APLICAO DO MODELO DE AVALIAO DE MATURIDADE PMIOPM3 NA PETROBRAS E&P-SERV/US-PO

Marco Antnio Gomes de Lima1, Alonso Mazini Soler2 e Luciana Palmieri3

1

Coordenador de Projeto de Poo Exploratrio da Petrobras marcoantoniolima@petrobras.com.br

2

Scio da J2DA Consulting amsol@j2da.com.br

Consultora da Compass International Knowledge Center lucianapalmieri@compassbr.com.br

ARTIGO PUBLICADO NA REVISTA MUNDO PM - ANO 1 - NRO 06

Resumo Este artigo tem como objetivo apresentar o caso da aplicao bem sucedida do Modelo de Maturidade OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model), proposto pelo PMI, em uma Unidade de Servios da rea de Negcios de Explorao & Produo (E&P) da Petrobras, localizada em Maca, estado do Rio de Janeiro. Sobre a US-PO A US-PO (Unidade de Servios de Poo) dedica-se prestao de servios de perfurao, avaliao, completao e restaurao de poos, contribuindo dessa forma para a maximizao do resultado da rea de negcios E&P. A principal atribuio sob a responsabilidade da US-PO fornecer Servios Integrados de construo de poos, atravs da execuo das seguintes atividades: Suporte tcnico para programas de poo; projetos e integrao, de modo matricial, dos servios prestados pelas reas tcnicas (Gerncias Setoriais) da US-PO aos seus clientes (Ativos Campos de produo de explorao). A Figura 1 apresenta essas interfaces organizacionais e situa o papel do EGP.
reas Tcnicas da US-PO

SM S

SP

SF

SCA
R ONCAD OR

SE

SGP

PCC

Escritrio de Gerenciamento de Projetos EGP US-PO Project Management Office US-PO

MARLIM SUL

MARLIM LESTE

JUBAR TE / CACH ALO TE

GOLFIN HO

BAR RACUD A / CARATINGA

ALBACO RA LESTE

EXPLO RATRIA

M EXILHO

MARLIM

ALBACO RA

CENTRO BC

SUL RIO

Figura 1 Interfaces da Estrutura Organizacional da US-PO (Fonte: US-PO Petrobras). Na figura 1 acima, as reas tcnicas responsveis pela execuo dos servios aos clientes so: SMS: Segurana, Meio Ambiente e Sade Ocupacional SP: Servios de Perfurao SF: Servios de Fluidos SCA: Servios de Completao e Avaliao SE: Servios Especiais SGP: Segurana de Poo PCC: Programao e Contato com o Cliente

Atuao e assessoria na aquisio de materiais e servios para poos; Acompanhamento tcnico das atividades de construo de poos; Participao resultados. na anlise dos

O recm criado EGP (Escritrio de Gerenciamento de Projetos) da US-PO dispe de seis Coordenadores de Projetos experientes, responsveis pela coordenao e

Clientes

Interessado em buscar melhorias na coordenao de seus projetos e em aprimorar a qualidade dos servios prestados pela USPO aos seus clientes, o EGP decidiu aplicar o modelo de avaliao de maturidade OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute) de modo pioneiro e objetivando incorpora-lo ao modelo de gesto da organizao. Com isso visava identificar e incorporar boas prticas, referenciadas como benchmarks conceituais, aplicveis ao seu modelo de gesto atual. Para desenvolver esse trabalho, contou com o apoio da empresa de consultoria Compass International Knowledge Center. Sobre o Modelo OPM3 No incio de 2004, o PMI lanou o seu Modelo OPM3, desenvolvido a partir da pesquisa com outros tantos modelos pr-existentes de avaliao de Maturidade Organizacional e do apoio annimo de aproximadamente 800 voluntrios de mais de 35 pases, inclusive do Brasil. O Modelo OPM3 visa oferecer uma estrutura formal capaz de traduzir estratgias de negcio em resultados de sucesso consistentes e previsveis. Trata-se de uma estrutura de melhoria contnua do ambiente de gesto de projetos das organizaes construda atravs da recomendao de Boas Prticas, geralmente aceitas e previamente experimentadas por seus associados. Desse modo, em princpio, o Modelo OPM3 retrata uma trilha segura e referenciada, capaz de orientar os gestores organizacionais nos seus investimentos em iniciativas de aprimoramento da operao de gesto de projetos. Conhecer e aplicar o Modelo OPM3 hoje, portanto, um modo relativamente eficaz de propor mudanas organizacionais, de modo situacional e adaptativo, destinadas melhoria da gesto de projetos O Processo de Aplicao do Modelo OPM3 US-PO: A aplicao do Modelo OPM3 US-PO contou com a orientao fornecida pela empresa de consultoria, que dispe de uma abordagem metodolgica estruturada, baseada em seis etapas, tal como ilustrado na Figura 2 e detalhado abaixo:

