TALLER NO 1

AUTOR
MIGUEL ANGEL LOPEZ CHAVES

Modulo de Formación
Producción y Trámite de Documentos

Unidad de Aprendizaje
Despacho de Documentos

Instructor
MARTHA MARTÍNEZ
Sena centro de Gestión Administrativo
Departamento de Gestión Documental
Bogota
2008
 TALLER No 1

CONTENIDO

INTRODUCION

Capítulo 1

Pág.

1. Listado detallado 3

2. Texto sobre estructura orgánico funcional 6

3. manuales de operaciones de equipos 7

4. Resumen sobre técnicas de redacción 8

5. Requisitos de redacción de la carta comercial 13

6. Bibliografía

2
 INTRODUCION

Continuado con el desarrollo de las actividades de aprendizaje para la

Recepción y Despacho de Documentos, se propone las siguientes tareas,
orientar al desarrollo de las competencias laborares para el desempeño en la
unidad de correspondencia de su empresa.

3
 Capítulo 1

1. Elabore un listado completo y detallado de los equipos, muebles,

implementos y herramientas de trabajos, contemplados para las
actividades de recibo y despacho de documentos (también tenga encuesta:
recursos informáticos, computadora, aplicativos, software, impresoras,
escáner, telefax, correo electrónico, Internet).
1.1. Equipos

1.1.1.Computadora. La función es elaboración, control y almacenamiento

del material y formatos del área de correspondencia.

A su vez también facilita el intercambio o distribución de

correo electrónico.

1.1.2.Fotocopiadora: La función de este equipo es contribuí con la

reprografita de la documentación original.

1.1.3.Impresora: La función es que nos permite pasar un documento,

formato, carta, informe a soporte papel facilitado el control.

1.1.4.Teléfono: La función de este equipo es contribuir con la fluidez de

la información a nivel tanto interno como externo de la compañía.

1.1.5.Escáner: La función de este quipo nos es muy útil por que nos
permite pasar la información de análogo a digital permitiendo tener
un soporte adicional de respaldo en la información.

1.1.6.Software: Programas de computadoras. Son las instrucciones

responsables de que el hardware (la máquina) realice su tarea.
Como concepto general, el software puede dividirse en varias
categorías basadas en el tipo de trabajo realizado. Las dos
categorías primarias de software son los sistemas operativos
(software del sistema), que controlan los trabajos del ordenador o
computadora, y el software de aplicación, que dirige las distintas
tareas para las que se utilizan las computadoras.

1.1.7.Fax: En el entorno de las comunicaciones, sistema de transmisión

eléctrica de documentos impresos, fotografías o dibujos. La
telecopia se realiza por radio, teléfono o cable submarino.

1.2. Muebles y enceres

1.2.1.Archivador: la función de este encer nos es muy útil para la

ordenación de la correspondencias en soporte papel con el fin de
garantizar el acceso al la información de la dependencia.

4
 1.2.1.1.A - Z o carpeta: Esta herramienta que nos permite ubicar en
el archivador las unidades documentales como tal plenamente
establecidas según el sistema de ordenación.

1.2.2.Papelería: Este instrumento el más importante ya que sin el las

demás enceres no tendrían su razón, ya que por medio de este
plasmamos casi toda la correspondencia y el archivo de una
compañía.

1.2.3.Perforadora: Esta herramienta como su nombre lo indica nos

permite armar los distintos legajos y expedientes.

1.2.4.Escritorio: Este mueble nos facilita o nos sirve para que el

encargado(s) del área tengan un sitio adecuado para ejercer sus
labores.

1.2.5.Casillero: Este encer nos facilita el enrutamiento de la

correspondencia y nos permite adjudicarlo los responsables o
mensajeros por cada dependencia en caso correspondencia interna
o externa.

1.2.6.Formatos: Esta herramienta nos permite controlar, evaluar el flujo

de información del área de correspondencias.

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2. Texto sobre estructura orgánico funcional

2.1. Estructura Texto sobre orgánico funcional

La estructura orgánica funcional de es la que nos permite ver gráficamente

como esta compuesta la empresa, ósea las divisiones que la articulan, así
como los cargos que derivan de esas áreas.

El concepto de organigrama se comenzó a dar desde la revolución industrial

cuando se establecían las líneas de jerarquía que se debían tener en las
nacientes empresas, además de las funciones que debía cumplir cada miembro
de la misma.

El organigrama o estructura orgánica funcional se ve como un todo de lo que

es una organización y de cómo o más bien que dependencias o áreas
componen este gran todo y cuales tienen mayor jerarquía o importancia dentro
de la misma.

