Fecha de Rev.

:06-Ago 2011 Elaborado por : Danny Diaz

Versin 03 Revisado por: Matilde Lemaitre

Codigo MN-005
Aprobado por: Pedro Otoya
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Tabla de Contenido
Table of Contents
1 Historial de Modificaciones.....................................................................................................................................................4 2 Introduccin............................................................................................................................................................................5 3 Objetivos..................................................................................................................................................................................7 4 Definiciones.............................................................................................................................................................................8 5 Requisitos de Ley...................................................................................................................................................................10 6 Requerimientos.....................................................................................................................................................................11 7 Interface del Portal................................................................................................................................................................12 7.1 Interface General..........................................................................................................................................................12 7.2 Listas.............................................................................................................................................................................14 7.3 Adicin de Registros.....................................................................................................................................................14 7.4 Editar Registros.............................................................................................................................................................15 8 Configuracin del Emisor.......................................................................................................................................................18 8.1 Contar con una Cuenta Activa......................................................................................................................................19 8.2 Ingresar al Portal...........................................................................................................................................................21 8.3 Configurar los diferentes procesos de facturacin......................................................................................................24 8.4 Configurar la Numeracin de Folios autorizada por la DIAN.......................................................................................26 8.5 Autorizacin de utilizacin del Folio.............................................................................................................................28 8.6 Subir el certificado de Sello Digital del cliente............................................................................................................31 8.7 Asignar Folios a los diferentes Procesos.......................................................................................................................35 8.8 Importar logotipos........................................................................................................................................................36 8.9 Realizar la Factura de Aceptacin del Servicio y certificar el Contenido Fiscal de la Factura......................................39 8.10 Realizar acuerdos con los clientes o adquirientes a los que le emitir la Facturacin Electrnica...........................45 9 Emisin de Facturas...............................................................................................................................................................48 9.1 Creacin de Facturas....................................................................................................................................................48 9.1.1 Seleccin del Cliente al que le emite la factura...................................................................................................49 9.1.2 Proceso que se est facturando...........................................................................................................................55 9.1.3 Datos de Fecha de Factura, Referencia Externa (opcional), Fecha de entrega de los items (opcional) y mtodo de pago...........................................................................................................................................................................56 9.1.4 Items de la Factura..............................................................................................................................................57 9.1.5 Archivos Adjuntos ...............................................................................................................................................59 9.1.6 Totales que son mostrados automticamente por el sistema............................................................................61 9.1.7 Guardar como Borrador: Guarda la factura para una posterior recuperacin, cambios y posterior emisin....63 9.1.8 Guardar y Enviar : Emite y enva la factura..........................................................................................................68 9.2 Exhibicin de Facturas..................................................................................................................................................70 9.2.1 Seccin #1 : Acciones que pueden ser ejecutadas sobre la factura:...................................................................72

9.2.1.1 Anular el documentos...............................................................................................................73 9.2.1.2 Generar Nota Credito...............................................................................................................73 9.2.1.3 Enviar Documento....................................................................................................................73 9.2.1.4 Ver Visitas.................................................................................................................................76 9.2.1.5 Generar XML.............................................................................................................................77
9.2.2 Seccin #2: Barra de Visualizacin.......................................................................................................................79

9.2.2.1 Grabar el Documento...............................................................................................................79 9.2.2.2 Imprimir el documento.............................................................................................................81

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9.2.2.3 Navegar por las diferentes pginas...........................................................................................82

9.2.3 Seccin #3: Muestra el cuerpo de la factura como tal........................................................................................83 9.2.4 Seccin #4: Muestra el estado actual de la factura y permite adicionar comentarios ......................................83 9.2.5 Seccin #5 : Totales de la factura.........................................................................................................................84 9.2.6 Seccin #6: Contenido Tcnico de Control de acuerdo a las especificaciones requeridas por la DIAN..............86 9.2.7 Seccin #7: Historial del documento..................................................................................................................87 9.3 Entrega de Facturas.....................................................................................................................................................88 9.4 Aceptacin de Facturas.................................................................................................................................................89 10 Anulacin de Facturas........................................................................................................................................................94 11 Notas Crdito.......................................................................................................................................................................99 12 Consultas...........................................................................................................................................................................108 13 Seguridad...........................................................................................................................................................................112 13.1 Usuarios....................................................................................................................................................................112 13.1.1 Crear Usuario ..................................................................................................................................................112 13.1.2 Editar Usuario ..................................................................................................................................................116 13.2 Perfil del Usuario......................................................................................................................................................117 13.3 Configurar Permisos.................................................................................................................................................118 13.4 Restriccin de Usuarios por IP..................................................................................................................................121 13.5 Cambio de Correo.....................................................................................................................................................125 13.6 Cambio de Contrasea.............................................................................................................................................128 13.7 Restablecer Contrasea............................................................................................................................................130 13.8 Bloqueo de Contrasea...........................................................................................................................................132 14 Otras configuraciones........................................................................................................................................................134 14.1 DashBoard.................................................................................................................................................................134 14.2 Notificaciones ..........................................................................................................................................................135 14.3 Perfil de Empresa......................................................................................................................................................138 14.4 Administracin de Logotipos....................................................................................................................................139 14.5 Admininstracin de Procesos...................................................................................................................................141 14.5.1 Crear Procesos.................................................................................................................................................141 14.5.2 Editar Procesos................................................................................................................................................142 14.6 Administracin de Sucursales .................................................................................................................................144 14.6.1 Crear Sucursales...............................................................................................................................................144 14.6.2 Editar Sucursales.............................................................................................................................................149 14.7 Administracin de Clientes ......................................................................................................................................150 14.7.1 Crear Clientes...................................................................................................................................................150 14.7.2 Editar Clientes.................................................................................................................................................153 14.7.3 Ver historia de acuerdos..................................................................................................................................154 14.8 Administracin de Folios..........................................................................................................................................156 14.8.1 Crear Folios......................................................................................................................................................157 14.8.2 Editar Folios......................................................................................................................................................159 14.9 Administracin de Certificados Digitales..................................................................................................................160 14.9.1 Crear Certificados Digitales..............................................................................................................................161 14.9.2 Borrar Certificados Digitales............................................................................................................................165 15 Reportes............................................................................................................................................................................167 15.1 Consolidado mensual por adquirente. ....................................................................................................................167 15.2 Informe de acuerdos para expedicin y aceptacin de facturas electrnicas.........................................................172 15.3 Informacin a entregar por el adquirente de forma peridica ( consolidado mensual por obligado a facturar).. .175 15.4 Informacin Detallada por adquiriente (Reportado por el Obligado a Facturar)....................................................179 15.5 Informacin Detallada por obligado a facturar (Reportado por el adquiriente).....................................................182

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1 Historial de Modificaciones
Manual del Usuario Emisin Facturacin Electrnica Versin 1 2 Fecha Versin 07062011 22/07/11 Descripcin del Cambio Creacin del Documento Incluir dentro del Manual del usuario una seccin de "requerimientos mnimos de ley" para poder iniciar la operacin en el portal. Corregir la vista de pantalla dentro del Manual del Usuario, de tal manera que coincida con lo que aparece en la plataforma. De igual manera es necesario revisar cada una de las vistas para asegurar coherencia en las instrucciones para el cliente. Aprobado Por POG POG

08/05/2011

Se adiciona la posibilidad de que el Emisor pueda solicitar a traves POG del Portal la confirmacin o rechazo del Acuerdo con el adquiriente. Lo cual debe quedar documentado en el Proceso.

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2 Introduccin
El sistema de Emisin de Facturacin Electrnica es una herramienta que le permitir lograr una mayor eficiencia operativa, agilizar su ciclo comercial, mejorar sus relaciones comerciales con clientes y proveedores al tiempo que le ofrece los siguientes beneficios:

Reduccin de tiempo en procesos administrativos tales como verificacin de informacin, impresin de facturas, organizacin de archivos fsicos, bsquedas de facturas en archivos fsicos, etc. Reduccin en los gastos relacionados a la impresin de la factura tales como papel, tinta, energa, etc. Reduccin en los gastos relacionados a la distribucin de la factura: correo, mensajera, etc. Reduccin en el tiempo de recibo de la factura por parte del cliente y consecuente agilizacin de los procesos de pago. Control de impuestos en tiempo real.

El sistema est dispuesto en 3 diferentes secciones que aslan las opciones ofrecidas a cada tipo de usuario de acuerdo a sus funciones dentro del mismo:
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Administradores del Sistema: Seccin exclusiva para empleados administradores de Facture Colombia, la cul permite las configuraciones generales del sistema. Comercial: Seccin exclusiva de Representantes de Venta de Facture Colombia, la cul permite la configuracin de los clientes, parametrizacin y ayuda a los mismos. Emisores: Seccin para los clientes que efectan la emisin de Facturacin Electrnica. En sta seccin los emisores u obligados a facturar cuentan con todas las operaciones de la emisin de Facturacin Electrnica: Emitir, Exhibir, Entregar, Aceptar y Conservar; y adems, cuentan con un robusto sistema de notificaciones que les permite actuar proactivamente en cada una de sus etapas, lo mismo que consultas y reportes que agilizan sus procesos.

El sistema ofrece a los clientes la posibilidad de parametrizar el sistema con sus propios usuarios sin requerir la ayuda de Facture Colombia ya que cuenta con interfaces intuitivas, fciles y claras. Este manual del usuario slo trata la seccin de emisores u obligados a facturar.

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3 Objetivos
Este manual describe las operaciones ofrecidas en el Portal Web para la Emisin de Facturacin Electrnica; los diferentes parmetros que deben ser configurados en el sistema, el nivel de seguridad ofrecido para sus operaciones, el 'cmo' efectuar las diferentes operaciones para Emitir, Exhibir, Entregar, Aceptar y Conservar la Facturacin Electrnica. Su objetivo principal es ser una fuente de consulta para conocer el funcionamiento del sistema , puesto que est realizado en lenguaje sencillo, explicativo y con grficas que ayudan a la rpida comprensin del funcionamiento del sistema.

