PRIMAVERA FIRST Comercial

Índice

Índice ................................................................................................................................ 1
Introdução ......................................................................................................................... 2
O Administrador ............................................................................................................... 3
Funcionalidades Principais ............................................................................................... 5
Acesso a tabelas e manutenção dos seus registos ......................................................... 5
Vendas .......................................................................................................................... 5
Stocks ........................................................................................................................... 7
A janela de stocks ..................................................................................................... 7
Exploração sobre stocks ........................................................................................... 8
Contas correntes ........................................................................................................... 8
Novos documentos ................................................................................................... 8
Liquidações ............................................................................................................... 8
Extractos de contas ................................................................................................... 9
Avisos de vencimento ............................................................................................... 9
Bancos ........................................................................................................................ 10
Tabelas principais ........................................................................................................... 10
Artigos ........................................................................................................................ 10
Famílias ...................................................................................................................... 11
Clientes ....................................................................................................................... 11
Fornecedores ............................................................................................................... 12
Outros terceiros .......................................................................................................... 13
Documentos de venda................................................................................................. 14
Documentos de Stocks ............................................................................................... 14
Documentos de contas correntes ................................................................................ 14
Listagem e Relatórios ..................................................................................................... 15
Parâmetros do Exercício ................................................................................................. 15
Conclusão ....................................................................................................................... 17
Bibliografia ..................................................................................................................... 18

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Introdução

No âmbito da disciplina de Gestão de Sistemas de Informação I foi-nos

proposto como elemento de avaliação a elaboração de um trabalho, em que o
objectivo primordial era um contacto mais profundo com um dos muitos
softwares de Gestão.
O software escolhido foi o PRIMAVERA FIRST Comercial.
Iremos elaborar uma breve explicação acerca de temas, tais como:
• O administrador
• Funcionalidades principais
• Tabelas principais
• Listagem e Relatórios
• Parametrizações
Seguidamente iremos retirar algumas conclusões acerca da aplicabilidade
deste programa para as organizações desportivas.

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O Administrador

O Administrador é um programa inerente ao Primavera First Comercial, que

permite ao responsável máximo da organização gerir a informação comum a
todos os programas instalados (Software PRIMAVERA) no seu computador.
Através do Administrador o responsável fará a gestão do sistema instalado,
nomeadamente:
• Licenciamento dos programas instalados
• Abertura das empresas para cada uma das aplicações
• Definir os parâmetros de funcionamento das aplicações
• Definição de utilizadores e respectivos acessos
• Manutenção de ficheiros – compactação e reindexação de bases de
dados

Apesar da responsabilidade inerente à sua utilização, o Administrador é fácil de

utilizar uma vez que o número de opções disponíveis é limitado e acessível.
Ao aceder ao Administrador o utilizador encontra três grandes áreas de
intervenção:
• Aplicações
• Exercícios
• Segurança
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Uma das principais funções é a criação de perfis de utilizador. O programa

sugere vários tipos de perfis como por exemplo: responsável de serviço
administrativo, operador de facturação ou o operador de contabilidade.
Para criar um perfil deve-se ir ao menu de Perfis e seleccionar novo Perfil,
tendo em atenção que se deve identificar um código e uma descrição pró
mesmo. De seguida, devem-se definir o conjunto de opções a que o perfil tem
acesso.
Por outro lado, este também permite criar novos utilizadores.
Para definir estes novos utilizadores, deve-se ir ao menu Utilizadores e
escolher a função Novo. De seguida preencher os campos não esquecendo
que se deve definir uma password, de forma a garantir o acesso condicionado
ás aplicações.

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Funcionalidades Principais

Acesso a tabelas e manutenção dos seus registos

A informação gerida pelo programa é armazenada em bases de dados, que por

seu turno estão organizadas em tabelas. São elas que dão consistência à
informação gerida na sua totalidade e permitem uma optimização dos recursos
gastos no armazenamento da mesma.
Ao aceder a uma tabela o utilizador começa sempre por se deparar com uma
lista de registos com a informação contida na mesma. O software permite ao
utilizador a configuração da informação que aparece em cada lista. É assim
possível:
• Para cada perfil de utilizador, definir a que campos pode aceder
• Definir e gravar várias vistas sobre uma tabela
• Em cada vista é possível:
o Definir que colunas e por que ordem se querem ver
o Definir a ordenação por qualquer das colunas visíveis
o Identificar valores com cores
o Dar um nome a cada vista
o Enviar e-mail para as entidades (clientes, fornecedores e
empregados)
Por exemplo, no caso do operador de facturação é conveniente que este tenha
acesso à tabela de artigos que de facto podem ser vendidos.

