Sistemas Contables y La Cuenta

SISTEMAS CONTABLES Y LA CUENTA LICENCIATURA EN GASTRONOMA
INTRODUCCIN
CONTABILIDAD FINANCIERA SEGUNDO SEMESTRE GRUPO 2
SISTEMAS CONTABLES
Definicin: Un sistema contable es el conjunto de principios y reglas que facilitan el conocimiento y la representacin adecuada de la empresa y de los hechos econmicos que afectan a la misma. Dentro de la estructura organizacional de una empresa, los sistemas contables representan un orden coherente mediante el cual se recopila toda la informacin que necesita con respecto a la entidad empresarial como resultado de todas las actividades que se llevan a cabo en la misma, y en este sentido debemos destacar que los datos que recogen los sistemas contables son imprescindibles para poder adquirir la informacin legal, financiera y tributaria de la compaa. La eficiencia que debe aportar la implementacin de estos sistemas contables dependern de la manera con la cual sean empleados los mismos y este debe ser un hecho cuya base debe estar situada y enfocada en los objetivos de la empresa, vinculndose a su vez con todos los programas de procedimiento que suelen encontrarse dentro del esquema funcional de una entidad comercial. Si hablamos ms especficamente de las caractersticas que poseen los sistemas contable debemos decir que las mismas se concentran en los objetivos para los cuales son empleados. El principal de ellos es el conocimiento de los objetivos ya que mediante esto, los sistemas contables podrn llevar a cabo el anlisis que hace referencia a la razn social, la actividad, la ubicacin fsica, y los recursos totales que utilizar la empresa. En segundo lugar tiene como tarea la elaboracin de un informe preliminar acerca de la situacin en la cual se encuentra la empresa, verificando la aplicacin de las normas legales correspondientes e implementando diferentes metodologas para lograr una mejor y ms eficiente recopilacin de la informacin, buscando que la misma se acerque lo mas que le sea posible a la realidad econmica correspondiente a la empresa. El tercer y ltimo objetivo por el cual las empresas emplean los diferentes sistemas contables es la preparacin de los informes pertinentes, como por ejemplo, aquellos que registran todas las operaciones que se encuentran en los libros, elaborando informes financieros. No queremos dejar de mencionar el hecho de que implementar los sistemas contables ms adecuados para la empresa representaran un grado de confianza para la gerencia, siendo este uno de los puntos claves en la organizacin de una compaa comercial, ya que los mismos le permiten a la empresa que pueda evaluar el desenvolvimiento, el control, la gestin y a su vez, determinar su posicin y situacin financiera en el momento que la empresa lo desee y necesite. Nos podemos encontrar con 3 tipos de sistemas contables: SISTEMA PATRIMONIAL O HISTRICO: representa el patrimonio y sus variaciones en el mismo orden en que se producen los hechos contables.
SISTEMA PRESUPUESTARIO: representa el patrimonio y sus variaciones segn las expectativas de que se producen los hechos (exante) y despus de que se produzcan (ex-post). La diferencia entre ambas da lugar a desviaciones SISTEMA COMPLEMENTARIO: ampla la informacin de los otros dos anteriores no puede ir, por lo tanto, solo. A pasar el tiempo los mtodos de contabilidad fueron evolucionando, comenzando por los ms sencillos los cuales una persona poda hacer todos los registros de su negocio, hasta fechas ms recientes en los que la contabilidad fue desarrollando distintas reas, con esto se ha desprendido varios mtodos o sistemas de contabilidad como pueden ser los siguientes: Sistema de Diario - Mayor nico Sistema de Diario Tabular Sistema de Diario y Caja Sistema Centralizador Sistema de Plizas Sistema de Plizas de Cuentas por Cobrar Sistema de Plizas de Cuentas por Pagar Sistema de Volantes o Fichas Sistemas Combinados
Estructura de un sistema contable Se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir 1. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios. 2. Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero. 3. Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Sistemas Contables automatizados Por todo lo anterior mencionado, mencionamos algunos sistemas contables computarizados:
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Aspel COI.- procesa, integra y mantiene actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable SAP BUSSINES ONE.- diseado para empresas con menos de 250 empleados que requieren un acceso rpido a informacin del negocio de forma precisa, integral y segura SAI .- Sistema Administrativo Integral CONTPAQi Contabilidad.