Figura 2 Framework Compass para Avaliao de Maturidade PMI-OPM3 (Fonte: Compass Centro Internacional de Conhecimento). 1. Disseminao dos Conceitos pertinentes ao modelo OPM3 entre os Coordenadores de Projetos e Gerentes das reas Tcnicas, atravs de um seminrio onde o tema foi exposto e discutido luz da realidade da USPO. 2. Adaptao dos Conceitos do modelo OPM3 realidade da nomenclatura da organizao de modo a nivelar o entendimento comum entre os avaliadores. Nessa etapa foram discutidos e definidos os conceitos pertinentes a: O que seria um projeto tpico fornecido pela US-PO seus clientes e como seria uma WBS padro ilustrativa de seus entregveis principais; A definio dos domnios de Projeto, Programa e Portfolio dentro do contexto da US-PO e da prestao de servios s Unidades de Negcio de E&P da Petrobrs; O entendimento do papel do Escritrio de Projetos e da estrutura matricial de relacionamento entre os Coordenadores de Projetos e as reas Tcnicas (Gerncias Setoriais) do organograma da US-PO. Definio do interesse imediato da US-PO de atuar no aprimoramento de seus processos relacionados diretamente ao Estgio de Padronizao no Domnio de Projetos em detrimento das demais opes que o Modelo OPM3 oferece. A Figura 3 abaixo explicita o interesse imediato de atuao da US-PO no contexto oferecido pelo OPM3.

gerenciamento de projetos da organizao que seriam alvo da atuao do EGP da US_PO. Resultados da Aplicao do Modelo OPM3 na US-PO: As respostas do questionrio OPM3 consolidadas pelos avaliadores da US-PO apresentaram 20 respostas afirmativas em 151 perguntas abordadas. De acordo com as respostas prestadas, o ndice geral de maturidade para o atual estgio dos processos de gerenciamento de projetos organizacionais da US-PO foi calculado em 12%, tal como est apresentado na Figura 4 abaixo. Enfatiza-se que esse resultado no deve ser usado para fins comparativos entre organizaes, uma vez que o limite de 100% implica na adoo da totalidade de boas prticas recomendadas pelo Modelo OPM3 o que, as vezes, no tem significncia lgica para a organizao avaliada. Deve, entretanto, ser usado para fins de avaliao do progresso obtido, aps a aplicao repetida e peridica do modelo OPM3. Por exemplo, espera-se que na prxima avaliao da US-PO esse ndice geral de maturidade possa se encontrar acima dos 12% obtidos inicialmente.
Your Organization on OPM3 Continuum 12%

Figura 3 Domnios x Estgios de interesse imediato da US-PO (Fonte: Compass Centro Internacional de Conhecimento). 3. Aplicao do Questionrio. Nessa etapa, foi solicitado aos Coordenadores de Projetos e a algumas Gerncias Setoriais que respondessem ao questionrio, cujas respostas individuais foram posteriormente consolidadas e discutidas em grupo de modo a proporcionar uma viso consensual comum e nica sobre o estgio de amadurecimento da organizao. As respostas s 151 perguntas do Modelo OPM3 foram fornecidas em estreito alinhamento com o entendimento comum e adaptado US-PO dos conceitos de Projetos, Programas e Portflio, estabelecidos na Etapa 2 da Metodologia, sem a qual, pode-se supor que o trabalho seria inviabilizado. 4. Avaliao dos Resultados. Nessa etapa, as respostas obtidas serviram de entrada para a aplicao da ferramenta OPM3 que resultou no clculo de um ndice geral de maturidade para o atual estgio dos processos de gerenciamento de projetos organizacionais da US-PO. Nessa etapa ainda foram levantadas e analisadas as Boas Prticas categorizadas pela ferramenta OPM3 como existentes e no existentes na gesto atual. 5. Priorizao das Boas Prticas. Nessa etapa, foram selecionadas as prticas prioritrias para a US-PO consideradas no existentes dentro da limitao imediata de interesse relacionada ao Estgio de Padronizao no Domnio de Projetos (Figura 3 acima). 6. Desenvolvimento de Planos de Ao, que buscou elaborar as iniciativas necessrias ao aprimoramento dos processos de

Organizations Relative Maturity Percentage

Figura 4 ndice Geral de Maturidade Atual (Fonte: US-PO - Petrobras). O resultado geral obtido pode ser visualizado de trs modos distintos, permitindo uma avaliao mais precisa do estgio de maturidade da organizao: a) Entre os Domnios do modelo: que demonstra maior maturidade no domnio de Projetos do que nos domnios de Programa e Portflio. Resultado absolutamente esperado, uma vez que a organizao presta-se a conduo de servios de modo estritamente focado nos projetos de seus clientes, sem haver, ainda uma aculturao de aglutinao

desses servios na forma de programas e/ou portflio.

