieren fuera de la empresa y las que son producidas
por ella misma.
Cuando los materiales son fabricados por la propia empresa, en su valoración deben
incorporarse el consumo de todos los factores utilizados para la obtención de los
mismos, es decir, de los costes directos más una parte proporcional de los indirectos
consumidos por la empresa.
Dentro de los métodos de valoración de las salidas, los que recomienda el Plan
General de Contabilidad son:
• Método FIFO.
• Método LIFO.
• Métodos del coste medio ponderado.
• Método del coste estándar
Para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades que
entran son las primeras en salir. Se encontrarán, por tanto, distintas partidas, con
precios de adquisición distintos y momentos de compra diferentes, que se van
agotando de forma sucesiva hasta consumir los stocks . Según este método, las
existencias finales quedan valoradas al precio de las últimas entradas, con lo cual se
produce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades
consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas más antiguas.
Está basado en el principio del método de adquisición. Supone que las últimas
unidades que entran en almacén son las primeras en salir, por lo que los consumos de
materiales están valorados en relación con las últimas unidades adquiridas, mientras
que las existencias finales tienen menor valor según las primeras entradas. Mediante la
aplicación de este método, si los precios están en alza, el coste de las ventas se
determina a precios reales de reposición, es decir, a precios elevados. El beneficio se
determina con cierta corrección.
Son métodos utilizados por empresas que almacenan sus productos durante largo
tiempo. A su vez, dentro de este método encontramos diferentes modalidades:
• Se calcula el coste medio de las entradas y del stock inicial después de cada
entrada. Precio medio ponderado continuo. Se suman en cantidad y en
precio todas las entradas desde el principio del período, considerando el
stock inicial hasta la primera entrada. Se divide el total de los precios entre el
total de las cantidades. El precio unitario que se ha determinado sirve para
valorar todas las salidas hasta el momento en que se realice otra entrada.
Cuando esto se produzca, será necesaria la determinación de otro precio de
salida considerando el stock residual existente en ese momento. De esta
forma, cada vez que se produce una entrada en almacén se aplica un nuevo
precio medio ponderado para valorar las salidas.
Supone la valoración, tanto de las entradas como de las salidas al mismo precio teórico
o estándar calculado por la empresa. Al final del ejercicio la empresa debe determinar
las desviaciones existentes entre el precio real de los materiales en almacén y el precio
estándar, que se imputará al resultado del período. Este valor se calculará según la
situación del mercado, de las estimaciones acerca de la mayor o menor rentabilidad del
artículo, sobre las experiencias pasadas, etc.
Este método es el que sugiere el Plan General de Contabilidad para las existencias de
productos que cumplan dos condiciones:
Ei + entradas = Ef + salidas
Secciones
Son los departamentos a los que pertenece el personal. En el menú Sistema - 1.
Tablas Generales - 8. Departamentos se accede a una opción muy similar. Pero esa
opción es para definir los departamentos generales de la empresa. En esta otra vamos
a establecer las diferentes secciones de producción, esto es, partiendo de las tablas y
los clavos, vamos a fabricar palés listos para su venta o su utilización por la propia
empresa.
Operaciones
En esta opción se reflejarán todas las operaciones de la producción. La operación
puede ser:
Personal
Ahora ya podemos decir al programa quién trabaja en cada sección. Supongamos que
Manuel (MAN) y Roberto (ROB) trabajan en almacén, Pedro (PED), Domingo (DOM) y
Lorenzo (LOR) trabajan en fabricación, y Lucas (LUC) es el encargado del control de
calidad. El coste/hora de almacén son 11 €, de fabricación 12,32 € y control de calidad
17,29 €. Los introducimos como se ve:
Componentes
Ya sólo queda indicar al programa los componentes. Los componentes de fabricación
estarán formados por los artículos que se utilicen para producir en este caso los palés.
Por tanto, lo primero hay que introducir en la tabla de componentes es los productos
terminados: palé recio, palé carga media y palé carga ligera. La pantalla queda del
siguiente modo:
Ahora hay que indicar al programa las unidades necesarias para fabricar cada uno de
los tipos de palés. Supongamos que para fabricar un palé recio son necesarias 7 tiras
de 1,5 y 20 clavos de 20; para un palé medio se necesitan 3 tiras de 1,5 y 4 de 1
además de 8 clavos de 20 y 8 de 15; y para montar un palé ligero hacen falta 7 tiras de
1 y 16 clavos de 15. Vamos a introducir el escandallo mediante el botón Modificar .
Aparece la siguiente ventana:
Pinchamos sobre Añadir y así vamos a introducir los componentes de cada producto.
Pinchando sobre la lupa podremos seleccionar los artículos que son componentes.
