UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERU

FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS PLAN DE TESIS

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE FLUJO DOCUMENTARIO PARA OPTIMIZAR LA ATENCIN DE DOCUMENTOS EN LA DRTC-JUNIN

Presentado por: Julissa Carolina Serrano Huanhuayo

Para la obtencin del Ttulo Profesional de Ingeniero de Sistemas

ASESOR:

HUANCAYO, SEPTIEMBRE DE 2011

PLAN DE TESIS

Tema: Sistema de informacin (software en la DRTC)-Junn 1) Ttulo del Proyecto

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DEL FLUJO DEL TRAMITE DOCUMENTARIO PARA OPTIMIZAR LA ATENCION AL USUARIO EN LA DRTCJUNIN

2) Planteamiento del Problema La Direccin Regional de Transportes y Comunicaciones Junn, es una entidad estatal en la cual la atencin de documentos que presentan los usuarios es una de una de sus principales funciones, ya que stas si no son atendidas a tiempo caen en silencio administrativo y siendo ste el principal problema que me motiva en realizar el proyecto en mencin; actualmente la Direccin Regional de Transportes y Comunicaciones tiene ms de 300 documentos que se encuentran en la situacin de silencio administrativo, creando problemas administrativos (el usuario exige ser atendido sin cumplir lo procedimientos y requisitos necesarios) en la mencionada institucin.

LA OFICINA DE TRMITE DOCUMENTARIO DE LA DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES

La Oficina de Trmite Documentario tiene como principal objetivo lograr atender los requerimientos de los usuarios, superando sus expectativas en tiempo, costo y calidad de la informacin y los trmites que solicita, con un trato amable y cordial. La Oficina de Trmite Documentario se encuentra conformada por el jefe de oficina, Mesa de Partes, el Archivo Central (rea de Actas y Certificados). La misin de la Oficina de trmite documentario se basa en demostrar un autntico compromiso con la calidad del servicio a los usuarios, mediante una atencin adecuada y rpida de sus trmites solicitados, sin embargo su misin no se cumple, ya que la atencin a sus documentos caen en silencio Administrativo.

EL FLUJO DE DOCUMENTOS DE LA DRTC En la DRTC-JUNIN, el registro de documentos se realiza de la siguiente manera. 1. Recepcin de Documentos. 2. Sellado de recepcin en cargo de documento. 3. Entrega de cargo a usuario Una vez recepcionado el documento, a las 12 m del da en curso, se registran los documentos en un cuaderno general, asignndoles a cada documento un nmero de expediente, la cual servir para hacer su seguimiento respectivo dentro de la institucin, en el cargo que se le entrega al usuario no se registra el nmero de su expediente para un futuro seguimiento, razn por el cual crea malestar al usuario y al personal administrativo de la institucin. Los documentos una vez ingresados y registrados por trmite documentario son derivados a las oficinas respectivas. Atencin de documentos Los documentos en la DRTC- JUNIN, son registrados en cuadernos, siendo stos sensibles a ser corregidos en fecha, asunto, etc, cada area maneja un cuaderno, en la cual son ingresados los documentos, siguiendo el siguiente formato, se considera el nmero de registro correlativo, el asunto, de quien (Nombre de Usuario) proviene el documento, y l rea de destino para su atencin respectiva. Cada area sigue un formato de registro distinto (no existe uniformidad), generando problemas en el seguimiento de un expediente. Algunas oficinas registran el reingreso del documento con un nuevo nmero de registro, como tambin otras oficinas registran al lado del registro anterior. Es necesario mencionar que un documento en la mayora de veces pasa por varias oficinas para se atendido.

Si bien es cierto un documento es derivado a otra oficina para ser visado, quedndose en sta por varios das, sin ser atendido y en consecuencia resta los das a que el documento sea atendido y entregado a tiempo al usuario, tambin existen casos en los cuales los documentos son extraviados, desconocindose la oficina en donde se deriv por ltima vez; y las mencionadas oficinas para salvar sus responsabilidades alteran las fechas de registro de ingreso del documento a sus oficinas.

PROBLEMTICA DE LOS EMPLEADOS DE LA DRTC-JUNIN RESPECTO AL REGISTRO Y ATENCION DE LOS DOCUMENTOS.

En este punto trataremos el problema desde el punto de vista de los empleados de la DRTC-Junn, ya que ste personal es fundamental para disminuir el problema. Los documentos son registrados por personas, que desconocen la aplicacin del software como instrumento de automatizacin en los procesos

administrativos, tanto como su utilidad y la gran ayuda que nos brinda; a continuacin se presenta los resultados del estudio al personal de la DRTCJunn, respecto al nivel acadmico, ver grfico N 01.

