You are on page 1of 61

MISE EN UVRE, A PARTIR DU PROGICIEL HR ACCESS, DE GOSPEL Du Ministre de lducation Nationale de lEnseignement Suprieur et de la Recherche

Guide utilisateur Partie Cycle de paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

-0-

Historique
Date Version Parties modifies 18/06/2007 V1.0 V1.1 10/09/2007 V1.2 12/2007 V1.4 Motif Cration du document Ajout du tableau des versions Modifications capti

La validit des informations fournies dans ce document se limite ltat davancement du projet pour la version VA 1.9 de lapplication GOSPEL (Septembre 2007).

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

-1-

Table des matires


Le cycle de paie .............................................................................................................4 Description du processus - Paramtrage du cycle de paie ........................................4 Rappels et complments ........................................................................................5 Dcoupage de la population en cycle de paie ........................................................7 Dcoupage de la population en cycle de paie ........................................................7 Exemple de dcoupe de la population en cycles....................................................9 Organigramme de dfinition du cycle de paie .....................................................11 Accessibilit aux pages Web (Confidentialit)....................................................13 Visite guide - Paramtrage du cycle de paie .........................................................16 Description du processus - Lancement des diffrentes phases ...............................26 Lancement des phases dans le temps ...................................................................27 Avant de lancer les premires phases ..................................................................29 Lancement de la phase DEM ...............................................................................31 Lancement de la phase VIR .................................................................................33 Lancement de la phase ACO................................................................................35 Lancement de la phase CAL ................................................................................37 Lancement de la phase COR................................................................................39 Lancement de la phase EDI .................................................................................41 Lancement de la phase COM ...............................................................................43 Lancement de la phase DIS..................................................................................45 La phase VAL ......................................................................................................47 Lancement de la phase CLO ................................................................................49 Lancer les traitements et consulter les rsultats ...................................................51 Fonctionnement gnral des pages de soumission...............................................53 Visite guide - Lancement des diffrentes phases ..................................................58 Exercices - Cycle de paie........................................................................................60

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

-2-

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

-3-

Le cycle de paie
Description du processus Paramtrage du cycle de paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

-4-

Le cycle de paie Description du processus Paramtrage du cycle de paie

Rappels et complments
Il existe 4 types dtablissements dans lapplication : 1. Les tablissements daffectation, 2. Les tablissements employeurs, 3. Les tablissements ordonnateurs, 4. Les tablissements payeur.

Chacun de ces types dtablissement possde des droits daccs lapplicatif web diffrents au niveau des pages de paramtrage et de lancement des paies : 1. 2. 3. 4. Un tablissement daffectation peut saisir des lments dabsences dans les dossiers. tablissement employeur : peut saisir des lments administratifs et faire des saisies dlments de paie. tablissement ordonnateur : en charge de toutes les oprations de production de la paie. tablissement payeur : valide les virements.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

-5-

Le cycle de paie Description du processus Paramtrage du cycle de paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

-6-

Le cycle de paie Description du processus Paramtrage du cycle de paie

Dcoupage de la population en cycle de paie


Dcoupage de la population dun tablissement ordonnateur Chaque tablissement ordonnateur a la possibilit de dcouper sa population dagent passer en paie en autant de sous population quil le souhaite. Ceci est particulirement intressant quand une partie de sa population est prte passer en paie alors quune autre est encore en attente de validation. 3 cas possibles Un ordonnateur 3 choix possibles lorsquil veut lancer la paie : 1. Lancer la paie en dcoupant la population par tablissement, 2. Lancer la paie en dcoupant la population par nature de contrat, 3. Lancer la paie sur la population complte.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

-7-

Le cycle de paie Description du processus Paramtrage du cycle de paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

-8-

Le cycle de paie Description du processus Paramtrage du cycle de paie

Exemple de dcoupe de la population en cycles


Les tablissements ordonnateurs doivent grer une liste de dossiers lesquelles sont constitues de couples employeur / type de contrat. Chaque tablissement ordonnateur peut choisir de dcouper sa population en une ou plusieurs cycles de paie. Chaque cycle cr est constitu dune liste de couples employeur / type de contrat parmi ceux quil a traiter. Chaque tablissement pourra faire le choix dordonner ses cycles par employeur ou par nature de contrat.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