Esta estructura es muy importante porque establece las jerarquías que se

manejan dentro de la empresa como también que cargo esta sobre un mismo
nivel de jerarquía, a su vez estos niveles nos dan un conducto regular que se
debe seguir para tratar cualquier asunto dentro de la empresa,

Otro factor importante de la estructura orgánico funcional es que también

establece áreas están subordinadas a las dependencias, esto con el fin de no
mezclar las funciones que debe cumplir cada área de la dependencia.

Los niveles de jerarquía están muy relacionados con los cargos que se deben
desempeñar ya que todos son indispensables para el funcionamiento de la
empresa pero hay unos que tienen mayor importancia que otros un ejemplo es
que la gerencia general nunca va a estar al mismo nivel de jerarquía que la
dirección financiera ya que la gerencia general es la encargada de controlar lo
que las demás dependencias hagan. Y con respecto al cargo, este debe estar
ocupado por una persona que tenga mayor capacitación que la que podría
tener el que esta al mando de la dirección financiera.

Esta estructura orgánico funcional también nos permite ver las funciones que
debe cumplir cada área asignándole un nombre especifico de acuerdo a su
función de la empresa, por ejemplo el área de recursos humanos se le asigna
ese nombre por que es la encargada de manejar todo el personal o recurso
humano que labora dentro de la empresa.
La estructura orgánico - funcional es la forma en que están organizadas
funcionalmente las unidades administrativas de una institución, empresa,
organización y la relación que guarda entre sí, dicho de otra manera se refiere
a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la
empresa u organización en cuanto a las relaciones entre el o los gerentes y los

6
colaboradores. Es el esquema de jerarquización y división de las funciones
componentes de ella. Esto permite ubicar a las unidades administrativas en
relación con las que le son subordinadas en el proceso de la autoridad. El valor
de una jerarquía bien definida consiste en que reduce la confusión respecto a
quien da las órdenes y quien las obedece. Define como se dividen, agrupan y
coordinan formalmente las tareas en los puestos.
Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o
informal. La formal es la estructura explicita y oficialmente reconocida por la
empresa. La estructura informal es la resultante de la filosofía de la conducción
y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no en
función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia
sobre otros miembros.

En conclusión ninguna empresa por más pequeña que esta sea debe tener una
estructura orgánica funcional para tener claridad en las funciones que debe
cumplir cada área y establecer un orden jerárquico dentro de la misma para
que haya un orden en su funcionamiento.

3. investigue sobre los manuales de operación de los equipos anteriormente

mencionados elabore una lista de los aspectos mas importantes de uno de
los quipos mencionados.

3.1. impresoras

3.2. Verificación del contenido de la caja

3.2.1. Verificación de las partes

Saque la impresora y las otras partes de la caja.

Se incluyen los siguientes artículos con la impresora de especificación
estándar.
Si algún artículo estuviera dañado, llame de inmediato a su distribuidor.

3.2.1.1.Impresora.
3.2.1.2.Rollo de papel.
3.2.1.3. Interlock (cable de alimentación eléctrica).
3.2.1.4.Cartucho de cinta [ERC-38 (B/R)]
3.2.1.5.apa protectora del interruptor de encendido.
3.2.1.6.Diskette.
3.2.1.7.Libro Unico de Registro.
3.2.1.8.Manual de Operación para el Usuario (este manual).

3.3. Control
La mayoría de las funciones de esta impresora son controladas por
software, no obstante, Usted puede monitorear el estado de la misma
observando las luces del panel de control y utilizando las teclas para
algunos procedimientos.

3.3.1.Indicador de alimentación eléctrica (POWER).

7
 Se ilumina cuando la impresora está encendida y con alimentación
eléctrica y permanece apagado mientras la impresora esté sin
alimentación eléctrica.

3.3.2.Indicador de error (ERROR).

Cuando esta luz está apagada, significa que la impresora está

funcionando correctamente, cuando está encendida significa que la
impresora está fuera de línea (controle si hay alguna tapa abierta o si se
ha agotado el rollo de papel). Cuando esta luz parpadea, significa que
algún error ha ocurrido (Consulte la sección de Localización de
problemas).

3.3.3.Indicador de falta de papel (PAPER OUT).

Esta luz parpadea durante el estado de espera en la impresión del auto-

test.

