GESTO 1>>> FAA UMA ANLISE DOS CUSTOS Quando se veem em um momento de apuro, muitas empresas comeam a reduzir

custos sem avaliao prvia e acabam limando recursos importantes para os resultados da companhia. Por isso, a regra elencar todos os custos da empresa e manter um histrico deles, realizando cortes naqueles que tm menos participao no lucro. Na multimarcas virtual OQVestir, as scias Rosana Sperando e Mariana Mendes Medeiros renem-se mensalmente com a rea financeira para analisar as despesas. Cortamos aquilo que no afeta a produtividade e o bem-estar dos funcionrios, afirma Rosana. 2>>> DEFINA METAS DE REDUO O planejamento estratgico da empresa deve incluir no s as metas de aumento de vendas como tambm as de diminuio de gastos, obtidas com o estudo dos custos. Assim possvel definir os caminhos para alcanar os ndices determinados. 3>>> ENVOLVA A EQUIPE Os funcionrios so protagonistas da reduo de custos e a comunicao interna deve ser reforada para que os colaboradores faam parte dessa causa. Uma maneira de otimizar os cortes envolver a equipe na definio de metas e usar parte da economia para premiar o time quando elas forem atingidas, sugere Lus Lobrigatti, consultor do Sebrae-SP. Essa estratgia pode ser aplicada na reduo de itens como material de escritrio, energia e manuteno de equipamentos. 4>>> CUIDE DO ATENDIMENTO AO CLIENTE Ao planejar quais custos devem ser diminudos, preciso manter a ateno na qualidade e na eficincia do atendimento, para que o corte no cause uma percepo negativa nos clientes. Uma padaria que reduz a iluminao no salo, por exemplo, pode causar incmodo aos fregueses e, com isso, perder vendas. RECURSOS HUMANOS 5>>> OTIMIZE A JORNADA DE TRABALHO Quando o horrio de trabalho bem aproveitado, o funcionrio passa menos tempo na empresa. Ganham a companhia, que economiza com hora extra e energia eltrica, e o trabalhador, que tem mais qualidade de vida. Essa foi a aposta da OQVestir. As scias Rosana Sperando e Mariana Mendes Medeiros orientam os empregados a no acessar redes sociais durante o horrio de trabalho e a moderar nas pausas para almoo e cigarro. Em vez de trabalhar por longas horas, fazemos um perodo mais compacto e eficiente, afirma Rosana. 6>>> CALCULE OS CUSTOS DA DEMISSO Antes de demitir funcionrios, coloque no papel os custos da resciso de contrato. Devem-se somar a isso os gastos com contratao e treinamento de novo pessoal no futuro, quando as condies permitirem. Se o plano for trocar empregados antigos por mais jovens, tambm se deve considerar o tempo que estes levaro para chegar ao nvel de expertise daqueles demitidos. E, se os processos de trabalho no forem bem registrados, aqueles que deixam a empresa podero levar embora o conhecimento construdo, diz Liana Bittencourt, diretora de marketing do Grupo Bittencourt.

