Use bem os recursos audiovisuais por Reinaldo Polito A tecnologia tem contribudo para melhorar a qualidade das apresentaes.

Mas preciso cuidado: o exagero de recursos pode desviar a ateno da platia Recentemente resolvi revisar um livro que lancei em 1995, cujo ttulo RecursosAudiovisuais nas Apresentaes de Sucesso. Ao reler alguns trechos da obra quase ca duro.Parecia um produto do sculo passado bem, e era mesmo. Os conceitos estavam toultrapassados que no deu para fazer apenas uma reviso. Precisei escrever um outro livronovinho em folha, lanado com o mesmo ttulo. Estou comentando esse fato para lembrar que os conceitos de uso dos recursosaudiovisuais ficam ultrapassados rapidamente. A cada dia novos produtos revolucionam omundo das apresentaes, tornando-as mais bonitas, interessantes e eficientes. Por isso, voc precisa dominar e estar sempre atualizado com os equipamentos e recursos que a todo o momento so lanados no mercado. Mas preste ateno! exatamente esse rpido desenvolvimento dos recursosaudiovisuais que produz uma perigosa armadilha para os palestrantes afoitos, novidadeiros edesavisados. Tenho visto pessoas que, durante suas apresentaes, usam material de apoioto sofisticado que do a impresso de terem sido planejadas para fazer demonstraes deequipamentos e programas de computao grfica. Os palestrantes se valem de todos ossons, cores, movimentos e tipos de imagens que conseguem lanar mo. So exposiesto espetaculares que no final fica difcil at lembrar do contedo da mensagem. Quandovoc consegue se concentrar na seqncia do raciocnio, surge um raio colorido,acompanhado de um som com todos os decibis disponveis que desvia o pensamento edispersa a ateno. Por isso, atualize-se, acompanhe as novidades, mas no exagere.Lembre-se de que numa apresentao o mais importante o palestrante, o papel dos visuaisdever ser sempre de apoio. Seria difcil imaginar uma apresentao de boa qualidade sem o apoio dos recursosaudiovisuais. Para que se tenha uma idia da importncia deles, basta dizer que seapresentarmos uma mensagem apenas oralmente, depois de trs dias os ouvintes iro selembrar apenas de 10% do que lhes foi transmitido. Entretanto, se essa mesma mensagemfor apresentada com o auxlio de um visual, eles se lembraro de 65% do que lhes foicomunicado.

Tome cuidado tambm com o tipo de equipamento que ir utilizar, pois a sua imagemprofissional poder comear a ser medida pelo tipo de recurso que lanar mo. No ficariabem, por exemplo, um executivo de uma grande empresa fazer o lanamento de um produto,que pretende ser revolucionrio, usando um velho retroprojetor como apoio. Lembre-se sempre que um visual eficiente deve atender a trs objetivos principais: Destacar as informaes importantes Facilitar o acompanhamento do raciocnio Possibilitar a lembrana do assunto por tempo mais prolongado Ao produzir uma apresentao faa sempre essa pergunta: o visual est atendendo aesses trs objetivos? Se a resposta for positiva, use-o sem receio. Entretanto, se a respostapara um dos itens no for afirmativa, comece a desconfiar da utilidade dele e prepare-se parameter a tesoura e elimin-lo. Voc no dever usar um visual como recurso de apoio se ele servir apenas como ilustrao para tornar a exposio mais atraente, se substituir informaes que poderiam ser transmitidas verbalmente, se for para ser seguido como simples roteiro ou, o que pior, sefor para imitar outros palestrantes que sempre se apiam em recursos visuais. Deixe-o delado tambm se o custo e o tempo de preparao no puderem ser justificados pelosresultados pretendidos. H dez regras bsicas para produzir um bom visual. Aqui vo elas: 1. Coloque um ttulo 2. Faa legendas 3. Escreva com letras legveis 4. Limite a quantidade de tamanhos de letras 5. Crie frases curtas 6. Use poucas linhas 7. Use cores 8. Apresente apenas uma idia em cada visual 9. Utilize apenas uma ilustrao em cada visual 10.Retire tudo o que for dispensvel ou incompatvel com a mensagem Cuidados finais - Instale o equipamento e a tela numa posio em que as informaespossam ser vistas completamente por todos os ouvintes. Quanto ao local onde osequipamentos e a tela devero ser posicionados, v para a apresentao pronto paraencontrar de tudo, desde banquinhos at listas telefnicas servindo de base. Quando asimagens forem projetadas numa tela frontal platia,

voc dever se posicionar no espao esquerda do auditrio, num lugar anterior linha imaginria que passa da ponta da tela at oprimeiro ouvinte da extremidade esquerda. Se for preciso, sacrifique alguns lugares dessaextremidade para que tenha um campo de ao maior. Comece a explicar a informao que ir desenvolver, projete o visual, faa algunscomentrios complementares e retire a informao da tela. Entretanto, voc dever decidirse seria conveniente deixar determinada informao projetada por mais tempo.

