Aspel-COI 6.

0 Nuevas Funciones y Caractersticas

1. Introduccin Aspel-COI 6.0 es un sistema que permite procesar, integrar y mantener actualizada la informacin contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona un control exhaustivo del IVA permitiendo el correcto cumplimiento de las disposiciones fiscales vigentes. Sus diversos reportes y grficas permiten evaluar el estado financiero de la organizacin, as como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas (IETU, IVA, ISR y DIOT). Calcula la depreciacin de los activos fijos. Mantiene interfases con los dems sistemas Aspel e interacta con hojas de clculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administracin de la empresa. 2. Caractersticas generales del producto Completamente en espaol. Base de datos en formato FIREBIRD Traductor automtico de datos de versiones Aspel-COI 4.0 y 5.x Actualizacin en lnea va Internet a las ltimas mejoras de la versin (Aspel-AL). Perfiles de usuario para un acceso seguro a la informacin. Disponible en versiones de 1 usuario 99 empresas y licencias de usuarios adicionales. 3. Nuevas Caractersticas

3.1.

Base de datos Base de datos anual, por lo que se tiene una actualizacin en lnea, evitando as tener que realizar traspaso de saldos entre periodos del mismo ejercicio. Al modificar algn atributo de una cuenta, dicho cambio se ver reflejado de forma automtica en todo el ao.

3.2.

Importador de catlogos desde Excel Se cuenta con un asistente para la importacin de archivos de Excel con el cul se podrn importar los catlogos de Cuentas, Cuentas departamentales, Activos fijos y Datos de terceros. Tambin se podrn importar plizas de forma unitaria o masiva a travs de un archivo de Excel. 3.2.1 Importacin de catlogo de Cuentas y Cuentas departamentales

Estos procesos permiten importar la informacin del catlogo de Cuentas y Cuentas departamentales desde un archivo en Excel a la base de datos del sistema. Los pasos del asistente para ambos procesos es similar y se describen a continuacin a) Archivo para importacin: Consiste en indicar la ruta donde se encuentra el archivo de Excel que contiene el catlogo de cuentas de la empresa, los dgitos por nivel y el separador de niveles.

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b) Formato de la informacin: Se debe verificar que la hoja de Excel tenga la estructura requerida por Aspel-COI para poder importar la informacin.

c) Vista preliminar: Muestra una vista previa del cmo quedar conformado el catlogo de cuentas de acuerdo a la estructura requerida por Aspel-COI y el contenido de la hoja de Excel.

d) Realizando la importacin: En esta ventana se observa el avance en el proceso de importacin del catlogo de Cuentas.

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e) Resultado del proceso: Por ltimo, se muestra el resultado del proceso, indicando el nmero de registros agregados, en caso de encontrar errores lo indicar.

3.2.2

Importacin de Activos fijos e Importacin de Datos de Terceros

Estos procesos permiten importar la informacin del catlogo de Activos fijos y los Datos de Terceros desde un archivo en Excel a la base de datos del sistema. Los pasos del asistente para ambos procesos es similar y se describen a continuacin: a) Bienvenida: En esta ventana se da una breve introduccin a lo que es el proceso de importacin de Activos, adems de indicar algunas sugerencias antes de realizar el proceso.

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b) Archivo de importacin: En esta ventana se debe indicar la ruta donde se encuentra el archivo .xls para la importacin, adems de indicar qu operacin se desea realizar, agregar informacin o actualizar datos existentes. Tambin se debe indicar el tipo de asociacin de los campos, la cual puede ser Automtica (se asociarn los campos con las columnas recuperadas del archivo de Excel en el mismo orden), o Manual (la asociacin de los campos con las columnas sern definidas por el usuario).

c) Asociacin de la informacin: Si se selecciono Asociacin manual, en este paso se deber asociar cada valor contenido en el archivo de importacin a un campo de la base de datos del sistema. Esto se hace arrastrando un valor del lado izquierdo de la ventana y hacia el campo destino que le corresponde del lado derecho de la ventana. Si se seleccion la Asociacin manual, los datos en esta ventana ya se mostrarn relacionados con los campos en el orden que se encuentren en el archivo .xls.

