DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL REA CONTABLE EN EL MUNICIPIO DE CHA-CUNDINAMARCA

CLAUDIA MARCELA MORA MORENO JAIRO CRUZ SALAMANCA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CONTADURIA PBLICA AREA DE AUDITORIA BOGOTA 2004

DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL REA CONTABLE EN EL MUNICIPIO DE CHA-CUNDINAMARCA

CLAUDIA MARCELA MORA MORENO JAIRO CRUZ SALAMANCA

Trabajo de grado para optar al ttulo de Contador Pblico

Presentado al COMIT DE INVESTIGACIN

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CONTADURIA PBLICA AREA DE AUDITORIA BOGOTA 2004

Nota de aceptacin: ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________

_________________________ Firma del presidente del jurado

_________________________ Firma del jurado

_________________________ Firma del Jurado

Bogot D.C. 3 de septiembre de 2004

AGRADECIMIENTOS Los autores del presente trabajo expresan sus agradecimientos a: Luis Henry Moya Moreno, Docente del rea de Auditoria de la Facultad de Contadura Pblica de la Universidad de la Salle y Asesor Tcnico del presente trabajo de investigacin, por su continua colaboracin y sus asesoras en el tema de Control Interno, adems de su inters por incentivar nuestro conocimiento y afable constancia para el cabal cumplimiento de nuestro desempeo en esta investigacin. Alicia Aldana, Directora del rea de Metodologa de la Facultad de Contadura Pblica del de la Universidad trabajo de de la Salle y Asesora por sus Metodolgica presente investigacin,

orientaciones e instructivos tendientes a mejorar la calidad de la presentacin del trabajo. A nuestros jurados, Hctor Gutirrez y Eduardo Rodrguez Patio, Director del rea de Auditora y Docente del rea de Auditoria respectivamente, por su colaboracin, entendimiento e inters en la valoracin de nuestro trabajo. A los funcionarios de la Alcalda del Municipio de Cha en especial a la Dra. Martha Patricia Mendoza y al Dr. Uriel Quekan Directores del rea de Control Interno por su inmensa colaboracin y a todas aquellas personas que de una u otra forma fueron participes en la elaboracin e investigacin de este trabajo, realizado con el mayor inters y esfuerzo por parte de sus integrantes.

CONTENIDO pg. INTRODUCCIN 1. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL REA CONTABLE EN EL MUNICIPIO DE CHA 2. DELIMITACIN DEL TEMA 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3.1. DESCRIPCIN 3.2. FORMULACIN 3.3. OBJETIVOS 3.3.1. Objetivo general 3.3.2. Objetivos especficos 3.4. JUSTIFICACIN 4. MARCO REFERENCIAL 4.1. MARCO CONCEPTUAL 4.2. MARCO CONTEXTUAL 4.3. MARCO LEGAL 4.4. MARCO TEORICO REFERENCIAL 4.4.1. Ambiente de control 4.4.2. Evaluacin del riesgo 4.4.3. Actividades de control 4.4.4. Informacin y comunicacin 4.4.5. Supervisin 4 5 6 6 9 9 9 9 10 14 14 18 27 29 32 33 34 35 37 1

5. DISEO METODOLGICO 5.1. DEFINICIN DE LA POBLACIN Y LA MUESTRA 5.2. TIPO DE ESTUDIO 5.3. ETAPAS DE LA INVESTIGACIN 5.4. INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS 5.5. RECOLECCIN DE DATOS 5.5. TECNICAS DE ANALISIS DE INFORMACIN 6. RESULTADOS BIBLIOGRAFA ANEXOS

38 38 38 38

43 47 48 49 51 53

LISTA DE ANEXOS pg. Anexo A Mapa Geogrfico del Municipio de Cha Anexo B Organigrama de la Alcalda del Municipio de Cha Anexo C Cuestionarios realizados a los Funcionarios de la Alcalda Anexo D Informe de Hallazgos Anexo E Proceso Contable Anexo F Circular externa 12 Anexo G Informe de Control Interno Anexo H Resolucin Administrativa Anexo I Carta del Director de Control Interno 55 64 66 67 72 73 74 54 53

INTRODUCCIN

La evolucin de la administracin pblica ha requerido mltiples estudios que han generado beneficios para la comunidad y un avance en la organizacin municipal, pero lo anterior no seria posible sin la constante actualizacin que tiene que hacer un ente pblico para mejorar sus procesos administrativos y para un mayor control tanto de funcionarios como de sus cargos y responsabilidades las cuales necesitan de diferentes herramientas como son los diseos de procesos para los mejoramientos en las actividades de la administracin pblica.

El sistema de control interno y sus mecanismos constituyen un plan de organizacin de todos los mtodos y procedimientos que adopta la administracin para el logro de los objetivos institucionales y administrativos previniendo fraudes y errores, garantizando as la correccin de registros financieros, administrativos y tcnicos y preparar oportunamente los informes necesarios para asegurar la marcha correcta de la administracin. De igual manera y dentro de la misma perspectiva, es preciso anticipar que un sistema de control interno no es viable si se carece de un plan o programa o, al menos, de un conjunto coherente de metas y objetivos claros e institucionalizados. De acuerdo a lo anterior este trabajo de investigacin se oriento al control interno del rea contable del municipio de cha y el diseo de un sistema para el mejoramiento de los procedimientos en la misma

rea, adems el presente trabajo constituye un documento de amplia utilizacin y un instrumento eficaz para monitorear los procedimientos contables en las entidades territoriales. Fue necesaria la elaboracin de esta herramienta de control interno con el fin de dar a conocer y responsabilizar a cada uno de los funcionarios de la alcalda sobre los procedimientos que se manejan en el rea de contabilidad y los deberes y obligaciones que tienen con los mismos buscando un mayor compromiso y sentido de pertenencia con la administracin beneficios generando al municipio mejores y por resultados ende una en las actividades diarias y una mejor aplicacin de la funcin pblica generando mejor administracin. Con el apoyo del rea de control interno este trabajo de investigacin se desarroll con el fin de establecer con ms claridad y detalle los distintos procedimientos que realiza el rea de contabilidad, los responsables de los mismos y la interaccin y apoyo de las dems reas de la administracin; As mismo se da cumplimiento con lo relacionado en la elaboracin de mecanismos o actividades encaminadas al mejoramiento de las actividades de la administracin y aplicacin de herramientas de control interno para lograr eficiencia y eficacia en los diferentes procedimientos, para este caso relacionados y dirigidos al rea de contabilidad de la administracin del municipio de cha. Otro aspecto importante para la investigacin y desarrollo de este trabajo es que los procesos y procedimientos son el reto para la administracin pblica en razn de ser ellos los integradores, facilitadores y canalizadores del desarrollo paralelo Hombre-Entidad, debido a la relacin directa que existe entre ellos.

Esta situacin es an ms clara cuando el artculo 269 de la Constitucin Poltica seala, que el control interno es una parte y particular en cada entidad ya indisoluble e indelegable de la funcin administrativa gerencial, desarrollada de manera autnoma de cada ente pblico. Los procedimientos descritos en el presente manual debern ser aplicados por el rea de contabilidad de acuerdo a sus funciones y responsabilidades que deben ir encaminadas al logro de los objetivos de la Administracin Pblica. que este se ajusta a las caractersticas, necesidades y requerimientos

1. DISEO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL REA CONTABLE EN EL MUNICIPIO DE CHA-CUNDINAMARCA

2. DELIMITACIN DEL TEMA El presente trabajo de investigacin fue orientado al rea contable de la Alcalda del Municipio Cha, se llevo a cabo para determinar la actualizacin y elaboracin de un instrumento del sistema de control interno para la administracin y mejorar el filtro de informacin en el proceso contable. Con el fin de unificar criterios y permitir un mejor conocimiento del manejo contable se dise un Manual de Procedimientos para esta rea, el cual permite especificar las actividades y labores que deben realizar los funcionarios responsables de la informacin financiera de la administracin.

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3.1. DESCRIPCIN

El Municipio de Cha se halla situada al Norte del Departamento de Cundinamarca, sus vas de comunicacin con la capital se hacen a travs de la autopista norte a una distancia de 25 kilmetros, cuenta con una red de carreteras que comunican a las veredas entre s, presenta los siguientes lmites, por el Norte: Con los municipios de Cajic y Sop, por el Sur: Con Usaqun y Suba, por el Oriente: Con Sopo y la Calera y por el Occidente: Con Cota, Tabio y Tenjo. Para su administracin interna el Municipio se divide en nueve veredas, estas son: Fagua, Fusca, Fonquet, Cerca de Piedra, Samaria, Tquiza, Yerbabuena, La Balsa y Bojaca (ver anexo A). Cha, es uno de los municipios de ms alto crecimiento en el pas; actualmente cuenta con una poblacin aproximada de 110.000 habitantes, no centra su economa en actividades especficas, ms bien se podra decir que su economa est atomizada en muchas actividades, entre las cuales logra sobresalir la floricultura (sin ser la base); a nivel general este fenmeno es muy benfico para la economa municipal, permitiendo el desarrollo de una gran diversidad de sectores, se haya ubicada en la categora numero tres, para la vigencia fiscal del primero de Enero al treinta y uno de Diciembre cuenta con un presupuesto de VEINTE MIL QUINIENTOS DIEZ MILLONES SETECIENTOS SESENTA Y CUATRO MIL OCHOCIENTOS OCHO PESOS, MONEDA LEGAL COLOMBIANA, ($20.510.764.808,00). Desde el punto de vista poltico, econmico y social el gobierno esta bajo el sistema central, pero al mismo tiempo es administrado

cumpliendo su funcin bajo la descentralizacin la cual se desarrolla dividiendo las funciones del Estado a travs de los entes territoriales, los cuales se encargan de llevar un control administrativo en un municipio, bajo la autoridad de un alcalde o funcionario pblico que debe hacer cumplir las leyes como indica la Constitucin Poltica en sus artculos 209 que habla de la funcin administrativa y el 269 que enfatiza sobre los organismos de control (ver anexo B). En la Alcalda de Cha se observ la ausencia de una gua ms especifica y detallada para describir las actividades y procedimientos que se realizan en el rea de contabilidad con respecto a trmites generados por las diferentes dependencias a dicha rea, compromiso, responsabilidad y sentido de pertenencia del personal, tiempo de respuesta para hacer ms eficiente los procedimientos y otros aspectos que pueden ser mejorados mediante la revisin y anlisis. De acuerdo a lo anterior, no es posible hablar del Control Interno sin fijar de antemano algunos conceptos y desarrollos que en el pasado se han tenido sobre la aplicacin del marco constitucional y legal, relacionados con la existencia y efectividad del Sistema de Control Interno Institucional. El Control Interno se entiende como el conjunto de acciones tomadas a travs de la planeacin, organizacin, direccin y ejecucin de tareas que den seguridad razonable de que los objetivos y metas sern logrados. El rea de contabilidad actualmente cuenta con un manual de procedimientos que necesita ser actualizado y hace necesaria la construccin y elaboracin de las actividades y procedimientos desarrollados en esta, con el fin de abarcar y complementar todo el 7

proceso contable permitiendo as que se ayude a reforzar el sistema de control interno y se de un buen manejo en el desarrollo de la informacin y soportes manejados en la administracin. La no reaccin para mejorar los procedimientos en el rea de contabilidad trae consecuencias desfavorables para la administracin en el desarrollo de los procesos y entrega de informacin a tiempo debilitando el logro de sus objetivos ya que es claro que si la responsabilidad por las actuaciones recae en el administrador pblico y sus funcionarios delegados, es a ste y a aquellos, a quienes adems de interesarles, les es indispensable utilizar herramientas para mantener un sistema de control interno que les permita una seguridad razonable de que sus actuaciones se ajustan a la ley y se encaminen, no slo a la formulacin de objetivos y metas, sino a su consecucin. El marco normativo relacionado con la existencia y efectividad de sistemas de control interno institucional1 seala la necesidad de estructurar sistemas de informacin financiera que obedezcan a parmetros tcnicos de confiabilidad y oportunidad. Dentro de la informacin que se maneja al interior de las entidades y organismos pblicos, la contable es indispensable para llevar el control econmico y financiero de las actividades, recursos y compromisos institucionales. El sistema contable produce informacin que retroalimenta el proceso de toma de decisiones de la administracin y adems de constituir un registro obligatorio de las operaciones efectuadas sirve para satisfacer las necesidades propias de la entidad y, tambin, de terceros interesados en la gestin.

Constitucin Poltica de Colombia de 1991. Art. 209, 269. Control Interno Congreso de La Repblica. Ley 87 de 1993. Normas sobre Control Interno Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Decreto 2145 de 1999

Este sistema debe estar diseado para proporcionar una seguridad razonable de que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con las polticas de la administracin y en armona con las normas que rigen el Sistema Nacional de Contabilidad Pblica. 3.2. FORMULACIN Qu procedimientos se deben tener en cuenta en el diseo del sistema de control interno para el rea contable en el Municipio de Cha? 3.3. OBJETIVOS 3.3.1. Objetivo General Disear un sistema de control interno para el rea de contabilidad en el municipio de Cha, teniendo en cuenta los procedimientos administrativos y las normas vigentes para el cumplimiento y ejecucin de las funciones y actividades en dicho municipio. 3.3.2. Objetivos Especficos Evaluar y analizar la estructura actual de las diferentes reas y cargos con el fin de obtener un mayor conocimiento de la Administracin y elaborar un diagnostico de los filtros de informacin en el rea contable. Determinar las consecuencias que se pueden presentar debido a la falta de una gua y metodologa acordes para la realizacin de las actividades y procedimientos en el rea contable.

Desarrollar actividades con los funcionarios del municipio mediante la formulacin de cuestionarios y entrevistas, para una mejor aplicacin y la espera de un ptimo resultado del control interno. Disear el manual de procedimientos para el rea contable, que se adecue a las necesidades actuales de la Administracin, y que sea flexible a los continuos cambios del entorno, incentivando de esta forma una cultura de control en los funcionarios de la Alcalda. JUSTIFICACIN Para una buena Administracin, se deben establecer normas,

controles y requerimientos2 que permitan recolectar, registrar y analizar los datos que nos sirven como base para la toma de decisiones. La responsabilidad de la administracin como funcin social frente al municipio debe ser la de implementar un diseo que este acorde con la realidad institucional, que adems sirva de herramienta para erradicar las situaciones de fraude, situaciones inescrupulosas entre funcionarios, garantizando as la plena confiabilidad de los filtros e informacin involucrada en el proceso, los cuales se fundamentan en responsabilidades y actitudes frente al cargo que desempean, convirtindose as el control interno en un proceso indispensable para alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestin, procurando que la administracin sea ms eficiente y cumpla con sus propsitos de gestin pblica.

Congreso de La Repblica. Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

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Es

propsito

de

la

funcin

de

control

permitir

el

diseo

implementacin de actividades necesarias para asegurar el logro de los objetivos organizacionales; En el municipio de Cha se realiz un estudio del rea contable, as como una recoleccin de datos (ver anexo C) lo suficientemente necesarios para el desarrollo del presente trabajo. Tomando como fuente de informacin los siguientes aspectos: Archivos e informes remitidos por las diferentes dependencias. Planes o programas. Manuales de Procedimientos. Directivas, reglamentos o documentos administrativos. Informes Municipio. Entrevistas. Folletos o cartillas producidos por la administracin. Y dems informacin que nos suministro ayuda para la elaboracin de la investigacin. Tomando como referencia la aplicabilidad de los anteriores aspectos que fueron importantes en la consecucin de este trabajo de investigacin encontramos: El Manual de Procedimientos existente no especifica la totalidad de procedimientos y actividades que realiza el rea de contabilidad. No se establecen puntos de control, los cuales son fundamentales para el control de las actividades y evitar irregularidades en los diferentes procedimientos. de aquellas entidades que intervienen con el

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No existe un control directo sobre los documentos que se manejan entre las diferentes reas de la administracin y el rea contable. Ausencia de claridad en algunas responsabilidades de los

funcionarios de la administracin. Falta de compromiso por parte de los funcionarios del rea contable con el rea de control interno en cuanto al mejoramiento de las actividades y actualizacin del sistema de control interno. No obstante lo anterior, la administracin viene realizando esfuerzos para optimizar los procesos y crear una cultura y ambiente de control interno contable acorde con sus objetivos y necesidades. Con el panorama descrito anteriormente es importante resaltar que durante el presente Gobierno se ha venido impulsando y fortaleciendo tanto los sistemas de control interno como el papel que deben cumplir las oficinas de control interno en el propsito de mejorar la gestin y transparencia de los resultados de las diversas entidades pblicas, y las reas que la componen para lo cual se han dado expresas instrucciones para que sin dilacin la administracin pblica adopte medidas tendientes a fortalecer estos instrumentos, por lo que se realiz un acuerdo con las reas de contabilidad y control interno para el diseo de un sistema de control interno basado en una actualizacin y mejoramiento del manual contable existente; Este manual esta encaminado en especificar claramente las funciones del rea de contabilidad, sealando los funcionarios responsables, permitiendo mayor claridad en las actividades realizadas por cada uno y su relacin con la dependencia de contabilidad y de esta hacia las otras en funcin del desempeo de la administracin.

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4. MARCO REFERENCIAL El marco referencial que sustenta este trabajo precede los aspectos que a continuacin se nombran: 4.1. MARCO CONCEPTUAL Los conceptos tcnicos son: ACTIVIDAD SOCIAL: es el conjunto de actividades encaminadas a proporcionar condiciones de calidad de vida del ser humano, a la defensa y prevencin del ambiente en procura del bienestar de la comunidad. ACTIVIDAD DE CONTROL: las actividades de control son las polticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se tomen acciones necesarias para el cumplimiento de objetivos de la entidad, estas actividades se presentan a lo largo de la del desempeo operacional. ADMINISTRACIN PBLICA: funcin del Estado que consiste en aplicar las leyes y cuidar de los intereses y el bienestar publico. AUDITORIA: actividad que consiste en ejercer la funcin de revisin de la informacin o de las operaciones de una entidad con el fin de dar una opinin de razonabilidad. AUTORIDADES ECONMICAS: usuarios de la informacin contable pblica, entre los cuales estn el Banco de la Repblica, Ministerio de Hacienda y Crdito Publico, Departamento Nacional de Planeacin, organizacin en todos lo niveles, incluyen actividades como verificacin conciliacin y revisin

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Concejos Nacionales y Regionales de Poltica econmica social y fiscal. COMPARABLE: caracterstica de la informacin contable pblica que contiene criterios de uniformidad legal y estandarizacin formal, que permiten a los usuarios satisfacer las necesidades de confrontacin en el tiempo. COMPRENSIBLE: caracterstica de la informacin contable pblica que indica que es accesible a todos los usuarios con el fin de asegurar una adecuada utilizacin en funcin de los principales objetivos que debe cumplir el Estado segn lo disponen las leyes, normas y procedimientos vigentes. CONTABILIDAD GENERAL DE LA NACIN: conjunto de hechos financieros, econmicos y sociales de los organismos del poder pblico en el nivel nacional, la de las entidades u organismos estatales autnomos e independientes, la de organismos creados por la constitucin nacional o por la ley, que tienen rgimen especial adscritos a cualquier rama del poder pblico y la de cualquier otro de tipo de organizacin de sociedad que maneje o administre recursos de la nacin en los relacionado con estos. CONTABILIDAD PBLICA: rama especializada de la contabilidad que permite desarrollar los diversos procesos de medicin, informacin y control en la actividad econmica de la administracin pblica. CONTROL CONTABLE: proceso mediante el cual la administracin asegura la incorporacin de todos los registros de las operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, la correcta cuantificacin de los activos, pasivos y patrimonio y la confiabilidad de la informacin contable. 14

CONTROL DE GESTIN: examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administracin de los recursos pblicos, determinadas mediante la evaluacin de los procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica as como los beneficios de su actividad. CONTROL DE LEGALIDAD: comprobacin que se hace de las operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole, de una entidad, para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. CONTROL INTERNO: anlisis de los sistemas de vigilancia de las entidades sujetas a ello, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficiente en el cumplimiento de sus objetivos. CONTROL POSTERIOR: vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control, de los resultados obtenidos por los entes pblicos. INTEGRA: caracterstica de la informacin contable pblica que indica que debe incluir la totalidad de los hechos financieros, econmicos y sociales que afectan a un ente pblico con el fin de brindar a los usuarios una prueba exhaustiva y fidedigna de su gestin. MATERIALIDAD: norma contable segn la cual los estados contables deben hacer nfasis en los aspectos que sean significativos para los interesados de tal forma que se equilibre el detalle y multiplicidad de los datos con las cualidades asignada a la informacin contable. ORGANISMOS DE CONTROL: usuarios de la informacin contable pblica entre los cuales estn la Procuradura General de la Nacin, 15

Contralora

General

de

la

Republica,

Defensora

del

Pueblo,

Contralora y Personera Departamental y Municipales. ORGANISMOS DE GESTIN DEL NIVEL TERRITORIAL: usuarios de la informacin contable pblica entre los cuales Pblicos, estn las Gobernaciones, Alcaldas, Establecimientos Empresas

Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economa Mixta del nivel territorial. ORGANISMOS DE REPRESENTACIN POLTICA: usuarios de la

informacin contable pblica, entre los cuales estn el Congreso de la Repblica, Asambleas Departamentales, Consejos Municipales y Cabildo. PROCESO CONTABLE PBLICO: sistema ordenado de pasos que permiten validar una serie de datos de tipo financiero, econmico, social y ambiental y que suministra informacin contable pblica, til para la toma de decisiones. RIESGO: situacin en la que habiendo un rango de posibles resultados de una accin, no puede determinarse de antemano cual de ellos ocurrir. TRANSPARENCIA: cualidad que permite realizar los procesos y operaciones automticamente, sin control del usuario y sin que este se de cuenta. USUARIO DE LA INFORMACIN CONTABLE PBLICA: en

consideracin a la naturaleza de su actividad administrativa, cometido estatal, funcin realizada, y rea territorial de operacin, se agrupan en: autoridades econmicas, organismos de control, organismos de gestin del nivel nacional, organismos de gestin del nivel territorial, 16

organismos organismos

de

representacin

poltica,

organismos que

electorales, manejan o

jurisdiccionales,

otros

organismos

administran recursos pblicos y personas jurdicas o naturales. 4.2. MARCO CONTEXTUAL

Para el desarrollo de este trabajo fue necesario conocer algunos aspectos del Municipio como su ubicacin geogrfica, educacin, plan de gobierno, ya que cada municipio presenta cualidades diferentes en cuanto a su administracin. Origen e historia de Cha El Municipio de Cha, que en lengua chibcha quiere decir luna, mes "Como contaran el tiempo por las fases de la luna, al mes, perodo lunar, lo llamaban tambin cha. El ao solar constaba de trece lunaciones, segn se deduce de los trece rayos con que los Chibchas adornaban al sol en sus pinturas". "Cha es la palabra que representa todo lo hermoso, lo brillante, lo honorfico, porque la luz de este astro era entre ellos el smbolo de la belleza y de la virtud" Educacin Cha ha sido uno de los Municipios del Departamento que ms se ha preocupado, en todo tiempo, por la educacin de la juventud. Situacin Educativa, el Municipio de Cha cuenta en la actualidad con los siguientes datos estadsticos 2000.

