HANDBUCH Code:

Revision :
FUNKTIONSHANDBUCH Datum :

Manueller Code: SGI-MF

Veröffentlichung: 14. Februar 2013 INTEGRIERTES
Ausgabe: 02 MANAGEMENTSYSTEM
Revision: 01 Mitarbeiter: SGI-GG/001
Berufsbezeichnung ASSISTENT DER GESCHÄFTSFÜHRUNG
Überwacht von: Allgemeine Geschäftsführung
Beaufsichtigt:
Allgemeine Geschäftsführung, GIS-Koordinator, Verwaltung, Buchhaltung, Vertrieb
Interne Beziehungen und Dienstleistungen, Logistik, Personalwesen, IT
Potenzielle Kunden gemäß Bestellungen der Geschäftsleitung sowie nationaler und
Externe Beziehungen
internationaler Lieferanten.
Unterstützung bei der Verwaltung der Dokumentation sowie bei der von der
Zweck der Stelle
Geschäftsführung delegierten Koordination.

Funktionen und Verantwortlichkeiten:

 Empfangen, klassifizieren, registrieren, versenden, verarbeiten und archivieren Sie an das Unternehmen
gerichtete Unterlagen und wählen Sie die persönliche und offizielle Korrespondenz des Managers und des
zuständigen Personals aus.
 Schreiben Sie einfache Korrespondenz oder nehmen Sie Diktate entgegen oder tippen Sie die vom Manager
bereitgestellten Dokumente ein und legen Sie sie zur Prüfung zur Unterschrift vor.
 Erfassen und kontrollieren Sie Angebote, Kaufverträge sowie nationale und internationale Vertriebsaktivitäten der
Abteilung. Vertrieb und Dienstleistungen.
 Erhalten und versenden Sie Angebote von Kunden und Lieferanten.
 Behalten Sie die allgemeine Kontrolle über Verkaufs- und Serviceaufträge für laufende und abgeschlossene
Arbeiten bei.
 Öffnen Sie die jeweiligen Codes für die auszuführenden Arbeitsaufträge für Vertrieb und Dienstleistungen und
kommunizieren Sie diese an die verschiedenen Abteilungen.
 Verkaufsrechnungen ausstellen, erfassen und kontrollieren.
 Präsentieren und verfolgen Sie den Status und die Rechnungen der in den Kundenunternehmen ausgeführten
Arbeiten zur Bestätigung und entsprechenden Genehmigung.
 Vorbereitung der Portokasse. Bargeldbanken und allgemeines Bargeld
 Zahlung an Lieferanten durch Schecks, Kontoeinzahlungen und Kontrolle von Interbank-Telekrediten.
 Führen Sie Reise- und Verwaltungskostenabrechnungen durch.
 Stellen Sie sicher, dass die in Ihrer Abrechnung aufgeführten Reisekosten mit der Quittung oder dem Beleg im
Einklang mit der geleisteten Serviceprovision stehen.
 Behalten Sie die detaillierte Kontrolle über die Reise- und Support-Vertriebsmitarbeiter des Managers.
 Importe durchführen: Koordinierung mit ausländischen Lieferanten, Entwurf von Korrespondenz, Zollverfahren
und anderen Verfahren.
 Unterstützung bei der Angebotserstellung und Kontaktaufnahme mit internationalen Lieferanten von Geräten,
Materialien etc. (Importe).
 Fügt Informationen aus Rechnungen und anderen Spesendokumenten (Lebensmittel, Materialien, Vorräte,
Ausrüstung) in die Arbeitsübersicht oder Kostenstelle ein.
 Fordern Sie Versicherungspolicen für Personal, Fahrzeuge und Firmenvermögen an.
 Verfolgen Sie die Vertriebsmitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie das Herunterladen von Informationen in das
interne Netzwerk des Unternehmens einhalten
 Schreiben Sie Berichte und Befehle der Geschäftsführung.
 Betreuen Sie die Öffentlichkeit und das Personal, das nach Vereinbarung oder Koordination zur Geschäftsleitung
kommt, und führen Sie ein Buch über Interviews, Verpflichtungen, Aufzeichnungen von Telefongesprächen und
Besuchen des Managers.
 Gewährleisten Sie die ausreichende Versorgung des Managements und der damit verbundenen Büros mit
Materialien und Schreibwaren oder anderen Hilfsgütern sowie die Aufrechterhaltung und Erhaltung ihrer
installierten Kapazitäten.
 Kennen und befolgen Sie die Vorschriften, Handbücher, Standards und Verwaltungsvorschriften, die sich auf den

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FUNKTIONSHANDBUCH Datum :

Betrieb des Transportdienstes beziehen.

 Koordinieren Sie Besprechungen, vereinbaren Sie Termine, nehmen Sie Angelegenheiten im Zusammenhang mit
der Geschäftsführung entgegen und kümmern Sie sich um diese.
 Geben Sie Bestellungen für Büromaterial auf und kontrollieren Sie deren Lagerbestand.
 Korrespondenz und Dokumentation der Archivverwaltung.
 Weitere vom Management zugewiesene Aufgaben.
BERUFSBILD
Funktion Ähnliche Positionen, Teamarbeit
Zeit 1,5 Jahre
Sprachen Spanisch – Technisches Englisch
Software Kenntnisse in Textverarbeitungs- und
Tabellenkalkulationsprogrammen, in einer Windows-Umgebung,
Word, Excel, Power Point, E-Mail, Umgang mit AutoCAD.
KOMPETENZEN
Kompetenzen Grad
 Hohe Anpassungsfähigkeit/Flexibilität Essentiell
 Drucktoleranz Essentiell
 Lernfähigkeit Essentiell
 Kundenorientierung (intern und/oder extern) Essentiell
 Zusammenarbeit Essentiell
 Offenheit/Zuverlässigkeit/Integrität Wichtig
 Initiative Essentiell
 Aufbau von Beziehungen zu Kunden (intern Essentiell
und/oder extern) Essentiell
 Planungs- und Organisationsfähigkeiten Essentiell
 Problemlösung Essentiell
 Verantwortung Essentiell

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