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4 Definiciones
DIAN: Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. La jurisdiccin de la Unidad Administrativa Especial Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales comprende el territorio nacional, y su domicilio principal es la ciudad de Bogot, D.C. Factura Electrnica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrnicos, a travs de un proceso de facturacin que utilice procedimientos y tecnologa de informacin, en forma directa o a travs de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde su expedicin y durante todo el tiempo de su conservacin, de conformidad con lo establecido en este decreto, incluidos los documentos que la afectan como son las notas crdito. Emisor u Obligado a Facturar: Es la persona natural o jurdica que conforme a las normas tributarias tiene la obligacin de facturar, y que tratndose de la factura electrnica, la expide, generndola y numerndola por medio de un sistema de facturacin por computador en los trminos del artculo 13 del Decreto 1165 de 1996 o las normas que lo modifiquen, entregndola al adquirente y conservndola para su posterior exhibicin, en los trminos que se establecen en el presente decreto. Cliente o Adquirente: Es la persona natural o jurdica que como adquirente de bienes o servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que tratndose de la factura electrnica, la acepta y conserva para su posterior exhibicin, en los trminos que se establecen en el presente decreto. Tercero: Es la persona natural o jurdica que presta al Obligado a Facturar y/o al adquirente, los servicios inherentes al proceso de facturacin, tales como: expedicin, entrega, aceptacin, conservacin y exhibicin, y debe en consecuencia cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en el presente decreto. En todo caso el Obligado a Facturar y el adquirente son los responsables frente a la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales por las obligaciones que como tales les corresponden. Folio o Nmero de la Factura Electrnica: Es el nmero que obedece a un sistema de numeracin consecutivo autorizado por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Tratndose de las empresas de servicios pblicos domiciliarios deber solicitarse la respectiva autorizacin. Facture o Proveedor del servicio: Es la persona natural o jurdica que presta al Emisor y al Adquiriente los servicios de una plataforma tecnolgica que permite expedir, entregar, aceptar, conservar y exhibir la factura por medios electrnicos. SLA (Service Level Agreement o Acuerdo de Nivel de Servicio): Es un contrato escrito entre un proveedor de servicio y su Cliente con objeto de fijar el nivel acordado para la calidad de dicho servicio. En facturacin
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electrnica este contrato puede especificar el nivel de disponibilidad requerido, en el cual el Proveedor de Servicios se compromete a tener disponible los servicios de su plataforma durante al menos cierto porcentaje de tiempo al ao. Portal o Portal Web: Un portal de Internet es un sitio Web cuya caracterstica fundamental es la de servir de Puerta de entrada (nica) para ofrecer al usuario, de forma fcil e integrada, el acceso a una serie de recursos y de servicios relacionados a un mismo tema. En facturacin electrnica es el sitio Web en el cual el Emisor o el Adquiriente podrn realizar las operaciones relacionadas a Facturacin Electrnica. Entidad de Certificacin: Es aquella persona que est facultada para emitir certificados en relacin con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronolgico de la transmisin y recepcin de mensajes de datos, as como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales. Data Center: Es un centro especialmente condicionado para albergar equipos de cmputo que se requiere est conectado permanentemente a Internet. Posee caractersticas muy particulares de seguridad, de suministro constante de energa elctrica y de acceso a internet. HTTP: HyperText Transfer Protocol (Protocolo de transferencia de hipertexto) es el mtodo ms comn de intercambio de informacin en la Word Wide Web, el mtodo mediante el cual se transfieren las pginas web a un ordenador. HTTPS: Hypertext Transfer Protocol Secure ( HTTPS) es una combinacin del protocolo HTTP y protocolos criptogrficos. Se emplea para lograr conexiones ms seguras en la WWW, generalmente para transacciones de pagos o cada vez que se intercambie informacin sensible (por ejemplo, claves) en internet. De esta manera la informacin sensible, en el caso de ser interceptada por un ajeno, estar cifrada. El nivel de proteccin que ofrece depende de la correccin de la implementacin del navegador web, del sistema y de los algoritmos criptogrficos soportados.

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5 Requisitos de Ley
La aplicacin de este procedimiento debe asegurar el cumplimiento de los siguientes requisitos: Decreto 1929 de mayo 29 de 2007 emitido por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Resolucin 14465 de 28 de noviembre de 2007 emitida por la DIAN. Artculos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999 Decreto 2668-2010 emitido por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.

Para asegurar el cumplimiento de stos requisitos, Facture Colombia como parte de sus pruebas del sistema ha verificado cada uno de los artculos relaciones en cunto a los siguientes aspectos en cunto a: Cmo est implementado el requisito legal en el sistema Cmo se controla el cumplimiento del requisito legal en el sistema Cul es la evidencia que soporta que el control realmente funciona

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6 Requerimientos
Para usar el sistema o Portal, el usuario debe contar con un equipo de cmputo con conectividad a Internet, Explorador de Internet (Internet Explorer 8 o superior o Google Chrome o Safari), resolucin mnima de la pantalla 800x600, recomendado: 1024x728. Para expedir Facturacin Electrnica el usuario debe estar activo en el portal de Facture Colombia, sta activacin es solicitada por email luego que Facture Colombia ha configurado su cuenta en el Portal. Una vez que el usuario est activo, debe configurar como mnimo lo siguiente para poder comenzar a emitir la Facturacin Electrnica: 1. Configurar la Numeracin de Folios autorizada por la DIAN 2. Autorizacin de utilizacin del Folio 3. Subir el certificado de Sello Digital del cliente 4. Asignar Folios a los diferentes Procesos. 5. Importar el Logotipo de la Empresa (opcional) 6. Realizar la Factura de Prueba y certificar el Contenido Fiscal de la Factura 7. Realizar acuerdos con los clientes o adquirientes a los que le emitir la Facturacin Electrnica

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7 Interface del Portal

7.1 Interface General
La interface de la seccin de Emisores tiene la estructura que se muestra en la siguiente grfica.

Figura 1

La interface se divide en 7 funcionalidades a saber: 1. El panel izquierdo contiene el men de opciones disponibles para el emisor. 2. En la parte superior derecha se puede visualizar el usuario que se encuentra logeado en el sistema y le permite la configuracin del perfil del usuario. 3. En la parte superior derecha se presenta un men de configuracin para configurar opciones del emisor.

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Figura 2

4. Accesos Rpidos le suministra un rpido acceso a las opciones de Nueva Factura y Nueva Nota de Crdito

Figura 3

5. Procesos y Sucursales: Se presenta la sucursal a la que pertenece el usuario que est logeado cuando hay ms de una sucursal configurada para la empresa o emisor y presenta el Proceso de facturacin de ingresos disponible para facturar

Figura 4

Si el usuario tiene acceso a ms de una sucursal, puede cambiarse entre stas a su necesidad:

Figura 5

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6. Este panel es el que muestra el contenido de la opcin del men que se est utilizando. Al inicio, el primer contenido es el Dashboard o resumen de las operaciones del emisor. 7. Salir: Por medio de sta opcin el usuario sale del sistema en forma apropiada.

7.2 Listas
La mayora de opciones del sistema que manejan listas de los registros o tems creados luce de la siguiente manera, mostrando los registros y disponiendo de un botn para Agregar registros.

Figura 6

7.3 Adicin de Registros

El sistema muestra la lista de los registros existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos. Haga click sobre el link de Agregar para crear un nuevo registro.

Figura 7

Ingrese los datos respectivos y finalmente, haga click sobre el botn Guardar.

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Figura 8

7.4 Editar Registros

El registro creado es mostrado en la lista correspondiente.

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Figura 9

Haga click sobre el link sobre el icono

para modificar el cliente.

Figura 10

Ingrese los datos respectivos y finalmente, haga click sobre el botn Guardar.

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Figura 11

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8 Configuracin del Emisor

El sistema controla que el emisor haya efectuado unos pasos previos necesarios para poder empezar a emitir la Facturacin Electrnica; stos pasos son descritos como sigue: Contar con una Cuenta Activa: El emisor debe contar con por lo menos un usuario administrador de su cuenta, el cul es configurado inicialmente por Facture Colombia y activado por el usuario. Configurar los diferentes procesos de facturacin. Es la manera como la Empresa diferencia la facturacin de los ingresos por diferentes conceptos de ventas o prestacin de servicios. Configurar la Numeracin de Folios autorizada por la DIAN: Segn el articulo 3 de la Resolucin No. 14465 (28 de noviembre de 2007) la numeracin de las facturas de quienes opten por expedir la factura electrnica, obedece a un sistema de numeracin consecutiva autorizado por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. El emisor debe ingresar stos datos al sistema, as como la copia escaneada de la resolucin de aprobacin de la DIAN. Autorizacin de utilizacin del Folio. El sistema controla que los Folios que se ingresan sean autorizados por el administrador del Emisor para comenzar su utilizacin, de tal manera que se eviten errores y haya ms control en ste tema. Subir el certificado de Sello Digital del cliente Este es un requisito de cumplimiento para los Emisores. Asignar Folios a los diferentes Procesos. El usuario debe asignar con que numeracin trabajara cada proceso con el que la Empresa diferencia la facturacin de los ingresos por diferentes conceptos de ventas o prestacin de servicios. Importar Logotipo Esta es una actividad opcional. Realizar la Factura de Prueba y certificar el Contenido Fiscal de la Factura

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Teniendo en cuenta que el artculo 3 del Decreto 1929/2007 establece los requisitos mnimo para el Contenido Fiscal de la Factura, el sistema le permite realizar una Factura de Prueba por medio de la cual usted debe revisar que la factura cumple con el Contenido Fiscal requerido y certificarlo para poder empezar con la emisin regular de facturas con el sistema. Realizar acuerdos con los clientes o adquirientes a los que le emitir la Facturacin Electrnica Teniendo en cuenta que el artculo 7 del Decreto 1929/2007, el emisor slo puede usar Factura electrnica cuando sus clientes o adquirientes lo hayan aceptado en forma expresa, por lo que es responsabilidad del emisor firmar y revocar stos acuerdos con ellos. El sistema le solicita la confirmacin de stos acuerdos y las fechas de suscripcin o revocacin no permitiendo la facturacin cuando stos no han sido suscritos o no estn vigentes.

8.1 Contar con una Cuenta Activa.

Despus que se han cumplido los requisitos necesarios de la contratacin del servicio con Facture Colombia, el Ejecutivo de Ventas de Facture ingresa los datos de la empresa en el Portal Web y as mismo configurar los datos del usuario administrador de la cuenta, el cual recibir un email solicitando el establecimiento de la contrasea para su cuenta de usuario. El email que recibe el usuario tiene la siguiente presentacin:

Figura 12

El link (Establecer Contrasea), lo llevar al portal web donde asignara la contrasea de su cuenta, con este paso la cuenta quedar activa, dicha contrasea debe cumplir con reglas de complejidad que hacen ms difcil que puedan ser vulneradas, estas son: Tener una longitud mnima de 6 caracteres
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Contener letras. Contener nmeros Contener al menos un carcter especial ($,!,%,/,[,],*,+,|,, etc)

Figura 13

Haga click en el Botn Guardar para activar la cuenta. El sistema le confirma que su contrasea ha sido activada y le presenta un link para ingresar al portal. Tambin puede optar por utilizar en el navegador directamente la direccin o URL: http://emision/publico/ (www.facturecolombia.info)

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Figura 14

8.2 Ingresar al Portal.

Para ingresar al Portal Web, digite en el navegador la direccin o URL: (www.facturecolombia.info). http://emision/publico/

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Figura 15

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Haga click sobre el botn INICIAR en la parte superior derecha para que se le despliegue la ventana en la que se solicita el usuario y contrasea para ingresar al Portal.

Figura 16

Ingrese en Usuario o Cuenta de Correo el correo que fue usado para la inscripcin a la compaa y la Contrasea establecida en la seccin 5.2 de este manual, haga click en el botn Iniciar Sesin para ingresar al Portal Web. Si prefiere una manera ms segura para ingresar al Portal, puede usar el teclado Antihack, el cual le garantiza la privacidad de sus datos; para hacerlo haga click sobre el icono del pequeo teclado que se encuentra encima del botn Iniciar Sesin y proceda a ingresar la contrasea pulsando las teclas respectivas en el teclado desplegado, como aparece en la siguiente figura:

Figura 17

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Despus de ingresar al Portal, el usuario visualiza la pgina de Dashboard o resumen de operaciones y se le despliegan las opciones de facturacin, as como las de configuracin. En el panel izquierdo se encuentran las opciones propias de la facturacin, en el panel superior las opciones que el emisor necesita configurar y en la parte inferior puede revisar cul es el progreso de la configuracin de su cuenta.

