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Virtuelle Projekträume im Internet


Artikel aus dem “Deutschen Architektenblatt (12/2007) von Dipl.-Ing. Eric Sturm, Berlin

Das Internet in Form von Websites und E-Mails ist heutzutage allgegenwärtig. Der
elektronische Schriftverkehr ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken,
ebenso die Nutzung von Internetseiten, sei es zum Einholen von Informationen
oder zum Online-Kauf von Tickets oder Büchern.
Auch im Bereich der Projektarbeit – wie sie im Bauwesen typisch ist – lassen sich
Internet-Technologien sehr gut einsetzen, um Vorhaben effizient zu planen und zu
realisieren. Zum Einsatz kommen dabei internetbasierte Projektplattformen,
sogenannte “Virtuelle Projekträume”, auch “Projekt-Kommunikations-
Management-Systeme” (PKMS) genannt.

Der folgende Artikel zeigt, was der Einsatz von “Virtuellen Projekträumen” für
Bauprojekte bedeutet und welche Vorteile sich daraus für Architekten und Planer
ergeben.

Die Beteiligten eines "Virtuellen Projektraums" im Überblick

Internetbasierte Projektarbeit: Wie funktioniert ein “Virtueller


Projektraum”?
Für die Verantwortlichen heutiger Bauvorhaben wachsen die Koordinierungs- und
Steuerungsaufgaben stetig. Bei immer kürzer werdenden Planungs- und Bauzeiten ist
eine größtmögliche Effizienz bei der Projektsteuerung erforderlich, um wirtschaftlich
erfolgreich zu arbeiten. Dies gilt insbesondere für größere Projekte mit vielen
Projektbeteilgten und/oder internationaler Beteiligung. Ein professionelles
Projektmanagement wird hier zum essentiellen Bestandteil des gesamten
Bauprozesses. “Virtuelle Projekträume” sollen die am Bau beteiligten Partner wie
Projektentwickler, Planer, Bauherren, Baufirmen und deren Subunternehmer, Behörden
etc. unterstützen. Angefangen bei der Projektentwicklung und Planung über die
Bauausführung bis hin zur Objektbewirtschaftung.

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Als zentrale Kommunikations- und Dokumentenplattform organisiert und strukturiert ein


“Virtueller Projektraum” im Internet die projektbezogene Zusammenarbeit über
Firmengrenzen hinweg. Alle an einem Bauprojekt Beteiligten erhalten Zugriff auf die
zentral abgelegten Projektdokumente (z. B. Pläne, Protokolle, Berichte), die sie
entweder selbst eingestellt oder von anderen Projektbeteiligten erhalten haben. Je nach
Bedarf lassen sich die Zugriffsrechte sehr fein steuern, so dass exakt festgelegt werden
kann, wer sich welche Dokumenten anzeigen lassen (Leserecht) oder sie ändern
(Schreibrecht) darf. Die Benutzeroberfläche kann meist in 10-15 verschiedenen
Sprachen angezeigt werden, so lassen sich auch Projekte mit chinesischen oder
arabischen Planerkollegen verwalten.

Projektmitteilungen und Änderungen an Plänen oder Dokumenten werden dokumentiert


und sind damit jederzeit nachvollziehbar. Die direkte Kommunikation zwischen allen
Projektbeteiligten, aber auch mit Externen wie z. B. Handwerkern, deren Faxe
automatisch digitalisiert und in das System übernommen werden können – vereinfacht
und beschleunigt den Austausch relevanter Projektinformationen. Die im Projektverlauf
entstehenden Informationen werden archiviert und stehen z. B. für die spätere
Bewirtschaftung eines Immobilienprojekts – Stichwort “Facility Management” – zur
Verfügung. Eine Projektplattform kann damit ein Gebäude von der Vorplanungsphase
bis zur Nutzung begleiten.

Welche Funktionen bieten “Virtuelle Projekträume”?


Die marktüblichen Projektplattformen bieten umfangreiche Funktionen, wie die folgende
Liste zeigt. In der Regel sind die Plattformen modular aufgebaut, so dass die benötigten
Module einzeln hinzugefügt werden können.