SISTEMA ANALTICO O PORMENORIZADO

El Sistema Analtico o Pormenorizado consiste fundamentalmente en abrir una cuenta para cada uno de los conceptos afectados por las operaciones realizadas directamente con mercancas, para llevar a cabo el control de sus aumentos y disminuciones. Las cuentas que comnmente integran un sistema analtico o pormenorizado, son las siguientes: 1. 2. 3. 4. Inventarios Compras Gastos sobre compras Devoluciones sobre ventas 5. 6. 7. 8. Rebajas sobre ventas Ventas Devoluciones sobre compras Rebajas sobre compras
Ventajas del Procedimiento Analtico. 1. En cualquier momento, se puede conocer el valor de cada una de las cuentas. 2. Se facilita la formacin del Estado de prdidas y ganancias. 3. El registro de las operaciones es ms claro. Desventajas del procedimiento analtico. 1. No se puede conocer en un momento dado, el valor del inventario final de mercancas, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias. 2. No es factible descubrir si ha habido robos o extravos en el manejo de las mercancas. 3. Para conocer el inventario final es necesario hacer un recuento fsico de las existencias. 4. No se puede conocer rpidamente el costo de ventas, ni la utilidad o la prdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final. Movimiento y saldo de las cuentas. 1. Inventarios: Se carga del valor del inventario inicial de mercancas. 2. Compras: Se carga del valor de las compras de mercancas efectuadas al contado o a crdito.
3. Gastos de Compras: Se carga del valor de todos los gastos que originen las compras de mercancas. 4. Devoluciones sobre Compras: Se abona del importe de las mercancas devueltas a los proveedores. 5. Rebajas sobre Compras: Se abona del valor de las bonificaciones obtenidas sobre el precio de las mercancas compradas. 6. Ventas: Se abona del valor de las ventas de mercancas efectuadas al contado o a crdito. 7. Devoluciones sobre ventas: Se carga del valor de las mercancas devueltas por los clientes. 8. Rebajas sobre ventas: Se carga del valor de las bonificaciones concedidas sobre el precio de las mercancas vendidas.
SISTEMA DE INVENTARIOS PERPETUOS Consiste en registrar las operaciones de mercancas de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad o la prdida bruta. Cuentas que se emplean en el procedimiento de inventarios perpetuos. Las cuentas que se emplean en este procedimiento para registrar las operaciones de mercancas son las siguientes: 1. Almacn 2. Costo de ventas 3. Ventas
Ventajas del procedimiento de inventarios perpetuos. a) Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final sin necesidad de practicar inventarios fsicos. b) No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancas, puesto que existe una cuenta que controla las existencias. c) Se pueden descubrir los extravos, robos o errores ocurridos en el manejo de las mercancas, puesto que se sabe con exactitud el valor de las mercancas que debiera haber. d) Se puede conocer en cualquier momento el valor del costo de lo vendido. e) Se puede conocer en cualquier momento el valor de la utilidad o de la prdida bruta. Las cuentas que integran el procedimiento de inventarios perpetuos son las siguientes:
1.- Almacn. Esta cuenta es del activo circulante, se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancas, es decir el inventario final.
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SISTEMAS CONTABLES Y LA CUENTA LICENCIATURA EN GASTRONOMA ALMACN DEBE 1234Se carga: Del valor del inventario inicial Del valor de las compras Del de valor gastos de compra Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo). SALDO DEUDOR: Representa el valor de la mercanca HABER Se abona: 1.-Del valor de las ventas (a precio de costo) 2.- Del valor de las devoluciones sobre compras. 3.- Del valor de las rebajas sobre compras
2.- Costo de ventas. Es una cuenta de mercancas, se maneja a precio de costo; su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido. Se carga del valor de las ventas (a precio de costo) y se abona del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).
COSTO DE VENTAS
DEBE Se carga: Del valor de las ventas (a precio de costo).
HABER Se abona: Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).
SALDO DEUDOR: Representa el importe del costo de las mercancas vendidas.
3.- Ventas. Es cuenta de mercancas, se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la prdida bruta si es deudor. Se carga del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de venta) y del valor de las rebajas sobre ventas; y se abona del valor de las ventas (a precio de venta).
V E N T A S DEBE Se carga: Del valor de las devoluciones sobre ventas Del valor de las rebajas sobre ventas HA B E R Se abona: Del valor de las ventas (a precio de venta).
SALDO ACREEDOR: Representa el importe de las ventas netas efectuadas durante el ejercicio.
