SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES ESTATALES

"Quiero cambiar el mundo, pero el mundo es inmenso Empezar por mi pas, pero es tan grande Entonces intentar con mi Entidad, pero no puedo llegarle a todos Ya s: empezar por m mismo". Weisel

INTRODUCCIN

La Administracin Pblica tiene bajo su responsabilidad el cuidado, manejo y utilizacin de los bienes pblicos, en procura del beneficio y del bien comn de todas las personas que habitan el territorio nacional, dentro del marco de la Constitucin y las leyes. En este sentido, las entidades pblicas estn orientadas a prestar un servicio pblico y su legitimidad se sustenta, en la eficiencia y calidad con que prestan estos servicios y satisfacen las demandas de la comunidad, dentro de un marco de valores compartidos que promuevan los Derechos Humanos, el bien comn y la dignidad de las personas. La entidad pblica por lo tanto necesita una gestin eficaz y responsable que le permita sostenerse en las mejores condiciones posibles, y lograr un equilibrio ptimo entre su administracin y sus fines.

Una entidad necesita conocerse a s misma, saber cules son sus debilidades y fortalezas, con el nimo de superar unas y reforzar otras, slo que en este caso examinarse internamente se convierte en una necesidad que nunca debe descuidarse.

Basta con que uno de los "rganos" de ese gran cuerpo funcione mal para que repercuta en el resto y en el resultado final. Precisamente a evitar ese mal funcionamiento est dirigido el Control Interno, cuestin que en los ltimos tiempos se ha convertido en tema recurrente en todas las entidades del pas y se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de su funcin administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generndole capacidad de respuesta ante los diferentes pblicos o grupos de inters que debe atender.

1.

ORIGEN DEL CONTROL INTERNO

El control interno no es algo nuevo ha surgido con el desarrollo del hombre y hace parte de su mejoramiento continuo.

El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la proteccin de sus intereses.

A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la produccin, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, vindose forzados a delegar funciones dentro de la organizacin conjuntamente con la creacin de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores , debido a esto comenz a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestin de los negocios, ya que se haba prestado ms atencin a la fase de produccin y comercializacin que a la fase administrativa u organizativa, reconocindose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades.

La aplicacin del sistema de control interno puede observarse en los antiguos imperios en los que ya se perciba una forma de control y cobro de impuestos. El hecho de que los soberanos de aquel tiempo exigieran los mantenimientos de sus cuentas se evidenciaba que de alguna manera se tenan tipos de controles para evitar desfalcos.

2.

DESARROLLO DEL CONTROL INTERNO:

Al momento de expedirse la Ley 87 de 1993 las entidades se encontraban ante un control interno que lo nico que les ofreca era la sensacin de tener un vigilante al lado esperando que cometieran un error y en el mejor de los casos alguien que coadministraba apoyando y refrendando las diferentes actuaciones que se adelantaban en las organizaciones. La aparicin de Ley le ofrece al Estado colombiano la posibilidad de empezar a utilizar el control interno como una herramienta gerencial que convoca a todos los estamentos de la entidad a participar en pos de un objetivo comn, no quedando todava claramente establecido cual era la participacin que cada actor tena en la implementacin del Sistema de Control Interno.

Con el paso del tiempo los problemas de Control Interno, han centrado la preocupacin de la gerencia moderna, as como de los profesionales responsables de implementar nuevas formas de mejorar y perfeccionar dichos controles, esto es muy importante por cuanto el Control Interno es fundamental para que una entidad logre alcanzar, a travs de una evaluacin de su misin y visin, el logro de sus objetivos y metas trazadas, pues de lo contrario sera imposible que se puedan definir las medidas que se deben adoptar para alcanzarlos.

En un intento por darle un orden y mayor claridad al manejo del Sistema de Control Interno, dotndolo de institucionalidad y organizacin se expidieron varios Decretos:

El Decreto 1826 de 1994 por medio del cual se le asignan funciones al Comit de Coordinacin de Control Interno.

Decreto 280 de 1996 por medio del cual se crea el Consejo Asesor del Gobierno Nacional, el cual fue modificado por el decreto 2145 de 1999, entre otros. Es el Consejo Asesor del gobierno nacional quien en 1997 formula y estructura un Sistema de Control Interno basado en cuatro fases Ambiente De Control, Operacionalizacin De Los Elementos,

Documentacin Y Retroalimentacin

3.