NIVEL EDUCATIVO DE LOS EMPLEADOS DE LA DRTC-JUNIN Grafico N 01

26% 43%

SECUNDARIA COMPLETA SUPERIOR INCOMPLETO ESTUDIANTE

9% 6% 4% 12%

EGRESADO BACHILLER TITULADO

FUENTE: Elaboracin Propia -12/09/2011

En la DRTC-Junin, el 43% de los empleados solo llegaron a terminar la secundaria, el 12% de los empleados sigui alguna carrera tcnica, sin embargo no llegaron a concluirlos, algunos trabajadores afirman que debido al terrorismo no podan asistir a clases con normalidad, el 4% aun son estudiantes y siguen alguna carrera de administracin pblica, el 6 % son egresados de institutos, universidades, el 9% son bachilleres, con carreras de ingeniera, administrativas, etc. y el 26% de toda la poblacin de la DRTC, son titulados en carreras de derecho, ingeniera y economa. Adems presentaremos la informacin respecto a las edades en que oscilan el personal de la DRTC-Junn, el cual se muestra en el grfico N 02

EDAD DE LOS EMPLEADOS DE LA DRTC-JUNIN Grafico N 02

27% 44% 20-40 40-55 55-70 29%

FUENTE: Elaboracin Propia -12/09/2011

Como se puede observar, el 44% de los empleados oscilan entre los 55 y 70 aos de edad, el 29% entre los 40 y 55 aos de edad y solo el 27% entre los 20 y 40 aos de edad, tal es as, que en la poblacin de la DRTC- JUNIN, el 44% representan las edades ms altas, y de este porcentaje el 99% ingresaron con 20 a 25 aos de edad, lo cual se traduce en tener una amplia experiencia en la

oficina de tramite documentario, lo cual no lo demuestran, generando atrasos y prdidas de documentos y en muchos casos cayendo en silencio administrativo.

SILENCIO ADMINISTRATIVO EN LA DRTC-JUNIN Actualmente en la DRTC-Junin, ingresan mensualmente 1600 documentos (aproximadamente), segn la tabla N 01, de los cuales el 19% de documentos caen en silencio administrativo, haciendo un total aproximado de 304 documentos que son propensos a no ser atendidos a tiempo, el cual traer graves consecuencias a la DRTC-Junn. Segn el Texto nico de Procedimientos Administrativos, a continuacin se detallan los documentos que son propensos a caer en silencio administrativo positivo.

1. Otorgamiento de concesin interprovincial y certificado de habilitacion vehicular. 2. Renovacion de la concesion interprovincial y certificado de habilitacion vehicular 3. Renuncia de la concesin 4. Modificacion de los terminos de la concesin interprovincial a. Modificacion de ruta, itinerario y/o escalas comerciales. b. Modificacion de los demas terminos de la concesin interprovincial (incremento, sustitucin, baja) 5. Habilitacion vehicular por incremento o sustitucion y certificado de habilitacion. 6. Permiso eventual. 7. Otorgamiento de permiso excepcional y certificado de habilitacion vehicular. 8. Renovacion del permiso excepcional y certificado de habilitacion vehicular. 9. Modificacion de los temrinos del permiso excepcional de ruta, itinerario y/o escalas comerciales. 10. Renuncia del permiso excepcional 11. Habilitacion vehicular por sustitucion o incremento y certificado de habilitacion del persmiso excepcional. 12. Otorgamiento del certificado de habilitacion estacion de ruta. 13. Otorgamiento de permiso de operacin y certificado de habilitacion para el transporte de mercancias en general. A. Permiso juridica tecnica de terminales terrestres y/o

B. Permiso natural 14. Renovacion de permiso de operacin y certificado de habilitacion para el transporte de mercancias en general. A. Permiso juridica. B. Permiso natural. 15. Renuncia al permiso de operacin para el transporte de mercancias en general. 16. Canje o duplicado de cetificado de habilitacion vejhicular del permiso excepcional. 17. Habilitacion vehicular para mercancias en general por incremento. 18. Inscripcion de empresas de transporte de carga o empresas fabricantes de explosivos de uso civil, insumos y conexos. 19. Inscripcion a transportistas independientes de carga de explosivos para uso civil, insumos y conexos. 20. Inscripcion de transportistas que realizan transporte de mercancias por cuenta propia y constancia de inscripcion. 21. Modificacion de datos contenidos en la inscripcion de transportistas que realizan transorte de mercancias por cuenta propia y constancia de inscripcion. 22. Renuncia a la inscripcion del transportista que realiza transporte de mercancias por cuenta propia. 23. Permiso de operacin para empresas de transporte turistico y certificado de habilitacion vehicular. 24. Renovacion del permiso de operacin para empresas de tranpsorte turistico 25. Canje o duplicado de certificado de habilitacion vehicular de transporte turistico. 26. Modificacion de los terminos del permiso de operacin por incremento y/o sustitucion. 27. Permiso de operacin para el servicio especial comunal de transporte de pasajeros y certificado de habilitacion vehicular. 28. Permiso de operacin para transporte de trabajadores por carretera y certificado de habilitacion vehicular. 29. Renovacion del permiso de operacin para transporte de trabajadores por carretera y certificado de habilitacion vehicular. 30. Canje o duplicado de certificado de habilitacion vehicular del servcio de concesion interprovincial.