Ahora vamos a añadir una orden de producción de 100 palés recios el 1 de marzo de
2007. Antes de comenzar, vamos a crear el almacén de productos terminados. Se
realiza desde Sistema - 6. Almacenes. Al añadir la nueva orden pide la siguiente
Vamos a suponer que fabricar 100 palés recios ocupa a Manuel una hora (10 minutos
del almacén de clavos, 30 de tiras de madera y 20 minutos del almacén de palés), a
Domingo dos horas (de colocación), a Pedro una hora (claveteado) y a Lucas 25
minutos (control de calidad). Esta información se introduce en la pestaña Partes de
personal o bien en la opción 3. Partes de personal del siguiente modo:
Tenemos cuatro horas y 25 minutos trabajados y el coste de mano de obra de los 100
palés asciende a 55,16 €. Al final nuestra orden de producción queda de esta forma:
2. PEDIDO
Posteriormente el cliente acepta el presupuesto. Por tanto, el presupuesto se convierte
en pedido. Para insertar un pedido con el mismo contenido que el presupuesto,
debemos pinchar, desde la ventana de Presupuestos a clientes sobre el botón Aprobar
y sale un mensaje para confirmar la aprobación.
3. ALBARÁN
Una vez generado el pedido, del mismo modo podremos generar el albarán para
entregar cuando se sirva la mercancía y queda del siguiente modo:
Entre las funciones de la izquierda destaca Edi, que sirve para generar una factura
telemática, muy interesante para las empresas que se plantean la ofimática como una
opción de trabajo real.
Por otro lado, la opción Proyecto sirve para enlazar con el desglose de contabilidad
analítica definido en ContaPlus.
2. ABONOS
Deben emitirse utilizando una serie diferente a las facturas. Suponed que MANRIQUE,
S.A. devuelve un palé y emitimos el correspondiente abono. Para ello accedemos
desde Facturación - 5. Abonos . Pinchamos sobre Añadir y aparece una pantalla como
la factura. Escribimos el número de factura.
Una vez tecleado el número completo de factura, aparecen los datos de la factura para
emitir el abono partiendo de esos datos. Pinchamos sobre la cantidad y la modificamos.
1. RECIBOS
Desde Facturación - Gestión de Cobros - 1. Recibos.
Se accede a los recibos generados por la factura. Haciendo doble clic podemos ver el
recibo.
2. REMESAS
Podemos generar cuentas desde las que girar remesas (norma 19 o 58) de recibos o
de efectos. De este modo podremos generar las remesas desde Facturaplus para
posteriormente enlazar desde banca electrónica y girarlas desde el programa. Para ello
accedemos desde Facturación - Gestión de Cobros - 2. Remesas. Se observa la
pantalla desde la que podremos seleccionar las cuentas bancarias asociadas a
remesas.
3. PAGOS Y DEVOLUCIONES
Desde esta ventana se controlan los movimientos de fondos asociados a un recibo. En
la ventana de recibos tenemos los recibos y en la otra se reflejan todos los movimientos
por separado.
Por tanto, vemos que las estadísticas de esta opción son un poco más elaboradas que
las anteriores, las cuales consistían únicamente en agregar información. Aquí la
información está agrupada por diferentes conceptos. Pero también tenemos los
informes, donde los datos están más elaborados. Por ejemplo, podemos sacar un
informe de tiempo consumido por sección. Para ello vamos a Informes de producción –
Informes de tiempos desglosado por secciones y aparece un informe por secciones de
producción (recordemos almacén, fabricación y control de calidad). Si consultamos la
sección de fabricación, por ejemplo:
Por último existe la opción de elaborar gráficos desde FacturaPlus, aunque puede ser
que, en algunos casos, sea más aconsejable sacar informes en Excel y desde ahí
elaborar los gráficos. Todas estas posibilidades se ejecutan desde Informes – 3.
Gráficos . Vamos a obtener un resumen de compras por familias. El gráfico quedaría
del siguiente modo:
1. ORGANIZACIÓN DE FICHEROS
La primera de las opciones es 1. Organización de ficheros . Este botón sirve para
actualizar todos los procesos del programa y resulta fundamental si se importan
archivos de ContaPlus o de otros equipos. Si pulsamos el botón correspondiente
aparece una ventana informativa como ésta:
2. HERRAMIENTAS
La segunda opción tiene a su vez cuatro posibilidades:
Si pinchamos sobre 3. Agenda aparece una ventana en la que podremos insertar los
contactos mediante fichas.
programa.
Si queremos modificar la fuente en los totales que aparecen en los listados, pinchamos
sobre el símbolo . Aparecen todas las opciones en cuanto a fuentes del programa.
2. AVISOS
Esta opción habilita para introducir avisos al iniciar el programa. Supongamos que
queremos que al iniciar el programa aparezca el aviso de advertencia Este programa
es para uso exclusivo del personal de Contabilidad, Compras y Ventas de la empresa ”.
Nos introducimos en Útil - 5. Avisos y añadimos el aviso del siguiente modo:
Una vez fuera del programa, al volver a entrar aparece el aviso del siguiente modo: