ADMINISTRACIN DE EMPRESAS CON MENCIN EN MARKETING Y NEGOCIOS INTERNACIONALES

MULTILATERAL PROFESIONALES DE LA ADMINISTRACIN, S.A. DE C.V.: ESTUDIO ORGANIZACIONAL

DOCENTE:

AUTORES:

VILLACENCIO ATIENZA, JIMMY MAMANI TORRES, ROSA ROJAS ANTIALON, JUANJO OMAR CALDERON RABANAL YCHPAS DAVILA, Liz

SEMESTRE:

TURNO: MAANA

HUANCAYO PER 2011

CASO. MULTILATERAL PROFESIONALES DE LA ADMINISTRACIN, S.A. DE C.V.: ESTUDIO ORGANIZACIONAL

El Director General de la empresa Multilateral Profesionales de la Administracin S.A. de C.V. (MULPRO) Ing. Alejandro Escudero Lpez, cuyo objeto central es el de importar y distribuir accesorios y refacciones para equipos de computacin desde su creacin en mayo de 1999, ha convocado a todos los integrantes de la empresa, con el propsito de invitarlos a iniciar un estudio de las condiciones en que se estn desempeando, ya que la competencia en el ramo ha crecido significativamente en el primer semestre del ao, lo que ha minado las ventas de sus productos. La reduccin, aunque mnima, del orden del 2% con respecto al ao anterior, equivalente a $50,000.00, sumada a la disminucin paulatina en el ao, es ya del orden de los $250,000.00 , esto es, un 10% en comparacin con el ejercicio anterior. Actualmente MULPRO, ha enfocado sus ventas a distribuidores minoristas que operan en la zona centro de la ciudad. Sus productos, son adquiridos preferencialmente por micro y pequeas empresas que cuentan con computadoras que requieren de stos materiales para su operacin. Para contar con el apoyo de sus clientes, la empres otorga lneas de crdito que van de los 30 a los 90 das naturales, circunstancia que ha influido en la lenta recuperacin de la inversin, lo que sumado a los problemas de cobranza, han repercutido en una falta de liquidez para reinvertir en nuevos pedidos, ocasionando retrasos en el cumplimiento de los pedidos, amn del efecto negativo con sus proveedores, al espaciar las compras y ampliar los plazos para cubrir el importe de los productos que adquiere. Existe un consenso en el sentido de que la empresa necesita revisar su composicin actual, toda vez que se estima que en parte la falta de competitividad ha sido resultado de la prdida de oportunidades de negocio por la lentitud para reaccionar ante la competencia.

Por el momento la empresa cuenta con la estructura organizacional siguiente:

Para afrontar sta situacin, ha tomado la decisin de efectuar una revisin general del comportamiento de la empresa en todos sus mbitos y niveles, para implementar un estudio de

la organizacin que le permita derivar las medidas necesarias para superar la situacin por la que pasa la empresa. De conformidad con los antecedentes expuestos responda a las siguientes preguntas:

1.

Cules son los principales problemas que enfrenta la empresa? Falta de liquidez Problemas al hacer efectivas las cobranzas Desabastecimiento temporal en Mercaderas Lentitud al atender los pedidos de los clientes Insatisfaccin en los Clientes Perdida de poder de negociacin con sus proveedores Incremento de Gastos por mantener cartera morosa falta de dinero para invertir en nuevos pedidos. lenta recuperacin de la inversin. incumplimiento de nuevos pedidos

2.

Cmo se relacionan estos problemas con la estructura organizacional? Las reas funcionales no estn claramente definidas y hace falta incrementar ms reas funcionales para que puedan desarrollarse a pleno las operaciones Se relacionan de manera directa, dado que los problemas no son abordados debidamente, en el sentido que la empresa se encuentra operando de acuerdo a estructuras rgidas de jerarqua, con todas las decisiones definidas como importantes en manos de slo dos, Direccin General y Gerencia General. Dentro de la estructura piramidal las funciones son mantenidas separadas y las relaciones estructuradas en forma vertical. Nos plantea un organigrama en la que muestra que las Gerencias operaban con muy poca ninguna informacin compartida y coordinada entre ellas, como silos compartimientos estancos.

Las desventajas que nos da el tipo de organizacin de Multilateral Profesionales de la Administracin son las siguientes: Pasa por alto a los especialistas en planeacin Hace trabajar demasiado a las personas clave Depende de la continuidad en su puesto de unas cuantas personas clave No permite un constante flujo de informacin (requiere de reuniones) Existe una sobrecarga laboral, dado que no existen reas claves en la empresa, como seria el rea de planeamiento, cobranzas, y otros. 3. Qu objetivos persigue con la invitacin que ha formulado la Direccin General al resto de la empresa? Conocer el real funcionamiento de las operaciones, conocer las relaciones sociales entre empelados, las tareas que cada uno realiza, el desempeo de sus actividades, saber si conocen los puntos fuertes y dbiles de la empresa, conocer si los trabajadores tienen informacin de la competencia y su desempeo. Una evaluacin de desempeo con el sentido de redefinir la estructura de la empresa, redefiniendo as tambin sus objetivos y metas trazadas

