TRABAJO COLABORATIVO 2

ELABORADO POR ALVARO GOMEZ NOEL GIL ARANGO JOSE VICENTE CRUZ JULIO CESAR GIRALDO HERNANDO ENRRIQUE BOHORQUEZ

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION TUTOR: LUZ YANNETH ECHEVERRIA VALASCO GRUPO DE COLABORATIVO 100500_7

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD JULIO DE 2009

Contenido INTRODUCCION 1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 2. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION. 3. PLANEACION 3.1 DEFINICIN. 3.2 SELECCIONAR UNA EMPRESA, JUSTIFICAR LA ORGANIZACIN EN LA QUE SE QUIERE REALIZAR LOS PROCESOS. 3.3 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA PLANEACIN. 3.4 ASIGNACIN DE CADA MIEMBRO DEL EQUIPO DE TRABAJO, RESPONSABILIDADES ESPECFICAS PARA CADA ACTIVIDAD A DESARROLLAR. 4. ORGANIZACIN 4.1 DEFINICIN. 4.2 ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN. 4.3 ESTABLECER CLARAMENTE LOS DEBERES DE CADA EMPLEADO 4.4 PROPORCIONAR A TODOS LOS EMPLEADOS LOS RECURSOS NECESARIOS PARA QUE DESEMPEEN SU TRABAJO 5. DIRECCIN 5.1 DEFINICIN. 5.2 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA DIRECCIN. 6. CONTROL 6.1 DEFINICIN. 6.2 ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL. 7. CONCLUSIONES 8. BIBLIOGRAFIA y CIBERGRAFIA

INTRODUCCION

Las empresas de hoy se enfrentan a una serie de cambios en el mercado debido a la competencia tanto interna como externa, ya que a diario los mejores competidores tratan de adelantarse por medio de tecnologa, organizacin y servicio, pretendiendo competir en los grandes mercados y en diferentes escenarios en todas partes del mundo. Se busca con diferentes mtodos que las empresas tengan estabilidad y compitan frente a las grandes compaas, por medio de parmetros de administracin definidos, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos propuestos por el grupo empresarial. En este trabajo se efecta el anlisis del proceso administrativo de una empresa seleccionada por el equipo de trabajo del grupo colaborativo, identificando en ella sus diferentes partes aspectos esenciales, que permitan realizar un juicioso anlisis mediante la utilizacin de los conocimientos adquiridos en el presente mdulo de Fundamentos de administracin. La empresa escogida para el desarrollo de este trabajo es la Electrificadora de Santander S.A. ESSA-ESP y a travs del anlisis de su proceso administrativo, dar a conocer que tan competitivamente se comporta frente a la competencia; por otra parte, intentar conocer cules son sus falencias y fortalezas, el tipo de funciones y modo de trabajar teniendo en cuenta como parmetros el anlisis las cuatro funciones esenciales del proceso administrativo y la manera como trata de alcanzar sus objetivos. ESSA-ESP presta el servicio de suministro de Energa Elctrica a la comunidad del Departamento de Santander donde la coordinacin, la organizacin, la eficiencia y el conocimiento previo son necesarios para el buen desempeo empresarial, tratando que los errores sean mnimos y poder garantizar el cumplimiento de sus objetivos y la satisfaccin de sus clientes. En el desarrollo del trabajo se presentan los objetivos tanto general como especficos para el desarrollo del mismo, en el segundo captulo se presentan los fundamentos del proceso Administrativo. En el tercer captulo se desarrolla la funcin planeacin aplicada a la organizacin en estudio; la funcin de organizacin se trata en el cuarto captulo del trabajo; en el quinto captulo se desarrolla la funcin direccin de la empresa y en el sexto y ltimo captulo se presenta la funcin control aplicada a la compaa. Por ltimo se presentan las conclusiones y las referencias bibliogrficas que sirvieron de base para el desarrollo del presente trabajo

1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL Establecer la aplicacin de las funciones administrativas aplicadas en la empresa Electrificadora de Santander S.A. ESSA-ESP, Teniendo en cuenta los conceptos de los fundamentos de la administracin 1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar los principios esenciales de la funcin administrativa de Planeacin que se aplican en la organizacin objeto del presente trabajo. Establecer las especificidades esenciales de la funcin Organizacin aplicadas a la empresa ESSA por parte de su administracin Identificar los aspectos esenciales inherentes a la direccin que imparte la administracin en la empresa seleccionada Establecer los diferentes aspectos del control administrativo que se llevan a cabo en la empresa Electrificadora de Santander ESA-ESP Indicar las conclusiones que se observan de la aplicacin de las funciones administrativas que tiene lugar en la empresa Electrificadora de Santander S.A. ESSA-ESP

2. FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION. El primer objetivo es dar a conocer los cuatro puntos que servirn para el buen manejo y direccin de una empresa o negocio cualquiera. En el proceso administrativo de ESSA-ESP, su sistema presenta un adecuado funcionamiento, regido mediante una organizacin grupal dirigida y monitoreada por un administrador, cuyos objetivos son claros a la hora de de dirigir y organizar las tareas que dicha empresa necesita para que sus metas se hagan realidad bajo unos parmetros y procesos que se deben aprovechar. Tales procesos como: Planeacin: Determinar lo que se va a hacer. Organizacin: Trabajar en forma mancomunada a fin de alcanzar en forma correcta sus objetivos. Direccin: Velar para que las cosas se hagan bien. Control: Es la funcin que permite medir los resultados y corregir las desviaciones.