NORMAS QUE REGULAN EL SISTEMA CONTROL INTERNO

3.1

MARCO CONSTITUCIONAL

Artculo 189 de la Constitucin Poltica de 1991: numeral 24 y 26. Ejercer de acuerdo a la ley, la inspeccin, vigilancia y control sobre personas que realicen actividades relacionadas con el manejo,

aprovechamiento o inversin de recursos captados del pblico.

Artculo 209 de la Constitucin Poltica de 1991: Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administracin pblica, en todos sus rdenes, tendr un Control Interno que se ejercer en los trminos que seale la Ley.

Artculo 269 de la Constitucin Poltica de 1991: Las entidades pblicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley.

3.2

MARCO LEGAL

Ley 87 del 29 Noviembre de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 489 del 29 diciembre de 1998: Se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica. (R)

Decreto 2145 del 4 de Noviembre de 1999: Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la administracin pblica del orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado parcialmente por el Dec.2593 del 2000 (R)

Directiva presidencial 01 del 29 de Enero de 1997: Desarrollo del Sistema del Control Interno.

Directiva presidencial 02 del 12 de Mayo de 1994: Desarrollo de la funcin de Control Interno en las entidades y organismo de la Rama Ejecutiva del orden Nacional.

Directiva presidencial 09 del 29 de Diciembre de 1999: Se dictan los lineamientos para la implementacin de la poltica de lucha contra la corrupcin. (R)

Decreto 1537 del 26 de Julio del 2001: Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a los elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado. (R)

Decreto 188 de 2001: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de Control Interno. (nicamente para R)

Decreto 1826 del 3 de Agosto de 1994: Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, y establece que al ms alto nivel la creacin de la Oficina de Control Interno bajo dependencia directa del representante legal y establece la obligatoriedad de organizar en cada entidad al ms alto nivel jerrquico, un comit del sistema de Control Interno.

Ley 42 del 26 de Enero de 1993: Sobre la organizacin del Control Fiscal, Financiero y los organismos que lo ejercen.

Decreto 1599 de mayo 20 de 2005: Por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. (R)

Circular No. 02 de 2005. Nuevo modelo estndar de Control Interno para entidades del estado colombiano MECI: 1000:2005.

Circular No. 03 de 2005. Lineamientos generales para la implementacin del modelo estndar de control interno para el estado colombiano MECI 1000: 2005.

Circular No. 06 de 2005. Implementacin del sistema de gestin de la calidad en las entidades del estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la norma tcnica de calidad para la gestin pblica.

A las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998, les corresponde reglamentar las polticas en materia de Control Interno con apoyo y coordinacin del Consejo Asesor del Gobierno Nacional, en las entidades del orden Nacional, Territorial, rganos consultivos que ha recomendado establecer y adoptar un Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 para las entidades obligadas del Estado, el cual proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestiona y la evaluacin, permitiendo desarrollar, implementar y mantener en operacin el SISTEMA DE CONTROL INTERNO, cuyo propsito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribucin de estos a los fines esenciales del Estado.

El control interno se expresar a travs de las polticas aprobadas por los niveles de direccin y administracin de las respectivas entidades y se cumplir en toda la escala de estructura administrativa, mediante la elaboracin y aplicacin de tcnicas de direccin, verificacin y evaluacin de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de informacin y de programas de seleccin, induccin y capacitacin de personal.

Aca

INTRODUCCIN DEL MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI) El Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, proporciona la estructura fundamental que valora la estrategia, la

gestin y los propios mecanismos de evaluacin del proceso administrativo, y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades especficas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamao, procesos y servicios que prestan; esto se realiza por medio de una serie de sistemas evaluativos que garantizan el propsito del modelo.

Su origen se encuentra en la ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno, est en el Decreto 1599 de 20/05/2005, Decreto Departamental 0056 de 2006 y 00195 de 2008 en coordinacin de la Secretaria de la Funcin Pblica.

QUE ES EL MODELO ESTNDAR DEL CONTROL INTERNO MECI?

Es el modelo estructural que permite el diseo, desarrollo y operacin del Sistema de Control Interno en las entidades del estado, est estructurado en 3 Subsistemas, 9 componentes y 29 elementos.

El MECI debe ser valorado como una herramienta de gestin que permita en su aspecto fundamental, definir polticas, mtodos y procedimientos para establecer acciones que creen mecanismos de prevencin control y evaluacin que establezcan una mejora continua dentro de la entidad en donde se est implementando, cumpliendo con sus objetivos y contribuyendo a los fines esenciales del estado.

ACTOS ADMINISTRATIVOS:

RESOLUCIN 2005: Adopta el Sistema de Control Interno y se conforme el comit de control interno.

