PANDUAN Kode:

Revisi :
PANDUAN FUNGSI Tanggal :

Kode Manual: SGI-MF

Publikasi: 14 Februari 2013 SISTEM MANAJEMEN
Edisi: 02 TERINTEGRASI
Revisi: 01 Kolaborator: SGI-GG/001
judul pekerjaan ASISTEN MANAJEMEN
Diawasi oleh: Manajemen umum
Mengawasi:
Manajemen Umum, Koordinator GIS, Administrasi, Akuntansi, Penjualan dan
Hubungan Internal Pelayanan, Logistik, Sumber Daya Manusia, IT
Klien potensial, sesuai pesanan dari Manajemen Umum dan pemasok nasional dan
Hubungan Eksternal
internasional.
Dukungan dalam pengelolaan dokumentasi, serta koordinasi yang didelegasikan oleh
Tujuan dari posisi tersebut
manajemen.

Fungsi dan tanggung jawab:

 Menerima, mengklasifikasikan, mendaftarkan, mengirimkan, memproses dan mengarsipkan dokumentasi yang
ditujukan kepada perusahaan, memilih korespondensi pribadi dan resmi dari Manajer dan personel yang
kompeten.
 Menulis korespondensi sederhana atau mengambil dikte atau mengetik dokumen yang disediakan oleh Manajer
dan menyerahkannya untuk dipertimbangkan untuk ditandatangani.
 Catat dan kendalikan kutipan, kontrak penjualan, dan operasi penjualan nasional dan internasional departemen.
penjualan dan layanan.
 Menerima dan mengirim penawaran dari klien dan pemasok.
 Pertahankan kendali umum atas pesanan penjualan dan layanan untuk pekerjaan yang sedang berjalan dan
selesai.
 Buka kode masing-masing untuk perintah kerja penjualan dan layanan yang akan dilaksanakan dan
komunikasikan ke departemen yang berbeda.
 Menerbitkan, mencatat dan mengontrol faktur penjualan.
 Sajikan dan lacak status dan faktur pekerjaan yang diselesaikan di perusahaan klien, untuk konfirmasi dan
persetujuan terkait.
 Persiapan awal kas kecil. Bank kas, dan kas umum
 Pembayaran kepada pemasok melalui cek, setoran rekening, dan kendali telekredit antar bank.
 Melaksanakan penyelesaian biaya perjalanan dan manajemen.
 Pastikan Biaya Perjalanan yang dirinci dalam penyelesaian Anda sesuai dengan kuitansi atau dokumen
pendukung sesuai dengan komisi layanan yang dibuat.
 Jaga kendali terperinci atas perjalanan manajer dan dukung perwakilan penjualan.
 Melaksanakan Impor : berkoordinasi dengan supplier luar negeri, draft surat menyurat, tata cara kepabeanan
dan tata cara lainnya.
 Dukungan dalam membuat penawaran dan menghubungi pemasok peralatan, bahan, dll internasional (impor).
 Memasukkan informasi dari faktur dan dokumen pengeluaran lainnya (makanan, bahan, persediaan, peralatan),
ke ringkasan pekerjaan atau pusat biaya.
 Meminta polis asuransi untuk personel, kendaraan, dan aset perusahaan.
 Tindak lanjuti perwakilan penjualan untuk memastikan bahwa mereka mematuhi pengunduhan informasi ke
jaringan internal perusahaan
 Menulis laporan dan perintah manajemen umum.
 Melayani masyarakat dan staf yang datang ke Manajemen dengan perjanjian atau koordinasi dan menyimpan
buku wawancara, komitmen, catatan panggilan telepon dan kunjungan Manajer.
 Menjamin kecukupan pasokan bahan dan alat tulis atau perlengkapan lainnya untuk Manajemen dan kantor
terkait, serta pemeliharaan dan pelestarian kapasitas terpasangnya.
 Mengetahui dan mematuhi peraturan, manual, standar dan perangkat Manajemen yang berkaitan dengan
penyelenggaraan jasa transportasi.
 Mengkoordinasikan rapat, membuat janji, menerima dan menghadiri hal-hal yang berkaitan dengan manajemen.
 Tempatkan pesanan untuk perlengkapan kantor dan kendalikan stoknya.

SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI RAHASIA

 PANDUAN Kode:
Revisi :
PANDUAN FUNGSI Tanggal :

 Korespondensi dan dokumentasi Manajemen Arsip.

 Tugas lain yang diberikan oleh manajemen.
PROFIL PEKERJAAN
Fungsi Posisi Serupa, Kerja Sama Tim
Waktu 1,5 tahun
Bahasa Spanyol – Bahasa Inggris Teknis
Perangkat lunak Pengetahuan tentang pengolah kata dan spreadsheet, di
lingkungan Windows, Word, Excel, Power Point, email,
penanganan AutoCAD.
KOMPETENSI
Kompetensi Derajat
 Kemampuan beradaptasi/fleksibilitas tinggi Penting
 Toleransi tekanan Penting
 Kapasitas belajar Penting
 Orientasi pelanggan (internal dan/atau Penting
eksternal) Penting
 Kolaborasi Penting
 Keterbukaan/Keandalan/Integritas Penting
 Prakarsa Penting
 Pengembangan hubungan dengan klien Penting
(internal dan/atau eksternal) Penting
 Keterampilan perencanaan dan organisasi Penting
 Penyelesaian masalah Penting
 Tanggung jawab

SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI RAHASIA