Figura 1 Fundamentos de Administracin FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION PLANEACION EMPRES A ORGANIZACION

DIRECCION

CONTROL

Fuente: Autores

Que se pueda tener una buena planeacin a la hora de de empezar o dirigir una empresa y distinguir los puntos clave y su modo de operar en cada una de ellas para que as se cumplan todos los objetivos previsto; La organizacin

como desempeo laboral coordinado, la direccin para que los objetivos se cumplan y el control para que los resultados sean los esperados. Planeacin: Entender que es planeacin La organizacin en que se quiere realizar los procesos. Precisar las actividades a las que se va a dedicar dicha empresa. Tener claros los aspectos fundamentales de planeacin.

Organizacin: Que cada individuo tenga destinada una labor y la ejecute con responsabilidad. Que cada empleado sepa cual es su labor. Que cada rea este destinada a una labor especifica. Que la empresa proporcione los recursos necesarios.

Direccin: Coordinacin en las actividades de la empresa. Definicin de reas. Seleccionar el personal adecuado para cada tarea. Tener una comunicacin constante. Fomentar la participacin y el inters. Mantener la disciplina. Remunerar a los empleados.

Control Establecimiento de los estndares para el Control Medicin del rendimiento de la Organizacin Comparacin del rendimiento con los estndares

Toma de decisiones

3. PLANEACION

3.1 DEFINICIN. Si se escoge como paseo ir a hacer una travesa por el Amazonas y nos proponemos atravesar la selva, se requiere de una buena planeacin. Esta planeacin sugiere desde el principio, subir al cerro ms elevado y visualizar desde lo alto cual es el camino a seguir, calcular el tiempo en llegar a una meta esperada, escoger la herramienta para ir abrindose paso entre la selva, escoger la cantidad y la calidad de alimentacin que se debe llegar, escoger a los compaeros de travesa y analizar el estado de salud para saber si podemos o no atravesar ese terreno; todas esas actividades son las que para forman parte integral de lo que es una planeacin y en el campo empresarial sucede lo mismo. El momento de la planeacin desde el punto de vista de los empleados empieza desde el momento mismo en que se escoge un perfil para seleccionar las cualidades de los empleados y la cantidad de empleados que una empresa necesita para ser productiva. Para fabricar un producto ser necesario mirar todos los aspectos, estadsticas, experiencias, reseas histricas, y lecciones aprendidas por si mismos o por otros empresarios y hacer presupuestos, basado en un estudio previo sobre las expectativas de salida, venta o aceptacin del producto. La palabra con la que ms se debe asociar el concepto de planeacin es la de proyeccin ya que a ella deben tender todos los objetivos de una buena planeacin. No en vano es la funcin administrativa ms importante, sin ella las posibilidades de xito son mnimas. Es la parte del diseo de una empresa en la que no debe dejarse nada sin hacer y en donde se concentra la verdadera inteligencia de un negocio y que todos sepan que es lo que se quiere y se espera para lograr un objetivo.

3.2 SELECCIONAR UNA EMPRESA, JUSTIFICAR LA ORGANIZACIN EN LA QUE SE QUIERE REALIZAR LOS PROCESOS. Se ha seleccionado la empresa ELECTRIFICADORA DE SANTANDER S.A. ESP. Actualmente perteneciente al grupo empresarial E. P. M. Para cumplir con las metas se requiere de una buena organizacin del personal mediante el manejo de varias cuadrillas de empleados que se encarguen de realizar mantenimientos preventivos y correctivos, manejo de un buen stock de materiales que contengan repuestos como postes, crucetas, aisladores,

templetes, cables, dotacin, equipos de seguridad industrial, manejo de equipos y herramientas especiales, vehculos, carro canastas, gras, equipos de deteccin de alta tensin, etc., que se requieren para alcanzar los objetivos:

Una planeacin inteligente, gil y eficiente para poder cumplir con esas metas y otras que no tienen que ver directamente con la productividad. Direccin y control para hacer las cosas bien, para que se establezca una autoridad para el cumplimiento de los objetivos. Organizacin para darle a cada quien sus funciones en forma ordenada y jerarquizada cubriendo todos los espacios y poder trabajar en grupo. Cada tarea tiene un tiempo destinado para que se realicen respetando el orden y asignacin dada por el lder del grupo. Control de cada una de las actividades realizadas tanto por los funcionarios como por los contratistas temporales, mediante el anlisis de estadsticas. Precisar la actividad a la que se dedica la empresa seleccionada. La empresa ELECTRIFICADORA DE SANTANDER S.A E.S.P. es una empresa descentralizada del estado, dedicada a la generacin, comercializacin, y distribucin del servicio de Energa Elctrica. Actualmente, despus de un largo proceso de negociaciones, fue adquirida por el grupo empresarial EPM pero su proceso central de explotacin, sigue siendo el mismo. Las metas, visiones, misiones y objetivos siguen siendo los mismos que conservaba cuando perteneca al departamento de Santander.

