P-INH-SGC-CR-01 CONTROL DE REGISTROS

ENTRADA ACTIVIDADES 2 RESULTADOS / NOTAS

Versin: 08 19/07/2010
RESPONSABLES

1 NO Vence el tiempo de retencin?

El responsable de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro bajo las condiciones definidas en la matriz por el tiempo espeficado como tiempo de Retencin.

Responsable de almacenar el Registro

SI

Disposicin del Registro

Cumplido el perodo de almacenamiento, el responsable debe disponer del registro segn la accin definida en la columna Disposicin.

Responsable de almacenar el Registro

FIN Criterio de xito: Registros debidamente identificados, almacenados, disponibles, protegidos y legibles.

DUEO DE PROCESO: Cordinador de Calidad

REVISADO POR: Representante Direccin

APROBADO: Director Ejecutivo

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

Versin Pgina Fecha

: XX : X de X : XX/XX/XXXX

REGISTRO REGISTRO OBLIGADO POR EL REQUISITO

PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL REGISTRO

RESPONSABLE DEL REGISTRO

ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION DISPOSICIN MEDIO DE SOPORTE LUGAR

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

Versin : 09 Pgina : 2 de 19 Fecha : 13/07/2010

Actas de Capacitacin Interna

No existe procedimiento asociado y Capacitacin

Certificados de Capacitacin y/o Registro del Sispubli

No existe procedimiento asociado

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

Versin : 09 Pgina : 3 de 19 Fecha : 13/07/2010

REGISTRO OBLIGADO POR EL REQUISITO

Registros que proporcionen evidencia de que los procesos de realizacin y el producto resultante cumplen los requisitos

REGISTRO
R-INH-SPCG-DIR-01-01 Plan de Trabajo Acordado con el cliente R-INH-SAI-DIR-01-10 Plan de Accin Acordado con el cliente

PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL REGISTRO

Identificacin de necesidades del cliente (SPCG) Necesidades del Cliente y/o lineamientos de funcionamientos de la UAI (SAI) Necesidades del Cliente y/o lineamientos de funcionamientos de la Capacitacin (SCAP) Necesidades del Cliente y/o lineamientos de funcionamientos de Evaluacin de Desempeo (SED) PLAN ANUAL Y PROGRAMA DE TRABAJO AO T+1 IDENTIFICACIN NECESIDADES DEL CLIENTE

RESPONSABLE DEL REGISTRO

Encargado SPCG

TIEMPO DE RETENCION

ALMACENAMIENTO MEDIO DE LUGAR SOPORTE

Archivo SPCG

DISPOSICIN

Eliminacin

Encargado de SAI

R-INH-SCAP-DIR-01-10 Plan de Accin Acordado con el cliente

Encargado de SCAP

Archivo Registros Sistema de Capacitacin

R-INH-SED-DIR-01-10 Plan de Accin Acordado con el cliente R-INH-SHYS-RRHH-02-03 PROGRAM DE TRABAJO AO XXX

Encargado de SED

Archivo Registros Sistema de Evaluacin de Desempeo

R-INH-SCCP-DIR-01-02

Encargado de sccp

1aos

Impreso

Archivo Registros de SCCP

IDENTIFICACIN NECESIDADES DE LCLIENTE

R-INH-SIAC-DIR-01-03 Plan de Accin

Encargado de siac

5aos

Digital: Of Enc. Sistema/Computador Enc Sistema/Mi PC/Escritorio/Archivo PMG SIAC/Por tipo de carpetas. Eliminacin Impreso y Impreso / digital Enc Sistema. Respaldo de Digital Impreso: en Servidor INH Of Enc. Sistema/Archivador SEGEGOB SIAC por ao/Por Registro del Procedimiento

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

Eliminacin

Encargado de SHYSMAT

Archivo Registros de SHYSMAT

Se Guarda Tiempo indefinido

Archivo Unidad de Auditora Interna

Impreso

2 Aos

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

Versin : 09 Pgina : 4 de 19 Fecha : 13/07/2010

REGISTRO OBLIGADO POR EL REQUISITO

Resultado de la revisin de requisitos del producto y las acciones originadas por la misma Elementos de entrada relacionados con los requisitos del producto (funcionales, de desempeo, legales y reglamentarios, informacin proveniente de diseos previos similares y cualquier otro necesario) Resultados de revisiones del Diseo y Desarrollo y de cualquier accin necesaria Resultados de la verificacin del Diseo y Desarrollo y de cualquier accin necesaria Resultados de la validacin del Diseo y Desarrollo y de cualquier accin necesaria Cambios del Diseo y Desarrollo, revisin de los cambios y de cualquier accin necesaria Resultados de la evaluacin y seleccin de proveedores y de cualquier accin necesaria