La luz se enciende cuando la Impresora está sin o casi sin papel de

rollo. La impresora posee un censor de “Falta de Papel” y un censor de
“Poco Papel” (opcional) para advertirle que el papel del rollo está por
agotarse (que puede ser ajustado para que encienda al indicador con
mayor o menor cantidad de papel remanente en el rollo).

Nota Importante:
Se recomienda enfáticamente tener la precaución de tomar en cuenta
estas alertas de poco papel disponible y tomar los recaudos necesarios
con el fin de evitar que el mismo se agote antes de terminar la impresión
del comprobante en curso.

3.3.4.Tecla de alimentación de papel de rollo (FEED).

Con esta tecla se alimenta papel y alternativamente se realiza el auto-

test en papel de rollo.

4. Técnicas de redacción y gramática para la elaboración de textos.

4.1. LEYES DE LOS ELEMENTOS DE COMUNICACIÓN:

4.1.1.Claridad: Corresponde al código. Hay que escribir con un máximo

de sencillez para entender el mensaje.

4.1.2.Brevedad: Corresponde al mensaje. Intentar dar la máxima

información en un mínimo de palabras.

4.1.3.Precisión: Corresponde al contexto: El texto debe focalizarse en lo

que interesa sin rodeos ni añadidos.

8
 4.1.4.Corrección: Corresponde al canal. Se debe escribir correctamente,
cumpliendo las normas gramaticales, estructurales y presentar el
texto formalmente digno.

4.1.5.Totalidad: Corresponde al receptor. No se debe dar la impresión de

que transmite un mensaje incompleto.

4.1.6.Originalidad: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar

las formas.

4.2. LA CONCORDANCIA:
Es un medio gramatical de relación interna entre palabras. En español
existen dos clases de concordancia:

4.2.1.Concordancia entre el sustantivo y adjetivo que consiste en la

igualdad del género y el número de estas dos categorías
gramaticales.
4.2.2.Concordancia entre el verbo de una oración y el sustantivo, núcleo
del sintagma nominal. En este caso la igualdad debe ser de número
y persona.

Ejemplos: Salón amplio. Salones amplios

4.3. EL PÁRRAFO

Es la parte de un escrito que se considera con unidad suficiente para poder

separarlo mediante una pausa que se indica con el punto aparte.

4.3.1.Como escribir un buen párrafo:

4.3.1.1.Escoge un tema sobre el cual escribir.

4.3.1.2.Escribe una buena oración principal.
4.3.1.3.Para sustentarla, busca los detalles apropiados.
4.3.1.4.Desecha los detalles irrelevantes.
4.3.1.5.Construye y enlaza las oraciones coherentemente.
4.3.1.6.Concluye con una oración apropiada.
4.3.1.7.Revisa y corrige.

4.4. TIPOS DE PÁRRAFOS:

4.4.1.NORMALES: Son los párrafos más frecuentemente usados, se

caracterizan por una sola idea temática, la cual se desarrolla
mediante varias ideas secundarias.

DE EXCEPCION: Son párrafos informativos que presentan ideas

relacionadas sobre el mismo asunto.

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 4.4.2.FUNCIONALES: Son párrafos que no llevan idea temática, pero
que coadyuvan al desarrollo de estas, pueden ser de varias clases:

4.4.2.1.Encabezamiento: Cumple la función de iniciar o introducir en

el desarrollo de un tema.

4.4.2.2. Enlace: Relaciona las diferentes ideas con las que vienen
después.
Retrospectivos: Unen la información que ya e ha presentado.
Prospectivos: Anuncian nueva información.

4.4.2.3.Conclusión: Sirve para dar por terminado un escrito, en estos,

con alguna ocasión, se hace un resumen de lo escrito.

4.4.2.4.Propósito: Expositivo: Expresa una idea, u problema o un

fenómeno.
Argumentativo: Presenta una idea para convencer.
Narrativo: Comenta un episodio.

4.4.2.5.Comparación: Consiste en la expresión de las semejanzas o

diferencias que existen entre dos objetos o fenómenos.

4.4.3.COMO HACER UNA BIBLIOGRAFIA:

Recomendaciones generales:

La anotación de las obras consultadas debe estar:

4.4.3.1.Ordenada alfabéticamente por apellido de autores.

4.4.3.2.Clasificada por temas.
4.4.3.3.Clasificada por orden de importancia: tratados, tesis,
monografías, folletos, boletines, periódicos y revistas,
enciclopedias, diccionarios.
4.4.3.4.Datos de una bibliografía
4.4.3.5.Los pasos a seguir para una bibliografía son:

4.4.3.5.1.Autor y obra.
4.4.3.5.2.Subtítulo, edición y traducción.
4.4.3.5.3.Ciudad, editorial y año.