3.3 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA PLANEACIN. Dentro de los principales aspectos que rodean la planeacin de la empresa se encuentran dos aspectos fundamentales que contienen otro paquete de fundamentos y que consisten en trazar los objetivos y funciones de las distintas reas en la que est dividida la empresa y determinar los medios ms eficaces que se van a usar para alcanzar dichos objetivos.

- Objetivos y metas posibles de alcanzar: Lograr el 100% de cobertura elctrica, meta muy probable ya que en la actualidad y segn las estadsticas recientes, el porcentaje esta por el 92%.

Disminucin de los tiempos de respuesta: Se requiere elaborar un plan para que se disminuyan los tiempos de demora en la atencin a daos reportados por los usuarios. Se requiere un plan para disminuir o eliminar las cantidades de reportes de falla y la sumatoria del tiempo de duracin de fallas ocasionadas por mantenimiento preventivo, ya que por ley de la CREG (Comisin Reguladora de Energa Y Gas), estas estadsticas negativas obligan a devolver al usuario en pesos el valor de la Energa dejada de entregar a los usuarios por fallas en el servicio.

- Actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos

Para el logro de la cobertura elctrica del 100% del departamento, la empresa cuenta con programas de electrificacin rural en los que al futuro usuario se le dan facilidades de financiacin que son pagaderos dentro de la factura del servicio. Se financia los materiales, el transporte, la instalacin del contador y de la acometida interna. Para este propsito la empresa cre el departamento de INTERVENTORIA en donde el usuario es atendido y se le brindan todas las comodidades y garantas para que pueda hacerse al servicio de energa. Internamente se lleva un control de los usuarios nuevos y se efectan los estudios de capacidad de carga por cada circuito y de esa manera aprobar o improbar el proyecto presentado por el o los usuarios.

Para la disminucin de los tiempos de respuesta se han implementado planes consistentes en dotar de motocicletas a los contratistas y en cada municipio designar un agente para que atienda las reparaciones en un rea demarcada por el municipio. Tambin existe una cuadrilla de funcionarios que soportan los trabajos delicados y que implican alto riesgo y una empresa de contratistas que tienen a cargo las reparaciones en toda la zona.

Para el tercer objetivo de la empresa existe un plan consistente en instalar las facilidades suficientes en las redes que permitan la maniobrabilidad de los circuitos mediante suplencias y de esa forma evitar que muchos usuarios se vean afectados por los cortes que se deban hacer cuando se requiera realizar un mantenimiento en las redes, en las subestaciones o cuando se requiera el cambio de un transformador por habrsele cumplido la vida til o por cualquier otra falla. Esas suplencias son coordinadas va radio por un asistente encargado de minimizar el impacto de cada uno de los eventos,

- Medios necesarios para llevar a cabo las actividades preventivas definidas Para poder cumplir con lo planeado se cuenta con los siguientes medios: Sistema propio de radiocomunicaciones Sistema de transporte para la potera y herramienta pesada. Sistema de gras y carro canasta. Sistema de bodega de materiales. Estadstica para llevar los historiales de las fallas reportadas. Rutas de inspeccin programadas para la deteccin temprana de fallas. Transporte motorizado para los contratistas y agentes de los municipios. Departamento de seguridad industrial que se encarga de impartir normas para la realizacin de los trabajos y controlar los riesgos de accidentalidad. - Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas Para la cobertura elctrica del 100% se ha estimado un tiempo de dos aos en los que mensualmente se irn analizando la cantidad de usuarios que se van inscribiendo al sistema y se implementaran planes de publicidad, financiaciones elsticas que permitan al usuario una mejor ilustracin de los beneficios del sistema.

La disminucin del tiempo de respuesta ser monitoreada mensualmente y de acuerdo a los resultados se irn analizando las posibilidades de aumentar el nmero de agentes y se harn estudios de costo beneficio en los que saldr a flote la necesidad o no de incrementar el nmero de agentes y de linieros.

La disminucin de las aperturas por mantenimiento de la red se analizar de acuerdo a los resultados que arrojen las estadsticas mensuales y con estos datos se reforzarn los planes de mejoramiento del sistema. Se analizaran conceptos como la calidad de los materiales, proveedores, control de calidad de los trabajos y la idoneidad de los operarios para el cumplimiento de las tareas.

3.4 ASIGNACIN DE CADA MIEMBRO DEL EQUIPO DE TRABAJO, RESPONSABILIDADES ESPECFICAS PARA CADA ACTIVIDAD A DESARROLLAR.

Dentro del programa de certificacin de calidad que se ha implementado en la empresa, cada funcionario estar comprometido directamente con el anlisis, medicin, control y mejoramiento de cada uno de sus procesos. Por ejemplo en la cuadrilla, cada trabajador es consciente de la calidad con que debe desarrollar su tarea y para ello la empresa se compromete en estar peridicamente revisando las necesidades de actualizacin en conceptos de seguridad, eficiencia, eficacia y efectividad.

