Srie de Artigos Grupo de Supply Chain Artigo 038 Junho 2006

Contagem Cclica

Mrcio Machado Francisco Nogueira

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Introduo

Nos ltimos anos, tem-se notado um aumento da preocupao das empresas em diminuir suas quantidades de suprimentos e produtos em estoque. Porm muitas dessas empresas apresentam graves problemas com o saldo entre o seu estoque fsico (real) e o estoque do sistema (seja ele computacional ou no). Esta diferena causa grandes transtornos s empresas devido a possibilidade de ocorrncia de falta de matria-prima ou suprimentos para o processo, podendo at causar paradas nas linhas de produo. Outro problema que pode se originar a partir desta discordncia entre o estoque real e o estoque do sistema a incapacidade de se entregar produtos acabados ou realizar servios solicitados pelos clientes. Tambm se deve levar em considerao que grandes nveis de estoque causam grandes prejuzos s empresas devido alta quantidade de dinheiro parado em forma de inventrio, sendo que ao final do ano contbil, a empresa paga os impostos sobre a diferena entre o saldo, seja este saldo positivo ou negativo. Outro problema causado pelo excesso de estoque o elevado espao fsico necessrio para a armazenagem de matria-prima, insumos e produtos acabados. Dentro deste contexto surgiu a ferramenta denominada contagem cclica. Contagem Cclica, ou Inventrio Rotativo, como tambm conhecida, uma ferramenta usada para aumentar os ndices de acuracidade de estoque. A partir do aumento desta acuracidade, possvel diminuir os custos relativos a estocagem. Desta forma, o presente trabalho tem o objetivo de apresentar os conceitos gerais referentes contagem cclica, assim como apresentar suas principais vantagens e aplicaes. Reviso Bibliogrfica Periodicamente, a empresa deve efetuar contagens fsicas de seus itens de estoque e produtos em processo para verificar: Discrepncias em valor, entre o estoque fsico e o contbil. Discrepncias entre registros e o fsico (quantidade real na prateleira). Apurao do valor total do estoque (contbil) para efeito de balanos ou balancetes. Neste caso o inventrio realizado ao final do ano fiscal. A realizao do inventrio fsico tem alto custo para as organizaes, fora a parada da operao por alguns dias isto devido a vrios fatores. So bastante comuns erros de falta ou falha de identificao, ocasionado principalmente devido a contadores sem experincia. A dificuldade e as longas horas fazem com que os contadores tentem minimizar os esforos, prejudicando a operao e muitas vezes gerando a necessidade de repetio de todo o trabalho. Alm disso, a falta de documentos gera grande dificuldade em rastrear as causas das diferenas entre os resultados das contagens e os valores reportados pelo sistema.

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Para se medir o nvel de confiabilidade dos estoques (saldo entre e o fsico e o sistema) usado o chamado ndice de acuracidade que uma relao entre o nmero de produtos do fsico e o nmero de produtos do sistema, podendo levar em conta outras variveis tais como itens alocados na suas respectivas posies descritas pelo sistema. Fernandes & Pires (2005) propuseram que um bom nvel de acurcia que garantisse um desenvolvimento adequado das atividades de planejamento de materiais um ndice de 99%. Para obter e manter esse nvel se faz necessrio quatro elementos bsicos: determinar a forma de medir a acurcia considerando cada item que est no estoque, implementar um inventrio rotativo, criar uma equipe de trabalho com metas a serem alcanadas e procedimentos claros de como deve ser o procedimento do trabalho, identificar e eliminar os motivos que provocam erros na acurcia de estoques. Em relao aos tipos, os inventrios podem ser:

Inventrio Geral Efetuados ao final do exerccio, eles abrangem todos os itens de estoque de uma s vez. So operaes de durao relativamente prolongada, que, por incluir quantidade elevada de itens, impossibilitam as reconciliaes, anlise das causas de divergncias e conseqentemente ajustes na profundidade. Inventrio Rotativo Distribui as contagens ao longo do ano, com maior freqncia, porm concentrada cada vez em uma menor quantidade de itens. Com a adoo deste inventrio, reduz-se a durao unitria da operao e dse melhores condies de anlise das causas de ajustes visando o melhor controle. Itens mais significativos so inventariados mais vezes por ano, itens de importncia intermediria e itens de pequeno valor em estoque so contados com menor freqncia. Segunto Teixeira (2003), o inventrio rotativo pode ser dividido de acordo com as variedades do estoque, podendo ser em classes, sees e outros. Uma grande vantagem do inventrio rotativo a no necessidade da paralizao da rea a ser inventariada, alm de permitir condies de anlisde e melhor controle. Fernandes & Pires (2005) identificaram algumas vantagens em se optar pela contagem cclica em vez do inventrio fsico, a saber: identificao das causas dos problemas, correo dos erros, eliminao dos inventrios fsicos, concentrao dos esforos em reas crticas, reduo dos erros de contagem, pessoal mais especializado envolvido, planejamento mais confivel e estoques em nveis adequados. Quanto a seleo dos itens a serem contados e a conseqente definio da equipe necessria de contagem, proposto que seja considerado a classificao ABC do item e a freqncia anual que se deseja que o mesmo seja contado, com isso pode-se identificar quantos itens devero ser contados diariamente, anualmente ou em qualquer outra unidade de tempo que se deseja utilizar. Os mtodos para realizao da contagem cclica so: por bloco (identificao de itens e espaos), por ranqueamento (baseado na Regra de Pareto) ou aleatrio (utilizando amostragem estatstica). Com relao freqncia de Contagem, a idia bsica contar alguns itens a cada dia, de modo que todos os itens sejam contados de acordo com um nmero predeterminado de vezes por ano. O nmero de vezes que um 2