Figura 18

8.3 Configurar los diferentes procesos de facturacin

Es la manera como la Empresa diferencia la facturacin de los ingresos por diferentes conceptos de ventas o prestacin de servicios.

Figura 19

El sistema muestra la lista de procesos existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos.

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Figura 20

Haga click sobre el link de Agregar para crear un nuevo proceso, ingrese los datos respectivos y finalmente, haga click sobre el botn Guardar.

Figura 21

Ms adelante en este manual, encontrar ms informacin acerca de como editar los procesos ya existentes.

8.4 Configurar la Numeracin de Folios autorizada por la DIAN.

Segn el articulo 3 de la Resolucin No. 14465 (28 de noviembre de 2007) la numeracin de las facturas de quienes opten por expedir la factura electrnica, obedece a un sistema de numeracin consecutiva autorizado por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, por lo tanto, el emisor debe ingresar stos datos al sistema, as como la copia escaneada de la resolucin de aprobacin de la DIAN. La opcin para mantener los folios se encuentra bajo el men de Configuracin o en la seccin de Progreso de la Configuracin ubicada en el Dashboard.
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Figura 22

El sistema muestra la lista de folios existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos. El folio que se usa para la numeracin de Notas Crdito es creado automticamente por el sistema; ste no corresponde a la numeracin autorizada por la DIAN.

Figura 23

Haga click sobre el link de Agregar para crear un nuevo folio, ingrese los datos respectivos y finalmente, haga click sobre el botn Guardar.

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Figura 24

Los datos solicitados para el mantenimiento de los folios son: Sucursal: Sucursal a la que se asignar el folio para su uso Tipo Documento: Factura de Venta o Nota Crdito. Proceso: Escoja los procesos que utilizarn la numeracin de ste folio. Resolucin DIAN: Nmero de resolucin expedida por la DIAN. Resolucin DIAN escaneada: Haga upload de la resolucin. Prefijo : Prefijo alfanumrico que le permite diferenciar la facturacin de los ingresos provenientes de las ventas o prestacin de servicios.
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Nmero Inicial: Nmero Inicial de folio autorizado. Nmero Final: Nmero Final de folio autorizado. Fecha Aprobacin : Fecha de aprobacin de la DIAN. Fecha Expiracin: Fecha en que expira la resolucin.

El folio como tal no est listo para su uso; falta que el administrador del emisor lo autorice. Ms adelante en este manual, encontrar ms informacin acerca de como editar los folios ya existentes.

8.5 Autorizacin de utilizacin del Folio.

El sistema controla que los Folios que se ingresan sean autorizados por el administrador del Emisor para comenzar su utilizacin, de tal manera que se eviten errores y haya ms control con ste tema. El administrador del sistema recibe una notificacin cada vez que sea creado un nuevo folio, para su aprobacin.

Figura 25

Seleccione la notificacin que desea aprobar; el detalle de la notificacin ser desplegado en la parte inferior y as mismo se le suministra un link para efectuar la accin de aprobacin:

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Figura 26

Cuando se selecciona el link , se le solicitarn nuevamente los datos del folio teniendo en cuenta que la persona que aprueba debe tener acceso a la resolucin de aprobacin de la DIAN. As mismo se muestra el documento de resolucin que fu importado. Proceda a ingresar los datos, acorde con la resolucin.

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Figura 27

Ingrese nuevamente los datos del folio que va a aprobar; si hay alguna inconsistencia con la informacin ingresada, el folio no es aprobado:

Figura 28

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Cuando los datos son ingresados satisfactoriamente, el folio es aprobado y ste paso es confirmado en el Dashboard de Progreso de Configuracin de la pgina de Dashboard:

Figura 29

8.6 Subir el certificado de Sello Digital del cliente

La opcin para mantener los certificados se encuentra bajo el men de Configuracin o en la seccin de Progreso de la Configuracin ubicada en el Dashboard.

Figura 30

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El sistema muestra la lista de certificados existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos.

Figura 31

Ingrese los datos del certificado para crear un nuevo certificado, y finalmente, haga click sobre el botn Guardar. Los datos solicitados para el mantenimiento de los certificados son: Sucursal: Sucursal de la empresa que usar el certificado. Certificado: Archivo que contiene el certificado (normalmente archivos con extensin .cert) Llave Privada: Archivo que contiene la llava privada Clave llave privada. Ingrese la clave privada del certificado. Confirmar Clave: confirme la clave anterior.

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Figura 32

Figura 33

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Figura 34

El certificado subido es mostrado en la lista y es el que ser usado por el sistema:

Figura 35

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Ms adelante en este manual, existentes.

encontrar ms informacin acerca de como mantener los certificados

8.7 Asignar Folios a los diferentes Procesos.

El usuario debe asignar con que numeracin trabajara cada proceso con el que la Empresa diferencia la facturacin de los ingresos por diferentes conceptos de ventas o prestacin de servicios. Normalmente cuando se crean los folios, stos son asignados a los diferentes procesos en los que se usar su numeracin. En caso que no lo haya hecho, puede hacerlo editando la informacin de folios existentes. La opcin para mantener los folios se encuentra bajo el men de Configuracin.

Figura 36

El sistema muestra la lista de folios existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos.

Figura 37

Haga click sobre el link sobre el icono

para modificar el folio y asignar los procesos al Folio.

Asigne los procesos que asignar ste folio y haga click sobre el botn Guardar.

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Figura 38

8.8 Importar logotipos

La opcin de importar logotipos es opcional en la configuracin para emitir Factura Electrnica; sta opcin se encuentra bajo el men de Configuracin o en la seccin de Progreso de la Configuracin ubicada en el Dashboard.

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Figura 39

El sistema muestra la pgina que le permitir subir el archivo que contiene el logotipo.

Figura 40

Haga click sobre el botn de Select para seleccionar el archivo que contiene el logotipo, y luego haga click sobre el botn Subir para importar el logotipo.

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Figura 41

En la parte inferior se muestra la imagen importada y se suministra el botn para eliminarla en caso de que desee importar otra .

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Figura 42

8.9 Realizar la Factura de Aceptacin del Servicio y certificar el Contenido Fiscal de la Factura
Teniendo en cuenta que el artculo 3 del Decreto 1929/2007 establece los requisitos mnimo para el Contenido Fiscal de la Factura; el sistema le permite realizar una Factura de Aceptacin del Servicio o Factura de Prueba por medio de la cual se debe revisar que la factura cumple con el Contenido Fiscal requerido y certificarlo para poder empezar con la emisin regular de facturas con el sistema. La opcin para realizar la Factura de Aceptacin del Servicio se encuentra en la seccin de Progreso de la Configuracin ubicada en el Dashboard. Note que las opciones completadas tienen al principio el icono

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Figura 43

Haga click sobre el link Iniciar para comenzar con la Factura de Prueba.

Figura 44

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Proceda a ingresar la informacin correspondiente a una Factura, es importante anotar que sta Factura de Prueba NO tomar ningn consecutivo de la numeracin aprobada por la DIAN que se ha configurado en el sistema.

Figura 45

Haga click sobre el link de Guardar y Envar y luego confirme la emisin de la factura. Recuerde que sta Factura NO tomar ningn consecutivo de la numeracin aprobada por la DIAN.

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Figura 46

A continuacin se presenta la factura en el visor HTML; en la parte superior de la factura tiene la posibilidad de: 1) Grabar la factura en formato PDF 2) Imprimir la Factura.

Figura 47

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En la parte derecha se encuentran relacionados los tems que debe certificar se encuentran en la Factura para que se cumpla con el requisito del Contenido Fiscal de una factura.

Figura 48

Proceda a verificar la existencia de cada tem y a chekearlo en caso tal:

49

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Figura 49

Seleccione los tems que est aceptando, la opcin de Acepto y haga click en el botn Envar para efectuar la aceptacin.

Figura 50

A continuacin el sistema le confirma que la aceptacin ha sido exitosa.

Figura 51

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El rea Comercial de Facture recibe la notificacin de aceptacin de factura, lo que significa que el emisor ya est listo para iniciar su servicio.

Figura 52

El dashboard del emisor tambin se actualiza indicando que ste proceso ha sido satisfactorio

Figura 53

8.10 Realizar acuerdos con los clientes o adquirientes a los que le emitir la Facturacin Electrnica
Teniendo en cuenta que el artculo 7 del Decreto 1929/2007, el emisor slo puede usar Factura electrnica cuando sus clientes o adquirientes lo hayan aceptado en forma expresa, por lo que es responsabilidad del
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emisor firmar y revocar stos acuerdos con ellos. El sistema le solicita la confirmacin de stos acuerdos y las fechas de suscripcin o revocacin no permitiendo la facturacin cuando stos no han sido suscritos o no estn vigentes. Cada vez que se crea un Cliente o Adquiriente, entre los datos que se solicitan est la informacin de los acuerdos firmados con ellos, este registro de acuerdos puede ser simplemente certificado por usted, o puede usted solicitarle a su cliente la confirmacin de mismo via correo electronico.

Figura 54

En este momento y si se han completado todos los pasos de configuracin, el Progreso de configuracin del dashboard debe mostrar los procesos con el icono verde. En nuestro ejemplo vemos que el proceso Taller no tiene folios asignados, pero con una seal informativa ya que sto no impide emitir porque hay por lo menos un proceso debidamente configurado con sus folios.

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Figura 55

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9 Emisin de Facturas
Para iniciar el proceso de Emisin de Facturacin Electrnica el usuario debe haber ingresado al portal http://emision/publico/ (www.facturecolombia.info) .

9.1 Creacin de Facturas

La opcin para emitir Facturas se encuentra bajo el men de Accesos Rpidos o en el panel izquierdo desde donde se puede invocar mediante la opcin nuevo o Factura

Figura 56

Con sta opcin se inicia el proceso de emisin de la factura electrnica y el sistema le solicita la siguiente informacin, la cual para ste manual se ha dividido en 8 tems: 1) Seleccin del Cliente al que le emite la factura 2) Proceso que se est facturando y ltima factura y fecha que se ha facturado. 3) Datos de Fecha de Factura, Referencia Externa (opcional), Fecha de entrega de los items (opcional) y mtodo de pago 4) Items de la Factura 5) Archivos Adjuntos : Requisiciones, ordenes de compra, etc 6) Totales que son mostrados automticamente por el sistema 7) Botn Guardar y Enviar : Emite y enva la factura 8) Botn Guardar como Borrador: Guarda la factura para una posterior recuperacin, cambios y posterior emisin.

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Figura 57

9.1.1 Seleccin del Cliente al que le emite la factura El sistema le permite realizar bsquedas por el nombre del cliente; ingrese la o las primeras letras del nombre del cliente que desea buscar y el sistema le desplegar las diferentes ocurrencias para su seleccin:

Figura 58

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Si el cliente no existe en sus registros, el sistema le permite la creacin del mismo:

Figura 59

Ingrese la informacin respectiva y haga click sobre el botn Grabar.