7>>> ADOTE O BANCO DE HORAS Uma alternativa para reduzir os gastos com horas extras registrar o tempo excedente de trabalho em um banco de horas, sugere Lobrigatti, do Sebrae-SP. O empregado pode recuperar as horas trabalhadas a mais em folgas, emendas de feriados ou frias mais longas. Entretanto, a empresa deve fazer essa compensao no ano corrente. Caso contrrio, preciso remunerar o funcionrio pelas horas extras, alerta Snia Mascaro Nascimento, doutora em Direito do Trabalho pela USP. 8>>> CONSIDERE A TERCEIRIZAO A terceirizao pode ser uma maneira de economizar com pessoal, desde que as funes no incluam a atividade-fim da empresa. Profissionais requeridos esporadicamente, como especialistas em seleo e recrutamento, podem ser retirados do quadro fixo e contratados somente quando necessrios, diz Dariane Castanheira, professora do Programa de Capacitao da Empresa em Desenvolvimento da Fundao Instituto de Administrao (ProCED/FIA). Se alguns servios terceirizados forem muito procurados, poder ser mais barato manter um profissional para a funo. 9>>> REVEJA A CESTA DE BENEFCIOS Diversas empresas gastam mais do que o necessrio com benefcios pouco utilizados pelos colaboradores, aponta Luis Augusto Lobo, professor de estratgia da Fundao Dom Cabral. A soluo reavaliar o que oferecido, calibrando os itens de acordo com o perfil do quadro de funcionrios. Se so jovens, do mais importncia a subsdio para cursos, por exemplo. J os mais velhos querem plano de sade completo e previdncia privada. Antes de fazer essa mudana, verifique quais benefcios fazem parte de acordo sindical. 10>>> D FRIAS COLETIVAS Se houver necessidade de uma reduo acentuada na produo, considere dar frias coletivas aos funcionrios. Isso pode ser feito no final do ano ou quando h sazonalidade na demanda pelos produtos ou servios. Assim, a empresa economiza com as despesas de manuteno da infraestrutura, como luz e gua. O perodo pode ou no ser descontado das frias normais dos empregados, diz a advogada Snia Nascimento. 11>>> OTIMIZE OS PROCESSOS Ao fazerem um diagnstico do negcio, os donos da NGO, que presta servios de assessoria e gerenciamento de risco, verificaram que faltava viso dos funcionrios nos processos amplos do negcio. Cada um se concentrava mais no seu departamento, e o fluxo de trabalho muitas vezes empacava na dependncia de uma pessoa, diz Daniel Cossi, diretor administrativo. Com a troca de parte dos colaboradores e a reciclagem de outros, foi possvel otimizar processos, ganhar qualidade e reduzir o tempo e, portanto, o custo da operao. 12>>> ATENTE S FORMAS DE CONTRATAO A empresa deve sempre tomar cuidado com as formas de contratao dos funcionrios para evitar despesas com multas e processos trabalhistas. comum contratar quem empregado como prestador de servio e vice-versa, afirma Snia Nascimento. Dependendo da situao, a pessoa pode trabalhar como autnoma, com contrato eventual, como celetista, como temporria e por prazo determinado. Verifique se a sua empresa faz isso de maneira correta.

INFRAESTRUTURA 13>>> CORTE NAS PEQUENAS COISAS Alguns itens, isolados, no representam um custo muito grande, mas quando somados podem pesar bastante nas finanas da empresa. Desde que foi inaugurada, a sede do site OQVestir passou por algumas mudanas: a cafeteira sofisticada, cujos sachs custavam R$ 130 por ms, foi trocada pelo clssico sistema de coador, e o gasto, reduzido a R$ 30 mensais. O material de limpeza, que era adquirido em um hipermercado, passou a ser comprado a granel. 14>>> DIMINUA A FROTA DE CARROS Possuir uma frota de veculos gera custo com manuteno mecnica, seguro, IPVA e depreciao. Considere a possibilidade de trabalhar com carros alugados ou com uma frota gerenciada por uma empresa terceirizada, que se encarrega da manuteno e dos demais cuidados. Outra opo o leasing, em que se paga pelo uso do produto e possvel compr-lo ao final do contrato. 