Computacin Aplicada a la Contabilidad 2011

Isaac Lpez Montoya

Procesador de palabras (Word)


El procesador de palabras le permite al usuario digitar los documentos con
facilidad, adems ste automticamente acomoda el texto segn se va digitando y
el usuario nicamente debe presionar la tecla Enter cuando hay punto y aparte
para pasar al otro prrafo.

Un ejemplo de una hoja de trabajo es:





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Caractersticas:

^ Permite trabajar en un ambiente grfico de alto nivel.
^ Ayuda a hacer cartas exactas y rpidamente.
^ Posee muchas posibilidades de correccin y formatos que facilitan la tarea de
hacer documentos extensos de dar formatos a los grficos, producir cartas de
presentacin y folletos de informacin sumamente atractivos.
^ Permite la revisin grafica y gramatical.
^ Se pueden insertar objetos como, imgenes, grficos.
^ Guarda automticamente cada cierto tiempo.

Las funciones de una ventana de trabajo son:




Barra de mens:

^ Archivo: Contiene aquellos comandos relacionados con la gestin de
archivos, as como las opciones para preparar la pgina antes de imprimir y
las opciones de impresin.

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^ Edicin: Contiene los comandos relativos a la edicin de texto. Aquellos que
permiten copiar o mover informacin, as como comandos de bsqueda y
sustitucin de palabras.

^ Ver: Contiene los comandos de visualizacin del documento, los modos de
trabajo, las barras de herramientas y los encabezados y pies de pgina.

^ Insertar: Contiene los comandos que permiten insertar todo tipo de
elementos en un documento desde la fecha hasta una imagen o cualquier
otro objeto.

^ Formato: Con el se accede a todos aquellos comandos que facilitan la
mejora de la presentacin de la informacin, los cambios de formato de
carcter, prrafo o la creacin de columnas o estilos.

^ Herramientas: Facilita el corrector ortogrfico y los sinnimos, as como los
comandos de combinar correspondencia para envos masivos de
informacin.

^ Tabla: Contiene todos los comandos para la creacin y manejo de tablas.

^ Ventana: Muestra los comandos para gestionar el manejo de varias
ventanas de documentos simultneamente.

^ ?: Da acceso al men de ayuda que permite consultar de modos distintos
cualquier duda que pueda surgir.




















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Trabajo con Documentos

Guardar la primera vez: Se puede elegir el men Archivo de la barra de
herramienta

Guardar los cambios: Despus de guardar el documento por primera vez,
conviene ir guardando de vez en cuando, a medida que se efectan los cambios
sobre el documento.

Guardar como: Se utiliza cuando se requiere guardar el documento:

^ Con otro nombre para hacer una copia.
^ En otra unidad o en otra carpeta.
^ Como otro tipo de archivo.

Abrir un documento: Para abrir un documento se utiliza la herramienta .

Escribir y editar: Consta de 5 herramientas:

1- Desplazamiento del cursor por el documento.
2- Seleccionar texto.
3- Funciones de edicin
- Copiar.
- Cortar.
- Arrastrar.
4- Deshacer.
5- Bsqueda y sustitucin de texto.



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Formatos

Formatos de pgina:

Tamao del papel.
Mrgenes.
Diseo de pgina.

Formato fuente:
Tipo de letra.
Tamao de la letra

Formatos de prrafos:
- Sangras.
- Alineaciones.
- Interlineado y la separacin entre prrafos.
- Tabuladores.
- Bordes y sombreado.

Estilos:
4 Creacin de estilos nuevos.
4 Modificar estilos ya existentes.
4 Estilo normal y los estilos de ttulo

Tablas:

w Alto y ancho de celdas.
w Formato de tabla.





Encabezado y pie de pgina:

+ Variacin de los encabezados y pies de pgina.

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Insercin de Elementos

+ Notas al pie y finales.
+ Tablas de contenido.
+ Grficas, imgenes, ecuaciones y otros.

Cmo Imprimir?
1- Oprimir el icono de impresora que est en la barra de archivo.

2- Archivo l imprimir y elegir una opcin de

- Pginas.
- Pgina actual.
- Todo el documento.

3- Aceptar.

























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Excel


Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones
con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples
sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.
Qu es una hoja de trabajo?
Es un conjunto de espacios o celdas que permiten llevar a cabo operaciones
matemticas, insercin de textos y aplicacin de diversos formatos, entre otros.



Cmo se crear una Hoja de Clculo?

Se debe elegir dentro del men Archivo, la opcin Nuevo. Luego aparecer
un nuevo libro con una hoja en blanco. A travs del men Insertar, podr
introducir en su libro ms hojas de clculo, macros o grficos.