RESOLUCIN 207 (14 DE OCTUBRE DE 2005): Establece polticas de administracin del Riesgo. RESOLUCIN 206 (14 DE OCTUBRE DE 2005): Aprueba la creacin del SGC. RESOLUCIN 271 (27 DE DICIEMBRE DE 2005): Adopta el MECI RESOLUCIN 099 (23 de junio de 2006): Se Integran los Sistemas de Gestin de Calidad.

OBJETIVOS DEL MODELO ESTNDAR DEL CONTROL INTERNO MECI

OBJETIVO GENERAL DEL MECI

Como objetivo fundamental est el de establecer acciones, polticas, mtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, control, evaluacin y mejoramiento continuo que permiten la autoproteccin necesaria para garantizar una funcin administrativa transparente y eficiente y de esta manera cumplir con la normatividad y misin de la administracin.

OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL MECI

Control

de

cumplimiento:

estn

dirigidos

hacia

el

control

del

cumplimiento de la funcin administrativa, contempla el ejercicio de las acciones que le permitan a la entidad garantizar el cumplimiento de las funciones y el diseo de los procedimientos de verificacin y evaluacin en el marco establecido por la ley, se basa en el fundamento de autorregulacin.

Control estratgico: busca crear conciencia en los servidores pblicos acerca de la importancia del control, establece los procedimientos que permitan el diseo y desarrollo organizacional de la entidad, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se puedan generar. Se basa en los fundamentos de autocontrol y autorregulacin.

Control de ejecucin: determina los procedimientos de prevencin, deteccin y correccin que permitan mantener las funciones, operaciones y actividades institucionales, propende porque todos los recursos y actividades estn dirigidos hacia el cumplimiento de la misin. Busca que la toma de decisiones se realice con base en informacin oportuna y confiable, y que la comunicacin interna y externa que genera la entidad contribuya al desarrollo de una operacin adecuada.

Control de evaluacin: propende por la existencia de mecanismos y procedimientos que permitan realizar seguimientos a la gestin y formular acciones oportunas de correccin y de mejoramiento. As mismo, realizar verificaciones y evaluaciones permanentes, garantizar la existencia de la evaluacin independiente, propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestin y facilitar la integracin de las recomendaciones de los rganos de control fiscal a los planes de mejoramiento.

Control de informacin: establece los procedimientos para la generacin de informacin veraz y confiable, cumplir oportunamente con la entrega de la informacin requerida por los rganos de control externos, controlar la publicidad de la informacin que genera la entidad y garantizar una efectiva rendicin de las cuentas pblicas.

FUNDAMENTOS QUE

ENMARCAN

EL

MODELO ESTNDAR DEL

CONTROL INTERNO MECI

Autocontrol: Es la capacidad que muestra cada servidor pblico para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su funcin, con fundamento en los principios constitucionales.

Autorregulacin: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa en la entidad, los mtodos y procedimientos establecidos en la normatividad para la implementacin del sistema de Control Interno, bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuacin pblica.

Autogestin: Disear los mecanismos de toda entidad para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la funcin administrativa que le ha sido asignada por la constitucin, la ley y sus reglamentos; con el propsito de asegurar el cumplimiento de las metas y resultados de la entidad pblica.

ESTRUCTURA DEL MODELO ESTNDAR DEL CONTROL INTERNO MECI

Con base en los Artculos 3 y 4 de la Ley 87 de 1993, el Modelo estndar de Control Interno estar integrado por Subsistemas, Componentes y Elementos de Control de la siguiente forma:

FIGURA 1 - ESTRUCTURA MODELO ESTANDAR DEL CONTROL INTERNO MECI 1000:2005

Con base en la Estructura establecida en la figura 1, los siguientes trminos y definiciones son aplicables para el propsito del Modelo Estndar de Control Interno.

1.

SUBSISTEMA

DE

CONTROL

ESTRATGICO:

Es

el

Conjunto

de

Componentes de Control que al interrelacionarse entre s, permiten el cumplimiento de la orientacin estratgica y organizacional de la Entidad Pblica.