15>>> ECONOMIZE NO TELEFONE Aps ter constatado um custo de telefonia elevado, Jos Roberto de Arruda Filho, sciodiretor da JR&M Assessoria Contbil, instalou um software que, ligado central telefnica, registra quais funcionrios falam mais ao telefone e quais clientes demandam mais ligaes. Com isso, foi feito um programa de conscientizao e se obteve uma economia de 35% na conta do telefone. Outra opo para reduzir essa despesa negociar com a empresa de telefonia um pacote mais ajustado ao perfil das ligaes da empresa. 16>>> REDUZA PERDAS NA PRODUO Para economizar no processo produtivo, minimize as perdas. Alm de investir em mquinas mais modernas, preciso conscientizar e qualificar os profissionais da linha de produo. A alta rotatividade dos funcionrios colabora para a perda de qualidade de produtos de maior valor agregado, destaca Fernando Macedo, CEO Brasil da Expense Reduction Analysts. 17>>> INVISTA EM MQUINAS E EQUIPAMENTOS Quando as mquinas da empresa esto defasadas ou lentas demais, geram gastos com manuteno e com horas extras dos funcionrios. Muitas vezes, vale a pena considerar um financiamento para adquirir equipamentos novos, diz Dariane Castanheira, do ProCED/FIA. Os bancos oferecem linhas de crdito subsidiadas, como o Finame. 18>>> OTIMIZE O GASTO COM ENERGIA O gasto com energia eltrica pode ser reduzido a partir de mudanas na estrutura da empresa, nos equipamentos e nos hbitos. Na sede da OQVestir, para aproveitar melhor a luz natural, foram abertas duas janelas. As luminrias velhas foram trocadas por modelos que usam lmpadas mais eficientes e tm espelhos para refletir a luz. A geladeira foi substituda por uma que gasta menos energia. Alm disso, os funcionrios so orientados a desligar a luz quando saem de um ambiente. A economia tem sido de R$ 60 mensais, mesmo com a chegada do vero, quando o ar-condicionado fica ligado constantemente.

19>>> REAVALIE A LOGSTICA O transporte de funcionrios e o servio de entrega de materiais podem ser administrados por uma mesma empresa terceirizada. Assim, o nmero de viagens otimizado e o gasto, reduzido. Essa foi a soluo encontrada pela JR&M Assessoria Contbil para organizar a logstica do negcio. Na FastFrame/Moldura na Hora, um dos trs motoristas foi cortado, e a rede passou a utilizar mais os servios de entrega de fornecedores. Eles absorveram os custos, afirma Rodrigo Pitangui Viegas, diretor da rede. 20>>> TERCEIRIZE A GESTO DOS PAGAMENTOS Em empresas em que h gastos excessivos com combustvel, uma soluo contratar um servio de controle de frota. Essa foi a iniciativa da NGO, que presta servios de assessoria e gerenciamento de risco. A firma costumava pagar o combustvel quando o funcionrio apresentava notas fiscais, mas se deparava com oscilao de custos e dificuldade para justific-los aos clientes. Com a contratao do Ticket Car, os funcionrios receberam cartes com crditos pr-definidos. A economia com combustvel foi de 36%, segundo Daniel Cossi, diretor administrativo da NGO. 21>>> DIGITALIZE DOCUMENTOS Para reduzir o consumo de suprimentos, como papel e toner de impressora, a JR&M Assessoria Contbil incentiva a digitalizao. Temos muita emisso de relatrios, ento adotamos o formato PDF, afirma Arruda Filho. H ainda um ganho em segurana, pois os documentos ficam em rede, e no s em um arquivo fsico. 22>>> CONSIDERE A VENDA DE ATIVOS Empresas que so proprietrias de prdios podem vend-los para, alm de economizar com manuteno e impostos, colocar dinheiro no caixa. De acordo com Macedo, da Expense Reduction Analysts, esse capital extra pode ser investido para atualizar a linha de produo, por exemplo, o que tem impacto positivo direto no resultado.

