Programa Ingeniera de Sistemas

Asignatura: Introduccin a la Informtica Tema: Hoja Electrnica o de Calculo Excel SUBTEMA No. 1: Hoja de Clculo Excel.

SUBTEMA No. 1.1: Inicio de la Hoja de Clculo Excel.

SUBTEMA No. 1.2: Grficos.

SUBTEMA No. 1.3: Funcionamiento de un Libro de Trabajo. SUBTEMA No. 1.3.1: Operaciones con las Hojas de un Libro de Trabajo. SUBTEMA No. 1.3.1.1: Seleccionar Varias Hojas. SUBTEMA No. 1.3.1.2: Insertar Hojas. SUBTEMA No. 1.3.1.3: Eliminar Hojas. SUBTEMA No. 1.3.1.4: Cambiar el Nombre de las Hojas. SUBTEMA No. 1.3.1.5: Mover Hojas. SUBTEMA No. 1.3.1.6: Copiar Hojas dentro de un Libro de Trabajo. SUBTEMA No. 1.3.1.7: Copiar Hojas a otro Libro de Trabajo.

SUBTEMA No. 1.4: Abrir, Guardar y Crear un Libro. SUBTEMA No. 1.4.1: Crear Libro. SUBTEMA No. 1.4.2: Guardar un Libro.

SUBTEMA No. 1.5: Operadores. SUBTEMA No. 1.5.1: Operadores Aritmticos.

SUBTEMA No. 1.5.2: Operadores de Comparacin. SUBTEMA No. 1.5.3: Operador de Texto. SUBTEMA No. 1.5.4: Operadores de Referencia. SUBTEMA No. 1.5.5: Orden de Evaluacin de los Operadores.

SUBTEMA No. 1.6: Formulas que producen Valores de Erros.

1. CONOCIMIENTOS PREVIOS Y RECOMENDACIONES

El estudiante debe poseer conocimientos bsicos en el uso de los computadores, reconocerlo como herramienta bsica en su formacin y en su aplicacin como profesional de calidad. Poseer conocimientos bsicos en el uso de herramientas informticas. Tener buena comprensin en materias relacionadas con las ciencias tecnolgicas. Poner en prctica tcnicas de estudio en las cuales haga uso de las nuevas tecnologas de la informacin orientadas a la formacin como lo son las computadoras y la internet, entre otras.

2. TEXTOS Y MATERIAL WEB SUGERIDOS

CAMPBELL, Mary. 1-2-3- Manual de Referencia. GEOFFREY T. Leblond. Cmo Usar Lotus 1-2-3. Tomos 1 y 2. Escuela Remington de Comercio. Lotus 1-2-3. Microsoft. Excel Manual de Referencia Conceptos, Hojas de Clculo. Disponible en: http://foj.lacoctelera.net/post/2008/05/30/hojacalculo Hoja Electrnica. Disponible en: http://www.solociencia.com/informatica/computador-historiahoja-calculo.htm

3. OBJETIVO GENERAL
Formar al estudiante en el correcto uso de las hojas electrnicas Excel, como iniciar el programa, como crear un libro, como crear hojas, como modificar los documentos y otro gran nmero de operaciones relacionadas con el tema.

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS
Indagar informacin relacionada con el tema propuesto usando las nuevas tecnologas de la informacin. Analizar y comprender la informacin estudiada. Desarrollar habilidades de expresin oral y escrita para documentacin en el desarrollo de tema. Llevar a la prctica los conocimientos adquiridos en cada una de las actividades propuestas por el docente.