Figura 60

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Ahora, proceda a seleccionar el nuevo cliente que ha creado.

Figura 61

Una vez seleccione el cliente, el sistema le solicitar la direccin o sucursal a la que le desea facturar, puede escoger la direccin registrada en el sistema o agregar una nueva direccin.

Figura 62

En caso de agregar una nueva direccin, haga click sobre Nueva direccin:

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Figura 63

El sistema le muestra la lista de las direcciones del cliente; para agregar una nueva haga click sobre el botn Agregar.

Figura 64

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Ingrese la informacin de la nueva direccin y haga click sobre el botn Guardar .

Figura 65

Ahora tiene disponibles las dos direcciones del cliente, y puede escoger la que corresponda para sta factura:

Figura 66

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La direccin seleccionada es desplegada :

Figura 67

En caso de que el cliente seleccionado no tenga un acuerdo o ste se haya vencido; el sistema no le dejar emitir la Factura:

Figura 68

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9.1.2 Proceso que se est facturando El sistema muestra el proceso que se est facturando y el # de la ltima factura generada para ste proceso. En este caso, como es la primera factura no se muestra ninguna informacin.

Figura 69

Si la empresa maneja mltiples sucursales y/o mltiples procesos y el usuario est autorizado a varios de ellos, debe seleccionar en la parte superior cul es la sucursal y el proceso con el que va a emitir el documento.

Figura 70

Si la sucursal tiene varios procesos, puede seleccionar la sucursal y el proceso al cual le estara generando la factura.

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Figura 71

Despus de la primera factura se muestra el ltimo documento emitido y la fecha del mismo, como se muestra a continuacin :

Figura 72

9.1.3 Datos de Fecha de Factura, Referencia Externa (opcional), Fecha de entrega de los items (opcional) y mtodo de pago

Figura 73

Los datos solicitados son los siguientes: Fecha: Fecha de la Factura, no se permite emitir facturas de una fecha anterior si ya existen facturas emitidas para fechas posteriores. Referencia Externa: Campo libre en el que se puede ingresar Fecha de Entrega Mtodo de Pago

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Figura 74

9.1.4 Items de la Factura Ingrese los datos de los items de la factura especificando: Cdigo: Corresponde al cdigo del producto o bien facturado Unidad: Unidad de Medida Descripcin: Descripcin del producto o bien facturado Cantidad: Corresponde a la cantidad de unidades facturadas P.Unitario: Corresponde al valor unitario del item IVA: Corresponde al porcentaje de IVA aplicado sobre ste producto Subtotal: Calculado automticamente por el sistema (Cantidad multiplicado por P.Unitario) Valor IVA: Calculado automticamente como Subtotal multiplicado por porcentaje de IVA Total: Calculado automticamente como Subtotal ms Valor IVA

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Figura 75

Si desea remover filas de los tems de la factura , utilice el icono de borrado como sigue:

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Figura 76

9.1.5 Archivos Adjuntos

Si desea adjuntar algn documento a la factura, utilice la opcin de Seleccionar documentos adjuntos y escoja el o los archivos a adjuntar, como se muestra a continuacin :

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Figura 77

Escoja el documento y haga click sobre Abrir y el documento adjunto se muestra en la pgina.

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Figura 78

9.1.6 Totales que son mostrados automticamente por el sistema El sistema calcula y muestra automticamente por cada tem: Subtotal: Corresponde al sub-total del tem antes de impuestos (Cantidad multiplicado por P.Unitario) Valor IVA: Corresponde al valor de IVA del item (Subtotal multiplicado por porcentaje de IVA) Total: Corresponde al subtotal del tem despus de impuestos (Subtotal ms Valor IVA )

El sistema calcula y muestra automticamente los valores totales de la factura: Subtotal: valor de la factura antes de impuestos Total IVA: Valor total del valor de IVA. IVA 16%: Muestra la base de cada uno de los porcentajes de Iva en la factura Total: Valor Total de la Factura (incluido IVA)
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Figura 79

Si la factura involucra diferentes porcentajes de IVA, el total se muestra de la siguiente manera:

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Figura 80

9.1.7 Guardar como Borrador: Guarda la factura para una posterior recuperacin, cambios y posterior emisin.

Si desea guardar la factura para continuarla despus, seleccione el botn Guardar como Borrador; con sta opcin el consecutivo de la factura no es asignado.

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Figura 81

Proceda a confirmar la accin de guardado del documento como borrador.

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Figura 82

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El sistema le indica que el documento ha sido guardado exitosamente.

Figura 83

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Este documento queda almacenado siendo visible en el dashboard, como sigue:

Figura 84

Desde el vinculo cargar usted puede retomar nuevamente el documento, efectuar los cambios necesarios y emitirlo cuando lo desee. Es importante anotar que mientras el documento no sea emitido no tomar un consecutivo de Factura.

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Figura 85

9.1.8 Guardar y Enviar : Emite y enva la factura Para efectuar efectivamente la emisin de la factura, seleccione el botn Guardar y Envar y confirme:

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Figura 86

El sistema le solicita la confirmacin de la accin.

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Figura 87

Al confirmar la emisin del documento la factura se Exhibe en el visor HTML y se efecta el proceso de Entrega al adquiriente por medio de email. Estos dos procesos son explicados a detalle en captulos posteriores.

9.2 Exhibicin de Facturas

Inmediatamente se emite una factura, sta es exhibida en el visor HTML, para efectos de una mejor explicacin se analizar la informacin de la factura en las dos imgenes siguientes:

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Figura 88

En el visor adems de mostrar la factura se suministra la opcin para efectuar varias acciones y para revisar informacin complementaria de la factura como son: Seccion #1 : Acciones que pueden ser ejecutadas sobre la factura: Anular el documentos Generar Nota Credito Envar Documento Ver Visitas Generar XML Seccin #2: Barra de Visualizacin Grabar el Documento Imprimir el documento Navegar por las diferentes pginas Seccin #3: Muestra el cuerpo de la factura como tal Seccin #4: Muestra el estado actual de la factura y permite adicionar comentarios

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Figura 89

Seccion #5 : Totales de la factura Seccin #6: Contenido Tcnico de Control de acuerdo a as especificaciones requeridas por la DIAN Seccin #7: Historial del documento , tales como creacin del documento, aceptacin, envo, etc.

A continuacin, se explicar con detalle cada una de las secciones de informacin mostradas en el visor: 9.2.1 Seccin #1 : Acciones que pueden ser ejecutadas sobre la factura:

Figura 90

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Estas acciones slo son visibles para el Emisor de la factura, cuando un cliente o adquiriente visualiza la factura, no puede ver sta seccin. Adicionalmente, las acciones estn restringidas de acuerdo a los permisos que se la fijan a cada usuario. Por lo tanto, hay usuarios que no podrn ver las acciones de Anular documento, Generar Nota Crdito, o Envar documentos. 9.2.1.1 Anular el documentos Permite al emisor poder anular el documento y notificar automticamente de sta accin al cliente o adquiriente al que se le haba facturado. Esta accin se explicar con ms detalle en el captulo 10. Anulacin de Documentos en ste Manual. 9.2.1.2 Generar Nota Credito Permite al emisor realizar Notas Crdito sobre facturas emitidas. Esta accin se explicar con ms detalle en el captulo 11. Notas Crdito en ste Manual. 9.2.1.3 Enviar Documento Permite efectuar nuevamente el proceso de Entrega del documento enviando el documento electrnicamente al cliente o adquiriente . Para enviar el documento al email que ya tiene registrado el cliente, haga click sobre el botn Envar.

Figura 91

Para enviar el documento a otro email, diferente al que ya tiene registrado el cliente, haga click sobre el link Cambiar email.

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Figura 92

Proceda ingresando el e-mail y haciendo click sobre el botn Enviar.

Figura 93

En caso de que desee que la nueva direccin de correo se almacene permanentemente para el cliente o adquiriente, seleccione el recuadro debajo del email, como sigue:
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Figura 94

Haga click sobre el botn Enviar para confirmar la accin:

Figura 95

El email es enviado a la nueva direccin de correo donde el cliente puede visualizar la factura.
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Figura 96

9.2.1.4 Ver Visitas El sistema muestra cada una de las veces que la factura haya sido visualizada por el cliente.

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Figura 97

9.2.1.5 Generar XML El sistema le permite generar la factura en formato XML:

Figura 98

El sistema genera la factura en un archivo con formato XML (eXtensible Markup Language, Lenguaje Extensible de Marcas), el cual es una especificacin de la W3C, que sirve para guardar y estructurar datos, para que sean transmitidos a travs de la web, lo cual es su uso principal de los miles que tiene. El archivo es generado y presentado para que sea bajado del sitio; cada browser tiene su manera de mostrar el archivo, aqu se presenta un ejemplo con IE 9.0 y con Google Chrome.

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Figura 99

Figura 100

El archivo tiene la siguiente estructura, en donde se presentan los datos relacionados con la factura.
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Figura 101

9.2.2 Seccin #2: Barra de Visualizacin La barra de visualizacin le permite grabar el documento en formato PDF, imprimir el documento, hacer zoom del documento por porcentajes y navegar por el documento si ste tiene varias pginas.

Figura 102

9.2.2.1 Grabar el Documento El sistema le permite grabar el documento en formato PDF.

Page 79 de 185

Figura 103

Figura 104

Page 80 de 185

9.2.2.2 Imprimir el documento

Figura 105

Page 81 de 185

Figura 106

9.2.2.3 Navegar por las diferentes pginas Si el documento tiene varias pginas, navegue por el mismo usando las flechas de derecha o izquierda o las de principio o fin del documento.

Figura 107

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9.2.3 Seccin #3: Muestra el cuerpo de la factura como tal El contenido de la factura muestra los siguientes datos: Datos del emisor: Razn social, Identificacin tributaria , Direccin y clasificacin Tributaria. Nmero y Fecha de la factura Datos del adquiriente: Razn social, Identificacin tributaria , Direccin Datos adicionales : referencia externa , forma de pago y moneda de facturacin Datos de los productos facturados: cdigo, medida, descripcin, cantidad, valor unitario, % de iva, subtotal y total del tem.

Figura 108

9.2.4 Seccin #4: Muestra el estado actual de la factura y permite adicionar comentarios El Emisor puede adicionar comentarios en la Factura, que no hacen parte de la misma pero que pueden ser visualizados por el cliente o adquiriente.
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Figura 109

Los comentarios adicionados a la factura son mostrados en la seccin de Historia del Dcoumento y estn disponibles para el cliente.

Figura 110

9.2.5 Seccin #5 : Totales de la factura Muestra el sub-total de la factura, as como los diferentes totales de IVA incluidos en los productos y el gran total de la factura.

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Figura 111

Si en la misma factura estn facturados productos con diferentes porcentajes de iva, la factura presenta la relacin de los diferentes porcentajes de iva y el valor de cada uno de ellos.