Kommunikation (inkl. SMS-, E-Mail- und Fax-Integration)

Kalender-Funktionen

Planmanagement

Dokumentenmanagement

Mehrsprachigkeit

Berichte und Reports

Repro-Service (Planbestellung via Internet)

Protokolle und Aufgaben

Workflow- und (Plan-)Freigabe-Mechanismen

Mängelmanagement

Bautagebuch online

Fotos und Webcam

Online-Meeting

Aufgaben-Management

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Ausschreibung und Vergabe

Bau-Fortschritts-Dokumentation

Digitales Archiv

Klar im Vorteil: Architekten mit “Projektraum-Erfahrung”


In der Regel werden internetbasierte Projektplattformen vom Projektsteuerer oder den
Bauherrn ausgewählt und eingesetzt. Sie sind damit der Vertragspartner des Software-
Anbieters bzw. Dienstleisters, der den “Virtuellen Projektraum” zur Verfügung stellt, in
Abstimmung mit dem Auftraggeber die Projektstruktur definiert und dessen Teilnehmer
festlegt. Dies sind – neben Mitarbeitern aus Baufirmen, Fachplanungsbüros oder
Behörden – auch die projektbeteiligten Architekten. Alle erstmaligen Plattform-
Teilnehmer erhalten zu Beginn der Projektraum-Nutzung eine mehrstündige Schulung.

Doch das oben geschilderte Szenario ist nicht das einzige: Auch Architekten, die in
Projekten die Rolle eines Generalplaners übernehmen, können Initiator eines “Virtuellen
Projektraums” sein. Alexandra Holtmann vom Anbieter baulogis GmbH: “In der Rolle des
Generalplaners wird der Architekt immer mehr zum Dreh- und Angelpunkt für die
Planorganisation und -verteilung. Spätestens dann muss er sich z. B. um ein gut
funktionierendes Planmanagement kümmern.”

Elke Tonscheidt, Leiterin Unternehmenskommunikation beim Anbieter conject aus


München, sieht durch die “Virtuellen Projekträume” eine “große Chance für Architekten,
sich wieder stärker als Berater des Bauherrn zu positionieren”. Einer ihrer Kunden, das
Architekturbüro Dr. Krieger aus Velbert, setzt bereits seit 2000 auf internetbasierte
Projektplattformen, um Kommunikation, Planungs- und Bauzeiten zu optimieren, aber
auch, um seinen Bauherrn eine strukturierte Projektdokumentation zur Verfügung stellen
zu können.

Ob als einfacher Teilnehmer an einer Projektplattform oder als deren Initiator: für
Architekturbüros ist es grundsätzlich vorteilhaft, geübt in der Nutzung von “Virtuellen
Projekträumen” zu sein, um vor dem Hintergrund knapper Zeit- und Planungsbudgets
genügend “Luft” für die eigenen Kernkompetenzen – die Planung – zu haben.

Anbieter internetbasierter Projektplattformen

baulogis GmbH – Projektplattform think project!

conject AG

conectics AG

PKM

NetzWerkPlan GmbH

Aufwände, Kosten und Nutzungsmodelle


“Virtuelle Projekträume” basieren auf dem sogenannten Client-Server-Prinzip: Alle Daten
liegen zentral auf einem Server, zu dem die Teilnehmer per Internetbrowser (Client)

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Zugriff haben. Auf Nutzerseite keine besondere Software-Installation erforderlich. Dieses


Prinzip wird auch “Application Service Providing” (kurz ASP) genannt.

Abgerechnet wird die Nutzung der Projektplattform meist wie folgt: zu den
Bereitstellungsgebühren (für Projekteinrichtung und -Strukturierung) werden monatliche
Nutzungsgebühren berechnet – abhängig von der Größe des Projektes bzw. der Anzahl
der Teilnehmer.

Hinzu kommen gegebenenfalls noch Schulungsgebühren. Aufgrund der fixen Kosten für
die Projekteinrichtung eignen sich “Virtuelle Projekträume” nicht für alle Arten von
Bauvorhaben: “Ab einem Bauvolumen von 10 Millionen Euro macht der Einsatz einer
Projektplattform wirtschaftlich Sinn”, so Elke Tonscheidt von conject.