-9-

Le cycle de paie Description du processus Paramtrage du cycle de paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 10 -

Le cycle de paie Description du processus Paramtrage du cycle de paie

Organigramme de dfinition du cycle de paie


Un dcoupage en 3 phases Le paramtrage des cycles se fait par le biais de 3 phases : Phase 1 : dfinition des cycles. Cest ici que lordonnateur dfinit les cycles, leur priode de paie et leur dcoupage de population. Phase 2 : validation des saisies. Lemployeur valide le fait que ses dossiers sont valides et complets, donc prts partir en paie. Phase 3 : visualisation des cycles. Lordonnateur vrifie avant le lancement de ses paies que les tablissements employeurs ont bien valid le lancement des paies de leurs dossiers. Deux acteurs sont donc ncessaires ici : Lordonnateur qui intervient lors des phases 1 et 3 Lemployeur qui intervient lors de la phase 2

Remarque : En cas de besoin, les phases 2 et 3 peuvent tre faites uniquement par lordonnateur partir de la page de visualisation des cycles, sans aucune intervention de lemployeur. Une dernire tape de prparation Avant de pouvoir lancer ses premires paies, un tablissement ordonnateur doit lancer la phase dinitialisation des cycles.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 11 -

Le cycle de paie Description du processus Paramtrage du cycle de paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 12 -

Le cycle de paie Description du processus Paramtrage du cycle de paie

Accessibilit aux pages Web (Confidentialit)


Gestion de la confidentialit Lapplication GOSPEL doit tre ouverte aux tablissements daffectation et employeur pour la saisie des lments de paie. Les oprations de lancement de paie sont effectues par les gestionnaires des tablissements ordonnateurs. Les gestionnaires comptables des tablissements payeurs neffectuent que des oprations de contrle, de validation de la bande de virement et de mise en paiement. Ltablissement daffectation ou employeur en charge des saisies doit indiquer la fin des saisies ltablissement ordonnateur pour autoriser le dclenchement des oprations de paie. Ce signalement a valeur dengagement de la part de ltablissement vis--vis de son ordonnateur (utile dans le cas de mutualisation). La validation des saisies doit tre faite au niveau de la page Validation des saisies. La confidentialit permet de prendre en compte le fait quun utilisateur se connecte en tant que payeur, ordonnateur ou payeur. Suivant le type du profil connect, les pages et les informations accessibles seront diffrents. Pour information : 1. Un profil Employeur naura accs qu la page Dispatch aux tablissements du nud Cycle de paie. 2. Un profil Ordonnateur aura accs la quasi-totalit des nuds et pages disponibles, savoir a. Paramtrage des cycles de paie b. Paie la demande c. Lancement de la paie 3. Un profil payeur naura accs qua une petite partie de larborescence des cycles de paie qui lui est propre : a. La page des Fusion & dition [EDI] (en mode consultation seulement) b. La page de validation des virements [VAL] c. La page de virement paie la demande [VIR] (en mode consultation seulement) d. La page Paie dacompte [ACO] (en mode consultation seulement) La population accessible par le gestionnaire au niveau des cycles de paie est toujours rduite leur propre tablissement. Dans le cas o un tablissement cumule plusieurs fonctions, les gestionnaires auront un login par fonction. Ainsi, un gestionnaire dun tablissement Employeur, Ordonnateur, Payeur aura 3 login.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 13 -

Le cycle de paie Description du processus Paramtrage du cycle de paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 14 -

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 15 -

Le cycle de paie
Visite guide Paramtrage du cycle de paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 16 -

Le cycle de paie Visite guide Dfinition des cycles de paie 1. 2. Ouvrez une session en tant quordonnateur. Aller sur la page de dfinition des cycles. Paramtrage du cycle de paie

3.

Slectionnez ltablissement dans la bannire.

Du fait de la confidentialit, seul ltablissement associ votre login est accessible, vous pouvez donc : 4. soit slectionner lensemble de la population disponible (en renseignant %), 5. soit slectionner votre tablissement directement en tapant son code UAI. 6. 7. Crez un nouveau cycle en cliquant sur le bouton Compltez les informations. du navigateur de la page.