Identifique a idia central da mensagem e restrinja-se a ela no visual. 9. Utilize apenas uma ilustrao em cada visual A ilustrao pode ajudar a tornar clara a mensagem, facilitando a compreenso dosouvintes. Uma nica ilustrao suficiente. Se precisar, complemente o visual com setas eflechas que orientem o sentido em que a informao deve ser lida - horizontal, vertical, decima para baixo, de baixo para cima, etc. 10. Retire tudo o que prejudicar a compreenso da mensagem Retire todas as informaes desnecessrias, como nmeros, grficos, legendas quepossam distrair a concentrao ou dificultar o entendimento do ouvinte. S deixe no visual osdados que facilitem a compreenso da mensagem. Tipos mais importantes de visuais Decida-se pelo tipo mais apropriado de visual a partir do objetivo da informao quedeseja transmitir. Com o visual mais adequado, haver perfeita harmonia no conjunto daapresentao. - Tabelas um visual recomendado para situaes que necessitem relacionar dados a serem comparados, divididos em diversas caractersticas, pocas ou regies. - Grfico de barras Os grficos de barras devem ser usados para relacionar duas ou mais variveis, sendo uma delas, de maneira geral, o tempo, e a outra, a representao da quantidade. - Grfico setorial (pizza ou torta) Os grficos setoriais so teis para identificar e comparar as diversas partes de umtodo. Procure limitar a seis o nmero de

partes. Para ressaltar uma informao importante,destaque levemente a parte para fora do crculo. - Grfico de linhas Os grficos de linhas so recomendados para mostrar as variaes ou tendncias de um dado dentro do tempo. Alm desses tipos, so comuns tambm os visuais produzidos para mostrar mapas, fluxogramas, desenhos e relao de itens. Recursos visuais mais importantes Embora ainda possamos utilizar retroprojetores, projetores de slides e projetores de originais, a verdade que esses equipamentos, com o uso generalizado dos computadores,j fazem parte do passado. Entretanto, eles ainda esto por a servindo de apoio para muitas apresentaes e sempre podero ser teis. Mas tome cuidado, pois, dependendo da sua atividade, se fizer uso, como recursosvisuais, de equipamentos ultrapassados, poder prejudicar sua imagem. Os ouvintesesperam que um profissional de ponta use recursos atualizados e, se essa expectativa nofor correspondida, podero ficar frustrados e no dar ao orador o valor que talvez merea. Conheo tambm oradores que no do a mnima importncia para esses conceitos ese apresentam com desenvoltura com os velhos retroprojetores e fazem grande sucesso.Ocorre que esses profissionais so palestrantes excepcionais e de qualquer maneiraencantariam as platias. So excees. O meu amigo Flavio Gikovate, por exemplo, um dos maiores conferencistas que j viem ao e, diante de uma platia de 2.000 pessoas, com toda naturalidade, usou umminsculo flip chart. Com o charme que sempre o caracterizou, brincou com a platiadizendo que sabia que ningum enxergaria nada, mas ele o utilizava s com o intuito defazer alguns rabiscos para orientao prpria. Estou fazendo essas consideraes para mostrar que, em comunicao, tambm comos recursos visuais, nenhuma regra to definitiva que no possa ser desconsiderada devez em quando tudo depender da circunstncia e do estilo de quem se apresenta. Falando em flip chart, ele, o quadro de giz e o quadro branco se constituem emrecursos visuais excelentes para apresentaes diante de pequenos grupos. So maisutilizados em pequenas reunies e salas de treinamento.

