UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

Escuela Ciencias Bsicas, Tecnologa e Ingeniera

Tutorial de Documentos Compartidos con Google Docs - Curso Herramientas Informticas

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA ESCUELA DE CIENCIAS BASICAS, TECNOLOGIA E INGENIERIA

90006 HERRAMIENTAS INFORMATICAS Ismael Angel Romero (Director Nacional)

Documento Elaborado por: Ing. Jairo Enrique Martnez Banda

Bogot Julio de 2009

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DOCUMENTOS COMPARTIDOS CON GOOGLE DOCS

1. Introduccin

Los ambientes de aprendizaje acompaados de trabajos colaborativos como estrategia se revierten en actividades de diferente ndole (anlisis de videos, realizacin de experimentos, construccin de objetos, utilizacin del computador, investigacin en diferentes fuentes, realizacin de salidas de campo, entre otras) y en la utilizacin de diferentes espacios que hacen que las experiencias de los estudiantes no se centren en el aula de clase, ni en la vida misma de la institucin universitaria.

El trabajo colaborativo implica que el estudiante desarrolle competencias especiales en el manejo de diversas estrategias de aprendizaje y de trabajo de grupo que podr conocer y usar en la ejecucin de los diferentes trabajos colectivos en todos los cursos.

A continuacin, se presenta una de las herramientas de trabajo colaborativo ms utilizadas en Internet denominada Google Docs, esta herramienta permite crear nuevos documentos en lnea, importar y editar documentos ya existentes y/o compartirlos en la red. Sin embargo, antes de poder utilizar Google Docs se debe tener una cuenta de correo Google (cuenta de correo GMail). Si no posee cuenta en GMail, puede obtener una totalmente gratuita siguiendo los pasos que se explican a continuacin:

Abra un navegador de Internet (Internet Explorer, Mozilla, Google Chrome, etc.) y teclee la direccin http://www.gmail.com y aparecer una ventana como esta:

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Para crear la cuenta, se presiona sobre el botn Crear una cuenta >> que lleva a una nueva ventana donde se despliega un formulario y en el que se debe llenar la informacin solicitada:

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Despus de haber llenado el formulario con la informacin solicitada, se presiona el botn Acepto. Crear m cuenta y si no hubo problemas con la informacin diligenciada, se debe crear la cuenta de correo exitosamente.

2. Qu es Google Docs

Google Docs es un sencillo pero potente procesador de texto, de presentaciones y hojas de clculo, todo en lnea que permite crear nuevos documentos, importar y editar documentos ya existentes y/o compartirlos en la red.

Las principales ventajas de Google Docs son:

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Los documentos se almacenan en lnea: esto permite acceder a ellos desde cualquier computador que tenga acceso a Internet, y compartirlos con otras personas, permitiendo incluso su edicin, lo que se constituye en una herramienta ideal para el trabajo colaborativo. La gran cantidad de formatos de archivos que soporta: con el procesador de texto se puede editar documentos en formato de Word, Openoffice, PDF, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Su precio: Google Docs es una herramienta totalmente gratuita.

Qu pasa si no se tiene Internet en el momento y se quiere adelantar la redaccin de un documento que se va a compartir posteriormente? Google Docs tambin puede ser accesible offline, es decir, utilizar la aplicacin sin estar conectado a Internet. Lgicamente, hasta que no se conecte, no se guardarn los cambios en la cuenta de Google Docs. Para poder utilizar este servicio, se debe instalar en el Navegador de Internet la utilidad Google Gears.

3. Creacin de documentos, hojas de clculo y presentaciones online Abra un navegador de Internet (Internet Explorer, Mozilla, Google Chrome, etc.) y teclee la direccin http://docs.google.com y aparecer una ventana como esta:

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En la opcin Cuenta de Google que es resaltada en el grafico, se introduce la cuenta de correo electrnico de GMail al igual que la contrasea, por ltimo se presiona el botn Acceder.
Nota: Aunque la opcin de Recordarme en este equipo puede resultar ventajosa, se debe tener en cuenta que si se marca, cualquier persona que use el mismo equipo podr acceder en su cuenta. As que si se conecta desde un equipo compartido, se le aconseja que no la marque seleccione

Al iniciar Google Docs aparece la pantalla de inicio. Aqu se pueden observar todos los documentos de la cuenta con que se accedi. (Para el ejemplo se est accediendo con la cuenta j.martinez1974@gmail.com).

Como no se ha creado ningn documento, slo se tiene las opciones de crear un documento Nuevo o Subir uno existente que se tenga en el disco duro del computador, en un medio masivo de almacenamiento o en la web. El resto de opciones se aplican a los elementos seleccionados.

3.1 Crear un Nuevo Documento

Google docs permite la creacin de cinco elementos diferentes:

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Formulario, permite recoger informacin de otros usuarios. Documento, permite crear un documento de texto. Presentacin, permite crear una presentacin basada en diapositivas. Hoja de clculo, permite crear una hoja de clculo. Carpeta, permite organizar nuestros elementos.