RELACION CONECTORES

Y, también, además, más, aún, por otra parte, sobre

ADICION
todo, otro aspecto.

Pero, sin embargo, por el contrario, aunque, no

OPOSICION
obstante.

10
 Porque, por consiguiente, por esta razón, puesto que,
CAUSA EFECTO por lo tanto, de modo que, por eso, en consecuencia,
esto indica.

Después, más tarde, antes, seguidamente entre tanto,

TIEMPO
posteriormente, ahora, luego.

AMPLIACION Por ejemplo, en otras palabras, es decir.

Tanto como, del mismo modo, igualmente, de la

COMPARACION
misma manera, así mismo, de igual modo.

ENFASIS Sobre todo, ciertamente, lo que es peor.

RESUMEN O Finalmente, en suma, en conclusión, par terminar,

FINALIZACION para conclusión, etc.

Primero, segundo, siguiente, luego, a continuación,

ORDEN seguidamente, en primer lugar, por último, aún, al
final, al principio, al inicio, pronto.

Con todo, decididamente, en efecto, en realidad,

REAFIRMACION decisivamente, a pesar de todo, de todos modos,
justamente.

Por otra parte, en cambio, por el contrario, de otra

CONTRASTE
manera, por otro lado.

Tal como, como caso típico, en representación de,

EJEMPLOS
como muestra, verbigracia, por ejemplo.

4.4.4.EL ACENTO
Se denomina acento prosódico (o simplemente acento) a la mayor
fuerza de pronunciación que se carga sobre una sílaba de la palabra (a
la que se denomina sílaba tónica). Una palabra puede ser tónica, si
alguna de las sílabas que la componen presenta este acento, o átona, si
ninguna de sus sílabas sobresale de las demás. Cualquier palabra
pronunciada sola, fuera de contexto, es tónica. Solo en el contexto del
discurso es posible determinar si una palabra es átona.

Se llama tilde o acento ortográfico a una rayita oblicua (') que baja de
derecha a izquierda del que lee o escribe, y que se pone, en los casos
adecuados, sobre alguna de las vocales de la sílaba tónica de la
palabra.
Todas las palabras tienen acento. Unas lo llevan escrito y otras no.

11
4.5. SIGNOS DE PUNTUACIÓN

Son herramientas de la escritura occidental surgidas con el objeto de hacer

más entendible un texto. Se utilizan, principalmente, para indicar pausas.
El uso de los signos de puntuación proporciona al texto una estructura que
facilita la lectura y comprensión del mismo; así, éstos se utilizan para:

4.5.1.Estructurar un texto.
4.5.2.Delimitar las frases y los párrafos.
4.5.3.Hacer énfasis en las ideas principales.
4.5.4.Ordenar las ideas secundarias.
4.5.5.Eliminar ambigüedades.

4.6. Punto. Punto seguido. Coma (,) Punto y coma (;) Puntos
suspensivos (...)

4.6.1.SIGNOS AUXILIARES: Interrogación ( ¿? ) Admiración ( ¡! )

Paréntesis ( ) Raya (_) Guión (- ) Comillas (´¨)

4.7. SINTAXIS
Es una subdisciplina de la lingüística y parte importante del análisis
gramatical; se encarga del estudio de las reglas que gobiernan la
combinatoria de constituyentes y la información de unidades superiores a
estas, como los sintagmas y las oraciones.

4.7.1.Sintaxis generativa: No centra su investigación en la construcción

de oraciones sino, en como la mete humana logra generarlas e
interpretarlas; es el diseño de un dispositivo formal capaz de
explicar la generación de todas las oraciones de las lenguas
humanas.

4.7.2.Sintaxis funcionalista: Está orientado a explicar como el lenguaje

humano se ha desarrollado como herramienta comunicativa.

4.8. MORFOLOGÍA

Estudio de las formas de las palabras' y, por extensión, 'estudio de la

palabra'. Aunque también se deba hablar de la forma de los sintagmas y/o
de las frases, el término morfología no se aplica a estos últimos; es la
palabra, y solamente la palabra, lo que constituye el objeto de la morfología
lingüística de acuerdo a un uso general.

Una definición clásica de morfema (llamado formante o monema por otros

autores) la define como la unidad mínima significativa de la primera
articulación o división del signo lingüístico: la palabra. Así pues, una palabra
está constituida generalmente por dos clases de morfemas: los lexemas y
los morfemas gramaticales.