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d) Vista preliminar: En esta ventana se muestra una vista previa de cmo quedar la informacin una vez importada, en caso de identificar que un campo esta en una columna que no le corresponde, se podr regresar a hacer la correccin. Aqu tambin se observa el nmero de registros a actualizar, a agregar, si hay registros con error, y el nmero total de entradas que se realizaron.

e) Finalizar: Indica que el proceso de importacin ah concluido, bastar dar clic en el botn para salir del asistente.

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3.2.3

Importacin de plizas a) Importacin unitaria La importacin unitaria de plizas se puede hacer estando en el alta de una pliza / Agregar pliza modelo, y en tipo de archivo, seleccionar *.xls. Este archivo debe cumplir con la estructura necesaria para poder ser ledo por el sistema.

b) Importacin masiva La importacin masiva de plizas se realiza ingresando al men Procesos / Integracin de plizas.
Se debe seleccionar la opcin de Importar desde una hoja de Excel.

Indicar ruta del archivo .xls que contiene las plizas a integrar con la estructura correspondiente.

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3.3 Manejo de Presupuestos Se tiene la posibilidad de poder manejar los presupuestos de las cuentas, el cual se podr crear desde Aspel-COI 6.0 de acuerdo a diferentes criterios, importar desde Excel, as como modificarlo y consultarlo en cualquier momento. Tambin se podr llevar el manejo del presupuesto de las cuentas de forma departamental. 3.3.1 Creacin del presupuesto: La creacin del presupuesto cuenta con diferentes formas de prellenado, las cuales se describen a continuacin: a) Captura directa mensual: Permite capturar los presupuestos de las cuentas por cada uno de los meses b) Saldos mensuales del ejercicio anterior: Por cada mes, presenta como presupuesto sugerido los saldos mensuales de las cuentas del ejercicio anterior. El saldo sugerido podr ser, cargos-abonos, total de cargos o total de abonos. c) Saldos mensuales del ejercicio actual: Presenta como presupuesto sugerido los saldos mensuales de las cuentas hasta un determinado mes y completa los dems meses. d) Saldo final del ejercicio anterior / 12: Presenta como presupuesto sugerido el saldo final de las cuentas en el ejercicio anterior dividido entre 12 meses. e) Copiar presupuesto de otro ejercicio: Copia los presupuestos de un ejercicio determinado y los propone como presupuesto al ejercicio por capturar. f) Captura directa anual: Permite capturar el presupuesto anual de cada cuenta.

De acuerdo a la opcin de prellenado que se seleccione, se mostrar la siguiente ventana con la informacin correspondiente:

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En la ventana de Captura de presupuesto se cuenta con una barra de herramientas desde la cual se podrn realizar las siguientes operaciones: Icono Descripcin Grabar los cambios realizados. Exportar a Excel la captura de presupuestos actual.

Importar los datos desde una hoja de Excel.

Tambin se podr tener acceso a esta ventana desde el men Archivos / Presupuestos / Cargar presupuestos desde hoja de clculo. Dejar la ventana de captura de presupuestos en ceros, teniendo las siguientes opcines:

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Aplicar un factor de incremento capturado por el usuario.

Prorratea la captura del presupuesto anual a los 12 meses. Este icono estar disponible cuando el mtodo de prellenado seleccionado sea Captura directa anual.

Copia los datos de un mes a otro.

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3.3.2

Modificar Presupuesto Actual: Al ingresar a esta opcin se muestra una ventana en donde se debe especificar el filtro para la modificacin del presupuesto:

3.3.3

Consulta de Presupuesto: Al ingresar a la consulta del presupuesto se muestra la siguiente ventana desde donde se podr modificar, filtrar, imprimir, exportar, etc. la informacin presentada:

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3.3.4

Consulta de Presupuestos Departamentales: Desde esta ventana se podr consultar por cada Departamento, el presupuesto asignado a cada uno de ellos.