Tabla 1 CUADRO DOS RESPONSABILIDAD JERRQUICA

Estar encargado de la elaboracin y diseo de estrategias que promuevan en los trabajadores el trabajo seguro. Mantendr una buena comunicacin y relaciones con la comunidad y dirigir los planes de publicidad que se requieran para estimular en los habitantes la necesidad de adquirir los servicios de la empresa. Analizar la necesidad de aprobar las horas extras que requiera el personal para el cumplimiento eficiente de los objetivos. Impartir las rdenes para que el equipo de trabajo cumpla con los cronogramas de capacitacin, seguridad industrial, tanto en funcionarios como en contratistas. Ejercer el control disciplinario y tomara los correctivos necesarios cuando se presenten conflictos entre trabajadores, trabajadores usuarios y usuarios empresa. Analizar los datos que arrojen las estadsticas y estar al tanto de que se cumplan las metas previstas. Elaborar el plan para reforzar el mejoramiento continuo en aras de lograr los objetivos planeados. Responder por la elaboracin del presupuesto y vigilar estricto cumplimiento. Supervisar los trabajos de las cuadrillas y de los contratistas. Aprobara las solicitudes de materiales que se requieran por cada orden de trabajo. Elaborara las rdenes de trabajo y estimar el tiempo de duracin de cada una de ellas. Aprobar el tiempo extra que requiera cada OT en ausencia del jefe de zona. Recibir las rdenes de reparacin para distribuirlas en el personal de contratistas y/o funcionarios. Analizar las estadsticas mensuales sobre el cumplimiento de las metas y asesorar al jefe de zona en las medidas correctivas y planes a seguir.

JEFE ZONA

DE

ASISTENTE TECNICO

INTERVENTOR

Estar a cargo de los trabajos y liderar cada una de las tareas en las que se requiera trabajo en equipo para la coordinacin de aperturas y cierres de los circuitos. Estar en contacto directo con los usuarios, recibiendo las solicitudes de servicio tanto de los usuarios como de empresas contratistas que requieran realizar proyectos en el campo o la ciudad. Har los respectivos clculos de carga basado en los requerimientos de cada uno de los proyectos. Solicitara a los usuarios los requerimientos legales para cada uno de los proyectos. Llevar las estadsticas de carga instalada, cantidad y capacidad de los transformadores y de nmero de aperturas de circuitos que demande el mantenimiento o la conexin de cada proyecto. Visitar cada obra y le dar el visto bueno para su posterior aprobacin por el jefe de zona.

JEFES DE CUADRILLA

LINIEROS

OPERADORES DE SUBESTACIN

Solicitar diariamente las ordenes de trabajo y har la requisicin de materiales que amerite cada actividad en coordinacin con el personal contratista o basado en su propia observacin. Dirigir los trabajos en el sitio y programara los tiempos que cada actividad as lo requiera. Cerrar cada orden de trabajo diariamente. Solicitar los vehculos. Retirar del almacn los materiales inscritos en cada OT. Supervisar el cumplimiento de las normas de seguridad por cada uno de los linieros. Coordinar con el Asistente Tcnico, la planeacin y ejecucin de todos los trabajos de apertura y cierre de circuitos para efectos de mantenimiento. Tendrn a su cargo la ejecucin de los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo emanados del asistente tcnico. Deben demostrar capacidad y acreditacin para el desarrollo de las actividades. Mantenimiento adecuado de las herramientas y equipos a su cargo. Seguimiento de las normas de seguridad. Reporte al jefe de cuadrilla de las anomalas observadas durante la ejecucin de los trabajos. Cumplimiento estricto de los tiempos asignados a cada labor, de no ser as, solicitar con dos horas de anticipacin el tiempo extra que se requiera para terminar la actividad. Coordinar va radio los trabajos de apertura y cierre de circuitos. Llevar el control y registro de cada una de las tareas reportadas por los agentes, linieros y contratistas. Elaborar los cuadros estadsticos para presentarlos mensualmente al jefe de zona.

 Llevar el control y registro de las cargas por circuito diariamente y hora por hora.

Fuente: ESSA-ESP, 2009

Figura 2 Distribucin jerrquica

Fuente: ESSA-ESP, 2009

4. ORGANIZACIN

4.1 DEFINICIN. Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o ms personas; la cooperacin entre ellas es esencial para la existencia de la organizacin. Una organizacin solo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que estn dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo comn. Para lograr todas estas metas, propsitos, objetivos es fundamental la capacitacin de todos los integrantes de la organizacin desde los altos mandos hasta los mandos medios y dems colaboradores, porque al haber entrenamiento y capacitacin, hay buena comunicacin para poder trabajar en equipo. Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento deben sujetarse a todos sus miembros y as valerse el medio que permite a una empresa. La organizacin es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propsitos.

4.2 ASPECTOS GENERALES DE LA ORGANIZACIN. Dentro del programa de certificacin de calidad que se ha implementado en la empresa, cada funcionario estar comprometido directamente con el anlisis, medicin, control y mejoramiento de cada uno de sus procesos. Por ejemplo en la cuadrilla, cada trabajador es consciente de la calidad con que debe desarrollar su tarea y para ello la empresa se compromete en estar peridicamente revisando las necesidades de actualizacin en conceptos de seguridad, eficiencia, eficacia y efectividad. Jefe de zona. Estar encargado de la elaboracin y diseo de estrategias que promuevan en los trabajadores el trabajo seguro. Mantendr una buena comunicacin y relaciones con la comunidad y dirigir los planes de publicidad que se requieran para estimular en los habitantes la necesidad de adquirir los servicios de la empresa. Analizar la necesidad de aprobar las horas extras que requiera el personal para el cumplimiento eficiente de los objetivos.

