ORGANIZACIN Y GESTIN DE PROYECTOS

BLOQUE II: EVALUACIN, GESTIN Y DIRECCIN DE PROYECTOS

Tema 7: Preparacin de la oferta y su presentacin.

Adjudicacin del trabajo.

Miguel Martn-Loeches Juan Antonio Calvo
Departamento de Geologa

Tema 7: Introduccin. Preparacin de la oferta y su presentacin. Adjudicacin del trabajo

INTRODUCCIN OFERTAR, O NO OFERTAR

PREPARACIN DE LA OFERTA CURRICULUM VITAE Y REF. DE EMPRESA

PRESENTACIN Y SEGUIMIENTO DE LA OFERTA

ADJUDICACIN (O NO) DEL TRABAJO

Tema 7. Introduccin

La Preparacin de la oferta

Analizar el alcance de la oferta para determinar tiempo, esfuerzo y nmero de tcnicos implicados en la misma.
Empresa ofertante:

Define que hacer, como, en cuanto tiempo y a que precio.

Cliente, la oferta le permitir determinar:

Si lo que se oferta se ajusta a su necesidad. Si tiene ante si una empresa con un equipo profesional capaz y con solvencia tcnica y econmica.

Tema 7. Introduccin

La Preparacin de la oferta

Si el trabajo se realizar en el tiempo y condiciones deseadas.

Si, comparndola con otras ofertas, sta es la ms conveniente

Tema 1. Ofertar o no ofertar

Ofertas con pocas posibilidades, por precio, escasa afinidad con el cliente, trabajos previos realizados y competencia elevada, obligan a un esfuerzo excesivo que no revierte en beneficio.

NO

SI

Ofertas con posibilidades, ajustadas a la experiencia de la empresa, afinidad, estratgicas, etc.

Tema 1. Ofertar o no ofertar.

Los factores bsicos que se debern tener en cuenta son: Si tenemos experiencia prctica y conocimientos tcnicos. Planificacin Temporal. Seremos capaces de realizarlo?. Relaciones con el cliente. Formales y/o informales. Resultados de ofertas con el mismo cliente. Si se adjudicaron otros contratos con ste cliente, como terminaron y satisfaccin del cliente. Que reputacin tiene el Cliente, en cuanto a satisfacerle.

Tema 1. Ofertar o no ofertar.

Solvencia econmica del cliente. Ser capaz de pagar. Factores polticos, que favorezcan o reduzcan posibilidad.
Definir el orden de magnitud del precio que ofertar la competencia y si no podremos alcanzarlo.

Cual es el coste de oportunidad, por dedicar recursos a este trabajo y dejar de atender a otros proyectos o clientes.
Existe posibilidad de revender el trabajo a otros clientes.

Si se dispone de recursos actuales para preparar la oferta.

Tema 1. Ofertar o no ofertar

Analizar el coste de preparacin de oferta y si consume un porcentaje importante de los beneficios del mismo.
Si se dispone de recursos para afrontar el contrato y si no es as, coste para alcanzarlo.

Tema 7. Ofertar o no ofertar

Ampliar Cartera De Clientes

Acto de presencia ante un nuevo cliente

Razones Estratgicas
Acceso a otros Mercados o zonas geogrficas

Mejorar la Reputacin

Direccin

Adquirir conocimientos O nuevas tecnologas

Tema 7. Preparacin de la oferta

Si se ha considerado Ofertar, ahora se trata de mostrar al Cliente potencial que somos el equipo idneo para realizarlo. El documento de oferta deber ajustarse a los Pliegos (Tc. y Adm.) e incluir:

Introduccin.

Antecedentes y propsito del trabajo. Alcance del mismo, indicando lo que no est incluido.

Tema 7. Preparacin de la oferta

Oferta Tcnica, descripcin de lo ofertado, como se va a realizar, con que medios y que soluciones se proponen. Oferta de Gestin, planificacin temporal, y personal clave.
Oferta Econmica, precio final, impuestos, coef. de actualiz., as como el momento y forma de pago.

Tema 7. Preparacin de la oferta

Adicionalmente, se deber incluir: Referencias de la empresa en trabajos similares. Cualificaciones (tcnicas, de calidad y seguridad) de la empresa y el personal. Curricula Vitae del personal clave. Tener muy presente los criterios de valoracin para incluirlos en la oferta. Extensin del documento en funcin del cliente y a la complejidad de los trabajos a realizar. Las ofertas deben agradar al cliente, con esttica atrayente, tablas, grficos y figuras que faciliten la comprensin y la atencin.

Tema 7. Preparacin de la oferta

Oferta Tcnica, cuyo propsito ser:

1.

Mostrar el entendimiento del problema y requisitos especificaciones.

