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REA DE SERVICIOS GENERALES

4.9.1 Servicios Generales Son los servicios que presta el hospital en los diferentes departamentos, como en el rea de cocina, lavandera, servicio de ambulancia, bodega, mantenimiento y limpieza, seguridad. Registro de estadstica, consulta externa y Rayos X. Mantenimiento y Equipo de Oficina. 4.9.2 Servicio de Mantenimiento y Limpieza de Infraestructura y Mobiliario Este departamento se encarga del mantenimiento y reparacin de las instalaciones del hospital, dentro de sus actividades principales estn: la reparacin de los bienes muebles, as como dar servicio a las instalaciones del Hospital y de las dems necesidades a mantenimiento del inmueble. Supervisar el funcionamiento de los servicios de energa elctrica, agua potable y telefona. Realizar el mantenimiento de las calderas, lavandera, red de vapor y equipos varios en general. Realizar trabajos de pintura en las oficinas, el exterior del edificio y los parqueos de las Unidades Ejecutoras. Realizar el traslado de mobiliario y equipo de las oficinas y otras dependencias de las Unidades Ejecutoras cuando sea requerido. Realizar la recoleccin y extraccin de basura, para depositarla en los lugares autorizados. Programar las fumigaciones necesarias en las instalaciones del rea de Salud, Hospital Nacional. Coordinar la ejecucin de cursos contra incendios y sismos. Realizar el servicio de limpieza en las oficinas, corredores, gradas, baos, salas de espera, salas de atencin, parqueos, pasillos, etc., de la Unidad Ejecutora, aplicndose los instrumentos necesarios de monitoreo y control, que permitan el eficiente desempeo del personal de limpieza y garanticen el mantenimiento adecuado de las instalaciones. Establecer turno diarios de trabajos de limpieza para cubrir los diferentes sectores de las Unidades Ejecutoras. Llevar el control de los insumos y materiales de limpieza, 1 3

4.9.3 Servicios Generales Transporte Esta rea se encarga de prestar el servicio de transporte a los pacientes que sern trasladados fuera del Hospital. Actividades Principales: Establecer el Sistema de Control de Vehculos de la Unidad Ejecutora, conjuntamente con Activos Fijos. Coordinar y supervisar el adecuado uso del equipo de transporte del rea de Salud u Hospital Nacional, as como su mantenimiento. Elaborar y dar seguimiento al Plan de Mantenimiento preventivo y correctivo para la flota de vehculos de la Unidad Ejecutora, para mantenerlos en buen estado y garantizar su funcionamiento. Llevar el control de viticos asignados al personal de conductores, Llevar el control de las rdenes de mantenimiento y reparacin de los vehculos de la Unidad Ejecutora. Elaborar los reportes mensuales sobre el estado de los vehculos, detallando las condiciones en que se encuentran los mismos, as como de los servicios y mantenimiento que se les han efectuado. Recibir los vehculos adquiridos por el Ministerio, para uso de las Unidades Ejecutoras, conjuntamente con Activos Fijos. Rotular los vehculos con la identificacin del Ministerio. Custodiar y controlar las llaves de los vehculos. Verificar que las licencias de los conductores se encuentran vigentes. 4.9.4 Servicio de Seguridad Esta rea se encarga de prestar el servicio de vigilancia dentro del hospital, algunas de sus actividades principales son: Realizar el resguardo de las instalaciones, velando tanto por la seguridad de los trabajadores, como por los bienes propiedad del rea de Salud, Hospital Nacional o Dependencia Tcnico Normativa. Efectuar rondas de vigilancia 1 3

constante en el permetro del rea de Salud, Hospital Nacional o Dependencia. Realizar el control en las garitas de seguridad por ingreso y egreso de personas y vehculos, llevando los registros correspondientes. Realizar el control de ingreso de personas, a las instalaciones en horas y das inhbiles. Elaborar diariamente el reporte de novedades, y Otras funciones que le sean asignadas por el Director y/o el Gerente Administrativo Financiero. 4.9.5 Servicio de Cocina Se encarga de la preparacin de alimento de los pacientes internos del Hospital, segn el cuadro clnico o nutricionista. Algunas de sus actividades principales son: Elaborar los mens de forma semanal y diaria. Elaborar las requisiciones de vveres al Almacn. Efectuar las compras semanales de frutas y verduras. Elaborar listados de compras realizadas en el mercado local. Preparar los alimentos para los pacientes y personal autorizado. Preparar las dietas especiales conforme a las prescripciones mdicas. Verificar que la preparacin de los alimentos se efecta higinicamente. Repartir los alimentos a los pacientes y personal autorizado, conforme a los tiempos de comida (desayuno, almuerzo, cena y refacciones), dndoles nfasis a la cordial atencin a los pacientes. Recoger bandejas de pacientes despus de las comidas. Lavar bandejas y ordenar utensilios. Lavar trastes y utensilios de cocina. Lavar las vajillas y utensilios de cocina que se utilizan para la preparacin de los alimentos. Efectuar limpieza de estufas, mesas, mquinas y todo el equipo del servicio.