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BSICA PRIMARIA Primero Segundo Tercero Cuarto Quinto Nmero de Docentes Establecimientos TOTAL 1.324 1.196 1.165 1.217 1.041 210 10 5.943

BSICA SECUNDARIA Y MEDIA Sexto Sptimo Octavo Noveno Dcimo Once TOTAL Docentes Establecimientos TOTAL 1.371 1.069 884 836 857 597 5.614 145 19 12.981

Estructura Poltica y Administrativa La Estructura Poltica y Administrativa del Municipio de Cha, se encuentra conformada por entes internos y externos as: A nivel externo est el Concejo Municipal elegido popularmente y que cumple funciones administrativas y la Personera que cumple funciones fiscales. A nivel interno estn: El Alcalde elegido popularmente, como mxima autoridad y tres dependencias: La oficina de Planeacin, la 18

oficina de Control Interno y la Secretara Jurdica, la cual por decreto No 002 de enero 3 de 2002. Se le asignan las funciones de Control Interno Disciplinario. Cuenta adems con las Secretaras de Obras Pblicas, Hacienda, Salud, Gobierno, Educacin UMATA y Prensa. Mediante Acuerdo 02 de 1999, se crearon las oficinas de: Medio Ambiente y Control Urbanstico, oficina de quejas y Reclamos, Direccin de Trnsito y Transporte, Oficina de Desarrollo Comunitario e Intermediacin Laboral, Oficina de la Mujer y Gnero, Oficina de Juventudes y la Oficina de Informtica. Adems cuenta con otras dependencias como son: La Casa de la Cultura, Comisara de Familia y dos Inspecciones de Polica. Con Decreto No. de 2001 se fusionan las oficinas de la Juventud y Mujer y Gnero con la Oficina de Desarrollo Social y Comunitario. Los recursos naturales estn constituidos por pasturas y zonas aptas para cultivos. En su suelo se cultiva transitoriamente la papa, maz, arveja, zanahoria, remolacha, frjol, hortalizas como la lechuga, el cilantro, espinaca y repollo. El principal cultivo es la floricultura en forma industrial y a pequea escala. Contexto Socioeconmico El Municipio de Cha, de acuerdo con el estudio "La pobreza en Colombia" (DANE 1985, es uno de los municipios con mayor nivel estimado de calidad de vida, calidad de vivienda, nivel educativo y cobertura de servicios bsicos, con ndices que superan ampliamente los promedios nacional y departamental. El municipio ocupa la tercera posicin despus de Zipaquira y Cajca en ndices estimados de calidad de vida, lo que en el nivel nacional se refleja en la localizacin en el grupo de los primeros 50 municipios en calidad de vida.

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Contexto Empresarial y Panorama Industrial El Municipio de Cha por su proximidad a la capital, atrae migrantes y tiende a especificarse en la produccin de servicios para los municipios aledaos y su relacin con Cogua y Cajca esta dada por la conformacin de zonas rurales de expansin urbano/industrial. Cogua, Sopo y Tocancipa, siendo municipios de poca poblacin urbana, general empleo industrial para sus habitantes y los municipios cercanos, dependen en alto grado de Zipaquira. PROGRAMA DE GOBIERNO 2.004 - 2.007 Gestin Pblica Garantizar a los ciudadanos unos procesos de contratacin democrticos y transparentes. Adecuar la estructura administrativa a la dinmica de economa y celeridad pblica. Garantizar que todas las Secretarias e Instituciones cumplan con los compromisos adquiridos en el Plan de Desarrollo Municipal. Realizar control y seguimiento a los proyectos, implementando un programa de Auditorias Administrativas, que garanticen el cumplimiento de objetivos y el ptimo uso de los recursos. Tomar las decisiones administrativas teniendo en cuenta el inters general sobre el particular, vinculando a los ciudadanos a travs de los diferentes procesos establecidos por ley para la participacin ciudadana a fin de fortalecer la sociedad civil.

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Educacin Implementacin de un movimiento pedaggico renovador

centrado en desarrollos en procesos de pensamiento (prime el conocimiento sobre la informacin). Vigilancia y control de polticas y programas. Formacin especfica y permanente para docentes. Vinculacin de las instituciones de educacin superior en el desarrollo municipal. Realizar estudios, gestiones y acciones que propendan el ingreso carreras. Implementacin de la educacin no formal de acuerdo a las necesidades regionales. Dotacin con mejoramiento de herramientas tecnolgicas y pedaggicas. Cultura Ciudadana Recobrar la confianza en la administracin municipal y los procedimientos democrticos. Educar para que cada da ms personas respetemos las normas bsicas de convivencia. Reaprender las prcticas del buen trato y el buen vecino. Atender y solucionar eficaz y eficientemente los reclamos y trmites ante la administracin municipal. Seguridad La falta de oportunidades para los jvenes, y otros grupos en dificultad, en cuanto a la generacin de ingresos. Los bajos niveles de solidaridad y participacin ciudadana en la prevencin y control de las acciones delincuenciales. 21 masivo a los estudiantes en la Universidad de Cundinamarca, crecimiento de planta fsica, y oportunidades de

Crear Centros Mviles de Atencin en Seguridad Inmediata, para los diferentes sectores del municipio. Fortalecer mediante programas de educacin la sana convivencia, el buen trato y el respeto por el bien ajeno a fin de disminuir la violencia y los robos. Revisar la efectividad del programa de alarmas comunitarias existente. Productividad y Generacin de Ingresos Desarrollar procesos para determinar la situacin de capacidad productiva de los habitantes del municipio, con el fin de disear alternativas ms oportunas de capacitacin, para incrementar las posibilidades de insertarse en el mercado laboral en condiciones de competencia y aumentar la capacidad de desarrollo de actividades econmicas organizadas. Promover la generacin, de fami-empresas, individuales o asociativas con base en la capacitacin otorgada, que puede lucrar directamente a los beneficiarios directos. Realizar gestiones con empresas del sector privado y pblico para que incluyan en sus procesos de seleccin hojas de vida de los beneficiarios directos de la capacitacin. Promover la formacin integral de las personas que participen en los programas de capacitacin. Impulsar y regional. Desarrollo Agropecuario Promover el servicio de asistencia tcnica directa gratuita a pequeos y medianos productores en temas agrcolas, cadenas productivas de microempresas, famiempresas, etc., para fomentar y promover el turismo municipal

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pecuarios, forestales, ambientales, con nfasis en agroindustria y comercializacin. Fomentar la organizacin de productores en sistemas productivos homogneos, para facilitar su acceso al crdito, mercado formal, cadenas productivas, generacin de empleo etc. Suscribir convenios con Universidades para fortalecer los procesos de asistencia tcnica, capacitacin, investigacin y transferencia de tecnologas. Brindar asistencia tcnica en el fomento a la produccin orgnica de alimentos, implementando tecnologas en los procesos de post cosecha brindando valor agregado a los productos y garantizando el mejor uso de las reas, mayor productividad. Concretar establecimiento apropiado del calculo de la UAF para cada usuario y mantenerlo actualizado, con el fin de determinar la clasificacin del productor (pequeo, mediano) y definir el tipo de beneficios y subsidios. Garantizar la participacin comunitaria en el desarrollo de los proyectos que se formulen y ejecute n en beneficio del sector rural, mediante la activa participacin del Comit de Asistencia Tcnica Agropecuaria (COMTATA) y del Consejo Municipal de Desarrollo Rural (CMDR). Permitiendo de igual manera la veedura de la comunidad y el ajuste a los proyectos que as lo requieran. Coordinar con otras dependencias Municipales el apoyo en actividades multidisciplinarias. Desarrollo Social y Econmico Promover la creacin de empresas asociativas, familiares o individuales para el logro de generacin autnoma productiva.

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Vincular a los jvenes a los programas de generacin de empresas innovadoras que ha iniciado el SENA. Fortalecer las relaciones del Gobierno Municipal-Sector Empresarial para incentivar la vinculacin de la capacidad laboral de los habitantes de Cha. Fortalecer el Consejo Municipal de Juventud. El fortalecimiento de las Organizaciones de la Sociedad Civil. Salud Propiciar el buen desarrollo del Rgimen Subsidiado de Salud, orientndolo hacia la mayor cobertura del total en rigor, velando por la transparencia en la contratacin, la eficiencia en la red de servicios y el cumplimiento en las obligaciones econmicas para con el Hospital San Antonio de Cha. Promover la afiliacin de las personas con capacidad de pago al Rgimen Contributivo de Salud, concertando acciones desde la Administracin Municipal, con las Empresas Promotoras de Salud y el sector del Comercio. Gestar programas para la poblacin indigente, resguardos indgenas, niez desprotegida, madres comunitarias, menores de cinco aos, discapacitados, personas de la tercera edad, mujeres cabeza de familia, poblacin desplazada y dems poblacin que no tengan afiliacin a la Seguridad social en Salud, Atencin en salud con calidad humana y profesional. Apoyar el continuo desarrollo humano, fsico y tecnolgico del Hospital San Antonio de Cha, a fin de que pueda ofrecer servicios del primer nivel de atencin a las compaas de Medicina prepagada, EPS y ARS presentes en la Regin de Sabana Centro, efectuar convenios y contratos con la

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Secretara de Salud local y brindar servicios de calidad a toda la poblacin. Promover que el Plan de Atencin Bsica y el Plan de Vacunacin se oriente a la poblacin urbana y rural del Municipio que los necesita, para fomentar estilos de vida saludable. Crear programas de bienestar social para los grupos de poblacin discapacitada y desplazada, a fin de contribuir a su bienestar fsico, mental y emocional. Fortalecer los programas alimentarios y nutricionales dirigidos a la poblacin infantil y adultos mayores que sufren hambre y desnutricin. Crear el Servicio de Atencin a la Comunidad, para recibir y responder oportuna y eficientemente las sugerencias, quejas y reclamos de los usuarios del Sistema de Salud. Obras Pblicas Revisar el estado de cumplimiento de la ejecucin de Planes Parciales prioritarios del municipio. Realizar auditorias permanentes de cumplimiento y calidad, de obras realizadas y por realizar. Realizar una evaluacin de la capacidad instalada y futura de los servicios pblicos domiciliarios de acuerdo al planteamiento por el POT. Propender por el desarrollo del Plan Maestro de Alcantarillado y Saneamiento Ambiental.

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Realizar un Plan de Mejoramiento y de expansin de las infraestructuras fsicas y tecnolgicas de las edificaciones destinadas a la prestacin de servicio educativo. Sistema Vial y de Transporte Elaborar y desarrollar el Plan Vial, acorde a la realidad municipal, articulando con los planes de la regin. Fomentar una estrecha relacin administrativa entre las

oficinas de Planeacin, Obras Pblicas y Trnsito y Transporte. Desarrollar planes de mantenimiento preventivo de las vas urbanas y veredales. Estructurar en el casco urbano (sobre todo en el centro) las vas de tal suerte que permita la movilidad y evite los trancones. Conservar y mejorar los anillos viales veredales. Mejorar el Terminal de transportes, construccin de obras complementarias. Alcalde 2004 2007 Fernando Snchez Gutirrez CC. 2.994.021 4.3. MARCO LEGAL Adems de las leyes que expresa la Constitucin Poltica tambin se toman en cuenta los decretos, leyes y directivas que hacen referencia al control interno en la administracin pblica.

26

CONGRESO DE LA REPBLICA Ley 87/93. Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.3 Ley 190/95. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracin pblica y se fijan disposiciones con el objeto de erradicar la corrupcin administrativa. Ley 489/98. Estatuto bsico de organizacin y funcionamiento de la administracin pblica, sistema nacional de control interno (Art.27, 28 y 29). PRESIDENCIA DE LA REPBLICA Directivas O2/94. Sobre desarrollo de la funcin de control interno en las entidades y organismos de la rama ejecutiva del orden nacional.4 Decreto 1826/94. Por la cual se reglamenta parcialmente 87/93. Directiva 04/95. Sobre tareas y obligaciones impuestas por el estatuto anticorrupcin a las diferentes entidades del estado5. Directiva 01/97. Sobre desarrollo del sistema de control interno (Basada en Ley 87/93 y Decreto 1826/94). Decreto 2145/99. Por el cual se dictan normas sobre el sistema nacional de control interno de las entidades y organismos de la administracin pblica del orden nacional y territorial y se dictan otras disposiciones. la Ley

3 4 5

Constitucin Nacional. En desarrollo de los artculos 209,269 Presidencia de La Repblica. Basada en la Ley 87/93 Presidencia de La Repblica. Ley 190 de 1995

27

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA Decreto 1677/00. Por el cual se reestructura el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, articulo 13. Direccin de polticas de control interno estatal y racionalizacin de trmites. RESOLUCIN NMERO 596 DE 2003 Por la cual se adiciona la resolucin N 576 de 2003, mediante la cual se expidi la certificacin de categorizacin de las entidades territoriales (Departamentos, Distritos y Municipios).6 CIRCULAR EXTERNA NO. 056 DE 2004 Referencia. Procedimientos que deben ser aplicados en el proceso de saneamiento contable, en cumplimiento de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 863 de 2003, y los Decretos Reglamentarios 1282 de 2002, 1914 y 1915 de 2003, y tratamiento contable de los valores registrados como ajustes por inflacin y de los saldos globales registrados en las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo. 4.4. MARCO TERICO REFERENCIAL

El Marco Terico del presente trabajo de investigacin se bas en los principios del sistema de control interno que fueron necesarios para un adecuado manejo de la informacin y obtencin de los objetivos propuestos los cuales fueron aplicados al rea de contabilidad del Municipio de Cha. Estos principios que estn consagrados a nivel constitucional y legal, son aquellos en los cuales se basa el trabajo de investigacin, estos son:

Congreso de La Repblica. Conforme a lo dispuesto en la Ley 617 de 2000

28

Principio de Igualdad. Este principio vela por que la totalidad de las actividades estn dirigidas y orientadas hacia el logro de los objetivos propuestos y el cumplimiento de las polticas y estrategias de la entidad, sin otorgar privilegio, prerrogativas o prebendas a grupos o individuos especiales.

Principio de Moralidad. Cimienta el requerimiento para que todas las operaciones y actividades que deben realizar en la entidad, no solamente acaten y sigan las normas constitucionales, legales, y estatutarias, si no que se ejecuten bajo los preceptos y principios ticos y morales que rigen la entidad, actuando con honestidad en el desarrollo de los procesos administrativos y no en provecho propio.

Principio de Eficiencia. El cumplimiento de este principio hace referencia a que los procedimientos, actividades y operaciones que realiza la entidad, cumplan con los objetivos preestablecidos, as como velar por que exista una igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, buscando y obteniendo que la provisin de bienes y recursos se realiza al menor costo posible, verificando que existan adecuados niveles productivos y el mejor uso de los recursos disponibles.

Principio de Economa. Ordena y regula todo lo atinente a la asignacin de los recursos de manera adecuada, en funcin siempre del cumplimiento de los fines y metas de las entidades, contribuyendo a que la gestin administrativa de las mismas se lleve a cabo, con el menor costo econmico y social, en el menor tiempo posible.

Principio de Celeridad. Establece la capacidad de respuesta oportuna por parte de la entidad de las necesidades sociales que 29

caen dentro del mbito de competencia de la misma, e igualmente seala la agilizacin como brevedad en la ejecucin de los procedimientos, evitando la tramitologa innecesaria. Principio de Imparcialidad. Implica que la administracin de la entidad aplique los procedimientos y normas en forma equitativa y objetiva, procurando obtener buenos niveles de transparencia en las actuaciones de la entidad, de tal forma que ningn miembro de la entidad pueda verse seriamente afectado en sus intereses o sea objeto de la discriminacin ejercida a travs de las actividades u operaciones de una determinada entidad. Principio de Publicidad. Radica en la necesidad de poner en conocimiento pblico la totalidad de las actuaciones, a fin de que sean juzgadas como prueba de la transparencia en la gestin de la entidad. Principio de Eficacia. Se encarga de examinar si lo resultados se logran de manera oportuna y si guardan relacin con los objetivos y metas de la entidad. Es decir, se requiere una adecuada interrelacin entre lo querido y lo obtenido. Principio de Equidad. Busca la identificacin de los receptores de la accin econmica y analiza la efectiva distribucin de los costos y beneficios entre los diferentes sectores econmicos y sociales, que participan en la entidad o interfieren en la misma. Aunque las entidades pblicas de orden territorial se rigen por la Ley 87 de 1993, el desarrollo del presente trabajo se soport en la metodologa denominada COSO (COMMITTE OF SPONSORING ORGANIZATIONS OF THE TREADWAY COMMISSION), debido a que es una herramienta estructurada adaptable a cualquier tipo de 30

entidad,

privada

pblica,

que

se

ajusta

fcilmente

las

circunstancias del mercado siendo de fcil aplicacin y optima ayuda para el buen funcionamiento y desarrollo del control interno en la gestin pblica. El objetivo de aplicar esta herramienta en esta investigacin es proporcionar una garanta razonable para el logro de objetivos tales como: Eficacia y eficiencia de las operaciones realizadas por la

Administracin. Confiabilidad de la informacin financiera. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y polticas.

Lo anterior tomando como base que el control interno es un proceso, es decir un medio para alcanzar un fin y slo puede aportar un grado de seguridad razonable, no la seguridad total. 4.4.1. AMBIENTE DE CONTROL Los principales factores del ambiente de control encontrados en el rea de contabilidad fueron: Existe un manual de procedimientos para el rea de contabilidad que presenta un control vulnerable el cual no garantiza que tanto la informacin emitida como el cumplimiento de las tareas este adecuadamente filtrado debido a que existen procedimientos que no estn soportados bajo ninguna norma o reglamento y en el cual se fundamentan todas las actividades y labores de los funcionarios de este departamento. La existencia de este manual no es base para definir la buena labor desempeada por el rea de contabilidad la cual esta respaldada por las dems dependencias de la administracin al proferir que esta rea 31

es una herramienta o mano derecha para obtener en un momento dado la informacin necesaria para la toma de decisiones. La integridad, los valores ticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la administracin, as como su adhesin a las polticas y objetivos establecidos dependen de la reciprocidad de la informacin, la cual se estima necesaria para que esta sea adecuadamente filtrada entre los involucrados en las diferentes labores de la administracin, tambin se encontr por otra parte que se deben unificar criterios en los procesos, realizar una capacitacin a los funcionarios que no manejen directamente la contabilidad ya que por este hecho se pueden generar inconsistencias debido a que las personas no conocen algunos conceptos contables, el grado de responsabilidad, ni la importancia de esta labor y donde el tiempo es muy importante para realizar una buena gestin. La manera como se asignen las responsabilidades, el manejo administrativo y el desarrollo del personal son muy importantes para realizar una buena gestin contable, es necesaria la colaboracin de las dems reas, es decir el trabajo en equipo para generar una armona laboral y un sentimiento de entrega por lo que se esta haciendo. 4.4.2. EVALUACIN DEL RIESGO El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de la administracin. A travs de la investigacin y anlisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza se evala la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento prctico del rea y sus componentes de manera que se identifiquen los puntos dbiles, enfocando los riesgos tanto al nivel del rea (internos y externos) como de la actividad.

32

Se han detectado los siguientes riesgos los cuales pueden llegar a comprometer la consecucin del objetivo principal del rea: No tener establecidas clara y especficamente las actividades del rea. No hay claridad por parte de los funcionarios de otras reas de las funciones del departamento de contabilidad. Existencia de un manual de procedimientos que no permite ver la importancia de la gestin en el rea contable. No hay claridad de quienes son los responsables directos en las diferentes etapas de los procesos y procedimientos. No se maneja en el manual la normatividad adecuada y actualizada para el logro de los objetivos. El manual de procedimientos existente no es adecuado como consulta para las actividades del rea. Es necesario dictar una capacitacin a los funcionarios de la Alcalda con el fin de conocer el proceso contable y sus diferentes procedimientos. De conformidad con los riesgos encontrados anteriormente se hace necesaria la actualizacin del manual y construccin de los diferentes procesos y procedimientos que esta rea realiza a diario para obtener un mejor control de las actividades y medio de consulta para mayor claridad en las funciones (ver anexo D). 4.4.3. ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la administracin y en cada una de las etapas de la gestin. Existen actividades de control en el desarrollo de cada proceso contable, la informacin suministrada nos permite ver que son operacionales ya que contribuyen con la confiabilidad de la

33

informacin financiera, stas al cumplimiento normativo, y as sucesivamente. Las actividades de control son de tipo preventivo-correctivo por el manejo de documentacin que para la administracin pblica es de gran volumen ya que manejan dineros del municipio donde la participacin del rea contable es fundamental para cumplir con las metas del alcalde y de la administracin. En todos los niveles de la administracin existen responsabilidades de control, y es preciso que los funcionarios conozcan individualmente cuales son las que les competen, debindose para ello explicitar claramente tales funciones. En el rea contable se especifican actividades de control como: Anlisis efectuados por la administracin. Seguimiento y revisin por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades. Comprobacin de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorizacin pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos. Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los registros. Segregacin de funciones. Aplicacin de indicadores de rendimiento para el rea.

4.4.4. INFORMACIN Y COMUNICACIN Es necesario que todos los funcionarios conozcan el papel que deben desempear en la administracin (funciones, responsabilidades), es imprescindible que cuenten con la informacin peridica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en concordancia con los dems, hacia el mejor logro de los objetivos.

34

La informacin relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todas las reas permitiendo asumir las responsabilidades individuales, de acuerdo a esto en la administracin se presentan las siguientes: El jefe de almacn es el responsable de la elaboracin de un informe mensual describiendo los movimientos de las cuentas y lo enva al rea de contabilidad para un mejor filtro de la informacin y registro de la misma en el sistema manejado por la Alcalda. Anualmente se renen en la administracin, el alcalde, el rea de contabilidad y la dependencia de almacn con el fin de depurar los inventarios y dar de baja a los activos que se encuentran obsoletos para cumplir con las normas de saneamiento contable. Existe informacin que es requerida por los entes de control y que se elabora con el apoyo de todas las dependencias como la presentacin de la informacin financiera, econmica y social para los entes territoriales incluidos en el mbito de aplicacin del Plan General de Contabilidad Pblica ante la Contadura General de la Nacin de acuerdo con las fechas establecidas por esta. De igual manera el jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces deber elaborar y suscribir un informe ejecutivo anual al cierre del 31 de diciembre de cada ao, se menciona este informe debido a la importancia que este representa para el rea contable ya que se analiza el desempeo de esta rea durante el periodo y la claridad y oportuna presentacin de la informacin financiera de acuerdo a las normas. Los sistemas de informacin para y que comunicacin las personas cumplen conozcan los y

requerimientos

necesarios

programen sus actividades relativas a sus responsabilidades de gestin y control. 35

4.4.5. SUPERVISIN La supervisin se realiza mediante los puntos de control establecidos en el manual de procedimientos para el rea contable; Estos fueron elaborados de acuerdo con el anlisis efectuado a la evaluacin del riesgo de la administracin y fundamentados en las actividades de control, para mejorar estas inconsistencias se diseo un manual de consulta completo y que define las funciones y responsabilidades del rea.

36

5.

DISEO METODOLGICO

5.1. DEFINICIN DE LA POBLACIN Y LA MUESTRA La poblacin que se tom para el desarrollo de este trabajo de investigacin fueron los funcionarios que trabajan en la parte administrativa de la Alcalda de Cha; El total de esta poblacin son 40 funcionarios, de los cuales se tom una muestra especifica de 12 personas de las reas que tienen relacin directa con el rea de contabilidad siendo esta el objeto de estudio de la investigacin. 5.2. TIPO DE ESTUDIO Investigacin descriptiva, basada en el anlisis de procedimientos actuales del rea de contabilidad del Municipio de Chia, con el fin de disear un sistema de control interno para el mejoramiento de las funciones del rea y por ende una mayor eficiencia y eficacia en la administracin, internamente para el buen desempeo de los funcionarios con informacin financiera oportuna para la toma de decisiones y externa como la presentacin a tiempo de informes a los diferentes entes de control y vigilancia como la Contralora y Contadura General de la Nacin. 5.3. ETAPAS DE LA INVESTIGACIN El presente trabajo de investigacin consta de cuatro Etapas, cada una de ellas contiene elementos esenciales que deben desarrollarse secuencialmente para identificar que procedimientos realizan los funcionarios dentro de la administracin; establecer la forma de priorizarlos, con base en criterios de eficacia, eficiencia e impacto, con miras a revisar que sucede en su interior, que tipo de interrelaciones se presentan entre sus elementos o componentes y 37

precisar de manera clara la formulacin de la propuesta de mejoramiento, para su posterior implementacin. PRIMERA ETAPA: Identificacin, levantamiento de la informacin y elaboracin de procedimientos. La primera fase se concluye con el levantamiento de la informacin. ste es un proceso que permite identificar todos y cada uno de los pasos que el funcionario debe cumplir y que estn directamente relacionados con un procedimiento en particular; informacin que constituye la materia prima para la elaboracin de los procedimientos, con el que finaliza esta etapa. El levantamiento de la informacin se logra con el diligenciamiento del cuestionario sobre informacin general de procedimientos propuesto por los asesores de este trabajo de investigacin y constituido como elemento valioso y fundamental dentro de esta metodologa. Este cuestionario se ha convertido en pieza importante para

consolidar la informacin y obtener un conocimiento general de las funciones de las reas y responsabilidades de las personas que laboran en la Alcalda, el suministro de la informacin a travs de cuestionarios permite el adecuado uso de esta con el fin de desarrollar un trabajo integro que permita al rea contable generar ms transparencia y eficiencia en sus funciones.