FINANAS 23>>> VERIFIQUE O REGIME TRIBUTRIO possvel diminuir a quantia gasta com impostos verificando se a empresa est no enquadramento tributrio adequado. Os regimes de Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional tm alquotas diferentes, alm de crditos e dedues prprios, e vale simular, com um contador, em quais enquadramentos a empresa poderia entrar e quanto pagaria neles. 24>>> RENEGOCIE DVIDAS Se a empresa tem dvidas, uma maneira de honr-las economizando renegoci-las com os credores e tentar obter a menor taxa de juros possvel. preciso, no entanto, calcular a real capacidade que a empresa tem de pagar esse dbito nas condies pleiteadas, levando em considerao o prazo de pagamento e as parcelas. 25>>> ANALISE O FLUXO DE CAIXA Para no ter de recorrer ao endividamento, faa uma anlise do fluxo de caixa dos ltimos 12 meses e verifique em quais perodos h baixa de vendas e necessidade de

capital. Com isso, negocie com os fornecedores um remanejamento dos prazos de pagamento, prope Liana Bittencourt, do Grupo Bittencourt. O segredo fazer isso com antecedncia se o remanejamento pedido em cima da hora, quando o fornecedor j aguarda o pagamento, as chances de conseguir uma prorrogao so menores. 26>>> PLANEJE O ENDIVIDAMENTO O endividamento pode ser um trampolim para o crescimento da empresa, mas deve ser planejado. Organize-se para pagar juros menores, evitando as opes de acesso mais fcil, porm com taxas mais altas, como o cheque especial. Compare as condies de financiamento em diversos bancos. 27>>> APRESENTE BONS PROJETOS AO BANCO Os planos de negcios no servem s para dar incio empresa. Quando tiver projetos de expanso, estruture-os antes de ir ao banco. Com uma boa proposta, conseguem-se condies melhores de pagamento dos emprstimos. 29>>> NEGOCIE AS TARIFAS BANCRIAS Uma boa fatia da receita da empresa usada para pagar tarifas bancrias. Elas podem chegar a quase 1% do faturamento, diz Dariane Castanheira, do ProCED/FIA. No entanto, as tarifas podem ser renegociadas com o banco. Para conseguir uma reduo, necessrio ter controle do caixa e estar em dia com os pagamentos. FORNECEDORES 29>>> COMPRE EM VOLUME E ALUGUE Uma proposta de reduo de custos para os franqueados da rede FastFrame/Moldura na Hora proporcionou o aumento da procura por novas unidades. O investimento inicial na franquia, que era de cerca de R$ 150 mil, caiu 30% quando a franqueadora props alugar aos franqueados os equipamentos de oficina, como serras e mquinas de corte de vidro, em vez de vend-los. Comprando com volume maior, a franqueadora consegue bons preos nas mquinas, que so alugadas por valores de mercado. Segundo Rodrigo Pitangui Viegas, diretor da FastFrame/Moldura na Hora, 90% dos novos franqueados optam pelo aluguel. 30>>> DIVERSIFIQUE OS FORNECEDORES Manter um s fornecedor pode significar preos mais altos e risco de faltar produto no estoque. Faa uma busca constante de outros produtores no mercado e avalie novas mercadorias, que possam substituir as que voc j vende, a um custo menor, aconselha Lobrigatti, do Sebrae-SP. 31>>> PEA REDUO DE PREO DA MATRIA-PRIMA Com o objetivo de aumentar a margem de lucro, a Tijol-ECO, que produz tijolos de solocimento por um processo ecolgico, em So Pedro (SP), decidiu diminuir os custos. Para isso, renegociou o preo das matrias-primas com os fornecedores, aps ter feito uma pesquisa no mercado, e reformulou o layout industrial, para otimizar o fluxo de materiais. Conseguimos uma reduo de custo de cerca de 15%, conta Roberto Claudio Pereira, scio-gerente da empresa. Pelos clculos de Lobo, da Fundao Dom Cabral, a renegociao com os fornecedores costuma trazer uma economia entre 13% e 30%.

32>>> UNA FORAS PARA TER PREOS MELHORES A parceria com empresas concorrentes ou complementares para compras conjuntas permite diminuir o valor unitrio do produto e dividir custos de logstica. A Rede Construalto, associao formada por 24 varejistas de material de construo com sede em Mogi das Cruzes (SP), realiza bolses de compras cada loja faz seus pedidos de um produto, e a rede negocia os melhores preos com os fornecedores. 33>>> REDUZA O ESTOQUE QUE NO TEM GIRO Tanto a indstria como o varejo tm perdas financeiras com estoque parado. O capital aplicado no produto que no girou no rende e, alm disso, h custos de armazenamento e possvel reduo de preo se o produto fica deteriorado ou obsoleto. Para reduzir as perdas, a quantidade no estoque deve ser calculada de acordo com a demanda de cada ponto de venda, lembrando que lojas diferentes de uma mesma rede tm giros variados e pedem quantidades proporcionais.