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Figura 112

9.2.6 Seccin #6: Contenido Tcnico de Control de acuerdo a las especificaciones requeridas por la DIAN El contenido tcnico de control de cada factura corresponde a un valor alfanumrico obtenido a partir de la aplicacin de un procedimiento que utiliza algunos datos de la factura o de las notas crdito tales como: la fecha de expedicin (generacin, numeracin) entendida como ao, mes, da y hora, minutos y segundos), y adicionalmente de la clave tcnica suministrada por la DIAN. El Anexo 001 d ella resolucin 14465 del 2007 reglamenta y explica el clculo del Contenido tcnico de control.

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Figura 113

9.2.7 Seccin #7: Historial del documento Muestra todos los cambios de estado en cunto a la Aceptacin del documento que haga el cliente y los comentarios que el emisor ingrese:

Figura 114

Page 87 de 185

9.3 Entrega de Facturas

El sistema automticamente enva la factura electrnica por medio de un mensaje por email al cliente o adquiriente, cmo se muestra a continuacin:

Figura 115

Por medio del link Ver Factura de Venta el cliente tiene la posibilidad de ver la factura, imprimirla, guardarla como PDF y efectar el proceso de Aceptacin de la misma. Este visor ofrece todas las caractersticas explicadas en el captulo 9.2 Exhibicin de documentos de ste manual.

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9.4 Aceptacin de Facturas

El email con el cual se le hace entrega electrnica de la factura, contiene un link por medio del cual el cliente puede visualizar la factura y al mismo tiempo efectuar la accin de aceptacin o rechazo de la misma. El cliente abre el email y selecciona el link Ver Factura de Venta

Figura 116

La factura se presenta en el visor, desde donde se puede aceptar o rechazar seleccionando el link Cambiar estado como sigue. El cliente tiene la posibilidad de dar la factura como Aceptada o Rechazada e incluir un comentario opcional ; sea cual fuere su eleccin debe hacer click en el botn Aceptar para grabar la informacin.

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Figura 117

En seguida, el estado de la factura es marcado como Aceptado si esa fu la eleccin del cliente.

Figura 118

Si la opcin fu de rechazar la factura , el estado se muestra en la factura de la misma manera:

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Figura 119

Cuando el cliente acepta o rechaza la factura, un mensaje es mostrado en el rea de notificaciones del emisor:

Figura 120

Cuando la factura es rechazada, adicionalmente se enva un email al administrador del Emisor, como sigue:

Page 91 de 185

Figura 121

En el visor de la factura, en la parte inferior queda reflejada la historia de cualquier cambio de estado ocurrido a la factura ejemplo:

Figura 122

Adicionalmente, el dashboard presenta un resumen de las facturas permitiendo efectuar consultas rpidas de facturas aceptadas y rechazadas.

Page 92 de 185

Figura 123

Adicionalmente, el sistema sumininstra opciones en el panel izquierdo para efectuar consultas rpidas de facturas aceptadas y rechazadas, incluyendo filtros para su rpida localizacin.

Figura 124

Page 93 de 185

10 Anulacin de Facturas
Para anular facturas hay que localizar primero la factura y exponerla en el visor HTML, dnde se encuentra el mecanismo para efectuar la anulacin de la misma. La factura puede ser localizada desde el Dashboard si est entre las ltimas 10 facturas emitidas o desde la consulta de Documentos emitidos (ver ms detalles en el capitulo 12. Consultas

Figura 125

La factura puede ser localizada por cualquiera de los siguientes mtodos: Desde el Dashboard si est entre las ltimas emitidas. Desde la consulta de documentos emitidos que se encuentra en el panel izquierdo Una vez se localice la factura, sta debe ser visualizada:

Figura 126

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Haga click sobre Anular documento y proceda a confirmar la accin de anulacin. Tenga en cuenta que sta accin es irreversible , esto es, que despus de anular una factura sta no puede volver a estar activa.

Figura 127

Despus de anulada una factura, sta siempre tendr una marca de agua que indica que est Anulada.

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Figura 128

En el Historial de Cambio de la factura, se puede apreciar el registro de cuando se efecto la accion de anulacin.

Figura 129

Adicionalmente, un email es enviado en forma automtica al cliente o adquiriente indicandole que la factura fu anulada.
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Figura 130

A una factura anulada no es posible efectuarle una Nota Crdito, por lo que sta opcin no es disponible en el visor de la misma; pero s es posible enviarla nuevamente al cliente, revisar las visitas del cliente, guardarla como PDF e imprimirla.

Page 97 de 185

Figura 131

Para localizar facturas anuladas, puede utilizar la opcin de consulta del panel izquierdo para tal fin. La opcin cuenta con un filtro de informacin que le ayudar a realizar una bsqueda ms gil.

Figura 132

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11 Notas Crdito
Una nota crdito es un documento que se efecta sobre una factura, y que normalmente se realiza para disminuir el valor de la factura original. Por lo tanto, para efectuar una Nota Crdito se debe localizar primero la factura y exponerla en el visor HTML, dnde se encuentra el mecanismo para tal fin. La factura puede ser localizada por cualquiera de los siguientes mtodos: Desde el Dashboard si est entre las ltimas emitidas. Desde la consulta de documentos emitidos que se encuentra en el panel izquierdo Una vez se localice la factura, sta debe ser visualizada, como sigue:

Figura 133

Page 99 de 185

Haga click sobre Generar Nota Crdito y proceda a crear el documento que modificar la factura asociada. Note que en la parte superior se le indica el # del documento afectado y la fecha del mismo.

Figura 134

Luego, escoja entre Guardar y Enviar o Guardar como borrador; los cuales actan como se explica en 9.1.7 Guardar como Borrador y 9.1.8 Guardar y Enviar y proceda a confirmar la accin.

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Figura 135

Al confirmar la emisin del documento la Nota Crdito se Exhibe en el visor HTML y se efecta el proceso de Entrega al adquiriente por medio de email. Note que la Nota de Crdito contiene el nmero de la factura a la que sta afecta tal y como est reglamentado por la DIAN.

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Figura 136

Si desea guardar la Nota Crdito para continuarla despus, seleccione el botn Guardar como Borrador; con sta opcin el consecutivo de la Nota Crdito no es asignado. A una Nota Crdito no es posible efectuarle otra Nota Crdito, por lo que sta opcin no es disponible en el visor de la misma; pero s es posible anularla, enviarla nuevamente al cliente, revisar las visitas del cliente, guardarla como PDF e imprimirla.

Page 102 de 185

Figura 137

Note que en la parte superior derecha se presentan los documentos asociados al documento, en este caso la factura a la que se le hizo la nota:

Figura 138

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La lista de documentos asociados le permite cambiar la visualizacin en el visor hacia el documento que se seleccione, por ejemplo si selecciona el documento Factura de Venta ALM10004 entonces el visor le mostrar la Factura en Vez de la Nota Credito:

Figura 139

Si cambia nuevamente el visor a Nota Crdito, se le despliega la informacin de la Nota Crdito.

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Figura 140

Adicionalmente, un email es enviado en forma automtica al cliente o adquiriente con la Nota Crdito.

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Figura 141

Al seleccionar el link Ver Nota Crdito, la Nota es presentada en el visor de HTML :

Figura 142

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Para localizar Notas Crdito emitidas, puede utilizar la opcin de consulta del panel izquierdo para tal fin. La opcin cuenta con un filtro de informacin que le ayudar a realizar una bsqueda ms gil.

Figura 143

Page 107 de 185

12 Consultas
El sistema le permite consultar los documentos emitidos (facturas y notas crdito) suministrando una serie de filtros de informacin que le permitirn efectuar una bsqueda ms gil .

Figura 144

Los criterios de bsqueda de informacin incluyen los siguientes parmetros: Fecha de emisin: Rango de fecha en la cul fu emitida la factura. Nmero: Rango de nmero de factura. Nit: Identificacin tributaria del cliente al que se le factur. Estado: Se refiere a si el cliente o adquiriente a Aceptado , Rechazado o tiene pendiente por aceptar la factura. Tipo de Documento: Si no efecta ninguna seleccin se tomarn todos, de lo contrario, seleccione Factura de Venta o Nota Crdito Ver documentos: Selecciones si desea ver slo los documentos vlidos o los que han sido anulados.

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Figura 145

Cuando se realizen bsquedas por nmero de factura y la numeracin contenga series, la serie debe incluirse en el nmero que se especifica en el rango.

Figura 146

Adicionalmente, el sistema le ofrece opciones directas para realizar consultas de doucmentos emitidos : Pendientes: son todos los documentos que han sido emitidos, no se encuentran anulados y los clientes no han aceptado. Aceptadas: son todos los documentos que han sido emitidos, no se encuentran anulados y los clientes han procedido con el proceso de Aceptacin.
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Rechazadas: son todos los documentos que han sido emitidos, no se encuentran anulados y los clientes han rechazado . Anuladas: son todos los documentos que han sido anulados.

Figura 147

El resultado de las consultas, muestra las siguiente informacin: Nmero de la Factura Fecha de emisin: Fecha de Factura Tipo: Factura de Venta o Nota de Crdito Cliente al que se le factur Nit : identificacin tributaria del cliente Total de Iva de la Facturacin Total Factura Estado: Estado referente a si el cliente ha realizado el proceso de aceptacin de la factura.
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Figura 148

Cuando se consultan facturas anuladas, se muestran adicinalmente las columnas: Anulado por: Nombre del ususario que anul la factura. Fecha anulacin: Fecha en la cual la factura se anul.

Figura 149

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13 Seguridad
El administrador de la seccin Emisor puede crear nuevos usuarios asociados a su cuenta , admininstrar los permisos sobre las acciones que los Usuarios tienen dentro del proceso de Emisin de Facturacin Electrnica, lo que le permitir tener un control estricto sobre los permisos o modificaciones que estos realicen sobre la plataforma, pudiendo as un detallado seguimiento de las actividades realizadas en su negocio.

13.1 Usuarios

Figura 150

La opcin de Usuarios le permite efectuar el mantenimiento de los usuarios suministrandole las siguientes opciones:

Figura 151

13.1.1 Crear Usuario

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Esta opcin le permite crear un nuevo usuario asociado a su cuenta de Cliente Emisor, haga click en el icono

Figura 152

y proceda con el ingreso respectivo de los datos del usuario; el correo electrnico del usuario se convertir en el usuario para ingresar al sistema.

Figura 153

Para grabar la informacin haga click sobre el botn de Guardar . Seguidamente el usuario es presentado en la lista de usuarios.
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Figura 154

El usuario creado permanecer en estado de por activar hasta que ingrese al sistema y cambie la contrasea que el admininstrador del emisor le ha creado. Cuando el usuario intente logearse al sistema, se le requerir el cambio de contrasea:

Figura 155

Despus que el usuario cambia su contrasea e ingresa al sistema, ste aparece en la lista de usuarios como un usuario activo

Page 114 de 185

Figura 156

Despus que el usuario haya establecido su contrasea, est habilitado para ingresar al sistema; y tiene acceso automtico al Dashboard del Emisor.

Figura 157

Como an no se han configurado los permisos apropiados para ste usuario, el sistema no le permite emitir documentos, visualizarlos, configurar parmetros del emisor, etc. Cada vez que el usuario intenta acceder alguna de las opciones a las que no est autorizado, el sistema le muestra la siguiente pgina:

Figura 158

Para configurar permisos al usuario, vea mas detalle en 13.3 Configurar Permisos

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13.1.2 Editar Usuario Para editar un usuario existente asociado a su cuenta de Emisor, haga click en el icono que desea modificar: en la fila del usuario

Figura 159

Modifique los datos pertinentes y proceda a grabar la informacin.

