24/08/2009

Introduccin a la Gestin de Proyecto

Marlon S. Ramrez M. Universidad Nacional de Ingeniera

Objetivos del Curso

Comprender cada fase, actividad y tarea en el ciclo de vida de un proyecto para poder manejar recursos, personal y relaciones con terceros eficientemente. Determinar si un proyecto es viable y/o poder escoger entre varias opciones la mejor.

Marlon S. Ramrez M.

Gestin de Proyectos: Introduccin

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Contenido del Curso

Introduccin a la Gestin del Proyecto Proceso de Iniciacin
Documentar la idea, estudio de factibilidad, trminos de referencia y escoger el equipo de trabajo.

Evaluacin del Proyecto

Tcnicas financieras para determinar si el proyecto es rentable.

Planificacin del Proyecto

Plan del proyecto, recursos, financiero, calidad, riesgos, aceptacin, comunicaciones y adquisiciones.

Ejecucin y Cierre del Proyecto

Controlando tiempo, costo, calidad, cambios, riesgos, entregables, adquisiciones, aceptacin y comunicaciones.

Marlon S. Ramrez M.

Gestin de Proyectos: Introduccin

Introduccin a la Gestin de Proyectos

Qu es un Proyecto? Qu es la Gestin de proyectos? El ciclo de vida del proyecto Los participantes en un proyecto

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Gestin de Proyectos: Introduccin

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QU ES UN PROYECTO?

Marlon S. Ramrez M.

Gestin de Proyectos: Introduccin

Operaciones vs. Proyectos

Caractersticas comunes:
Organizacin Son realizados por personas Se cuenta con recursos limitados Deben ser planificados, ejecutados y controlados

Trabajo

Diferencias bsicas:
Las operaciones son continuas y repetitivas Los proyectos son temporales y nicos

Operaciones

Proyectos

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Gestin de Proyectos: Introduccin

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Entonces, qu es un proyecto?
Un proyecto es un problema que tiene programada su solucin.
Donde el problema es un espacio entre donde se esta y donde se quiere estar, con un obstculo que previene el fcil movimiento para cerrar el espacio.

Un proyecto es una empresa, un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto o servicio nico
Temporal: Tiene un inicio y un final bien definidos. nico: El producto o servicio creado por el proyecto difiere (de alguna manera distintiva) de otros productos o servicios similares.

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Un proyecto es temporal
Se llega al final de un proyecto cuando
los objetivos del mismo se han cumplido, cuando se hace evidente que estos no podrn alcanzarse y el proyecto se abandona.

Tiene que ver con una ventana de oportunidad que suele ser temporal.
La mayora de los proyectos tiene un lmite de tiempo para producir resultados. No significa que sea de corta duracin; algunos proyectos duran aos

El equipo de proyecto, como equipo, sobrevive al proyecto en slo pocas oportunidades.

Estos equipos se crean para un proyecto en particular. Una vez que este se cumple, el equipo se deshace y sus miembros son reasignados a otras labores.
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Un proyecto es nico
El resultado de cada proyecto es nico.

Sus caractersticas distintivas deben ser elaboradas progresivamente.

Desarrolladas cuidadosamente de manera secuencial

Estas caractersticas distintivas son definidas ampliamente en las etapas iniciales del proyecto
se hacen ms explcitas y detalladas conforme el equipo de proyecto desarrolla un mejor y ms completo entendimiento del resultado esperado.

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Los proyectos
Son nicos por naturaleza. Tienen definido un cronograma. Tienen aprobado un presupuesto Tienen recursos limitados Toman en cuenta los riesgos Realizan cambios beneficiosos
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No involucra procesos repetitivos Claramente especificado un inicio y un fin Tienen asignado salidas de dinero acorde a los avances (entregables) Al inicio se define una cantidad determinada de horas trabajadas, asesoras, equipos y materiales Se mide y evala el nivel de incertidumbre Se mejora la organizacin a travs de los cambios efectuados
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Ejemplos de proyectos

Desarrollar un nuevo producto o servicio.

Efectuar un cambio en la estructura, el staff o el estilo de una organizacin.

Disear un nuevo vehculo de transporte. Implementar un nuevo procedimiento o proceso

Construir una casa, un edificio, un estadio.