Vendas

O registo de documentos é uma das principais operações e será certamente

aquele em que o utilizador estará posicionado mais tempo.
Assim no ecrã de introdução de documentos aparece vários campos a serem
preenchidos, entre eles:

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Doc: tipo de documento que se pretende criar ou visualizar, ao lado deste está
o numero do documento. Este número é dado automaticamente pelo sistema.
Porém o utilizador pode introduzir um número no caso de querer rever ou editar
um documento passado.
Data Doc: é a data de emissão do documento. Esta data pode ser a data do
sistema ou a data do último documento emitido.
Data Venc: é a data do vencimento do documento e é calculada tendo em
conta as condições de pagamento impostas ao cliente.
Desc Cliente: desconto de cliente definido na respectiva ficha.
Desc Financeiro: o desconto financeiro é definido através da condição de
pagamento definida pró cliente.

De lado estão colocados os totalizadores. Sendo estes:

Total Merc: valor total bruto relativo a mercadorias e serviços.
Descontos: é o valor total dos descontos presentes no documento.
IVA: é o valor total do IVA relativo ao documento.
Outros: soma dos valores das linhas especiais, portes e outros serviços.
Total Doc: as mercadorias ou serviços menos os descontos mais o IVA e os
outros.
Acerto: Valor relativo à soma das linhas especiais de acerto.
A Pagar: Valor a pagar (total do Doc menos Acertos).

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Na grelha de introdução o utilizador pode efectuar o lançamento das diversas

linhas que compõem o documento. Entre elas o artigo, o preço unitário,
desconto e total liquido.
Este programa permite também lançar documentos em moeda estrangeira.

Stocks

Entrada e a saída de stocks são provocadas na maioria das vezes pelos

documentos de venda. Para tal, basta que nas respectivas tabelas de
documentas se encontre seleccionada a função de movimentação de stocks.
No entanto, com a utilização dos documentos de stock, podem ser introduzidos
movimentos directamente. Através desta opção, o utilizador pode introduzir
vários tipos de documentos: entrada, saída, stock inicial.
Esta opção é utilizada para se realizarem acertos de stocks, com documentos
de entrada ou de saída de stocks, e para iniciar os respectivos stocks através
de documentos de stock inicial.

A janela de stocks

Os documentos podem ser introduzidos em qualquer moeda. Quanto à data

esta depende das definições na tabela de documentos.
Esta é a janela de introdução de documentos de stock.

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Exploração sobre stocks

Existe um menu de exploração em que estão disponíveis um conjunto de

grelhas \ mapas sobre a informação dos stocks. Estas grelhas dão informação
quanto:
• Entrada e saída de artigos
• Extractos de artigos
• Inventários de artigos, valorizados de diversas formas
• Mapas de consumos
• Controlo de existências
• Artigos sem movimentação

Contas correntes

Novos documentos

Todos os pendentes de clientes e fornecedores serão gerados a partir da

criação dos diversos documentos de vendas. No entanto, podem existir
situações em que os pendentes de clientes tenham de ser introduzidos
manualmente.
Neste caso, podemos através da opção Novos Documentos efectuar a
introdução manual dos diversos pendentes existentes para cada uma das
entidades.