Actualmente el rgano de Control interno (OCI), el cual es el encargado de controlar la atencin de documentos, ha detectado que en promedio unos 304,

(segn Reporte de la OCI) documentos no son atendidos en su debido momento, a continuacin se presenta dichas cifras. TABLA N 01: DOCUMENTOS EN SILENCIO ADMINISTRATIVO Documentos que cayeron administrativo positivo: en silencio
2007 20 9 7 4 3 1 15 5 14 4 4 2 3 14 2008 25 5 6 3 3 0 20 2 7 1 5 1 1 19 2009 2010 2011 30 10 21 15 6 9 12 1 2 1 2 2 4 11 45 12 3 3 0 3 8 4 6 2 6 2 4 14 15 10 4 2 2 0 13 3 0 0 0 0 0 8

1. Otorgamiento de concesin interprovincial y certificado de habilitacion vehicular. 2. Renovacion de la concesion interprovincial y certificado de habilitacion vehicular. 3. Renuncia de la concesin 4. Modificacion de los terminos de la concesin interprovincial A. Modificacion de ruta, itinerario y/o escalas comerciales. B. Modificacion de los demas terminos de la concesin interprovincial (incremento, sustitucin, baja) 5. Habilitacion vehicular por incremento o sustitucion y certificado de habilitacion . 6. Permiso eventual. 7. Otorgamiento de permiso excepcional y certificado de habilitacion vehicular. 8. Renovacion del permiso excepcional y certificado de habilitacion vehicular. 9. Modificacion de los temrinos del permiso excepcional de ruta, itinerario y/o escalas comerciales. 10. Renuncia del permiso excepcional 11. Habilitacion vehicular por sustitucion o incremento y certificado de habilitacion del persmiso excepcional. 12. Otorgamiento del certificado de habilitacion tecnica de terminales terrestres y/o estacion de ruta. 13. Otorgamiento de permiso de operacin y certificado de habilitacion para el transporte de mercancias en general. A. Permiso juridica B. Permiso natural 14. Renovacion de permiso de operacin y certificado de habilitacion para el transporte de mercancias en general. A. Permiso juridica. B. Permiso natural. 15. Renuncia al permiso de operacin para el transporte de mercancias en general. 16. Canje o duplicado de cetificado de habilitacion vehicular del permiso excepcional. 17. Habilitacion vehicular para mercancias en general por incremento.

21 16 5 12 5 7 16 7 11

20 17 3 13 10 3 20 8 21

25 13 12 10 8 2 10 9 13

19 13 6 15 9 6 14 7 16

15 10 5 9 6 3 20 6 12

18. Inscripcion de empresas de transporte de carga o empresas fabricantes de explosivos de uso civil, insumos y conexos. 19. Inscripcion a transportistas independientes de carga de explosivos para uso civil, insumos y conexos. 20. Inscripcion de transportistas que realizan transporte de mercancias por cuenta propia y constancia de inscripcion. 21. Modificacion de datos contenidos en la inscripcion de transportistas que realizan transorte de mercancias por cuenta propia y constancia de inscripcion. 22. Renuncia a la inscripcion del transportista que realiza transporte de mercancias por cuenta propia. 23. Permiso de operacin para empresas de transporte turistico y certificado de habilitacion vehicular. 24. Renovacion del permiso de operacin para empresas de tranpsorte turistico 25. Canje o duplicado de certificado de habilitacion vehicular de transporte turistico. 26. Modificacion de los terminos del permiso de operacin por incremento y/o sustitucion. 27. Permiso de operacin para el servicio especial comunal de transporte de pasajeros y certificado de habilitacion vehicular. 28. Permiso de operacin para transporte de trabajadores por carretera y certificado de habilitacion vehicular. 29. Renovacion del permiso de operacin para transporte de trabajadores por carretera y certificado de habilitacion vehicular. 30. Canje o duplicado de certificado de habilitacion vehicular del servcio de concesion interprovincial. TOTAL DE DOCUMENTOS (ANUAL) EN SILENCIO ADMINISTRATIVO

2 3 5

4 3 6

5 0 5

4 1 4

3 1 4

3 7 10 5 3 12 13 20 8 4 300

4 5 8 2 4 16 14 24 7 5 315

1 4 12 4 3 24 14 28 10 2 340

0 6 17 3 5 21 15 30 5 4 332

2 2 15 1 4 18 12 20 7 3 235

Fuente: Elaborado por OCI-Agosto del 2011

Como se puede observar en el ao 2007, son 300 los documentos que no fueron atendidos en su debido momento, siendo el ao 2009, en el que se incidi ms en este error administrativo, con un total de 340 documentos,

1) Formulacin del Problema COMO OPTIMIZAR LA ATENCION EN EL FLUJO DOCUMENTARIO, A LOS USUARIOS DE LA DRTC-JUNIN? 2) Objetivos de la Investigacin DEL TRMITE

Objetivo General OPTIMIZAR EL FLUJO DEL TRMITE DOCUMENTARIO, EN LA ATENCION DE LOS USUARIOS DE DRTC-JUNIN. 6) Justificacin del Proyecto a) Justificacin Terica El Lenguaje de modelamiento unificado (UML), es la herramienta idnea para este proyecto, ya que logra definir a los actores y sus casos de uso del sistema, de una manera precisa, de modo que refleja los requerimientos de la organizacin y por ende del Sistema.