REGISTRO
Encuestas contestadas Sistemas Marco Avanzado

PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL REGISTRO

P-INH-SGC-ESC-01 Evaluacin de la Satisfaccin de los Clientes

RESPONSABLE DEL REGISTRO

Encargados Sistemas PMG Marco Avanzado

ALMACENAMIENTO TIEMPO DE MEDIO DE LUGAR RETENCION SOPORTE

1 ao Impreso Archivo Encargados Sistemas PMG Marco Avanzado

DISPOSICIN

Eliminacin

R-INH-SPCG-UCG-01-01 Elementos de Entrada del Diseo y desarrollo del SIG P-INH-SPCG-UCG-01 Diseo y Revisin del SIG Archivo Unidad de Control de Gestin

R-INH-SPCG-UCG-01-03 Propuesta SIG ao Siguiente R-INH-SPCG-UCG-01-04 SIG ao siguiente aprobado R-INH-SPCG-UCG-01-06 Control de Cambios

R-INH-SPCG-UCG-03-01 Evaluacin de Proveedores R-INH-SAI AI-03-06 Evaluacin de Proveedores R-INH-SGC-EP-01-06 Evaluacin de Proveedores R-INH-SPCG-UCG-03-01 Evaluacin de Proveedores

P-INH-SGC-EP-01

P-INH-SGC-EP-01 P-INH-SGC-EP-01

Encargado(a) Sistemas SCAP Encargado(a) Sistemas SED N/A

Aprobacin de procesos y equipos, calificacin de personal y revalidacin

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

Bodega de documentacin INH

Archivo Unidad de Auditora Interna

P-INH-SGC-EP-01

Encargado(a) Sistemas AI Impreso 2 aos

Bodega de Documentacin

Encargado SPCG

R-INH-SPCG-UCG-01-02 Revisin del Diseo y desarrollo del SIG

Impreso

2 aos

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

P-INH-SGC- CD-01 Control de Documentos P-INH-SGC-PNC-01 Control de Producto No Conforme Segn Matriz de Documentos Controlados Auditor Lder Hasta que el documento quede obsoleto Permanente

Versin : 09 Pgina : 5 de 19 Fecha : 13/07/2010

Impreso Impreso Segn Matriz de Documentos Controlados Archivo Auditor Lder Eliminacin N/A

R-INH-SGC- CD-01-02 Identificacin nica del producto R-INH-SGC-PNC-01-01 Informe Producto No Conforme Resultado de la calibracin y/o Verificacin. Validez de mediciones anteriores cuando se ha detectado que el equipo de medicin no est conforme con los requisitos. R-INH-SGC-CD-01-01 Programa de Auditoria de Calidad R-INH-SGC-AC-01-02 Plan de Auditoria de Calidad R-INH-SGC-AC-01-03 Lista de Verificacin R-INH-SGC-AC-01-04 Resumen de No Conformidades R-INH-SGC-AC/AP-01-02 Parte de No Conformidad R-INH-SGC-AC-01-06 Informe Auditoria de Calidad R-INH-SGC-AC/AP-01-01 Matriz de Ac y AP - ao vigente R-INH-SGC-AC-01-08 Evaluacin Auditores de Calidad R-INH-SGC-AC-01-09 Listado de Auditores segn calificacin R-INH-SGC-AC-01-10 Requisitos de Calificacin de los Auditores de Calidad R-INH-SPCG-UCG-01-05 Resolucin SIG ao siguiente aprobado R-INH-SGC-PNC-01-01 Informe de Producto No Conforme R-INH-SGC-AC/AP-01-01 Planilla de Registro de AC y AP R-INH-SGC-AC/AP-01-01 Planilla de Registro de AC y AP Registros necesarios para proporcionar evidencia de la revisin del sistema de gestin de calidad y de la mejora continua de los procesos