12
 4.9. Lexemas (Morfemas léxicos)

En todas las lenguas con independencia de procedimientos morfológicos

que posea, podemos identificar en una palabra un morfo básico una
secuencia de fonemas básica que define el campo semántico y en
ocasiones hasta el significado referencial de la palabra o expresión. Esta
unidad básica sobre la que se añaden otros morfemas se llama lexema o
raíz.

4.10.Morfemas libres o independientes

Existe otra clase de morfemas denominados morfemas libres o

independientes que no van unidos a ningún lexema pero confieren de
significación gramatical a las palabras con las que se asocian. Los
determinantes, las preposiciones y las conjunciones pueden actuar como
morfemas libres. Casi todos ellos son átonos. Por ejemplo, el artículo hace
de morfema flexivo para el sustantivo.

4.11.Morfos de un morfema

Los alomorfos son las diferentes realizaciones fónicas de un determinado

morfema. Por ejemplo, en español el plural puede realizarse como -s o -es,
estas dos formas son por tanto alomorfos del morfema de número plural del
español. También son alomorfos: -ble y -bil como en imposible e
imposibilidad o nece- y neci como en necio y necedad.

4.12.Grafemas (Morfemas gramaticales)

Los morfemas gramaticales son las unidades que constituyen la parte

variable de la palabra y son las responsables expresar relaciones
gramaticales y que no alteran el significado referencial básico de una
palabra. Usualmente no son autónomos y su aparición no es facultativa sino
que está sujeta a restricciones gramaticales. Estos morfemas expresan
relaciones o accidentes gramaticales como:

4.12.1.Número gramatical
4.12.2.Género gramatical
4.12.3.Caso gramatical
4.12.4.Tiempo verbal

5. Redacción de la carta comercial y sus objetivos:

CARTAS

Se utiliza cuando la comunicación es dirigida a personas o instituciones

fuera de la Empresa o la relación entre ésta y sus empleados; es decir,

13
cuando el Departamento de Recursos Humanos se dirige a cada persona
como empleado.

Para efectos de su elaboración se establecen los siguientes parámetros:

MÁRGENES. Los márgenes a utilizar para la elaboración de la

correspondencia son los siguientes:
Superior: entre 3 cm. y 4 cm.
Inferior: entre 2 cm. y 3 cm.
Lateral izquierdo: entre 3 cm. y 4 cm.
Lateral derecho: entre 2 cm. y 3 cm.
Encabezado de las páginas subsiguientes: entre 2 cm. y 3 cm.

ESTILO. Se utiliza el estilo BLOQUE EXTREMO, donde las líneas de

número, fecha, asunto (si los hay), firma y cargo. Destinatarios se copian en
el extremo izquierdo.

PARTES COMPONENTES:
El número. A dos o tres renglones del margen superior de la de la hoja y de
la mitad hacia el margen derecho coloque el centro de costos de la
dependencia que origina el documento, seguido de un guión. Ira
respectivamente el numero consecutivo de las comunicaciones (número de
radicado).

Asunto: Respuesta carta H-685

El saludo o vocativo. Para las damas se acostumbra el nombre y para los

caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes
opciones:

Como saludo independiente se escribe a tres renglones de los datos del

destinatario cuando no hay asunto y a dos cuando lo hay.

El texto se inicia a tres renglones del asunto o del saludo independiente,

cuando lo hay; de 4 ó 6 renglones de los datos del destinatario, cuando no
hay asunto ni saludo.

Es el cuerpo del mensaje. Se redacta en forma clara, breve y cortés; de

preferencia se expresa en primera persona del plural (nosotros), porque
representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante, y

Utilizando tratamiento de usted.

En lo posible se debe tratar un solo tema por carta, omitiendo en las

comunicaciones comerciales los temas personales.

La despedida es una expresión de cortesía que se escribe a dos renglones

del texto. Presenta dos alternativas, de las cuales solo podemos usar una
por carta.
Despedidas breves seguidas de coma (,):

14
 o Atentamente,
o Cordialmente,
o Sinceramente,

Despedidas con frase de cortesía terminadas en punto (.).

o Agradecemos su gentil colaboración.

o Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
o Para nosotros es un gusto servirle.

El remitente (firma). Se ubica en el centro del escrito hacia la

Derecha, después 4 a 6 renglones de la despedida y en concordancia
Con el nombre del destinatario; se escribe en mayúscula sostenida o
Con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea siguiente, debajo
Del nombre y con mayúscula inicial.

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