GOOGLE DOCS

Introduccin: Google Docs es un servicio gratuito de Google que permite generar, almacenar y administrar documentos en lnea, tales como textos, planillas, presentaciones multimedia y formularios. Para crear esos documentos no se necesita instalar ningn software, solo se requiere acceso a un navegador y a una conexin a Internet, preferiblemente de banda ancha. Para utilizar el servicio, basta con tener una cuenta de correo electrnico en Gmail. REGISTRO Y ACCESO Para tener acceso a Google Docs, es necesario crear en Gmail una cuenta gratuita de correo electrnico. Para registrarse en Gmail, ingrese a la direccin http://www.gmail.com y realice las siguientes acciones:

1- Haga clic en la opcin Apntate a Gmail (1) para diligenciar el formulario de registro.

2- Despus de diligenciar el formulario, haga clic en el botn Acepto. Crear mi cuenta (2). Debe aparecer en la pantalla lo siguiente:

3- Haga clic en el enlace Estoy listo, llvame a mi cuenta (3) para acceder al correo electrnico creado.

4- Cada vez que se ingrese a esta cuenta de correo electrnico, se puede acceder a Google Docs haciendo clic en el hipervnculo Docs (4).

Otra alternativa para acceder a Google Docs es ingresar a la direccinhttp://docs.google.com, y digitar el nombre del Correo electrnico y la Contrasea que emple al registrarse en el servicio de correo electrnico Gmail.

5- Cuando se accede a Google Docs, se encuentran las opciones (5) para crear: Formularios, Documentos (Procesador de Texto), Presentaciones, Hojas de Calculo y Carpetas.

PROCESADOR DE TEXTO Al igual que Procesadores de Texto como MS Word, el que ofrece Google Docs cuenta con herramientas bsicas para crear documentos con vietas, imgenes, tablas, formato de texto, frmulas, columnas, y enlaces, entre otras. Adems permite cargar (importar) archivos tipo txt, doc, rtf, odt y sxw. A continuacin, presentamos algunas de las principales funciones:

A. COMPARTIR

Compartir con otros usuarios: funciona entre personas que tengan cuenta de correo en Gmail. El documento se puede compartir con dos modalidades: solo lectura o colaboradores; en este ltimo, otros usuarios pueden modificar el contenido. Enviar por correo electrnico como archivo adjunto. Realiza la funcin indicada por el ttulo. Publicar como pgina Web: con el contenido de un documento que puede ser consultado por cualquier persona, genera automticamente una direccin de Internet propia (URL). Ver como pgina Web (vista preliminar): antes de publicar el contenido de un documento, como pgina Web, se puede tener una imagen previa de cmo se ver este.

B. GUARDAR

Guardar: con esta opcin se guardan los cambios realizados a un documento. Guardar y cerrar: esta opcin adems de guardar los cambios, cierra el archivo y lleva al usuario a la pgina inicial de Google Docs.

C. IR PGINA INICIAL.

Esta opcin lleva al usuario a la pgina inicial de Google Docs (C). Es muy til para cambiar de documento o visualizar otros archivos creados. HOJA DE CLCULO La Hoja de Clculo de Google Docs ofrece funcionalidades bsicas tales como: crear planillas con frmulas, grficos, imgenes, funciones, formatos de texto, tablas y bordes, etc. Adems, permite importar archivos tipo csv, xls y ods.

Archivo: ofrece opciones para crear, configurar o imprimir hojas de clculo, importar archivos y exportar a formatos csv, html, ods, pdf, txt y xls. Editar: recoge opciones generales de edicin tales como: deshacer, rehacer, cortar, copiar, pegar, buscar y reemplazar. Formato: permite dar formato a celdas y texto. Insertar: opciones para insertar filas, columnas, formulas, grficos, comentarios, gadgets (aadir elementos complementarios) e imgenes. Herramientas: opciones para ordenar datos (ascendente / descendente) e inmovilizar filas y/o columnas. Formulario: permite insertar y modificar Formularios; opcin til para crear encuestas estructuradas. Ayuda: informacin y tutoriales sobre el uso de Google Docs.

A. BOTONES

Los Botones permiten acceder a las funciones ms utilizadas en una Hoja de Clculo: deshacer, rehacer, formato de nmero, cantidad de decimales, color y tamao de fuente; adems, combinar celdas, crear bordes, ajustar textos en celdas y color de fondo.