5. SUMARIO
El rea de aplicacin ms importante ha sido hasta ahora el anlisis profesional y ha servido para desarrollar modelos de gestin, entre los que se puede citar la planificacin y el anlisis financiero, el anlisis contable, el control de balances, la gestin de personal, etc. En cualquier caso, los lmites de este tipo de aplicaciones dependen de la imaginacin del usuario. Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades particulares de cada uno. El usuario puede decidir lo que desea hacer y escribir su propio programa aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de clculo, con lo que se convierte en una herramienta de investigacin aplicada, de especial inters para economistas, directivos, ingenieros o incluso para el hogar. Las mayores posibilidades de aprovechamiento aparecen cuando el anlisis que se desea hacer est compuesto por clculos sistemticos y repetitivos entre filas y columnas. ste suele ser el caso del anlisis financiero y contable, donde se repiten cada mes, trimestre o ao los mismos clculos y las mismas relaciones entre sus elementos. Un aspecto muy interesante de estas hojas consiste en la realizacin de simulaciones. En estos casos, al variar un valor de la hoja, el programa realiza un recalculo de todas las casillas, con lo que los resultados varan inmediatamente, adaptndose a los nuevos valores que se toman como base de clculo. De esta forma se obtienen estimaciones del impacto que puede tener la modificacin de alguno de los elementos sobre el modelo, simplificando cualquier anlisis de sensibilidad. Excel siempre ha sido la hoja de clculo por excelencia y lo ser ms an a partir de esta nueva versin dada la incorporacin de un gran nmero de mejoras y nuevos aditivos. Incorpora gran variedad de funciones matemticas, estadsticas, financieras, etc. Adems, permite confeccionar representaciones grficas de forma prcticamente inmediata.

6. Glosario del Tema

Dato: Unidad de informacin, en especial cuando se usa como premisa o base para una inferencia. Conjunto de smbolos que representan una determinada informacin. Excel: Es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. Hoja: rea de trabajo en la cual se realizan las operaciones dentro de un libro de Excel. Hoja de Clculo: Programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de grficas. Hoja Electrnica: Programa o paquete de programas, cuyo formato de prestacin en pantalla es parecido a las hojas de trabajo utilizadas en contabilidad. Gestin, negocios, auditoria, etc. Informacin: Conjunto de datos que estn organizados y que tienen un significado. Libro de Trabajo: Es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que el ordenador los reconozca como tal. Macro: Abreviatura de macroinstruccin, es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecucin. Operador Matemtico: Es un smbolo que indica que debe ser llevada a cabo una operacin especificada sobre un cierto nmero de operandos. Pestaa: Una pestaa (tambin nombrada lengeta, y en ingls conocida como tab) es un elemento de la interfaz de un programa que permite cambiar rpidamente lo que se est viendo sin cambiar de ventana que se usa en un programa o men. Sistemas: Conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia. Ventana: rea visual, normalmente de forma rectangular, que contiene algn tipo de interfaz de usuario, mostrando la salida y permitiendo la entrada de datos para uno de varios procesos que se ejecutan simultneamente. Vinculo: Un hiperenlace (tambin llamado enlace o hipervnculo) es un elemento de un documento electrnico que hace referencia a otro recurso, por ejemplo, otro documento o un punto especfico del mismo o de otro documento.

7. Marco Terico del Tema

1. Hoja de Clculo Excel 1.1 Iniciar la Hoja de Clculo Excel Ir al men de Inicio, Programas, Microsoft Office, seleccionar Microsoft Excel.

Luego de pulsar clic izquierdo con el Mouse se desplegara el siguiente cuadro:

1.2 Grficos En este grupo

En donde: a) Barra de Inicio Rpido (Nueva caracterstica en Office 2007). b) Barra de Ttulo de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto. c) Botones clsicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar). d) Agrupacin de todas las Barras de Herramientas de Excel. Esta forma de presentar las barras de herramientas es otra de las nuevas caractersticas en Office 2007. Se dividen en fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opcin Inicio en la cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas. e) Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se ven todas las herramientas Formato incorporadas dentro de la ficha Inicio. f) Columnas de la hoja de Excel. g) Filas de la Hoja de Excel. h) Celda activa.

i) Indica la celda activa j) Asistente para funciones. k) Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rpidamente por las hojas del libro. l) Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de la hoja de forma lateral. m) Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom de forma rpida y precisa. Tambin se dispone de controles para cambiar la vista de la hoja. n) Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se est realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el programa est preparado para que el usuario elija un comando o escriba datos en una celda. Adems informa sobre el estado de las teclas de bloqueo de maysculas, bloqueo de nmeros, etc.