Figura 160

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13.2 Perfil del Usuario

Permite la modificacin de los datos del usuario que est actualmente logeado en el Portal. Utilice la opcin Mi Perfil que se encuentra en la parte superior derecha de la pgina debajo de la direccin de correo del usuario logeado.

Figura 161

Modifique los datos que necesite cambiar y haga click sobre el botn Grabar.

Figura 162

Page 117 de 185

13.3 Configurar Permisos

Haga click en el link Permisos para configurar los permisos para cada usuario discriminando por sucursal, acciones y tipo de documento para los que est autorizado.

Figura 163

La pgina muestra todas las opciones disponibles :

Figura 164

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Proceda marcando las acciones que desea permitir al usuario en la sucursal respectiva y luego haga click en el botn Guardar para hacer permanentes los cambios. A manera de ejemplo, procederemos a configurar algunos permisos para ste usuario ; el usuario podr visualizar las facturas y las visitas que sta factura haya tenido en la sucurscal Principal. Pero, no podr crear nuevas facturas, anular facturas,; y tampoco podr efectuar ninguna accin con respecto a las Notas Crdito o Configuraciones de Empresa, folio, certificados, etc.

Figura 165

Para comprobar que el usuario est efectivmaente autorizado a visualizar facturas, vaya al Dashboard y seleccione el link de alguna de las facturas recientemente emitidas:

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Figura 166

El usuario est habilitado para ver la Factura, pero slo le aparece la funcionalidad de ver visitas y no le son presentados los iconos de Anular Documento, Generar Nota Crdito o Envar Documento.

Figura 167

Como parte del ejemplo no se le ha configurado acceso a las Notas Crdito de los usuarios, por lo tanto, se proceder a tratar de visualizar una Nota Crdito para constatar que efectivamente no tenga acceso. Vvaya al Dashboard y seleccione el link de alguna de las Notas Crdito recientemente emitidas:
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Figura 168

Como el usuario no tiene acceso, sta es la notificacin mostrada por el sistema, no permitiendo el acceso a la misma :

Figura 169

13.4 Restriccin de Usuarios por IP

El sistema le permite establecer restricciones de IP por usuario para asegurar que los usuarios que emiten ya sea facturas o notas de crdito slo lo hagan desde su red de negocios. Cada vez que se crea un usuario nuevo ste se crea sin restricciones de IP; por lo que puede acceder los servicios del Portal desde cualquier computador. Para configurar estas restricciones usted debe ser un administrador del emisor, y se hace desde la lista de usuarios haciendo click sobre el link Restriccin de IP del usuario que desea configurar:

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Figura 170

La pgina le permite ingresar la o las IPs por medio de las cuales el usuario puede ingresar al Portal; Ingrese las IPs y haga click sobre el botn Agregar. Las IPs pueden ser ingresadas como rangos utilizando el comodn *, Ej: 190.201.0.* lo cul tendr el efecto de restringir que el usuario podr acceder el Portal desde las direcciones que van de 190.201.0.1 a la 190.201.0.254.

Figura 171

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Las IPs seleccionadas, son mostradas en la parte de abajo y pueden ser eliminadas marcandolas y haciendo click sobre el botn Eliminar.

Figura 172

Adicionalmente, el sistema le permite configurar la misma IP o rango de IPs a todos los usuarios del Emisor marcando Aplicar Restriccion IP a todos los usuarios; sta accin replica la restriccin actual.

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Figura 173

Cuando el usuario intenta ingresar desde una IP no-autorizada, el Portal lo impide mostrando el siguiente error:

Figura 174

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13.5 Cambio de Correo

Cuando el usuario desee cambiar el correo de su cuenta, que al mismo tiempo es su usuario para ingresar al Portal; debe utilizar la opcin de su perfil tal y como se indica a continuacin:

Figura 175

En el perfil, el usuario puede cambiar o actualizar sus datos bsicos o seleccionar el link de Cambiar Correo:

Figura 176

Ingrese los datos respectivos y haga click sobre el botn Guardar para establecer los cambios:
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Figura 177

El sistema le indica que el correo ha sido actualizado exitosamente; pero el cambio no se hace inmediatamente. Para que el cambio sea efectivo ste debe confirmar el cambio desde el email que se ha enviado a la nueva cuenta de correo que ha configurado.Hasta que sto no suceda, el cambio de correo se mostrar como pendiente en el perfil del usuario:

Figura 178

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Cuando el usuario recibe el correo en la nueva cuenta que est configurando, debe seleccionar el link Confirmar Cambio para completar el proceso:

Figura 179

Figura 180

Despues de sta accin el usuario puede logearse con el correo que ha cambiado y en su perfil se encuentra actualizado:

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Figura 181

13.6 Cambio de Contrasea

Cuando el usuario desee cambiar la contrasea, debe utilizar la opcin de su perfil tal y como se indica a continuacin:

Figura 182

En el perfil, el usuario puede cambiar o actualizar sus datos bsicos o seleccionar el link de Cambiar Contrasea:

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Figura 183

Ingrese los datos respectivos y haga click sobre el botn Guardar para establecer los cambios:

Figura 184

El sistema le indica que la contrasea ha sido actualizada exitosamente.

Figura 185

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13.7 Restablecer Contrasea

Cuando el usuario ha olvidado su contrasea y desea cambiarla, debe utilizar el link Ha olvidado su contrasea ? que se muestra en la pgina principal del Portal bajo la opcin de INICIAR:

Figura 186

Ingrese el correo de su cuenta y haga click en el botn Enviar:

Figura 187

El sistema reporta que ha enviado un email para restablecer la contrasea.

Figura 188

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El email que recibe el usuario , le permite reiniciar la contrasea mediante el uso del link Establecer Contrasea:

Figura 189

El link (Establecer Contrasea), lo llevar al portal web donde asignara la contrasea de su cuenta, con este paso la cuenta quedar activa con su nueva contrasea, dicha contrasea debe cumplir con reglas de complejidad que hacen ms dificil que puedan ser vulneradas, estas son: Tener una longitud mnima de 6 caracteres Contener letras. Contener nmeros Contener al menos un carcter especial ($,!,%,/,[,],*,+,|,, etc)

Haga click en el Botn Guardar para activar la cuenta.

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Figura 190

13.8 Bloqueo de Contrasea

Despus de 3 intentos para entrar al Portal con una contrasea errada, el sistema lo bloquea automticamente, y no permite el ingreso al Portal.

Figura 191

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En el Portal, el usuario se muestra como bloqueado.

Figura 192

Para la activacin de la clave, el usuario puede utilizar el procedimiento explicado en 13.7 Restablecer Contrasea o puede solicitarle al Administrador del Emisor que lo active. El admininstrador del Emisor va a la lista de Usuarios , edita el usuario respectivo y lo activa:

Figura 193

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14 Otras configuraciones
14.1 DashBoard
Al ingresar al Portal el sistema le presenta el Dashboard, el cual es el resumen de las actividades del emisor .

Figura 194

El Dashboard por defecto muestra una serie de secciones o paneles con el resumen de su informacin: Documentos Guardados: Muestra la lista de los documentos que se encuentran guardados y que no han sido emitidos todava. Estos documentos pueden cargarse nuevamente, ser modificados y emitirlos para convertirlos en Facturas o Notas Crdito.
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Documentos Recientes: Muestra la lista de los ltimos 10 documentos que se han emitido. Estado de los documentos del Emisor: Muestra un resumen de cuntos documentos han sido aceptados, anulados, pendientes o rechazados suministrando un link que permite ver el detalle de los mismos. Documentos Emitidos ltimos 6 meses: Presenta la grfica de las facturas emitidas los ltimos 6 meses. Progreso de la configuracin: Muestra los tems que se necesitan para configurar al emisor para la emisin de su primera factura y el estado de cada uno de ellos.

14.2 Notificaciones
El sistema ofrece una bandeja de notificaciones , en donde llegaran todos aquellos mensajes ya sean de tipo informativo o que requieran una accin por parte del usuario.

Figura 195

Para leer el contenido de una notificacin, seleccionela y el contenido ser desplegado en la parte inferior de la bandeja ; cuando una accin es requerida el mensaje contiene el link que lo llevar a ejecutar la accin requerida.

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Figura 196

El siguiente ejemplo, corresponde a una notificacin que no requiere accin alguna:

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Figura 197

Las notificaciones generadas por el sistema se describen a continuacin: Notificacin para la Solicitud de Aprobacin del Folio. Notificacin para informar que el Folio ha sido Aprobado. Notificacin acerca de la finalizacin de la Factura de Aceptacin del Servicio. Al emitir la primera factura: Una notificacin de bienvenida es enviada. No necesita accin por parte del emisor. Notificacion de Documentos Aceptadas o Rechazadas: Se genera cuando un cliente o adquiriente realiza el proceso de aceptacin de factura aceptandola o rechazandola. Recordatorio cuando los Folios de las facturas no se han activado en un plazo menor o igual a 60 dias. Recordatorio cuando los Folios de las facturas esten a punto de expirar en un plazo menor o igual a 60 dias. Notificacin acerca de certificados digitales que estn a punto de expirar en un plazo menor o igual a 60 dias. Cuando se anula un documento.

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14.3 Perfil de Empresa

Permite la modificacin de los datos generales de la Empresa; tenga en cuenta que stos cambios no tendrn ningn efecto sobre las facturas previamente generadas.

Figura 198

Modifique los datos que necesite cambiar y haga click sobre el botn Grabar

Figura 199

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14.4 Administracin de Logotipos

La opcin de importar logotipos es opcional en la configuracin para emitir Factura Electrnica; sta opcin se encuentra bajo el men de Configuracin o en la seccin de Progreso de la Configuracin ubicada en el Dashboard.

Figura 200

El sistema muestra la pgina que le permitir subir el archivo que contiene el logotipo.

Figura 201

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Haga click sobre el botn de Select para seleccionar el archivo que contiene el logotipo, y luego haga click sobre el botn Subir para importar el logotipo.

Figura 202

En la parte inferior se muestra la imagen importada y se suministra el botn para eliminarla en caso de que desee importar otra .

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Figura 203

14.5 Admininstracin de Procesos

Es la manera como la Empresa diferencia la facturacin de los ingresos por diferentes conceptos de ventas o prestacin de servicios. 14.5.1 Crear Procesos La opcin para mantener los procesos se encuentra bajo el men de Configuracin :

Figura 204

El sistema muestra la lista de procesos existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos.

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Figura 205

Haga click sobre el link de Agregar para crear un nuevo proceso, ingrese los datos respectivos y finalmente, haga click sobre el botn Guardar.

Figura 206

14.5.2 Editar Procesos La opcin para mantener los procesos se encuentra bajo el men de Configuracin. El sistema muestra la lista de procesos existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos. Haga click sobre el link sobre el icono para modificar los datos del proceso.

