Auto Ofic 1

AUTOMATIZACION
DE LA OFICINA
COLECCION CULTURA INFORMATICA
Automatizacin de la Oficina
INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA Elaborado por la Sub-Jefatura de Informtica Direccin Tcnica de Investigacin y Desarrollo Informtico Telfono 433-4223 - Anexos 181 - 315 Telefax 433-5568 INTERNET postmast@inei.gob.pe Impreso en los Talleres de la Oficina de Impresiones de la Oficina Tcnica de Difusin Estadstica y Tecnologa Informtica del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI) Edicin : 500 Ejemplares Domicilio, Redaccin y Talleres : Av. Gral. Garzn N 658 Jess Mara 98-OI-OTDETI-INEI
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
El Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI), como ente rector del Sistema Nacional de Informtica, continuando con la publicacin de la Coleccin "Cultura Informtica", presenta el Dcimo Noveno Nmero, titulado: AUTOMATIZACION DE LA OFICINA. La presente publicacin desarrolla el tema de la Automatizacin de la Oficina, conocida tambin como Ofimtica, y que nace como consecuencia del uso cada vez ms intenso de las tecnologas de la informacin en el quehacer diario a nivel de organizaciones e, inclusive, a nivel personal, permitiendo mejorar la productividad y la calidad en las actividades diarias. En esta edicin se abarcan temas como la definicin de Automatizacin de la Oficina, herramientas de aplicacin, trabajo en grupo, influencia de Internet, y las redes de informacin en la automatizacin de oficina, entre otros. El Instituto Nacional de Estadstica e Informtica, pone a disposicin de nuestros lectores la presente publicacin, esperando que sea de su agrado y utilidad.
Econ. Flix Murillo Alfaro JEFE INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica PRESENTACION
CONTENIDO
1. Introduccin.. 2. Definicin.................................................. 7 8
3. Un Camino hacia el Trabajo en Grupo. 10 4. Las Redes de Informacin y la Ofimtica.... 5. La Oficina y su Complejidad........................................... 12 13
6. Programas ms usuales en el entorno Ofimtico.. 15 7. Desarrollos Tecnolgicos en la Ofimtica... 26 8. Tecnologa Cliente/Servidor 32
9. Internet y la Ofimtica.......... 33 10. Intranet: La Nueva Revolucin de la Ofimtica 37
11. El Usuario Mvil y la Ofimtica......................................... 42 12. Tecnologa del Habla 13. Bibliografa 45 52
AUTOMATIZACION DE LA OFICINA
1. INTRODUCCION El avance de las tecnologas de la informacin han permitido mejorar la calidad, y el mayor dinamismo de los procesos en las organizaciones a dado lugar a un tema de actualidad conocido como Automatizacin de la Oficina u Ofimtica.
La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la informacin, se lleve a cabo de forma mecnica o automtica. Como origen y causa de este crecimiento exponencial de la informacin, aparece, en forma casual la solucin, denominada Informtica, y definida segn se ha visto, como el tratamiento de la informacin de forma automatizada.
La informtica, tan verstil y variada, comenz a aplicarse a diferentes campos, empezando en primer lugar al campo militar. Las computadoras ocuparon gran espacio y energa, a travs de los aos, fueron reduciendo su tamao y consumo, hacindose asequibles a cualquier tipo de actividad, habindose extendido en la actualidad al campo econmico y empresarial, siendo imprescindibles en la oficina para tener una eficaz gestin de la empresa. La fusin de los trabajos de oficina, a nivel local, y de la informtica ha dado lugar a la Ofimtica. En el entorno ofimtico o de la Automatizacin de la Oficina no son necesarios grandes equipos, sino que con computadoras personales conectados entre s, formando redes locales, compartan informacin y abaraten los costos. La Ofimtica, de esta manera, se ha convertido en un tema que se usa cada vez ms y esta en constante crecimiento.
2. DEFINICION La Automatizacin de la Oficina vendra a ser la integracin de las funciones de toda la informacin en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto, procesamiento de datos, grficos, autoedicin (publicaciones de oficina), correo electrnico, as como tecnologas de punta, a nivel de software como de hadware, como es el caso de Windows 95, Office 97, Cliente/Servidor, Backoffice, Internet, Intranet, etc. La espina dorsal de la Automatizacin de la Oficina, lo constituye una red de rea local, que sirve como una va de comunicacin entre los usuarios y las computadoras. Los usuarios pueden crear, almacenar cerrar y recuperar cualquier tipo de informacin (mensaje, correspondencia, datos, voz, etc.) y trasmitirla a cualquier otro usuario dentro de la organizacin.