1.3 Funcionamiento de un Libro de Trabajo Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un fichero en el disco duro, en esta nueva versin de Excel estos ficheros tendrn una extensin .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensin era .xls. Por supuesto que en esta nueva versin los tipos de ficheros antiguos son soportados. Excel es capaz, adems, de guardar nuestras planillas en muchos otros formatos. Un libro est compuesto por varias hojas de clculo que pueden contener modelos matemticos, grficos y macros. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultnea. El libro de trabajo predeterminado se abre con tres hojas de clculo, con nombres desde Hoja1 hasta Hoja3. Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro. La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro.

1.3.1 Operaciones con las Hojas de un Libro de Trabajo Para organizar el libro de la manera ms conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc. Tambin se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.

1.3.1.1 Seleccionar varias Hojas Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultneamente, como podra ser eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y entonces se mantiene pulsada la tecla Ctrl mientras se hace clic en la etiqueta de cada una de las otras hojas. O bien se hace clic en la primer hoja a seleccionar y oprimiendo la tecla Shift se hace clic en la ltima hoja a seleccionar. Esta forma es conveniente cuando las hojas a seleccionar se encuentran contiguas. 1.3.1.2 Insertar Hojas Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad mxima de hojas vendr limitada tan slo por la memoria disponible. Para insertar nuevas hojas de clculo: 1) Haga clic en el cono Insertar hoja de clculo situado justo a la derecha (a) de la ltima hoja del libro.

Como puede observar en las figuras se agreg una nueva hoja Hoja 4 con un simple clic. Las nuevas hojas aparecern a la derecha de la ltima hoja existente. Si desea agregarla en otra ubicacin puede utilizar el siguiente mtodo: 1) En este ejemplo insertaremos una hoja antes de la Hoja2, para lo cual haremos un clic secundario o clic derecho sobre la etiqueta de la hoja 2 con lo que veremos el siguiente men de opciones:

2) Seleccionamos la opcin Insertar (a) y se presentar el siguiente cuadro de dilogo:

3) Seleccionamos Hoja de clculo (b) y aceptamos. 4) La nueva hoja se alojar a la izquierda de la hoja sobre la que hicimos clic.

1.3.1.3 Eliminar hojas Para eliminar una hoja de trabajo, los pasos a seguir son: 1. Un clic secundario o derecho sobre la hoja a eliminar.

2. En el men que se despliega seleccionamos Eliminar (a).

Este grupo se organizan los datos y contiene ordenar y filtro. La opcin filtro en Excel 2007 puede ordenar los datos por color y por ms de tres niveles (hasta un mximo de 64), 1.3.1.4 Cambiar el Nombre de las Hojas Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres a cualquier hoja. Para ello, se hace doble clic en la etiqueta y se teclea el nuevo nombre. Otra manera de realizar la operacin es pulsando clic secundario sobre la etiqueta de la hoja dispone de una opcin Cambiar nombre en el men contextual que se muestra. 1.3.1.5 Mover Hojas Es posible mover hojas, tanto dentro de un libro de trabajo, como a otro libro ya existente o creado especialmente, pero no se podr hacer utilizando los comandos Cortar, Copiar y Pegar. Mover Hojas dentro de un Libro de Trabajo: Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecer un tringulo que indica dnde se va a insertar la hoja. Una vez en la posicin deseada, se suelta el botn del ratn, con lo cual la hoja se mover a la nueva posicin. Se puede mover ms de una hoja, seleccionando varias hojas y arrastrndolas a la posicin deseada. Aunque las hojas seleccionadas no fueran adyacentes, en la nueva posicin sern insertadas juntas. Mover Hojas a otro Libro de Trabajo: Las hojas de un libro pueden moverse a otro ya existente, o a uno nuevo, mediante los siguientes pasos: 1. Seleccionar las hojas que se desean mover. 2. Haga clic secundario sobre alguna de las etiquetas de las hojas seleccionadas, en el men contextual que se despliega seleccione Mover o Copiar (a).