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Realizar peridicamente recuento de las vajillas y utensilios de cocina, efectuando las solicitudes de reposicin necesarias. Realizar la limpieza del rea de trabajo. Elaborar reportes de consumo mensual de alimentos. Archivar la papelera del servicio de cocina en general. 4.9.6 Servicio de Lavandera En esta rea se encargar de lavado de ropa para los pacientes internos del hospital, en la actualidad cuentan con dos lavadoras pequeas y una lavadora grande y una secadora. Dentro de sus actividades principales est llevar los controles necesarios para la recepcin y entrega de ropa de los diferentes servicios. Recoger y recibir la ropa sucia de los diferentes servicios, para trasladarla al rea de lavandera. Efectuar el conteo y pesado de la ropa que ingresa a la lavandera. Clasificar la ropa sucia para colocarla en las lavadoras y secadoras. Manejar y controlar las lavadoras y secadoras. Doblar y ordenar la ropa en sus respectivas casillas. Efectuar el proceso de planchado de la ropa. Realizar la distribucin y entrega de ropa limpia a las diferentes reas o servicios. Efectuar la limpieza de las lavadoras, secadoras y del rea de lavandera. Elaborar las requisiciones de jabn, cloro y desinfectantes. Elaborar los reportes mensuales del servicio prestado. Elaborar los informes necesarios por desperfectos en las mquinas. 4.9.7 Almacn Es el encargado de custodiar y resguardar los bienes, materiales y suministros de oficina y de cocina, materiales mdicos quirrgicos, productos farmacuticos, etc., verificando que la ubicacin y espacio fsico de las instalaciones sean las adecuadas para el almacenamiento, conservacin y seguridad de los mismos.

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Las actividades principales del Almacn son: efectuar el registro y actualizacin de los ingresos y salidas de los bienes, materiales y suministros enviados, donados o adquiridos con presupuesto propio, a travs de las tarjetas krdex autorizadas por la Contralora General de Cuentas. Clasificar y almacenar los productos de acuerdo a su naturaleza y codificarlos para su fcil identificacin y ubicacin. Revisar y recibir el producto que ingresa y las facturas de los materiales adquiridos verificando que Coincidan fsicamente con lo facturado y la orden de compra correspondiente. Elaborar la constancia de ingreso a almacn y a inventario que forma parte de los documentos de soporte de los expedientes, as como otros documentos propios de su especialidad. Trasladar oportunamente el expediente completo a Contabilidad de la Unidad Ejecutora para continuar con el proceso de pago, coordinar todo lo relacionado al despacho de materiales, medicamentos y suministros hacia los diferentes centros o unidades solicitantes, de acuerdo a una calendarizacin establecida, salvo casos de emergencia. Velar por la seguridad interna del Almacn. Elaborar reportes peridicos sobre las existencias y distribucin de los materiales, medicamentos y suministros, para establecer las necesidades de compra. Realizar la toma de inventarios y conteos fsicos peridicos de los materiales y suministros, para Establecer los saldos de las existencias. Elaborar los informes de productos prximos a vencer, productos en mal estado, productos de lento movimiento, e inventario general de lo almacenado en unidades y precios para establecer el costo de los productos, utilizando el mtodo de valuacin de la ltima compra.

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Establecer el control de existencias de mnimos, mximos y punto de orden de los productos almacenados. Elaborar las requisiciones de materiales y suministros de acuerdo a las necesidades de su servicio, para el desarrollo normal de sus actividades. Ser cuentadante ante la Contralora General de Cuentas. Colaborar y participar en todas aquellas actividades que la autoridad superior le ordene dentro del trabajo normal o para sacar avante programas o situaciones de emergencia. Velar porque se cumplan las disposiciones normadas en las leyes vigentes aplicables a las funciones de Almacn.

