Gestion Por Procesos Business Process Management

INSTITUTO DE ALTOS ESTUDIOS
GESTION POR PROCESOS
GERENCIA DE PRODUCCION Y OPERACIONES
BUSINESSS PROCESS MANAGEMENT,
GESTION POR PROCESOS.
02/06/2011
William Santolalla Morante
CONTENIDO
EVOLUCION DE LA EMPRESA, CONCEPTO DE LA GESTION POR PROCESOS, FUNDAMENTOS DE LA GESTION POR PROCESOS, CARASTERISTICAS DE LA GESTION POR PROCESO, MEDIDAS DE PRODUCTIVIDAD DE UN PROCESO, ANALISIS DE PROCESOS,
PROPOSITO FINAL DEL ANALISIS DE PROCESOS, LA MEJORA DE LOS PROCESOS,
BENEFICIOS DE LA GESTION POR PROCESOS, SELECCIN DE PROCESOS,
MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS,
LA TRANSICION EN LOS PROCESOS.
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EVOLUCION DE LA EMPRESA
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PRIMERA ERA
1920 1980
SEGUNDA ERA
1995
TERCERA ERA
ORGANIZACIN FUNCIONAL
ORGANIZACIN EN RED
ORGANIZACIN CONECTADA
Isla de tecnologa
Especializacin Responsabilidad por funciones Centro de Costo
Factory
Empresa Integrada Cadena de Valor Responsabilidad por resultados Centro de utilidad Procesos
Empresa Ampliada Red de Valor Agregado Equipos auto dirigidos y de alto desempeo Centro de Inversin Procesos
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LA ORGANIZACIN POR PROCESOS, es un prototipo o modelo de estructura administrativa, vlido para cualquier clase de empresas o entidades, desarrollado modernamente para materializar el enfoque sistmico de las organizaciones.
PROCESO
PROCESO
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PROCESO
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CONCEPTO DE LA GESTION POR PROCESOS
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El concepto de la gestin por procesos

En los tiempos actuales las empresas han optado por la estrategia de cambio y la implementacin de herramientas administrativas que les permitan mejorar su gestin. (reingeniera de procesos, outsourcing, calidad total, seis sigma, poka yoke, QFD, entre otros) Una empresa con estructuras organizativas rgidas conlleva la ejecucin de sus actividades de manera fraccionada, dificulta el flujo de la comunicacin y hace que primen los intereses de las reas o funciones de una forma aislada sobre los de la organizacin. Como respuesta a esta necesidad surge la estrategia de: la adopcin de un enfoque de procesos o la GESTION POR PROCESOS, la cual busca que las Empresas tengan ESTRUCTURAS con una mayor capacidad de adaptacin al entorno cambiante, mayor flexibilidad, ms capacidad para aprender, ms capacidad de crear valor y con una mayor orientacin hacia el logro de los objetivos.
La gestin por procesos es una forma de conducir o administrar una organizacin, concentrndose en el valor agregado para el cliente y las partes interesadas.
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FUNDAMENTOS DE LA GESTION POR PROCESOS
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Fundamentos de la gestin por procesos

Existen factores que inciden en el xito de un enfoque de GESTION POR PROCESO, los cuales hacen la diferencia entre las organizaciones cuya percepcin de gestin normalizados son un gasto injustificado y las que lo valoran como una inversin de carcter de un activo intangible. a. La estrategia. La adopcin de un enfoque de gestin por procesos debe ser parte de las estrategias de la gerencia y es una decisin de negocios que debe tomarse de manera integral b. La cultura. Para implementar la gestin por procesos debe haber un cambio cultural el cual incluya la identificacin de principios y valores que deben estar presentes en cada una de las personas que integran la empresa c. La estructura organizacional. La adopcin de la gestin por procesos transforma la estructura organizacional, la responsabilidad y autoridad de las personas, el sistema formal de comunicacin, la divisin del trabajo y la coordinacin y control de las actividades, inclusive afecta las jerarquas (que se opondrn al cambio), ya que con ellas se busca cambiar el modelo burocrtico y vertical por un modelo de creacin de valor en sentido horizontal d. Los procesos crticos. La gestin por procesos implica identificar los procesos que son crticos para el negocio y que afectan al cliente y las partes interesadas, buscando un sistema que permita gestionar procesos que agreguen valor al producto final de la actividad de la empresa. e. La creacin de valor. La gestin por procesos esta centrada en el valor agregado y debe disearse un sistema de creacin de valor que se pueda medir con indicadores de eficacia (valor percibido por el cliente y rentabilidad del negocio) y eficiencia (mejora de procesos, y 02/06/2011 William Santolalla Morante 13 disminucin de costos), si esto no seda, el sistema no est bien definido.
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CARASTERISTICAS DE LA GESTION POR PROCESO
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DIFERENCIA ENTRE GESTION FUNCIONAL Y GESTION POR PROCESOS
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ORGANIZACIN POR FUNCIONES
FUNCIN 1 TAREA A TAREA B TAREA N
FUNCIN 2 A B C
FUNCIN N
ORGANIZACIN POR PROCESOS
E S T R A T E G I A
OBJETIVO COMN
ACTIVIDAD A
ACTIVIDAD B
ACTIVIDAD C
ACTIVIDAD D
PRODUCTO O SERVICIO
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ORGANIZACIN
DISTRIBUCION DE RESPONSABILIDADES
PROCESOS FLUJO DEL TRABAJO
FLUJO DE TRABAJO HORIZONTAL VERSUS ORGANIZACIN VERTICAL
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FUNCIONAL
Es aquella en la cual el que hacer lo define una estructura jerrquica,lo distribuye por reas especializadas e independientes unas de otras, que su subdividen el trabajo por personas y lo controla mediante un flujo de rdenes, decisiones, acciones e informaciones permanentes de doble sentido vertical.
POR PROCESOS
Es aquella a travs de la cual se orienta el trabajo bsicamente hacia la satisfaccin de las necesidades y expectativas del cliente, mediante el diseo de procesos de alto valor agregado.
La Gestin por Procesos implica un cambio de paradigmas y un cambio de actitud de las personas en la forma de hacer el trabajo.
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(Cont.)
FUNCIONAL
ESTRUCTURA DE LA EMPRESA POR REAS FUNCIONALES
FLUJO DE TRABAJO VERTICAL
POR PROCESOS
ESTRUCTURA DE LA EMPRESA POR PROCESOS
FLUJO DE TRABAJO HORIZONTAL
PUESTOS DE TRABAJO POR FUNCIONES CONOCIMIENTO SE DESDOBLA A TRAVS DE LA ESTRUCTURA ORIENTADA HACIA ADENTRO PROCESOS COMPLEJOS Y DE POCO VALOR AGREGADO
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PUESTOS DE TRABAJO MULTIFUNCIONALES