Impartir las rdenes para que el equipo de trabajo cumpla con los cronogramas de capacitacin, seguridad industrial, tanto en funcionarios como en contratistas. Ejercer el control disciplinario y tomara los correctivos necesarios cuando se presenten conflictos entre trabajadores, trabajadores usuarios y usuarios empresa. Analizar los datos que arrojen las estadsticas y estar al tanto de que se cumplan las metas previstas. Elaborar el plan para reforzar el mejoramiento continuo en aras de lograr los objetivos planeados. Responder por la elaboracin del presupuesto y vigilar su estricto cumplimiento. Asistente tcnico: Supervisar los trabajos de las cuadrillas y de los contratistas. Aprobara las solicitudes de materiales que se requieran por cada orden de trabajo. Elaborara las rdenes de trabajo y estimar el tiempo de duracin de cada una de ellas. Aprobar el tiempo extra que requiera cada OT en ausencia del jefe de zona. Recibir las rdenes de reparacin para distribuirlas en el personal de contratistas y/o funcionarios. Analizar las estadsticas mensuales sobre el cumplimiento de las metas y asesorar al jefe de zona en las medidas correctivas y planes a seguir. Estar a cargo de los trabajos y liderar cada una de las tareas en las que se requiera trabajo en equipo para la coordinacin de aperturas y cierres de los circuitos. Interventor Estar en contacto directo con los usuarios, recibiendo las solicitudes de servicio tanto de los usuarios como de empresas contratistas que requieran realizar proyectos en el campo o la ciudad. Har los respectivos clculos de carga basado en los requerimientos de cada uno de los proyectos. Solicitara a los usuarios los requerimientos legales para cada uno d los proyectos.

Llevar las estadsticas de carga instalada, cantidad y capacidad de los transformadores y de nmero de aperturas de circuitos que demande el mantenimiento o la conexin de cada proyecto. Visitar cada obra y le dar el visto bueno para su posterior aprobacin por el jefe de zona. Jefe de cuadrilla. Solicitar diariamente las rdenes de trabajo y har la requisicin de materiales que amerite cada actividad en coordinacin con el personal contratista o basado en su propia observacin. Dirigir los trabajos en el sitio y programara los tiempos que cada actividad as lo requiera. cada orden de trabajo diariamente. Retirar del almacn los materiales inscritos en cada OT Supervisar el cumplimiento de las normas de seguridad por cada uno de los linieros. Coordinar con el Asistente Tcnico, la planeacin y ejecucin de todos los trabajos de apertura y cierre de circuitos para efectos de mantenimiento. Linieros Tendrn a su cargo la ejecucin de los trabajos de mantenimiento preventivo y correctivo emanados del asistente tcnico. Deben demostrar capacidad y acreditacin para el desarrollo de las actividades. Mantenimiento adecuado de las herramientas y equipos a su cargo. Seguimiento de las normas de seguridad. Reporte al jefe de cuadrilla de las anomalas observadas durante la ejecucin de los trabajos. Cumplimiento estricto de los tiempos asignados a cada labor, de no ser as, solicitar con dos horas de anticipacin el tiempo extra que se requiera para terminar la actividad. Operador de subestacin. Coordinar va radio los trabajos de apertura y cierre de circuitos.

Llevar el control y registro de cada una de las tareas reportadas por los agentes, linieros y contratistas. Elaborar los cuadros estadsticos para presentarlos mensualmente al jefe de zona. Llevar el control y registro de las cargas por circuito diariamente y hora por hora.

4.3 ESTABLECER CLARAMENTE LOS DEBERES DE CADA EMPLEADO Cada empleado est en la obligacin de cumplir y acatar las normas y reglamento interno de trabajo regido por la empresa. De no ser as, el empleado se somete a los castigos como: llamados de atencin verbal y por escrito, sanciones de uno o ms das sin pago, despido justificado.

Debe utilizarla dotacin y los elementos de proteccin que la organizacin le otorga, manteniendo la esttica dentro de la misma.

Seguir las normas de seguridad industrial. Establecer las reas de autoridad y responsabilidad

Cada jefe de zona, cuadrilla, linieros, interventor, operador de subestacin, asistente tcnico tienen su zona de trabajo previamente asignadas para el desempeo de las labores teniendo en cuenta que cada uno de ellos tiene la responsabilidad de hacer las cosas bien para el buen funcionamiento de la energa que suministra la empresa.

4.4 PROPORCIONAR A TODOS LOS EMPLEADOS LOS RECURSOS NECESARIOS PARA QUE DESEMPEEN SU TRABAJO Dotacin que consiste en pantaln y camisa, overoles, botas industriales antideslizantes dielctricas, guantes, casco, gafas de seguridad.

Herramientas de trabajo como: alicates, pinzas atornilladores, tester etc.

Solicitud de vehculos para el transporte de los materiales necesarios para el desempeo de los trabajos y para el personal.