38

SEGUNDA ETAPA: Clasificacin y priorizacin de los procedimientos y mtodos de trabajo, que inciden en la efectividad y transparencia de la entidad. El trabajo que se desarrolle al interior del rea de contabilidad debe estar orientado a clasificar por temas o reas, aquellos procedimientos o mtodos lentos, repetitivos, que no agregan valor, susceptibles de generar corrupcin y que ocasionen mayores inconvenientes al cliente externo y a la organizacin. La priorizacin, se llevar a cabo teniendo en cuenta los ms crticos y los que mayor impacto generen en la sociedad y en el cumplimiento de la gestin de la entidad, una vez mejorados. Para la alcalda de Cha, cada dependencia, de acuerdo con el cumplimiento de los objetivos, debe establecer sus propias prioridades, colaborar en los diferentes procedimientos y procesos claves de xito, identificar aquellos que son crticos para la organizacin, determinar los de mayor incidencia dentro del contexto general de la Administracin y los de su compromiso frente a la modernizacin de la misma, por todo esto el rea contable requiere que sus procedimientos sean actualizados con el fin de cumplir y colaborar con el optimo funcionamiento de la Administracin. TERCERA ETAPA: Anlisis de los procedimientos y mtodos de trabajo La elaboracin de procedimientos y mtodos de trabajo, pretende a travs de su anlisis, optimizar el uso de los recursos del estado, verificando su incidencia en la sociedad y en la administracin pblica. 39

1. Aspectos iniciales Consultar la normatividad. Verificar las normas legales, el manual de procedimiento existente en el rea contable, las circulares, los memorandos y dems documentos que soporten los procedimientos. Consultar opinin, obtener opiniones del personal de la

Administracin y de los usuarios del rea de contabilidad, para recoger informacin que sirva de base para el anlisis y mejora de los procedimientos. 2. Estudio y anlisis de los procedimientos Recopilar muestras del manual de procedimientos existente en el rea contable con el fin de analizar y establecer el tipo de informacin que se requiere con la mayor claridad en la solicitud de los datos, para posteriores modificaciones. Formular preguntas acerca de los procedimientos; es necesario tener en cuenta y al momento de de iniciar el anlisis todas del las procedimiento mtodos trabajo formular

preguntas que se vengan a la mente, sin aplicar ningn tipo de restriccin a las mismas. Descomponer, analizar y evaluar el proceso en cada uno de sus pasos con el fin de establecer claridad en las actividades a desarrollar en el rea contable as como los involucrados en el mismo, esto se explicar ms detalladamente en los flujogramas de procedimientos.

40

Levantar los procesos y procedimientos con base en las diferentes actividades que se generan al interior de la Administracin, estableciendo la descripcin de la actividad, el responsable, la dependencia donde se realiza la actividad y definiendo los puntos de control.

CUARTA ETAPA Propuesta de actualizacin de procedimientos y mtodos de trabajo Los resultados que se obtengan en esta etapa, estarn orientados a lograr una mejor relacin entre las diferentes dependencias y el rea de contabilidad. A. Formulacin de propuestas: Establecer una alternativa definitiva. Con base en el anlisis realizado a los diferentes procedimientos, estableciendo la propuesta definitiva de como quedarn diseados. Describir la propuesta. Debe describir la propuesta del procedimiento a modificar o suprimir, indicando cada uno de los aspectos en que vara y la conformacin final del mismo. Elaborar el diagrama de flujo. Debe elaborarse un diagrama de flujo donde se expliquen de manera detallada los diferentes procedimientos que realiza el rea de contabilidad y su relacin con otras dependencias.

41

Confirmar los puntos de control. Teniendo en cuenta los puntos de control identificados en la etapa de anlisis, verificar la idoneidad y relevancia de los mismos, para ser aplicados. B. Implementacin del procedimiento Implementar los procedimientos o mtodos. Con los funcionarios que desarrollen o cumplan con este procedimiento y estn involucrados directamente con el rea de contabilidad, debern implementarse las acciones que se han formulado para mejorarlo. Facilitar la implementacin. Comprometer a los funcionarios responsables de los procedimientos para colaborar en la implementacin efectiva de los cambios propuestos. Verificar. Constatar la funcionalidad de los puntos de control establecidos para los procedimientos. 5.4. INSTRUMENTOS Y TCNICAS DE RECOLECCIN DE DATOS En cuanto a tcnicas e instrumentos para la recoleccin de la informacin esta se realiz a travs de la evaluacin del Sistema de Control Interno que es todo un proceso que puede ser efectuado internamente, de manera externa e incluso de manera simultanea.

42

Lo anterior se refiere a que la evaluacin del mismo se puede originar a travs de la Administracin. Igualmente el mismo sistema debe ser evaluado de manera externa, especficamente por parte del Estado a travs de los rganos competentes para ejercer la inspeccin, vigilancia y control sobre las entidades pblicas. Para evaluar sus componentes y aplicacin se consideraron los siguientes objetivos: Se obtuvo un grado de conocimiento sobre el rea evaluada. Se identificaron los mecanismos de control existentes y los faltantes. Se elabor una planeacin para comprobar el sistema. Se tomaron las decisiones para depurar y reorientar el Control Interno en las actividades descritas en el manual de procedimientos. La obtencin de estos datos sobre los procedimientos que se realizan en la Administracin se efectuaron mediante: Flujogramas. Pruebas de recorrido. Observacin. Encuestas. Entrevistas. Cuestionarios. Documentacin. 43

FLUJOGRAMAS Estas herramientas son grficas y muestran los diferentes pasos y movimientos que se efectan para desarrollar una actividad, cumplir una funcin o prestar un servicio, mostrados a travs de unos smbolos convencionales, permitiendo visualizar la progresin a travs de un procedimiento o sistema. Sus usos son diversos pero entre ellos se encuentran los que a continuacin se resean: Sirven para documentar en forma sintetizada el flujo de trabajo de un rea, de tal manera que se facilita un entendimiento del transcurso e involucrados en la operacin graficada. Facilita la identificacin de los controles instaurados en las etapas del proceso analizado. Facilita el anlisis de las debilidades y fortalezas del proceso, de tal manera que se pueden identificar los puntos dbiles y crticos del proceso. Contribuyen a los procesos de capacitacin. Permite determinar el grado de confianza que se puede verificar en el desarrollo del proceso y en la insercin de los elementos constitutivos del Sistema de Control Interno en los mismos. Un flujograma debe contener el conjunto de las operaciones ejecutadas, los archivos, documentos y reportes emitidos, los mtodos de proceso, el resultado final del mismo, el personal que interviene en la realizacin de acciones y actividades, las decisiones o 44

secciones que intervienen con el proceso descrito y los mecanismos de control que poseen las etapas del mismo proceso. Una grfica en forma de flujograma debe ceirse a unas directrices como: Ilustrar el proceso desde el inicio del mismo hasta su final. Identificar los controles existentes. Deben usarse siglas conocidas y un texto claro y legible. Cada pgina de la grafica de movimiento debe identificarse con el nombre del rea o dependencia en la cual se realiza el proceso. PRUEBAS DE RECORRIDO Estas son parte de una tcnica de auditoria que consiste en tomar una muestra de cada tipo de transaccin que sea importante en cada uno de los diferentes ciclos, efectuando un recorrido a travs del sistema para: Conocer el sistema. Comprobar el sistema. Evaluar el sistema. Comprobar un plan de rotacin de pruebas.

45

Las ventajas del uso de ests pruebas son: Contribuye excepciones. Ayuda a la identificacin de los controles claves. Aumenta la eficiencia de la auditoria en todos sus niveles. Contribuye al rpido y adecuado entendimiento de una a identificar las respectivas deficiencias y

operacin o proceso. Para soportar la prueba de recorrido deben considerarse las

dependencias, el personal consultado, los controles verificados, la descripcin del recorrido y la conclusin sobre el resultado. CUESTIONARIOS, ENCUESTAS Y ENTREVISTAS Se utilizaron para comprender y documentar los controles,

igualmente para evaluar la existencia de procedimientos y la evaluacin sobre la segregacin de funciones. Estas herramientas de evaluacin contribuyen a documentar la auditoria integral del rea y la descripcin de los datos que componen la informacin contemplada en los mismos. 5.5. RECOLECCIN DE DATOS La recoleccin de datos se llev a cabo a travs de documentacin como datos histricos que ayudaron como referencia del proceso y que se encontraban disponibles.

46

Encuestas e informacin suministrada por diferentes fuentes: Alcalde del Municipio de Cha Funcionarios de la Alcalda Comunidad en general Universidad de la Salle

5.5. TCNICAS DE ANLISIS DE INFORMACIN Esta seccin contiene la informacin recolectada por medio de encuestas realizadas a funcionarios de la alcalda de cha teniendo en cuenta nicamente la parte administrativa y las reas de mayor relacin con contabilidad (ver anexo E).

47

6.

RESULTADOS

Con este trabajo de investigacin se colabor con el Municipio de Cha y especialmente con la Alcalda haciendo entrega formal de una herramienta muy importante para el control interno basada en un manual de procedimientos para el rea de contabilidad obteniendo resultados como los siguientes: Descripcin detallada de las diferentes actividades que debe

desarrollar el rea de contabilidad estableciendo la relacin directa e indirecta hacia las dems dependencias de la Administracin. Responsables directos en cada proceso y procedimiento especificando la funcin que debe realizar para el logro del objetivo y mayor control en las actividades del rea y compromiso por parte de los involucrados. La propuesta presentada ofrece mayor facilidad de entendimiento y conocimiento ya que consta, adems del flujograma, de la descripcin detallada de cada actividad en los diferentes procedimientos y puede servir de consulta rpida, otro punto importante que aporta este trabajo es el manejo de la parte legal (normatividad actualizada) que aplica a cada proceso de acuerdo al Procedimiento Nmero tres (3) emitido por la Contralora General de la Nacin y las diferentes Circulares Conjuntas, Directivas y Decretos. Implementacin del Manual de Procedimientos para el rea de contabilidad en la Alcalda Municipal de Cha segn lo estipulado por el Departamento de Control Interno del Municipio. Actualizacin del Manual de Procedimientos en toda su estructura (normatividad, actividades a desarrollar, 48 puntos de control y

responsabilidades) ya que esta disponible en medio magntico permite mantener al da la normatividad como los cambios que se puedan presentar interna y externamente en los procesos. Fortalece el control en las actividades desarrolladas por el rea contable y agiliza no solamente tareas y funciones sino la informacin presentada ante la alcalda y a los diferentes entes pblicos. Sirve como base para capacitar a los funcionarios de la Alcalda con el fin de conocer el proceso contable y sus diferentes procedimientos y es una herramienta de anlisis, inspeccin y vigilancia por parte de Control Interno. Obtener datos financieros y de gestin completos y confiables y presentados a travs de informes oportunos. De conformidad con lo el anterior rea se presenta del el Manual de de Cha

Procedimientos

para

Contable

Municipio

cumpliendo las expectativas de la Administracin, examinado y avalado positivamente por el Departamento de Control interno se acepto el trabajo con el fin de implementarlo y aplicarlo para esta rea.

49

BIBLIOGRAFA ARDILA M., Marina. HERNANDEZ, Sandra Helena. CORREA, Maria Stella. VILLAMIZAR, Ligia Yanira. Control Interno: Estructura Conceptual Integrada. BELTRAN, Jaramillo Jess Mauricio, Indicadores de Gestin

(Herramientas para lograr la competitividad). Segunda edicin. CANO, Pabon Jairo Alberto, Contador General de la Nacin,

Resolucin No. 250 de 2003, Norma Bsica de Plazos y Requisitos, Circular Externa No. 056 de 2004. CONGRESO DE LA REPBLICA, Ley 87 del 29 de noviembre de 1993. Constitucin Poltica de Colombia de 1991. CONTADURIA GENERAL DE LA NACIN, Procedimientos No. 005 de 1997, No. 006 de 1998, No. 07 de 1998 CONTADURIA GENERAL DE LA NACIN, Instructivos No. 001 de 1996, No. 002 de 1996, No. 003 de 1996, No. 008 de 1998. CONTADURIA GENERAL DE LA NACIN, Capitulo 3. Procedimientos Relativos a la Presentacin de Informacin y Estados Contables. CONTADURIA GENERAL DE LA NACIN, Decreto 2145 de Noviembre de 1999. GAVIRIA, Correa Gonzalo, El Control Interno, Segunda Edicin. ICONTEC, Compendio de Normas Tcnicas Colombianas sobre

Documentacin de Icontec, Quinta Actualizacin 2002. 50

LOAIZA,

Gallon

Hernando.

Control

Interno

en

las

Entidades

Territoriales. Segunda edicin. MANTILLA, Blanco Samuel Alberto, Control Interno - Estructura Conceptual Integrada (COSO) 1998. MENDOZA, Hernndez Jos Francisco, Elementos de Contabilidad Gubernamental. Primera Edicin. MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PBLICO, Aspectos Generales del Proceso Presupuestal Colombiano. NIETO, Snchez Edgar Fernando, Contador General de la Nacin, Circular Externa No. 019 de 1997, Circular Externa N. 012 de 1996, Circular Externa No. 020 de 1997, Resolucin No. 4444 de 1995. PRESIDENCIA DE LA REPBLICA, Directiva Presidencial 02 del 5 de abril de 1994. PRESIDENCIA DE LA REPBLICA, Directiva Presidencial 01 del 29 de enero de 1997. SALAZAR, Martn Francisco, Contador General de la Nacin. Circular Externa No. 045 de 2001, Resolucin No. 045 de 2001, Resolucin 276 de 2001, Resolucin 364 de 2001. ZULUAGA, Ruiz Mauricio, Director del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Decreto 280 del 8 de febrero de 1996, Decreto 2070 del 21 de agosto de 1997.

51

ANEXO A MAPA GEOGRAFICO DEL MUNICIPIO DE CHA

52

ANEXO B ORGANIGRAMA DE LA ALCALDA DEL MUNICPIO DE CHA

53

ANEXO C CUESTIONARIOS REALIZADOS A LOS FUNCIOARIOS DE LA ALCALDA CUESTIONARIO 1 La informacin que se suministre en este cuestionario ser tomada en cuenta para el desarrollo de la actualizacin del manual de procedimientos del rea contable, por lo cual debe ser diligenciado en su totalidad. Nombre: Alberto Guatame Espinosa_____________________________ Cargo: Profesional Universitario_________________________ Dependencia: Secretara de Hacienda______________________

ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES Nmero de personas que trabajan en la dependencia. Describa sus funciones brevemente. 1 *Administracin red hacienda *Soporte tcnico usuarios alcalda *Administracin paquete Has 2001 *Coordinador informes entes fiscales. Tramites Procesos

Presenta alguna relacin con el rea contable en cuanto a: - Tramites - Procesos - Documentos

Soporte en sistemas Has 2001 Si X No si su respuesta validacin balances entes. es afirmativa descrbalos. Se lleva algn tipo de control en su rea con los documentos entregados NO a contabilidad? Cules?

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Cree usted que se debe mejorar algn procedimiento en el rea contable? Cul? Cual es su opinin del rea contable.

_____________ Actualmente ptima. su funcin es

55

CUESTIONARIO 2 La informacin que se suministre en este cuestionario ser tomada en cuenta para el desarrollo de la actualizacin del manual de procedimientos del rea contable, por lo cual debe ser diligenciado en su totalidad. Nombre: Gloria Rueda________________________________________ Cargo: Auxiliar Administrativa-Jefe de Presupuesto___________ Dependencia: Presupuesto______________________________

ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES Nmero de personas que trabajan en 2 la dependencia. Describa sus funciones brevemente. *Manejo de presupuesto *Todas las cuentas, trmite para pago. Presenta alguna relacin con el rea contable en cuanto a: *Disponibilidad y registro el - Tramites cual se pasa a contabilidad. - Procesos *Es devuelto con una - Documentos resolucin administrativa y se pasa a tesorera. Si X No si su respuesta es afirmativa descrbalos. Se lleva algn tipo de control en su *Se maneja en Excel las rea con los documentos entregados cuentas. *Se lleva un registro. a contabilidad? Cules? Cree usted que se debe mejorar algn procedimiento en el rea contable? Cul? Cual es su opinin del rea contable.

_____________

OK

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CUESTIONARIO 3 La informacin que se suministre en este cuestionario ser tomada en cuenta para el desarrollo de la actualizacin del manual de procedimientos del rea contable, por lo cual debe ser diligenciado en su totalidad. Nombre: Carlos Julio Arias Guzmn_____________________________ Cargo: Jefe de Divisin_____________________ ____________ Dependencia: Direccin de Planeacin_____________________

ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES Nmero de personas que trabajan en 27 la dependencia. Describa sus funciones brevemente. *Gestin de programas y proyectos. *Modernizar la administracin financiera. *Seguimiento y evaluacin de proyectos de inversin publica. *Capacitacin a personas encargadas del proceso de desarrollo de programas y proyectos. *Banco de datos o estadsticas. Presenta alguna relacin con el rea contable en cuanto a: - Tramites - Procesos ________________ - Documentos Si No X si su respuesta es afirmativa descrbalos. Se lleva algn tipo de control en su *Se maneja en Excel rea con los documentos entregados cuentas. *Se lleva un registro. a contabilidad? Cules?

las

57

aplicacin de la Cree usted que se debe mejorar La sobre algn procedimiento en el rea normatividad Saneamiento Contable. contable? Cul? Cual es su opinin del rea contable. Es una herramienta o mano derecha para tener en un momento dado la informacin necesaria para la toma de decisiones.

58

CUESTIONARIO 4 La informacin que se suministre en este cuestionario ser tomada en cuenta para el desarrollo de la actualizacin del manual de procedimientos del rea contable, por lo cual debe ser diligenciado en su totalidad. Nombre: Martha Patricia Mendoza______________________________ Cargo: Directora Control Interno______________ ___________ Dependencia: Control Interno____________________________ ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES Nmero de personas que trabajan en 3 la dependencia. Describa sus funciones brevemente. *Apoyar y asesorar a la administracin en el fortalecimiento del sistema. *Evaluacin cultura de control. Presenta alguna relacin con el rea contable en cuanto a: - Tramites Verificamos si esta - Procesos implementado el sistema en el - Documentos rea contable. Si X No si su respuesta es afirmativa descrbalos. Se lleva algn tipo de control en su rea con los documentos entregados a contabilidad? Cules?

______________

Cree usted que se debe mejorar Se debe actualizar segn algn procedimiento en el rea nueva normatividad y se debe elaborar el manual de contable? Cul? procesos y procedimientos. Cual es su opinin del rea contable. Es eficiente y necesita apoyo.

59

CUESTIONARIO 5 La informacin que se suministre en este cuestionario ser tomada en cuenta para el desarrollo de la actualizacin del manual de procedimientos del rea contable, por lo cual debe ser diligenciado en su totalidad. Nombre: Luz Helena Chvez___________________________________ Cargo: Jefe Almacn________________________ ___________ Dependencia: Almacn_________________________________

ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES Nmero de personas que trabajan en 3 la dependencia. Describa sus funciones brevemente. *Recibo y entrega de elementos de consumo y devolutivos. Presenta alguna relacin con el rea Almacn entrega a contable en cuanto a: contabilidad copias de las - Tramites entradas y salidas de - Procesos elementos de consumo y - Documentos devolutivos. Si X No si su respuesta es afirmativa descrbalos. Se lleva algn tipo de control en su De los documentos entregados rea con los documentos entregados a contabilidad almacn deja copia. a contabilidad? Cules? Cree usted que se debe mejorar Reciprocidad algn procedimiento en el rea informacin. contable? Cul? Cual es su opinin del rea contable. en la

Tiene un buen desempeo.

60

CUESTIONARIO 6 La informacin que se suministre en este cuestionario ser tomada en cuenta para el desarrollo de la actualizacin del manual de procedimientos del rea contable, por lo cual debe ser diligenciado en su totalidad. Nombre: Maria Clemencia Lpez_______________________________ Cargo: Secretaria__________________________ ___________ Dependencia: Secretara de Salud________________________

ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES Nmero de personas que trabajan en 7 la dependencia. Describa sus funciones brevemente. *Seguimiento de contratos *Atencin al pblico *Manejo de correspondencia *tramite de cuentas. Presenta alguna relacin con el rea contable en cuanto a: - Tramites - Procesos - Documentos Si X No si su respuesta es afirmativa descrbalos. Se lleva algn tipo de control en su rea con los documentos entregados a contabilidad? Cules?

- Tramites - Documentos

Control de cuentas

criterios en los Cree usted que se debe mejorar Unificar algn procedimiento en el rea procesos, capacitacin a nivel general y del programa contable? Cul? contable. Cual es su opinin del rea contable. Es buena, pero es importante la capacitacin para no incurrir en errores, ya que no todos somos contadores

61

CUESTIONARIO 7 La informacin que se suministre en este cuestionario ser tomada en cuenta para el desarrollo y la actualizacin del manual de procedimientos del rea, por lo cual debe ser diligenciado en su totalidad. Nombre: Maria de los ngeles Castro___________________________ Cargo: Contadora__________________________ ___________ Dependencia: Contabilidad________________________

ACTIVIDADES Y CONOCIMIENTOS DESEABLES Nmero de personas que trabajan en 2 la dependencia. Describa sus funciones brevemente. *Manejo contable *Tramitar pago proveedores *Manejo de activos y bienes. Enuncie las dependencias con las que Todas esta rea tiene relacin. Qu tipos de informes presenta esta Contadura Mensualmente rea en cumplimiento de sus funciones Contralora Trimestral a nivel interno y externo. DIAN Otras entidades Cada cuanto se presentan informes a Mensual o nivel interno y externo. requeridos. El rea cuenta con algn tipo de gua Sistema o formatos para la presentacin de contable. estos informes? Cules? Que inquietudes o comentarios tiene esta rea en cuanto a otras dependencias en su relacin laboral. El rea recibe las cuentas y dems documentos con el debido tiempo. Se cumple con los horarios establecidos para la recepcin y el procesamiento de documentos. cuando financiero sean y

Que es trabajo en equipo. SI No

62

ANEXO D

INFORME

DE

HALLAZGOS
OBSERVACIONES

DEPENDENCIA PERSON/ TRAMIT. Y CONTROL DE DEPEND. PROCESOS DOCUMENTOS Hacienda Presupuesto Control Interno Planeacin 1 T. P. NO

Administracin, soporte usuarios e informes a entes fiscales. Se lleva control dependiendo el nmero de registros y se tiene relacin con las dependencias de contabilidad y tesorera. Verificacin contable. de procesos y procedimientos en el rea

T. P.

SI

T. P. D.

NO

27

--------

-------

No presenta ninguna relacin con el rea contable, encargados de programas y proyectos para el municipio. Esta dependencia es la que presenta mayor relaciona con el rea contable y de los documentos entregados maneja copia. Su relacin con contabilidad se presenta en la unificacin de criterios y procesos, capacitacin en programas contables.