LA CUENTA
CONCEPTO. Es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y comprensible los aumentos y las disminuciones que sufren un valor o concepto del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones realizadas por la entidad. OBJETIVO. El objetivo de la cuenta no es otro que llevar el control sistemtico y ordenado de las transacciones econmicas de una empresa para que a partir de un conjunto de cuentas se puedan generar los estados financieros.
PARTES DE LA CUENTA En un sentido formal, la cuenta se representa mediante un T, conocida como esquema de mayor, ya que corresponde a una representacin esquemtica de un libro contable que agrupa las cuentas que integran la contabilidad de una empresa, conocido como libro mayor.
CUENTA
Izquierda Derecha
El nombre que se le asigne a cada cuenta debe ser claro, de tal manera que permita identificar con facilidad y plenamente el valor o concepto que registra. Por ejemplo, a la cuenta que registre los aumentos y disminuciones del efectivo propiedad de la empresa, se le denominar CAJA; a la que registre las ventas, VENTAS, y as por el estilo.
DEBE Y HABER La denominacin del concepto debe y haber, es decir las partes den las que se divide la cuenta no son nombres arbitrarios de la contabilidad financiera, ya que por tratarse de un sistema dual, es inobjetable el hecho de que la cuenta debe tener dos partes, una para registrar los aumentos y otra para registrar las disminuciones del activo, pasivo y capital, los nombres debe y haber son el resultado de la propia contabilidad a lo largo de su historia. Debe va del lado izquierdo de la cuenta, significa deudor, debitor, persona sobre la cual se tiene un derecho, esto en lenguaje contable es la definicin de un activo.
El haber va del lado derecho, significa creditor o habileitor, persona que nos habilita o provee bienes y con la cual tenemos una obligacin por habernos provedo de algn bien, en el lenguaje contable con pasivos o deudas.
CUENTA
Izquierda DEBE Derecha HABER
CARGO Es registrar una cantidad en el debe de la cuenta, es decir del lado izquierdo. Tambin se llama debito. ABONO Significa registrar una cantidad en el haber de la cuenta, es decir del lado derecho. Tambin de llama crdito
MOVIMIENTOS
Se llama movimiento a la suma de los cargos y a la suma de los abonos Movimiento deudor Es la suma de los cargos de una cuenta, es la suma del debe. Movimiento acreedor Es la suma de abonos de una cuenta, es la suma del haber.
SALDO
Se le llama saldo a la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. En virtud de que existen dos clases de movimientos, y que la diferencia puede ser mayor en uno u otro caso, puede tambin haber dos clases de saldos: saldo deudor y saldo acreedor. Saldo deudor Una cuenta tendr saldo deudor cuando el importe del movimiento deudor sea mayor que el importe del movimiento acreedor, o cuando la cuenta slo haya recibido cargos, es decir cuando solamente tenga movimiento deudor.
Saldo acreedor Una cuenta tendr saldo acreedor cuando el importe del movimiento acreedor sea mayor que el importe del movimiento deudor, o cuando la cuenta slo haya recibido abonos, es decir, cuando solamente tenga movimiento acreedor.
Cuenta saldada Se dice que una cuenta est saldada o cerrada cuando el importe de la suma del movimiento deudor es igual a la suma del movimiento acreedor. Normalmente, para representar una cuenta saldada se acostumbra cortar la cuenta o el esquema mayor con doble lnea.
CUENTA DE ACTIVO
ACTIVO.- Bienes y derechos de una empresa. Las cuentas de activo empiezan cargando Las cuentas de activo aumentan cargando Las cuentas de activo disminuyen abonando Las cuentas de activo tienen saldo deudor
ACTIVO CIRCULANTE. Bienes y derechos propiedad de una empresa de movimiento y recuperacin rpida. CAJA Y BANCOS.- Est constituida por moneda de curso legal, o sus equivalentes, disponible para la operacin, como depsitos bancarios en cuenta de cheques, giros bancarios, telegrficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados. DOCUMENTOS POR COBRAR.- Representan derechos exigibles originados por venta de mercancas, servicios prestados u otorgamiento de prstamos. Los documentos pueden ser letras de cambio o pagars, con la ventaja de que son documentos amparados legalmente. MERCANCAS, ALMACN, INVENTARIOS.- Lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la produccin para su posterior venta, tales como materia prima, produccin en proceso, artculos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque como el envase de mercancas o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones. ACTIVO FIJO. Bienes tangibles que la empresa adquiere con el propsito de usarlos en forma ms o menos permanente. INMUEBLES, MAQUINARIA Y EQUIPO.- Tiene por objeto a) el uso de los mismos en beneficio de la empresa, b) la produccin de artculos para su venta, c) la prestacin de servicios a la empresa, a su clientela o al pblico en general; la adquisicin de estos bienes denota el propsito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad. TERRENOS.- Importe de los costos de adquisicin de los terrenos propiedad de la empresa, deben valuarse al costo erogado, considerando el precio de adquisicin, los gastos notariales, urbanizacin, etc.