1.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL: Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, otorgan una conciencia de control a la Entidad Pblica influyendo de manera profunda en la planificacin, la gestin de operaciones y en los procesos de mejoramiento institucional, con base en el marco legal que le es aplicable a la Entidad. 1.1.1 Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos: Elemento de Control, que define el estndar de conducta de la Entidad Pblica. Establece las declaraciones explcitas que en relacin con las conductas de los Servidores Pblicos, son acordados en forma participativa para la consecucin de los propsitos de la Entidad, manteniendo la coherencia de la gestin con los principios consagrados en la Constitucin, la Ley y la finalidad social del Estado. 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano: Elemento de Control, que define el compromiso de la Entidad Pblica con el desarrollo de las competencias, habilidades, aptitudes e idoneidad del Servidor Pblico. Determina las polticas y prcticas de gestin humana a aplicar por la Entidad, las cuales deben incorporar los principios de justicia, equidad y transparencia al realizar los procesos de seleccin, induccin, formacin, capacitacin y evaluacin del desempeo de los Servidores Pblicos del Estado. 1.1.3 Estilo de Direccin: Elemento de Control, que define la filosofa y el modo de administrar del Gobernante o Gerente Pblico, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pblica. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su Misin, en el contexto de los fines sociales del Estado.

1.2

COMPONENTE

DIRECCIONAMIENTO

ESTRATGICO.

Conjunto

de

Elementos de Control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta la Entidad Pblica hacia el cumplimiento de su Misin, el alcance de su Visin y la conduce hacia el cumplimiento de sus objetivos globales.

1.2.1 Planes y Programas: Elemento de Control, que permite modelar la proyeccin de la Entidad Pblica a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos. 1.2.2 Modelo de Operacin por Procesos: Elemento de Control, que permite conformar el estndar organizacional que soporta la operacin de la Entidad Pblica, armonizando con enfoque sistmico la Misin y Visin Institucional, orientndola hacia una Organizacin por Procesos, los cuales en su interaccin, interdependencia y relacin causa-efecto garantizan una ejecucin eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la Entidad Pblica. 1.2.3 Estructura Organizacional. Elemento de Control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la Entidad Pblica, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su Misin.

1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIN DEL RIESGO: Conjunto de Elementos de Control que al interrelacionarse, permiten a la Entidad Pblica evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades, para un mejor cumplimiento de su funcin. 1.3.1 Contexto Estratgico: Elemento de Control, que permite establecer el lineamiento estratgico que orienta las decisiones de la Entidad Pblica, frente a los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observacin, distincin y anlisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su funcin, misin y objetivos institucionales. 1.3.2 Identificacin de Riesgos: Elemento de Control, que posibilita conocer los eventos potenciales, estn o no bajo el control de la Entidad Pblica, que ponen en riesgo el logro de su Misin, estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su ocurrencia.

1.3.3 Anlisis del Riesgo: Elemento de Control, que permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivo y/o negativos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos a fin de determinar la capacidad de la Entidad Pblica para su aceptacin y manejo. 1.3.4 Valoracin del Riesgo: Elemento de Control, que determina el nivel o grado de exposicin de la Entidad Pblica a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. 1.3.5 Polticas de Administracin de Riesgos: Elemento de Control, que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la Entidad Pblica.

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIN: Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la accin de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecucin de los procesos de la Entidad Pblica, orientndola a la consecucin de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misin.

2.1 COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL: Conjunto de Elementos de Control que garantizan el control a la ejecucin de la funcin, planes y programas de la Entidad Pblica, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operacin hacia la consecucin de sus resultados, metas y objetivos. 2.1.1 Polticas de Operacin: Elemento de Control, que establece las guas de accin para la implementacin de las estrategias de ejecucin de la Entidad Pblica; define los lmites y parmetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la funcin, los planes, los programas, proyectos y polticas de administracin del riesgo previamente definidos por la Entidad. 2.1.2 Procedimientos: Elemento de Control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir

con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operacin de la Entidad Pblica. Establece los mtodos para realizar las tareas, la asignacin de responsabilidad y autoridad en la ejecucin de las actividades. 2.1.3 Controles: Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la Entidad Pblica. 2.1.4 Indicadores: Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluacin de las gestin de toda Entidad Pblica. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medicin, que permiten observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en la Entidad, en relacin con el logro de los objetivos y metas previstos. 2.1.5 Manual de Operacin (Procesos): Elemento de Control, materializado en una normativa de autorregulacin interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de la Entidad Pblica, convirtindose en una gua de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su funcin administrativa, propiciando la realizacin del trabajo bajo un lenguaje comn a todos los Servidores Pblicos.

2.2 COMPONENTE INFORMACIN. Conjunto de Elementos de Control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de inters de la Entidad Pblica a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operacin de la Entidad al convertirse en insumo para la ejecucin de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuacin pblica, la Rendicin de Cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de informacin. 2.2.1 Informacin Primaria. Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la

organizacin est en permanente contacto, as como de las variables que no estn en relacin directa con la Entidad, pero que afectan su desempeo. 2.2.2 Informacin Secundaria. Elemento de Control, conformado por el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la Entidad Pblica, provenientes del ejercicio de su funcin. Se obtienen de los diferentes sistemas de informacin que soportan la gestin de la Entidad Pblica. 2.2.3 Sistemas de Informacin. Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnolgicos utilizados para la generacin de informacin, orientada a soportar de manera ms eficiente la gestin de operaciones en la Entidad Pblica.