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Figura 207

Modifique los datos respectivos y haga click sobre el botn Guardar. Notse que el proceso anterior no tiene ningn folio asignado; por lo tanto no es posible emitir facturas de ste proceso. Cuando el proceso tiene folios asignados en el detalle se muestra como sigue:

Figura 208

Para asignar folios a los procesos, consulte la opcin 14.8 Administracin de Folios en este manual.

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14.6 Administracin de Sucursales

El sistema permite el manejo de diferentes sucursales, lo mismo que la configuracin de los permisos necesarios para que los usuarios de cada sucursal slo tengan acceso a la informacin autorizada de su respectiva sucursal. Cuando se crea la empresa en el sistema , por defecto crea la sucursal principal 14.6.1 Crear Sucursales La opcin para mantener las sucursales se encuentra bajo el men de Configuracin :

Figura 209

El sistema muestra la lista de sucursales existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos.

Figura 210

Haga click sobre el link de Agregar para crear una nueva sucursal, ingrese los datos respectivos y finalmente, haga click sobre el botn Guardar.

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Figura 211

Los datos solicitados para el mantenimiento de sucursales son: Sucursal: Nombre con el que identificar la sucursal Direccin, Barrio y Ciudad: Direccin de la sucurcal, la cual se mostrar en los documentos emitidos cdigo postal Email recepcin: Es el email que efecta el envo de las facturas electrnicas a los adquirientes.

Haga click sobre el botn Guardar para grabar la informacin.

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Figura 212

La sucursal creada es mostrada en la lista de sucursales.

Figura 213

Cuando se crea una sucursal, al administrador del emisor se le asignan automticamente todos los permisos; como se puede visualizar en la opcin de Usuarios utilizando el link de Permisos.

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Figura 214

Permisos asignados al usuario admininstrador :

Figura 215

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Adicionalmente, el sistema crea automticamente para sta sucursal el Folio que se usar para generar las Notas Crdito. Las cuales deben corresponder a una nmeracin consecutiva pero no necesitan ser aprobadas por la DIAN.

Figura 216

Esta nueva sucursal necesita que se efecten los pasos de la configuracin en cunto a la creacin de Folios para la sucursal, asignacin de procesos, etc mencionados en el captulo 8. Configuracin del Emisor

Figura 217

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14.6.2 Editar Sucursales La opcin para mantener las sucursales se encuentra bajo el men de Configuracin. El sistema muestra la lista de sucursales existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos. Haga click sobre el link sobre el icono para modificar los datos de la sucursal.

Figura 218

Modifique los datos respectivos y haga click sobre el botn Guardar.

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Figura 219

14.7 Administracin de Clientes

El sistema permite el manejo de los diferentes clientes a los que el emisor le factura; pueden ser creados al momento de generar el documento (Factura o Nota Crdito) o pueden ser creados o modificados por medio de sta opcin. 14.7.1 Crear Clientes La opcin para mantener las clientes se encuentra en el panel izquierdo :
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Figura 220

El sistema muestra la lista de clientes existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos.

Figura 221

Haga click sobre el link de Agregar para crear un nuevo cliente, ingrese los datos respectivos y finalmente, haga click sobre el botn Guardar.

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Figura 222

Es importante mencionar que para que un cliente sea elegible para facturarle productos o servicios; el emisor debe haber firmado previamente un acuerdo en donde le informa que se le va a facturar electrnicamente. El sistema le solicita certificar que se ha firmado el acuerdo y la fecha en que ste entr en vigencia. El cliente creado es mostrado en la lista de clientes.

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Figura 223

14.7.2 Editar Clientes El sistema muestra la lista de clientes existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos.

Figura 224

Haga click sobre el link sobre el icono haga click sobre el botn Guardar.

para modificar el cliente, ingrese los datos respectivos y finalmente,

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Cuando edita un cliente, puede modificar tambin la fecha de revocacin del acuerdo en caso de que ste haya sido revocado entre el emisor y el cliente. El sistema no le permite facturar a clientes con los que el Emisor no tenga acuerdos o stos hayan sido revocados.

Figura 225

14.7.3 Ver historia de acuerdos Teniendo en cuenta que el artculo 7 del Decreto 1929/2007, el emisor slo puede usar Factura electrnica cuando sus clientes o adquirientes lo hayan aceptado en forma expresa, por lo que es responsabilidad del
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emisor firmar y revocar stos acuerdos con ellos. El sistema le solicita la confirmacin de stos acuerdos y las fechas de suscripcin o revocacin cuando se crea o modifica un cliente. Para revisar la historia del cliente con respecto al acuerdo firmado o revocado con el mismo, consulte la opcin de clientes y seleccione el link de ver del cliente que quiera consultar.

Figura 226

Los siguientes son ejemplos de cmo se muestra sta historia: Cliente con Acuerdo Firmado

Figura 227

Cliente Sin Acuerdo Firmado

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Figura 228

Historia que refeleja la revocacin de un acuerdo:

Figura 229

14.8 Administracin de Folios

Segn el articulo 3 de la Resolucin No. 14465 (28 de noviembre de 2007) la numeracin de las facturas de quienes opten por expedir la factura electrnica, obedece a un sistema de numeracin consecutiva autorizado por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. El emisor debe ingresar stos datos al sistema, as como la copia escaneada de la resolucin de aprobacin de la DIAN. La opcin para mantener los folios se encuentra bajo el men de Configuracin o en la seccin de Progreso de la Configuracin ubicada en el Dashboard.

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Figura 230

14.8.1 Crear Folios El sistema muestra la lista de folios existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos. El folio que se usa para la numeracin de Notas Crdito es creado automticamente por el sistema; ste no corresponde a la numeracin autorizada por la DIAN.

Figura 231

Haga click sobre el link de Agregar para crear un nuevo folio, ingrese los datos respectivos y finalmente, haga click sobre el botn Guardar.

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Figura 232

Los datos solicitados para el mantenimiento de los folios son: Sucursal: Sucursal a la que se asignar el folio para su uso Tipo Documento: Factura de Venta o Nota Crdito. Proceso: Escoja los procesos que utilizarn la numeracin de ste folio. Resolucin DIAN: Nmero de resolucin expedida por la DIAN. Resolucin DIAN escaneada: Haga upload de la resolucin. Prefijo : Prefijo alfanumrico que le permite diferenciar la facturacin de los ingresos provenientes de las ventas o prestacin de servicios. Nmero Inicial: Nmero Inicial de folio autorizado. Nmero Final: Nmero Final de folio autorizado. Fecha Aprobacin : Fecha de aprobacin de la DIAN.
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Fecha Expiracin: Fecha en que expira la resolucin.

El folio como tal no est listo para su uso; falta que el administrador del emisor lo autorice, como se explica en el captulo 8.5 autorizacin de Utilizacin del Folio

14.8.2 Editar Folios

El sistema muestra la lista de folios existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos. Haga click sobre el link sobre el icono para modificar el cliente.

Figura 233

La informacin que puede editar de un folio que ya est en uso es la asignacin del mismo a los diferentes procesos de facturacin de ingresos o deshabilitarlo. Realice las modificaciones respectivas y haga click sobre el botn Guardar.

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Figura 234

14.9 Administracin de Certificados Digitales

La opcin para mantener los certificados se encuentra bajo el men de Configuracin o en la seccin de Progreso de la Configuracin ubicada en el Dashboard.

Figura 235

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14.9.1 Crear Certificados Digitales La opcin para mantener los certificados se encuentra bajo el men de Configuracin o en la seccin de Progreso de la Configuracin ubicada en el Dashboard.

Figura 236

El sistema muestra la lista de certificados existentes, y le permite la creacin o modificacin de los mismos.

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Figura 237

Ingrese los datos del certificado para crear un nuevo certificado, y finalmente, haga click sobre el botn Guardar. Los datos solicitados para el mantenimiento de los certificados son: Sucursal: Sucursal de la empresa que usar el certificado. Certificado: Archivo que contiene el certificado (normalmente archivos con extensin .cert) Llave Privada: Archivo que contiene la llava privada Clave llave privada. Ingrese la clave privada del certificado. Confirmar Clave: confirme la clave anterior.

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Figura 238

Figura 239

Page 163 de 185

Figura 240

El certificado subido es mostrado en la lista y es el que ser usado por el sistema:

Figura 241

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14.9.2 Borrar Certificados Digitales

El sistema lista los certificados existentes, para borrar la informacin de alguno de ellos utilice el icono ( la izquierda de cada certificado listado.

)a

Figura 242

Y proceda a confirmar la accin.

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Figura 243

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15 Reportes
El emisor u obligado a facturar deber entregar de manera virtual a travs de los servicios informticos electrnicos de la direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) la informacin de los reportes descritos a continuacin (Articulo 7; Resolucin 14465/2007) . Todos los reportes deben ser enviados en formato XML, de manera tal que cumplan con los requisitos especificados en la especificacin tcnica suministrada por la DIAN para cada uno de ellos.

15.1 Consolidado mensual por adquirente.

Este consolidado debe presentar totalizada la informacin de las operaciones realizadas con cada adquirente, cada mes calendario, diferenciado por tipo de factura, segn sean electrnicas o facturas expedidas en otras modalidades que compartan con aquella el procedimiento de expedicin, as: a) Cantidad de facturas y valor total de la operacin de las facturas expedidas b) Valor total del IVA facturado en las facturas expedidas. c) Cantidad de facturas y valor total de la operacin de las facturas anuladas. d) Valor total del IVA de facturas anuladas. e) Cantidad de facturas y valor total de la operacin de las facturas expedidas por contingencia utilizada (ej. talonario, facturas expedidas en otras modalidades que compartan con la factura electrnica el procedimiento de expedicin). f) Valor total del IVA de facturas expedidas por contingencia utilizada (ej. talonario, o facturas expedidas en otras modalidades que compartan con la factura electrnica el procedimiento de expedicin). g) Cantidad y valor notas crdito. h) Valor IVA notas crdito. El Anexo 2 (Especificaciones Tcnicas Consolidado Mensual por adquiriente) de la Resolucin 14465/2007 contiene el detalle de las especificaciones tcnicas requeridas por la DIAN. El sistema suministra una opcin que le permite al emisor generar la informacin que posteriormente enviar a la DIAN en forma virtual a travs de los servicios informticos electrnicos de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.

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Figura 244

El sistema le solicita la informacin relacionada a las fechas en las cuales se generar la informacin respectiva y la informacin para envo: Nmero del Envo: debe ser un nmero consecutivo por ao para todos los formatos que el remitente enve a la DIAN. Esta numercion es controlada por el emisor. Fecha Inicial y Fecha Final: Conforman el rango de acumulacin de informacin a especificar en el reporte. Ingrese los datos respectivos y haga click sobre el botn de Generar:

Figura 245

El sistema genera el reporte en formato XML y solicita la confirmacin para su respectiva descarga.

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Figura 246

El nombre del archivo XML generado contiene las especificaciones requeridas por la DIAN para tal fin, como sigue: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde: cc : Concepto (Insercin = 01 Reemplazo = 02) mmmmm : Formato (Consolidado Mensual por adquiriente =1289) vv : Versin del formato (Versin = 07) aaaa : Ao de envo cccccccc : Consecutivo de envo por ao

Figura 247

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El archivo xml generado contiene la informacin requerida en el Anexo 2 (Especificaciones Tcnicas Consolidado Mensual por adquiriente) de la Resolucin 14465/2007.