MARKETING E VENDAS 34>>> INVISTA NAS REDES SOCIAIS Como exigem baixo investimento, as redes sociais, como Orkut, Facebook e Twitter, podem ser suportes para a divulgao do produto e de promoes. preciso, no entanto, adaptar a comunicao para as novas mdias, levando em considerao o tamanho e o formato da mensagem e o pblico que ter acesso a ela. Quando usar essas ferramentas, monitore a receita que ela traz. Mesmo que o custo seja zero, a estratgia tem de gerar resultado, afirma Lobrigatti, do Sebrae-SP. 35>>> D PRMIOS CASEIROS Em vez de adquirir itens de outras empresas para premiar vendedores ou clientes, a empresa pode utilizar os produtos fabricados por ela como bonificao em campanhas internas, para estimular a equipe de vendas, ou em promoes externas, para fidelizar clientes. Alm de economizar, a iniciativa estimula a propaganda boca a boca sobre o produto. 36>>> SEJA AMIGO DO REVENDEDOR Para divulgar os produtos e aumentar a receita sem ter de investir mais em marketing, aproxime-se do revendedor e crie solues conjuntas. As promoes no ponto de venda, como os eventos de degustao ou a distribuio de amostras gratuitas, tm baixo custo. possvel tambm criar um programa de incentivo a vendas do seu produto, envolvendo a equipe do revendedor. 37>>> ENCONTRE UMA MARCA PARCEIRA Uma maneira de gastar menos com publicidade e marketing unir-se a outra marca e dividir custos. Fabricantes de hardware e software, por exemplo, podem fazer uma venda conjunta. A sugesto, nesse caso, atentar sinergia entre as marcas e investigar se no h nenhuma antipatia do consumidor em relao ao seu parceiro, diz Marcos Sardas, scio-diretor da consultoria GS&MD - Gouva de Souza. 38>>> CONCENTRE-SE NO ESTRATGICO Se a opo for reduzir verba de marketing, no faa cortes horizontais, com a mesma porcentagem de reduo para todos os produtos. Calcule quais itens contribuem mais

para o lucro da empresa e corte no oramento dos produtos marginais, que so responsveis pela menor parte do lucro, sugere Srgio Santos, coordenador da rea de marketing da ps-graduao da Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM). Alguns itens, acrescenta, podem at receber investimento em marketing, o que ir garantir as chamadas vacas leiteiras da empresa. 39>>> MONITORE PELA INTERNET Utilize seu site para obter informaes sobre o perfil e as preferncias do consumidor de maneira econmica. Adote sistemas que monitorem os acessos e as compras e determine as linhas prediletas de cada cliente. Quando houver novidades ou promoes, use o e-mail para avisar os que podem se interessar pela compra, sugere Sardas, da GS&MD - Gouva de Souza. Mantenha abertos os canais de comunicao on-line entre empresa e consumidor e receba os feedbacks. 40>>> ECONOMIZE NO SHOWROOM Showrooms e mostrurios montados por indstrias em lojas clientes pedem investimentos significativos. Como so uma vitrine importante para os produtos, no devem ser totalmente cortados. H, contudo, maneiras de economizar. A sugesto de Sardas, da GS&MD - Gouva de Souza, investir nas lojas que tm maior demanda pelos produtos e desenvolver catlogos eletrnicos ou em papel, para que o consumidor continue a ter acesso sua linha de produtos. 41>>> APOSTE NOS CONSUMIDORES LEAIS Diante da necessidade de cortar custos, mantenha o foco nos grupos de clientes mais leais marca ou que tm maior potencial de efetivar a compra e reduza o investimento em nichos inexplorados ou em consumidores que no conhecem o produto. 