Exclusin

Auditor Lder Auditor Lder Auditores de Calidad Auditor de Calidad P-INH-SGC-AC-01 Auditorias de Calidad Auditor Lder Auditor Lder Auditor Lder Comit de Calidad Comit de Calidad Auditor Lder P-INH-SPCG-UCG-01 Diseo y Revisin del SIG del Servicio P-INH-SGC-PNC-01 Control de Producto No Conforme P-INH-SGC-AC/AP01 Acciones Correctivas y Preventivas Archivo Unidad de Control de Gestin/ Encargado de Sistema PCG Oficina Coordinador de Calidad Bodega de Documentacin N/A Eliminacin Eliminacin 3 aos Impreso Oficina Auditor Lder Eliminacin

Conformidad del Producto indicando la persona que autoriza la liberacin del mismo Naturaleza de la No Conformidad del producto y de cualquier accin tomada posteriormente Resultado de Acciones Correctivas tomadas Resultado de Acciones Preventivas tomadas

Encargado Sistema SPCG

2 aos

Impreso

Coordinador de Calidad

Permanente Impreso

Preparado por: Coordinador de Calidad

3 Aos

Revisado por: Representante de la Direccin

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

REGISTRO OBLIGADO POR EL REQUISITO
Anlisis Estratgico y Propuesta de Indicadores de Desempeo PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL REGISTRO P-INH-SPCG-DIR-02 Anlisis Estratgico y Propuesta de Indicadores de Desempeo P-INH-SPCG-UCG-02 Recepcin, Anlisis y Procesamiento de Datos

Versin : 09 Pgina : 6 de 19 Fecha : 13/07/2010

ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION MEDIO DE SOPORTE LUGAR DISPOSICIN

REGISTRO

RESPONSABLE DEL REGISTRO

R-INH-SPCG-DIR-02.01 Acta de Reunin de Equipo Directivo R-INH-SPCG-UCG-02.01 Planilla Control Horas Hombre R-INH-SPCG-UCG-02.02 Planilla Resultado Indicador Horas Ejecutadas R-INH-SPCG-UCG-02-03 Planilla Resultado Indicador Horas Contratadas R-INH-SPCG-UCG-02-04 Planilla Resultado Indicador Ingresos de Operacin Devengados a Clientes Externos al MOP R-INH-SPCG-UCG-02-05 Planilla Resultado Indicador Ingresos de Operacin Devengados a Clientes Externos al MOP de la Unidad de Calibraciones y Certificaciones R=INH=SGC=EP=01-01 Evaluacin / Reevaluacin de Proveedores R-INH-SPCG-UCG-03-02 Informe de Estado de Avance de Indicadores y Metas Institucionales R-INH-SPCG-UCG-03-03 Programa de Seguimiento a Recomendaciones R-INH-SPCG-UCG-03-04 Informes de Pleno Funcionamiento SIG e Indicadores Formulario H

Bodega de Documentacin

Recepcin, Anlisis y Procesamiento de Datos

Encargado SPCG

Archivo SPCG

Impreso

2 aos

Elaboracin De Reportes

Preparado por: Coordinador de Calidad

P-INH-SPCG-UCG-03 Elaboracin De Reportes

Revisado por: Representante de la Direccin

Eliminacin

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

Versin : 09 Pgina : 7 de 19 Fecha : 13/07/2010

REGISTRO OBLIGADO POR EL REQUISITO

ALMACENAMIENTO REGISTRO R-INH-SAI-DIR-01-01 Resolucin para Creacin para la UAI R-INH-SAI-DIR-01-02 Resolucin Exenta u otro Referente al Nombramiento del Jefe de la Unidad de Auditoria Interna R-INH-SAI-DIR-01-03 Estatuto de Auditoria Interna R-INH-SAI-DIR-01-04 Informe de Funcionamiento de la Unidad de Auditoria Interna R-INH-SAI-DIR-01-05 Informe de Fortalezas y debilidades de la Unidad de Auditoria Interna R-INH-SAI-DIR-01-06 Informe de Competencias Especficas Requeridas R-INH-SAI-DIR-01-07 Informe de Capacitacin Anual del Personal de la Unidad de Auditoria Interna R-INH-SAI-DIR-01-08 Informe de Reuniones de Comit de Auditora Ministerial y/o Regional R-INH- SAI-AI-02-01 Informe de Diagnstico R-INH-SAI-AI- 02-02 Plan Anual R-INH-SAI-AI-02-03 Cronograma General del Plan Anual de Auditora R-INH- SAI-AI-02-04 Informe de Brechas de los Clientes Internos y Externos PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL REGISTRO RESPONSABLE DEL REGISTRO TIEMPO DE RETENCION MEDIO DE SOPORTE LUGAR Oficina de Auditoria Interna / Santiago / Archivador Informe SAI / Etapa 1 / Responsable Jefe de la Unidad de Auditoria Interna DISPOSICIN