Les donnes paramtrables au niveau du cycle sont : Code (numro) du cycle et priode de paie. Date de rappel gnral (souhaite au niveau local ou national) : La date de rappel prendre en compte pour le calcul de paie est la date la plus ancienne entre la date de rappel dfinie au niveau national et la date de rappel dfinie au niveau du cycle de paie (par ltablissement ordonnateur). Date de compensation (elle dpend des jours douverture des Trsoriers Gnraux). La saisie est assiste par un calendrier. Critre de tri pour les ditions de contrles de paie pour lordonnateur (valable donc pour tous les dossiers traits dans le cycle de paie)

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 17 -

Le cycle de paie Visite guide Paramtrage du cycle de paie

Critre de tri pour les ditions finales destination des tablissements employeurs (valable donc pour tous les dossiers traits dans le cycle de paie) La date dmission du bulletin prendre en compte est celle du jour. La date dmission du bulletin des paramtres de paie dfinis au niveau national nest pas prise en compte. Deux tris diffrents seront paramtrables au niveau du cycle : 8. pour les ditons de contrle pour lordonnateur, 9. pour le dispatching aux tablissements employeurs. Les tris suivants seront proposs et choisir pour chaque cycle de paie dfini : 10. Nom usuel, 11. Contrat / Nom usuel, 12. Employeur / Nom usuel, 13. Employeur / Lieu daffectation / Nom usuel. La date de mise en paiement peut tre prvue par chaque TG. La fentre de dfinition des cycles de paie permet aux ordonnateurs de modifier les dates de mise en paiement correspondantes chaque cycle. Par dfaut, les valeurs dfinies au niveau national sont prises en compte.

14. Validez. Choisissez un critre dordonnancement pour les couples tablissement employeur / nature de contrat. Les critres de dcoupage de cration des sous populations ne peuvent pas tre libres du fait de la gestion des archives. Les critres de cration de sous population sont : 15. Par groupes dtablissement, 16. Par groupes de type de contrat. Le critre de cration des sous populations est modifiable avant chaque mois par chaque tablissement ordonnateur mais ne peut pas tre chang au milieu dun cycle de paie. Par dfaut, la clture de paie dun mois, la rpartition des dossiers dans les cycles de paie est reconduite sur le mois suivant. 17. 18. Allez sur le second onglet Information . Entrez une priode (le cas chant, consultez les priodes autorises en cliquant sur la loupe cot de la zone de saisie).

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 18 -

Le cycle de paie Visite guide Paramtrage du cycle de paie

19.

Validez. Le fait davoir entr une priode provoque laffichage de la liste des contrats et la mise jour du champ Dfinition des cycles de [Choisissez une valeur] .

20.

Cet ordonnancement nous renvoie trop dlments, nous allons donc demander un ordonnancement par tablissements, retournez sur le premier onglet. Choisissez le nouveau critre et validez la pop up.

21.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 19 -

Le cycle de paie Visite guide Paramtrage du cycle de paie

22.

Ritrez les actions 6, 7, 8 et 9. Cette fois, le nombre dlments affichs nous convient.

23. 24.

Assignez ltablissement 0130111E au cycle 001 prcdemment cr. Validez. Le fait davoir assign un cycle fait passer llment dans la section des informations compltes .

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 20 -

Le cycle de paie Visite guide Paramtrage du cycle de paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 21 -

Le cycle de paie Visite guide Validation des cycles de paie 1. Cliquez sur le lien Visualisation des cycles . Cette action nous envoie directement sur la page de visualisation des cycles, avec la bonne slection. Paramtrage du cycle de paie

Nous retrouvons sur cette page le dtail des couples tablissement employeur / nature de contrat qui sont assigns au cycle de paie 001. Dans le cas o vous navez pas utilis le lien de la page prcdente, il vous faut nouveau slectionner ltablissement et le cycle. Nous attendons maintenant la validation de lemployeur. Ouvrez une nouvelle session avec le profil employeur de ltablissement 0130111E et dirigez vous sur la page de validation des saisies.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 22 -

Le cycle de paie Visite guide Paramtrage du cycle de paie

2.

partir de la bannire, slectionnez ltablissement 0130111E.