Caractersticas:

g Crear frmulas que se actualizan automticamente cuando se modifican datos.
g Organizar listas de datos ordenados, filtrando y resumiendo los datos.
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g Graficar datos numricos en grficos.
g Automatizar y personalizar procedimientos usando macros.

Generalidades:

La hoja de clculo Excel de Microsoft es una aplicacin integrada en el entorno
Windows, cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos
en la misma, as como la representacin de estos valores en forma grfica.

Funciones (Matemtica, financiera, estadstica)

Para ingresar funciones:

1- Seleccione la celda donde desea la funcin.

2- Ingrese la funcin de la celda mediante uno de los siguientes mtodos:

a) Teclee la funcin entera directamente en la celda.
b) Escriba el nombre de la funcin y el parntesis izquierdo, separando
argumentos mltiples con comas, y escriba el parntesis derecho.
c) Use el botn insertar funcin ubicada sobre la barra de frmulas.

3- Presione [Intro].

Esquemas

La creacin de esquemas ayuda a llevar en orden las cuentas y sus respectivos
derivados. La elaboracin de un esquema es mucho ms fcil utilizando Excel que
hacindolo manualmente.

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Cmo se crea un esquema?
La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel
automticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que hacindolo
manualmente.
Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automticamente
el esquema:
- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.
- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos,
nunca entremezclados.
Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos
veremos obligados a definir el esquema manualmente.
En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:

Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11,
B20, C20, D20 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las
filas donde se encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de
los subtotales.
En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas,
puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y
se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas).
Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.
Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opcin Auto
esquema del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.

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Grficos
La aplicacin de grficos nos permite la representacin grfica de la
informacin que se encuentra digitada en una cuadricula en particular.
En el momento de seleccionar un diseo d grafico debe tomarse en cuenta qu
s lo que se quiere enfatizar.
Por otra parte, crear un grafico en Excel es un proceso bastante automtico en
el cual las modificaciones se llevan a cabo de forma inmediata.





Cmo se crea un grfico?
Para crear un grfico usted empieza con datos grafcales organizados en formato
tabular. Cualquiera o Cualesquiera columnas o filas de numero sern suficientes,
sin embargo, recuerde que por otra parte, los grficos funcionan mejor si Ostula
primero las filas y las columnas. Si desea crear un grafico, siga los siguientes
pasos:
1- Primero se selecciona los datos que se desea representar. Haga clic en la
herramienta.


2- Coloque el puntero en donde desee una esquina del grfico y luego arrastre el
ratn hasta que tenga el tamao deseado.





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Paso 1: Aparecer el cuadro de dilogo del primer paso del asistente para
grficos.





Paso 2: Aparece en pantalla un cuadro de dilogo con los tipos de grficos de que
dispone









Paso 3: Elegir entre distintas representaciones para el grfico elegido.

Paso 4: Aparece una muestra de cmo quedar el grfico con el tipo que ha
elegido. Excel coloca en las coordenadas las divisiones que estima oportunas.

Paso 5: Se impulsa terminar para finalizar.

Cmo Imprimir una de hoja de clculo?

Para imprimir en Excel, primero hay que definir el rea de impresin.
Seleccione el rango de celdas que quiera imprimir. Con las celdas ya
seleccionadas abra el men Archivo y pulse rea de impresin, le aparecer dos
opciones, seleccione establecer rea de impresin.

Cuando ordene al programa que imprima, siempre imprimir el rea de
impresin que est definida. Para borrar el rea de impresin seleccione Archivo l
rea de impresin y seleccione Borrar rea de impresin.





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La Barra de Herramienta de Dibujo







Descripcin de Ventana



El botn desplegable Dibujo permite cambiar la posicin del
objeto grfico, agrupar y desagrupar objetos mltiples y cambiar
la forma de un objeto grfico Auto forma.



El botn desplegable Auto forma permite crear un objeto auto
forma. Las categoras de auto formas incluyen lneas, flechas,
formas bsicas, flechas de bloque, diagramas de Flujo, estrellas y
cintas, y llamadas. Tambin puede elegir de entre un nmero de
auto formas prediseadas que pueden abrirse al hacer clic en
Ms auto formas.


El botn Lnea permite dibujar una lnea en cualquier parte de la
hoja de trabajo.


El botn flecha permite dibujar una Flecha sencilla en cualquier
parte de la hoja de trabajo.


El botn Rectngulo permite dibujar un rectngulo o cuadrado en
cualquier parte de la hoja de trabajo.


El botn Elipse permite dibujar un crculo o elipse en cualquier
parte de la hoja de trabajo.


El botn Cuadro de texto permite dibujar un cuadro de texto en el
cual se puede escribir y dar formato al texto.
El botn Insertar Word Art permite crear una forma Word Art.


El botn Insertar diagrama u organigrama permite insertar un
diagrama o crear un organigrama.