Suministros

T. P. D.

SI

Secretaria Salud

de

T. D.

SI

64

INFORME
PERSON./ DEPEND 2 personas
Esta esta por: dependencia conformada FUNCIONES

DE

HALLAZGOS EN EL REA CONTABLE

ENTREGA DE DOCUMENTOS PERIODICIDAD DE INFORMES Contadura General de Nacin presentacin mensual. Contralora General de Nacin presentacin trimestral.
OBSERVACIONES

Manejo contable Tramitar pago proveedores Manejo activos y bienes

El rea recibe las cuentas y documentos en forma oportuna.

Esta dependencia requiere la del apoyo y colaboracin de las dems reas para: Entrega completa documentos. de

- Contadora - Auxiliar Contable

la Tiempo necesario para entrega de documentos y trmites. Trajo en equipo.

DIAN y otras entidades. Lo anterior con el fin de ser ms eficiente los procesos de la administracin.

65

ANEXO E

66

ANEXO F
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12

Anexo No. 1
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001 CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001

HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS DEL NUMERAL PRESUPUESTO NACIONAL 1.1. INGRESOS TRIBUTARIOS INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS TRIBUTARIOS CUENTA Y SUBCUENTA REGISTRA EL INGRESO U OBLIG. 4105 Numeral 001 NUMERAL

HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS DEL PRESUPUESTO NACIONAL Cuota valorizacin obras nacionales Otras tasas, multas y contribuciones no especificadas Multas, sanciones, otras contribuciones Contribucin especial por explotacin y exportacin de petrleo. 4110-02-0408 ENTIDAD QUE LOS GENERE INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP Cuotas valorizacin por obras nales. CUENTA Y SUBCUENTA REGISTRA EL INGRESO U OBLIG. 411006 INSTITUTO NACIONAL DE VIAS

Numeral 002

1.1.1.

IMPUESTOS DIRECTOS Numeral 003

Numeral 001

Impuesto Renta y Complementarios

Renta y Complementarios

410501 DIAN

Contribucin especial por explotacin o exportacin de petroleo crudo, gas, carbn y ferroniquel Contribucin especial del 5% sobre contratos de obras pblicas del orden nacional.

411007 DIAN

1.1.2.

IMPUESTOS INDIRECTOS

Numeral 004

Contribucines especiales sobre contratos de obras pblicas 411005 ENTE QUE CONTRATE

67

Numeral 001 Numeral 002 Numeral 003 Numeral 004 Numeral 005 Numeral 006 Numeral 007

Impuestos sobre aduanas y recargos Impuesto a las ventas Impuesto a la gasolina y ACPM Impuesto del 5% a los pasajes internac. Impuesto timbre nacional Timbre nacional sobre salidas al exterior Impuesto al oro y platino

Aduana y Recargos Impuesto valor agregado-IVA Gasolina y ACPM

410503 DIAN

Numeral 005

Telefona celular

Rentas contractuales Concesin a las sociedades portuarias Rentas contractuales

411009 DIRECCION DEL TESORO NACIONAL 411009 SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS 411009 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

410504 DIAN

Numeral 006

410509 DIAN

Numeral 007

Concesin sociedades portuarias Ingresos contraprestacin ICEL-CORELCA

Pasajes Areos (Eliminado con Ley 300 ) Timbre Nacional Timbre de salidas

410510

410511 DIAN 410514 AERONAUTICA CIVIL 410575 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

2. 2.5.

RECURSOS DE CAPITAL RECURSOS DEL CREDITO EXTERNO

DEUDA PUBLICA EXTERNA

2210 DIRECCION CREDITO PUBLICO

Otros Impuestos Nacionales

2.6

RECURSOS DEL CREDITO INTERNO

DEUDA PUBLICA INTERNA

2205 DIRECCION CREDITO PUBLICO

1.2 1.2.1.

INGRESOS NO TRIBUTARIOS TASAS Y MULTAS

NO TRIBUTARIOS TASAS

4110 411001 2.7 OTROS RECURSOS DE CAPITAL

MULTAS

411002

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001

HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS DEL NUMERAL PRESUPUESTO NACIONAL INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP CUENTA Y SUBCUENTA REGISTRA EL INGRESO U OBLIG. NUMERAL

HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS DEL PRESUPUESTO NACIONAL INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP CUENTA Y SUBCUENTA REGISTRA EL INGRESO U OBLIG.

68

Numeral 001

Recuperacin cartera

Prstamos concedidos (disminucin) y/o Ingresos extraordinarios (si hay provisin) Otros ingresos financieros Servicios financieros

1415 ENTE QUE REALIZA LA RECUPERACION 481008 DIRECCION CREDITO PUBLICO 4805 ENTIDAD QUE LOS GENERE 4350 ENTIDADES DEDICADAS A ESTOS SERIVICIOS 3120 ENTIDAD QUE RECIBE LA DONACION 4350 DIRECCION CREDITO PUBLICO O ENTE QUE MANEJE 4805 ENTIDAD QUE LOS GENERE ENTIDAD QUE ENAJENE SUS ACTIVOS 481001 ENTIDAD QUE ENAJENE SUS ACTIVOS 581001 ENTIDAD QUE ENAJENE SUS ACTIVOS 6. 5.

das nacionales.

Dividendos y participaciones

480510 DIRECCION DEL TESORO NACIONAL

RENTAS PARAFISCALES

RENTAS PARAFISCALES

4115

Numeral 002

Rendimientos Financieros

Numeral 0001

Fondo nal. prestaciones sociales magisterio

Aporte al Fondo Nal. de Prestaciones del Magisterio Aporte al Fondo de Promocin Turstica

411514 FONDO NAL.PRESTACIONES DEL MAGISTERIO 411517 FONDO DE PROMOCION TURISTICA

Numeral 003 Numeral 004

Donaciones

Supervit por donacin Servicios financieros

Diferencial cambiario

Otros ingresos financieros Numeral 005 Enajenacin de activos El activo correspondiente (disminucin) Utilidad en venta de activos

FONDOS ESPECIALES

INGRESOS POR FONDOS ESPECIALES

4120

Numeral 0001

Contribucin entid. vigiladas por Supersociedades Contribucin entidades fiscalizadas por Contranal Contribucin Superintendencia Subsidio Familiar Contribuciones Superbancaria Superintendencia Industria y Comercio

Contribucin a Superintendencias

412001 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Prdida en venta o baja de activos

Numeral 0002

Cuota de Fiscalizacin

412002 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 412001 SUPERINTENDENCIA SUBSIDIO FAMILIAR 412001 SUPERINTENDENCIA BANCARIA 412001 SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Numeral 0003

Contribucin a Superintendencias Contribucin a Superintendencias Contribucin a Superintendencias

Numeral 009

Reintegros y otros recursos no apropiados

1. Transferencias interg. giradas (disminucin) para reintegros en la misma vigencia.

5405 DIRECCION DEL TESORO NACIONAL

Numeral 0004

Numeral 0005

69

2. Operaciones de enlace-otros recursos de capital Numeral 0010 Excedentes financieros entidades descentralizaExcedentes financieros

472005 DIRECCION DEL TESORO NACIONAL 481003 DIRECCION DEL TESORO NACIONAL

Numeral 0006

Superintendencia Nacional de Valores

Contribucin a Superintendencias

412001 SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE VALORES 412001 SUPERINTENDENCIA GENERAL DE PUERTOS

Numeral 0007

Contribucin entid.vigiladas por Superpuertos

Contribucin a Superintendencias

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001 HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP NUMERAL INGRESOS NUMERAL DEL PRESUPUESTO NACIONAL INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP CUENTA Y SUBCUENTA REGISTRA EL INGRESO U OBLIG.

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001 HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS DEL PRESUPUESTO NACIONAL Numeral 0020 Junta Central de Contadores INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP Junta Central Contadores CUENTA Y SUBCUENTA REGISTRA EL INGRESO U OBLIG. 412015 JUNTA CENTRAL DE CONTADORES

Numeral 0008

Contribucin para la descentralizacin

Contribucin para la descentralizacin

412003 DIAN (Unificado con el impuesto Gasolina y Acpm.

Numeral 0009

Financiacin sector justicia

Financiacin Sector Justicia

412004 DIAN

Numeral 0021

Fondo de Solidaridad y Garanta del sector salud Fondo de Solidaridad Pensional Comisin de Regulacin de Telecomunicaciones

Fondo de Solidaridad y Garanta Fondo de Solidaridad Pensional Comisin de Regulacin

412016 FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA 412017 FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 412018 COMISION DE REGULACION DE TELECOMUNIC.

Numeral 0010 Numeral 0011

Fondo de defensa nacional Producto electrnico de idiomas

Fondo de Defensa nacional Producto Electrnico de Idiomas

412005 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 412006 INSTITUTO ELECTRONICO DE IDIOMAS

Numeral 0022

Numeral 0023

70

Numeral 0012

Fondos docentes Fondos Docentes y adtivos. Univ.Nva.Granada Univ.Nva.Granada

412007 UNIVERSIDAD NUEVA GRANADA

Numeral 0024

Comisin de Regulacin de Energa y Gas

Comisin de Regulacin

412018 COMISION DE REGULACION DE ENERGIA Y GAS

Numeral 0013

Fondo de estupefacientesMinsalud Fondos internos del Ministerio de Defensa Fondos internos de la Polica

Fondo Nacional de Estupefacientes Fondos internos Ministerio de Defensa Fondos Internos de la Policia

412008 FONDO NACIONAL DE ESTUPEFACIENT ES 412009 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 412010 POLICIA NACIONAL

Numeral 0025

Comisin de Regulacin de Agua Potable U.A.E. Minero Energtica

Comisin de Regulacin

412018 COMISION DE REGULACION DE AGUA POTABLE 412019 U.A.E. MINERO ENERGETICA

Numeral 0014

Numeral 0026

Unidad Adtiva.EspecialMinero Energtica Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Contribucin a Superintendencias

Numeral 0015

Numeral 0027

Departamento Adtivo. Funcin Pblica Superintendencia de Servicios Pblicos Fondo de riesgos profesionales

412020 DEPARTAMENTO ADTIVO. FUNCION PUBLICA 412001 SUPERINTENDENCIA SERVICIOS PUBLICOS 412021 FONDO DE RIESGOS PROFESIONALES

Numeral 0016

Fondo publicaciones de la Contralora Fondo Rotatorio Ministerio de Minas y Energia

Fondos Publicaciones Contralora Fondo Rotatorio Ministerio de Minas

412011 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 412012 FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE MINAS 412013 FONDO NACIONAL DE REGALIAS 412014 MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

Numeral 0028

Numeral 0017

Numeral 0029

Fondo de riesgos profesionales

Numeral 0018

Fondo Nacional de Regalas

Fondo Nacional de Regalas

Numeral 0030

Fondo de Bienestar Social Dian

Fondo de Bienestar SocialDian Instituto de la Procuradura

412022 FONDO DE BIENESTAR SOCIALDIAN-PAGADORA 412023 INSTITUTO DE ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUBLICO

Numeral 0019

Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos

Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos

Numeral 0031

Instituto de la Procuradura

FUENTE: CONTADURA GENERAL DE LA NACIN (CIRCULAR EXTERNA 012 DE DIC. 02 DE 1996)

71

ANEXO G
DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA CONTALORIA GENERAL INFORME DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

1_____________________________________________ NOMBRE DE LA ENTIDAD 4_____________________________________________ NOMBRE ENCARGADO DEL AREA

2_______________________________________________________ NOMBRE JEFE DEL ORGANISMO 5_______________________________________________________ CIUDA Y FECHA DE ELABORACIN

3_________________________________ AO

1. Seale los planes o programas adoptados para la evaluacin y seguimiento al Sistema de Control Interno durante el periodo. 1.1. Describa las reas evaluadas y los principales resultados obtenidos. AREA RESULTADO

2.2. Enuncie brevemente las polticas trazadas y las decisiones adoptadas en el respectivo comit.

2.3. Enuncie cada uno de los resultados obtenidos producto de la aplicacin de las polticas y decisiones de dicho comit.

1.2. Indique los anlisis de riesgos efectuados en las diferentes reas y las medidas adoptadas para su prevencin y control. 2. Mencione las modificaciones que se han realizado a las normas de control interno de la entidad durante el periodo. 2.1. Durante el periodo, cuantas veces se ha reunido el comit de coordinacin de control interno.

3. Sobre que reas y/o temas se han producido informes de evaluacin del sistema de control interno, durante la vigencia. 3.1. Seale los principales resultados y hallazgos consagrados en los informes, as como las recomendaciones propuestas. 4. Mencione los manuales de procedimientos y de funciones que se han elaborado, modificado o suprimido durante el periodo indicando el respectivo acto administrativo y el motivo que origino esta decisin. 5. Que polticas, programas y actividades de auto evaluacin se han establecido con el objeto de retroalimentar el sistema de control interno

OBSERVACIONES_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________ FIRMA JEFE DEL ORGANISMO

______________________________________________ FIRMA ENCARGADO AREA

72

ANEXO H

73

ANEXO I CARTA DEL DIRECTOR DE CONTROL INTERNO DE LA

ALCALDA DE CHA ACEPTANDO Y APLICANDO EL TRABAJO DE INVESTIGACION

74

OBJETIVO S General: Disear un sistema de control interno contable basado en procesos administrativos y normas vigentes para el cumplimiento y ejecucin de las actividades en dicho municipio

RESULTADOS - Se diseo el manual de procedimientos para el rea contable del municipio de Chia como herramienta de control interno para el cumplimiento y ejecucin de las actividades del rea. Descripcin detallada de las actividades que realiza el A.C. y la interaccin con las dems dependencias. Se establecieron puntos de control. - Normatividad vigente. - Responsables directos. Tareas asignadas. - Flujogramas de fcil y rpida comprensin. - se realizo un informe de hallazgo de las diferentes reas para obtener conocimiento de las actividades realizadas en cada una. - Informe de hallazgos de A-C. para conocimiento y relacin de est

CONCLUSIONES RECOMENDACIONES - Se encontraron -Debe ser implementado tareas y funciones por el municipio ya que que no estaban e el es una herramienta manual inicial. dinmica y gua completa - Se modifico y que define los procesos y especifico las procedimientos contables funciones de dicha manejados en esta rea. rea con relacin a Se debe tener las dems actualizado el manual con dependencias. - No la normatividad vigente. exista una gua - el rea de control prctica para las interno debe hacer diferentes seguimiento de las actividades del actividades desarrolladas rea. por el reas contable. - Consulta rpida - Trabajar conjuntamente disponible para un con toda la proceso especfico. administracin. - Herramienta para analizar y vigilar los procedimientos del rea contable. - Ayuda a la elabora y presentacin informes a los entes control

Especficos: -Evaluar y analizar la estructura actual de las diferentes reas y cargos con el fin de conocer y elaborar un diagnostico de los filtros de informacin.

- Conocimiento de cada rea. - Jefes de rea. Actividades realizadas. Responsabilidades. - manuales de procedimientos - relacin directa con el A.C. - Actividades en conjunto. - Debilidades del

- Utilizar de manera optima el manual de procedimientos propuesto para coordinar mejor las actividades y usar los puntos de control con el fin de evitar retrabajos y prdida de tiempo en las diferentes operaciones logrando efectividad y eficacia.

con las dems.

- Determinar las consecuencias que se pueden presentar debido a la falta de una gua de actividades para el rea contable

Existe manual para AC que garantiza informacin y cumplimiento las tareas.

un el no la el de

Desarrollar actividades con los funcionarios del municipio.

- Se realizaron: entrevistas, encuestas, cuestionarios, documentacin, observacin. Alcalde, funcionarios de la alcalda.

rea contable en cuanto al tiempo de entrega de documentos para dar trmite. No tener establecida claramente las actividades del rea. - La existencia de este manual no es base para definir la buena labor desempeada por el rea. - Se obtuvo un conocimiento de cada rea. - Se identificaron mecanismos de control (exist. y no exit.). - Se complementaron las activ. Descritas en el man. Prosed.

- Se deben realizar actividades de control como: * Seguimiento y revisin por parte de los responsables de las funciones o act5ividades. * Se recomienda la actualizacin constante de acuerdo a la normatividad vigente. Capacitacin del personal de la administracin para un mayor conocimiento de la prctica contable. Consulta permanente - trabajo en equipo.

- Disear el Diseo manual de manual. procedimientos para el rea contable.

del Cumpli con las expectativas de la administracin

Implementacin y actualizacin del manual

- APORTES A LA ADMINISTRACION : *Se presento una propuesta para el rea contable la cual cumpli con las expectativas cubriendo una necesidad administrativa del rea. *Es una herramienta que apoya al rea de control interno planteando puntos de control los cuales pueden ser evaluados y actualizados por dicha rea. *Se presento una herramienta de control interno que establece con claridad y detalle los distintos procedimientos que realiza el rea de contabilidad, los responsables de los mismos y la interaccin y apoyo de las dems dependencias de la administracin.

ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA CONTABLE

MAYO DE 2004

DIRECCION DE CONTROL INTERNO

TABLA DE CONTENIDO CONVENCIONES MAPA DE PROCESOS PROCESO CONTABLE INFORME MENSUAL DE ALMACN A CONTABILIDAD REGISTRO NOTAS DE ENTRADA PAGO DE CUENTAS INVERSIONES REALIZACIN DE AVALUOS PARA EFECTOS CONTABLES DE LOS BIENES INMUEBLES REGISTRO DE LAS OPERACIONES DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN REGISTRO DEL PROCESO DE CAUSACIN, RECAUDO Y CONSIGNACIN DE LOS INGRESOS DE LA NACIN RECURSOS QUE LA NACIN TRANSFIERE A LOS ENTES TERRITORIALES CONTABILIZACIN DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE REGISTRO CONTABLE CIERRE DE CUENTAS PRINCIPAL Y SUBALTERNA ELABORACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES INFORME DE CONTROL INTERNO PRESENTACIN DE LA INFORMACIN FINANCIERA, ECONMICA Y SOCIAL AGREGACIN Y/O CONSOLIDACIN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADOS EJECUCIN DEL PRESUPUESTO

PAG. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 17 19 21 30 33 36 38 39 41

ADMINISTRACIN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO

CONTABILIDAD CONVENCIONES CONVENCIONES

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

INICIO / FIN

Define el inicio y el final de un proceso. Dentro del smbolo se escribe la palabra inicio o fin.

DATOS ALMACENADOS

Indica el ingreso de informacin a un programa contable o la revisin de datos en el sistema.

PROCESO

Se utiliza para representar una actividad del procedimiento.

punto de control

Representa los controles o recomendaciones que debe tener un procedimiento o actividad.

DOCUMENTO

Indica el requerimiento de documentacin para desarrollar la actividad.

ARCHIVO T-D

Representa un archivo de oficina, donde se guardan los documentos en forma temporal o definitiva.

MULTIDOCUMENTO

Se usa cuando en el proceso o actividad se requiere ms de un documento.

1

Indica que hay un proceso anterior, enlaza con otro proceso.

CORRECTO?

Plantea la posibilidad de elegir una alternativa para continuar en una u otra via. Incluye una pregunta clave.

CONECTOR FUERA DE PAGINA

Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente, en la que continua el diagrama de flujo.

Conecta los smbolos indicando la direccin y el orden en que se deben realizar las diferentes actividades.

AO 2004

ADMINISTRACIN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD RELACIN CON OTRAS DEPENDENCIAS REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

MAPA DE PROCESOS

- GENERA LA INFORMACIN PARA EL ANLISIS Y ENVIO DE INFORMES A LOS ENTES FISCALES. - PAGO DE CUENTAS. - ARCHIVO. - DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. - REGISTRO PRESUPUESTAL. - MODIFICACIN PRESUPUESTAL. - INFORMES. - INFORME TRIMESTRAL A LA CONTRALORA Y A DIFERENTES ENTES DE CONTROL.

TESORERA

PRESUPUESTO
LOS

- NOTAS DE ENTRADA. - ENTREGA COPIAS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ELEMENTOS DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS. - INVENTARIOS. - INFORMES A LOS DIFERENTES ENTES DE CONTROL. - INGRESO DE BIENES. - BAJA DE BIENES. - UBICACIN FISICA DE LOS ACTIVOS. - CONTROL DE ACTIVOS FIJOS. - VERIFICAR SALDOS. - DEPRECIACION DE ACTIVOS. - VERIFICAR SI SE IMPLEMENTA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL REA CONTABLE.

CONTABILIDAD
ALMACN

CONTROL INTERNO

AO 2004

PAG. 1

ADMINISTRACIN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD PROCESO CONTABLE REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MOR JAIRO CRUZ SALAM

N0.

DESCRIPCIN DEL PROCESO

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE

DOCUMENTOS SOPORTES El proceso contable inicia con los documentos soporte que pueden ser, una cuenta por pagar, un recibo de caja, un contrato, cualquier documento que respalde una transaccin contable. Dichos documentos se agrupan y con base en ellos se elabora el asiento contable que es la informacin que se consigna en el comprobante de contabilidad lo cual indica acreditar o debitar una cuenta. El siguiente paso es su registro tanto en los libros auxiliares como en el diario columnario. Al final del mes cada una de las columnas del libro columnario se totalizan y estos resultados se transladan al libro mayor de donde finalmente se extrae la informacin para elaborar el Balance.

DOCUMENTOS SOPORTES

DOCUMENTOS SOPORTES

Auxiliar Contable.

COMPROBANTE DE CONTABLIDAD LIBRO AUXILIAR LIBRO DIARIO

ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL

Auxiliar Contable. Auxiliar Contable.

Contador.

LIBRO MAYOR BALANCE

Contador.

Contador. Contador.

VALOR AGREGADO RENTABILIDAD PBLICA ORIGEN Y APLICACIN DEL EXCEDENTE SOCIAL

CONSOLIDADOR BALANCE CONSOLIDADO

Contador.

AO 2004

PAG. 2

ADMINISTRACIN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA PROCESO No. 1 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD ALMACN - CONTABILIDAD INFORME MENSUAL DE ALMACN A CONTABILIDAD REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
VIENE DE LA DEPENDENCIA DE ALMACN.

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Que mediante la Ley 863 de 2003 fue prorrogada la Ley 716 de 2001 por la cual se expiden normas para el saneamiento contable en el Sector Pblico y se dictan dispocisiones en materia tributaria y otras disposiciones. Vigencia hasta el 31 de Diciembre de 2005.

CONTROLES

El Jefe de Almacn elabora un informe mensual de la dependencia describiendo los movimientos de cuentas en el mes y envia a la Dependencia de Contabilidad. 01. Bienes de Consumo. 02. Bienes Devolutivos. La Dependencia de Contabilidad recibe el informe y el responsable de la revisin es el Contador que revisa las cuentas con el fin de llevar un control de las mismas en el sistema. Si se encuentran inconsistencias se revisan las justificaciones del informe entre la Dependencia de Contabilidad y Almacn con el fin de ajustar las cuentas.

ALMACN ELABORA Y ENVIA INFORME MENSUAL DE LOS MOVIMIENTOS DE CUENTAS A CONTABILIDAD.

Jefe de Almacn.

CONTABILILDAD RECIBE Y REVISA EL INFORME DE ALMACN.

Contador.

CONTABILIDAD DEVUELVE A ALMACN.

NO ACEPTA?

Contador.
SI

La Dependencia de Contabilidad acepta el informe y verifica en el sistema que los movimientos y cuentas se encuentren correctamente registrados. La Dependencia de Almacn debe llevar un archivo del informe de caracter temporal (T).

CONTABILIDAD ACEPTA Y CONFRONTA EN EL SISTEMA HAS 2001, PARA LLEVAR CONTROL SOBRE LAS CUENTAS.

C1

Contador.