Webcams, die den Baufortschritt dokumentieren, sind sinnvoller Bestandteil einer Projektplattform (im Bild ein
Beispiel der conject AG)

Günstige Alternativen für kleine Projekte


Wie oben beschrieben lohnt der Einsatz einer Projektplattform bei kleineren und Kleinst-
Projekten noch nicht. Doch auch bei kleinen Projekten ist eine effiziente
Projektabwicklung via Internet möglich:
Hier bieten sich webbasierte Projektmanagement-Plattformen an, die sich kostenlos
bzw. für wenige Euro monatlich nutzen lassen. Diese Systeme richten sich an Nutzer
aus allen Branchen, daher sind bau-typische Funktionen wie ein automatischer
Reproservice oder Ausschreibungs-Module nicht vorhanden. In anderen Punkten wie
Dokumentenmanagement, Kommunikations- oder Kalenderfunktionen können sich die
Angebote durchaus sehen lassen.

Die zwei bekanntesten – und auch empfehlenswerten – Dienste sind Zoho Projects
und Basecamp , beide englischsprachig. Alternativangebote aus Deutschland wie
Teamspace oder Projectplace sind zwar von den Funktionen her vergleichbar, lassen
aber den Bedienkomfort der erstgenannten Angebote vermissen und auch etwas teurer.

Glossar “Virtuelle Projekträume”


Welche technischen Voraussetzungen gelten für die Nutzer von “Virtuellen

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Projekträumen”?
Die marktüblichen Projektplattformen können mit Computern aller Betriebssysteme
(Windows, Mac oder Linux) genutzt werden. Als Software ist lediglich ein moderner
Internet-Browser wie z. B. Mozilla Firefox oder der Microsoft Internet Explorer (Version 6
oder 7) erforderlich.

Welche Internetverbindung wird empfohlen?


Grundsätzlich können Sie auf einen “Virtuellen Projektraum” mit jeder Internetverbindung
zugreifen. Um alle Funktionen komfortabel nutzen zu können und um Ladezeiten – etwa
beim Hochladen von Dateien – zu vermeiden, ist ein Breitband-Internetzugang (z. B. per
Kabel, DSL oder Standleitung) empfehlenswert.

Ab welchem Planungszeitpunkt werden “Virtuelle Projekträume” idealerweise


eingesetzt?
Um von Anfang an die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Projektablauf zu
schaffen, sollte der Projektraum möglichst von Beginn an zum Einsatz kommen. Eine
optimale Projektstrukturierung ist dabei nicht nur die Basis für einen erfolgreichen
Einsatz des Projektraums, sondern kommt dem Projektablauf in vielerlei Hinsicht zu
gute. In der Regel ist aber ein Einstieg zu jeder Projektphase denkbar, da z. B. auch die
Projektdokumentation oder das Facility Management über eine Projektplattform
abgewickelt werden kann.

Was ist ein Application Service Provider?


Ein Dienstleister, der sogenannte “Application Service Provider” (ASP), bietet einer
Vielzahl von Kunden die Möglichkeit, über das Internet auf die von ihm auf zentralen
Servern verwalteten Software-Anwendungen (z. B. einen “Virtuellen Projektraum”)
zuzugreifen.
Die Kunden müssen die Software damit nicht mehr selbst kaufen und verwalten,
sondern können die Anwendung via Internet nutzen, wofür eine Nutzungsgebühr zu
entrichten ist. Diverse Zusatzleistungen runden das Angebot üblicherweise ab. Vorteile
für den Kunden: Konzentration auf das planerische Kerngeschäft, der Dienstleister
kümmert sich um die Einrichtung und den Betrieb der internetbasierten Projektplattform.
Dadurch werden die Gesamtkosten gegenüber einem EDV-Inhouse-Betrieb erheblich
gesenkt. Der Dienstleister gewährleistet die Verfügbarkeit und bietet technische
Unterstützung.

Über den Autor


Der Autor, Dipl.-Ing. Eric Sturm, ist Webdesigner, Dozent und Publizist in Berlin, siehe
auch www.ericsturm.de .

Stand: 25.02.2008

Online-Magazin Internet-fuer-Architekten.de, Redaktion: Tel. 030-51694820; E-Mail: info@internet-


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