Liquidações

É através da opção Documentos/contas correntes/operações sobre contas

correntes que o programa efectua o tratamento dos diversos tipos de contas
correntes de clientes, fornecedores e outros devedores e credores. Através
desta opção podemos efectuar as seguintes operações:

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• Liquidar total ou parcialmente os pendentes existentes num

determinado tipo de conta e moeda
• Liquidação com novos pendentes
• Transferência entre contas/estados ou simplesmente estados
• Criação ou alteração de novos pendentes
• Impressão de qualquer documento de liquidação
• Estorno das operações efectuadas

Extractos de contas

Extracto de conta de um cliente, fornecedor ou ODC consiste na listagem de

todos os movimentos ocorridos entre duas datas.
São os seguintes critérios de extracção da listagem de extractos:
• Possibilidade de seleccionar o tipo de entidade a que se destina o
extracto
• Definir quais os tipos de contas
• Entre que datas
• Que moeda se pretende incluir nos movimentos

Avisos de vencimento

Esta aplicação permite ter três tipos de aviso:

• Aviso 1, que é quando o utilizador é alertado para o vencimento de
documentos dos últimos dias e nos próximos dias
• Aviso 2, que é quando o utilizador é advertido pelo registo de um atraso
no pagamento de documentos já vencidos
• Aviso 3, é quando os clientes são alvos de um ultimato relativamente a
documentos por liquidar

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Bancos

Organização da informação em Bancos assenta nas seguintes premissas:

• O módulo gere contas bancárias, podendo estas serem de múltiplos
tipos. Cada movimento tem um sentido; debita, ou credita a conta.
• Cada movimento está associado a uma rubrica no mesmo sentido.

Todo este módulo foi projectado e concebido de forma a integrar-se

harmoniosamente no First Comercial Primavera.
O utilizador, além de puder lançar manualmente em cada uma das contas
bancárias criadas, poderá também, através de configuração própria, fazer
reflectir nos bancos os documentos criados no módulo de compras, vendas,
contas correntes e títulos.

Tabelas principais

Artigos

Na tabela de artigos, deve ser introduzida a informação relativa a todos os

artigos comercializados pela empresa e que podem ser objecto de facturação a
qualquer momento.
Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:
• Artigo • Família
• Desconto • Sub família
• Unidade de venda • Stocks mínimos, máximo e
• Taxa de IVA reposição
• Sujeito a retenção • Stock actual
• Código de barras • Custo médio
• Movimenta stocks • Custo padrão
• Preço de venda na: • Moedas
• Moeda base • Outras descrições

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Famílias

O conceito de família de artigos é essencial para a eficácia das análises de

gestão.
O programa permite ao utilizador agrupar um ou mais artigos numa família.
Cada artigo apenas pode pertencer a uma família. Uma família pode estar por
sua vez sub dividida em sub famílias.

Clientes

Na tabela de clientes, devem ser registados todos os clientes com quem existe
uma relação comercial assente em qualquer documento de venda.
Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:
• Cliente • Tipo de mercado
• Morada de facturação • País
• Contactos • Efectua retenção
• Dados fiscais • Número de contribuinte

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• Dados comerciais • Número de vias de

• Tipo de preço documento
• Descontos • Crédito
• Condições de pagamento • Dados bancários
• Modo de pagamento • Rubricas para ligação a
• Moeda bancos
• Outras condições • Tipo/semáforo
• Zona • Valores em C/C
• Vendedor • Vendas não conve.
• Expedição • Total em débito
• Limite

Fornecedores

Na tabela de fornecedores devem ser registados todos os fornecedores com

quem existe uma relação comercial.

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Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:

• Fornecedor • Valor a reter
• Morada • Excepção da retenção
• Dados comerciais • Dados fiscais/crédito
• Desconto • Tipo de mercado
• Número de vias de • Número de contribuinte
documento • País
• Expedição • Dados bancários
• Condição de pagamento • Débito em C/C
• Modo de pagamento • Total débito
• Moeda • Limite
• Efectua retenção • Contactos

Outros terceiros

Na tabela de terceiros, deve o utilizador abrir um registo por cada um dos

devedores ou credores a tratar.
Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:
• Terceiro • Número de contribuinte
• Morada • Tipo de mercado
• Contactos • País
• Condições • Crédito/outros
• Outro devedor – Outro credor • Limite
• Condição de pagamento • Crédito
• Modo de pagamento • Exc. de avisos de vencimento
• Vendedor • Dados bancários
• Moeda • Rubricas para ligação a
• Tipo de terceiro bancos
• Número de vias de • Efectua retenção
documento • Valor a reter
• Dados fiscais • Excepção da retenção

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Documentos de venda

A tabela de documentos de venda permite configurar os documentos

destinados a clientes e que são emitidos no editor VENDAS.
Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:
• Documento
• Tipo de documento
• Ligação aos bancos
• Data
• Impressão
• Internet

A configuração da ligação dos documentos de vendas e encomendas à

contabilidade, pode ser feita no Administrador.