La automatizacin de la oficina nos permitir a veces estar migrando a otras tecnologas de informacin, donde los trabajos se harn con mucha mayor rpidez. Las oficinas interconectadas, entre si podrn tener acceso a cualquier informacin.
OTRAS DEFINICIONES BAIR (1985) "La ofimtica es la utilizacin de ordenadores (microcomputadoras o simplemente computadoras) en la oficina como soporte a los trabajadores de la informacin, que no son especialistas en ordenadores". Esta definicin limita, en cierta forma, el alcance de las tecnologas, al considerar, nicamente, la utilizacin de computadoras. Por otro lado se apoya el trmino "oficina", limitndose en cierta manera, material y espacialmente. Se destaca aqu la figura del trabajador de informacin, no especialista. ELLI y NUTT (1980) "La utilizacin de tecnologa para mejorar la realizacin de funciones de oficina". Esta definicin ampla el trmino a tecnologa, no slo como las anteriores a la informtica, quizs demasiado amplio el trmino. As mismo no se reduce al campo espacial de la oficina, sino que habla de las funciones de sta. OLSON y LUCAS (1982) "La automatizacin de oficinas se refiere a la utilizacin de sistemas integrados de ordenadores y comunicaciones, como soporte a los procedimientos administrativos en un entorno de oficina" Instituto Nacional de Estadstica e Informtica 9
Aqu se habla de sistemas integradores, pero se sugiere la idea de procedimientos administrativos, volvindose a la imagen de tareas rutinarias, lo cual, aunque correcto, es limitativo. Cada autor utilizar tecnologa o entorno de la oficina, dependiendo de lo que cada uno entienda qu son estos trminos, ampliando por consiguiente los trminos o reducindolos. Desde una perspectiva tecnolgica, el proceso ofimtico suele medirse por la capacidad de combinacin del repertorio concreto de tipos de informacin y de herramientas y remite al estudio evolutivo de la integracin de tecnologas y herramientas, por el lado prctico, a las posibilidades reales de estructuracin e integracin de las tareas y funciones de oficina. Lo cierto es que, en un sentido amplio, la ofimtica debera de ser inscrita como una ms de las relaciones complejas del tringulo tecnologa-individuo-sociedad.
3. UN CAMINO HACIA EL TRABAJO EN GRUPO La evolucin a lo largo del ltimo ao en el entorno de la oficina, supone un claro mensaje: no estamos solos. No se trata de una ciencia-ficcin, sino de la confirmacin de que la unin hace la fuerza. La colaboracin transforma al equipo o grupo de trabajo en la unidad bsica de la organizacin (empresa o institucin), y este concepto hay que entenderlo y comprenderlo bien, permitiendo aplicar nuevas tcnicas como el Groupware, en la forma de solucionar los problemas.
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Como punto de partida se exige la organizacin, en la que toman parte activa las nuevas agendas y herramientas de gestin de tiempo y proyectos. Prueba de la importancia es su inclusin en grupos de aplicaciones mayores, en los que no tenan espacio hasta hace, relativamente, poco. La mensajera electrnica como parte de un entorno de trabajo permite la comunicacin rpida y eficiente entre distintos miembros de la empresa. Las nuevas aplicaciones convierten los ordenadores en completos sistemas de telefona digital, aadiendo a las tradicionales funciones de llamada en espera, desvos, bloqueos, y manos libres, la comunicacin telefnica con grupos, con recursos compartidos. Como extensin a ellas, los sistemas de videoconferencia empiezan a hacerse tambin espacio en los mbitos ms avanzados. La gestin documental cada vez es ms rica en contenidos, apoyndose en nuevos formatos electrnicos y sistemas de almacenamiento ms grandes y ms rpidos. Paquetes integrados. Los productos estrella del ao, en lo que a oficina se refiere, han sido las suites, que combinan las aplicaciones ms populares en un solo paquete, lo que representa un gran campo de batalla de tres de los principales gigantes de la Informtica. El programa ms significativo de las suites, el procesador de textos parece no tener lmite. Se camina hacia el soporte de versiones y permisos a la hora de construir o revisar el documento entre distintos usuarios. La conectividad mediante hiperenlaces junto con la inclusin de sistemas de navegacin en la World Wide Web, a travs del propio procesador, transforman al documento en algo vivo. No todo acaba ah, el prximo paso importante puede ser la incorporacin de reconocimiento de voz continuo, para que pueda dictarle a su microcomputadora.