Anticipar la solucin potencial. Mostrar capacidad tcnica. Identificar puntos conflictivos del trabajo y anticipar solucin.

Justificar el tiempo y dinero para ejecutar el proyecto.

Tema 1. Preparacin de la oferta

Aunque el ndice vara de un proyecto a otro, deber incluir:

Introduccin que sintetice problema.

la comprensin del

Alcance, donde se describa en que consistir el trabajo.

Descripcin de actividades previas, incluyendo el diagrama de rbol de actividades. Descripcin de los materiales, herramientas y sistemas que se emplearn, incluyendo los sern propiedad del cliente

Tema 1. Preparacin de la oferta

Lista de entregables, incluyendo documentos, productos y elementos que el Cliente recibir como resultado del trabajo. Identificacin de riesgos potenciales, en proyectos de investigacin y desarrollo o donde haya dependencia de factores externos que pueden comprometer el resultado.

Sntesis final, satisfechos o no.

identificacin

de

requisitos

Tema 1. Preparacin de la oferta

2.

Oferta de Gestin

Es complementaria a la oferta tcnica, donde se describe la organizacin, metodologa y los procedimientos para llevar a cabo el proyecto (si somos adjudicatarios). IMPORTANTE.
La documentacin especifica para el proyecto ser:

Descripcin de responsables.

los

paquetes

de

trabajo

Lista de resultados entregables del proyecto.

Planificacin temporal propuesta: Diagramas Gantt y/o PERT.

Tema 7. Preparacin de la oferta

Plan de reuniones.

Equipo de trabajo. Perfil profesional y/o curricular del personal con mayor responsabilidad del proyecto.
Referencias de la empresa en trabajos similares.

Tema 7. Preparacin de la oferta

Documentacin complementaria (para contratos con la admin):

Procedimientos para la gestin: Plan de calidad, gestin, Plan de compras y Plan de verificacin y ensayos. Certificados de no estar en incurso en prohibiciones para contratar con la administracin o cualquier otro contratante.
Certificacin de estar al da en el cumplimiento de las obligaciones tributarias, o con la Seguridad Social.

Tema 7. Preparacin de la oferta

Justificacin de la solvencia econmica y financiera de la empresa.

Justificacin de la solvencia tcnica o profesional del empresario y los directivos.

Fianzas o avales.

Tema 7. Preparacin de la oferta

En los criterios de valoracin se valoran la solvencia tcnica del equipo, la experiencia de la empresa y el plazo de ejecucin. Por el contrario, la documentacin administrativa suele ser

condicin para la aceptacin o no de la oferta.

Tema 7. Preparacin de la oferta

3.

Oferta econmica Es el compendio de todas las condiciones de venta del proyecto, entre las que cabe citar: El precio de venta del proyecto bsico. El precio de las mejoras adicionales al proyecto bsico. La forma de pago, incluyendo:

Distribucin: certificaciones/mes, hitos, 100 % al final Medio: Cheque, transferencia, pagar, confirming, etc. Financiacin: al contado, 30, 60, 90 das.

Tema 7. Preparacin de la oferta

Validez de la oferta (identificando el tiempo). Precio al que se facturarn los recursos que el cliente pueda solicitar para la realizacin del proyecto.

Si al evaluar econmicamente el proyecto supera el coste, se debern buscar alternativas para reducir el precio:

Emplear personal de menor categora y coste. Limitar el alcance de los trabajos a realizar. Disminuir el nmero, las prestaciones o calidad sumin. Subcontratar actividades a terceros con costes horarios menores.

Tema 7. Curriculum Vitae y referencias de Empresa

Conocimiento e idoneidad del equipo que realizar el trabajo.

Preparacin especfica del curriculum al tipo de oferta solicitada.

Las referencias de empresa se enfocan a las caractersticas ms significativas, enfocadas al proyecto a contratar.

Tema 7. Curriculum Vitae y referencias de Empresa

1.

Curriculum personal, versin larga Deber incluir los siguientes aspectos:

Datos personales, excluyendo los datos de localizacin del individuo (telfono, direccin, etc.) y si se incluyen la formacin adquirida, fecha de nacimiento, funcin en la empresa, etc.

Perfil Profesional. Experiencia laboral.

Publicaciones, patentes y meritos adicionales.

Tema 7. Curriculum Vitae y referencias de Empresa

2.

Curriculum personal, versin corta Describe brevemente a los integrantes del equipo de trabajo propuesto en la parte de gestin de la oferta. Con unas pocas lneas se describe el perfil profesional de un curriculum largo, dando mayor hincapi a algn aspecto o dato peculiar.

Tema 7. Curriculum Vitae y referencias de Empresa

3.