Documentos de Stocks

A tabela de documentos de stock permite a configuração dos documentos que

servem de base à movimentação directa no módulo de stocks.
Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:
• Documento
• Numerador
• Tipo de preço
• Impressão
• Internet

Documentos de contas correntes

A tabela de contas correntes permite efectuar a configuração dos documentos

de contas correntes e dos títulos (letras, livranças e remessas de exportação).
Para tal é necessário o preenchimento dos seguintes campos:
• Documento
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• Ligação aos bancos

• Numerador
• Sugerir Numerador
• Sujeito a Retenção
• Internet

Listagem e Relatórios

Este programa permite executar ainda algumas aplicações específicas que

servem de suporte a conclusões/reflexões de alguns estudos.
Entre algumas destas ferramentas pode encontrar-se a Estatística. Esta
permite a exploração de vendas, consultas em grelha com várias
funcionalidades sobre os dados que a grelha apresenta, nomeadamente
gráficos e emissão de mapas. Estes gráficos e mapas podem ser exportados
para programas como o Microsoft Excel.
Por outro lado, este programa permite explorar e consultar os movimentos de
conta bancária. Permitem saber os saldos médios e elaboração de gráficos
acerca destes.
Por outro lado permite analisar receitas e despesas, estas podem ser
analisadas mensalmente, trimestralmente ou anualmente.
Outra das funcionalidades é a elaboração de mapas fiscais, como são os
mapas periódicos do IVA.

Parâmetros do Exercício

Apos a criação de um novo exercício (a partir do exercício Standard fornecido

pela PRIMAVERA), deverá o responsável pelo FIRST Comercial verificar se os
parâmetros de exercício (propostos) são os mais adequados ás características
da empresa real.

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Os parâmetros do exercício, definíveis por empresa/ano, permitem decidir

sobre a forma de como o programa se comporta em determinadas opções.
Naturalmente, através da sua configuração, torna-se possível fazer conviver
num único sistema, empresas com características diferentes umas das outras.
Como parâmetros do exercício e campos a preencher temos:
• Parâmetros Gerais (casas decimais nas quantidades, números de
linhas por documento, portes/outros serviços)
• Parâmetros Vendas (documento gerado na transformação, local de
carga, local descarga, introdução de Código de Barras, trata códigos de
barras com pesos e valores, cliente indiferenciado, aviso de preço de
venda inferior ao P.C.M.)
• Parâmetros Contas Correntes (clientes/fornecedor e outros terceiros,
numeração de avisos de vencimento)
• Parâmetros Stocks (ignorar, avisar, bloquear)
• Parâmetros Integração com Bancos (recebimentos, pagamentos)
• Parâmetros Datas de Bancos (data de documento + data de
movimento, data de documento + data de valor)
• Parâmetros de Bancos (depósito de cheques, depósito de numerário,
dias a visualizar nas grelhas, movimentos de diferença actualizam
saldos, contas por defeito, movimento de emissão de cheques, mostra
alertas no extracto)
• Parâmetros de Internet (e-mail sugerido em vendas, e-mail sugerido
em contas corrente, e-mail sugerido em stocks)

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Conclusão

Apesar de este não ser um software de Gestão vocacionado especificamente

para a área do desporto, este poderá ser utilizado por empresas de bens e
produtos desportivos.
Ao navegar por este programa, verificámos a sua acessibilidade e simplicidade
de utilização.
Por outro lado, as várias funcionalidades que este possui como é a Estatística,
permitem que os utilizadores/gestores consigam ter uma melhor percepção da
situação real da empresa.
Porém este não é um software indicado para empresas de prestação de
serviços desportivos, uma vez, que este não permite criar instalações, gerir
recursos humanos e criar horários, todas estas funcionalidade podem ser
executadas por softwares como o SportStudio.
Assim este software está direccionado para pequenos negócios que requerem
uma gestão com sucesso.

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Bibliografia

• Manual do utilizador do PRIMAVERA FIRST Comercial

Sites consultados

• www.primaverabss.com

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