b) Justificacin Metodolgica Proceso Unificado de Rational (RUP) El Proceso Unificado de Rational (RUP, Rational Unified Process) es un proceso de desarrollo de software y junto con el Lenguaje Unificado de Modelado (UML), constituye la metodologa estndar ms utilizada para el anlisis, implementacin y documentacin de sistemas orientados a objetos. El RUP es un refinamiento realizado por Rational Software y es l genrico Proceso Unificado. El RUP no es un sistema con pasos firmemente establecidos, sino un conjunto de metodologas adaptables al contexto y necesidades de cada organizacin. El RUP est basado en 6 principios claves: Adaptar el proceso El proceso deber adaptarse a las caractersticas propias del proyecto u organizacin. El tamao del mismo, as como su tipo o las regulaciones que lo condicionen, influirn en su diseo especfico. Balancear prioridades Los requerimientos de los diversos inversores pueden ser diferentes, contradictorios o disputarse recursos limitados. Debe encontrarse un balance que satisfaga los deseos de todos. Colaboracin entre equipos

El desarrollo de software no lo hace una nica persona sino mltiples equipos. Debe haber una comunicacin fluida para coordinar requerimientos, desarrollo, evaluaciones, planes, resultados, etc. Demostrar valor interactivamente Los proyectos se entregan, aunque sea de un modo interno, en etapas iteradas. En cada iteracin se analiza la opinin de los inversores, la estabilidad y calidad del producto, y se refina la direccin del proyecto. Enfocarse en la calidad El control de calidad no debe realizarse al final de cada iteracin, sino en todos los aspectos de la produccin. El RUP divide el proceso de desarrollo en ciclos, teniendo un producto final al final de cada ciclo, cada ciclo se divide en fases que finalizan con un hito donde se debe tomar una decisin importante: a. Concepcin: se hace un plan de fases, se identifican los principales casos de uso y se identifican los riesgos. b. Elaboracin: se hace un plan de proyecto, se completan los casos de uso y se eliminan los riesgos. c. Construccin: se concentra en la elaboracin de un producto totalmente operativo y eficiente y el manual de usuario d. Transicin: se implementa el producto en el cliente y se entrena a los usuarios. Como consecuencia de esto suelen surgir nuevos requisitos a ser analizados. A continuacin se muestra la Tabla N 02 de configuracin del RUP.

TABLA N 02: Configuracin del RUP Fase Disciplina Actividad Evaluacin de la organizacin Arquitectura del negocio Casos de uso del negocio Modelo de objetos del negocio Visin del negocio Visin del sistema Necesidades de los stakeholders Modelo de requerimientos Especificacin de casos de uso Especificacin del software Requerimientos suplementarios Estimaciones del proyecto Modelado de anlisis y diseo Costos del proyecto Modelo de actividades Modelo de Colaboraciones Interfaces del sistema Modelo de secuencia Diagrama de clases X X Entrega Documento Diagrama X X X X X X X X

Concepcin

Modelado del negocio

Modelado de requerimientos

X X

Elaboracin

X X X X X X

Diagrama lgico Diagrama fsico Modelado de componentes Modelado de despliegue Configurar plataforma

X X X

Codificacin Construccin Implementacin Identificar anomalas Modificar cdigo Transicin Pruebas Desarrollo documentacin Instalacin del software
Fuente: Elaboracin Propia-23/09/2011

X X X

Se utiliza la metodologa RUP y el UML para definir las actividades de todo el proceso de trmite documentario y de esa forma consolidar un mejor diseo para controlar el flujo de documentos de la DRTC-JUNIN. En primera instancia se har un anlisis que constara en identificar los casos de usos del negocio y sus requerimientos. En segundo lugar, se proceder a disear el sistema haciendo uso del anlisis para luego definir adecuadamente los casos de uso del sistema. En tercer lugar se proceder a la implementacin del diseo y finalmente se har el testeo correspondiente que constara en realizar pruebas al sistema.

c) Justificacin Prctica El presente trabajo de investigacin nos permitir optimizar el control y administracin de una forma adecuada la documentacin en la institucin;

evitando de esta manera futuros problemas que puedan entablar los usuarios a la DRTC-Junn, por los problemas antes mencionados

7) a)

Referencia terica Antecedentes de la Investigacin 1. Sistema de Trmite Documentario REGION JUNIN: Este sistema automatiza todo el proceso del flujo documentario en el Gobierno Regional de Junn. Desde el ingreso de los documentos hasta que el documento es respondido mediante otro documento al usuario. Elaborado por la OFICINA DE INFORMATICA DE LA GRJ, 2009, Huancayo-Junin. 2. Sistema de Control de Documentos de la UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA: Sistema que controla el ingreso de los documentos, presentados por todo la poblacin de la UNH, con este sistema se logro, reducir el problema de prdida de documentos, ya que el registro de todo documento es va el Sistema de Informacin - Aplicativo Web. Elaborado por Adolfo Huaman Capani Programador, 2009, Huancavelica.

b)

Marco Terico: Sistema informtico Un sistema informtico es la sntesis de hardware y software. Un sistema informtico tpico emplea una computadora que usa dispositivos programables (lenguajes de programacin) para almacenar, recuperar y procesar datos. Muchos sistemas informticos pueden interconectarse, esto es, unirse para convertirse un sistema mayor(red). Segn Monzon (1994) Un sistema de informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto, significa que los variados componentes buscan un objetivo comn para apoyar las actividades de la organizacin. Un sistema de informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto.