Lanzar una campaa electoral.

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Por qu puede fallar un proyecto?

Definicin de un producto

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Por qu puede fallar un proyecto?

Al inicio
Metas y objetivos han sido pobremente definidos y no son entendidos por el personal operativo.

Existe poco conocimiento de la complejidad del proyecto.

El proyecto est basado en informacin insuficiente o inadecuada.

Los estimados del proyecto son basados en el intuicin, o calculo al dedo, con poca importancia en los datos histricos de proyectos similares o anlisis estadsticos.

Integracin de los elementos claves del alcance del proyecto ha fallado.

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Por qu puede fallar un proyecto?

En la planificacin

El proyecto incluye muchas actividades con insuficiente tiempo para ser completadas. Los estimados financieros son pobres e incompletos. No se invierte tiempo en revisando y mejorando los estimados. Las necesidades de personal, equipos y materiales no han sido evaluado.
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Por qu puede fallar un proyecto?

En la ejecucin
El proyecto carece de un gerente de proyecto o tiene muchos resultando en crculos de poder en paralelo a los previamente establecidos. El gerente de proyecto no tiene liderazgo. Existe una excesiva dependencia en el software de gestin de proyecto. El sistema de control es inadecuado. Entrenamiento y desarrollo son inadecuado.
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Interrogantes sobre los proyectos

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QU ES LA GESTIN DE PROYECTOS?
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Gestin de Proyecto
Son las habilidades, herramientas y procesos para llevar a cabo un proyecto exitosamente
Procesos

Habilidades

Herramientas

Objetivos a Cumplir

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Factores de un proyecto exitoso

Habilidades
Conocimiento especializado Habilidades Experiencia

Herramientas
Plantillas Registros Software de planeacin Software de modelaje Lista de Comprobacin Formulario de revisin.

Procesos de Gestin
Gestin de tiempo Gestin de costos Gestin de Calidad Gestin de Cambio Gestin de Riesgos Gestin de Incidentes Gestin de Adquisiciones Gestin de Aceptaciones Gestin de Comunicaciones

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Objetivos a

cumplir
Alcance al nivel correcto

Desempeo

Desempeo: La calidad del trabajo hecho. Costo: El costo del trabajo del proyecto directamente relacionado con los recursos humanos y materiales. Tiempo: El cronograma que debe cumplirse Alcance: La magnitud del trabajo a realizar.

Objetivos a Cumplir

Costo

Metas de tiempo

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El costo en funcin de otros objetivos

Costo f (Calidad , Tiempo, Alcance )
Si la calidad y el alcance se incrementan, el costo generalmente se incrementa. La relacin entre tiempo y costo no es lineal. El costo incrementa con la disminucin del tiempo por debajo de un tiempo ptimo
Pago de horas extras

Si se extiende despus de un tiempo ptimo, los costos incrementa por que las personas no estn trabajando eficientemente. Suficiente personas involucradas en un proyecto no garantiza que este puede ser completado en cualquier tiempo deseado.
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Objetivo de la Formulacin y Evaluacin de Proyectos

Para muchos, la preparacin y evaluacin de un proyecto es un instrumento de decisin que determina que si el proyecto se muestra rentable debe implementarse, pero que sino resulta rentable debe abandonarse. La opcin es que la tcnica no debe ser tomada como decisional, sino slo como una posibilidad de proporcionar ms informacin a quien debe decidir

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EL CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

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Etapas de un Proyecto
Estado Actual
Iniciacin Planificar

Ejecucin del Proyecto

Controlar

Ejecutar

Cierre

Estado Futuro
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Etapa de Iniciacin

Caso de Negocio
Se identifica un problema o oportunidad de negocio Se define un caso de negocio proporcionando varias soluciones

Estudio de Factibilidad
Para investigar si cual de las opciones del caso de negocio es la ms recomendada. Una vez aprobada la solucin, el proyecto es iniciado para entregar la solucin aprobada.

Trminos de Referencia
Definicin de los objetivos, alcance y estructura del nuevo proyecto.

Escoger Equipo de Trabajo

Se escoge el gerente del proyecto. El gerente del proyecto empieza a reclutar el equipo del proyecto Tambin establece el ambiente de la oficina del proyecto

Marlon S. Ramrez M.