5. DIRECCIN

5.1 DEFINICIN. La direccin de una empresa es el componente ms delicado en un administrador porque si bien debe mantener los ndices de productividad bien alto, el logro de esta meta debe hacerse con mucho tacto y seriedad. No es suficiente para un administrador presentar unos balances de productividad altos sino que debe procurar mantener la moral de sus trabajadores bastante alta, para esto se debe convertir en un motivador entusiasta y mantener una comunicacin permanente con sus dirigidos. En este campo entra a funcionar una caracterstica muy propia de la personalidad que es la de ser un lder consumado que haga uso de un lenguaje apropiado, prctico y sencillo que cale entre los empleados para conservar en ellos el entusiasmo hacia el cumplimiento de las metas y a la vez haga que se sientan orgullosos de pertenecer a una organizacin. Quiero hacer un nfasis muy importante ms que en la comunicacin, en el trato interpersonal, para cualquiera de las circunstancias de la vida empresarial. Es por esto que se le debe dar mucha importancia a mantener en alto no solo la moral sino tambin la altura del compromiso que cada trabajador asume al firmar un contrato. Significa esto saber premiar a quien hace las cosas bien sin olvidar la motivacin que debe mantener entre las personas que no logren mantener una eficiencia regular en sus acciones. Muchas veces para mantener esta motivacin solamente es necesario realzar las capacidades de sus dirigidos para conservarles el deseo de hacer las cosas bien desde el principio. Es una labor delicada porque a pesar de ser un motivador e incentivador, debe mantener un respeto bidireccional hacia sus dirigidos y de sus dirigidos hacia l. La direccin es un conjunto de conceptos que se deben tener en cuente a la hora de dirigir una empresa, tambin pueden ser cualidades que van conectadas con un lder. Una persona que dirige tiene que ser motivadora, entusiasta, enrgica y sobre todo muy optimista para que pueda superar cualquier obstculo y ayude a los dems para que ellos tambin puedan superarla y no entorpezca las tareas encomendadas y as poder cumplir con los objetivos previstos.

5.2 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA DIRECCIN. - Coordinar las actividades de la empresa de manera que se desarrollen armnica y eficientemente.

En un administrador deben ir unidos los conceptos de armona y eficiencia. Para esto en la ELECTRIFICADORA DE SANTANDER, se tiene diseado un cronograma de capacitacin en el conocimiento de los equipos de comunicacin, de transporte, de herramientas con tecnologa de punta, de equipos de seguridad, y a la par se tiene diseado un cronograma de actividades de recreacin tanto para el trabajador como para su familia. Estas actividades son de tipo integracin en donde el trabajador cultiva y mantiene las relaciones con sus compaeros y con las familias de sus compaeros. Se programan peridicamente: tardes deportivas, campeonatos internos y fiestas de integracin para la celebracin de los cumpleaos entre otras, es algo muy importante ya que esto ha demostrado que el rendimiento laboral y la armona dentro de la empresa ha dado mayores resultados y el trabajo lo realizan de una forma ms entusiasta. - Definir claramente las tareas de los empleados. Existe dentro de la empresa un manual de funciones en los que se especifica la responsabilidad, el campo de accin y el compromiso legal que cada empleado debe seguir a cabalidad. Este manual de funciones a pesar de que es bastante especfico, deja la posibilidad para que en casos excepcionales el empleado pueda contribuir en otras reas que no son de su competencia. La capacitacin constante de los empleados de la empresa hace que estos mejoren su labor tanto especifica como en otras reas ya que pueden servir de apoyo a la hora de presentarse algn inconveniente y as evitar la contratacin de ms personal haciendo que esto sea un ahorro a la empresa. - Desarrollar un eficiente proceso de seleccin de personal. Por ser una empresa del estado, no se escapa de las contrataciones de personal por recomendaciones polticas o por cuotas burocrticas de los caciques polticos. Pero hace seis (6) aos mediante el programa de meritocracia, dirigido por la vicepresidencia de la repblica, se contrat a una empresa llamada SICOLOGOS ASOCIADOS para que hiciera la seleccin de personal basado en los perfiles sugeridos por la GERENCIA GENERAL. Fue as como se empez a contratar personas con certificacin de Tecnlogos y que tuvieran una acumulacin de experiencia necesaria para realizar trabajos seguros y con un conocimiento amplio de los conceptos elctricos. - Mantener una comunicacin eficaz con los empleados. La comunicacin con los empleados es personalizada mediante el sistema de correo interno que posee la empresa y mediante reuniones diarias de seguridad de mximo 15 minutos en donde tambin se discuten toda clase de temas, en cartelera para los comunicados informales y algunas informaciones