3. En el cuadro de dilogo que aparece, se selecciona el libro de trabajo destino (b) (debe haberse abierto anteriormente) y la posicin donde se insertarn las hojas (c). Si existe alguna hoja con el mismo nombre en el libro de trabajo destino, se cambiar el nombre de la hoja que se ha movido. Si se quiere crear un libro nuevo con las hojas seleccionadas, entonces se elige como libro de destino Nuevo libro en (b). Tambin se puede crear una copia de la hoja seleccionada (d).

En esta pestaa se encuentran todas las opciones para revisar las hojas de clculo, agregar comentarios, etc. Tiene 3 grupos

1.3.1.6 Copiar Hojas dentro de un Libro de Trabajo El procedimiento es el mismo que para mover las hojas, esto es: (Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo basta arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover), pero en esta ocasin se debe mantener pulsada la tecla Ctrl mientras se arrastra con el ratn. El nombre de las copias de las hojas ser cambiado; por ejemplo, la copia de una hoja denominada Factura se llamar Factura (2). 1.3.1.7 Copiar Hojas a otro Libro de Trabajo El procedimiento es similar al de mover las hojas, con la diferencia de que se debe marcar la casilla Crear una copia (d) en el cuadro de dilogo donde se escoge el libro de destino.

1.4 Abrir, Guardar y Crear un Libro En esta nueva versin de Excel los comandos para crear, guardar y abrir un libro se encuentran alojados en un men que se despliega al hacer clic sobre el botn de Microsoft Office localizado en el vrtice izquierdo superior de su pantalla (a).

Al hacer clic en este botn se despliega el siguiente men:

En donde: a) Crea un nuevo libro en blanco b) Abre un libro existente c) Guarda el libro actual d) Lista de ltimos libros utilizados. Entre otras opciones, las cuales poseen caractersticas importantes para el manejo y control de la Hoja de Clculo Excel.

1.4.1 Crear un Libro Al iniciar Excel por primera vez, automticamente se genera un libro con tres hojas en blanco. Pero si se desea, se puede comenzar a trabajar con uno nuevo. Para ello hacemos clic en el botn de Microsoft Office y luego un clic en la opcin Nuevo (a) con lo que desplegar el siguiente cuadro de dilogo:

En donde: a) Se puede indicar a Excel que genere un libro en blanco, que genere un libro a partir de alguna plantilla guardada o que genere un nuevo libro a partir de uno ya existente. En este ltimo caso, Excel crea una copia del libro existente y luego abre la copia. b) Esta seccin est dedicada a contenido OnLine para lo cual es preciso estar conectado a Internet. c) Este panel muestra las distintas categoras de los contenidos OnLine. d) Permite mostrar las plantillas instaladas con Excel.

1.4.2 Guardar un Libro Hay dos formas de guardar: Guardar: Para guardar un archivo por primera vez o que haya sido abierto y se requiera guardar los cambios, en el botn de Microsoft Office se da clic y luego se selecciona Guardar o el mtodo abreviado que es CTRL + G. Y para guardar por primera vez, aparece el siguiente cuadro de dialogo, en el se escoge el nombre del archivo y si se va utilizar en otras versiones anteriores de Excel se escribe el nombre as: Libroprueba.xls

Guardar Como: Sirve para guardar copias de archivos o guardar archivos en otros formatos. Se selecciona del botn de Microsoft office la opcin Guardar como o el mtodo abreviado F12. Y aparece el siguiente cuadro de dialogo con las opciones:

Libro de Excel: Guarda el libro con el formato de archivo predeterminado. Libro De Excel habilitado para macros: guarda el libro con el formato de basado en XML y habilitado para macros Libro binario de Excel: Guarda el libro con un formato de archivo binario optimizado para carga y guardado rpidos. Libro de Excel 97-2003: Guarda una copia que sea totalmente compatible con Excel 97-2003. Otros formatos: Abre el cuadro de dilogo guardar como para seleccionar uno de los tipos de archivo disponibles.