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Las aplicaciones de este tipo hasta ahora suelen venir por separado si bien se integran en los distintos procesadores, lo cual hace entrever una posible feliz unin. Otra de las tendencias ser el empleo de nuevos lenguajes como el Java a la cabeza en el desarrollo de los distintos programas. En cuanto al hardware de impresin y captura de informacin (escneres, fotocopiadoras, faxes, impresoras), la opcin de color con calidad fotogrfica ya est al alcance de la mayora. La senda marcada incluye la integracin as como el diseo para trabajar en grupos, soportando mltiples protocolos y opciones de acceso controlado, autentificando la identidad del usuario.
4. LAS REDES DE INFORMACION Y LA OFIMATICA Muchas de las pautas seguidas por la Informtica de oficina se deben al propio concepto de red. Del contacto con las grandes redes de comunicacin, sobre todo Internet, se exportan modelos de comportamiento ms productivos que los originales. La distribucin de documentos a toda la empresa sin precisar del papel, con 12 Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
facilidad de actualizacin en un menor tiempo, encuentra su medio ideal en las intranets, de las que hay una buena gama de opciones adaptables a las diversas complejidades de las compaas. Han surgido nuevos tipos de trabajo, el acceso remoto desde una conexin telefnica bien de la red bsica o RDSI, de telefona mvil o del tipo que sea, a las bases de datos y aplicaciones de la empresa posibilitan el teletrabajo, de amplia implantacin en otros pases y alternativa de futuro en el Per a la hora de reducir costos y dinamizar el mercado.
5. LA OFICINA Y SU COMPLEJIDAD La oficina es un entorno de trabajo complejo, no por la dificultad tcnica que puedan requerir los trabajos en ella realizados, sino por su enorme variedad, que supone el manejo de una gran cantidad de informacin con diferentes tipos de procesamientos. Para un anlisis de la oficina, y dado su carcter indefinido y falto de estructuracin, seguiremos el modelo de complejidad basado en tres niveles, propuesto por Saez Vacas (1983). El estudio de la oficina comenzar por un anlisis de las diferentes perspectivas por las que se puede optar. Perspectivas de la oficina. Se puede utilizar una arquitectura de 3 niveles de modelos de datos. El nivel inferior es el interno o fsico (cmo se almacenan los datos fsicamente en cintas o discos u otros soportes magnticos, electrnicos u pticos). Despus est el nivel de modelos de datos (esquema conceptual segn el cual se organizan los datos en forma de rbol, de red o de tablas de relaciones). Finalmente, los submodelos de datos, o vistas parciales que cada usuario tiene de la base de datos. Desde una perspectiva analtica, nos centramos en un "comportamiento manifiesto y espontneo" en las tareas operativas. As es un estudio de lo ms inmediato en la oficina, el qu, cmo y porqu se hacen las cosas, hacia dnde se dirige.
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ACTIVIDADES.- Se concibe aqu la oficina como un entorno que lleva a cabo actividades encaminadas a apoyar la gestin de una organizacin. Hemos de tener en cuenta razones para la utilizacin de una herramienta importante a la hora de realizar la integracin del sistema. La relacin de las actividades que se realizan, pone de manifiesto una serie de necesidades bsicas comunes al entorno de la oficina. Por otra parte, son stas las actividades ms susceptibles de automatizacin. SEMANTICA.- Intenta comprender las razones que hay detrs de las actividades que se realizan, donde hay siempre un objetivo ms amplio que la propia tarea a realizar. Es una perspectiva intermedia entre las actividades y el grado superior que suponen las funciones. Trata de explicar el porqu de las cosas, al objeto de facilitar la integracin adecuada de todos los componentes y herramientas individuales, facilitando al tiempo una adaptacin a los objetivos a conseguir y una capacidad de evolucin importante. FUNCIONES.- La oficina se concibe como un conjunto de funciones y procedimientos. Una funcin se compone de varias actividades elementales. As, se puede descomponer toda la labor realizada en tareas ms concretas y definidas y construir un diagrama de bloques de procesos de la oficina, que servir posteriormente para desarrollar el sistema integrado. Esta perspectiva, eminentemente organizativa, ser de gran utilidad para estructurar las tareas de la oficina. La relacin jerrquica de las tres formas (actividades, semntica y funciones) se aprecia fcilmente, en el nivel inferior estn las actividades elementales, que se agrupan en una lgica, al dotarles de un significado concreto (semntica), para formar finalmente las funciones.