de inters, mediante memorandos cuando se requiere hacer hincapi en una actividad especial o en algn llamado de atencin. La coordinacin de las actividades remotas que requieren comunicacin va radio se utiliza un lenguaje claro con mensajes claros y de una manera eficaz con cdigos preestablecidos, para evitar errores en la comunicacin que lleven a malas interpretaciones y que se deriven en accidentes de trabajo. Adems la forma de trato entre los empleados como el respeto hace que esto mejore la comunicacin haciendo que confen unos en los otros y su labor se haga ms rpida y eficaz. - Fomentar inters, iniciativa y participacin en el personal. En la electrificadora de Santander se premia la pro actividad de los empleados, mediante concursos de conocimientos para otorgamiento de becas, bonos, prstamos o viajes a sitios tursticos. Peridicamente se llama a concursos para aumentar el nivel salarial, mediante pruebas tericas y prcticas del conocimiento, siendo esta una forma de motivar al empleado y que su auto estima sea ms alta. - Mantener la disciplina en el grupo de trabajo Es una funcin propia del jefe de Zona que se delega en forma jerrquica acudiendo al conducto regular. La indisciplina en la empresa es considerada un alto factor que contribuye a la accidentalidad y es penalizada fuertemente mediante el seguimiento de un protocolo que empieza con la advertencia pero que de ser repetitivo termina con la destitucin del funcionario. La disciplina en esta empresa debe ser algo fundamental ya que un error puede poner en peligro la vida de las persona, por tal motivo se hace mucho nfasis en el tema. - Remunerar equitativamente al personal. Existe en la empresa la carrera administrativa en donde se respeta la escala salarial que arranca desde la vinculacin del individuo y asciende peridicamente de acuerdo a parmetros establecidos en la convencin colectiva de trabajo como la pro actividad, la antigedad, la disciplina y las certificaciones que haya adquirido el empleado producto de sus capacitaciones. De acuerdo a la cantidad y a la calidad de trabajo y tambin supervisado por el jefe de zona y el asistente tcnico, se programan trabajos especiales en donde no se niega el derecho a trabajar horas extras o el pago de remuneracin nocturna o dominicales.

El pago de todas las prestaciones obligatorias por parte de gobierno hace que l empleado se sienta seguro y conforme en su trabajo, haciendo de este un segundo hogar.

6. CONTROL

6.1 DEFINICIN. El control son las acciones que se toman a diario para que todo lo planeado y proyectado puedan dar el fruto que se espera por parte de todo el equipo de trabajo; Aunque esto es lo ltimo que se tiene en cuenta, esta puede ser la esencia de lo planeado, el control de una empresa hace que todo marche en perfectas condiciones y que cada rea responda por su labor y se culmine en todos los aspectos las tareas encomendadas por la parte administrativa. Por otro lado la organizacin de la empresa cuenta con su portal http://www.essa.com.co/essa/default.aspx, el cual permite una comunicacin fluida tanto al interior de la organizacin como con su entorno, con el propsito de atender de manera oportuna las necesidades tanto de sus clientes externos como de los internos en cada una de sus necesidades e intereses. Tanto el control como la planeacin deben ir de la mano ya que esto hace que el comportamiento adecuado a travs de un procedimiento pertinente que incluye la motivacin y el Liderazgo, el orden y la organizacin incluidos en la empresa ESSA Electrificadora de Santander S.A., logre a travs de efectivos canales de comunicacin la perfeccin de la compaa.

6.2 ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL CONTROL. - Tener informacin suficiente de la actividad que se requiere controlar y analizar. La alta direccin de la Electrificadora de Santander S.A. realiza un esfuerzo sistemtico orientado a comparar el rendimiento con los estndares establecidos por la organizacin con el fin de determinar el desempeo acorde con las normas, con el fin de asegurar que todos los recursos sean utilizados de manera ms efectiva posible en funcin del logro de los objetivos propuestos. La compaa ha establecido una serie de indicadores de Gestin tales como: Calidad del servicio durante el ao; Generacin real vs Esperada; Composiciones, Disparos de las lneas de 34.5 Kv; Horas trabajadas vs Horas sin trabajar, ndices de atencin a daos y nmeros de transformadores quemados ESSA entrega oportunamente sus resultados a travs de grficos ilustrativos tales como:

Figura 3 Cuadro de informacin 1

Fuente: ESSA-EPS, 2009 Figura 4 Cuadro de informacin 2

Fuente: ESSA-EPS, 2009

- Realizar el control en el momento oportuno. La Alta direccin de la empresa dispone de mecanismos para la comunicacin interna con sus empleados con el fin de controlar y asegurar el cumplimiento de lo previsto que se tiene para la prestacin de un servicio oportuno a los clientes por medio de la poltica y los planes de calidad trazados en su sistema de gestin de calidad. A travs de estos canales de comunicacin la empresa manifiesta la idea y el pensamiento de los administradores a la hora de desarrollar una actividad laboral la cual quiere compartir con sus empleados y obtener de ellos el compromiso con las polticas gerenciales trazadas a travs de sus planes de la revisin continua de sus posibles no conformidades con el propsito de lograr el mejoramiento continuo por medio de un monitoreo constante.

Figura 5 Control laboral 1

Fuente: ESSA-EPS, 2009

Figura 6 Control laboral 1

Fuente: ESSA-EPS, 2009 - Basarse en hechos y datos reales y no en suposiciones o rumores. Los hechos, sucesos y procedimientos de comunicacin se cumplen a todo nivel en cada rea de la compaa a imagen de los procedimientos de comunicacin de la Alta direccin, los cuales han demostrado su efectividad. Con los clientes externos se mantiene una comunicacin eficaz adems de su portal en Internet, mediante los procedimientos establecidos de atencin al cliente, los cuales son un elemento esencial para establecer el grado de satisfaccin de los mismos, el tener en cuenta sus aporte y quejas hace que dichos rumores sean confirmados por la parte administrativa para su respuesta oportuna. Los canales de comunicacin con los miembros de la organizacin a todo nivel, son de ambas clases formales e informales para ambos caso son directos e indirecto y de forma oral y escrito segn el caso para garantizar la viabilidad y efectividad de la misma.