1.5 Operadores Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos, pero puede cambiar este orden utilizando parntesis. Existen 4 tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de texto y referencia. 1.5.1 Operadores Aritmticos: Realizan operaciones matemticas bsicas, combinan y producen resultados numricos. Estos operadores son:

1.5.2 Operadores de Comparacin: Estos operadores son utilizados para producir valores lgicos, es decir, FALSO o VERDADERO. Tambin debe colocarse antes de la frmula el signo (=).

1.5.3 Operador de Texto: Este operador sirve para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto:

1.5.4 Operadores de Referencia: Estos operadores sirven para combinar rengos de celdas para los clculos:

1.5.5 Orden de Evaluacin de los Operadores El orden en que se ejecuta el clculo puede afectar al valor devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el orden y cmo puede cambiarse el orden para obtener los resultados deseados. Orden de Clculo: Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo igual estn los elementos que se van a calcular (Los operadores), separados por operadores de clculo. Excel calcula la frmula de izquierda a derecha, segn el orden especfico de cada operador de la formula.

Prioridad de Operadores: Si se combinan varios operadores en una nica frmula, Excel ejecutar las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una formula contiene operadores con la misma prioridad, Excel evaluar los operadores de izquierda a derecha.

1.6 Frmulas que Producen Valores de Error Los valores de error son: #DIV/0! = este error puede suceder por varias razones: Divisin por cero. Porque se haya utilizado una referencia de celda en blanco. Porque se haya ejecutado una macro que utiliza una funcin o una frmula que devuelve #DIV! #N/A = Si el divisor es cero #NOMBRE? = este error puede suceder por varias razones: Porque se haya utilizado la funcin EUROCONVERT sin cargar el complemento Herramientas para el euro. Se ha utilizado un nombre que no existe o error al escribir el nombre o error al escribir el nombre de una funcin. #NULO! = este error puede suceder por varias razones: Porque se haya utilizado un operador de rango incorrecto o porque los rangos no se interceptan. #NUM! = este error puede suceder por varias razones: Porque se haya utilizado un argumento inaceptable en una funcin que necesita un argumento numrico. Porque se haya utilizado una funcin de hoja de clculo que realiza iteraciones, como TIR o TASA, y la funcin no encuentra un resultado. Porque se haya escrito una frmula que devuelve un nmero demasiado grande o demasiado pequeo para que Excel lo represente. #REF! = este error puede suceder por varias razones: Porque se hayan eliminado celdas a las que hacan referencia otras frmulas o se han pegado celdas movidas sobre otras a las que se haca referencia en otras frmulas. Se ha ejecutado una macro que especifica una funcin que devuelve #REF! #VALOR! = este error puede suceder por varias razones: Porque se haya escrito texto y la frmula requera un nmero o un valor lgico, como VERDADERO O FALSO. Porque se haya escrito o modificado una frmula de matriz y se ha presionado ENTER Porque se haya especificado una referencia de celda, una frmula o una funcin como una constante matricial. Porque se haya proporcionado un rango a un operador o a una funcin que requiere un nico valor, no un rango de valores. Porque se ha utilizado una matriz no vlida en una de las funciones matriciales de la hoja de clculo. Porque se haya ejecutado una macro que especifica una funcin que devuelve #VALOR! ##### = este error puede suceder por varias razones: Porque el ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido. Porque las fechas y las horas son nmeros negativos.

ACTIVIDADES

ACTIVIDAD 1
Luego de escuchar la explicacin del docente y realizar investigacin autnoma del tema, realice un ejemplo en donde aplique el mayor nmero de acciones que se incluyen en la barra principal (Pestaas superiores) de la Hoja Electrnica Excel aumentando el grado de complejidad del desarrollado por usted en la actividad pasada, explique su ejemplo paso a paso. Debe entregar un archivo Excel junto a un documento Word donde explique su ejemplo detalladamente.