C1

ALMACN ARCHIVA COPIA T

Auxiliar de Almacn

El Contador es el responsable de revisar el informe contra el sistema y compararlo para determinar el adecuado movimiento de las cuentas.

FIN

AO 2004

PAG. 3

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DEPENDENCIA PROCESO No. 2 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD ALMACN - CONTABILIDAD REGISTRO DE NOTAS DE ENTRADA REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
La Dependencia de Almacn recibe documentos de la Dependencia de Presupuesto, revisa, genera nota de entrada y envia a la Dependencia de Contabilidad. Estos documentos son: 0. Cotizacin. 1. Solicitud de Disponibilidad Presupuestal. 2. Orden de Compra, firmada por el Alcalde. 3. Certificado de Registro Presupuestal. 4. Nota de Entrada.
VIENE DE LA DEPENDENCIA DE ALMACN.

FLUJOGRAMA
INICIO 4 3 2 1 0

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

C1

ALMACN RECIBE DOCUMENTOS PRESUPUESTO.

Auxiliar de Almacn.
C1

DE

ALMACN GENERA NOTA DE ENTRADA Y ENVIA A CONTABILIDAD.

Auxiliar de Almacn.

El Auxiliar de Almacn revisa que los documentos esten correctamente soportados para generar la respectiva nota de entrada.

El contador o auxiliar contable recibe la nota de entrada con todos los soportes adjuntos para su revisin y aceptacin para realizar el registro.

CONTABILIDAD DEVUELVE A ALMACN. NO

CONTABILIDAD RECIBE Y REVISA LA NOTA DE ENTRADA.

C2

Contador.

C2

Si al revisar los documentos, estos no se encuentran completos se devuelven a la Dependencia de Almacn para su debida correccin. Si los documentos estan en orden se hace el respectivo registro contable generando la resolucin administrativa y se envian a la Dependencia de Tesorera. La Dependencia de Tesorera recibe los documentos, revisa las autorizaciones y la carta de solicitud de pago enviada por el proveedor, dependiendo si es un bien o un servicio, de acuerdo a lo anterior gira el cheque para el pago oportuno al titular. La Dependencia de Tesorera archiva copia definitiva (D) de los documentos del procedimiento.
C3

CORRECTO? SI CONTABILIDAD REGISTRA EN EL SISTEMA HAS 2001 Y ENVIA A TESORERA.

El Contador recibe y revisa la nota de entrada verificando que tenga los documentos completos y soportados. Auxiliar Contable.

TESORERIA RECIBE, REVISA DOCUMENTOS, AUTORIZACIONES Y CARTA DEL PROVEEDOR, GIRA CHEQUE.

Tesorero.

C3

TESORERIA ARCHIVA D

Auxiliar de Tesorera.

El Tesorero verifica en el sistema el registro para generar el cheque y realizar el pago al proveedor.

FIN

AO 2004

PAG. 4

ADMINISTRACIN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA PROCESO No. 3 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD TESORERA - CONTABILIDAD PAGO DE CUENTAS REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
VIENE DE LA DEPENDENCIA DE TESORERA.

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE NORMATIVIDAD

CONTROLES

La Dependencia de Contabilidad recibe las cuentas por pagar enviadas por Tesorera, verificando que esten con los respectivos soportes. Estos documentos son: 0. Copia del contrato u orden. 1. Cuenta de Cobro (P.N. O Factura). 2. Solicitud de Disponibilidad presupuestal. 3. Certificado de la DIAN (R.U.T). 4. Certificado de recibido o realizado a satisfaccin. 5. Formato de Registro de Proveedores. Si los documentos no se encuentran completos y/o no estan debidamente firmados estos se devuelven a La Dependencia de Tesorera. Si las cuentas se encuentran debidamente soportadas de acuerdo al procedimiento, el Auxiliar Contable procede a registrar en el sistema HAS 2001.

INICIO

C1

CONTABILIDAD RECIBE Y REVISA DE TESORERIA LAS CUENTAS CON LAS FIRMAS AUTORIZADAS DEL ORDENADOR DEL GASTO.

Auxiliar Contable.
C1

CONTABILIDAD DEVUELVE A TESORERIA.

NO CORRECTO?

Contador.

El Auxiliar Contable es responsable de la revisin de las cuentas, si encuentra inconsistencias en estas debe devolverlas a la Dependencia de Tesorera para correccin.

SI CONTABILIDAD EL AUXILIAR CONTABLE REGISTRA EN EL SISTEMA HAS 2001.

Auxiliar Contable.

La Dependencia de Contabilidad genera una resolucin administrativa, crea el consecutivo de las cuentas y archiva copia definitiva (D) para posterior consulta.

CONTABILIDAD ARCHIVA COPIA D

Auxiliar Contable.

FIN

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PAG. 5

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DEPENDENCIA PROCESO No. 4 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD INVERSIONES

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
Se entender, que las inversiones de renta fija representan el monto en moneda legal y extranjera, en ttulos valores o documentos financieros. Estas se clasifican en ttulos de renta fija a tasa fija y ttulos de renta fija a tasa variable. Por su parte, las inversiones de renta variable, representan el valor invertido, en moneda nacional o extranjera, en ttulos cuya rentabilidad est determinada en funcin de la participacin en las utilidades del ente emisor o patrimonio autnomo. El Contador ser el encargado de revisar y clasificar la cuentas segn sea su naturaleza respecto a lo descrito anteriormente.

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

C1

CONTABLIDAD REVISA Y CLASIFICA LAS INVERSIONES SEGN SEAN DE RENTA FIJA O RENTA VARIABLE.

INVERSIONES NEGOCIABLES INVERSIONES NEGOCIABLES.

E NO

Contador.

NO

Para efectos de la contabilizacin de los resultados de la valoracin, las inversiones de renta fija y variable deben clasificarse en negociables y no negociables segn el caso.
CUANDO SE PRESENTA DIFERENCIA POSITIVA SE UTILIZAN LAS CUENTAS 1999-3115-3240 INVERSIONES DE RENTA VARIABLE.

SON INVERSIONES NEGOCIABLES?

SI

Contador.

CUANDO SE PRESENTA UTILIDAD SE UTILIZA LA CUENTA 4810 UTILIDAD POR VALORACIN A PRECIOS DE MERCADO R.F. Y R.V.

Cuando se presenta diferencia positiva o negativa se registra en las cuentas de inversiones no negociables las cuales estan destinadas para la contabilizacin de renta fija y renta variable segn sea el caso.

Circular Externa N. 19 del 06/11/97, instructivo N.5 del 06/12/97 y la Circular Externa N. 20 del 22/11/97 por la cual se dictan normas tcnicas C1 relativas a la valoracin de las inversiones a precios de mercado, en desarrollo Es resposabilidad del Contador revisar y de la Norma General de clasificar de acuerdo a las cuentas, la Valuacin y las Normas naturaleza de las inversiones con el fin Tcnicas relativas al de realizar el adecuado registro en el reconocimiento y valuacin sistema. de los activos, del Plan General de Contabilidad Pblica, adoptado mediante la Resolucin 4444 del 21 de noviembre de 1995, expedida por el Contador General de la Nacin.

Cuando se presenta utilidad o perdida se registra en las cuentas de inversiones negociables dependiendo de su naturaleza de renta fija o variable. Adems debe hacerse esta valoracin y registro con la periodicidad que se tiene estipulada para las entidades obligadas a valorar sus inversiones a precios de mercado (registro de resultados al cierre mensual).

CUANDO SE PRESENTA DIFERENCIA NEGATIVA SE UTILIZAN LAS CUENTAS 12805305 INVERSIONES DE RENTA FIJA Y RENTA VARIABLE.

CUANDO SE PRESENTA PERDIDA SE UTILIZA LA CUENTA 5810 PERDIDA POR VALORACIN A PRECIOS DE MERCADO DE INVERSIONES R.F. Y R.V.

CONTABILIDAD EL AUXILIAR DE CONTABILIDAD REALIZA EL REGISTRO CONTABLE EN EL SISTEMA HAS 2001.

Auxiliar Contable.

FIN

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PAG. 6

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 5 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO REALIZACIN DE AVALUOS PARA EFECTOS CONTABLES DE LOS BIENES INMUEBLES

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD CONTROLES
Circular externa N 045 de 2001. Instrucciones para la realizacin de avalos para efectos contables, de los bienes inmuebles de los entes pblicos en los niveles nacional y territorial de los sectores central y descentralizado. La Contadura General de la Nacin considera como mtodos de reconocido valor tcnico para la valoracin de los bienes inmuebles a que se refiere la presente norma y con fines de revelacin en la informacin contable, los siguientes: precio de mercado, valor presente (capitalizacin de rentas o ingresos), costo de reposicin y tcnica residual, entre otros.Resoluciones 0276 de 200, 0364 de 2001, 0351 de 2001.

La Dependencia de Contabilidad debe identificar los bienes inmuebles afectados en su valor de acuerdo al contexto del principio de reconocimiento, orientado a aproximar de manera ms objetiva, la realidad econmica de aquellos bienes que por su naturaleza y condiciones de mercado, se ven afectados en su valor. El registro de la actualizacin de los avalos quedar incorporado al cierre del perodo contable, habiendo afectado las cuentas y subcuentas de conformidad con la norma tcnica respectiva, definida en el Plan General de Contabilidad Pblica PGCP vigente y dems normas que lo modifiquen o adicionen.

C1

CONTABLIDAD IDENTIFICA LOS BIENES INMUEBLES QUE SE HAN VISTO AFECTADOS EN SU VALOR .

PRECIO DE MERCADO, VALOR PRESENTE, COSTO DE REPOSICIN Y TCNICA RESIDUAL, ENTRE OTROS.

Contador.

C1

CONTABILIDAD REALIZA EL AJUSTE CONTABLE DE LA ACTUALIZACION SEGN SEA EL CASO .

Contador.

La contabilizacin del avaluo se prodicir en la medida que se realice la actualizacin del valor de dichos bienes. En todo caso, en notas a los estados contables, deber revelarse el porcentaje de bienes inmuebles pendientes de actualizacin, anexando el programa previsto para su culminacin en el perodo definido. En notas a los estados contables debern revelarse los mtodos de actualizacin aplicados para los bienes inmuebles, as como, la antigedad de los avalos. El Contador debe realizar el registro contable en el sistema HAS 2001 correspondiente al ajuste respectivo determinado para l o los bienes afectados en su valor.

SUPERA EL VALOR EN LIBROS?

Contador.
CUANDO EL AVALUO ES INFERIOR AL VALOR EN LIBROS SE UTILIZAZN LAS CUENTAS 3115 SUPERVIT POR VALORIZACIN Y 1999 VALORIZACIONES .

CUANDO EL AVALUO SUPERA EL VALOR EN LIBROS SE UTILIZAN LAS CUENTAS 1999 VALORIZACIONES Y 3115 SUPERVIT POR VALORIZACIN.

CONTABILIDAD REALIZA EL AJUSTE CONTABLE EN EL SISTEMA HAS 2001.

Auxiliar Contable.

FIN

AO 2004

El Contador tendra que considerar al realizar los avalos el criterio de ubicacin, estado, capacidad productiva, situacin de mercado, grado de negociabilidad de los bienes inmuebles, eventos generadores de valor y afectaciones. La seleccin y aplicacin de las metodologas deber considerar la relacin costobeneficio para la entidad, procurando evitar erogaciones significativas, teniendo en cuenta que los avalos podrn efectuarse con personal de la entidad, con personas naturales o jurdicas que cuenten con la idoneidad y capacidad para su realizacin o, con el apoyo de entidades oficiales. As mismo, deber atender la expectativa inmediata de la administracin, de acuerdo con la destinacin prevista para el inmueble.

PAG. 7

ADMINISTRACIN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA PROCESO No. 6 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD REGISTRO DE LAS OPERACIONES DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
Los recursos que financian los proyectos de inversin son por su naturaleza de carcter pblico y como tales forman parte de la Contabilidad Pblica y sus Balances Consolidados. Adptandose el Catlogo de Cuentas para Proyectos de Inversin, con sus respectivos auxiliares, descripciones y dinmicas, y el procedimiento para el registro contable del flujo de recursos, las inversiones y los gastos que se deriven de la ejecucin de los proyectos de inversin, ser aplicada en lo pertinente por los entes ejecutores y las dependencias y/o unidades coordinadoras de los proyectos de inversin, de forma centralizada o a travs de alianzas, regionales o seccionales. Con base en la contabilidad llevada por las unidades coordinadoras de los proyectos de inversin, se emitirn, con carcter obligatorio, los reportes que presentan datos estructurados sobre la gestin financiera, operativa y de resultados de la ejecucin. Los reportes deben ser firmados por el Representante Legal del Ente Ejecutor, el Director de la Unidad Coordinadora del Proyecto o quien haga sus veces, el Jefe del rea Financiera y el Contador. Estos reportes deben elaborarse trimestralmente, dentro de los 15 das siguientes al cierre respectivo, sin perjuicio que puedan prepararse en forma mensual. Debern permanecer disponibles en medio impreso, en los archivos de la sede principal de la Unidad Coordinadora del Proyecto para ser consultados por la Contralora General de la Repblica y la Contadura General de la Nacin y dems usuarios de dicha informacin.

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

CONTABLIDAD IDENTIFICA EL PROYECTO DE INVERSIN Y ELABORA EL REGISTRO CONTABLE DE ACUERDO AL CATALOGO DE CUENTAS PARA PROYECTOS DE INVERSIN.

C1

Contador.

CONTABILIDAD HACE SEGUIMIENTO A LOS ELABORA LOS REPORTES .

REGISTROS

Contador.

CONTABILIDAD NO PODRA PRESENTAR LOS REPORTES A LA CGN Y DEMS USUARIOS POR INCONSISTENCIAS PRESENTADAS EN LA INFORMACIN .

NO CORRECTO?

SI

CONTABILIDAD PODR REALIZAR LOS REPORTES CORRESPONDIENTES Y FIRMARLOS, JUNTO CON LOS DEMAS RESPONSABLES DE CADA REA.

Contador.

Resolucion 380 "Por la cual se establecen el catlogo general de cuentas, sus descripciones y dinmicas, el procedimiento contable C1 obligatorio para el registro de las operaciones de los proyectos de inversin y se dictan otras disposiciones". El Contador y el Director de Control La Contadura General de la interno, sern responsables del Nacin y la Contralora establecimiento y cumplimiento de General de la Repblica, polticas y procedimientos que expedirn, de acuerdo con sobre control interno contable el mbito de sus deben adoptar las dependencias competencias, los actos y/o unidades coordinadoras de los de inversin, administrativos a que proyectos hubiere lugar con el fin de asesorarn a dichas unidades y hacer obligatoria su evaluarn de manera peridica la aplicacin y observancia, eficacia, eficiencia y economa de actos que estarn los controles internos adoptados. encaminados a fijar las normas y procedimientos que le permita a los proyectos mejorar el registro contable, reportar informacin, apoyados en los controles interno y externo".

TESORERA PLANEACIN ARCHIVA COPIA D

Asistente de Planeacin y/o

Tesorera.

FIN

AO 2004

PAG. 8

ADMINISTRACIN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA PROCESO No. 7 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD REGISTRO DEL PROCESO DE CAUSACIN, RECAUDO Y CONSIGNACIN DE LOS INGRESOS DE LA NACIN REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
VIENE DEL NACIONAL. TESORO

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Las operaciones de flujos de fondos relacionadas con los ingresos de la nacin debern efectuarse de acuerdo con los trminos del instructivo No.003 del 2 de diciembre de 1996, que hace parte de la circular 012 de 02/12/96, la cual contiene en detalle, las diferentes situaciones que pueden presentarse en el manejo de operaciones recprocas de fondos y bienes. Ver anexo No. 1

CONTROLES

Las operaciones efectuadas entre la Direccin del Tesoro Nacional y los entes pblicos y las de stos entre s, deben conciliarse mensualmente. Para tal efecto, los entes pblicos que tengan a su cargo la liquidacin, cobro, recaudo, devolucin o el pago de conceptos que constituyen ingresos para la Nacin, deben suministrar la informacin respectiva a los entes encargados de la causacin o registro del correspondiente ingreso.

LA INFORMACIN SOBRE EL RECAUDO O GIRO DE RECURSOS .

MUNICIPIO DEBE SOLICITAR OPORTUNAMENTE A LA DIRECCIN DEL TESORO NACIONAL.

Contador.

El Municipio debe conciliar los saldos en las cuentas y subcuentas de su sistema contable, con los saldos revelados en el informe remitido por la Direccin del Tesoro Nacional. Segn el instructivo N. 003 de la Contaduria General de la Nacin los ajustes y reclasificaciones:
0. Causacin, recaudo y consignacin de los ingresos de la nacin. 1. Flujo de fondos de la direccin del tesoro nacional a los entes pblicos. 2. Reintegro de fondos a la direccin del tesoro por parte de los entes pblicos. 3. Devolucin de fondos de la direccin del tesoro nacional a beneficiarios, por pagos en exceso, consignaciones que no corresponden o decisiones de orden judicial 4. Consignacin de excedentes financieros de los entes descentralizados del orden nacional a la direccin del tesoro nacional 5. Compensacin de obligaciones entre entes pblicos.
C2

C1

CONTABILIDAD DEBER CONCILIAR LOS SALDOS REGISTRADOS EN LAS RESPECTIVAS CUENTAS Y SUBCUENTAS DE SU SISTEMA CONTABLE.

Contador.

C1

CONTABILIDAD DEBE EFECTUAR LOS AJUSTES Y RECLASIFICACIONES ORIGINADOS POR LA APERTURA Y ELIMINACIN DE LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS, PARA ADECUAR SUS REGISTROS CONTABLES, DE ACUERDO CON EL INSTRUCTIVO NO. 003.

Contador.

El Contador debe realizar conciliaciones de los saldos las cuentas para realizar ajustes y clasificaciones de mismas.

las de los las

Los entes pblicos debern ajustar las diferencias que afecten su contabilidad y notificarlas a la Direccin del Tesoro Nacional, al igual que aquellas correcciones que correspondan a esa Direccin, detallando la fecha y el tipo de operacin, comprobante y valor, as como las dems caractersticas que permitan identificar claramente el registro de la operacin.

CONTABILIDAD DEBER AJUSTAR LAS DIFERENCIAS QUE AFECTEN SU CONTABILIDAD Y NOTIFICARLAS A LA DIRECCIN DEL TESORO NACIONAL, AL IGUAL QUE AQUELLAS CORRECCIONES QUE CORRESPONDAN A ESA DIRECCIN,

Contador.

C2

El Contador debe ajustar las diferencias y enviar la notificacin a la Direccin del Tesoro Nacional para las respectivas aclaraciones.

AO 2004

PAG. 9

Anexo 6
CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001 CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001

HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS DEL NUMERAL PRESUPUESTO NACIONAL 1.1. INGRESOS TRIBUTARIOS INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS TRIBUTARIOS CUENTA Y SUBCUENTA 4105 REGISTRA EL INGRESO U OBLIG. Numeral 001 NUMERAL

HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS DEL PRESUPUESTO NACIONAL INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTA Y SUBCUENTA REGISTRA EL INGRESO U OBLIG. INSTITUTO NACIONAL DE VIAS

Numeral 002

1.1.1.

IMPUESTOS DIRECTOS Numeral 003

Numeral 001

Impuesto Renta Renta y Complementario y Complementario s IMPUESTOS INDIRECTOS

410501 DIAN

CUENTAS DEL PGCP Cuotas 411006 Cuota valorizacin por valorizacin obras nacionales obras nales. Otras tasas, multas y contribuciones 4110-02-04-08 no especificadas Multas, sanciones, otras contribuciones Contribucin Contribucin especial por especial por explotacin o explotacin y exportacin de exportacin de 411007 petroleo crudo, petrleo. gas, carbn y ferroniquel Contribucin especial del 5% sobre contratos de obras pblicas del orden nacional. Telefona celular Contribucines especiales sobre contratos de obras pblicas Rentas contractuales Concesin a las sociedades portuarias Rentas contractuales

ENTIDAD QUE LOS GENERE

DIAN

1.1.2.

Numeral 004

411005 ENTE QUE CONTRATE 411009 DIRECCION DEL TESORO NACIONAL 411009 SUPERINTENDEN CIA DE PUERTOS 411009 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

Numeral 001

Numeral 002

Impuestos sobre aduanas y recargos Impuesto a las ventas

Aduana y Recargos Impuesto valor agregado-IVA

410503 DIAN

Numeral 005

410504 DIAN

Numeral 006

Numeral 003

Impuesto a la Gasolina y ACPM gasolina y ACPM Impuesto del 5% a los pasajes internac. Impuesto timbre nacional Timbre nacional sobre salidas al exterior Impuesto al oro y platino Pasajes Areos (Eliminado con Ley 300 ) Timbre Nacional Timbre de salidas Otros Impuestos Nacionales

410509 DIAN

Numeral 007

Numeral 004

410510

Concesin sociedades portuarias Ingresos contraprestacin ICEL-CORELCA

Numeral 005 Numeral 006

410511 DIAN 410514 AERONAUTICA CIVIL 410575 MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIA

2. 2.5.

Numeral 007

RECURSOS DE CAPITAL RECURSOS DEL CREDITO EXTERNO

DEUDA PUBLICA EXTERNA

2210 DIRECCION CREDITO PUBLICO

2.6

1.2 1.2.1.

INGRESOS NO TRIBUTARIOS TASAS Y MULTAS

NO TRIBUTARIOS TASAS

4110 411001 2.7

RECURSOS DEL CREDITO INTERNO OTROS RECURSOS DE CAPITAL

DEUDA PUBLICA INTERNA

2205 DIRECCION CREDITO PUBLICO

MULTAS

411002

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001

HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS DEL NUMERAL PRESUPUESTO NACIONAL Numeral 001 Recuperacin cartera INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP Prstamos concedidos (disminucin) Ingresos extraordinarios (si hay Otros ingresos financieros Servicios financieros Supervit por donacin Servicios financieros CUENTA Y SUBCUENTA REGISTRA EL INGRESO U OBLIG. 1415 ENTE QUE REALIZA LA RECUPERACION 481008 DIRECCION CREDITO PUBLICO 4805 ENTIDAD QUE LOS GENERE 4350 ENTIDADES DEDICADAS A ESTOS SERIVICIOS 3120 ENTIDAD QUE RECIBE LA DONACION 4350 DIRECCION CREDITO PUBLICO O ENTE QUE MANEJE 4805 ENTIDAD QUE LOS GENERE ENTIDAD QUE ENAJENE SUS ACTIVOS 481001 ENTIDAD QUE ENAJENE SUS ACTIVOS 581001 ENTIDAD QUE ENAJENE SUS ACTIVOS NUMERAL

HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS DEL PRESUPUESTO NACIONAL das nacionales. INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP Dividendos y participaciones RENTAS PARAFISCALES CUENTA Y SUBCUENTA REGISTRA EL INGRESO U OBLIG. 480510 DIRECCION DEL TESORO NACIONAL 4115

5.

RENTAS PARAFISCALES

Numeral 002

Rendimientos Financieros

Numeral 0001

Numeral 003

Donaciones

Fondo nal. prestaciones sociales magisterio

Numeral 004

Diferencial cambiario

Aporte al Fondo Nal. de Prestaciones del Magisterio Aporte al Fondo de Promocin Turstica

411514 FONDO NAL.PRESTACIO NES DEL MAGISTERIO 411517 FONDO DE PROMOCION TURISTICA

Otros ingresos financieros Numeral 005 Enajenacin de activos El activo correspondiente (disminucin) Utilidad en venta de activos Prdida en venta o baja de activos

6.