El objetivo de los sistemas es asegurar que infamacin exacta y confiable este disponible cuando se la necesite y que se le presente en forma fcilmente aprovechable. Un sistema de informacin ejecuta tres actividades generales. En primer termino, recibe datos de fuentes internas o externas de la organizacin como elementos de entrada. Despus, acta sobre los datos para producir informacin. O sea, es un sistema generador de informacin. Los procedimientos determinan como se elabora dicha informacin. Finalmente, el sistema produce la informacin para el el administrador y la persona que tomara decisiones. Los sistemas de informacin no necesitan estar basados en las computadoras, pero con frecuencia lo estn, como en el ejemplo del sistema de reservaciones para viajes en avin. El factor determinante en si, es un sistema que puede ser mejorado incluyendo en l la capacidad del procesamiento por computadoras.

QUE ES UN PROCESO DE TRMITE DOCUMENTARIO? Un proceso de tramite documentario consta de ingreso de documentos, su registro, su procedimiento a ser atendido y la respuesta que se le da en un determinado tiempo y lugar, en nuestro caso el tiempo en el que un documento debe ser atendido esta establecido en el Texto nico de Procedimiento Administrativo de la DRTC-JUNIN, la cual esta vigente del ao 2007. 1. EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS (Oficina de Trmite Documentario) En base a la ley 30/1992, 26 de noviembre, del Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn, artculo 38, se nos indica el proceso a seguir en una oficina de trmite documentario, el cual detallamos a continuacin.

Los rganos administrativos llevarn un registro general en el que se har el correspondiente asiento de todo escrito o comunicacin que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia.

Tambin se anotarn en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros rganos o particulares. Los rganos administrativos podrn crear en las unidades administrativas correspondientes de su propia organizacin otros registros con el fin de facilitar la presentacin de escritos y comunicaciones. Dichos registros sern auxiliares del registro general, al que comunicarn toda anotacin que efecten. Los asientos se anotarn respetando el orden temporal de recepcin o salida de los escritos y comunicaciones, e indicarn la fecha del da de la recepcin o salida. Concluido el trmite de registro, los escritos y comunicaciones sern cursados sin dilacin a sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que hubieran sido recibidas. Los registros generales, as como todos los registros que las

Administraciones pblicas establezcan para la recepcin de escritos y comunicaciones de los particulares o de rganos administrativos, debern instalarse en soporte informtico. El sistema garantizar la constancia, en cada asiento que se practique, de un nmero, epgrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentacin, identificacin del interesado, rgano

administrativo remitente, si procede, y persona u rgano administrativo al que se enva, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicacin que se registra. Asimismo, el sistema garantizar la integracin informtica en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros del rgano administrativo. Cada Administracin pblica establecer los das y el horario en que deban permanecer abiertos sus registros, garantizando el derecho de los ciudadanos a la presentacin de documentos.

1. Registros Los Registros se clasifican en dos tipos: registros generales y registro auxiliares. 2.1. Registros generales Tienen la consideracin de oficina de registro general aquellas que ejercen funciones de recepcin y remisin de solicitudes, escritos y

comunicaciones para uno o varios rganos administrativos. Todo rgano administrativo tendr asignada una nica oficina de registro general, sin perjuicio de que sta tenga tal carcter para varios rganos administrativos. Existen en los servicios centrales y en las delegaciones, direcciones o gerencias provinciales, y en aquellos grandes centros administrativos en los que se prevea de forma expresa. 2.2. Registros auxiliares Tienen la consideracin de oficinas de registro auxiliares aquellas que, ejerciendo idnticas funciones y para los mismos rganos administrativos que la oficina de registro general, se encuentran situadas en dependencias diferentes de aqulla. De cada oficina de registro general podrn depender varias oficinas de registro auxiliares. Las oficinas de registro auxiliares remitirn copia de la totalidad de los asientos que practiquen a la correspondiente oficina de registro general, siendo esta ltima la que ejerce funciones de constancia y certificacin en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepcin o remisin de solicitudes, escritos y comunicaciones.