42>>> LIBERE A CRIATIVIDADE No desenvolvimento de campanhas de marketing de baixo custo, vale usar a criatividade. Uma possibilidade dar ao consumidor a responsabilidade de criar um vdeo sobre a marca assim como envolver o cliente na criao ou na customizao do produto. preciso ter em mente, no entanto, que essas campanhas devem ter continuidade, com respostas imediatas aos participantes, e que ferramentas de internet podem tambm virar um frum de crticas empresa, alerta Lobo, da Fundao Dom Cabral. 43>>> AUTOMATIZE A FORA DE VENDAS Recursos tecnolgicos cada vez mais variados e baratos so bons instrumentos para economizar nas vendas, sobretudo quando se tem uma equipe que passa a maior parte do tempo na rua e utiliza muito transporte e telefone. Para cortar despesas, vale recorrer comunicao por Skype, e-mail, rdio e internet via celular. A comunicao eletrnica por escrito tambm diminui o risco de erros em pedidos, pois as informaes ficam registradas nos e-mails. TECNOLOGIA 44>>> ALINHE TECNOLOGIA E ESTRATGIA Um hbito comum na escolha de produtos de tecnologia da informao comprar o que h de mais desenvolvido ou o que est na moda, sem haver necessidade real para isso. preciso alinhar a compra de equipamentos estratgia da companhia. Alguns negcios

tm de estar na fronteira da tecnologia, porque isso precisa ser visvel para o cliente. Outros devem usar uma tecnologia j testada, diz Fernando S. Meirelles, professor titular da Escola de Administrao de Empresas de So Paulo, da Fundao Getulio Vargas (FGV). 45>>> PESQUISE OS PREOS Quando for adquirir equipamentos, faa uma pesquisa exaustiva nos fornecedores. Alguns podem oferecer o mesmo equipamento pela metade do preo, diz Meirelles, da FGV. Deve-se levar em conta tambm que o hardware no o que mais pesa. Software e servios chegam a 90% do preo, ressalta Meirelles. 46>>> GASTE NOS APLICATIVOS QUE IMPORTAM Invista mais em programas que alavancam o negcio e menos nos que no so to cruciais. Softwares de gesto de estoque, por exemplo, tm preos que podem variar de R$ 50 a R$ 50 mil. O montante gasto nesse aplicativo precisa ser proporcional importncia que o estoque tem para o negcio. Se esse quesito crtico, vale investir nos mais seguros e confiveis. 47>>> PONDERE O SOFTWARE LIVRE Softwares livres significam menos custos com licenas, mas podem exigir gastos com suporte. Por isso, preciso avaliar quanto ser preciso investir em assistncia para o seu sistema. Na FastFrame/Moldura na Hora, os bancos de dados foram baseados na web com ferramentas de cdigo livre. Em parte da rede, no entanto, foi mantido o sistema Windows. 48>>> SISTEMATIZE OS PROCESSOS Para diminuir o desperdcio e as horas extras, a JR&M Assessoria Contbil desenvolveu um sistema que compila as normas e os procedimentos adotados pela empresa. A ferramenta fica na intranet e, consultada pelos funcionrios, encurta o tempo dos processos e minimiza os custos. 49>>> INSTALE PROGRAMAS DE COMUNICAO Em empresas que tm filiais ou unidades interligadas, como franquias, as ferramentas de voz sobre IP, como o Skype, podem aproximar os membros da rede de maneira mais barata, cortando ligaes telefnicas. Essa foi uma soluo adotada pela FastFrame/Moldura na Hora para se comunicar com as 50 unidades entre prprias e franqueadas que a rede tem no pas. 50>>> ADOTE UM SOFTWARE DE GESTO INTEGRADA Em vez de manter diversos softwares para gerenciar estoque, finanas, recursos humanos e outras funes da empresa, considere o uso de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), que faz a gesto integrada do negcio. Segundo Luis Augusto Lobo, da Fundao Dom Cabral, o ERP ajuda a reduzir perdas nos processos, otimiza o uso da mo de obra, calcula a quantidade de suprimentos e auxilia na relao com o cliente.