Vous devez retrouver en date du 01/01/05 (date de notre cycle 001) les mmes choix que sur la fentre de visualisation des cycles. 3. Validez avec lemployeur la premire occurrence puis validez lenvoie des donnes au serveur. La ligna maintenant valide sest complte automatiquement avec la date du jour et le login de la personne qui a valide la saisie (votre login).

Retournez sur lapplicatif web de lordonnateur 4. Allez maintenant rafrachir les informations de la page de visualisation des cycles partir du profil ordonnateur ( laide du bouton menu systme de la bannire).

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 23 -

Le cycle de paie Visite guide Paramtrage du cycle de paie

La saisie valide par lemployeur a change de statut et le rsultat est visible en directe par lordonnateur, qui voit la ligne valide passer dans la section Fin des saisies valides . Ici encore, lordonnateur peut contrler qui a valid la saisie et quelle date cette saisie a t valide. Dans tous les cas, un ordonnateur peut lui-mme valider ou d valider une saisie.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 24 -

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 25 -

Le cycle de paie
Description du processus Lancement des diffrentes phases

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 26 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Lancement des phases dans le temps


Le calcul de la paie ncessite de lancer plusieurs traitements successifs : la paie normale, qui permet de traiter tous les dossiers dune population donne, et fournit le fichier des rsultats de paie normale, la paie de correction, qui traite les dossiers devant faire lobjet dun passage de paie supplmentaire suite des corrections, et fournit le fichier des rsultats de paie de correction. la fusion des fichiers des rsultats de paie normale et des rsultats de paie de correction pour obtenir le fichier des rsultats de paie normale corrige. la paie la demande, traitement supplmentaire qui intervient en cours de priode, en cas de dpart de lagent ou pour simuler une paie sur un dossier. la fusion dfinitive qui fusionne le fichier des rsultats de paie la demande avec le fichier des rsultats de paie normale corrige.

La paie normale, permet de lancer les tapes du calcul de paie pour toute la population de dossiers slectionne dans le cycle de paie. La paie de correction, permet de lancer les taches du calcul de paie de correction pour les dossiers slectionns en paie de correction par la fentre web ddie cet effet (dossier corrigs suite au contrle de la paie normale). La fusion et ldition, permet de lancer les diffrentes fusions (remplacement des dossiers passs en paie normale qui ont t corrigs en paie de correction, puis ajout des dossiers passs en paie la demande et qui ont t valids pour une prise en compte relle dans la paie). Linterface comptable, Dispatching des ditions, La clture de paie, La paie la demande, La paie dacompte, Le virement paie la demande, Remarque : Aprs chaque type de passage de paie, il est possible de remonter les rsultats de paie dans le dossier individuel, en vue de les consulter.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 27 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 28 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Avant de lancer les premires phases


En tant que gestionnaire dun tablissement ordonnateur, il vous faut aller vrifier un certain nombre dinformations dans lapplication avant de lancer les premires phases : Au niveau des tablissements, assurez-vous davoir renseigner les options de paie. Au niveau des dossiers des agents : - assurez-vous que la coche concernant lenvoie des pices justificatives est bien mise jour. - Assurez-vous que les contrats sont bien tous paramtrs au niveau des pages de paramtrage de paie (reportez-vous au document fiche rcapitulative des contrats pour plus dinformations). Au niveau du paramtrage des cycles : - Assurez-vous que la priode de paie et la date de virement (date de compensation) sont correctes. - Assurez-vous que vos tablissements ou contrats sont bien assigns dans les cycles voulus. - Assurez-vous que vos tablissements employeurs ont bien valids leurs saisies.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 29 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 30 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Lancement de la phase DEM


