MANUAL Cod:

Revizie:
MANUAL DE FUNCȚII Data :

Cod manual: SGI-MF

SISTEM DE
Publicare: 14 februarie 2013
Ediția: 02 MANAGEMENT
Revizia: 01 Colaborator: SGI-GG/001 INTEGRAT
denumirea funcției ASISTENT MANAGER
Supervizat de: Management general
Supravegheaza:
Management general, coordonator GIS, administratie, contabilitate, vanzari si servicii,
Relatii Interne logistica, resurse umane, IT
Clienți potențiali, conform comenzilor din partea Direcției Generale și a furnizorilor
Relații Externe
naționali și internaționali.
Sprijin în gestionarea documentației, precum și în coordonarea delegată de
Scopul postului
conducere.

Funcții și responsabilități:
 Primește, clasifică, înregistrează, expediază, procesează și arhivează documentația adresată companiei,
selectând corespondența personală și oficială a Managerului și a personalului competent.
 Scrieți o corespondență simplă sau dictați sau introduceți documentele furnizate de Manager și trimiteți-le spre
semnare.
 Inregistreaza si controleaza ofertele, contractele de vanzare si operatiunile de vanzari nationale si internationale
ale departamentului. vânzări și servicii.
 Primește și trimite oferte de la clienți și furnizori.
 Menține controlul general al comenzilor de vânzări și service pentru lucrările în curs și finalizate.
 Deschideți codurile respective pentru comenzile de lucru pentru vânzări și servicii care urmează a fi efectuate și
comunicați-le diferitelor departamente.
 Emite, înregistrează și controlează facturile de vânzări.
 Prezentați și urmăriți stările și facturile lucrărilor efectuate în companiile client, pentru confirmare și aprobare
corespunzătoare.
 Pregătirea banilor mici. Banci de numerar și numerar general
 Plata catre furnizori prin cecuri, depozite in cont si controlul telecreditelor interbancare.
 Efectuează decontări ale cheltuielilor de călătorie și management.
 Verificați dacă Cheltuielile de călătorie detaliate în decontarea dvs. sunt cu chitanța sau documentul justificativ în
conformitate cu comisionul de servicii efectuat.
 Păstrați controlul detaliat asupra călătoriilor managerului și sprijiniți reprezentanții de vânzări.
 Efectuează importuri: coordonează cu furnizorii străini, redactează corespondență, proceduri vamale și alte
proceduri.
 Suport in realizarea ofertelor si contactarea furnizorilor internationali de echipamente, materiale etc. (importuri).
 Introduce informații din facturi și alte documente de cheltuieli (alimente, materiale, consumabile, echipamente),
în rezumatul lucrărilor sau centrul de cost.
 Solicitați polițe de asigurare pentru personal, vehicule și bunuri ale companiei.
 Urmăriți reprezentanții de vânzări pentru a vă asigura că respectă descărcarea informațiilor în rețeaua internă a
companiei
 Scrieți rapoarte și dictate ale managementului general.
 Servirea publicului și personalului care vin la Management prin programare sau coordonare și ține registrul de
interviuri, angajamente, evidența apelurilor telefonice și a vizitelor de către Manager.
 Asigurarea aprovizionării adecvate cu materiale și papetărie sau alte provizii pentru conducere și birourile
aferente, precum și întreținerea și conservarea capacității instalate a acestora.
 Cunoașteți și respectați reglementările, manualele, standardele și dispozitivele Managementului care au legătură
cu funcționarea serviciului de transport.
 Coordonează întâlniri, face programări, primește și participă la chestiuni legate de management.
 Faceți comenzi pentru rechizite de birou și controlați stocul acestora.
 Administrarea arhivei corespondență și documentație.

SISTEM DE MANAGEMENT INTEGRAT CONFIDENTIAL

 MANUAL Cod:
Revizie:
MANUAL DE FUNCȚII Data :

 Alte sarcini atribuite de conducere.

PROFILUL POSTULUI
Funcţie Poziții similare, lucru în echipă
Timp 1,5 ani
Limbi Spaniolă – Engleză tehnică
Software Cunoștințe de procesoare de text și foi de calcul, în mediu
Windows, Word, Excel, Power Point, email, manipulare
AutoCAD.
COMPETENȚE
Competențe grad
 Adaptabilitate/flexibilitate ridicată Esenţial
 Toleranta la presiune Esenţial
 Capacitatea de invatare Esenţial
 Orientare catre client (intern si/sau extern) Esenţial
 Colaborare Esenţial
 Deschidere/Fiabilitate/Integritate Important
 Inițiativă Esenţial
 Dezvoltarea relatiilor cu clientii (interni si/sau Esenţial
externi) Esenţial
 Abilitati de planificare si organizare Esenţial
 Rezolvarea problemei Esenţial
 Responsabilitate Esenţial

SISTEM DE MANAGEMENT INTEGRAT CONFIDENTIAL