3.4 Contabilidad por Centros de Costos y/o Proyectos Adicional al manejo de Departamentos, se tiene la posibilidad de llevar el resultado por Centros de costos y/o Proyectos. Las etiquetas son configurables desde los parmetros del sistema, para que la agrupacin sea de acuerdo a las necesidades de cada empresa.

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Estando en la captura de plizas, se presentar la columna correspondiente para asociar el movimiento a un Centro de costos, a un Proyecto y a un Departamento, en caso de manejar estos tres catlogos.

Desde Hojas fiscales y financieras, se podr obtener un Estado de resultados por centro de costos y proyectos.

Adems se podr emitir un reporte de movimientos por proyectos y centros de costos.

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3.5 Reportes 3.5.1 Asistente de Reportes Se cuenta con un asistente para la elaboracin de nuevos reportes QR2 (Wizard), el cual ayudar a que el usuario genere sus propios reportes de forma rpida y sencilla. El asistente consta de 3 pasos los cuales se describen a continuacin:

a) Opciones Generales del reporte: En este primer paso se debe definir a que Grupo pertenecer el reporte, los cuales pueden ser: Cuentas, Cuentas departamentales, Activos, Rubros o Plizas. De acuerdo al Grupo seleccionado, ser el Tipo de reporte que se genere.

b) Seleccin de partes del reporte a ser creadas: Aqu se especifica el diseo general del reporte, los datos que lo conformarn, la orientacin de la hoja (vertical u horizontal), as como si se requieren lneas de divisin en los datos.

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con el cual se c) Finalizar: En esta ventana se cuenta con el botn puede visualizar cmo quedar el reporte diseado. En caso de requerir hacer algn cambio, se de podr dar clic en el botn para hacer las

modificaciones necesarias. Al dar clic en el botn se deber indicar el nombre con el que se guardar el reporte, terminando as con el asistente.

3.5.2

Datos en los Reportes Al emitir algn reporte, como pie de pgina coloca el Usuario, Fecha y Hora en que se emiti el reporte.

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3.5.3

Exportacin de reportes Desde la vista preliminar se podrn exportar los reportes a diferentes formatos, como lo es Excel, Rtf, HTML, PDF y Txt.

3.5.4

Cdula de depreciacin fiscal y contable En los reportes se podr imprimir la Cdula de depreciacin Fiscal y Contable que se tiene en la consulta de Depreciacin de Activos.

3.5.5

Emisin de plizas Las plizas se podrn Emitir tanto en FTO como en QR2.

3.5.6

Reportes en Moneda extranjera Los reportes de Balanza de comprobacin y auxiliares se podrn convertir a otra moneda.

3.5.7

Balanza de comprobacin La balanza de comprobacin se podr emitir solo con las cuentas que tengan Saldo y/o movimientos.

3.6 Bitcora del sistema Se agrega una bitcora de usuarios la cual mostrar las actividades ms relevantes realizadas en el sistema.

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3.7 Asociacin masiva de Naturaleza de cuentas Se cuenta con una ventana para poder asignar de forma rpida y sencilla, la naturaleza a cada una de las cuentas. Incluso, despus de haber realizado la traduccin, se podr realizar este proceso de forma gil.

3.8 Catlogos de cuentas Al crear una base de datos se tienen los siguientes catlogos de cuentas disponibles: Vaco Estndar general Manufacturera Comerciales De servicios Para paquetes demostrativos Gubernamentales Descentralizadas Dependencias de gobierno

3.9 Cuentas Departamentales 3.9.1 Alta masiva de cuentas departamentales Se cuenta con una seccin para poder asociar de forma rpida y sencilla, cuentas a uno o varios departamentos. Las cuentas deben ser de Detalle y no deben tener movimientos.

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3.9.2

Alta de cuentas departamentales en captura de Plizas Desde el alta de la pliza se podr realizar la asociacin de cuentas a otros departamentos, para ello, la cuenta debe estar configurada como departamental.