La phase DEM se lance gnralement en dbut de mois, elle a pour but de payer une petite partie de la population (gnralement des agents terminant leur contrat en dbut de priode). Avant de lancer la phase, le gestionnaire doit dans dfinir quels sont les agents qui devront passer en paie la demande, pour faire ceci, il doit aller cocher manuellement dans les dossiers des agents les contrats dsirs sur la page Paie la demande : GOSPEL > Prparation de la paie > Slection paie demande / correction > Paie la demande Une fois le contrat coch et la saisie valide, le statut se renseigne automatiquement En attente de traitement, dossier bloqu . Le gestionnaire peut alors lancer la phase DEM en portant attention au cycle quil lance. Enfin, une fois la phase DEM termine sur le cycle, si les rsultats conviennent au gestionnaire, il doit aller modifier le statut de lagent sur la page Paie la demande en le mettant Valide : GOSPEL > Prparation de la paie > Slection paie demande / correction > Paie la demande Dans le cas dune paie non valide, le dossier ne sera pas pris en compte lors de la fusion (le dossier reste une paie de simulation), de plus : - Un message dans la page de lancement de paie la demande indiquera que les saisies effectues au dossier sont supprimer si le calcul de paie la demande est seulement utilis en mode test. - Une pop up lors de la dvalidation dun dossier rappellera que les saisies effectues pour la paie la demande sont supprimer manuellement si elles sont considres comme des saisies de test. Dans le cas dune paie valide, le dossier sera pris en compte lors de la fusion dfinitive mais lagent napparatra pas sur la bande de virements (pas de risque de paiement en double), de plus : - Si le gestionnaire choisit de valider la paie la demande, alors les dossiers seront marqus comme valide. - Le gestionnaire doit lancer un autre traitement qui va gnrer les bulletins, la bande de virement et le journal de paie pour les dossiers marqus comme valides. Le paiement dune paie la demande doit pouvoir galement tre effectu par chque. (Cette rgle est galement valable pour la paie normale). - Lors du cycle de paie, dans la phase de fusion dfinitive, les dossiers marqus comme virement effectu (cf p.84) en paie la demande seront intgrs dans le fichier de paie final avec les autres dossiers, dans les tats post-paie mais pas dans la bande de virement. Le virement ne sera pas gnr pour ces dossiers (le paiement aura dj t effectu suite la paie la demande valide).

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 31 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 32 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Lancement de la phase VIR


La phase VIR se lance directement la suite de la phase DEM, elle sert crer la disquette de virement destine ltablissement payeur. Avant de lancer la phase, le gestionnaire doit sassurer que les agents passs pralablement en paie la demande ont bien tous le statut Valide au niveau de la page Paie la demande dans le paramtrage de la paie. GOSPEL > Prparation de la paie > Slection paie demande / correction > Paie la demande Une fois cette vrification effectue, le gestionnaire peut lancer la phase VIR, seuls les agents de la population du cycle ayant un statut Valide seront pris en compte. Enfin, une fois la phase VIR termine sur le cycle, et les agents pays, le statut de lagent sur la page Paie la demande doit tre modifi Virement effectu : GOSPEL > Prparation de la paie > Slection paie demande / correction > Paie la demande Un dossier dont le virement a t effectu suite une paie la demande ne peut plus passer en paie la demande pour la priode en cours.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 33 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 34 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Lancement de la phase ACO


La phase ACO permet de faire une avance sur salaire sur une priode pour une population choisie dagent. Avant de lancer la phase, le gestionnaire doit aller sur la page de saisie des lments de paie courant afin de saisir un lment variable sur la priode en cours. GOSPEL > Prparation de la paie > Elments de paie > Elments de paie courant (EV-EF) Le gestionnaire doit saisir un lment variable de rubrique VB4 (Acompte) en saisissant le montant de cet acompte. Une fois cette saisie effectue, le gestionnaire peut lancer la phase ACO, seuls les agents de la population du cycle ayant un lment variable VB4 passeront en paie dacompte. Enfin, une fois la phase ACO termine sur le cycle, le gestionnaire peut aller vrifier dans la page de saisie des lments variables que lapplication a bien modifi automatiquement llment variable VB4 pralablement saisi en un lment variable de type VB5 (reprise dacompte). GOSPEL > Prparation de la paie > Slection paie demande / correction > Paie la demande Lors du prochain calcul de paie, le montant de lacompte sera pris en compte et dduit sur le bulletin.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 35 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 36 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Lancement de la phase CAL


La phase CAL permet de calculer le net payer de lensemble des agents constituant la population du cycle : - en excluant les agents passs en paie la demande, - et en tenant compte des ventuelles paies dacomptes effectues. Outres les vrifications spcifies prcdemment, cette phase ne demande pas daction particulire supplmentaire effectuer avant le lancement.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 37 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 38 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Lancement de la phase COR