INTEGRACIN DEL CONOCIMIENTO EN GRUPOS AUTNOMOS
ORIENTADA HACIA EL CLIENTE PROCESOS DE CICLO CORTO Y ALTO VALOR AGREGADO

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(Cont.)
CENTRADO EN LA ORGANIZACIN LOS EMPLEADOS SON EL PROBLEMA EMPLEADOS HACER MI TRABAJO COMPRENDER MI TRABAJO EVALUAR A LOS INDIVIDUOS CAMBIAR A LA PERSONA
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CENTRADO EN EL PROCESO EL PROCESO ES EL PROBLEMA PERSONAS AYUDAR A QUE SE HAGAN LAS COSAS
SABER QU LUGAR OCUPA MI TRABAJO DENTRO DE TODO EL PROCESO
EVALUAR EL PROCESO CAMBIAR EL PROCESO

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(Cont.)
CENTRADO EN LA ORGANIZACIN SIEMPRE SE PUEDE ENCONTRAR UN MEJOR EMPLEADO
CENTRADO EN EL PROCESO
SIEMPRE SE PUEDE MEJORAR EL PROCESO ELIMINAR BARRERAAS DESARROLLO DE LAS PERSONAS TODOS ESTAMOS EN ESTO CONJUNTAMENTE QU PERMITI QUE EL ERROR SE COMETIERA ? REDUCIR LA VARIACIN ORIENTADO AL CLIENTE
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MOTIVAR A LAS PERSONAS
CONTROLAR A LAS PERSONAS
NO CONFIAR EN NADIE
QUIN COMETI EL ERROR ? CORREGIR ERRORES ORIENTADO A LA LNEA DE FONDO

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MEDIDAS DE PRODUCTIVIDAD DE UN PROCESO
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LOS INDICADORES PARA MEDIR EL RENDIMIENTO DE UN PROCESO SON:

-CUATRO CRITERIOS DE VALOR PARA EL USUARIO-
- CALIDAD, - TIEMPO TOTAL DEL PROCESO, - COSTO Y - SERVICIO.
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ANALISIS DE PROCESOS
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PROPOSITO FINAL
DEL ANALISIS DE PROCESOS
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LA MEJORA DE LOS PROCESOS
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BENEFICIOS DE LA GESTION POR PROCESOS
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De la Gestin Procesos
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Gestin por Procesos

Desarrollo del ciclo de mejora
PROCESO
PLANEAR
HACER
VERIFICAR
ACTUAR
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CLIENTE
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ESTRUCTURA DEL SGC ESTRUCTURA DEL PROYECTO

Lder Proyecto
DIRECCION
COMIT DE LA CALIDAD DIRECTOR-SUBDIRECTORESRESP AREA TALENTO HUMANO RESP AREA ATENCION AL USUARIO OFICINA CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA DE PLANEACION
REPRESENTANTE DE LA GERENCIA CONSULTOR EXTERNO
Lderes Funcionales
AUDITORES INTERNOS
GRUPO LIDER DE GESTORES INSTITUCIONALES
RESPONSABLES DE PROCESOS
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GESTION POR PROCESOS.

By Ing. William Santolalla Morante DEC. 2010.
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GERENCIA DE PRODUCCION Y OPERACIONES

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PROPOSITO FINAL DEL ANALISIS DE PROCESOS, LA MEJORA DE LOS PROCESOS,

BENEFICIOS DE LA GESTION POR PROCESOS, SELECCIN DE PROCESOS,

MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS,

LA TRANSICION EN LOS PROCESOS.

William Santolalla Morante

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CONCEPTO DE LA GESTION POR PROCESOS

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El concepto de la gestin por procesos

William Santolalla Morante

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FUNDAMENTOS DE LA GESTION POR PROCESOS

William Santolalla Morante

Fundamentos de la gestin por procesos

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CARASTERISTICAS DE LA GESTION POR PROCESO

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DIFERENCIA ENTRE GESTION FUNCIONAL Y GESTION POR PROCESOS

William Santolalla Morante

ORGANIZACIN POR FUNCIONES

FUNCIN 1 TAREA A TAREA B TAREA N

ORGANIZACIN POR PROCESOS

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PROCESOS FLUJO DEL TRABAJO

FLUJO DE TRABAJO HORIZONTAL VERSUS ORGANIZACIN VERTICAL

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PUESTOS DE TRABAJO MULTIFUNCIONALES

ORIENTADA HACIA EL CLIENTE PROCESOS DE CICLO CORTO Y ALTO VALOR AGREGADO

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