TEMS CREACIN

PRODUCCIN MANUAL La produccin manual de documentos se tiene la creacin, diseo y produccin de documentos, la normalizacin de la produccin documental en trminos de la identificacin de quien los produce, definicin de las tipologas, directrices relacionadas con las copias y con el control de la produccin de los nuevos documentos.

DISEO

PRODUCCIN AUTOMATIZADA Los principales elementos del sistema para el proceso de produccin de documentos del sistema automtico, son las Tablas de Retencin Documental, el cuadro o mapa documental, formatos o formularios que se identifican el mapa documental para cada uno de los tipos, una definicin de usuarios habilitados para la produccin de los documentos (para hacer el control de acceso a la produccin documental a travs de un modulo de administracin) y un men de opciones para la identificacin y descripcin de documentos Documento autntico En un documento electrnico, donde es su integridad. En por errores de transmisin, fallas en d o c u m e n t o s tradicionales el medio de almacenaje, o donde como un contrato o un intencionadamente se modifica el cheque, si se aprecian contenido original del documento, modificaciones o tachones, ste pierde su integridad y, por tanto, dichos documentos son su autenticidad prcticamente invalidados.

NORMALIZACIN DE LA PRODUCCIN

la produccin docume n t a l e n trminos de la identificacin de quien los produce, definicin de las tipologas, directrices relacionadas con las copias y con el control de la produccin de los nuevos documentos

tablas de Retencin Documental, el cuadro o mapa documental, formatos o formularios que se identifican el mapa documental para cada uno de los tipos, una definicin de usuarios habilitados para la produccin de los documentos (para hacer el control de acceso a la produccin documental a travs de un mdulo de administracin) y un men de opciones para la identificacin y descripcin de documentos El proceso de autenticacin consiste en que, mediante un programa de cmputo, se alimentan d o c u m e n t o firmado y la llave pblica del

AUTORIZACION DE PRODUCCION En el proceso manual la DE autentificacin es una firma DOCUMENTOS escrita que se lleva a cabo en un recibido o en una

entrega directa esa firma siempre podr ser vlida solo en ese documento VARIABLES MINIMAS DE DESCRIPCION Hay que tener en cuenta en la etapa de produccin son datos de contexto e informacin de contenido lo cual hace referencia a los metadatos. Por ejemplo en los datos de contexto se puede tener en cuenta los de t i p o documental como dependencia, as como el funcionario que produce el documento, al igual que aspectos como fecha, serie y subsidie, formato y soporte La fecha no la dan manualmente el da que se entrega el documento Es cuando nos da la firma del recibido manualmente

supuesto firmante; el p r o g r a m a i n d i c a s i e s autntico o no es autntico Hay que tener en cuenta en la etapa de produccin son datos de contexto e informacin de contenido lo cual hace referencia a los metadatos. Por ejemplo en los datos de contexto se puede tener en cuenta los de t i p o documental como dependencia, as como el funcionario que produce el documento, al igual que aspectos como fecha, serie y subserie, formato y soporte

ASIGNACION DE FECHAS RADICACION FIRMA

En la automatizada no la da el computador cuando cuando enviamos el documento En la automatizada nos envan y cuando abramos el documento vendrn la firma y la autorizacin de los cdigos