La phase COR permet de corriger le net payer dun agent ou dune petite population dagents sans avoir relancer la phase CAL du cycle (normalement plus longue et demandant la re-vrification de lensemble des bulletins). Avant de lancer la phase, le gestionnaire doit un dfinir quels sont les agents qui devront passer en paie de correction, pour faire ceci, il doit aller entrer puis cocher manuellement dans les dossiers des agents les contrats dsirs sur la page Paie de correction : GOSPEL > Prparation de la paie > Slection paie demande / correction > Paie de correction Une fois le contrat coch et la saisie valide, le gestionnaire peut lancer la phase COR, seuls les agents de la population du cycle ayant un contrat coch sur la page Paie de correction passeront en paie de correction.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 39 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 40 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Lancement de la phase EDI


Cette phase est lancer obligatoirement chaque mois, elle permet : De fusionner les bulletins issus des diffrentes phases prcdentes CAL, COR et DEM afin que les agents ne soient pas pays en double sur une priode de paie. De crer les fichiers tels que : - Les bulletins consolids. Les disquettes de virement pour ltablissement payeur. Les dossiers dont le virement a t effectu (dont le statut a t mis Virement effectu ), provenant de la paie la demande, ne seront pas intgrs la bande de virement, ils seront par contre inclus dans les ditions, Cette tape permet notamment de dispatcher les virements en plusieurs bandes de virements (une par tablissement prsent dans la population traite) afin que ltablissement payeur puisse effectuer une mise en paiement par tablissement employeur. Ltat des cotisations mensuelles et trimestrielles dun tablissement.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 41 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 42 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Lancement de la phase COM


Cette phase est lancer obligatoirement chaque mois, elle permet deffectuer la ventilation budgtaire et de crer le fichier destination de GFC-Ordonnateur. Le fichier dextraction pour la comptabilit GFC est rcuprable par le gestionnaire depuis lapplicatif web. Le transfert vers GFC en local est manuel.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 43 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 44 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Lancement de la phase DIS


Cette phase est lancer obligatoirement dans le cas dun tablissement mutualisateur, elle permet de diviser le .PDF contenant les bulletins des agents en autant de fichier que le cycle compte dtablissements employeur. Au terme de cette phase, les tablissements employeurs pourront rcuprer sur cette page leur fichier .PDF ne contenant que les bulletins des agents quils emploient. Attention : la page des tablissements employeur est modifie afin quils ne puissent avoir accs quau seul fichier les concernant et afin quils ne puissent pas relancer le traitement.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 45 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 46 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

La phase VAL
Cette phase est rserve ltablissement Payeur, il dispose dune page spcifique lui permettant de consulter ltat des bandes de virement de chacun de ses tablissements Ordonnateur. Dans le cas dune bande de virement gnre, il a la possibilit de la valider. Attention : la non validation de la bande de virement par un Payeur est bloquante pour lordonnateur qui veut clturer la paie de son cycle.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 47 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 48 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Lancement de la phase CLO


Cette phase est le point final dun cycle sur une priode. Elle permet : Au niveau de la dfinition des cycles : - Changer automatiquement la priode du cycle en la mettant au mois suivant. - Changer automatiquement la date de virement en la mettant au dernier jour du mois de la priode suivante. - D valider automatiquement toutes les saisies du cycle. Au niveau des dossiers des agents : - Mettre jour le cumul des versements des conventions (pour les contrats ncessitant une convention). - Supprimer automatiquement tous les lments variables en rapport avec la priode de paie et les contrats des agents du cycle cltur. - Supprimer automatiquement les saisies faites sur la page de slection des contrats pour le passage en paie de correction. - Mettre jour tous les cumuls des agents au niveau des pages du nud prparation de la paie .