El botn Insertar imagen prediseada permite mostrar la ventana
de tareas Insertar imagen prediseada y permite insertar una
imagen prediseada desde la computadora o desde la Web.
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El botn Insertar imagen desde archivo permite insertar un
archivo de imagen en la hoja de trabajo. Por ejemplo, el logotipo
de una empresa.



El botn Color de relleno permite cambiar el color de relleno de
lodos los objetos grficos.


El botn Color de lnea permite elegir el color de las lneas en el
objeto grfico seleccionado.


El botn Color de fuente permite cambiar el color de la fuente del
texto dentro de un cuadro de texto.


El botn Estilo de lnea permite cambiar el estilo y grosor de las
lneas en el objeto grfico seleccionado.



El botn Estilo de guin permite cambiar el estilo de una lnea a
una lnea punteada con mltiples opciones para el estilo de lnea
punteada.



El botn Estilo de flecha permite cambiar el estilo de la flecha
seleccionada.



El botn Estilo de sombra permite agregar sombreado a un objeto
grfico y despus cambiar el tipo de sombreado aplicado.


El botn Estilo 3 D Permite agregar y, cambiar el estilo de efectos
3D en un objeto grfico









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Bases de Datos: Access

Qu es Access?
Access es un programa que gestiona bases de datos. Se puede comenzar a
trabajar con este programa desde el icono de acceso directo del escritorio o desde
el men inicio.
Al entrar podemos abrir o crear una nueva base de datos vaca.

Qu es una base de datos?
Una base de datos es un conjunto de datos almacenados, que estn relacionados
entre si, y generalmente estructurados en forma de tabla; o sea, Una base de
datos es una coleccin de informacin o datos y objetos, como tablas, consultas o
formularios que estn relacionados con un tema o propsito concreto.

Barra de herramientas



























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Ambiente de trabajo de MS Access XP





































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Ventana Base de datos



+ Tablas: Almacenar y administrar datos
Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos,
proveedores o amigos. La utilizacin de una tabla diferente para cada tema
significa que se almacenan los datos slo una vez. Esto da lugar a una base datos
ms eficaz y con menos errores de entrada de datos.







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+ Consultas: Obtener respuestas a preguntas

Las consultas se utilizan para ver, modificar y analizar datos de diferentes formas.
Tambin pueden utilizarse como origen de registros para formularios, informes y
pginas de acceso a datos.

+ Formularios: Datos de aspecto agradable
Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza
fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. Tambin
puede utilizar un formulario como un panel de control que abre otros formularios e
informes de la base de datos, o como un cuadro de dilogo personalizado que
acepta las entradas del usuario y realiza una accin basada en las entradas.

+ Informes: Presentar datos
Un informe es un mtodo eficaz para presentar los datos en formato impreso.
Dado que tiene el control sobre el tamao y el aspecto de todo el informe, puede
mostrar la informacin en la manera que desee verla.

+ Pginas de acceso a datos: Publicar los datos en el Web
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de pgina Web diseada para
ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una Intranet. Estos estn
almacenados en una base de datos de Microsoft Access o en una base de datos
de Microsoft SQL Server. La pgina de acceso a datos tambin puede incluir
informacin de otros orgenes como por ejemplo Microsoft Excel.

+ Macro: Conjunto de acciones
Un macro es un conjunto de una o ms acciones que ejecuta una operacin
determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros
pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar
una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botn de
comando.

+ Mdulos: Automatizar las tareas rutinarias y crear soluciones empresariales
Un mdulo es bsicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y
procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el
cdigo de Microsoft Visual Basic. Microsoft Access tiene dos tipos de mdulos:
mdulos estndar y mdulos de clase.


Nombres de campos y tablas

Access tiene las siguientes restricciones con respecto a los nombres de campos y
tablas:

^ No ms de 64 caracteres.
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^ No pueden incluir un punto (.), un signo de admiracin (!), un acento (),
corchetes ([ ]) ni comillas ("").
^ No pueden tener un espacio adelante. (Access le permite tener espacios
dentro de los nombres de tablas y campos; no obstante, si hay un espacio
interno, tendr que encerrar ese nombre de tabla o campo entre corchetes
cuando se refiera a este en expresiones y otras ubicaciones. De modo que
desear habituarse a no utilizar espacios en los nombres de tablas y
campos).

NOTA: Los nombres deben ser breves pero descriptivos para que otro usuario
sepa su significado. Los nombres de las tablas usualmente estn en plural.