FONDOS ESPECIALES

INGRESOS POR FONDOS ESPECIALES

4120

Numeral 0001

Numeral 0002

Numeral 0003

Numeral 009

Reintegros y otros recursos no apropiados

1. Transferencias interg. giradas (disminucin) para reintegros en la misma vigencia. 2. Operaciones de enlace-otros recursos de capital Excedentes financieros

5405 DIRECCION DEL TESORO NACIONAL

Numeral 0004

Contribucin entid. vigiladas por Supersociedades Contribucin entidades fiscalizadas por Contranal Contribucin Superintendencia Subsidio Familiar Contribuciones Superbancaria

Contribucin a Superintendencia s Cuota de Fiscalizacin

412001 SUPERINTENDEN CIA DE SOCIEDADES 412002 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 412001 SUPERINTENDEN CIA SUBSIDIO FAMILIAR 412001 SUPERINTENDEN CIA BANCARIA 412001 SUPERINTENDEN CIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO 412001 SUPERINTENDEN CIA NACIONAL DE VALORES 412001 SUPERINTENDEN CIA GENERAL DE PUERTOS

Numeral 0005

Contribucin a Superintendencia s Contribucin a Superintendencia s Superintendencia Contribucin a Superintendencia Industria y s Comercio Superintendencia Contribucin a Superintendencia Nacional de s Valores

472005 DIRECCION DEL TESORO NACIONAL 481003 DIRECCION DEL TESORO NACIONAL

Numeral 0006

Numeral 0010

Excedentes financieros entidades descentraliza-

Numeral 0007

Contribucin entid.vigiladas por Superpuertos

Contribucin a Superintendencia s

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001

CONTADURIA GENERAL DE LA NACION CIRCULAR EXTERNA No. 12. ANEXO SC-001

HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS NUMERAL DEL PRESUPUESTO NACIONAL INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP CUENTA Y SUBCUENTA REGISTRA EL INGRESO U OBLIG. NUMERAL

HOMOLOGACION DE INGRESOS PRESUPUESTALES AL CATALOGO GENERAL DE CUENTAS DEL PGCP INGRESOS DEL PRESUPUESTO INGRESOS CATALOGO GENERAL DE CUENTA Y SUBCUENTA REGISTRA EL INGRESO U OBLIG. 412015 JUNTA CENTRAL DE CONTADORES 412016 FONDO DE SOLIDARIDAD Y GARANTIA 412017 FONDO DE SOLIDARIDAD PENSIONAL 412018 COMISION DE REGULACION DE TELECOMUNIC. 412018 COMISION DE REGULACION DE ENERGIA Y GAS 412018 COMISION DE REGULACION DE AGUA POTABLE 412019 U.A.E. MINERO ENERGETICA 412020 DEPARTAMENTO ADTIVO. FUNCION PUBLICA 412001 SUPERINTENDEN CIA SERVICIOS PUBLICOS 412021 FONDO DE RIESGOS PROFESIONALES

Numeral 0008

Contribucin para la descentralizaci n

Financiacin sector justicia

Contribucin para la descentralizaci n

Financiacin Sector Justicia

412003 DIAN (Unificado con el impuesto Gasolina y Acpm.

412004 DIAN

Numeral 0020

CUENTAS DEL NACIONAL PGCP Junta Central de Junta Central Contadores Contadores

Numeral 0009

Numeral 0021

Numeral 0010

Fondo de Fondo de defensa nacional Defensa nacional Producto electrnico de idiomas Producto Electrnico de Idiomas

Numeral 0011

412005 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 412006 INSTITUTO ELECTRONICO DE IDIOMAS 412007 UNIVERSIDAD NUEVA GRANADA

Numeral 0022

Numeral 0023

Numeral 0012

Fondos docentes Fondos Docentes y adtivos. Univ.Nva.Granad Univ.Nva.Granad a a Fondo Nacional Fondo de estupefacientes- de Estupefacientes Minsalud Fondos internos Fondos internos del Ministerio de Ministerio de Defensa Defensa Fondos internos de la Polica Fondos Internos de la Policia

Numeral 0024

Fondo de Solidaridad y Garanta del sector salud Fondo de Solidaridad Pensional Comisin de Regulacin de Telecomunicacio nes Comisin de Regulacin de Energa y Gas Comisin de Regulacin de Agua Potable U.A.E. Minero Energtica

Fondo de Solidaridad y Garanta Fondo de Solidaridad Pensional Comisin de Regulacin Comisin de Regulacin

Numeral 0013

Numeral 0014

412008 FONDO NACIONAL DE ESTUPEFACIENTE S 412009 MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 412010 POLICIA NACIONAL 412011 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 412012 FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE MINAS 412013 FONDO NACIONAL DE REGALIAS 412014 MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL

Numeral 0025

Comisin de Regulacin

Numeral 0026

Numeral 0015

Numeral 0027

Numeral 0016

Fondos Fondo publicaciones de Publicaciones Contralora la Contralora Fondo Rotatorio Ministerio de Minas y Energia Fondo Nacional de Regalas Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos Fondo Rotatorio Ministerio de Minas Fondo Nacional de Regalas Escuelas Industriales e Institutos Tcnicos

Numeral 0028

Unidad Adtiva.EspecialMinero Energtica Departamento Departamento Adtivo. Funcin Administrativo de la Funcin Pblica Pblica Superintendencia Contribucin a Superintendencia de Servicios s Pblicos Fondo de riesgos Fondo de riesgos profesionales profesionales Fondo de Bienestar Social Dian Fondo de Bienestar SocialDian

Numeral 0017

Numeral 0029

Numeral 0018

Numeral 0019

412022 FONDO DE BIENESTAR SOCIAL-DIANPAGADORA Numeral 0031 Instituto de la Instituto de la 412023 INSTITUTO DE Procuradura Procuradura ESTUDIOS DEL MINISTERIO PUBLICO FUENTE: CONTADURA GENERAL DE LA NACIN (CIRCULAR EXTERNA 012 DE DIC. 02 DE 199 Numeral 0030

ADMINISTRACIN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 7 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO REGISTRO DEL PROCESO DE CAUSACIN, RECAUDO Y CONSIGNACIN DE LOS INGRESOS DE LA NACIN

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Las operaciones de flujos de fondos relacionadas con los ingresos de la nacin debern efectuarse de acuerdo con los trminos del instructivo No.003 del 2 de diciembre de 1996, que hace parte de la circular 012 de 02/12/96, la cual contiene en detalle, las diferentes situaciones que pueden presentarse en el manejo de operaciones recprocas de fondos y bienes. Ver anexo No. 1

CONTROLES

El registro contable correspondiente a la causacin de los ingresos de la nacin ser responsabilidad del ente pblico de la administracin central o descentralizada del nivel nacional que los administre, independientemente del ente que los recaude.

C3

CONTABILIDAD REALIZA EL REGISTRO CONTABLE EN EL SISTEMA HAS 2001 CORRESPONDIENTE A LA CAUSACIN, RECAUDO Y CONSIGNACIN DE LOS INGRESOS DE LA NACIN .

Contador.

C3

Contabilidad archiva documentos soporte.

copia

definitiva

(D)

de

los

CONTABILIDAD ARCHIVA COPIA D

Auxiliar Contable.

El Contador realiza el registro contable dspues de haber realizado las aclaraciones con la Direccin del Tesoro Nacional

FIN

AO 2004

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 8 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO RECURSOS QUE LA NACIN TRANSFIERE A LOS ENTES TERRITORIALES

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
La ley a iniciativa del Gobierno , fijar los servicios a cargo de la Nacin y de las Entidades Territoriales. Los recursos de la Nacin seran destinados a financiar la educacin y la salud en los niveles que la ley seale segn el articulo 356 de la Constitucin Poltica de Colombia. Los municipios participarn en los ingresos corrientes de la Nacin. La ley, a iniciativa del gobierno, determinar el porcentaje mnimo de esa participacin y definir las reas prioritarias de inversin social que se financiarn con dichos recursos segn el artculo 357 de La Constitucin Poltica de Colombia. Es obligacin del Municipio registrar los recursos que le destina la Nacin de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pblica con el fin de llevar un adecuado control y manejo de estos. El Gobierno registra el valor de los ingresos corrientes cedido al Ente Territorial, para la financiacin de los servicios a su cargo, prioritariamente los servicios de salud y educacin, conforme a los porcentajes establecidos en la ley. Este registro debe elaborarse en el momento que de conformidad con las normas legales, exista la obligacin de hacer los giros correspondientes y no sobre la base de estimados. El Municipio registra el valor de los recursos obtenidos de la Nacin para la financiacin de los servicios a su cargo. La elaboracin de este registro, debe hacerse cuando exista el derecho cierto y no sobre la base de estimaciones.
C1 GOBIERNO NACIONAL DESTINA RECURSOS A TRAVES DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES.

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Resolucin N. 063 de 22 de Febrero de 2002, por medio de la cual se modifica la Resolucin 400 de 2000, en lo relativo al reconocimiento y revelacin de los recursos que la Nacin transfiere a las entidades territoriales.

CONTROLES

INICIO

GOBIERNO CEDER LOS RECURSOS FISCALES AL MUNICIPIO.

CONTABILIDAD DEBE REGISTRAR SEGN EL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA LOS INGRESOS CEDIDOS POR LA NACIN.

Contador.

C1

GOBIERNO EN EL MOMENTO DE CEDER LOS RECURSOS UTILIZA LAS CUENTAS 5408 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES CONTRA LA SUBCUENTA 240314 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES.

El Contador debe utilizar las cuentas de acuerdo al Plan General de Contabilidad Pblica para el control y destino de los recursos de la Nacin.

MUNICIPIO EN EL MOMENTO DE RECIBIR LOS RECURSOS UTILIZA LAS CUENTAS 4408 INGRESOS POR SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES CONTRA LA SUBCUENTA 141312 SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES.

Contador.

FIN

AO 2004

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 9 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIN DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
La necesidad de conocer el patrimonio natural que se presenta en la gestin ambiental, as como la particularidad de ejecucin de los proyectos, demandan un reflejo contable ms detallado, que permita determinar el valor de las erogaciones invertidas en recursos naturales y del ambiente, ya sea que stos tenga una finalidad comercial o se trate de actividades ambientales, bienes y servicios para conservar y mantener el equilibrio entre la oferta de los mismos y su utilizacin. Estas actividades se dividen en: Costos de proteccin ambiental: valores en que incurre el ente pblico para conservacin, tratamiento y mantenimiento, del ambiente. Se desagregan en: los costos de evitado (prevencin) y los de restauracin. Costos de recuperacin o repercusin:son bsicamente los valores preventivos y compensatorios para devolver las condiciones al medio ambiente El Municipio, para este caso que desarrolla actividades del ambiente y recibe de la Direccin del Tesoro Nacional transferencias para inversin en recursos naturales renovables en conservacin. Un ente (llmese municipio), a travs de la figura de convenio transfiere recursos a otro ente pblico (Corporacin Autnoma Regional) para que ejecute un proyecto de Recursos naturales renovables en conservacin. En el convenio se estipula que corresponde a la Corporacin Autnoma Regional el registro de la inversin.
SI

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

C1

CONTABLIDAD REVISA Y CLASIFICA LAS ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS RECURSOS NATURALES Y AMBIENTALES.

Contador.

CONTABILIDAD DEBE DIVIDIRLOS EN COSTOS DE PROTECCIN AMBIENTAL Y COSTOS DE RECUPERACIN O REPERCUSIN.

Contador.

ES TRANSFERENCIA Y EJECUCIN DE RECURSOS?

Contador.
NO

CUANDO SE RECIBE LA TRANSFERENCIA SE UTILIZAN LAS CUENTAS 1105 CAJA Y 4705 APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS.

ES CONTABILIZACIN DE CONVENIOS ENTRE ENTES PBLICOS?

Contador.

Norma tcnica relativa al reconocimiento de los recursos naturales y del ambiente, de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan C1 General de Contabilidad Pblica - PGCP, adoptado mediante la Resolucin No El Contador revisa y 4444 del 21 de noviembre determina el tratamiento que debe de 1995, expedida por el contable Contador General de la aplicarse a los activos para la Nacin. Este Despacho, en adquiridos de un cumplimiento de sus ejecucin proyecto funciones legales, se determinado permite impartir la norma de inversin ambiental. define la tcnica relacionada con el Adems tratamiento y la estructura contable y los contabilizacin de los registros que se deben recursos naturales y del llevar para actividades con los ambiente, as como los relacionadas procedimientos utilizados recursos naturales y del medio ambiente. para su registro.

NO SI
CUANDO EL MUNICIPIO TRANSFIERE LOS RECURSOS Y REALIZA EL GIRO SE UTILIZAN LAS CUENTAS 5406 TRANSF. GIRADAS AL SECTOR PBLICO Y 1110 BANCOS.

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 9 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIN DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
1

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Norma tcnica relativa al reconocimiento de los recursos naturales y del ambiente, de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de Contabilidad Pblica - PGCP, adoptado mediante la Resolucin No 4444 del 21 de noviembre de 1995, expedida por el Contador General de la Nacin. Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales, se permite impartir la norma tcnica relacionada con el tratamiento y la contabilizacin de los recursos naturales y del ambiente, as como los procedimientos utilizados para su registro.

CONTROLES

Cuando el ente pblico, un Municipio, ejecuta directamente un proyecto de inversin. Cuando un Municipio ejecuta directamente una parte del proyecto y otra parte la ejecuta a travs de un convenio con una Corporacin Autnoma Regional, las inversiones que se adelantan quedan en cabeza de cada uno de los ejecutores

NO

ES EJECUCIN DIRECTA DEL PROYECTO?

SI

Contador.

ES EJECUCIN DE PROYECTOS BAJO LA MODALIDAD CONVENIOS?

CONTABILIDAD REGISTRA LA EJECUCIN DIRECTA DEL PROYECTO UTILIZANDO LA CUENTA 1805 RECURSOS NAT. RENOVABLES EN CONSERVACIN CONTRA LA 2410 CONTRATISTAS.

Contador.

NO SI
CONTABILIDAD REGISTRA COMO EJECUTOR DIRECTO DEL PROYECTO UTILIZANDO LAS CUENTAS 1805 REC. RENOVABLES EN CONSERVACINY 1110 BANCOS.

CONTABILIDAD REGISTRA LA CANCELACIN DE LA OBLIGACIN UTILIZANDO LAS CUENTAS 2410 CONTRATISTAS Y 1110 BANCOS.

CONTABILIDAD REGISTRA CUANDO TRANSFIERE LOS RECURSOS A UN ENTE UTILIZANDO LAS CUENTAS 5406 TRANSF. CORR. GIRADAS AL SECTOR PBLICO Y 1110 BANCOS.

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 9 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIN DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
2

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Norma tcnica relativa al reconocimiento de los recursos naturales y del ambiente, de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de Contabilidad Pblica - PGCP, adoptado mediante la Resolucin No 4444 del 21 de noviembre de 1995, expedida por el Contador General de la Nacin. Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales, se permite impartir la norma tcnica relacionada con el tratamiento y la contabilizacin de los recursos naturales y del ambiente, as como los procedimientos utilizados para su registro.

CONTROLES

Caso en el cual el ente pblico ejecuta la inversin mediante contratacin y utiliza la figura de avance.
NO

ES EJECUCIN DE INVERSIN COMO AVANCE EN LA CONTRATACIN?

Contador.

SI

Contabilizacin de gastos de Administracin: El ente ejecutor incurre en algunos gastos, que no pueden identificar, respecto al monto que debe contabilizar en cada proyecto.

ES CONTABILIZACIN DE GASTOS DE ADMINISTRACIN?

CONTABILIDAD REGISTRA EL AVANCE UTILIZANDO LAS CUENTAS 1420 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS Y1110 BANCOS.

Contador.

SI

NO
CONTABILIDAD REGISTRA LA TERMINACIN DE LA EJECUCIN UTILIZANDO LAS CUENTAS 1805 REC. NAT. RENOVABLES EN CONSERVACIN Y 1420 AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS.

CONTABILIDAD EN EL MOMENTO DE CONTABILIZAR LOS EGRESOS UTILIZA LAS CUENTAS 5105 SERVICIOS PERSONALES Y 1110 BANCOS.

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 9 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIN DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
3

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Norma tcnica relativa al reconocimiento de los recursos naturales y del ambiente, de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de Contabilidad Pblica - PGCP, adoptado mediante la Resolucin No 4444 del 21 de noviembre de 1995, expedida por el Contador General de la Nacin. Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales, se permite impartir la norma tcnica relacionada con el tratamiento y la contabilizacin de los recursos naturales y del ambiente, as como los procedimientos utilizados para su registro.

CONTROLES

Inversiones directas en recursos naturales renovables en explotacin, el ente pblico invierte en recursos naturales renovables para explotacin. Inversiones directas en recursos naturales no renovables en explotacin, el ente pblico invierte en recursos naturales no renovables en explotacin, contabilizacin en el momento de iniciar la inversin y causar la obligacin.

NO

SON INVERSIONES DIRECTAS EN REC. NAT. RENOVABLES EN EXPLOTACIN?

Contador.
SI

SON INV. DIRECTAS EN REC. NAT. NO RENOVABLES EN EXPLOTACINES?

SI

CONTABILIDAD REGISTRA EL AVANCE UTILIZANDO LAS CUENTAS 1830 INVERSIONES EN REC. NAT. RENOVABLES EN EXPLOTACIN Y 2410 CONTRATISTAS.

Contador.

NO

CONTABILIDAD EN EL MOMENTO DE INCIAR LA INVERSIN UTILIZA LAS CUENTAS 1840 INVERSIONES EN REC. NAT. NO RENOVABLES EN EXPLOTACIN Y 2410 CONTRATISTAS.

CONTABILIDAD REGISTRA LA CANCELACIN DE LA OLIGACIN UTILIZANDO LAS CUENTAS 2410 CONTRRATISTAS Y 1110 BANCOS.

CONTABILIDAD CUANDO CANCELA LA OBLIGACIN UTILIZA LAS CUENTAS 2410 CONTRATISTAS Y 1110 BANCOS.

CONTABILIDAD CUANDO AMORTIZAZ LA INVERSIN UTILIZA LAS CUENTAS 5320 AMORTIZACIONES Y 1845 AMORTIZACIN ACUMULADA DE INVERSIONES EN REC. NAT. NO RENOVABLES PARA EXPLOTACIN.

CONTABILIDAD REGISTRA LA AMORTIZACIN DE LA INVERSIN UTILIZANDO LAS CUENTAS 5320 AMORTIZACIONES Y AMORTIZACIN ACUMULADA DE INV. EN RECURSOS NAT. RENOVABLES EN EXPLOTACIN.

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 9 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO CONTABILIZACIN DE LOS RECURSOS NATURALES Y DEL AMBIENTE

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
4

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Norma tcnica relativa al reconocimiento de los recursos naturales y del ambiente, de que trata el numeral 5.7.2.1 del Plan General de Contabilidad Pblica - PGCP, adoptado mediante la Resolucin No 4444 del 21 de noviembre de 1995, expedida por el Contador General de la Nacin. Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales, se permite impartir la norma tcnica relacionada con el tratamiento y la contabilizacin de los recursos naturales y del ambiente, as como los procedimientos utilizados para su registro.

CONTROLES

Las Dependencias de Tesorera y Planeacin son las responsables de archivar copia definitva (D) de los documentos relacionados con los proyectos.

TESORERA/PLANEACIN ARCHIVA COPIA D

Auxiliar de Tesorera.

FIN

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DEPENDENCIA PROCESO No. 10 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD REGISTRO CONTABLE REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

El Auxiliar de Contabilidad recopila, analiza y organiza los diferentes soportes contables, estos son: 0. Recibo de caja. 1. Comprobantes de consignacin. 2. Comprobantes de pago. 3. Facturas. 4. Notas debito/credito. El Contador revisa los diferentes soportes, comprobantes y autorizaciones, para codificar. Si los soportes no estan completos o estan incorrectos se devuelven a la Dependencia de Tesorera o Dependencia respectiva con las observaciones necesarias para su modificacin; Si esta correcta firma y pasa a registro. El Auxiliar Contable procede a registrar en el sistema los soportes y comprobantes de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pblica en el programa HAS 2001.
C1

CONTABLIDAD RECOPILA Y ANALIZA LOS SOPORTES ENVIADOS POR LAS DEMS DEPENDENCIAS.

4 3 2 1 0

C1

Auxiliar Contable. El Auxiliar Contable al recopilar y analizar la informacin esta comprobando que tenga todos los requisitos y que cumpla con todos los soportes. Contador.
C2

CONTABILIDAD DEVUELVE A LA DEPENDENCIA. NO

CONTABILIDAD REVISA LOS SOPORTES, LAS AUTORIZACIONES Y CODIFICA.

C2

CORRECTO?

Contador.
SI

El Contador revisa y codifica, comprobando que no falten soportes y que estos tengan las firmas y autorizaciones respectivas.

CONTABILIDAD EL AUXILIAR DE CONTABLIDAD REGISTRA EL EL SISTEMA HAS 2001.

Auxiliar Contable.

El Contador verifica saldos en cuentas y subcuentas.

CONTABILIDAD EL CONTADOR VERIFICA SALDOS.

C3

Contador.
C3

El Contador verifica que los saldos correspondan entre las cuentas y subcuentas para evitar errores en la codificacin o en los soportes.

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DEPENDENCIA PROCESO No. 10 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD REGISTRO CONTABLE REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE NORMATIVIDAD

CONTROLES

La Dependencia de Contabilidad retoma la informacin generada por el sistema para la elaboracin de informes y toma de decisiones, como son: 0. Balance General. 1. Estado de Actividad Financiera y Econmica. 2. Estado de Cambios en el Patrimonio. 3. Estado de Flujos de Efectivo. La Dependencia de Contabilidad archiva copia definitiva (D) de los documentos soportes para posterior consulta.

CONTABILIDAD UTILIZA LA INFORMACIN PARA LA ELABORACION DE INFORMES Y TOMA DE DECISIONES FINANCIERAS Y

Contador.

CONTABILIDAD ARCHIVA COPIA D

FIN

AO 2004

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DEPENDENCIA PROCESO No. 11 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD CIERRE DE CUENTAS PRINCIPAL Y SUBALTERNA

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
El procedimiento ser utilizado por las entidades del nivel nacional y territorial, para el registro de las operaciones realizadas con sus diferentes unidades, seccionales, regionales o distintas formas de organizacin interna, que son contabilizadas en la cuenta principal y subalterna. Esta cuenta representa y registra las operaciones de traslados de fondos, bienes, derechos, servicios y obligaciones realizadas entre las diferentes unidades de una misma organizacin o entidad. Contabilidad es la encargada de hacer seguimiento de la cuenta para establecer si esta debidamente conciliada o no con las respectivas unidades. Los entes pblicos deben establecer los procedimientos que le permitan la revisin y anlisis de los registros y las diferencias que se presenten en la conciliacin de esta cuenta, a fin de no dejar saldos acumulados permanentes. En el Balance Consolidado de la entidad el resultado de esta subcuenta de cierre principal y subalterna debe ser igual a cero (0). En caso contrario, generar errores en el proceso de validacin de la informacin.

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Norma tecnica relativa a las instrucciones para cierre de la cuenta Principal y Subalterna. En cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales b) y c) del artculo 3 de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, se permite impartir instrucciones para el adecuado cierre de la cuenta Principal y Subalterna.

CONTROLES

CONTABLIDAD IDENTIFICA Y ELABORA EL REGISTRO CONTABLE DE LA CUENTA PRINCIPAL Y SUBALTERNA DURANTE EL EJERCICIO.

C1

C1

Contador.

CONTABILIDAD HACE SEGUIMIENTO A LOS REGISTROS MEDIANTE CONCILIACIONES PERMANENTES.

C2

Contador.

CONTABILIDAD NO PODRA REALIZAR EL CIERRE DE LOS SALDOS ACUMULADOS EN LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS Y UNIDADES, QUE NO ESTN PLENAMENTE CORRESPONDIDOS.

NO CORRECTO?

SI

Es responsabilidad del Contdor identificar y hacer el registro de las cuentas para saber si esta conciliada debidamente con las dependencias y unidades administrativas de acuerdo a la informacin suministrada.