Figura 248

El siguiente es el resumen de lo que de los tags principales: Cab: Contiene la identificacin del reporte, las fechas y los valores totales del reporte

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Figura 249

adq: contiene los valores de cada uno de los adquirientes a los cuales se les factur en el perodo de tiempo analizado incluyendo la identificacin del adquiriente en cunto a razn social o nombres se refiere y la cantidad y valor de documentos emitidos diferenciando: tag facE : contiene la informacin de facturas emitidas tag facA: contiene la informacin de facturas anuladas tag ncred: contiene la informacin de notas crdito

Figura 250

Cada vez que se genera un reporte, el sistema guarda el histrico para consultas posteriores.

Figura 251

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15.2 Informe de acuerdos para expedicin y aceptacin de facturas electrnicas.

Este informe debe presentar la relacin de la identificacin y el nombre o razn social de los adquirentes suscriptores, de los acuerdos suscritos como de los revocados, para el perodo informado, incluyendo la fecha de suscripcin del acuerdo y la de terminacin (revocacin) cuando haya lugar . El Anexo 4 Especificaciones Tcnicas Informe sobre Acuerdos para la expedicin y aceptacin de facturas de la Resolucin 14465/2007 contiene el detalle de las especificaciones tcnicas requeridas por la DIAN. El sistema suministra una opcin que le permite al emisor generar la informacin que posteriormente enviar a la DIAN en forma virtual a travs de los servicios informticos electrnicos de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.

Figura 252

El sistema le solicita la informacin relacionada a las fechas en las cuales se generar la informacin respectiva y la informacin para envo: Nmero del Envo: debe ser un nmero consecutivo por ao para todos los formatos que el remitente enve a la DIAN. Esta numercion es controlada por el emisor. Fecha Inicial y Fecha Final: Conforman el rango de acumulacin de informacin a especificar en el reporte. Ingrese los datos respectivos y haga click sobre el botn de Generar:

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Figura 253

El sistema genera el reporte en formato XML y solicita la confirmacin para su respectiva descarga.

Figura 254

El nombre del archivo XML generado contiene las especificaciones requeridas por la DIAN para tal fin, como sigue: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde: cc : Concepto (Insercin = 01 Reemplazo = 02) mmmmm : Formato (Informe sobre Acuerdos para la expedicin y aceptacin de facturas =1299)
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vv : Versin del formato (Versin = 07). aaaa : Ao de envo. cccccccc : Consecutivo de envo por ao.

Figura 255

El archivo xml generado contiene la informacin requerida en el Anexo 4 Especificaciones Tcnicas Informe sobre Acuerdos para la expedicin y aceptacin de facturas de la Resolucin 14465/2007

Figura 256

El siguiente es el resumen de lo que de los tags principales: Cab: Contiene la identificacin del reporte, las fechas y los valores totales del reporte en cunto a el # de acuerdos suscritos y revocados.
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Figura 257

adq: contiene los valores de cada uno de los adquirientes a los cuales se les ha realizado y revocado acuerdos

Figura 258

Cada vez que se genera un reporte, el sistema guarda el histrico para consultas posteriores.

Figura 259

15.3 Informacin a entregar por el adquirente de forma peridica ( consolidado mensual por obligado a facturar).
Los adquirentes a quienes previo acuerdo se les haya expedido factura electrnica, que pretendan hacer valer costos y deducciones, debern entregar a travs de los servicios informticos electrnicos de la Direccin de
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Impuestos y Aduanas Nacionales, un consolidado mensual por obligado a facturar, el cual deber presentarse por cada mes calendario con la informacin totalizada y contener la siguiente informacin: a) Cantidad de facturas y valor total de la operacin de las facturas que le fueron expedidas. b) Valor total del IVA que le hubieren facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados. El Anexo 3 Especificaciones Tcnicas Consolidado Mensual por obligado a facturar de la 14465/2007 contiene el detalle de las especificaciones tcnicas requeridas por la DIAN. Resolucin

El sistema le enva mensualmente a cada adquiriente al que se le haya expedido factura electrnica a travs de Facture la informacin necesaria para generar y envar stos reportes a la DIAN. El adquiriente recibe un email como el siguiente y accede al reporte mediante el link suministado.

Figura 260

Para emisores suscritos a Facture, se suministra una opcin que le permite al emisor generar la informacin que le ha sido generada cuando otros emisores en facture le han expedido facturas electrnicas.

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Figura 261

El sistema le solicita la informacin relacionada a las fechas en las cuales se generar la informacin respectiva y la informacin para envo: Nmero del Envo: debe ser un nmero consecutivo por ao para todos los formatos que el remitente enve a la DIAN. Esta numercion es controlada por el emisor. Fecha Inicial y Fecha Final: Conforman el rango de acumulacin de informacin a especificar en el reporte. Ingrese los datos respectivos y haga click sobre el botn de Generar:

Figura 261

El sistema genera el reporte en formato XML y solicita la confirmacin para su respectiva descarga. El nombre del archivo XML generado contiene las especificaciones requeridas por la DIAN para tal fin, como sigue: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde: cc : Concepto (Insercin = 01 Reemplazo = 02) mmmmm : Formato (Informe sobre Acuerdos para la expedicin y aceptacin de facturas =1294) vv : Versin del formato (Versin = 07). aaaa : Ao de envo.
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cccccccc : Consecutivo de envo por ao.

Figura 263

El archivo xml generado contiene la informacin requerida en el Anexo 3 Especificaciones Tcnicas Consolidado Mensual por obligado a facturar de la Resolucin 14465/2007

Figura 264

El siguiente es el resumen de lo que de los tags principales: Cab: Contiene la identificacin del reporte, las fechas y los valores totales del reporte

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Figura 265

obl: contiene los valores de cada uno de los emisores u obligados a facturar que le han facturado al adquiriente que emite el reporte, en el perodo de tiempo analizado

Figura 266

15.4 Informacin Detallada por adquiriente (Reportado por el Obligado a Facturar)

La DIAN podr requerir informacin detallada, por el perodo que determine, a un obligado o a grupos de obligados que hayan optado por facturar en forma electrnica, o a un adquirente o grupos de adquirentes que pretendan soportar costos y deducciones, as: a) Nombres y apellidos o razn social del adquirente, b) Tipo de documento de identificacin del adquirente, c) Nmero de documento de identificacin del adquirente, d) Tipo de factura (electrnica, otra modalidad, talonario en caso de contingencia) e) Nmero de factura, f) Fecha de la factura, (ao, mes da, hora, minutos, segundos). g) Valor total de la operacin facturado, h) IVA facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados.
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i) Nmero de control tcnico (respecto de las facturas electrnicas y las dems que compartan con la misma el procedimiento de expedicin (generacin- numeracin), si fuera el caso). El Anexo 5 Especificaciones Tcnicas Informe Detallado de Facturas por parte del obligado a facturar de la Resolucin 14465/2007 contiene el detalle de las especificaciones tcnicas requeridas por la DIAN. El sistema suministra una opcin que le permite al emisor generar la informacin que posteriormente enviar a la DIAN en forma virtual a travs de los servicios informticos electrnicos de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.

Figura 267

El sistema le solicita la informacin relacionada a las fechas en las cuales se generar la informacin respectiva y la informacin para envo: Nmero del Envo: debe ser un nmero consecutivo por ao para todos los formatos que el remitente enve a la DIAN. Esta numercion es controlada por el emisor. Fecha Inicial y Fecha Final: Conforman el rango de acumulacin de informacin a especificar en el reporte. Ingrese los datos respectivos y haga click sobre el botn de Generar:

Figura 268

El sistema genera el reporte en formato XML y solicita la confirmacin para su respectiva descarga.
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El nombre del archivo XML generado contiene las especificaciones requeridas por la DIAN para tal fin, como sigue: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde: cc : Concepto (Insercin = 01 Reemplazo = 02) mmmmm : Formato (Informe Detallado de Facturacin por parte del obligado a facturar =1295) vv : Versin del formato (Versin = 07) aaaa : Ao de envo cccccccc : Consecutivo de envo por ao

Figura 269

El archivo xml generado contiene la informacin requerida en el Anexo 5 Especificaciones Tcnicas Informe Detallado de Facturas por parte del obligado a facturar de la Resolucin 14465/2007.

Figura 270

El siguiente es el resumen de lo que de los tags principales:

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Cab: Contiene la identificacin del reporte, las fechas y los valores totales del reporte

Figura 271

fac: contiene la informacin de las facturas en el perodo de tiempo analizado

Figura 272

15.5 Informacin Detallada por obligado a facturar (Reportado por el adquiriente)

La DIAN podr requerir informacin detallada, por el perodo que determine, a un obligado o a grupos de obligados que hayan optado por facturar en forma electrnica, o a un adquirente o grupos de adquirentes que pretendan soportar costos y deducciones, as: a) Nombres y apellidos o razn social del vendedor del bien o servicio, b) NIT del vendedor c) Nmero de factura, d) Fecha de la factura, (ao, mes da, hora, minutos, segundos). e) Valor total de la operacin facturado, f) IVA facturado, cuando se trate de bienes y/o servicios gravados.
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g) Nmero de control tcnico (respecto de las facturas electrnicas). El Anexo 5 Especificaciones Tcnicas Informe Detallado de Facturas por parte del obligado a facturar de la Resolucin 14465/2007 contiene el detalle de las especificaciones tcnicas requeridas por la DIAN. El sistema suministra una opcin que le permite al emisor generar la informacin que posteriormente enviar a la DIAN en forma virtual a travs de los servicios informticos electrnicos de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital emitido por la DIAN.

Figura 273

El sistema le solicita la informacin relacionada a las fechas en las cuales se generar la informacin respectiva y la informacin para envo: Nmero del Envo: debe ser un nmero consecutivo por ao para todos los formatos que el remitente enve a la DIAN. Esta numercion es controlada por el emisor. Fecha Inicial y Fecha Final: Conforman el rango de acumulacin de informacin a especificar en el reporte. Ingrese los datos respectivos y haga click sobre el botn de Generar:

Figura 274

El sistema genera el reporte en formato XML y solicita la confirmacin para su respectiva descarga.
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El nombre del archivo XML generado contiene las especificaciones requeridas por la DIAN para tal fin, como sigue: Dmuisca_ccmmmmmvvaaaacccccccc.xml donde: cc : Concepto (Insercin = 01 Reemplazo = 02) mmmmm : Formato (Informe Detallado de Facturacin por parte del obligado a facturar=1295) vv : Versin del formato (Versin = 07) aaaa : Ao de envo cccccccc : Consecutivo de envo por ao

Figura 275

El archivo xml generado contiene la informacin requerida en el Anexo 5 Especificaciones Tcnicas Informe Detallado de Facturas por parte del obligado a facturar de la Resolucin 14465/2007.

Figura 276

El siguiente es el resumen de lo que de los tags principales: Cab: Contiene la identificacin del reporte, las fechas y los valores totales del reporte
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Figura 277

fac: contiene la informacin de las facturas en el perodo de tiempo analizado

Figura 278

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