Necesidades del Cliente y/o Lineamientos de Funcionamiento

P-INH-SAI-DIR-01 Necesidades del Cliente y/o Lineamientos de Funcionamiento

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

Oficina de Partes INH / Oficina de Auditoria Interna

Oficina de Auditoria Interna / Santiago / Archivador Informe SAI / Etapa 1 / Responsable Jefe de la Unidad de Auditoria Interna

Jefe Unidad de Auditora Interna

P-INH-SAI-AI-02 Planificacin de las Auditorias

Planificacin de las Auditorias

Impreso

2 Aos

Oficina de Partes INH / Oficina de Auditoria Interna

Jefe Unidad de Auditora Interna

Impreso

2 Aos

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

Versin : 09 Pgina : 8 de 19 Fecha : 13/07/2010

Oficina de Auditoria Interna / Santiago / Archivador Informe SAI / Etapa 1 / Responsable Jefe de la Unidad de Auditoria Interna

Jefe Unidad de Auditora Interna

R-INH-SAI-AI-03-03 Informe Detallado R-INH-SAI-AI-03-04 Informe Ejecutivo R-INH-SAI-AI-03-04 Informe Final R-INH-SAI-AI-04-01 Informe de los Compromisos Implementados Periodo R-INH-SAI-AI-04-02 Informe de Resultados del Seguimiento a los Compromisos R-INH-SAI-AI-04-03 Informe de Compromisos R-INH-SAI-AI-04-04 Plan de Seguimiento

Impreso

2 Aos

R-INH-SAI-AI-03-02 Respuesta a Informes de Auditoria Emitidos por los Responsables de los Procesos Organizacionales Auditados

Oficina de Auditoria Interna / Santiago / Archivador Informe SAI / Etapa 1 / Responsable Jefe de la Unidad de Auditoria Interna

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

Oficina de Partes INH / Oficina de Auditoria Interna

Seguimiento y Cierre de los Compromisos

P-INH-SAI-AI-04 Seguimiento Y Cierre De Compromisos

Jefe Unidad de Auditora Interna

Impreso

2 Aos

Oficina de Partes INH / Oficina de Auditoria Interna

Programa Ejecucin y Elaboracin de Informes

P-INH-SAI-AI-03 Programa Ejecucin y Elaboracin de Informes

R-INH-SAI-AI-03-01 Programa de Auditoria Interna

REGISTRO OBLIGADO POR EL REQUISITO

Aplicacin / Elaboracin de Informe del Proceso de Evaluacin de Desempeo Identificacin de Necesidades del Cliente

Definicin / Revisin / Actualizacin / Difusin / Capacitacin de Criterios

REGISTRO

R-INH-DIR-SED-01-01 Plan de Trabajo

R-INH-DIR-SED-01-02 Matriz de Consistencia

R-INH-SED-RRHH-01-01 Programa de Capacitacin

R-INH-SED-RRHH-01-03 Oficio con Criterios de Evaluacin de Desempeo

R-INH-SED-RRHH-01-04 Desviaciones al Programa de Capacitacin

R-INH-SED-RRHH-02-01 Informes de desempeo I y II Cuatrimestre R-INH-SED-RRHH-01-02 Lista de participantes

R-INH-SED-RRHH-02-02 Hojas de Observaciones

Preparado por: Coordinador de Calidad

P-INH-SED-RRHH-02 Aplicacin/Elaboracin de Informe del Proceso de Evaluacin de Desempeo P-INH-SED-RRHH-01 Definicin / Revisin / Actualizacin / Difusin / Capacitacin de Criterios Encargado SED Encargado SED 1 AO 1 AO

PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL REGISTRO

P-INH-DIR-SED-01 Identificacin de Necesidades del Cliente

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

RESPONSABLE DEL REGISTRO

Encargado SED

TIEMPO DE RETENCION

1 AO

ALMACENAMIENTO

MEDIO DE SOPORTE

Revisado por: Representante de la Direccin

Impreso

Impreso

Impreso

LUGAR

Versin : 09 Pgina : 9 de 19 Fecha : 13/07/2010

Oficina de la UGRH (Peaflor) / Archivador Archivador SED Separador Informes Cuatrimestrales (ao Vigente)

Oficina de la UGRH (Peaflor) / Archivador Archivador SED (ao Vigente) / Separador Programa de Capacitacin

Oficina de la UGRH (Peaflor) / Archivador Archivador SED (ao Vigente) / Separador Plan de Trabajo

DISPOSICIN

Eliminacin

Eliminacin

Eliminacin

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

Versin : 09 Pgina : 10 de 19 Fecha : 13/07/2010

R-INH-SED-RRHH-02-03 Precalificacin R-INH-SED-RRHH-02-04 Calificacin Resolucin de Apelaciones P-INH-SED-RRHH-03 Elaboracin y Ejecucin del Programa de Seguimiento de las Recomendaciones Oficina de la UGRH (Peaflor) / Archivador Archivador SED 2 (ao Vigente) Separador Resolucin de Apelaciones

Elaboracin y Ejecucin del Programa de Seguimiento de las Recomendaciones

Este Procedimiento No Genera Registros

Elaboracin del Informe Final de Gestin

R-INH-SED-RRHH-04-01 Informe Final de Gestin SED

P-INH-SED-RRHH-04 Elaboracin del Informe Final de Gestin

Encargado SED

1 AO

Impreso

Eliminacin

Actualizacin de Perfiles / Vinculacin de Criterios de Desempeo

Este Procedimiento No Genera Registros

P-INH-SED-RRHH-05 Actualizacin de Perfiles / Vinculacin de Criterios de Desempeo P-INH-SED-RRHH-06 Actualizacin y Ejecucin de la Poltica de Evaluacin de Desempeo P-INH-SED-RRHH-07 Planificacin y Retroalimentacin

Actualizacin y Ejecucin de la Poltica de Evaluacin de Desempeo

Este Procedimiento No Genera Registros

Planificacin y Retroalimentacin

Este Procedimiento No Genera Registros

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

REGISTRO OBLIGADO POR EL REQUISITO
Identificacin de Necesidades del Cliente PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL REGISTRO P-INH-DIR-SCAP-01 Identificacin de Necesidades del Cliente

Versin : 09 Pgina : 11 de 19 Fecha : 13/07/2010

ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION MEDIO DE SOPORTE LUGAR Oficina encargado PMG Archivador SCAP DISPOSICIN

REGISTRO

RESPONSABLE DEL REGISTRO

Encargado SCAP

R-INH-DIR-SCAP-01-01 Identificacin de Necesidades de Capacitacin por Funcionario R-INH-DIR-SCAP-01-02 Resumen de Necesidades de Capacitacin por Unidades R-INH-DIR-SCAP-01-03 Resumen de Necesidades de Capacitacin por CBC R-INH-SCAP-RRHH-01-01 Programa de Capacitacin

Elaboracin Plan Anual de Capacitacin

P-INH-SCAP-RRHH-01 Elaboracin Plan Anual de Capacitacin

Encargado SCAP

1 AO

IMPRESO

Oficina encargado PMG Archivador SCAP

Eliminacin

Encargado SCAP

R-INH-SCAP-RRHH-02-04 Encuesta de Evaluacin de Aprendizaje R-INH-SCAP-RRHH-02-05 Encuesta de Impacto de la Capacitacin

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

Eliminacin

IMPRESO

R-INH-SCAP-RRHH-02-03 Encuesta de Satisfaccin

Oficina encargado PMG Archivador SCAP

Ejecucin Plan Anual de Capacitacin

P- INH-SCAP-RRHH-02 Ejecucin Plan Anual de Capacitacin

R-INH-SCAP-RRHH-02-02 Lista de Participantes Accin de Capacitacin

1 AO

Eliminacin

IMPRESO

1 AO

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

Versin : 09 Pgina : 12 de 19 Fecha : 13/07/2010

Evaluacin Plan Anual de Capacitacin

R-INH-SCAP-RRHH-03-01 Programa de Seguimiento a las Recomendaciones del Informe de Evaluacin del PAC R-INH-SCAP-RRHH-04-01 Actas de reuniones del CBC