CONTABILIDAD DEPENDENCIAS - UNIDADES DEBEN ESTABLECER LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA REVISIN Y ANLISIS DE LOS REGISTROS.

CONTABILIDAD PODR REALIZAR EL CIERRE DE LAS SUBCUENTAS CUANDO LOS VALORES O SALDOS REGISTRADOS RECPROCAMENTE ESTN DEBIDAMENTE CONCILIADOS.

Contador.

C2

La dependencia de contabilidad es la encargada de establecer los registros de cierre en las diferentes unidades al finalizar el periodo contable y la revelacin de saldos en las notas a las estados contables.

Mediante el seguimiento de la cuenta principal y subalterna se evitan que los saldos sean diferentes. Contador.

CONTABILIDAD ESTABLECE LOS REGISTROS DE CIERRE EN EL PERIODO CONTABLE .

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DEPENDENCIA PROCESO No. 11 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD CIERRE DE CUENTAS PRINCIPAL Y SUBALTERNA

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
1

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Norma tecnica relativa a las instrucciones para cierre de la cuenta Principal y Subalterna. En cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales b) y c) del artculo 3 de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, se permite impartir instrucciones para el adecuado cierre de la cuenta Principal y Subalterna.

CONTROLES

La Dependencia de Contabilidad realizar notas internas necesarias para cancelar al final del periodo contable los valores que se encuentren conciliados hasta ese momento con el fin de registrarlas en el sistema contra la cuenta 3110 3230 RESULTADOS DEL EJERCICIO, en su respectiva subcuenta principal y subalterna

CONTABILIDAD MEDIANTE NOTAS INTERNAS, CANCELAR AL FINALIZAR EL PERODO CONTABLE LOS VALORES DE LAS SUBCUENTAS QUE ESTN CONCILIADOS, DIRECTAMENTE CONTRA LA CUENTA DEL PATRIMONIO 3110 3230 RESULTADOS DEL EJERCICIO, EN LA SUBCUENTA PRINCIPAL Y SUBALTERNA.

Contador.

La Dependencia de Contabilidad archiva copia definitiva (D) del procedimiento.

CONTABILIDAD ARCHIVA COPIA D

Auxiliar Contable.

FIN

AO 2004

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DEPENDENCIA PROCESO No. 12 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD ELABORACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
La Dependencia de Contabilidad analiza la informacin enviada por la Secretara de Hacienda, con los siguientes documentos: 0. Recibo de caja. 1. Comprobantes de consignacin. 2. Comprobantes de pago. 3. Facturas. 4. Notas debito/credito El Contador codifica los comprobantes y verifica que se encuentren con todos los soportes, si la informacin no esta completa o es incorrecta se devuelve a la Dependencia de Tesorera para correccin.
C1 VIENE DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS.

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

CONTROLES

INICIO

CONTABILIDAD RECOPILA Y ANALIZA LA INFORMACIN. 0

3 1 2

Auxiliar Contable.

CONTABILIDAD REVISA SOPORTES Y COMPROBANTES.

Contador.
C1

CONTABILIDAD DEVUELVE A LA DEPENDENCIA RESPONSABLE.

NO
CORRECTO?

Contador.

SI
CONTABILIDAD REGISTRA EN PROGRAMA CONTABLE HAS 2001.

Si la informacin se encuentra en orden, el Auxiliar Contable registra en el sistema HAS 2001, verificando los saldos en cuentas y subcuentas de control.

Auxiliar Contable.

El Contador es responsable de verificar que los soportes, comprobantes y documentos anexos se encuentren en orden para el adecuado registro en el sistema HAS 2001.

C2

CONTABILIDAD VERIFICA SALDOS CUENTAS Y SUBCUENTAS.

EN

Contador.

C2

El Contador retoma la informacin generada a travs del sistema para la elaboracin de los Estados Contables.
6 7

8 CONTABILIDAD ELABORA ESTADOS CONTABLES.

Estos son: 5. Balance General. 6. Estado de Actividad Financiera. 7. Estado de Cambios en el Patrimonio. 8. Estado de Flujos de Efectivo.

Contador.

El Contador es el responsable de revisar y analizar los saldos de las cuentas y subcuentas de control para la correcta elaboracin de los Estados Contables.

AO 2004

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DEPENDENCIA PROCESO No. 12 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD ELABORACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
1

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD CONTROLES
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

Se establece una convencin de desicin para determinar el Estado Contable asignado a este procedimiento y un conector para asignar otros Estados Contables. La Dependencia de Contabilidad debe presentar de manera clara, sencilla y didctica la forma como se estructuran y presentan los estados contables que hacen referencia las normas tcnicas contenidas en el Plan General de Contabilidad Pblica como es: - El Balance General. La presentacin del Balance General se realiza mediante la tabulacin formal de cdigos numricos, relacin de cuentas de activo, pasivo y patrimonio, representados en trminos monetarios que reflejan, a una fecha de corte o de cierre, la recopilacin, clasificacin y resumen de los datos contables.

NO

ES BALANCE GENERAL?

SI

CONTABILIDAD ES RESPONSABILIDAD DE LA DEPENDENCIA DE CONTABILIDAD ESTRUCTURAR EL BALANCE GENERAL.

Contador.

C3

CONTABILIDAD DILIGENCIA EL BALANCE GENERAL.

CONTABILIDAD MEDIANTE LA RECOLECCIN DE CODIGOS, RELACIN DE CUENTAS, RECOPILACIN, CLASIFICACIN Y RESUMEN DE DATOS CONTABLES.

Contador.

C3

En el Balance general deber presentarse por separado y en forma consistente la estructura detallada de sus saldos corrientes y no corrientes, expresando sus cifras aproximadas a miles de pesos y mostrarse en forma comparativa a nivel de grupos o cuentas, segn sea el caso con las del perodo anterior

CONTABILIDAD PRESENTA POR SEPARADO LOS SALDOS CORRIENTES Y NO CORRIENTES

Contador.

El Contador debe realizar el diligenciamiento del Balance General de acuerdo a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pblica.

AO 2004

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DEPENDENCIA PROCESO No. 12 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD ELABORACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCION DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
2

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

CONTROLES

A nivel de grupo, correspondiente a 2 dgitos, se incluirn los grupos de acuerdo a las clases de activos, pasivos y patrimonio y a nivel de cuenta cuatro dgitos, se incluirn las cuentas correspondientes a los grupos que conforman las clases de activo, pasivo y patrimonio.

CONTABILIDAD DEBE INCLUIR LOS DGITOS A NIVEL DE GRUPO Y A NIVEL DE CUENTA CORESPONDIENTES A ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO.

Contador.

Para la elaboracin y presentacin del Balance General, deben tenerse en cuenta los elementos constitutivos de los estados contables. En este estado se mostrar la informacin relativa a las cuentas de orden, en el entendido que corresponde a anotaciones por fuera del balance que permiten la revelacin suficiente para efectos de anlisis. La Dependencia de Contabilidad consolida la informacin con los anexos respectivos, firma y envia para que los dems funcionarios responsables firmen.

CONTABILIDAD DEBE PRESENTAR EN EL BALANCE GENERAL LA INFORMACIN CORRESPONDIENTE A LAS CUENTAS DE ORDEN.

Contador.

CONTABILIDAD CONSOLIDA INFORMACIN PRESENTARLA FIRMADA.

LA PARA SER

Contador.

Se establece una convencin de desicin para determinar el Estado Contable asignado a este procedimiento y un conector para asignar otros Estados Contables.

NO

ES ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA , ECONMICA Y SOCIAL?

SI

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 12 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO ELABORACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD CONTROLES
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

La Dependencia de Contabilidad establece mediante una tabulacin formal de cdigos numricos, de cuentas de ingresos, gastos y costos, representados en trminos monetarios, que reflejen el resultado de las operaciones del ente pblico durante un intervalo de tiempo.

CONTABILIDAD ES RESPONSABILIDAD DE LA DEPENDENCIA DE CONTABILIDAD ESTRUCTURAR EL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL.

Contador.

El Estado de actividad financiera, econmica y social se estructura a partir de la presentacin clasificada de los grupos y cuentas que conforman las clases de ingresos, gastos y costos del Catlogo General de Cuentas (CGC), as: A nivel de grupo (dos dgitos) y anivel de cuenta Ccuatrro dgitos). Se incluirn en forma clasificada los grupos correspondientes a las clases de ingresos, gastos y costos. Las cifras del Estado de actividad financiera, econmica y social debern presentarse aproximadas a miles de pesos y mostrarse en forma comparativa a nivel de grupos o cuentas, segn sea el caso, con las del perodo anterior. La Dependencia de Contabilidad consolida la informacin con los anexos respectivos firma y envia para que los dems funcionarios responsables revisen y firmen.

CONTABILIDAD PRESENTA LA INFORMACIN DE ACUERDO AL NIVEL DE GRUPO Y CUENTA APROXIMADA A MILES DE PESOS Y EN FOPRMA COMPARATIVA AL PERIODO ANTERIOR.

Contador.

C4

CONTABILIDAD MEDIANTE LA CLASIFICACIN DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS ESTRUCTURA LA PRESENTACION DEL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA FINANCIERA Y SOCIAL.

Contador.

C4

CONTABILIDAD CONSOLIDA LA INFORMACIN PARA PRESENTARLA Y SER FIRMADA.

Contador.

Es responsabilidad del Contador clasificar los grupos y cuentas con el fin de que la informacin presentada sea confiable y consolidarla adecuadamente para la revisin y aprobacin de los funcionarios responsables.

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 12 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO ELABORACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
4

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD CONTROLES
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

Se establece una convencin de desicin para determinar el Estado Contable asignado a este procedimiento y un conector para asignar otros Estados Contables.
3

NO

ES ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO?

Los elementos constitutivos del presente estado corresponden a las cuentas de patrimonio definidas en el Catlogo General de Cuentas (CGC). Para su estructuracin se requiere calcular las variaciones de cada una de las cuentas (cuatro dgitos) que componen el Patrimonio Debe elaborarse en forma comparativa mostrando los cambios observados entre dos ejercicios contables al nivel de la clase 3 Patrimonio del CGC. As mismo permite apreciar el detalle de las variaciones patrimoniales del perodo a nivel de cuenta (cuatro dgitos) clasificando sus movimientos como incrementos, disminuciones y partidas sin movimiento. Las cifras de sus saldos debern presentarse aproximadas a miles de pesos.

SI

CONTABILIDAD PARA REALIZAR EL INFORME DEL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO SE DEBE CALCULAR LAS VARIACIONES DE CADA UNA DE LAS CUENTAS.

Contador.

CONTABILIDAD DEBE ELABORARSE MOSTRANDO EN FORMA COMPARATIVA LOS CAMBIOS PRESENTADOS ENTRE DOS EJERCICIOS CONTABLES.

Contador.

La Dependencia de Contabilidad debe hacer una presentacin clasificada en funcin de las variaciones presentadas en el patrimonio asi:

C5 C5
CONTABILIDAD LA PRESENTACIN CLASIFICADA EN FUNCIN DE LAS VARIACIONES OBSERVADAS CONSIDERA LOS SIGUIENTES ASPECTOS:

Contador. El Contador debe calcular las variaciones en el patriomonio de conformidad al Catalogo General de Cuentas.

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N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
5

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

CONTROLES

Saldo de la Clase 3 Patrimonio, del ao inmediatamente anterior al que se est analizando.

SALDO DE LA CLASE 3.

Variaciones patrimoniales del ao actual, generadas por los aumentos o disminuciones en las cuentas que conforman el patrimonio. Saldo de la Clase 3 Patrimonio del ao objeto de anlisis.

VARIACIONES PATRIMONIALES DEL AO ACTUAL.

SALDO DE LA CLASE 3 .

Incrementos. Corresponden a las variaciones de las cuentas pertenecientes a los grupos 31 Hacienda pblica y 32 Patrimonio institucional descritos, en las cuales se haya presentado un incremento en el Ejercicio contable, para lo cual se toma el saldo a 31 de diciembre del ao actual, menos el respectivo saldo a 31 de diciembre del perodo inmediatamente anterior. Disminuciones. Corresponden a las variaciones de las cuentas pertenecientes a los grupos 31 Hacienda pblica y 32 Patrimonio institucional descritos, en las cuales se haya presentado una disminucin en el ejercicio contable, para lo cual se toma el saldo a 31 de diciembre del ao actual, menos el respectivo saldo a 31 de diciembre del perodo inmediatamente anterior.

INCREMENTOS. CORRESPONDEN A LAS VARIACIONES DE LAS CUENTAS PERTENECIENTES A LOS GRUPOS 31 HACIENDA PBLICA Y 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL.

DISMINUCIONES. CORRESPONDEN A LAS VARIACIONES DE LAS CUENTAS PERTENECIENTES A LOS GRUPOS 31 HACIENDA PBLICA Y 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL.

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N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
6

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

CONTROLES

Partidas sin movimiento. Corresponden a las cuentas pertenecientes a los grupos 31 Hacienda pblica y 32 Patrimonio institucional descritos, en las cuales no se presenta variacin alguna en el ejercicio contable, para lo cual se toma el saldo a 31 de diciembre del ao actual, menos el respectivo saldo a 31 de diciembre del perodo inmediatamente anterior. La Dependencia de Contabilidad consolida la informacin con los anexos respectivos firma y envia para que los dems funcionarios responsables revisen y firmen.

PARTIDAS SIN MOVIMIENTO. CORRESPONDEN A LAS CUENTAS PERTENECIENTES A LOS GRUPOS 31 HACIENDA PBLICA Y 32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL .

CONTABILIDAD CONSOLIDA INFORMACIN PRESENTARLA FIRMADA.

LA PARA SER

Contador.

Se establece una convencin de desicin para determinar el Estado Contable asignado a este procedimiento y un conector para asignar otros Estados Contables.

NO 1
ES ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO?

SI

Es responsabilidad de la Dependencia de Contabilidad presentar el informe de Estado de Flujos de Efectivo con el fin de evaluar a partir del origen y aplicacin del efectivo en un perodo, la capacidad del ente pblico para generar flujos futuros de fondos, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo, para cumplir con sus obligaciones.

CONTABILIDAD DEBE PRESENTAR UN INFORME CONTABLE QUE REVELE LOS FONDOS PROVISTOS Y UTILIZADOS POR LOS ENTES PBLICOS EN DESARROLLO DE ACTIVIDADES OPERATIVAS, DE INVERSIN Y FINANCIACIN.

Contador.

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N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
7

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

CONTROLES

Se considera como tal, los recursos de liquidez inmediata tales como los saldos en caja, cuentas corrientes, cuentas de ahorro correspondientes a aquellas partidas que son fcilmente convertibles a efectivo sin que pierdan valor en forma significativa. Las actividades de operacin son aquellas que representan transacciones de entrada y salida de efectivo directamente relacionadas con el desarrollo del cometido estatal de los entes pblicos que afectan directamente el estado de actividad financiera, econmica o social. Las actividades de inversin son aquellas que representan transacciones de entrada y salida de efectivo directamente relacionadas con los pagos realizados por los entes pblicos con el fin de administrar el portafolio y su liquidez, permitiendo la generacin de flujos de efectivo en el mediano y largo plazo. Las actividades de financiacin son aquellas que representan transacciones de entrada y salida de efectivo directamente relacionadas con la adquisicin de recursos de los diferentes proveedores de capital y su posterior cancelacin o servicio, ya sean internos y externos. En cada transaccin los entes pblicos debern realizar un anlisis minucioso que permita identificar en forma exhaustiva y con precisin, el monto de los flujos de efectivo que se generen o apliquen en las actividades de operacin, inversin o financiacin, a partir de sus caractersticas y dinmica.
C6

CONTABILIDAD DEBE PRESENTAR UN INFORME CORESPONDIENTE AL EFECTIVO.

Contador.

CONTABILIDAD PRESENTACIN ACTIVIDAD OPERACIN.

DE

LA DE

Contador.

CONTABILIDAD PRESENTACN ACTIVIDAD INVERSIN.

DE

LA DE

Contador.

CONTABILIDAD PRESENTACIN DE ACTIVIDAD FINANCIAMIENTO.

LA DE

Contador.
C6

CONTABILIDAD CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN.

Contador.

La informacin se debe clasificar para la interpretacin y conceptualizacin de los resultados y dems componentes del Estado de Flujos de Efectivo.

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DEPENDENCIA PROCESO No. 12 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD ELABORACIN DE LOS ESTADOS CONTABLES

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
8

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

CONTROLES

Deben depurarse aquellos flujos que al momento de originarse fueron considerados como movimientos de efectivo y se dieron como ciertos, y como consecuencia de un cambio en su dinmica no corresponden a flujos de efectivo, no deben ser objeto de presentacin en este estado.

C7

CONTABILIDAD DEPURACIN DE LOS FLUJOS DE EFECTIVO.

Contador.

C7

La Dependecia de Contabilidad consolida la informacin con los anexos respectivos, firma y envia para que los dems funcionarios responsables firmen (Tesorero, Alcalde). Los Estados Contables Bsicos, como son El Balance General, El Estado de Actividad Financiera Econmica y Social, El Estado de Cambios en el Patrimonio y El Estado de Flujos de efectivo, debern ir acompaados de una copia remitida a la Contadura General de la Nacin, que debe ser expuesta en un lugar visible y de fcil acceso a la ciudadana en general. La Dependencia de Contabilidad por control y seguridad, archiva copia definitiva (D) de los Estados Contables, documentos e informacin anexa necesaria para consultas posteriores.

CONTABILIDAD CONSOLIDA LA INFORMACIN DE LOS DIFERENTES ESTADOS CONTABLES PARA PRESENTARLA Y SER FIRMADA.

Contador.

El Contador informacin efectivo con el correcto mismos.

deber depurar la de los flujos de el fin de determinar movimiento de los

CONTABILIDAD ARCHIVA COPIA D

Auxiliar Contable.

FIN

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 13 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
Es responsabilidad de la Dependencia de Contabilidad la preparacin y revelacin de las Notas a la Informacin Contable, en forma que permita garantizar la inclusin de la totalidad de los hechos financieros, econmicos y sociales relevantes, as como los aspectos de difcil representacin o medicin cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la consistencia y razonabilidad de la informacin del ente pblico. Estas notas deben referirse, por lo menos, a las situaciones que se relacionan a continuacin: Corresponde a la revelacin del entorno legal y normativo del ente pblico, su cometido estatal y el objetivo, misin de su creacin o constitucin. Relativa a las normas de contabilidad que viene aplicando el ente pblico para el proceso de identificacin, clasificacin, registro y valuacin de los hechos financieros, econmicos y sociales. Deben describirse los efectos derivados de los cambios en la aplicacin de las normas contables, as como de las correcciones de errores de ejercicios anteriores, reclasificaciones de cuentas, depuracin de cifras, conciliacin de saldos o ajustes realizados que afectaron significativamente la informacin del perodo, al igual que las diferencias presentadas entre las existencias fsicas o reales de bienes, derechos y obligaciones y el valor de los saldos reportados en la informacin.

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

CONTROLES

C1

CONTABLIDAD DEEBE REALIZAR LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES CON EL PROPOSITO DE ACLARAR LA INFORMACIN CONTABLE.

Contador.

C1

CONTABILIDAD NOTAS DE CARCTER GENERAL.

Contador.

NATURALEZA JURDICA, FUNCIN SOCIAL, ACTIVIDADES QUE DESARROLLA O COMETIDO ESTATAL.

POLTICAS PRCTICAS CONTABLES.

Es responsabilidad del Contador revelar en las Notas a los estados Contables las actividades o hechos financieros, econmicos y sociales relevantes, as como los aspectos de difcil representacin o medicin cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situacin del ente pblico.

EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN LA INFORMACIN CONTABLE.

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DEPENDENCIA PROCESO No. 13 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
1

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

CONTROLES

Los entes pblicos obligados a consolidar la informacin de otros entes, recursos pblicos o Fondos Cuenta, en virtud de las normas y disposiciones aplicables, deben informar las acciones adelantadas, los agentes y recursos incorporados, y los resultados obtenidos, en particular las limitaciones advertidas en cuanto a la cobertura de la informacin consolidada Deben revelarse las limitaciones y deficiencias operativas y administrativas que han afectado el normal desarrollo de la actividad contable en el ente pblico, no solo desde el punto de vista de la informacin, sino tambin del flujo de los datos, recoleccin de documentos, integracin de las actividades, aplicacin de procedimientos, integracin de las reas, sistemas, tecnologa y recursos humanos, entre otros.

PROCESO Y RESULTADOS DE LA CONSOLIDACIN DE LA INFORMACIN CONTABLE.

LIMITACIONES Y DEFICIENCIAS DE TIPO OPERATIVO O ADMINISTRATIVO QUE INCIDEN EN EL NORMAL DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE Y/O AFECTAN LA CONSISTENCIA Y RAZONABILIDAD DE LAS CIFRAS.

Entre estos casos se encuentra la informacin adicional sobre bienes, derechos y obligaciones no incorporados por situaciones de legalidad, trmite, valoracin, medicin o cualquiera otra causa especial, as como de Entidades liquidadas o en proceso de liquidacin que no se han incorporado al ente pblico.

CONTABILIDAD NOTAS DE CARCTER ESPECFICO.

Contador.

RELATIVAS A LA CONSISTENCIA Y RAZONABILIDAD DE LAS CIFRAS.

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DEPENDENCIA PROCESO No. 13 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
2

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
El presente procedimiento debe ser aplicado por todas las entidades pblicas de conformidad con el artculo 2 de la Resolucin 400 del 1 de Diciembre de 2000.

CONTROLES

Las bases particulares ms usuales se refieren a los criterios relacionados con la conversin de los valores en moneda extranjera y la aplicacin de los sistemas de ajuste por inflacin a los saldos correspondientes. Debe indicarse el estado actual, vencimiento, naturaleza y origen de las partidas que por disposicin legal tienen destinacin especfica. Cuando por cualquier circunstancia se omita la incorporacin de alguno de estos fondos deber informarse claramente las razones que las fundamentan. Esta informacin adicional debe permitir un mejor uso de las cifras consignadas en la informacin contable, en coherencia con los Grupos, Cuentas y subcuentas del Catlogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pblica - PGCP. Las notas debern presentarse de manera clara con el fin de facilitar su lectura, confrontacin y anlisis. Para ello se sujetarn a las siguientes reglas: a) Identificarse con un ttulo que permita conocer de antemano el aspecto a que se refieren. b) Presentarse en secuencia lgica, en especial las notas de carcter especfico que refieren informacin complementaria, las cuales debern conservar la clasificacin estructurada en el Catlogo General de Cuentas.

RELATIVAS VALUACIN.

RELATIVAS RECURSOS RESTRINGIDOS.

SITUACIONES PARTICULARES DE LAS CLASES, GRUPOS, CUENTAS Y SUBCUENTAS.

CONTABILIDAD DEBEN PRESENTARSE CON TITULO Y SECUENCIA LGICA.

Contador.

CONTABILIDAD SE ANEXAN LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES A PRESENTAR.

Contador.

FIN

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 14 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO INFORME DE CONTROL INTERNO

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
El jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces deber elaborar y suscribir un informe ejecutivo anual al cierre del 31 de diciembre de cada ao. En el caso de las entidades obligadas a tener revisor fiscal, al cierre de ejercicio del 31 de diciembre, se remitir el dictamen correspondiente con el pleno cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley. La introduccin comprender la informacin general concerniente al examen y a la entidad evaluada, mientras que las conclusiones van encaminadas a si la informacin financiera, econmica y social de la entidad es confiable, en trminos de la evaluacin del ambiente de control, la valoracin de riesgos y las actividades de control de los procesos para el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de informacin que garanticen que el registro de las transacciones se realiza en forma exacta, veraz y oportuna de acuerdo con las normas expedidas por la Contadura General de la Nacin. Las obsevaciones hacen referencia a toda aquella informacin que, a juicio del jefe de la oficina de control interno, permita conocer hechos o circunstancias que incidan significativamente en la efectividad del sistema de control interno contable de la entidad evaluada. Las recomendaciones constituyen las medidas sugeridas a la Administracin de la entidad examinada, orientadas a promover la superacin de las observaciones o hallazgos surgidos de la evaluacin del Sistema de Control Interno Contable.