2. Atencin de Expediente: El procedimiento para la atencin del expediente ser dispuesto en el TUPA de cada Entidad Estatal. 3. Respuesta de Expediente: Los ciudadanos conocern, en cualquier momento, el estado de la tramitacin de los procedimientos en los que tengan la condicin de interesados, y obtener copias de documentos contenidos en ellos. Cualquier consulta y/o respuesta al

documento que presentaron lo harn mediante la oficina de trmite documentario que es el encargado de los registros generales. QU ES OPTIMIZAR UN PROCESO DOCUMENTARIO? La optimizacin es el proceso de modificar un sistema para mejorar su eficiencia o tambin el uso de los recursos disponibles. El sistema puede ser un Software implementado en una red de computadoras. En general, la optimizacin es empleada para que una tarea se realice ms rpidamente. Pero este no siempre es el caso; por ejemplo, en determinados casos lo ms importante es que se consuma menos recursos, por lo tanto, se deben crear aplicaciones ms eficaces. La optimizacin se hace siempre con respecto a uno o ms recursos como ser: tiempo de ejecucin, uso de recursos humanos y administrativos, etc. Optimizar el proceso Documentario, para este proyecto significa, establecer procedimientos las cuales nos permita reducir el tiempo de atencin de los documentos que ingresan a la DRTC-Junn.

d) Marco Conceptual Numero de expediente: es el nmero que se le asigna al expediente para ser identificado dentro de la institucin, Registro: se define como registro al hecho de almacenar la informacin del documento en los libros o cuadernos. Nmero de registro: es el nmero que se le asigna al expediente al ingresar en una determinada area. Silencio Administrativo: Estado la que llega un documento si no es atendido en el tiempo que establece la ley. Silencio Administrativo Positivo: Se entiende por silencio administrativo positivo, al hecho de no responder un recurso de reconsideracin presentada por el usuario dentro de un plazo de 30 das, segn lo establezca el TUPA. Recurso de Reconsideracin: Solicitud en la cual se ampara el usuario para ser reevaluado, el documento que presento anteriormente a la cual la DRTCJUNIN, ya di respuesta.

Flujo de documento: Es el hecho de pasar un documento de un area a otro. Se presenta a continuacin una serie de flujos de distintos documentos que tienen ms incidencia en la DRTC-JUNIN.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO PROCEDIMIENTO : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION MERCANCIAS

OFICINISTA
Recepcin y registro de documentos recepcionados de las diferentes oficinas de la Direccin Regional de Transportes y Comunicaciones

ASESOR LEGAL EXTERNO

Encargado de realizar las tareas asignadas por el Director y atencin de algunos documentos de carcter confidencial encargados por el director (e) de Asesora Legal. Visacin de los Proyectos de Resoluciones Directorales Regionales.

DIRECTOR (e) DE ASESORA LEGAL

Analiza los documentos y segn el contenido de lo solicitado lo deriva a los abogados para su atencin.

ABOGADO
Encargado de Proyectar las Resolucin del Transporte Terrestre de Pasajeros en mbito Regional

OPERADOR PAD
Encargado de Proyectar las Resolucin del Transporte de Mercancas en modalidad Privado y General

FLUJO DE FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION DE MERCANCIAS

DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION MERCANCIAS

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

OPERADOR PAD

ASESOR LEGAL EXTERNO

EQUIPO DE TRABAJO DE TRANS. TERRESTRE

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Secretara Recepcin de Informe tcnico del rea de Circ. T.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable

Visa el proyecto de resolucin

Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin V.B. Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Equipo de Trabajo Transporte Terrestre para elaboracin de tarjeta de Habilitac. Vehicular.

Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION TRANSPORTE PASAJEROS

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

EQUIPO DE TRABAJO DE TRANS. TERRESTRE

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Recepcin de Informe tcnico de Circ. T. Registro en libro.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin e Informe Legal V.B. Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Equipo de Trabajo Transporte Terrestre para elaboracin de tarjeta de Habilitac. Vehicular.

Visa el proy. de resolucin, firma el Inf. Legal. Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION SANCION LICENCIAS DE CONDUCIR

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

EQUIPO TRABAJO LICENCIAS DE CONDUCIR

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Recepcin de Informe tcnico de Circ. T. Registro en libro.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin e Informe Legal V.B. Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Eq. Trabajo Lic. Cond. Direccin de Circ. Terrestre para emitir la Sancin correspondiente.

Visa el proy. de resolucin, firma el Inf. Legal. Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO
ETC)

: DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION MATERIA DE PERSONAL (LIC. ENFERMEDAD, SEPELIO Y LUTO,

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE
ADMINISTRACION

EQUIPO TRABAJO DE PERSONAL

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Recepcin de Informe, reportes, memos de Oficina de Personal, administra cin.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin e Informe Legal V.B. Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Eq. Trabajo de Personal para el archivo en su legajo correspondiente.

Visa el proy. de resolucin, firma el Inf. Legal. Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE CONTRATOS DE PERSONAL

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE
ADMINISTRACION

EQUIPO TRABAJO DE PERSONAL

EQUIPO TRABAJO DE
ABASTECIMIENTOS

OFICINA DE PLANIFICACION

Recepcin reportes, memos de Abastecimie ntos Administraci n, Registro en libro.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable

Visa el proy. de Contrato. Descarga en el libro de actas para ser remitido

Recepcin y elaboracin del proyecto de Contratos de personal. V.B.

V.B.

V.B.

V.B.

V.B.

Firma los Proy. de Contrato, numeracin para luego ser entregado al interesado.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION SANCION AREA DE FISCALIZACION

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

EQUIPO TRABAJO
FISCALIZACION

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Recepcin Inf. tcnico de Circ. T. Fiscalizacin Registro en libro.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin e Informe Legal V.B. Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Eq. Trabajo de Fiscalizacin, Direccin de Circ. Terrestre para emitir la Sancin correspondiente.