2.3 COMPONENTE COMUNICACIN PBLICA. Conjunto de Elementos de Control, que apoya la construccin de visin compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la Entidad Pblica con sus grupos de inters internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artculo 32 de la Ley 489 de 1998. 2.3.1 Comunicacin Organizacional: Elemento de Control, que orienta la difusin de polticas y la informacin generada al interior de la Entidad Pblica para una clara identificacin de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas, los proyectos y la gestin de operaciones hacia los cuales se enfoca el accionar de la Entidad. 2.3.2 Comunicacin Informativa: Elemento de Control, que garantiza la difusin de informacin de la Entidad Pblica sobre su funcionamiento, gestin y resultados en forma amplia y transparente hacia los diferentes grupos de inters y externos. 2.3.3 Medios de Comunicacin: Elemento de Control que se constituye por el conjunto de procedimientos, mtodos, recursos e instrumentos utilizados por la

Entidad Pblica, para garantizar la divulgacin, circulacin amplia y focalizada de la informacin y de su sentido, hacia los diferentes grupos de inters.

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIN: Conjunto de Componentes de Control que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno de la Entidad Pblica; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecucin de los planes y programas, los resultados de la gestin, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de

mejoramiento de la Organizacin Pblica.

3.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIN: Conjunto de Elementos de Control que al actuar en forma coordinada en la Entidad Pblica, permite en cada rea organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestin en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la Entidad. 3.1.1 Autoevaluacin del Control. Elemento de Control que basado en un conjunto de mecanismos de verificacin y evaluacin, determina la calidad y efectividad de los controles internos a nivel de los procesos y de cada rea organizacional responsable, permitiendo emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. 3.1.2 Autoevaluacin a la Gestin. Elemento de Control, que basado en un conjunto de indicadores de gestin diseados en los Planes y Programas y en los Procesos de la Entidad Pblica, permite una visin clara e integral de su comportamiento, la obtencin de las metas y de los resultados previstos e identificar las desviaciones sobre las cuales se deben tomar los correctivos que garanticen mantener la orientacin de la Entidad Pblica hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales.

3.2 COMPONENTE EVALUACIN INDEPENDIENTE. Conjunto de Elementos de Control que garantiza el examen autnomo y objetivo del Sistema de Control Interno, la gestin y resultados corporativos de la Entidad Pblica por parte de la Oficina de Control Interno, Unidad de Auditora Interna o quien haga sus veces. Presenta como caractersticas la independencia, la neutralidad y la objetividad de quien la realiza y debe corresponder a un plan y a un conjunto de programas que establecen objetivos especficos de evaluacin al control, la gestin, los resultados y el seguimiento a los Planes de Mejoramiento de la Entidad. 3.2.1 Evaluacin del Sistema de Control Interno. Elemento de Control, cuyo objetivo es verificar la existencia, nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno en el cumplimiento de los objetivos de la Entidad Pblica. 3.2.2 Auditora Interna. Elemento de Control, que permite realizar un examen sistemtico, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una Entidad Pblica. As mismo, permite emitir juicios basados en evidencias sobre los aspectos ms importantes de la gestin, los resultados obtenidos y la satisfaccin de los diferentes grupos de inters.

3.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO. Conjunto de Elementos de Control, que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno y en la gestin de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluacin, de Evaluacin Independiente y en las observaciones formales provenientes de los rganos de Control. 3.3.1 Plan de Mejoramiento Institucional. Elemento de Control, que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de orden corporativo de la entidad pblica. Integra las acciones de mejoramiento que a nivel de sus macro procesos o componentes corporativos debe operar la entidad pblica para fortalecer integralmente su desempeo institucional, cumplir con su funcin, misin y objetivos en los trminos establecidos en la Constitucin, la Ley,

teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control poltico y con los diferentes grupos de inters. 3.3.2 Planes de Mejoramiento por Procesos. Elemento de Control, que contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las reas responsables dentro de la Organizacin Pblica, deben adelantarse para fortalecer su desempeo y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la Entidad en su conjunto. 3.3.3 Planes de Mejoramiento Individual. Elemento de Control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los Servidores Pblicos para mejorar su desempeo y el del rea organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad.

ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL MODELO CONTROL INTERNO MECI

ESTNDAR DEL

Roles y responsabilidades del Representante de la Direccin El directivo signado para el diseo e implementacin del modelo estndar del control interno debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades.

Formular,

orientar,

dirigir

coordinar

el

proyecto

de

diseo

implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. Asegurar el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. Informar a la alta direccin Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI Coordinar con los directivos o responsables de rea o procesos

Hacer seguimiento a las actividades planeadas Someter los resultados a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno

Roles y responsabilidades del Equipo MECI El equipo MECI es un grupo operativo, conformado por servidores pblicos de la Entidad, de carcter multidisciplinario, con representatividad de todas las reas organizacionales de la entidad, el cual deber ser coordinado y supervisado por un Profesional Universitario; dicho equipo contara con los siguiente roles y responsabilidades.

Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno bajo las orientaciones del representante de la direccin. Capacitar a los servidores de la entidad Asesorar en el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea

IMPLEMENTACION DEL MODELO ESTANDAR DEL CONTROL INTERNO

El punto de partida para el diseo e implementacin del MECI es el diagnostico previsto en la Circular 03 de 2005, del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, mediante la cual se determina el estado actual de la entidad frente a los estndares definidos.

Una vez consolidado este anlisis y con el fin de facilitar el establecimiento, documentacin, implementacin y mantenimiento del sistema de control interno

para mejorar continuamente su eficacia, eficiencia y efectividad se plantearon 4 etapas de implementacin.

ETAPA 1: Planeacin al Diseo e Implementacin del Sistema de Control Interno.

La etapa de planeacin al diseo e implementacin conlleva la concientizacin por parte de toda la entidad sobre el compromiso y autorregulacin del modelo, a travs de la utilizacin de actos administrativos para la formalizacin institucional del Modelo y de los diferentes roles. La sensibilizacin a los servidores pblicos de la entidad y la capacitacin al equipo MECI encargado de liderar conjuntamente con el representante de la direccin la implementacin y de realizar el autodiagnstico para determinar las necesidades de diseo o ajuste que tiene el sistema de control interno.

El Marco Conceptual definido en el Decreto1599 de 2005, fija como acciones a desarrollaren la fase preparatoria para la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, las siguientes:

Establecer el Compromiso de la Alta Direccin. Definir la Organizacin del Equipo de Trabajo. Definir los diferentes niveles de implementacin o Ajuste del Sistema de Control Interno actual en trminos del Modelo Estndar de Control Interno. Elaborar el Plan de Trabajo para el Diseo e Implementacin. Definir Normas de Funcionamiento. Definir Actividades de desarrollo e implementacin. Asignar Responsabilidades. Definir Cronograma de Actividades. Establecer los recursos que garanticen el desarrollo e implementacin.

Llevar a cabo la Capacitacin del Grupo de Trabajo. Realizar Socializacin a directivos de la Entidad.

Con base en los resultados obtenidos con la aplicacin del autodiagnstico, el representante de la direccin y el equipo MECI elaborarn un plan de implementacin el cual ser sometido a aprobacin del Comit de coordinacin de control interno y del representante legal para su posterior adopcin y ejecucin.

Una vez se hayan abordado las principales actividades preparatorias, se cuenta con el ambiente propicio para el diseo e implementacin del MECI, y su posterior evaluacin.

ETAPA 2: Diseo e Implementacin del Sistema de Control Interno.

Para el Diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno se deber llevar a cabo una evaluacin sobre la existencia o estado de desarrollo e implementacin de cada elemento de Control en la Entidad Pblica y definir la actividad y responsables del diseo, ajuste o implementacin utilizando para ello la metodologa, procedimientos e instrumentos que para tal efecto defina el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica DAFP. El manual de implementacin elaborado por el DAFP contiene encuestas de percepcin que facilitan el anlisis de las necesidades de cada elemento, las entidades podrn modificar las preguntas segn sus necesidades y agregar todas las preguntas que consideren pertinentes, es necesario anotar que las entidades que han adelantado diagnsticos sobre los temas propios de los elementos de control puede utilizar dicha informacin, como es el caso de las que ya tienen avanzada la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad. Para cada elemento tambin se presentan las normas vigentes que los sustentan, y, en algunos casos, se referencian los instrumentos tcnicos elaborados por el DAFP que pueden ser

utilizados por las entidades para facilitar el proceso de diseo o mejoramiento de cada elemento. Con base en los resultados obtenidos de este diagnstico de profundizacin sobre la existencia o estado de desarrollo del elemento de control, el representante de la direccin, el equipo MECI conjuntamente con los responsables de los procesos formularn acciones de diseo o ajuste, las cuales sern igualmente sometidas a la aprobacin del representante legal de la entidad y el comit de coordinacin de control interno. El seguimiento a la implementacin y desarrollo de las acciones de ajuste o diseo estar a cargo de los responsables de los procesos, el equipo MECI y el representante de la direccin, dentro del ejercicio de la autoevaluacin y el autocontrol. Las acciones correctivas que surjan producto de este ejercicio sern implementadas y monitoreadas.