Presentacin y referencias de la empresa

Equivalente al curriculum personal, debe incluir:

Definir el tipo de empresa. Actividad a la que se dedica de manera principal. Caractersticas fundamentales como la facturacin y organizacin interna.

Experiencia en el sector, clientes para los que ha trabajado y proyectos realizados (sin contener informacin confidencial).

Tema 7. Presentacin y seguimiento de la oferta

Algunas ofertas tras el esfuerzo desarrollado fracasan por:
La oferta no se termina a tiempo. Mala planificacin da lugar a que no se entreguen todos los documentos exigidos con la calidad o definicin adecuada.
Falta el papel. Directores de ofertas y equipo de trabajo se vuelcan en la parte tcnica, dejando a un lado la documentacin administrativa (aval bancario, IAE, certificados, etc.) que en algunos casos se tarda unos das en tramitarlos. Los costes no encajan. Faltan precios proveed., consultores externos que cuando llegan a ltima hora puede no encajar en la oferta. Riesgo de ofertar por encima o bajar costes sin datos.

Tema 7. Presentacin y seguimiento de la oferta

La oferta no cumple. Ofertas descalificadas por haber olvidado algn punto especfico del pliego del concurso. A veces se realiza voluntariamente para rebajar costes.
Soplo de ltima hora. Problemas con el cliente (insolvencia, incompatibilidades), pueden dar lugar a que algunas ofertas no se presenten, a pesar de estar ya parcial o totalmente finalizadas. Otras, la direccin no quiere comprometer recursos por haber salido otros trabajos o decide ir en colaboracin con otra empresa.

Tema 7. Presentacin y seguimiento de la oferta

En la Fase de Seguimiento de la Oferta puede ser importante:
Contactar con el Cliente. Intentar establecer reuniones para explicar con detalle el alcance de los trabajos, donde se puedan negociar otros aspectos como:

Cambios o ampliaciones en el alcance. Cambios en la organizacin propuesta para el trabajo. Reduccin del precio, o formas alternativas de pago. Borrador del futuro contrato.

Tema 7. Presentacin y seguimiento de la oferta

Hablar peridicamente con el cliente. Para interesarse por la evaluacin de ofertas, fecha estimativa de toma de decisin. Esto nos permitir disponer de informacin sobre nuestras posibilidades y planificar los recursos.

Tema 7. Adjudicacin (o no) del trabajo

Adjudicatarios: Reuniones para firmar contrato, ultimar detalles del alcance de la oferta y coordinacin de equipos de trabajo. No adjudicatarios: aprovechar las experiencias tiles adquiridas y responder a las siguientes cuestiones:

Tema 7. Adjudicacin (o no) del trabajo

Por qu no nos ha sido adjudicada?

Era o no consistente con los requisitos del pliego.

Ofertamos a un precio muy superior o inferior al resto.

La solucin tcnica era la adecuada.

El equipo de trabajo reuna las condiciones necesarias.

Se ha atendido correctamente al cliente y a sugerencias.

Tema 7. Adjudicacin (o no) del trabajo

Cmo se puede reaprovechar el trabajo de la oferta?

Puede presentarse modificada a otros clientes o concursos.

Se puede utilizar ante el cliente el haberse presentado como mrito para futuras licitaciones.

Tema 7. Adjudicacin (o no) del trabajo

Qu conclusiones se pueden obtener de la adjudicacin? Se puede estructurar algn recurso de otra manera. Revisar nuestra estructura de costes. Modificar la poltica de atencin al cliente.

Hace falta integrar algn tipo de profesional nuevo.

Es necesario adquirir o desarrollar nuevas tecnologas o conocimientos.

Tema 7. Estilos de comunicacin.

Aunque el objetivo primordial de un proyecto sea la excelencia tcnica con los recursos disponibles al mejor precio, un estilo de comunicacin claro preciso y ordenado es bsico para la adjudicacin. As, ser importante evitar los siguientes aspectos:

Tutear al cliente en documentos formales, a pesar de la relacin que se tenga. Evitar el uso de jergas, vulgarismos y trminos familiares.

Evitar la primera persona del singular o del plural, a favor de construcciones impersonales.

Tema 7. Estilos de comunicacin.

Evitar el uso de anglicismos. Evitar la autopublicidad evidente y juicios de valor sobre la competencia.

Evitar la emocionalidad en el documento.

Tratar correctamente al cliente, sin evidenciar la diferencia de conocimientos en el asunto de la oferta. Redactar el documento de manera clara, sinttica y ordenada, evitando el lenguaje demasiado tcnico,

Tema 7. Estilos de comunicacin.

Escribir lo justo y necesario, evitando el texto de relleno.

Incluir tablas, ndices, figuras y grficos que faciliten la comprensin.