Visa el proy. de resolucin, firma el Inf. Legal. Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE RESOLUCION RECURSO DE RECONSIDERACION

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

EQUIPO TRABAJO
FISCALIZACION

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN.

Recepcin Recurso d/ Reconsideraci n de Circ. T. Dir. Regional

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable

Pide antece dentes

Atencin al Provedo, remisin de antecedentes a Asesora.

Provedo a Fiscalizacin

Visa el proy. de resolucin, firma el Inf. Legal.

Recepcin y elaboracin del proyecto de resolucin e Informe Legal Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Eq. Trabajo de Fiscalizacin, Direccin de Circ. Terrestre para emitir la Sancin correspondiente.

Descarga en el libro de actas para ser remitido

V.B. V.B.

V.B.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE PERMISO EVENTUAL EXCURSIONES

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION DE CIRCULACION TERRESTRE

EQUIPO TRABAJO DE TRANSPORTE TERRESTRE

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN

Recepcin de Informe Tcnico de la Direccin de Circulacin Terrestre, registro en el libro.

Estudia, analiza y pasa con provedo al responsable. Recepcin y elaboracin del Proyecto de Resolucin.
Visa el Proyecto de Resolucin.

Descarga en el Libro de actas para ser remitido a Circulacin Terrestre para su visto.

V.B.

V.B.

V.B.

Firma los Proy. de resoluciones para luego ser entregado al Eq. Trabajo de Transporte Terrestre de la Direccin de Circ. Terrestre para ser entregado al usuario.

FLUJOGRAMA DE TRABAJO
DEPENDENCIA PROCEDIMIENTO : DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES - JUNIN : FORMULACION DE PROYECTOS DE OFICIO PROC. PUBLICA MTC-LIMA REMISION DE NOTIFICACIONES Y CARGOS DE
ESCRITOS

DIRECCION DE ASESORIA LEGAL Secretara

DIRECTOR (e) DE ASESORIA LEGAL

ABOGADO ENCARGADO

ASESOR LEGAL EXTERNO

DIRECCION REGIONAL DE TRANSPORTES Y COM. JUNIN

- Recepcin de Oficios del Proc. Publico MTC-Lima, escritos para presentar al Poder Judicial. - Recepciona notificaciones del Poder Judicial.

Estudia, analiza juntamente con los abogados de la oficina para luego ser presentado. Recepcin y pronta entrega del escrito por mesa de partes de la Corte Superior de Justicia de Junn.

Revisa el documento antes de ser entregado.

- Fotocopia los cargos y notificaciones. - proyecta Oficio al procurador Publico, para ser elevados a Lima, adjunto copias.

Recibe el cargo de los escritos presentados y entrega a secretara.

Firma los Proy. de Oficio para luego ser entregado a Mesa de Partes, enviado a la ciudad de Lima. Remite una copia del oficio a la Dir. Asesora Legal.

8)

Hiptesis: SI SE IMPLEMENTA EL SISTEMA DE CONTROL DEL FLUJO DEL TRAMITE DOCUMENTARIO EN LA DRTC-JUNIN, ENTONCES SE OPTIMIZARA LA ATENCION AL USUARIO

9)

Metodologa de investigacin
TIPO DE INVESTIGACION: Aplicado

Es la utilizacin de los conocimientos en la prctica, para aplicarlos, en la mayora de los casos, en provecho de la sociedad, ES CONVERTIR las teoras o fundamentos tericos en tecnologas especficas.
NIVEL DE LA INVESTIGACION: Descriptivo, explicativo Descriptiva: En las investigaciones de tipo descriptiva, llamadas tambin

investigaciones diagnsticas, buena parte de lo que se escribe y estudia sobre lo social no va mucho ms all de este nivel. Consiste, fundamentalmente, en caracterizar un fenmeno o situacin concreta indicando sus rasgos ms peculiares o diferenciadores. Explicativa: Se encarga de buscar el porqu de los hechos mediante el establecimiento de relaciones causa-efecto. En este sentido, los estudios explicativos pueden ocuparse tanto de la determinacin de las causas (investigacin postfacto), como de los efectos (investigacin experimental), mediante la prueba de hiptesis. Sus resultados y conclusiones constituyen el nivel ms profundo de conocimientos. La investigacin explicativa intenta dar cuenta de un aspecto de la realidad, explicando su significatividad dentro de una teora de referencia, a la luz de leyes o generalizaciones que dan cuenta de hechos o fenmenos que se producen en determinadas condiciones.
TIPO: CORRELACIONAL

Se utilizan para determinar la medida en que dos variables se correlacionan entre s, es decir el grado en que las variaciones que sufre un factor se corresponden con las que experimenta el otro. Las variables pueden hallarse estrecha o parcialmente relacionadas entre s, pero tambin es posible que no exista entre

ellas relacin alguna. Puede decirse, en general, que la magnitud de una correlacin depende de la medida en que los valores de dos variables aumenten o disminuyan en la misma o en diferente direccin. Si los valores de dos variables aumentan o disminuyen de la misma manera, existe una correlacin positiva; si, en cambio, los valores de una variable aumentan en tanto que disminuyen los de la otra, se trata de una correlacin negativa; y si los valores de una variable aumentan, los de la otra pueden aumentar o disminuir, entonces hay poca o ninguna correlacin. En consecuencia la gama de correlaciones se extiende desde la perfecta correlacin negativa hasta la no correlacin o la perfecta correlacin positiva. Las tcnicas de correlacin son muy tiles en los estudios de carcter predictivo.
DISEO: CUASIEXPERIMENTAL