6. PROGRAMAS MAS USUALES EN EL ENTORNO OFIMATICO
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a. Editores de textos Los editores son programas que permiten crear archivos, texto y programas fuente. Estn pensados para facilitar la elaboracin de textos y posibles modificaciones futuras. Sus tareas fundamentales sern: editar, visualizar, borrar, insertar y buscar/sustituir caracteres. Hay dos tipos: Editores de lneas. Se opera lnea a lnea. Un ejemplo sera EDLIN de MS-DOS y ED de UNIX. Editores de pantalla. Se puede manejar toda la pantalla. EDIT de MS-DOS y VI de UNIX. El programa EDIT, se utiliza para la creacin y edicin de archivos tipo texto, es decir, mantenimiento de archivos cuyos registros estn compuestos de caracteres ASCII imprimibles. Otros programas seran: NORTON EDITOR (DOS), EX (UNIX).
b. Procesadores de textos. Los procesadores de textos, dentro de la gama de programas, estn catalogados como importantes y necesarios en la utilizacin de cualquier PC. Elegir el ms adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. La posibilidad de escribir largos o repetitivos documentos, corregirlos, modificarlos e imprimirlos es una ventaja sustancial del PC sobre la mquina de escribir. Hay una cantidad enorme de procesadores de texto en el mercado, de diferentes complejidades, tamao, posibilidades. Los procesadores o tratamientos de textos son programas de usuario que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear, guardar, recuperar, modificar e imprimir un texto. Instituto Nacional de Estadstica e Informtica 15
Al escribir con un procesador de textos, no hay que preocuparse del final de la lnea, ni tampoco del final de la pgina, ya que el programa pasa automticamente a la lnea siguiente o a la hoja siguiente cuando una est completa. El propio procesador delimitar el tamao de la hoja, lneas por pgina. Mediante sencillos procedimientos podemos mover, borrar, subrayar o repetir prrafos, frases y palabras dentro de un texto. Una vez finalizada la manipulacin del documento, podemos guardarlo en un soporte magntico, imprimirlo o ambas cosas (cuando se edita o crea un texto, ste reside en la memoria interna, luego slo permanece temporalmente, perdindose al desconectar el equipo. Para evitar la prdida, antes debe guardarse en un soporte magntico, si deseamos conservarlo). Cuando los procesadores forman parte de un paquete integrado, tienen acceso y comunicacin con otros programas: bases de datos, hojas de clculo, diccionarios, otros archivos, etc. En principio, existen dos tipos de tratamiento de textos: Los que disponen de menes (se seleccionan las opciones pulsando la tecla que indica el men, o con las flechas del cursor o con el ratn). Los que usan rdenes (emplean combinaciones de determinadas teclas para realizar cada una de las opciones deseadas). Todos los procesadores de textos permiten establecer cabeceras y pies de pgina, definir la anchura del documento, el nmero de caracteres por lnea, definir longitud de pginas, marcar mrgenes y tabuladores, mover, copiar o borrar bloques de textos, definir atributos de texto (negrita, subrayado). Tambin ofrecen la posibilidad de crear de forma sencilla tablas, grficos, dibujos e insertar incluso imgenes. Es normal la posibilidad de visualizar el documento en pantalla en su formato definitivo, es decir tal y como va a imprimirse. Esta muestra previa es muy interesante para comprobar su aspecto final sin necesidad de imprimirlo; se conoce como WYSIWYNG (se obtiene lo que se ve).
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La mayora de ellos guardan automticamente una copia de seguridad del documento anterior; otros tienen claves de acceso (PASSWORD) que protegen el texto, permitiendo su manipulacin solamente a los usuarios que conozcan la contrasea. Los procesadores de textos bajo Windows tienen la posibilidad de disponer de los tipos de letras de Windows, aunque es el tipo de impresora la que realmente determina la variedad que se puede utilizar. Los procesadores actuales cuentan con programas auxiliares como los diccionarios ortogrficos, de sinnimos o bilinges. Los ortogrficos sirven para revisar el documento completo o pginas, detectando los errores de mecanografa y faltas de ortografa. Los de sinnimos (tesauros) permiten consultar posibles alternativas a una palabra. Los diccionarios bilinges permiten buscar la palabra en otro idioma. Otras posibilidades avanzadas son: editores de frmulas, posibilidad de definir macros, sombreados de marcos, escritura en columnas. Es tambin muy importante la existencia de una ayuda lo ms sencilla y completa posible que evite la consulta constante del manual. Algunos programas incluyen discos tutores y libros de aprendizaje con ejemplos. Otros programas interesantes son los comprobadores de estilo que comparan los textos con una serie de reglas gramaticales. Detectan errores de puntuacin, maysculas, palabras repetidas, palabras en desuso. Los procesadores de textos son programas de usuario que permiten realizar todas las operaciones necesarias para crear, guardar, recuperar, modificar e imprimir un texto.