REA DE SERVICIOS GENERALES Hallazgo 30 1 3

Falta de espacio en Consulta Externa Condicin La sala de espera para pacientes de consulta externa es un rea muy pequea para la cantidad de pacientes que atiende el hospital. Criterio Las Normas Generales de Control Interno Gubernamental emitidas por la Contralora General de Cuentas, numeral 1.2, indica que: es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica disear e implementar una estructura efectiva de Control Interno que promueve un ambiente ptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales.

Causa El crecimiento de la poblacin y por consiguiente el incremento de la demanda del servicio, ha provocado que el espacio para la consulta externa sea insuficiente para atender a los pacientes. Efecto Se corre el riesgo que en algn momento de emergencia, las salidas de emergencia no sean suficientes para la evacuacin de las personas, causando con ello aglomeracin en las puertas de salida. Recomendacin Al Director Regional que gire instrucciones al Gerente Financiero para que utilice el lugar que se encuentra a un costado de la sala de espera, y as poder prestar un mejor servicio a la poblacin.

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Hallazgo 31 Falta de Sistematizacin en el Departamento de Estadstica Condicin Se estableci que no cuentan con controles adecuados de los pacientes, que la mayora de estos se llevan manualmente es decir a travs de tarjetas o carnet. Criterio El Manual de Contabilidad del Sistema Integrado Administrativo Financiero para Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, captulo I pgina No. 1, indica: los Directores o Gerentes del rea de salud de hospitales podrn orientarse a travs de informacin contable o estadstica sobre el curso que sigue la institucin. Causa Falta de implementacin de tecnologa, en los registros de ingresos y egresos de pacientes. Efecto Al no tener un control con la tecnologa necesaria de los pacientes, todo se hace lento y esto provoca que se deje de atender a ms pacientes, causando con ello malestar en la poblacin necesitada del servicio. Recomendacin El Director Ejecutivo, debe girar instrucciones al Gerente AdministrativoFinanciero, para que emita solicitud a las autoridades correspondientes para obtener el equipo tecnolgico adecuado y de esta manera llevar un registro exacto de estadstica para prestar un mejor servicio.

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Hallazgo 32 Almacenamiento inadecuado de medicamentos en bodega Condicin En bodega se pudo establecer que el espacio fsico no es suficiente para almacenar los medicamentos y materiales, por lo que tienen que alquilar otras instalaciones totalmente ajenas al hospital. Estos medicamentos actualmente se encuentran colocados en el suelo por no contar con estanteras suficientes. Criterio El Manual de Organizacin del Sistema Integrado Administrativo Financiero para Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, Artculo 13 inciso a) establece: se debe custodiar y resguardar los bienes, materiales y suministros quirrgicos, productos farmacuticos, verificando que la ubicacin y espacio fsico de las instalaciones sean las adecuadas para el almacenamiento, conservacin y seguridad de los mismos. Causa Falta de mantenimiento peridico en las instalaciones, y no regirse a las leyes correspondientes. Efecto Al no contar con lugar adecuado para el almacenamiento de los medicamentos y materiales, se est corriendo un riesgo porque la medicina podra echarse a perder por causa de humedad, temperaturas inadecuadas y estar al alcance de cualquier roedor. Recomendacin

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El Director Ejecutivo, debe girar instrucciones al Gerente AdministrativoFinanciero, para que se coloquen todos los medicamentos y materiales en estanteras metlicas a una altura razonable del suelo, para que la humedad no les afecte y que el rea sea adecuada tanto en amplitud como en temperatura, as se lograr suministrar la medicina en buenas condiciones, y tener un mejor control y facilidad para el levantamiento fsico de inventario. Hallazgo 33 Ambulancias en mal estado Condicin El servicio ambulatorio cuenta con 11 vehculos de los cuales 3 aproximadamente no estn funcionando, debido a que no existen repuestos ni el presupuesto para su reparacin, cabe mencionar que no es conveniente repararlas ya que los modelos son muy antiguos. Criterio El Manual de Organizacin del Sistema Integrado Administrativo Financiero para Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, Artculo 15 Inciso e) establece: elaborar y dar seguimiento al plan de mantenimiento preventivo y correctivo para los vehculos de la Unidad Ejecutora, para mantenerlos en buen estado y garantizar su funcionamiento. Causa Falta de mantenimiento y reparacin de los vehculos utilizados por el hospital. Efecto Al no haber un mantenimiento adecuado de los vehculos, se le est causando un problema a la poblacin, se podra presentar una emergencia y si esta no se cubre, las consecuencias seran graves. 1 3