Mejorar su posicin financiera Mantener e incrementar su posicionamiento dentro del mercado 4. Qu rol puede desempear el personal de la empresa, en particular los responsables de las reas que la componen, en la bsqueda de alternativas de solucin? Ellos conocen el real desarrollo de las actividades, los puntos fuertes y dbiles que implica la realizacin de cada operacin, conocen a los clientes, qu es lo que necesitan y de que procesos es necesario prescindir, pueden dar informacin sobre que mejorar en la cultura y clima organizacional para poder desempearse mejor. Los responsables de cada rea pueden asumir el rol de lderes dentro de este proceso de cambio y crear una visin compartida que movilice a la organizacin y a sus colaboradores en todo el proceso de cambio, contribuyendo y compartiendo sus conocimientos y contribuyendo con una idea de solucin al problema desde su punto de vista, para que al final se en conjunto y de manera consensuada se concluya en algo y se tena una visin compartida del negocio y no se trabaje aisladamente si no por el contrario conduciendo una sinergia a travs de todo el proceso dentro de la empresa Los trabajadores dentro de la empresa san los mas prximos a diagnosticar situaciones y comportamientos que estn provocando problemas a la organizacin, o simplemente ver oportunidades de mejorar. En la caso especfico ya diagnosticado los problemas, tienen que coordinar sus actividades y orientarse hacia los objetivos de la empresa involucrndose con las metas. Desarrollar, capacitar o ensear a personas o grupos para que mejoren sus hbitos de trabajo para mejorar su eficiencia y efectividad y por ende la productividad Que cada uno de los empleados acte como un empresario creativo y auto motivado. 5. Qu pasos tiene que seguir la empresa para revisar su estructura funcional y operativa? Definir las operaciones que realiza actualmente, es decir un diagnstico; luego definir que actividades son importantes, y cuales son imprescindibles para un buen desarrollo; luego establecer los puntos dbiles y actividades que necesitan ser mejoradas o retiradas para estar acorde a los niveles de competitividad del mercado. Una vez que se establecieron actividades, agruparlas y nombrar reas funcionales y encargados de cada rea. Hacer una evaluacin integral a cada una de las reas funcionales para identificar problemas y causas que estn teniendo cada uno de ellos. Una vez identificados estos problemas realizar un anlisis el porqu de esta problemtica. Puede ser que la direccin general no tiene un rumbo claro; tal vez exista problemas con la visin y la misin y cultura organizacional, es decir que no estn debidamente claros como para inspirar a los dems niveles de la empresa. Por otro lado los objetivos y metas que se han propuesto alcanzar tal vez no estn de acuerdo o alineados a lo que realmente la alta direccin quiere llegar. En la Gerencia de ventas, el enfocar sus ventas a los distribuidores minoritas es una buena estrategia ya que debido a la gran competencia que existe y a los cambios en sus conductas y hbitos que los consumidores estn teniendo, es una buena alternativa atender a este sector. Con respecto a los plazos que se tiene, creemos que se tienen que evaluar las polticas y reajustar dichos plazos a 30 das y a los clientes que no cumplen con los pagos acordados descartarlos para futuras ventas. Se tiene que evaluar hasta que nivel los gerentes tcticos pueden tomar decisiones cuan grado de autonoma poseen para realizar y poner en marcha las actividades y estrategias de sus

gerencias. Otro paso a realizar sera la creacin de la gerencia de recursos humanos, ya que esta rea es muy imprescindible porque son las personas las que harn todo el esfuerzo para cumplir los objetivos y metas organizacionales. Otro paso a realizar proponemos hacer una reingeniera y un rediseo de la empresa en su estructura funcional y operativa y creacin de la gerencia de marketing. 6. En qu plazo deber contar con un estudio para hacer frente a la falta de competitividad? Creo que todo el proceso debera de tomar entre 3 y 4 meses, para la reinvencin de sus operaciones y las nuevas designaciones y tareas para cada rea funcional nueva. El plazo debe de ser el menor posible planteamos entre 60 a 90 das para tener un panorama de lo que esta sucediendo y de esta forma una vez conocidos estas causas de falta de competitividad, poner en marcha y tomar las decisiones para realizar las actividades y los cambios que requiera la organizacin. 7. Cmo se debe de integrar el estudio para que cumpla con los fines que persigue la Direccin General? El estudio debe estar basado en los objetivos que persigue la empresa, toda accin a tomar debe estar direccionada a dichos obejtivos, adems si la empresa no cuenta con demasiado dinero para invertir en nuevas incursiones o herramientas de trabajo, ver la mejor manera de trabajar con las herramientas que ya se tienen, siempre y cuando sean tiles y necesarias para las actividades diarias; una vez que se realice el estudio, y a vspera de las incursiones de los nuevos cambios es necesario preparar al personal para las mejoras. Este estudio debe de basarse fundamentalmente en evaluar el nivel estructural y operacional de la empresa, de esta forma se identificar problemas reales en la estructura y operaciones de la empresa. Una vez identificados los problemas el estudio debe de proponer alternativas de solucin para el caso de falta de competitividad, problemas de liderazgo y si es posible se debe de redisear la estructura organizacional y realizar un anlisis y cambio al planeamiento estratgico, de esta manera la organizacin pueda ser eficiente y efectiva y mejorar la productividad y por ende cambiar el problema de falta de competitividad.