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Etapa de Planificacin
Plan del Proyecto
Resumen de actividades, tareas, dependencias y marcos de tiempo

Plan de Recursos
Listado de recursos humanos, equipo y materiales que son necesarios

Plan Financiero
Identifica el costo de los recursos humanos, equipo y materiales

Plan de Aceptacin
Lista de criterios a cumplir para obtener la aceptacin del cliente/patrocinador del proyecto

Plan de Riesgos
Destacar los riesgos potenciales y las acciones que deben tomarse para mitigar estos riesgos

Plan de Calidad
Proporciona metas de calidad, seguridad y medidas de control

Plan de Comunicaciones
Dar a conocer las actividades de la organizacin entre las partes interesadas(stakeholders) Marlon S. Ramrez M.

Plan de Adquisicin
Identificar productos que sern obtenidos desde fuentes/proveedores externas.

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Etapa de Ejecucin
Se implementa el plan creado durante la fase de planeacin del proyecto Los procesos de gestin son llevados a cabo para monitorear y controlar los entregables generados por el proyecto. Esto incluye identificar los cambios, riesgos e incidentes, revisando la calidad entregada y midiendo cada entregable producido contra el criterio de aceptacin Una vez todos los entregables han sido producidos y el cliente ha aceptado la solucin final, entonces el proyecto esta listo para ser cerrado.
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Etapa de Cierre
Entrega de entregables finales Entrega de documentacin del proyecto Terminando contrato de proveedores Liberar recursos del proyecto Comunicar el cierre del proyecto a todos los interesados stakeholders Revisin post-implementacin para cuantificar el nivel de xito del proyecto e identificar las lecciones aprendidas para proyectos futuros

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LOS PARTICIPANTES EN UN PROYECTO

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El lado humano de la gestin

Escoger las personas apropiadas

Dirigirlas apropiadamente

Factor que conduce al xito

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Escoger las personas apropiadas

Error comn:
Asignar personas a un proyecto por qu estn disponibles y no porqu son las ms idneas.

Mejor:
Analizar los requerimiento de el trabajo Reclutar a la persona que mejor encaje en este requerimiento

Realidad:
Ambiente de recursos compartidos. Los mismos empleado se usan en todos los proyectos (se cae en el error comn) Mover una persona a otro proyecto por ser la idnea puede afectar al proyecto actual

Consejo: Evitar escoger la persona incorrecta ya que dar una ilusin que el proyecto esta bien equipado.

Marlon S. Ramrez M.

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Asignacin de Recursos
Puede ser la ms importante preocupacin de un gerente de proyecto
Es el aspecto que generalmente se maneja peor

Riesgo:
Que las organizaciones actuales compactan sus estructuras y tratan de hacer con esta estructura todo el trabajo que hacan antes

Mientras no se reconozca y atienda el problema

Proyectos superarn su presupuesto No se cumplirn las metas de cumplimiento Se sufrir de una calidad pobre (desempeo)

El software de calendarizacin de recursos no resuelve el problema de que si se tiene la persona idnea para el trabajo asignado

Esta es una responsabilidad del gerente del proyecto

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Dirigiendo las personas apropiadamente

Algunos gerentes de proyectos son escogidos por ser buenos tcnicos, pero no reciben entrenamiento en gestin Pareciese que existe una correlacin inversa entre desempeo tcnico y desempeo en la gestin, pero esto no siempre es verdadero Tienden a estar orientados a un mundo interno de conceptos e ideas (introvertidos) Tratan a las personas como a la tecnologa, pero las personas no son lgicas, racional o sujetas a anlisis matemticos

Riesgo

Personas tcnicas son usualmente orientadas a la tecnologa ms que orientadas a las personas.

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El estilo de gestin menos apropiado Autoritario y desconfiados

Si las personas no cumplen, entonces echarlos del proyecto. Las personas estn desmotivadas (o motivadas solo por el dinero) Incapaces de pensar y contribuir independientemente Son piezas que deben ser movidas por un lder. Piensa que su personal no apoya, entonces no se toma el riesgos de confiar en ellos.

Esto no le permite darse cuenta del buen desempeo que puede obtener de su equipo si se les da una oportunidad.
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Preguntas?

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