Figura 7 INFORMACIN REAL

Fuente: ESSA-EPS, 2009

- Tomar las medidas correctivas necesarias cuando el caso lo amerite. ESSA S.A. utiliza los canales formales para darle trmite a la informacin que se relaciona con el trabajo y son usados para establecer las relaciones interpersonales dentro de la misma para que se puedan hacer los cambios necesarios. ESSA utiliza canales directos para darle trmite efectivo a la comunicacin a fin de garantizar que le lleguen directamente al interesado; a la vez y en particular en las labores operativas usa los canales orales para transmitir las rdenes pertinentes para que estas se cumplan con prontitud y eficacia. Con estos procedimientos ESSA S.A. demuestra su seriedad en cuanto a su poltica de comunicaciones para garantizar la eficacia de la direccin en el cumplimiento de los objetivos esenciales para la obtencin de xito en sus diferentes actividades como empresa regional de significancia.

Figura 8 Medidas correctivas 1

Fuente: ESSA-EPS, 2009 Figura 9 Medidas correctivas 2

Fuente: ESSA-EPS, 2009 7. CONCLUSIONES Durante la profundizacin de la unidad 2 del mdulo del curso, y al revisar profundamente las temticas relacionadas con el Proceso Administrativo, la Previsin y Planeacin, la Organizacin, Direccin, y la Comunicacin y Control, se cimientan las bases necesarias para que el administrador ejerza sus funciones con excelencia y conocimiento completo de lo que puede generar desde la correcta aplicacin de todo lo que condensa estos puntos.

La evolucin de la administracin ha ayudado a que surja un nuevo tipo de profesional, administrador basndose as en los principios, destrezas, competencias, habilidades, conocimientos y la exploracin.

Administrar es conseguir e implementar un mtodo donde las labores se ejecuten de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos esperados.

La tarea de la administracin consiste en interpretar los objetivos de la empresa y traducirlos en accin empresarial mediante planeacin, organizacin direccin y control de las actividades realizadas en las diversas reas y niveles y as generar el xito y el alcance de sus objetivos.

Los administradores son los sujetos encargados de convertir un conjunto de recursos humanos, materiales, tcnicas monetarias, de tiempo y espacio en una empresa til y efectiva y hace que las personas con su trabajo y recursos fsicos produzcan, con el fin de lograr el xito esperado.

Analizar la evolucin de las organizaciones y el surgimiento de un nuevo tipo de profesional como lo es el administrador.

La administracin es conseguir que las tareas se ejecuten de la mejor manera posible, utilizando los recursos disponibles para alcanzar los objetivos.

La administracin se da en todo tipo de organizaciones, y que consiste en interpretar los objetivos de una empresa y de crear estrategias que conlleven al desarrollo de estos.

Se Observa claramente en el desarrollo de esta actividad como est conformada una Organizacin, partiendo de un orden lgico, como se ve claramente en el organigrama de la Jerarqua organizacional.

Cada uno de los integrantes de una organizacin cumplen un papel importante dentro de la misma que le permite cumplir sus objetivos y metas, garantizar un servicio eficiente a la comunidad y llevar a cabo todas las funciones administrativas de manera adecuada.

En el caso especifico de la Electrificadora de Santander S.A. se observa desde el punto de vista organizacional, que es una empresa que est bien constituida, donde su organizacin esta manejada por procesos y cada uno de los procesos son pilares fundamentales, para mantener los estndares de calidad exigidos por los clientes a los cuales se les presta el servicio de Mantenimiento y operacin y distribucin de la Electrificadora de Santander S.A. y Subestaciones de energa.

La funcin control se lleva a cabo de manera rigurosa por parte de ESSA, tal como se observa en cada uno de sus instrumentos y grficos, lo cual le permite a la Administracin tomar decisiones de forma oportuna para el correcto funcionamiento de la organizacin, y lo que es mas importante la satisfaccin de sus clientes

Al realizar este documento se ponen a prueba los elementos necesarios para coordinar los esfuerzos de varias personas en la creacin del mismo, se aplica el marco terico y conceptual que soporta el proceso cognitivo del proceso administrativo.

8. BIBLIOGRAFIA y CIBERGRAFIA UNAD. ECACEN, Modulo Introduccin a la Administracin. 2009. http://www.google.com.co/url?&q=http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci %C3%B3n&ei=MpBsStOAG46EtgfRi_yaAQ&sa=X&oi=define&ct=&cd=1&usg= AFQjCNFd7-DEkTKXR_ObpcG1TNSLsWcr2A http://www.gestiopolis.com/ http://www.monografias.com/tl http://www.google.com.co/ http://apuntes.rincondelvago.com/ http://www.mitecnologico.com/ www.informipyme.com