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

INICIO

DIRECTOR CONTROL INTERNO ES RESPONSABILIDAD DEL DIRECTOR DE CONTROL INTERNO LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME EJECUTIVO ANUAL.

Director Control Interno.

C1

DIRECTOR DE CONTROL INTERNO EL INFORME DEBER CONTENER INTRODUCCIN CONCERNIENTE AL EXAMEN Y CONCLUSIONES EN TERMINOS DE LA EVALUACIN DEL AMBIENTE DE CONTROL.

Director Control Interno.

DIRECTOR DE CONTROL INTERNO EL INFORME DEBE CONTENER OBSERVACIONES SOBRE HECHOS O CIRCUNSTANCIAS DE LA EVALUACIN.

Director Control Interno.

DIRECTOR DE CONTROL INTERNO EL INFORME DEBE CONTENER RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS SOBRE HALLAZGOS ENCONTRADOS EN LA EVALUACIN.

Director Control Interno.

En cumplimiento del literal e) del artculo 3o. de la Ley 87 de 1993 y del Decreto 2145 de 1999, las Unidades de Control Interno o la dependencia que haga sus veces, mediante la evaluacin al sistema de control interno contable recomendarn la adopcin de las medidas necesarias para que en la entidad u organismo C1 correspondientes se garantice que todas las transacciones contables se registren en forma exacta, Es necesario garantizar la informacin veraz, confiable y oportuna que financiera, econmica y en el cumplimiento del Plan social de los distintos General de Contabilidad entes pblicos se emita sujecin a los Pblica y de las Normas y con postulados de Procedimientos vigentes en cada perodo, confiabilidad y utilidad expedidas por la social. Contadura General de la Nacin.

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 14 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO INFORME DE CONTROL INTERNO

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
1

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

C2

DIRECTOR DE CONTROL INTERNO EL INFORME DEBE CONTENER LOS SIGUIENTES ELEMENTOS.

Director Control Interno.

El ambiente de control incluye la integridad, los valores ticos y la competencia de los funcionarios; la filosofa y el estilo de operacin de la administracin; la manera como la administracin asigna autoridad y responsabiliza, y como organiza y desarrolla su personal La operacionalizacin se refiere a los procesos de la administracin, es decir, Direccin, Planeacin, Organizacin, Ejecucin y Seguimiento y Control de las actividades relacionadas con el proceso contable, desde el reconocimiento de los hechos hasta la generacin y revelacin de los estados contables de los entes pblicos. Los sistemas de informacin deben integrar las distintas funciones, fuentes, reas, actividades y procesos para el reconocimiento de las transacciones contables con adecuada consistencia, objetividad y transparencia, mientras la documentacin de estos distintos procesos y actividades induce la obligacin de elaborar manuales de Procesos y Funciones que especifiquen claramente las tareas involucradas en la emisin de estados e informes contables. La retroalimentacin y mejoramiento continuo esta constituido por el conjunto de acciones y mecanismos motores de gestin, que de ser utilizados adecuadamente por las entidades, permiten corregir, encausar o motivar comportamientos estructurales.

AMBIENTE DE CONTROL INTERNO CONTABLE.

OPERACIONALIZACIN DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS.

SISTEMA DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN .

En cumplimiento del literal e) del artculo 3o. de la Ley 87 de 1993 y del Decreto 2145 de 1999, las Unidades de Control Interno o la dependencia que haga sus C2 veces, mediante la evaluacin al sistema de control interno contable El informe de Control recomendarn la adopcin Interno debe contener los elementos de de las medidas necesarias para que en la ambiente de control, entidad u organismo operacionalizacin y los correspondientes se sistemas de informacin y documentacin con el garantice que todas las transacciones contables se fin de cumplir con los de valor registren en forma exacta, requisitos veraz, confiable y oportuna probatorio en los procesos disciplinarios, en el cumplimiento del Plan administrativos, y fiscales General de Contabilidad judiciales Pblica y de las Normas y cuando las autoridades pertinentes as lo Procedimientos vigentes en cada perodo, soliciten. expedidas por la Contadura General de la Nacin.

RETROALIMENTACIN Y MEJORAMIENTO CONTINUO.

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 14 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO INFORME DE CONTROL INTERNO

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
3

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

Los anexos son necesarios con el fin de lograr el mximo de concrecin y claridad en el informe, segn el tamao del ente pblico y/o la complejidad de sus operaciones, se podrn utilizar los anexos indispensables que complementen o amplen la informacin

C3

DIRECTOR CONTROL INTERNO EL INFORME DEBE LLEVAR ANEXOS NECESARIOS PARA DAR MAYOR CLARIDAD.

Director Control Interno.

El informe deber ser firmado por el jefe de control interno, asesor, coordinador, auditor interno o quien haga sus veces y forma parte de los estados contables presentados con corte diciembre 31 de cada ao que sern enviados mediante comunicacin escrita firmada por representante legal de la entidad respectiva.

DIRECTOR DE CONTROL INTERNO EL INFORME DEBE LLEVAR LA FIRMA DEL DIRECTOR O JEFE DE CONTROL INTERNO.

Director Control Interno.

DIRECTOR DE CONTROL INTERNO EL INFORME DEBE SER PRESENTADO CON LOS ESTADOS CONTABLES .

Director Control Interno.

FIN

En cumplimiento del literal e) del artculo 3o. de la Ley 87 de 1993 y del Decreto 2145 de 1999, las Unidades de Control Interno o la dependencia que haga sus veces, mediante la C3 evaluacin al sistema de control interno contable recomendarn la adopcin de las medidas Es responsabilidad del necesarias para que en la Director de Control entidad u organismo Interno presentar los correspondientes se anexos necesarios para garantice que todas las mayor confianza y transacciones contables se claridad de la registren en forma exacta, informacin y la correcta veraz, confiable y oportuna presentacin de los en el estados contables. cumplimiento del Plan General de Contabilidad Pblica y de las Normas y Procedimientos vigentes en cada perodo, expedidas por la Contadura General de la Nacin.

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 15 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO PRESENTACIN DE LA INFORMACIN FINANCIERA, ECONMICA Y SOCIAL

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
Es necesario unificar en un solo texto normativo lo correspondiente a los plazos, requisitos y obligaciones relacionadas con la entrega de la informacin financiera, econmica y social por parte de los entes pblicos a la Contadura General de la Nacin, con el fin de conocer el monto e impacto financiero de los recursos estatales que actualmente son administrados por terceros, bajo cualquier modalidad permitida a los entes pblicos. La presentacin de la informacin financiera, econmica y social para los entes territoriales incluidos en el mbito de aplicacin del Plan General de Contabilidad Pblica ante la Contadura General de la Nacin de acuerdo con las siguientes fechas: FECHA DE CORTE 31 de Marzo 30 de Junio 30 de Septiembre 31 de Diciembre FECHA LIMITE 30 de Abril 31 de Julio 31 de Octubre 15 Feb. del ao siguiente.
C1
VIENE DE LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACIN.

FLUJOGRAMA

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Resolucin No. 250 del 4 de Junio 2003. Norma Bsica de Plazos y Requisitos Por la cual se establecen los requisitos y plazos para la presentacin de la informacin financiera, econmica y social a la Contadura General de la Nacin y otras obligaciones de informacin. De conformidad con lo establecido en las resoluciones 373 del 20 de diciembre de 1999 y 150 del 30 de junio de 2000.

CONTROLES

INICIO

MUNICIPIO SERN RESPONSABLES EL REPRESENTANTE LEGAL, SECRETARIO DE HACIENDA, JEFE DEL REA FINANCIERA Y CONTADOR PBLICO.

Contador.

MUNICIPIO PRESENTAR LA INFORMACIN FINANCIERA, ECONMICA Y SOCIAL ANTE LA CONTADURA GENERAL DE LA NACIN DE ACUERDO CON LOS PLAZOS ESTABLECIDOS.

Contador.

En ningn caso los plazos aqu establecidos sern prorrogables. Cuando la fecha lmite de presentacin coincida con un da no hbil, el cumplimiento deber efectuarse el da hbil siguiente. Los formatos CGN96001 y CGN96002 deben presentarse en medio magntico e impreso,ser enviados trimestralmente de acuerdo a las fechas definidas. El formato CGN98003 ser enviado cuando se presenten modificaciones en la estructura patrimonial del ente, en el corte inmediatamente siguiente a dicha modificacin. Los formatos impresos debern contener la firma de los funcionarios responsables. Para todos los efectos, la firma del contador deber acompaarse del correspondiente nmero de tarjeta profesional.

MUNICIPIO ES RESPONSABILIDAD PRESENTAR LA INFORMACIN FINANCIERA, ECONMICA Y SOCIAL DE ACUERDO AL MBITO DE APLICACIN DEL PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD PBLICA .

Contador.

C1

CONTABILIDAD INFORMACION BASICA CORRESPONDE A LA INFORMACIN CONSTITUIDA POR LOS FORMATOS CGN96001 CATLOGO DE CUENTAS, CGN96002 INFORMACIN SOBRE SALDOS DE OPERACIONES RECPROCAS Y CGN98003 INFORMACIN SOBRE PARTICIPACIN PATRIMONIAL.

Contador.

En todos los casos, se tendr por no presentada la informacin reportada que no cumpla con los requisitos sealados. Para efectos de cumplimiento los informes deben ser entregados dos das antes a la fecha lmite de presentacin.

AO 2004

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DEPENDENCIA PROCESO No. 15 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD PRESENTACIN DE LA INFORMACIN FINANCIERA, ECONMICA Y SOCIAL

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
1

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD
Resolucin No. 250 del 4 de Junio 2003. Norma Bsica de Plazos y Requisitos Por la cual se establecen los requisitos y plazos para la presentacin de la informacin financiera, econmica y social a la Contadura General de la Nacin y otras obligaciones de informacin. De conformidad con lo establecido en las resoluciones 373 del 20 de diciembre de 1999 y 150 del 30 de junio de 2000.

CONTROLES

La informacin deber presentarse en medio magntico. La anterior informacin deber estar debidamente certificada como se indic anteriormente, con la firma de los responsables de presentar la informacin financiera, econmica y social, en medio impreso, y dictaminados por el revisor fiscal en las entidades obligadas.

CONTABILIDAD ESTADOS CONTABLES LA INFORMACIN BSICA CORRESPONDIENTE A DICIEMBRE 31, DEBER ACOMPAARSE DEL BALANCE GENERAL, EL ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONMICA Y SOCIAL, EL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Y LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES.

Contador.

El Director de Control Interno remitir, a ms tardar el 15 de febrero del ao siguiente al perodo evaluado, copia en medio magntico del informe anual de evaluacin del control interno, en el cual debern incluirse los aspectos relacionados con el control interno contable de la entidad como resultado de las evaluaciones internas realizadas segn lo previsto en las normas vigentes.

CONTROL INTERNO INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE EL DIRECTOR DE CONTROL INTERNO REMITIR COMO ANEXO A LA INFORMACIN FINANCIERA, ECONMICA Y SOCIAL, EL INFORME ANUAL DE EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO.

Director Control Interno.

Adicionalmente debern presentarse los siguientes informes: 0. Relacin de Bienes Inmuebles. El formato deber ser enviado en medio magntico, en archivo ASCII, anexo a la informacin correspondiente al corte del 31 de diciembre, siempre y cuando se hubiesen presentado modificaciones. 1. Recursos pblicos entregados en administracin. Cuando se tengan recursos entregados en administracin como fondos cuenta, encargos fiduciarios y fiducia pblica, indicando su monto, objeto, modalidad, administrador, fecha de inicio y culminacin debe presentarlo en un formato CGN03004, debe hacerse en medio magntico y con la informacin correspondiente al corte del 31 de dic.

MUNICIPIO DEBER PRESENTAR ADICIONALES.

INFORMES

Contador.

CONTABILIDAD ARCHIVA COPIA D

Auxiliar Contable.

FIN

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DEPENDENCIA PROCESO No. 16 PROCEDIMIENTO CONTABILIDAD CONTABILIDAD AGREGACIN Y/O CONSOLIDACIN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADOS REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

Para el empalme entre los servidores que hacen dejacin del cargo pblico y quienes lo suceden, se entender que la fecha de corte para la entrega de informacin y documentos es el ltimo da del penltimo mes, tomando como referencia la fecha de posesin, y el movimiento contable corresponder al del ltimo mes. Deben preparase, los estados contables y formatos determinados por la Contadura General de la Nacin CGN , como son: 0. Balance General Comparativo 1. Estado de Actividad Financiera Economica y Social. 2. Estado de cambios en el patrimonio. 3. CGN96001 4. Notas a los estados contables Para este corte es necesario incluir la informacin de todas las dependencias que hacen parte de la administracin central, para lo cual es necesario que la misma fije los plazos de presentacin de la informacin sujeta a agregacin y/o consolidacin. El Contador, encargado del seguimiento y control de los registros de las Cuentas de Planeacin y Presupuesto, deber suministrar los saldos actualizados con los respectivos informes de ejecucin presupuestal de ingresos y gastos, de manera que se puedan verificar con los registros efectuados en la clase cero.
C1

Tesorera.
SERVIDORES EN DEJACIN DEL CARGO PBLICO DEBEN HACER ENTREGA DE LA INFORMACIN Y DOCUMENTOS EN LA FECHA DE CORTE.

Planeacin. Almacn. Presupuesto. Contabilidad.

4

CONTABILIDAD DEBE PRESENTAR LOS ESTADOS CONTABLES Y FORMATOS.

Contador.

DEBE INCLUIRSE LA INFORMACIN FINANCIERA ECONMICA Y SOCIAL DE TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACIN.

Dependencias. Contraloras. Asambleas. Concejos. Personeras. Es indispensable precisar los documentos que deben entregarse relativos a la informacin financiera, econmica y social, de los bienes, derechos y obligaciones de los entes pblicos.
C1

CONTABILIDAD DEEBE INCLUIRSE EL RESPECTIVO INFORME DE EJECUCIN PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS.

Contador.

AO 2004

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ADMINISTRACIN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 16 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO AGREGACIN Y/O CONSOLIDACIN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADOS

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
Los libros de contabilidad deben entregarse actualizados a la fecha de corte y comprendern la totalidad de los registros de las operaciones. Documentos soporte: Comprende todos los documentos escritos o relaciones que respaldan los registros contables de las operaciones del ente pblico, de origen interno y externo. Medios Magnticos: Para el caso de las operaciones que registre la entidad a travs del procesamiento electrnico de datos. 0. Notas a los estados contables, copias de informes de Control Interno, dictmenes de Revisor Fiscal. 1. Copias de los informes financieros econmicos y sociales, Contadura General de la Nacin CGN , los organismos de control y otras entidades. 2. Los requerimientos y correspondencia enviada por la CGN y por los diferentes organismos de control, as como las respuestas emitidas por la entidad. Los libros auxiliares debern permitir la verificacin a nivel de detalle, de los saldos en caja, bancos y corporaciones, cuentas por cobrar y bienes muebles e inmuebles que posea la entidad. En cuanto a las inversiones, es necesario hacer la entrega fsica de los ttulos o en caso contrario de los respectivos certificados de depsito en custodia, tambin es necesario identificar claramente los acreedores y los proveedores con quienes se tengan saldos por cancelar. Se debe presentar un informe sobre la situacin de los pasivos pensionales en el cual indique si existe clculo actuarial vigente, o si se est realizando el estudio, o no se conoce el estado de esta obligacin, e indicar las razones o inconvenientes que han impedido su clculo. Igualmente el informe debe mencionar si existen pasivos laborales.

FLUJOGRAMA
1

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

CONTABILIDAD DEBEN PRESENTARSE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD PRINCIPALES Y AUXILIARES, COMPROBANTES Y DOCUMENTOS SOPORTE.

Contador.

CONTABILIDAD DEBE TENER UN ARCHIVO DOCUMENTAL CON ADECUADAS MEDIDAS DE SEGURIDAD Y CUSTODIA.

2 0 1

Contador.

CONTABILIDAD DEBE INCLUIRSE INFORMACIN SOBRE LA VERIFICACIN DE LOS RECURSOS; PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO; INVERSIONES; OBLIGACIONES Y OPERACIONES DE CRDITO PBLICO.

Contador.

CONTABILIDAD INFORME SOBRE EL CLCULO ACTUARIAL DE PENSIONES Y OBLIGACIONES LABORALES.

Contador.

AO 2004

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DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 16 CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO AGREGACIN Y/O CONSOLIDACIN DE REPRESENTANTES SALIENTES A LOS ELEGIDOS O NOMBRADOS

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
1

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

Se deben indicar las gestiones adelantadas con relacin a la reestructuracin del rea financiera e implantacin de sistemas integrados de informacin, relacionando las etapas ejecutadas y las que se encuentren pendientes, as como la documentacin respectiva.

CONTABILIDAD DEBE PRESENTARSE INFORME SOBRE REESTRUCTURACIN REA FINANCIERA.

UN LA DEL

Contador.

La responsabilidad de firmar la informacin financiera, remitida a la Contadura General de la Nacin, corresponde a quien se encuentre ejerciendo las funciones de representacin legal, no obstante que la informacin reportada corresponda a un perodo en el cual el firmante no era el titular del cargo, en este caso el Jefe de de Control Interno deber realizar el informe de control interno, copia de este informe deber ser entregado al nuevo Representante Legal.
C2

CONTABILIDAD-CONTROL INTERNO DEBERN PRESENTAR LA INFORMACIN FINANCIERA E INFORME DE CONTROL INTERNO.

Contador.

En el Informe de Control Interno, se debe informar si se dio estricta aplicacin a las normas y procedimientos relativos al empalme. El acta establecida, deber ser suscrita por los mandatarios entrante y saliente, as como por los responsables de cada una de las reas que intervengan en este proceso. En ella se debe relacionar el estado de todos los aspectos descritos en el presente procedimiento.

CONTROL INTERNO DEBE ENVIAR UN INFORME A LA CONTRALORA GENERAL DE LA NACIN SOBRE EL EMPALME CONTABLE.

Director de Control Interno.

C2

DEBE ELABORARSE UN ACTA DE ENTREGA FIRMADA POR LOS SERVIDORES ENTRANTES Y SALIENTES .

Servidores. Responsables de las Dependencias.

Es responsabilidad del Director de Control Interno elaborar un informe para determinar las verificaciones bsicas ha efectuar en el proceso de empalme.

FIN

AO 2004

PAG. 40

ADMINISTRACIN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 17 PRESUPUESTO-CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO EJECUCIN DEL PRESUPUESTO

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES
El presupuesto es una estimacin de sucesos financieros futuros en tanto que la contabilidad presupuestaria o financiera, es el registro de hechos ya sucedidos o que tienen alta probabilidad de suceder. El municipio antes de realizar cualquier gasto debe verificar que cuenta con suficiente disponibilidad presupuestal, para lo cual el ordenador del gasto debe solicitar a la Dependencia de Presupuesto que expida un certificado de disponibilidad hasta por el monto de lo presupuestado para la transaccin Este certificado se debe registrar provisionalmente en el libro de apropiaciones o libro de control presupuestal para disminuir el monto disponible para asumir nuevos compromisos. Contabilidad revisa que que los bienes o servicios esten con las firmas correspondientes (solicitante, presupuesto, proveedor) para hacer un registro en cuentas de orden. Celebrado el contrato o expedida la orden de compra o de servicio, se registra de manera definitiva en el libro de apropiaciones o libro de control presupuestal el compromiso por el monto real. Recibidos los bienes o servicios a satisfaccin del Municipio se genera un compromiso que deber cancelar inmediata o posteriormente segn el tipo de contrato.

FLUJOGRAMA
INICIO

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

ORDENADOR DEL GASTO SOLICITA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL POR EL MONTO PRESUPUESTADO DE LA TRANSACCIN.

Funcionario Solicitante.

EN EL LIBRO CONTROL APROPIACIONES MANERA PROVISIONAL.

DE DE DE

PRESUPUESTO EL JEFE DE PRESUPUESTO EXPIDE CERTIFICADO DE DISPONIILIDAD PRESUPUESTAL.

Jefe de Presupuesto.

C1

CONTABILIDAD REVISA QUE EL BIEN O SERVICIO CONTRATADO ESTE FIRMADO POR LAS PARTES (DEPENDENCIAPROVEEDOR DEL BIEN O SERVICIO).

SE REALIZA EL REGISTRO EN CUENTAS DE ORDEN.

Contador.
C1

ORDENADOR DEL GASTO SOLICITA REGISTRO PRESUPUESTAL POR EL VALOR REAL DEL CONTRATO.

Funcionario Solicitante.

EN EL LIBRO DE CONTROL DE APROPIACIONES DE MANERA DEFINITIVA.

PRESUPUESTO EL JEFE DE PRESUPUESTO EXPIDE EL REGISTRO PRESUPUESTAL.

Jefe de Presupuesto.

Contabilidad debe llevar un registro en cuentas de orden para mayor control sobre la destinacin de los diferentes montos del presupuesto

MUNICIPIO LA ENTIDAD RECIBE LOS BIENES O SERVICIOS.

AO 2004

PAG. 41

ADMINISTRACIN CENTRAL MUNICIPIO DE CHIA

DEPENDENCIA CONTABILIDAD PROCESO No. 17 PRESUPUESTO-CONTABILIDAD PROCEDIMIENTO EJECUCIN DEL PRESUPUESTO

REALIZADO POR: CLAUDIA MARCELA MORA M. JAIRO CRUZ SALAMANCA

N0.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDADES

FLUJOGRAMA
1

RESPONSABLE

NORMATIVIDAD

CONTROLES

Cuando el bien o servicio es recibido por el Municipio se genera una cuenta por pagar a cargo de la entidad y se saldar la cuenta de orden que se cre cuando se firm el contrato. Para el pago de la obligacin, la cuenta respectiva deber ser nuevamente registrada por la Dependencia de Prespuesto, pero esta vez para descargarla de los registros que lleve sobre la ejcucin del PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja).

CONTABILIDAD EL CONTADOR REGISTRA EN EL SISTEMA HAS 2001.

SE CAUSA EL COMPROMISO GENERANDOSE UNA CUENTA POR PAGAR.

Contador.

ORDENADOR DEL GASTO AUORIZA EL PAGO.

Funcionario Solicitante.

Como existe saldo de PAC (Programa Anual Mensualizado de Caja), teniendo en cuenta el giro previo de La Dependencia de Tesorera, no existe inconvenioente para tramitar el pago de la obligacin. Despus de realizado el anterior tramite en La Dependencia de Presupuesto la cuenta pasa a La Dependencia de Tesoreria para el giro del cheque, con lo cual se cancela la obligacin y se realiza el registro de cancelacin de la cuenta por pagar en el sistema HAS 2001 La Dependencia de Presupuesto archiva copia definitiva (D) de los documentos soporte para consulta posterior.

EN EL LIBRO DE CONTROL DEL PAC (PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA).

PRESUPUESTO EL JEFE DE PRESUPUESTO REFRENDA EL PAGO.

Jefe de Presupuesto.

TESORERIA EL TESORERO REALIZA EL PAGO CON CHEQUE VERIFICANDO QUE ESTE FIRMADO POR EL ALCALDE.

C2

Tesorero.

C2

CONTABILIDAD EL AUXILIAR CONTABLE CANCELA LA CUENTA POR PAGAR EN EL SISTEMA HAS 2001 .

Contador.

El Tesorero debe revisar que el cheque cuente con la firma del alcalde antes de hacer el pago al proveedor.

PRESUPUESTO ARCHIVA COPIA D

Auxiliar de Presupuesto.

FIN

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