Algumas orientaes para usar bem o quadro branco e o flip chart No dia a dia, de maneira geral, participamos mais de reunies com pequenos grupos enaturalmente recorremos aos recursos visuais mais simples. Portanto, saiba como utiliz-losbem. - Procure no falar enquanto estiver escrevendo. Fale antes e escreva depois, ouescreva antes e fale depois. lgico que voc no est proibido de pronunciar algumaspalavras enquanto estiver escrevendo, mas faa os comentrios mais longos olhando paraos ouvintes. - Evite ficar escrevendo muito tempo para no perder o interesse da platia. Alterne momentos para escrever e para falar com os ouvintes. - Posicione-se, sempre que puder, ao lado do quadro, quando estiver escrevendo, para que os ouvintes possam acompanhar. - Escreva frases curtas que sirvam para reforar, esclarecer e ordenar a mensagem. - Planeje com antecedncia o que pretende escrever para aproveitar melhor o tamanho da letra e a quantidade de informaes. - Faa traos firmes e letras com tamanho suficiente para que todos possam ler. - Se ficar muito nervoso e comear a tremer, prefira escrever com letras de imprensa, que podero ser feitas com traos retos e permitem maior firmeza de mo. - Cuidado para no usar o pincel prprio para escrever nas folhas do flip chart no quadro branco, pois a tinta no poder ser apagada. Apresentao com uso de computadores Prepare sua apresentao em Power Point. Se voc no tiver muita habilidade paraproduzir telas nesse programa e a sua apresentao for muito importante, pea ajuda dealgum mais competente, ou pague a um profissional para produzi-lo. H muita gente quedomina esse programa e cobra barato para preparar visuais com boa qualidade paraapresentaes.Siga as recomendaes dadas at aqui para escolher e produzir um bomvisual. Mande o arquivo com os visuais da sua apresentao com antecedncia para oresponsvel pelo evento, para se certificar de que os sistemas so compatveis e para queorganizem sua exposio.

Nunca confie que os visuais que mandou estejam prontos e disponveis para omomento de sua apresentao. andreLeve sempre um disquete com uma cpia do quemandou para se garantir. Se puder interferir na disposio do projetor e da tela, coloque-os em uma posio que facilite a visualizao de toda a platia e no prejudique sua movimentao. Sempre que possvel, prepare uma pessoa para acionar o computador e controlar aprojeo. Ensaie a apresentao com ela para que os dados projetados estejam bemsincronizados com sua fala. Se no puder contar com a ajuda de uma pessoa que esteja bem preparada, prefiracuidar pessoalmente da projeo. Para facilitar o seu trabalho, use um controle remoto, mas,se no for possvel, posicione o teclado em lugar de fcil acesso. Posicione-se no local mais iluminado que puder encontrar, para que todos possam enxerg-lo com facilidade. Comece a explicar a informao que ir desenvolver, projete o visual, faa algunscomentrios complementares e retire a informao da tela (para ocultar uma informaoprojetada use a tecla com a letra C). Se, entretanto, necessitar do visual por mais tempo paraorientar o raciocnio ou reforar a mensagem, deixe-o projetado at que no precise mais dele. interessante, de vez em quando, retirar o visual e acender as luzes para tornar a apresentao mais movimentada e mudar o foco de ateno dos ouvintes. Em determinados momentos, use a "anteninha" para apontar a informao na prpria tela e tornar a exposio mais dinmica. Se fizer uma apresentao depois de outro palestrante, certifique-se de que ele nodeixou "rastros" do que utilizou, como cartazes, flip chart e outros detalhes que poderodesviar a ateno dos ouvintes. No deixe que apaguem todas as luzes. S escurea a sala de maneira que o visualpossa ser visto por todos. Se ficar muito tempo sem precisar do visual, pea que acendam asluzes. Quanto mais claro, melhor, pois menos pessoas ficaro tentadas a cochilar. Vemos assim que os recursos visuais se constituem em uma poderosa e eficientearma para o sucesso de uma apresentao, mas que, acima de tudo, precisam ser utilizadoscom critrio para

que possam servir de apoio efetivo para a exposio, pois - no custa nadarepetir - em uma apresentao, a pea mais importante o orador, e ele jamais dever serofuscado por um recurso visual, por mais desenvolvido que seja e por mais caro que tenhacustado. Bibliografia para esse tema Polito, Reinaldo. Recursos Audiovisuais nas apresentaes de sucesso. 4 edio 1999. So Paulo: Saraiva. Zelansny, Gene. Comunicao visual para executivos. Traduo por Anbal Mari 1999. So Paulo: Futura. Reinaldo Polito mestre em Cincias da Comunicao, professor de ExpressoVerbal h 26 anos e autor de 11 obras, entre elas: Como Falar Corretamente e sem Inibies- 98 edies, Gestos e Postura para Falar Melhor - 22 edies, Assim Que se Fala - 23edies e Um Jeito Bom de Falar Bem. Seus livros permaneceram dois anos e meio naslistas dos mais vendidos. www.polito.com.br