EDIFICIOS.- Valor de la construccin propiedad de la empresa, deben valuarse al costo de adquisicin o de construccin, considerando las instalaciones y el equipo de carcter permanente. MAQUINARIA Y EQUIPO.- Costo de adquisicin de mobiliario, enseres, equipo de transporte. Maquinaria, etctera. ACTIVO DIFERIDO.- Representan una erogacin efectuada por servicios que se van a recibir o por bienes que se van a consumir como: primas de seguros, renta de locales, algunos impuestos como el IVA Acreditable, gastos de instalacin, adquisicin de derechos o patentes, materiales accesorios para el uso exclusivo del negocio como papelera tiles de escritorio, material de propaganda. Bienes y servicios pagados anticipadamente que originan un derecho y que con el tiempo se convierten en gastos. GASTOS DE INSTALACIN.- Importes pagados por la empresa con objeto de acondicionar el local con canceles, alfombras, pisos, lmparas, etc. En algunos casos aceites, combustibles y lubricantes.
CUENTA DE PASIVO
PASIVO.- DEUDAS Y OBLIGACIONES A CARGO DE LA EMPRESA. Las cuentas de pasivo empiezan abonando Las cuentas de pasivo aumentan abonando Las cuentas de pasivo disminuyen cargando Las cuentas de pasivo tienen saldo acreedor
PASIVO A CORTO PLAZO.- Deudas por pagar a corto plazo menos de un ao. DOCUMENTOS POR PAGAR A CORTO PLAZO.- Comprende obligaciones provenientes de las operaciones o transacciones, tales como la adquisicin de mercancas y/o servicios, por la obtencin de prstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo, se representan por letras de cambio y pagars. PROVEEDORES.- Importe de las deudas por compras a crdito, de artculos del giro de la empresa. ACREEDORES DIVERSOS.- Importes que se deben pagar por adquirir a crdito algn bien o servicio. IVA por pagar.- Es el impuesto al valor agregado que se cobra al vender bienes o servicios... El saldo de esta cuenta, siempre acreedor, representa pasivo circulante. PASIVO A LARGO PLAZO. Deudas por pagar a ms de un ao.
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DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR A LARGO PLAZO.- Representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisicin de mercancas o servicios. CUENTAS DE CAPITAL Aportaciones de los socios o accionistas, ms la utilidad del o los ejercicios anteriores, ms las reservas de capital, menos las prdidas del o los ejercicios anteriores. Capital contable se le designa con diferentes trminos: patrimonio de los accionistas; capital social y utilidades retenidas, o capital social y dficit. El capital contable est integrado por: Capital Social: Son los importes correspondientes a las aportaciones de los accionistas. Otras aportaciones de los socios y accionistas. Utilidades retenidas: Importe de la utilidad obtenida. Prdidas acumuladas: Prdida del ejercicio sufrida al final del o los ejercicios anteriores. (Se amortiza poco a poco).
CUENTAS DE RESULTADOS ACREEDORAS Y DEUDORAS

Las cuentas de resultados estn formadas por: Cuentas de Ingresos Representan los ingresos percibidos por la entidad como consecuencia de las operaciones comerciales normales de la empresa, y producen un incremento al patrimonio del negocio. Las cuentas se abrirn con un crdito o un abono y sus saldos deben ser acreedores. En esta cuenta se registran las operaciones de ventas de mercanca, as como las operaciones que modifiquen o cancelen la operacin original de venta, como devoluciones, rebajas o descuentos concedidos a clientes.
Cuentas de Costo Representan el costo de las ventas efectuadas como consecuencia de las operaciones comerciales normales de la empresa y `producen disminuciones en el patrimonio del negocio. Las cuentas se abrirn en un cargo o dbito y sus saldos deben ser deudores.