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 49 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 50 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Lancer les traitements et consulter les rsultats


Chaque tablissement ordonnateur possde ses propres cycles. La phase dinitialisation des cycles a cre automatiquement autant de traitement de chaque phase quil y avait de cycles dfinis sur ltablissement. Chaque cycle de chaque phase fait donc lobjet dune gestion totalement indpendante des autres cycles. Gnralement, un gestionnaire peut lancer autant de traitement quil le dsire, et ce tant que la phase suivante na pas dbut, le nouveau rsultat crasera lancien. En raison de la population traiter, le lancement dun traitement nest pas immdiat. Chaque lancement est historis, avec ses tats et ses logs techniques, un gestionnaire peut consulter directement les anciens rsultats de ses lancements en le slectionnant.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 51 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 52 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Fonctionnement gnral des pages de soumission


1. Slectionner ltablissement et le cycle Du fait de la confidentialit, seul ltablissement associ votre login est accessible, la population accessible est donc celle compose par les diffrents cycles de votre tablissement. 2. Section Identification de la demande Cette section vous permet de visualiser les informations relatives la ltat de la demande, et, si possible, de soumettre cette demande (le lien pour soumettre / dsactiver une demande est invisible tant quaucun tablissement / cycle nest choisi). En fonction de ltat du traitement, le lien daction change : 1. " soumettre ... ", le gestionnaire peut lancer le traitement (via le lien hypertexte Lancer le traitement ). 2. " Dsactiver le traitement... ", le gestionnaire peut dsactiver le traitement afin de stopper l'opration en cours (via le lien hypertexte Dsactiver le traitement ). 3. " Lancement programm, traitement de nuit... ", la demande dj t soumise et le traitement s'effectuera de nuit. 4. " Lancement la demande, estimation en cours... ", le lancement du traitement t demand, l'application estime le temps d'attente avant le lancement effectif du traitement. 5. " Lancement la demande : jj/mm/aaaa.hh.mm.ss ", Le lancement t demand, la date affiche est l'estimation donne par l'application pour le dmarrage du traitement. 6. " Prochaine excution : jj/mm/aa ", le demande est programme automatiquement la date affiche. Parfois, un lien hypertexte supplmentaire Visualiser les paramtres de lancement est disponible, il permet douvrir une pop up dinformations supplmentaires relatives la demande. Chane INI : Initialisation des cycles DEM : Paie la demande VIR : Virement paie la demande ACO : Paie dacompte Visualiser les paramtres Non Oui Non Oui Autres liens disponibles sur les pages Demande de paie : ouvre la pop up des demandes de paie -

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 53 -

Le cycle de paie Description du processus CAL : Paie normale COR : Paie de correction EDI : Fusion & Edition (version ORD) EDI : Fusion & Edition (version PAY) COM : Interface comptable DIS : Dispatch aux tablissements CLO : Clture de paie Oui Oui Oui Non Non Non Oui Salaris exclure : ouvre la pop up des salaris exclure Lancement de la paie

Le lien hypertexte Lancer le traitement permet de lancer le traitement via une pop up de confirmation de demande de lancement qui souvre lorsque lon clique sur le lien. 3. Section Liste des travaux Cette section regroupe lhistorique de toutes les soumissions, affichant notamment le code retour de la soumission : 1. 00 : aucun problme n'a t dtect, 2. 04 : des avertissements non bloquant ont t rencontrs (ils seront accessibles dans les logs techniques), 3. 08 et au-del : une erreur bloquante a t dtecte, le traitement n'a pas t jusqu'au bout. Pour slectionner une ligne, afin de voir les tats construits et les logs techniques du traitement, il suffi de cliquer sur l'un des 4 champs de cette ligne, qui est alors reconnaissable facilement grce sa couleur bleu et les signets et l'encadrant. La page ne se rafrachit pas automatiquement, il est donc ncessaire dutiliser le bouton de rafrachissement pour voir une soumission que lon vient de lancer. 4. Section tats construits et Logs techniques Cette section permet de visualiser les tats construits ou les logs techniques, en cliquant directement sur le nom du fichier (ltat souvre dans une pop up). Deux boutons sont disponibles ici : Enregistrer sous, Imprimer.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 54 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

Remarque : Les navigateurs sont lgrement modifis, ici, ils affichent non pas loccurrence courante / le nombre doccurrences totales, mais la page courante sur le nombre de pages totales.

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 55 -

Le cycle de paie Description du processus Lancement de la paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 56 -

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 57 -

Le cycle de paie
Visite guide Lancement des diffrentes phases

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 58 -

Le cycle de paie Visite guide Paie la demande

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 59 -

Le cycle de paie Visite guide Paie la demande

Le cycle de paie
Exercices Cycle de paie

6_men_CycleDePaie_v1.4.doc

- 60 -