Crear una base de datos en blanco

Microsoft Access proporciona dos mtodos para crear una base de datos de
Access.
1. Puede utilizar el Asistente para bases de datos con el fin de crear en una
operacin las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de
datos seleccionado. Este es el mtodo ms fcil para iniciar la creacin de una
base de datos.
2. Tambin puede crear una base de datos en blanco y despus agregar las
tablas, formularios, informes y dems objetos que desee. Este es el mtodo ms
flexible, pero requiere definir por separado cada elemento de la base de datos.
Cualquiera que sea el mtodo elegido, puede modificar y ampliar la base de datos
en cualquier momento posterior a su creacin.

Procedimiento para crear una base de datos en blanco:
V Haga clic en Nuevo de la barra de herramientas.
V En el panel de tareas Nuevo Archivo, bajo Nueva, haga clic en Base de
datos en blanco.
V En el cuadro de dilogo Archivo nueva base de datos, especifique un
nombre y una ubicacin para la base de datos y a continuacin, haga clic
en Crear.












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La ventana Base de datos aparece y podr crear los objetos que desee en la base
de datos.






























Vista Diseo y Vista Hoja de datos

Todos los objetos de Access tienen dos vistas:






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Vista Diseo:
En la vista Diseo de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o
agregar, eliminar o personalizar los campos en una tabla existente.



Vista Hoja de datos
La vista Hoja de datos muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o
procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de
datos puede editar campos, buscar, agregar o eliminar datos.


















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Tipos de datos de una tabla de Microsoft Access
Al crear una tabla siempre es importante conocer qu clase de datos contendr el
campo para poder realizar la seleccin adecuada del tipo de dato.
Los valores que encontramos en la propiedad Tipo de datos son los siguientes:


















































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Internet



Es una interconexin cooperativa de redes de ordenadores. Dar una
definicin universal es casi imposible. Su origen se dio con un experimento del
ejrcito de USA, donde conectaban unos ordenadores entre algunas bases y as
se enviaban informacin importante sin arriesgar la vida de ninguno de los
soldados.

Ventajas

Es flexible en costos y aplicaciones.
No es posesin de ningn gobierno, corporacin o universidad.
Es una supercarretera electrnica de informacin.
Es fcil de accesar y permite el intercambio rpido de informacin actualizada.

Desventajas

L No todas las personas la pueden obtener.

L Hay un mundo de informacin no apta para ciertas personas como jvenes y
nios (pornografa).

Requerimientos para su acceso

Se requiere estar conectado a un servidor legal. El cual enva la seal
satelitalmente y as nos comunica con el resto del mundo en solo segundos.

Descripcin de las Ventanas de Explorer

Barra de ttulo: Contiene la informacin acerca del nombre de la pgina actual.

Barra men: Contiene las opciones especializadas del programa.

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Barra de herramientas: Contiene las principales opciones para moverse por
Internet.

Indicador de navegacin: Lo conforma el logotipo de Internet Explorer.

Lnea de direccin: Contiene la direccin electrnica URL del lugar que se est
visitando.

Contenido de la pgina: Contiene la informacin de la pgina en que se
encuentra con sus respectivos enlaces de hipertexto.

Ventana de Internet






























Indicador de navegacin
Barra de Ttulo
Barra de Men
Barra de
Herramientas
Lnea de direccin
Contenido de la pgina
Barra de estado
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Botones de Navegacin
En la barra de herramientas Estndar se encuentran ubicados botones que
pueden facilitarnos la exploracin de Internet. Algunos de ellos se explican a
continuacin:






Muestra la pgina que hayamos visitado anteriormente durante
la misma sesin de trabajo. Esta pgina, se cargar
directamente desde la memoria temporal de Internet Explorer.


Muestra la pgina que estamos visitando antes de pulsar el
botn atrs, tambin se carga desde la memoria de Internet
Explorer.
Interrumpe la descarga de la pgina que estemos visitando
actualmente.


Vuelve a cargar la pgina que estamos visitando desde el
servidor en el que se encuentra alojada. Opcin til cuando
una pgina se ha cargado incorrectamente.


Muestra la pgina que tenemos configurada como pgina de
inicio.


Permite recorrer toda la Web buscando informacin de su
inters.


Permite ver las direcciones electrnicas previamente
guardadas.


Permite encontrar los sitios y las pginas Web que haya
visitado los ltimos das, horas o minutos.


Permite imprimir una pgina Web de su eleccin.
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Correo Electrnico

Tambin llamado e-mail (Electronic mail), es un sistema que permite mandar
mensajes de texto a cualquier parte del mundo, como si enviramos una carta,
pero la diferencia de que llega en unos minutos.
Para crear una cuenta de e-mail solo se debe accesar a la pgina principal
de las direcciones y llenar un formulario con nuestra informacin luego a nuestra
cuenta le agregamos la direccin y as podremos enviar y recibir correos
diariamente.

Algunas direcciones de correo electrnico son:

www.latinmail.com.
www.mixmail.com.
www.costarricense.com.