3.10 Almacn digital de documentos

Se tiene un almacn de documentos digitales comn para los sistemas de la lnea Aspel. Este almacn estar disponible en los catlogos de Plizas, Cuentas y Activos. Dentro de la ventana de Documentos asociados, se podr generar una carpeta para clasificar los documentos que se vayan almacenando y as tener un mejor control y acceso a los mismos.

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3.11 Mdulo Fiscal Se agrega un mdulo de Fiscales donde se tiene todo lo relacionado con Operaciones con Terceros e IETU. Adems de una seccin de Hojas fiscales, donde se incluyen 2 hojas para pago provisional y anual del IVA. Se cuenta con 6 hojas fiscales para clculos provisionales y anuales de IETU, ISR e IVA. 3.12 DIOT/IETU Desde el auxiliar de la consulta del catlogo de cuentas y plizas, se podr observar que cuentas y plizas, respectivamente, tienen asociado un movimiento de este tipo. Consultas y altas "ciclicas" de operaciones con terceros / IETU

3.13 Plizas 3.13.1 Catlogo de Tipos de plizas Se cuenta con un catlogo de Tipos de pliza, ya no se define ni limita esto desde los parmetros del sistema, se podrn dar de alta tantos Tipos de pliza como se requieran.

3.13.2 Origen de las plizas Dentro de la consulta de Plizas se cuenta con una columna que indica el ORIGEN de la pliza, lo cul permitir identificar las plizas que se hayan generado desde otro sistema de la lnea Aspel, siempre y cuando la interfase entre dichos sistemas sea EN LINEA. 3.13.3 Plizas de cierre Si se genera la pliza de cierre en el mes definido como mes de CIERRE, se generar de forma automtica el mes de ajuste y se contabilizar la pliza en dicho mes 13. Si la pliza de cierre se genera en un mes diferente al definido como mes de cierre, se generar como pliza modelo para que sea contabilizada posteriormente. 3.13.4 Auxiliar de plizas En la consulta de plizas, en la seccin de detalle del movimiento se muestra una columna de la descripcin de la cuenta.

3.14 Copiado especial Al seleccionar la opcin Edicin / Copiado especial, se agrega la opcin de "Balanza de comprobacin", con lo que habilitando slo un parmetro, el sistema pegar en Excel las columnas correspondientes.

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3.15 Traspaso de saldos El Traspaso de saldos ser entre ejercicios, ya no entre periodos. Sigue contando con la opcin de traspaso automtico, pero ser entre ejercicios. 3.16 Control de archivos Se podr diagnosticar y reparar varios archivos al mismo tiempo, crear nuevas bases de datos exportar a nuevos manejadores y realizar las conexiones de bases de datos. 3.17 Traduccin de archivos Se podr hacer traduccin de archivos de COI a partir de la versin 4.0 a 5.7. La traduccin podr ser entre diferentes nmeros de empresa, esto desde el asistente de Traduccin. 3.18 Consultas 3.18.1 Personalizacin de consultas Al personalizar la consulta de cuentas, se tiene la opcin de agregar las columnas de: Naturaleza, Departamental y Afecta pliza de ajuste cambiario. 3.18.2 Exportacin de consultas Todas las consultas podrn ser exportadas a Excel, Texto, Html y Xml. 3.19 Datos fiscales de la empresa Dentro de los parmetros del sistema / Datos de empresa, se agrega una seccin para indicar los Datos fiscales de la empresa, como lo son: Tipo de persona, Tipo de empresa, Fecha de constitucin, Nacionalidad, Tipo de rgimen, Datos generales del Representante legal. Estos datos podrn explotarse en los reportes y hojas de Excel. 3.20 Ruta para formatos Desde los parmetros del sistema / cuentas, se podr especificar la ruta donde se encuentran los formatos (fto y qr2), hojas de clculo, graficas y archivos de configuracin, permitiendo tener por cada empresa esta configuracin, y al emitir algn reporte, el sistema buscar el formato en la ruta aqu indicada.

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