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item contado por ano se chama freqncia de contagem. Para um item, a freqncia de contagem deve aumentar medida que seu valor e o nmero de transaes (chance de erro) aumentem. Vrios mtodos podem ser utilizados na determinao de freqncia. Trs dos mais comuns so o mtodo ABC, o mtodo por zonas e o mtodo por auditoria de localizao. A classificao ABC do item um mtodo bastante popular. Nada mais do que um mtodo que define a importncia de cada item de acordo com o seu valor no estoque. Assim os itens classe A, que representam a minoria dos itens, mas que apresentam um valor total de estoque maior, deveriam ter tolerncias bastante restritas (prximas de 0%), os itens classe tipo B, que apresentam uma quantidade e impacto financeiros medianos, poderiam ter intervalos de tolerncia menos restritos (prximos a + ou 2%), e os demais itens poderiam ter tolerncias um pouco mais aberta (em torno de 5%). J no Mtodo por Zona, os itens so agrupados por zonas, a fim de tornar a contagem mais eficiente. Esse sistema utilizado quando se usa o sistema de localizao fixa, ou quando os estoques de produtos em processo (WIP) ou estoque em trnsito esto sendo contados.

O Sistema de auditoria de localizao um sistema de localizao flutuante, os produtos podem ser estocados em qualquer lugar e o sistema registra onde eles esto. Devido falha humana, esses registros podem no ser 100% corretos. Se o registro da localizao no preciso, as contagens cclicas normais podem no encontrar determinado item. No sistema de auditorias de localizao, um nmero predeterminado de localizaes de estoque conferido a cada perodo. Os nmeros dos itens do material em cada gaveta so checados com os registros de estoques para verificar localizaes de ponto e estoque. Um programa de contagens cclicas pode incluir todos esses mtodos. O mtodo por zonas ideal para itens de giro rpido. Se for utilizado um sistema de localizao flutuante, adequada uma combinao do Sistema ABC com o Sistema de auditorias de localizao. Tal abordagem sistemtica permite ao gestor dos estoques um controle mais eficaz dos itens e proporciona as seguintes vantagens:
Deteco e correo de problemas a tempo. O propsito da contagem , em primeiro lugar, encontrar a causa do erro e corrigi-la, de modo que haja menor probabilidade de o erro ocorrer novamente. Reduo ou eliminao da perda de produo. Utilizao do pessoal treinado e dedicado contagem cclica. Isso cria pessoas experimentadas em inventrios, que no cometero tantos erros quantos aqueles de desempenham a funo uma vez por anos apenas.

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Concluses De acordo com o que foi exposto anteriormente, percebe-se que a contagem cclica uma importante ferramenta que pode ser utilizada para se obter uma gesto eficaz do estoque, buscando assegurar um bom nvel de acuracidade das informaes disponveis. Alm disso, a contagem cclica, atravs de sua periodicidade, auxilia na deteco e correo de eventuais erros associados a gesto. E tambm na reduo das paradas da produo por falta de materiais disponveis e perda de vendas. A contagem cclica pode ser implementada internamente, por pessoas da empresa ou por uma terceira contratada para este fim, o mapeamento dos processos das operaes de recebimento e armazenagem, e fluxo de material dentro das operaes de manufatura (quando esta etapa existir) ajudam a identificar e corrigir os erros que esto causando discrepncia na nos saldos de estoque.

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Bibliografia FERNANDES, L.A. & PIRES, S.R.I., Impactos da falta de acurcia de estoques e proposies para melhorias: estudo de caso em uma empresa fabricante de autopeas, Anais do XII SIMPEP BAURU, SP, BRASIL, 7 a 9 de Novembro de 2005. FILHO, D.B., Contagem Cclica, Grupo de Supply Chain, artigo 005, setembro, 2005. TEIXEIRA, T.M., Organizao e Mtodos: Arranjo Fsico, Caderno de Administrao, Unigois Anhanguera, Ano I, nmero 01, jan/dez/2003.