Los cuasiexperimentos son muy parecidos a los experimentos "verdaderos". Por lo tanto, podemos decir que hay casi tantos diseos cuasiexperiemntales como experimentales "verdaderos". Slo que no hay asignacin al azar o

emparejamiento. Pero por lo dems son iguales, la interpretacin es similar, las comparaciones son las mismas y los anlisis estadsticos iguales (salvo que a veces se consideran las pruebas para datos no correlacionados). METODO DE ESTUDIO: OBSERVACION, INDUCTIVO DEDUCTIVO. INDUCTIVO: Es un modo de razonar que nos lleva: a) De lo particular a lo general. b) De una parte a un todo. Inducir es ir ms all de lo evidente. La generalizacin de los eventos es un proceso que sirve de estructura a todas las ciencias experimentales, ya que stascomo la fsica, la qumica y la biologa se basan (en principio) en la observacin de un fenmeno (un caso particular) y posteriormente se realizan investigaciones y experimentos que conducen a los cientficos a la generalizacin. DEDUCTIVO: Es un tipo de razonamiento que nos lleva: a) De lo general a lo particular. b) De lo complejo a lo simple.

Pese a que el razonamiento deductivo es una maravillosa herramienta del conocimiento cientfico, si el avance de la ciencia se diera slo en funcin de l, ste sera muy pequeo. Esto se debe a que nuestra experiencia como humanos es limitada, depende de nuestros sentidos y de nuestra memoria. La induccin y la deduccin no son formas diferentes de razonamiento, ambas son formas de inferencia.

SISTEMICO: Es el relativo a la consideracin del conocimiento, desarrollo, la aplicacin, el estudio del mtodo o mtodos mediante los cuales abordar los problemas en los que la presencia de sistemas es dominante. En realidad, la metodologa sistmica pretende aportar instrumentos con los que estudiar aquellos problemas que resultan de las interacciones que se producen en el seno de un sistema, y no de disfunciones de las partes consideradas aisladamente. El anlisis de un sistema consiste en su diseccin, al menos conceptual, para establecer las partes que lo forman. Sin embargo, el mero anlisis de un sistema no es suficiente; no basta con saber cules son sus partes. Para comprender su comportamiento necesitamos saber cmo se integran; cules son los

mecanismos mediante los que se produce su coordinacin. Necesitamos saber cmo se produce la sntesis de las partes en el sistema.

MUESTRA: La muestra que se tomara son todos los documentos que ingresan a la DRTC-JUNIN mensualmente, que son un aproximado de 25 documentos.

POBLACION: La poblacin son los 1600 documentos aproximadamente que ingresan mensualmente a la DRTC-Junn

10)

Estructura tentativa de la tesis CAPITULO I: Planteamiento del problema, Formulacin del problema, Objetivo general, Objetivos especficos, Justificacin, Alcance y limitaciones.

CAPITULO II: Antecedentes de la investigacin, Bases tericas, en las que se tratan aspectos relacionados a diseo de sistemas similares al propuesto, se propone la metodologa para su diseo e implementacin.

CAPITULO III: Anlisis y Diseo del Sistema de control del flujo documentario con la Metodologa RUP, utilizando el Software Rational Rouse, Implementacin y Pruebas.

CAPITULO IV: CAPITULO IV: Validacin de la Hiptesis.

11)

Referencia Bibliogrfica

Larman, C .2003. UML y PATRONES. Una Introduccin al Anlisis y Diseo

orientado a objetos y al proceso unificado, Segunda Edicin, Pearson Educacin S.A, Madrid, Espaa Jacobson, Ivar. 2000. El Proceso Unificado de Desarrollo de Software, Editor.

Pearson educacin, Madrid, pp XVIII , XVII, 4. Silbershatz, Abraham . 2006. Sistemas Operativos, Setima Edicion, McGrawHill,

Madrid, Espaa, pp 713 - 715.

12)

Presupuesto y Fuentes de Financiamiento

a) PRESUPUESTO DEL PROYECTO Bienes (Computadora y Software)

2000.00

tiles de Escritorio Asesora Otros (Viajes, Materiales) Bibliografa, Internet Apoyo Tcnico Total

500.00 3700.00 600.00 600.00 1000.00 8400.00

13)

Cronograma de Actividades CRONOGRAMA DE TRABAJO

MESES ACTIVIDAD 1 XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX 2 3

1. Presentacin y Aprobacin Plan de Tesis 2. Revisin Bibliogrfica e Informacin Primaria y Secundaria 3. Desarrollo del Trabajo de Investigacin 4. Correcciones Finales al Trabajo y Prueba del Modelo propuesto 5. Presentacin y Sustentacin del Trabajo de Investigacin