Figura 7 Resultado geral interativamente entre ambos os componentes (Fonte: US-PO Petrobras). Desse resultado preliminar, decorreu a anlise das 600 Boas Prticas recomendadas pela ferramenta OPM3 ao atual modelo de gesto de gerenciamento de projetos organizacionais da US-PO: a) 43 Boas Existentes; Prticas apontadas como

Figura 5 Resultado geral entre os domnios do modelo (Fonte: US-PO - Petrobras). b) Entre os Estgios de Amadurecimento dos processos: que permite concluir que a organizao j dispe de um grau relativo de padronizao de processos muito embora no demonstre, ainda, est-los aplicando, controlando e melhorando. Resultado tambm esperado pela US-PO uma vez que o trabalho efetivo e formal de melhoria de seus processos de gerenciamento de projetos tem incio recente.

b) 557 Boas Prticas apontadas como No Existentes; Da lista das 557 Boas Prticas apontadas como No Existentes, foram extradas as 59 Boas Prticas pertinentes definio do interesse de atuao imediata da US-PO, no aprimoramento de seus processos relacionados ao Estgio de Padronizao no Domnio de Projetos. Essas 59 Boas Prticas escolhidas foram analisadas luz das prioridades e situao organizacional e delas foram extradas 19 Boas Prticas passveis de serem trabalhadas no mbito organizacional imediato atravs de planos de ao especficos pelo EGP. Interpretaes das descries das Boas Prticas foram realizadas para cada grupo de processos do PMBOK (Iniciao, Planejamento, Execuo, Controle e Encerramento). A seqncia dos trabalhos apontou para o desenvolvimento de planos de ao para a implementao dessas 19 Boas Prticas prioritrias. Para tanto a ferramenta OPM3 forneceu sugestes atravs de uma seqncia de Capacidades que servem de prrequisitos para o estabelecimento desses processos. As capacidades sugeridas foram os fundamentos para as discusses da

Figura 6 Resultado geral entre os estgios de amadurecimento dos processos (Fonte: US-PO - Petrobras). c) Interativamente entre ambos os componentes: que enfatiza o maior foco na atuao da organizao nos domnios do Projeto e do Portflio, muito embora ainda incipientes.

elaborao dos planos de ao. De modo bastante simplista os planos de ao foram elaborados em resposta s seguintes perguntas chave: - O que fazer (atividades do plano de ao)? - Quem (responsabilidade)? - Quando (encerramento)? Concluses: A aplicao de modelos de maturidade em organizaes que trabalham com o gerenciamento de projetos tm se mostrado uma tendncia no Brasil e no mundo segundo pesquisas realizadas pelo PMI. A Petrobras hoje uma das empresas que mais investe em Gerenciamento de Projetos no Brasil e, portanto, no pode estar desalinhada com essa tendncia. A Petrobras vem implementando h dois anos o PRODEP (Programa de Desenvolvimento nos Projetos de E&P) com o qual contou alm da assessoria da IPA (Independent Project Analysis, consultora na rea de anlise quantitativa e benchmarking de projetos, inclusive com foco na indstria do petrleo), da participao de vrios tcnicos de todas as reas envolvidas. Implementou uma estratgia de treinamento e hoje j temos cerca de 200 profissionais formados atravs do convenio com a FIA/USP no MBA Gerenciamento de Projetos, alem de varias iniciativas na implantao dos EGPs tanto nas Unidades de Negcio com nas Unidades de Servios. Dessa forma, nada mais natural que essa iniciativa pioneira fosse desenvolvida em uma importante rea da Petrobras, onde foi possvel concluir alguns aspectos importantes: O amadurecimento em Gerenciamento de Projetos trata-se de uma jornada e no de uma aplicao nica, o que vai alm de implicaes imediatas. Na verdade uma iniciativa como essa ajuda a construir um alicerce forte para o gerenciamento de projetos organizacionais e servir de base de comparao para a evoluo da maturidade da organizao e da efetividade da atuao do EGP da US-PO Petrobras.

Referncias 1. Project Management Institute (2004) A Guide to Project Management Body of rd Knowledge. 3 Edition. Newton Square Pennsylvania. 2. Project Management Institute (2003) Organizational Project Management Maturity Model. Newton Square Pennsylvania. Mini-Currculo do Autores: Marco Antonio Gomes de Lima, Engenheiro Civil formado em 1978 pela Escola de Engenharia da UFRGS, com especializao em Engenharia de Petrleo, atualmente concluindo o MBA em Gerenciamento de Projetos pela FIA-USP, trabalha desde 1979 na Petrobras na rea de Construo de Poos. Desenvolveu atividades de fiscalizao de sondas de perfurao, gerenciamento de sondas moduladas, projetos de poo e atualmente o Coordenador de Projetos das reas de perfurao e avaliao exploratria lotado na Unidade de Servio Poo em Maca-RJ. Alonso Soler, PMP Doutor em Engenharia de Produo e atua como Scio da J2DA Consulting, empresa dedicada consultoria em planejamento e implantao de prticas de gerenciamento de projetos e como Consultor Snior da Compass International Knowledge Center. Alonso Professor dos Programas MBA em Gerenciamento de Projetos da FIA USP e da FGV Management. Luciana Palmieri, PMP graduada em Tecnlogo em Processamento de Dados pela PUC-RJ e MBA em Gesto de Negcios e Tecnologia da Informao pela FGV-RJ. Luciana Consultora da Compass International Knowledge Center onde atua em consultoria e treinamento em Gerenciamento de Projetos.