ETAPA 3: Evaluacin a la Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno.

El progreso del proceso de Implementacin del Sistema de Control Interno, se debe medir por el Equipo MECI y el Representante de la Direccin, y en segunda instancia por la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, quien en forma independiente y neutral debe dirigir la evaluacin al diseo e implementacin conforme se concluye cada fase o etapa, recomendando al Comit de Coordinacin de Control Interno los ajustes que se deben realizar a fin de garantizar su efectividad. Los indicadores de evaluacin deben ser conocidos en forma oportuna, tanto por los responsables de la implementacin como por los responsables del seguimiento, para lo cual se debe contar con las herramientas y registros de ejecucin de cada actividad, establecer el periodo de evaluacin, las polticas que la regirn y la forma como se realizar.

Lo anterior, deber consignarse en un informe que tendr como mnimo el siguiente contenido:

Nivel de desarrollo e Implementacin: Estado de cumplimiento de las actividades programadas en el plan de diseo e implementacin (Etapa 1). Recursos necesarios a la implementacin: Es pertinente verificar si los recursos (humanos, logsticos y de informacin) han sido suficientes; igualmente se requiere conocer si la calidad y especificaciones de stos, satisfacen los requerimientos de las actividades desarrolladas y por desarrollar.

Actividades programadas: Se evala su conveniencia segn la forma como se han desarrollado a la fecha de evaluacin, si es conveniente cambiar, agregar o retirar alguna actividad, las dificultades o

inconvenientes ocasionados durante la ejecucin de las actividades y dems situaciones que deban ser mencionadas. Desempeo de los grupos de trabajo: Se evala la gestin de los grupos responsables asignados a las diferentes actividades; se tiene en cuenta si se requiere realizar una nueva distribucin de responsables, ya sea porque es necesario apoyar labores especficas o porque ya no se requieran; se registra cualquier novedad acerca de la gestin de los responsables y aquellas dificultades que hayan surgido relacionadas con su asignacin. Cronograma de actividades: Se requiere revisarlos tiempos de ejecucin de las actividades que fueron programadas, si fueron realizadas acorde al cronograma y si el tiempo fue suficiente para llevarlas a cabo. Dificultades o debilidades: Detectadas durante la ejecucin de la implementacin. Resultados y conclusiones: Se evala la informacin obtenida en cada uno de los puntos revisados y las observaciones correspondientes. De acuerdo con estos datos ser necesario tomar medidas correctivas,

decisiones de cmo complementar las actividades y su desarrollo, redireccionar el curso de alguna actividad o cualquier otro tipo de cambio, adicin o retiro que se requiera para el mejoramiento. Conclusiones y recomendaciones a la implementacin: en este punto se concluye de forma resumida y teniendo en cuenta los aspectos ms relevantes del informe, el nivel de implementacin de los elementos o estndares de control y cules son las decisiones ms importantes que deben tomarse para optimizar el proceso.

Una vez finalizado el trabajo, el Representante de la Direccin debe verificar que todos los elementos de Control del MECI 1000:2005 se encuentren diseados e implementados conforme a la estructura del mismo, debiendo monitorear su implementacin peridicamente a fin de garantizar que las acciones se ejecuten de acuerdo con la autorregulacin y segn las normas que rigen la entidad.

A su vez la Oficina de control Interno o quien haga sus veces debe verificar que el diseo e implementacin, hayan sido realizados efectivamente conforme a la estructura del MECI 1000:2005.

ETAPA 4: Normograma Sistema de Control Interno

La entidad, a fin de garantizar el control de cumplimiento, debe elaborar un Normograma con las normas de carcter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulacin que le son aplicables, verificando a travs del desarrollo del MECI, el cumplimiento de todas y cada una de dichas normas.

El Normograma es un instrumento que le permite a las entidades delimitar su mbito de responsabilidad, tener un panorama claro sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las relaciones que tiene con

otras entidades en el desarrollo de sugestin, identificar posible duplicidad de funcin eso responsabilidades con otros entes pblicos y soportar sus planes, programas, procesos, productos y servicios.