Para el ejemplo se va a crear un nuevo documento de texto, pero esta explicacin aplica de manera similar a la creacin de una Presentacin u Hoja de Clculo. Se escoge la opcin Documento. Se abre una nueva ventana o pestaa del navegador, en la que aparece una pantalla como sta:

En la ventana del navegador, en la parte superior izquierda, aparece el ttulo del documento (el nombre con el que se guardar), la fecha de su ltima modificacin y el nombre del autor.

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Al crear un documento nuevo, en el ttulo aparece Sin ttulo. La primera vez que se guarde, el ttulo tomar el valor de la primera frase escrita. Para cambiarlo, se haz clic sobre el ttulo. Aparecer una pequea ventana solicitando el nuevo nombre. Introduzca la palabra "prueba", que es el nombre que se le va a dar al primer documento.

Nota: Puede suceder que el navegador utilizado haya bloqueado la ventana, si es as, se mostrar un mensaje en la parte superior advirtiendo que el sitio Web ha intentado generar una ventana. Para que permita abrirla, haga clic en el mensaje y seleccione Permitir temporalmente las ventanas generadas por scripts. Ahora, se repite el paso anterior.

Ahora, ya puede empezar a escribir en el documento utilizando las opciones habituales que presentan editores de texto como Microsoft Word u OpenOffice.

3.2 Guardar un documento Google Docs va guardando automticamente el documento en que se est trabajando. Si por algn motivo se cierra el navegador accidentalmente o se apaga el computador, el documento no se perdera, y lo tendra disponible al iniciar una nueva sesin. Si alguna parte de l no se hubiese guardado, un mensaje dara la opcin de hacerlo. En la parte superior derecha aparecen los botones .

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Guardar: Guarda el documento y permite seguir trabajando en l. Guardar y Cerrar: Guarda el documento y cierra la ventana.

3.3 Cerrar el documento

Como norma general, para cerrar el documento se presiona Guardar y Cerrar, para asegurarse de guardar todos los cambios. Al cerrarse la ventana del documento, se regresa a la pantalla inicial de Google Docs. Ahora el documento creado prueba nos aparece en la pantalla de inicio.

Para volver al documento, slo se debe hacer clic sobre el nombre. Si desea cerrar Google Docs, se hace clic en Salir, en la esquina superior derecha de la pantalla.
Nota: Hay que tener en cuenta que si en vez de hacer clic en Salir se cierra la ventana, NO se ha cerrado la sesin de Google Docs. Cualquier persona que desde ese equipo acceda a Google Docs encontrar la sesin iniciada, pudiendo ver los documentos o acceder a la cuenta de correo GMail.

4. Compartir documentos online

Para compartir documentos con otras personas basta con que escriba la direccin de correo electrnico de los usuarios con quienes quiera compartir un documento determinado y le enve una invitacin.

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Cualquier usuario al que haya invitado a editar o a ver un documento, hoja de clculo o presentacin podr acceder al mismo tan pronto como inicien sesin.

Varios usuarios pueden ver los documentos y hacer cambios al mismo tiempo. Se incluye una ventana de chat en pantalla para las hojas de clculo y, con las revisiones de los documentos, se puede saber exactamente quin ha cambiado qu y cundo. Ver una presentacin con otros usuarios es muy sencillo, ya que cualquier usuario que se haya unido a la presentacin puede automticamente seguir al presentador.

Para ilustrar esta parte, estando en Google Docs se hace clic sobre el documento ejemplo denominado prueba que previamente se ha creado y guardado, posteriormente se hace clic sobre la opcin Compartir que despliega varias opciones, de las cuales se toma la opcin Compartir con otros usuarios, como se resalta en el grafico siguiente:

Una vez se escoge esta opcin, aparece una ventana donde se pueden invitar usuarios como Colaboradores o como Lectores, la diferencia reside en que los Colaboradores tienen la opcin de abrir y editar o modificar el documento,

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mientras que los Lectores solo pueden abrirlo pero no editarlo o modificarlo. Adicionalmente los Colaboradores pueden invitar a otros usuarios. Para invitar a un usuario, basta con escribir su direccin de correo electrnico en el lugar resaltado en el grafico siguiente.

Si no recuerda el email de la persona pero lo tiene en su lista de contactos, puede escoger la opcin Elegir de contactos y de esta forma seleccionar uno o varios email de las personas con las que compartir el documento.

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Una vez se escoge el contacto o los contactos, se edita el Asunto explicando que se va a compartir el documento prueba y tambin se edita el Mensaje informando sobre el contenido del documento a compartir. Por ltimo, se presiona el botn Enviar.

5. Almacenar y organizar los documentos de forma segura

Google Docs tambin le permite organizar sus archivos en carpetas o por tipos de archivos como se hace habitualmente en el explorador de Windows.

Se pueden crear carpetas, se pueden copiar o mover archivos, cambiarle el nombre, eliminarlos, etc.

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