DESCRIPCIN DE CARGO DIRECCIN DE RECURSOS HUMANOS UNIVERSIDAD MAYOR

VD/01

Fecha: 29/08/2011
1. IDENTIFICACIN DEL CARGO Nombre del Cargo Unidad SECRETARIA FACTOR-E

Dependencia Jerrquica DIRECTOR FACTOR-E Supervisin Ejercida Nivel Educacional Requerido Funcin/Posicin
NO CORRESPONDE

TCNICO (SECRETARIADO)

SECRETARIA DE APOYO ACADMICO

Aos de Experiencia

1 AO

Divisin del Personal Cdigo INE

ALAMEDA

N Ocupantes del Puesto

ADMINISTRATIVO Acadmico/ Administrativo FRONT OFFICE

2. Misin

Apoyar en el correcto desarrollo de los programas de Factor-E a travs de la coordinacin logstica y la ejecucin eficiente de las labores administrativas, segn los lineamientos establecidos por la Institucin.

3. PRINCIPALES RESULTADOS
Importancia

ACTIVIDADES CLAVES CRITERIOS DE DESEMPEO

RESULTADO FINAL

Coordinar la logstica del Confirmar con jefatura lugar, fecha y Colaborar desarrollo de programas. horarios de la realizacin de la eficientemente en la actividad. correcta realizacin de los programas. Solicitar oportunamente recursos y materiales (equipos, banquetera, etc.) para el desarrollo de los programas, de acuerdo a los

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Entregar informacin sobre los distintos programas de Factor-E.

Realizar labores administrativas propias del secretariado.

Administrar la caja chica.

procedimientos establecidos por la Universidad. Verificar la habilitacin de salas, servicios material de apoyo (fotocopias y carpetas) y pruebas. Realizar oportunamente reservas para actividades segn corresponda. Solicitar transporte para salidas a terrenos o actividades extras de alumnos, de acuerdo a la cantidad de personas y lugar de destino. Asistir a las actividades o eventos y apoyar a equipo de trabajo, segn requerimientos. Supervisar el funcionamiento logstico los programas de Factor E. Recepcionar oportunamente Dar respuesta a las consultas de los consultas de interesados (va e-mail, distintos interesados. telefnica o presencial). Clarificar las necesidades de los interesados a travs de preguntas claras y precisas. Orientar correctamente a los interesados entregando informacin sobre lo requerido. Solicitar apoyo a quien corresponda en caso de no poseer la informacin necesaria para dar una adecuada respuesta. Recopilar informacin sobre quejas y reclamos y proponer a jefatura, soluciones factibles y acordes a las necesidades de los distintos interesados. Mantener informacin actualizada sobre programas de Factor-E. Preparar documentos varios, cartas, Apoyar en mantener minutas, informes, constancias, etc. el buen que se le soliciten y entregarlos en funcionamiento del forma correcta y oportuna. rea. Realizar solicitudes a Bodega de materiales o insumos requeridos para el rea. Despachar y recibir correspondencia interna y externa, segn procedimiento establecido. Atender llamados telefnicos registrando informacin relevante. Elaborar y mantener al da la agenda de director Factor-E. Reproducir y compaginar el material tcnico utilizados en los programas. Controlar la rendicin de gastos, Efectuar registrando gasto incurrido segn correctamente la boleta y recibo entregado. rendicin de gastos.

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Atender a clientes.

Realizar peridicamente cuadratura de caja y enviar informacin a Depto. de Contabilidad reponiendo las cantidades correspondientes. Mantener registro de rendicin de caja realizados. Clarificar las necesidades de los Ofrecer un servicio clientes a travs de preguntas claras de calidad a los y precisas. clientes. Orientar a los clientes entregando informacin y logrando mantener una comunicacin clara y fluida. Recopilar informacin sobre quejas y reclamos y proponer a jefatura, soluciones factibles y acordes a las necesidades de los usuarios.

4. POSICIN EN EL ORGANIGRAMA
Director Factor -E

Secretaria

5. OTRAS ACTIVIDADES A DESTACAR

No ejecuta.

6. CONOCIMIENTOS ESPECIFICOS
Procedimientos administrativos del rea. Misin y visin Institucional. Estructura administrativa de la Universidad. Excelente ortografa y redaccin. Nociones de contabilidad. Tcnicas de atencin al cliente. Uso de ofimtica nivel usuario (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

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7. CONDUCTAS ASOCIADAS
Capacidad Resolutiva: Entrega soluciones de calidad a los requerimientos, utilizando adecuadamente las herramientas, recursos e informacin disponibles. Comunicacin Efectiva: Se expresa de forma clara, segura y directa, intercambiando informacin fluidamente, adecuando su lenguaje al interlocutor y manteniendo un trato cordial, asegurando la comprensin del mensaje entregado. Planificacin y Organizacin: Planifica y organiza con eficiencia su tiempo, estableciendo adecuadamente las prioridades y plazos necesarios para cumplir con los objetivos programados.

8. MANEJO O ADMINISTRACIN DE: PERSONAL A CARGO (EXTERNO-INTERNO) EQUIPAMIENTO INFORMACIN CONFIDENCIAL MONTO DE PRESUPUESTO

Programas Factor E.

9. VINCULACIN DEL CARGO REA RELACIN A NIVEL INTERNO RELACIN A NIVEL EXTERNO

CARGOS

Nombre y Firma del Jefe Directo Fecha

En este acto se entrega copia de su Descripcin de Cargo al Funcionario

Nombre y Firma del Funcionario Rut Fecha

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