El Equipo MECI lidera la elaboracin del Normograma pero debe contar con el apoyo de servidores de todas las reas de la organizacin. Para tal fin se deben adelantar las siguientes acciones:

Identificar las competencias, responsabilidades o cometidos asignados a la entidad por la Constitucin Poltica. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por las normas con fuerza de Ley: leyes o decretos leyes. Identificar las responsabilidades, cometidos o funciones asignadas a la entidad por decretos ordinarios o reglamentarios. Identificar, en lo posible, las relaciones que tenga la entidad con otras entidades con las cuales se debe entrar en contracto para el ejercicio de las competencias, responsabilidades, cometidos o funciones.

Identificar otras normas que, as no asignen responsabilidades o funciones, deban tenerse en cuenta para el desarrollo de la gestin de la entidad. Identificar normas en trnsito que afecten, negativa o positivamente, la gestin de la entidad. Precisar las disposiciones que regulan todos los aspectos internos de la entidad: administrativos, financieros, incentivos, bienestar y capacitacin, manuales (funciones y competencias, procesos, procedimientos,

contratacin) y, en general, todos los actos administrativos de inters para la entidad. Elaborar un documento o formato que contenga el Normograma de la Entidad.

MANUAL DE IMPLEMENTACION DE MECI 1000:2005 DEPARTAMENTO NACIONAL DE FUNCION PBLICA

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, consciente de la diversidad de entidades con que cuenta el Estado Colombiano, no solo por su razn de ser sino por los diferentes niveles de desarrollo que presentan, les ofrece un manual orientador que propende respetando la individualidad de cada una de ellas guiar y facilitar la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno, brindarles la informacin necesaria a la que pueden acceder para lograr que los elementos de control tenga la eficacia esperada. En este sentido, el manual contiene las referencias a las guas metodolgicas diseadas por el DAFP en los temas que les son propios y los referentes normativos que pueden consultar.

Contiene 3 tablas de orientacin, la primera guia a la entidad para la escogencia de las muestras poblacionales a cuales les debe aplicar las encuestas de percepcin, la segunda establece los mtodos para la tabulacin de la informacin y el tercero contiene el Normograma relacionado con el ejercicio del control interno.

Es con base en los objetivos de control y los fundamentos que el Modelo Estndar de Control Interno busca conjuntamente con otros sistemas como el Sistema de Gestin de la Calidad y el Sistema de Desarrollo Administrativo, modernizar al estado ponindolo al servicio del ciudadano.

VENTAJAS EN LA IMPLEMENTACION DEL MECI 1000: 2005

Facilita que todas las actividades y recursos de

la organizacin estn

dirigidos al cumplimiento de la poltica y objetivos de calidad. Incrementa el autocontrol Define y aplica medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones Mejora el servicio y atencin al usuario, destinatario o beneficiario Mejora la rentabilidad de la entidad en cuanto a la administracin de sus reas Garantiza la estructura para el control a la estrategia, a la gestin y a la evaluacin. Evita la duplicidad de acciones y desgaste administrativo Permite unificar criterios Definicin de un plan estratgico donde se fijen objetivos, metas y acciones a seguir para dar cumplimiento del mismo Delimitacin precisa de autoridad y de niveles de responsabilidad Definicin de polticas y procedimientos para la ejecucin de los procesos Establecimiento de programas de induccin, capacitacin y actualizacin de recurso humano. Definicin de sistemas modernos de informacin y de mtodos confiables para la evaluacin, verificacin y seguimiento a la gestin Aplicacin de las recomendaciones resultantes de la evaluacin del control interno

RIESGOS EN LA IMPLEMENTACION DEL MECI 1000: 2005

Falta de liderazgo y apoyo de la alta gerencia Deficiencia en las actividades previas a la implementacin:

Sobredimensionar o subestimar del alcance del proyecto No disponibilidad del equipo de trabajo humano adecuado

Ausencia de compromiso del personal de la entidad

CONCLUSION

Los controles internos se implantan para mantener la compaa en la direccin de sus objetivos de rentabilidad y en la consecucin de su misin, as como para minimizar las sorpresas en el camino. Ellos le hacen posible a la administracin negociar en ambientes econmicos y competitivos rpidamente cambiantes, ajustndose a las demandas y prioridades de los clientes, y reestructurndose para el crecimiento futuro. Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de prdida de activos, y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y regulaciones.

Puesto que los controles internos sirven a muchos propsitos importantes, existen crecientes llamadas para mejorar los sistemas de control interno y los informes sobre ellos. Los controles internos son percibidos cada vez ms y ms como solucin a una variedad de problemas potenciales.