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Cuentas de gasto Las cuentas de gastos se denominan cuentas de gastos de operacin porque representan los gastos que una entidad econmica debe realizar para poder llevar acabo sus operaciones normales; estas cuentas producen disminuciones en el patrimonio del negocio. Las cuentas se abrirn con un cargo o dbito y sus saldos deben ser deudores. Los conceptos que forman los gastos de operacin se presentan por separado en el estado de resultados, pero deben sumarse para mostrar el total de los gastos de operacin que se han efectuado.
Cuentas de otros ingresos y otros gastos Representan los ingresos y los gastos que no estn directamente relacionados con la operacin normal del negocio. Por esta razn, en el estado de resultados se restan o se suman la utilidad o prdida de operacin. Estas cuentas producen un incremento o una disminucin en el patrimonio del negocio, respectivamente. Los saldos de las cuentas deben ser acreedores y sus cuentas se abrirn con un crdito o abono; los saldos de las cuentas de otros gastos deben ser deudores y sus cuentas se abrirn con un dbito o un cargo. Participacin de utilidades a empleados e impuesto sobre la renta La participacin de utilidades a empleados y el impuesto sobre la renta correspondiente a la utilidad del ejercicio se muestran por separado despus de obtener la utilidad, o sea, despus de restar de los ingresos, los costos y gastos de la entidad; estos rubros producen disminuciones en el patrimonio del negocio. Las cuentas se abrirn con un cargo o dbito y sus saldos deben ser deudores.
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CONCLUSIN
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ANEXOS
Esquema de cargo
CUENTA
DEBE $ 100000 27567 234978 8111 890 000 752 222 987 213
CARGO
Esquema de abono
CUENTA HABER $ 765712 911234 56000 25000 6890 999888 55440
ABONO
Esquema de Movimientos
CUENTA
DEBE $ 100000 27567 234978 8111 890 000 752 222 987 213 HABER $ 765712 911234 56000 25000 6890 999888 55440 $ 1357400
CARGO
ABONO
MOVIMIENTO DEUDOR
$ 1450400
MOVIMIENTO ACREEDOR
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Esquemas de Saldo Deudor.

CUENTA
DEBE $ 350 000 400 000 70 000 HABER $ 160 000 40 000 210 000 10 000 $ 420 000 MOVIMIENTO ACREEDOR
MOVIMIENTO DEUDOR
$ 820 000
SALDO DEUDOR
$ 400 000
CUENTA
DEBE $ 430 000 270 000 200 800
MOVIMIENTO DEUDOR
$ 980 000
SALDO DEUDOR
$ 900 800
Esquema de Saldo Acreedor

CUENTA
DEBE $ 230 000 320 000 400 000 200 000 HABER $ 1 500 000 250 000 9 000 47 100 $ 1 800 000 MOVIMIENTO ACREEDOR
MOVIMIENTO DEUDOR
$ 1 150 000
$ 650 000 SALDO ACREEDOR
15
CUENTA
HABER $ 460 000 140 000 5 500 3 000 $ 680 500 MOVIMIENTO ACREEDOR
$ 680 500
SALDO ACREEDOR
Esquema de Cuenta Saldada
CUENTA
CUENTA
DEBE $ 110 000 90 000 150 000 100 000 HABER $ 200 000 50 000 80 500 120 000 $ 450 000 MOVIMIENTO ACREEDOR
MOVIMIENTO DEUDOR
$ 450 000
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BIBLIOGRAFA
o Aparisi Caudeli Jos Antonio y Ripio Feliu Vicente M.,. Los Sistemas de Informacin Estratgica en Ambientes Competitivos. En: Revista del Contador, Enero Marzo., 2001, pp. 113-131. o Mantilla Blanco Samuel Alberto. De los Riesgos de Auditoria a los cambios del negocio. El Cambio de Modelo. En: Revista del Contador, Octubre diciembre.2002, pp. 20 85. o Rojo Ramrez Alfonso A. Sistemas Contables y Nuevas Necesidades de Informacin. En: Revista del Contador, Julio- Septiembre.2001, pp 9 - 43. o monografas.com o elrincondelvago.com http://es.scribd.com/doc/15806438/SISTEMAS-CONTABLES http://www.gestionyadministracion.com/contabilidad/sistemas-de-contabilidad.html http://www.buenastareas.com/ensayos/Sistema-Analitico-oPormenorizado/174844.html http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptoYElementosDeLaCuenta http://www.ingenieria.unam.mx/~materiacfc/clasif_cuentas.html Romero Lpez lvaro Javier. Principios de contabilidad. Tercera Edicin. Editorial McGrawHill. Capitulo 7. pp 331 - 338
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