P-INH-SCAP-RRHH-03 Evaluacin Plan Anual de Capacitacin

Encargado SCAP

1 AO

IMPRESO

Oficina encargado PMG Archivador SCAP

Eliminacin

Elaboracin de Reportes

P-INH-SCAP-RRHH-04 Elaboracin de Reportes

Encargado SCAP

1 AO

IMPRESO

Oficina encargado PMG Archivador SCAP

Eliminacin

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

REGISTRO OBLIGADO POR EL REQUISITO
Identificacin de Necesidades del Cliente

Versin : 09 Pgina : 13 de 19 Fecha : 13/07/2010

ALMACENAMIENTO
TIEMPO DE RETENCION
2 aos

REGISTRO
R-INH-SHYS-DIR-01-01 Matriz de consistencia R-INH-SHYS-RRHH-01-01 Actas de Reunin

PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL REGISTRO

P-INH-SHYS-DIR-01 Identificacin de Necesidades del Cliente

RESPONSABLE DEL REGISTRO

Enc. Sistema SYHSMAT

MEDIO DE SOPORTE
impreso

LUGAR
Oficina de Enc. Sistema, estante, archivador CPHS, por Temas/ Enc. Sistema

DISPOSICIN

Eliminacin

Acreditacin Funcionamiento del CPHS y Diagnostico

R-INH-SHYS-RRHH-01-02 Diagnostico de la Calidad de los Ambientes y Condiciones de Trabajo R-INH-SHYS-RRHH-02-01 Indicadores de Desempeo para evaluar el Plan Anual y el Programa de Trabajo R-INH-SHYS-RRHH-02-02 Plan Anual de Prevencin de Riesgos y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo R-INH-SHYS-RRHH-02-03 Programa de Trabajo para la ejecucin del Plan Anual Aprobado

P-INH-SHYS-RRHH-01 Acreditacin Funcionamiento del CPHS y Diagnostico

Enc. Sistema SYHSMAT

2 aos

impreso

Oficina de Enc. Sistema, estante, archivador CPHS, por Temas/ Enc. Sistema

Eliminacin

Oficina de Enc. Sistema, estante, archivador CPHS, por Temas/ Enc. Sistema

Plan Anual y Programa de Trabajo ao t+1

P-INH-SHYS-RRHH-02 Plan Anual y Programa de Trabajo ao t+1

Enc. Sistema SYHSMAT

Ejecucin Plan Anual y Elaboracin del Informe de Seguimiento

R-INH-SHYS-RRHH-03-01 Informe Sobre Ejecucin y Seguimiento del Plan Anual

P-INH-SHYS-RRHH-03 Ejecucin Plan Anual y Elaboracin del Informe de Seguimiento

Enc. Sistema SYHSMAT

2 aos

impreso

Oficina de Enc. Sistema, estante, archivador CPHS, por Temas/ Enc. Sistema

Eliminacin

Informe de Evaluacin de Resultados del Plan Anual y Programa de Seguimiento a las Recomendaciones Ao t+1

R-INH-SHYS-RRHH-04-01 Informe de Evaluacin de Resultados R-INH-SGC-EP-01-07 Evaluacin de Proveedores

P-INH-SHYS-RRHH-04 Informe de Evaluacin de Resultados del Plan Anual y Programa de Seguimiento a las Recomendaciones Ao t+1

Enc. Sistema SYHSMAT

2 aos

impreso

Oficina de Enc. Sistema, estante, archivador CPHS, por Temas/ Enc. Sistema

Eliminacin

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

Eliminacin

impreso

2 aos

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

REGISTRO OBLIGADO POR EL REQUISITO
Identificacin de Necesidades del Cliente PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL REGISTRO

Versin : 09 Pgina : 14 de 19 Fecha : 13/07/2010

ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION MEDIO DE SOPORTE LUGAR DISPOSICIN

REGISTRO

RESPONSABLE DEL REGISTRO

R-INH-SCCP-DIR-01-01 Informe de Identificacin de necesidades del cliente externo R-INH-SCCP-DIR-01-02 Plan de Accin R-INH-SCCP-DIR-01-03 Matriz de Consistencia