Recomendacin El Director Ejecutivo, debe girar instrucciones al Gerente AdministrativoFinanciero, para que se tomen las medidas necesarias a efecto de mantener los vehculos en ptimas condiciones y repararlos en el momento que presenten fallas. Se debe tomar en cuenta que el servicio de ambulancia es de vital importancia, de ello depende la vida del paciente. Hallazgo 34 Falta de Seguridad en el Hospital Condicin El servicio de vigilancia no es el adecuado, se han detectado hurtos dentro de las instalaciones del Hospital por personas ajenas al mismo y este departamento no ha sido capaz de solucionar este problema. Criterio El Manual de Organizacin del Sistema Integrado Administrativo Financiero para Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, Artculo 21 Inciso a) indica: se debe velar tanto por la seguridad de los trabajadores, como los bienes del Hospital. Causa La ineficiencia y falta de un buen servicio de vigilancia, ha permitido que personas ajenas hurten en las instalaciones. Efecto Al no contar con un eficiente servicio de vigilancia seguir causando prdidas materiales e inseguridad en los pacientes, y dems personas que utilicen los servicios hospitalarios. 1 3

Recomendacin El Director Ejecutivo, debe girar instrucciones al Gerente AdministrativoFinanciero, para que se mejore el servicio de vigilancia dentro de las instalaciones del Hospital, contratando el personal adecuado e instalando un circuito cerrado de seguridad en el permetro que ocupa el Hospital. Hallazgo 35 Desconocimiento en el uso de Extinguidores Condicin El hospital cuenta con extinguidores en diferentes reas, pero el personal no est capacitado para el uso de este equipo en caso de presentarse una emergencia Criterio El Manual de Organizacin del Sistema Integrado Administrativo Financiero para Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, Artculo 21 Inciso a) establece: se debe realizar el resguardo de las instalaciones, velando tanto por la seguridad de los trabajadores, como los bienes propiedad del rea de Salud. Causa Falta de capacitacin para el personal de las diferentes reas del hospital, en el manejo de los extinguidores. Efecto Que no se pueda hacer uso de este equipo por causa de incendio.

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Recomendacin Que el Director Ejecutivo, gire instrucciones al Gerente Administrativo-Financiero para que solicite la capacitacin a todos los empleados del hospital para que conozca el uso de este equipo. Hallazgo 36 Equipo de cocina en malas condiciones Condicin Se constat que el equipo de cocina no est en buenas condiciones, algunos utensilios como ollas. Criterio El Manual de Organizacin del Sistema Integrado Administrativo Financiero para Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, Artculo 22 (Inciso a) indica: Se debe revisar la calidad de los alimentos tambin se debe velar por las condiciones ptimas y adecuadas de los productos e insumos. Causa La utilizacin de utensilios de cocina que se encuentran en mal estado y la manipulacin inadecuada de los diferentes productos e insumos da como resultado alimentos de mala calidad de lo que necesitan en su dieta los pacientes del hospital. Efecto Se corre el riesgo de provocar algn accidente con estos utensilios en mal estado y los alimentos si no llenan requisitos ptimos en su preparacin pueden provocar una epidemia.

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Recomendacin Que el Director Ejecutivo, gire instrucciones al Gerente Administrativo Financiero, para que se sustituya y d mantenimiento al equipo de cocina en mal estado y as garantizar que el servicio de cocina sea adecuado para los pacientes del hospital. Hallazgo 37 Equipo insuficiente en el rea de Lavandera Condicin Se verific que en el rea de lavandera se cuenta con una mquina industrial y dos pequeas, las tres tienen la capacidad para lavar la ropa cuando estn en buen estado, pero en el momento de que una de ellas falle, especialmente la industrial; se corre el riesgo de desabastecer dicho servicio. Criterio El Manual de Organizacin del Sistema Integrado Administrativo Financiero para Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pblica y Asistencia Social, Artculo 23 Inciso I) establece: elaborar los informes necesarios por desperfectos en las mquinas, tomar las medidas necesarias para proveer al hospital de un equipo auxiliar de lavandera para que en el momento que este sea requerido, el abastecimiento de ropa limpia contine de forma normal. Causa No contar con un equipo auxiliar adecuado, provocara desabastecimiento de ropa limpia en las reas que lo requieran. Efecto

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Que la mquina industrial deje el lavado de ropa. Recomendacin

de

funcionar, provocara deficiencia en el exceso en

servicio porque las mquinas pequeas podran colapsar debido al

El Director Ejecutivo, debe girar instrucciones al Gerente AdministrativoFinanciero, para que gestione la adquisicin de un equipo auxiliar de lavandera que sea de mayor capacidad para que el servicio de lavado sea ms rpido, eficiente y resulte cmodo para los empleados de ese departamento.

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