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Revisão :
MANUAL DE FUNÇÕES Data :

Código manual: SGI-MF

Publicação: 14 de fevereiro de 2013 SISTEMA DE GESTÃO
Edição: 02 INTEGRADO
Revisão: 01 Colaborador: SGI-GG/001
cargo ASSISTENTE DE GERENCIA
Supervisionado por: Gerencia General
Supervisiona:
Gerência Geral, Coordenador GIS, Administração, Contabilidade, Vendas e Serviços,
Relações Internas Logística, Recursos Humanos, TI
Clientes potenciais, de acordo com encomendas da Direção Geral e de fornecedores
Relações externas
nacionais e internacionais.
Objetivo da posição Apoio na gestão de documentação, bem como na coordenação delegada pela direção.

Funções e responsabilidades:
 Receber, classificar, registrar, expedir, processar e arquivar a documentação endereçada à empresa,
selecionando a correspondência pessoal e oficial do Gestor e de pessoal competente.
 Escreva correspondência simples ou faça ditado ou digite os documentos fornecidos pelo Gestor e submeta-os à
consideração para assinatura.
 Registrar e controlar cotações, contratos de vendas e operações de vendas nacionais e internacionais do
departamento. vendas e serviços.
 Receba e envie cotações de clientes e fornecedores.
 Manter o controle geral das vendas e ordens de serviço dos trabalhos em andamento e concluídos.
 Abrir os respectivos códigos das ordens de serviço de vendas e serviços a realizar e comunicá-los aos diferentes
departamentos.
 Emitir, registrar e controlar faturas de vendas.
 Apresentar e acompanhar os status e faturas dos trabalhos realizados nas empresas clientes, para confirmação e
correspondente aprovação.
 Pré-preparação de caixa para pequenas despesas. Bancos de dinheiro e dinheiro em geral
 Pagamento a fornecedores através de cheques, depósitos em conta e controle de telecréditos interbancários.
 Efetuar liquidações de despesas de viagem e gestão.
 Verifique se as Despesas de Viagem detalhadas no seu acerto estão acompanhadas do recibo ou documento
comprobatório de acordo com a comissão de serviço efetuada.
 Mantenha o controle detalhado das viagens do gestor e apoie os representantes de vendas.
 Realizar Importações: coordenar com fornecedores estrangeiros, elaborar correspondências, procedimentos
aduaneiros e outros procedimentos.
 Apoio na realização de cotações e contato com fornecedores internacionais de equipamentos, materiais, etc.
(importações).
 Insere informações de faturas e outros documentos de despesas (alimentos, materiais, insumos, equipamentos)
no resumo do trabalho ou centro de custo.
 Solicite apólices de seguros para pessoal, veículos e bens da empresa.
 Acompanhar os representantes comerciais para garantir que eles cumpram o download das informações para a
rede interna da empresa
 Escrever relatórios e ditames da administração geral.
 Atender o público e funcionários que chegam à Gerência mediante agendamento ou coordenação e manter livro
de entrevistas, compromissos, registros de ligações telefônicas e visitas do Gestor.
 Assegurar o fornecimento adequado de materiais e papelaria ou outros fornecimentos à Administração e
gabinetes afins, bem como a manutenção e conservação da sua capacidade instalada.
 Conhecer e cumprir os regulamentos, manuais, normas e dispositivos de Administração que se relacionam à
operação do serviço de transporte.
 Coordenar reuniões, marcar compromissos, receber e atender assuntos relacionados à gestão.
 Faça pedidos de material de escritório e controle seu estoque.
 Gestão de arquivos de correspondência e documentação.

CONFIDENCIAL DO SISTEMA DE GESTÃO INTEGRADO

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 Outras tarefas atribuídas pela administração.

PERFIL DE TRABALHO
Função Cargos semelhantes, trabalho em equipe
Tempo 1,5 anos
línguas Espanhol – Inglês Técnico
Programas de computador Conhecimento de processadores de texto e planilhas, em
ambiente Windows, Word, Excel, Power Point, e-mail, manuseio
de AutoCAD.
COMPETÊNCIAS
Competências Grau
 Alta adaptabilidade/flexibilidade Essencial
 Tolerância à pressão Essencial
 Capacidade de aprendizagem Essencial
 Orientação para o cliente (interno e/ou Essencial
externo) Essencial
 Colaboração Importante
 Abertura/Confiabilidade/Integridade Essencial
 Iniciativa Essencial
 Desenvolvimento de relacionamento com Essencial
clientes (internos e/ou externos) Essencial
 Habilidades de planejamento e organização Essencial
 Resolução de problemas Essencial
 Responsabilidade

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