B. COMPARTIR

Invitar a usuarios: permite dos tipos de invitacin: solo lectura o con permiso para modificar el contenido. Ver quien tiene acceso: lista de personas que tienen acceso al documento actual. Compartir con el mundo: incluye las siguientes opciones: pedir clave para acceder al documento, acceder al documento sin necesidad de clave y permitir que cualquier usuario pueda modificar el contenido sin necesidad de clave. Publicar como pgina Web: distribuye la planilla en Internet y permite accederla por otras personas, en tiempo real, posibilitando la discusin con quienes se conecten al documento. Esta opcin genera automticamente una direccin de Internet (URL). Definir reglas de notificacin: configurar reglas para que cualquier cambio realizado en el documento se informe a los interesados mediante correo electrnico.

C. GUARDADO AUTOMTICO

Los documentos existentes en la Hoja de Clculo de Google Docs se guardan automticamente, por lo que los cambios sobre un archivo se almacenan constantemente.

D. DOCS INICIO

Esta opcin (D) lleva directamente a la pgina inicial de Google Docs. til para cambiar de documento o visualizar otros archivos.

PRESENTADOR MULTIMEDIA El Presentador Multimedia de Google Docs cuenta con funciones bsicas para crear presentaciones; entre otras, con diapositivas, textos, enlaces, imgenes, videos y temas o fondos prediseados. Adems, permite cargar (importar) archivos tipo ppt y pps. A continuacin algunas de sus funciones:

A. SUBMEN

Diapositivas: es posible crear, duplicar y eliminar diapositivas; adems, en ellas se pueden utilizar textos, enlaces, imgenes, vietas y videos. En este submen se encuentran las opciones de formato de texto. Notas: las notas ayudan a aclarar o a especificar aspectos a destacar sobre un tema especifico.

B. INICIAR PRESENTACIN

Opcin que ejecuta la presentacin. Tal como se observa en la imagen siguiente, al iniciar la presentacin se muestra: informacin de las diapositivas, la direccin URL donde est publicada, comentarios o notas creadas por el autor, etc. Al compartir la presentacin con otros usuarios que tengan correo en Gmail, estos aparecern en el listado de la derecha y podrn hacer comentarios o aportes.

C. COMPARTIR

Compartir con otros usuarios: permite compartir la presentacin con otros usuarios registrados en Gmail, en dos modalidades: solo lectura o con autorizacin para modificar el contenido. Publicar: distribuye la presentacin en Internet y permite a otras personas acceder a ella, en tiempo real, posibilitando la discusin con quienes se conecten a la presentacin. Esta opcin genera automticamente una direccin de Internet (URL). Enviar la presentacin por correo electrnico. Realiza lo que dice el encabezado.

D. GUARDAR Y CERRAR

Esta opcin adems de guardar los cambios realizados en una presentacin, cierra el archivo y conduce el usuario a la pgina inicial de Google Docs FORMULARIOS El Formulario de Google Docs permite recopilar informacin con diferentes tipos de estructura (test, seleccin mltiple, comentarios, etc). Los Formularios se pueden publicar como pginas Web o enviarse por correo electrnico para que varias personas diligencien la informacin solicitada. Esta opcin genera automticamente estadsticas detalladas apoyadas con grficos.

A. AADIR PREGUNTA

Opcin que permite seleccionar el tipo de pregunta que se desea incluir en el formulario: test, casillas de verificacin, elegir respuesta de una lista, etc (ver imagen siguiente).

B. ENVIAR FORMULARIO

Es posible enviar el formulario a varias direcciones de correo electrnico para que las personas lo diligencien directamente, en el modo lectura del correo. Google Docs almacena las respuestas y las procesa para generar estadsticas mediante la Hoja de Clculo Google Docs (ver imagen siguiente).

C. MOSTRAR ANLISIS

Este botn muestra el anlisis del formulario diligenciado por los usuarios con resumen de las repuestas y grficos estadsticos. Este anlisis de respuestas es el mismo que genera la Hoja de Calculo Google Docs (Punto B).

D. MS ACCIONES

Insertar: Opcin que genera un cdigo que puede insertarse en un Blog o Pgina Web, lo que permite mostrar y gestionar un Formulario en otro sitio de Internet (embeber). Editar confirmacin: opcin que permite personalizar el mensaje que le debe aparecer a los usuarios una vez diligencien el formulario.

E. GUARDAR

Aunque el Formulario de Google Docs se guarda automticamente, tambin es posible almacenar la informacin haciendo clic en la opcin guardar (E).

F. SALIR

Esta opcin cierra el Formulario y conduce al usuario a la pgina de inicio de Google Docs.