P-INH-SCCP-DIR-01 Identificacin de Necesidades del Cliente

Encargada de SCCP

1 Ao

Impreso

Centro de Documentacin GESABA/ Archivo PMG del ao/ Pestaa Necesidades del cliente/Encargada SCCP

Eliminar

Centro de Documentacin GESABA/ Archivador de Correspondencia/ Separacin de Memorndum / Encargada SCCP

R-INH-SCCP-ADQ-01-01 Memorndum a Unidad de Gestin y RR.HH. "Personas a las cuales se les debe evaluar brechas en sus competencias en GESABA"

Diagnostico de Competencias

P-INH-SCCP-ADQ-01 Diagnostico de Competencias

Encargada de SCCP

R-INH-SCCP-ADQ-01-01 Memorndum a Unidad de Gestin y RR.HH. : "Informe Anual de Capacitaciones". (Incluye: Lista de participantes en las capacitaciones realizadas, fechas, nombre de la capacitacin y competencia asociada) R-INH-SCCP-ADQ-01-03 Registro Interno de Acreditacin vigente.

Impreso

1 Ao

Archivo Digital

R-INH-SCCP-ADQ-01-04 Certificado de Disminucin de Brechas

Eliminar

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

Eliminar

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

Versin : 09 Pgina : 15 de 19 Fecha : 13/07/2010

R-INH-SCCP-ADQ-02-01 Hoja de Vida por Contrato R-INH-SCCP-ADQ-02-02 Carta Certificada de Aprobacin Renovacin de Contrato R-INH-SCCP-ADQ-02-03 Evaluacin Clientes Internos Contratos Vigentes P-INH-SCCP-ADQ-02 Gestin de Contratos Unidad de Operaciones y Servicios Mientras dure el contrato

Adquisiciones / Archivador de Contratos Vigentes 1 y 2 / Separacin por Cada Contrato / Administrador de Contrato

1 ao en Contratos terminados / Eliminar

Gestin de Contratos

Impreso

1 ao R-INH-SCCP-ADQ-02-04 Consulta al Mercado de Proveedores

CENTRO DE DOC. GESABA/Archivador PMG del ao / Evaluacin Clientes Internos / Minuto Sesin de Contrato/ Administrador de Contratos CENTRO DE DOC. GESABA/Archivador PMG del ao / Consultas al Mercado Proveedores / Administrador de Contratos

Eliminar

R-INH-SCCP-ADQ-03-01 Informe Desviaciones ao anterior Planificacin Anual de Compras R-INH-SCCP-ADQ-03-03 Propuesta de Plan Anual de Compras R-INH-SCCP-ADQ-03-04 Certificado de Ingreso Plan Anual de Compras Centro de Documentacin GESABA / Archivo PMG del ao / Pestaa Evaluaciones / Correlativo por ID / Enc. SCCP Centro de Documentacin GESABA / Archivo PMG del ao / Pestaa Por Cada Contrato / Jefe Unidad de Operaciones y Servicios P-INH-SCCP-ADQ-03 Planificacin Anual de Compras Centro Documentacin GESABA/Archivador Planificacin de Compras/Separacin del Registro/Enc. SCCP

Encargado DCCP

1 Ao

Impreso

Eliminar

Procesos de Compras y Contratacin Pblica y Evaluacin de Proveedores

R-INH-SCCP-ADQ-04-01 Evaluacin / Reevaluacin de Proveedores

P-INH-SCCP-ADQ-04 Procesos de Compras y Contratacin Pblica y Evaluacin de Proveedores

Encargada SCCP

2 aos

Impresa

Eliminacin

R-INH-SCCP-ADQ-04-02 Contrato

Unidad Operaciones y Servicios

1 ao despus el trmino del contrato

Impresa

Eliminacin

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

Versin : 09 Pgina : 16 de 19 Fecha : 13/07/2010

Centro Documentacin GESABA/Enc. SCCP/Archivador PMG Anual/MMC GESABA / Separacin Informe de Diagnostico/ Enc. SCCP. Centro Documentacin GESABA/Enc. SCCP/Archivador PMG Anual/MMC GESABA / Separacin Informe de Gestin Resultados/Enc. DCCP

Elaboracin, Implementacin, Evaluacin y Seguimiento Del Modelo de Gestin de Abastecimiento

R-INH-SCCP-ADQ-05-01 Informe de diagnstico y compromisos

R-INH-SCCP-ADQ-05-03 Informe de Gestin de resultados del Modelo de Mejoramiento Continuo

P-INH-SCCP-ADQ-05 Elaboracin, Implementacin, Evaluacin y Seguimiento Del Modelo de Gestin de Abastecimiento

Encargada SCCP

1 Ao

Impreso

Eliminar

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

REGISTRO OBLIGADO POR EL REQUISITO
PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL REGISTRO

Versin : 09 Pgina : 17 de 19 Fecha : 13/07/2010

ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION MEDIO DE SOPORTE LUGAR Digital: Of Enc. Sistema / Computador Enc Sistema / Mi PC / Escritorio / Archivo PMG SIAC / Por tipo de carpetas. Enc Sistema. Impreso: Of Enc. Sistema / Archivador SEGEGOB SIAC por ao / Por Registro del Procedimiento DISPOSICIN

REGISTRO

RESPONSABLE DEL REGISTRO

R-INH-SIAC-DIR-01-01 Minuta de Revisin

Identificacin de Necesidades del Cliente

R-INH-SIAC-DIR-01-02 Informe de Identificacin de necesidades del cliente

P-INH-SIAC-DIR-01 Necesidades del Cliente

Encargado del Sistema PMG

5 Aos

Digital: Archivo digital Papel: Impreso

Eliminacin Impreso y Respaldo de Digital en Servidor INH

R-INH-SIAC-DIR-01-03 Plan de Accin

Informe Ao Anterior Informe Ao Vigente Pre Informe de Aplicacin del SIAC Oficio Conductor de Informe de Aplicacin del SIAC Digital: Of Enc. Sistema / Computador Enc Sistema / Mi PC / Escritorio / Archivo PMG SIAC / Por tipo de carpetas. Enc Sistema. Impreso: Of Enc. Sistema / Archivador SEGEGOB SIAC por ao / Por Registro del Procedimiento

Diseo , Implementacin y Gestin del SIAC

Comprobante de Recepcin del Preinforme R-INH-SIAC-UGRH-01-01 R-INH-SIAC-UGRH-01-02 R-INH-SIAC-UGRH-01-03 R-INH-SIAC-UGRH-01-04 R-INH-SIAC-UGRH-01-05

Diseo , Implementacin y Gestin del SIAC P-INH-SIAC-UGRH-01

Encargado del Sistema PMG

5 Aos

Digital: Archivo digital Papel: Impreso

Eliminacin Impreso y Respaldo de Digital en Servidor INH

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

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R-INH-SIAC-UGRH-01-05 R-INH-SIAC-UGRH-02-01 R-INH-SIAC-UGRH-02-02 R-INH-SIAC-UGRH-02-03 Encargado de Sistema PMG R-INH-SIAC-UGRH-02-04 5 aos Impreso y Digital Digital Digital: Of Enc. Sistema / Computador Enc Sistema / Mi PC / Escritorio / Archivo PMG SIAC / Por tipo de carpetas. Enc Sistema. Impreso: Of Enc. Sistema / Archivador SEGEGOB SIAC por ao / Por Registro del Procedimiento

Eliminacin Impreso y Respaldo de Digital en Servidor INH

Atencin Ciudadana

R-INH-SIAC-UGRH-02-05 R-INH-SIAC-UGRH-02-06 R-INH-SGC-AC/AP-01-02 R-INH-SGC-ESC-01-13

Atencin Ciudadana P-INH-SIAC-UGRH-02

Segn procedimiento de acciones correctivas y preventivas

Segn procedimiento de evaluacin de satisfaccin de clientes R-INH-SGC-ESC-01-14

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin

MATRIZ DE REGISTROS R-INH-SGC-CR-01-01

REGISTRO OBLIGADO POR EL REQUISITO
PROCEDIMIENTO ASOCIADO AL REGISTRO

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REGISTRO

RESPONSABLE DEL REGISTRO

ALMACENAMIENTO

DISPOSICIN

SPGC SAI SCAP SED SHYSMAT SCCP SIAC

Claves de Acceso Claves de Acceso

Claves de Acceso

Claves de Acceso

Encargado de Sistema PMG

1 ao

Digital

Correo electrnico dueo de proceso

Claves de Acceso

Claves de Acceso

Claves de Acceso

Preparado por: Coordinador de Calidad

Revisado por: Representante de la Direccin