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La mayora de los procesadores de textos permiten establecer cabeceras y pies de pgina, tambin nos permiten definir la anchura del documento, el nmero de caracteres por lnea, definir longitud de pginas, escribir en columnas como los peridicos, marcar mrgenes y tabuladores, mover, copiar o borrar bloques de textos. A continuacin se citan los procesadores de textos conocidos, aunque algunos de ellos prcticamente han quedado obsoletos: WRITING ASSISTANT, de fcil manipulacin, no se requieren conocimientos previos de informtica. WORDSTAR, fue el primero y ampliamente utilizado, actualmente ha desaparecido en la prctica. WORDPERFECT, hasta hace poco tiempo uno de los ms difundidos. CHIWRITER, empleado por matemticos, est en declive WORD. Este programa es actualmente el ms completo dentro de los de su categora, lo cual ha dado origen a una gran difusin, tanto en el uso particular como por parte de las empresas y organismos oficiales. Actualmente ha logrado superar a su gran competidor WordPerfect para Windows. La versin actual es la de Windows 95, integrada en el conjunto de programas denominado Oficce 97. 18 Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
Existen otras versiones, para Macintosh y para PCs operando bajo MS-DOS. Esta documentacin est elaborada con Microsoft WORD 6.0.
c. Bases de Datos. Las bases de datos y ms concretamente los Sistemas Gestores de Bases de Datos son otro tipo de programas de aplicacin comn y muy utilizados. Permiten el almacenamiento de gran cantidad de informacin, para su tratamiento posterior y recuperacin de forma flexible. Ejemplos de sistemas de Bases de Datos ms utilizados: FILLING ASSISTANT, muy sencillo de manejar. Actualmente obsoleto. DBASE III, IV, de gran difusin, en gran declive de uso. ORACLE, estndar de sistemas de informacin medianos y grandes. Muy potente. INFORMIX, funciona bajo equipos UNIX, muy potente y de gran difusin. PARADOX, funciona bajo el entorno WINDOWS. Muy potente. MS ACCESS, tambin funciona actualmente el ms difundido. bajo WINDOWS, siendo
d. Hojas de clculo Las hojas de clculo (hojas electrnicas) nacieron cuando surgi la necesidad de adaptar los sistemas de planificacin utilizados en las grandes computadoras a las nuevas microcomputadoras. Es una combinacin de calculadora, lpiz y papel, que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas informticos, las convierten en una herramienta de primersima importancia en el mundo empresarial, en el hogar. La primera hoja de clculo
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(Visicalc) naci en 1979, de una idea de un estudiante de administracin de empresas de la Universidad de Harvard. Los clculos empresariales manejan unas cantidades de datos que suelen variar dependiendo de los supuestos, por lo que hasta la invencin de la hoja electrnica, se haba desechado aplicar la informtica a ese entorno de trabajo, donde cada caso originara un programa distinto. La hoja de clculo se presenta como una tabla o matriz de dos dimensiones (actualmente ya existen de 3) que consta de un nmero de filas y columnas variable segn el modelo del que se trate. (Ej. en LOTUS 123 son 8192 filas x 256 columnas en la versin 2.3; en total ms de 2000000 de celdas). Las filas son los datos horizontales y las columnas los verticales. El lugar donde se produce la interseccin de una fila y una columna se denomina celda. Las columnas se nombran normalmente por letras (A,B, ... AA, AB, ....) y las filas desde 1 en adelante. Ejemplos de hojas de clculo ms utilizadas: LOTUS 1, 2, 3, la referencia a nivel mundial. Muy utilizada QUATTRO PRO, potente y sencilla. Compatible con Lotus, MS EXCEL para Windows: es la ms difundida debido a su gran potencia y facilidad de uso. Ha desplazado a la tan conocida Lotus 1, 2, 3.
e. Grficos Nos referimos con programas de grficos tanto a los estadsticos como a los de dibujo y diseo. En un principio podemos clasificar a los distintos programas de grficos como de dibujo o de diseo asistido por computador. Los primeros son los que dibujan en pantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y muestran el resultado en pantalla. Su forma de trabajar tambin es distinta: los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixels) y se les suele denominar "mapas de bits" o bitmap; los de memoria trabajan con entidades vectoriales y sus 20 Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
definiciones geomtricas como objetos. Cada mtodo tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de representacin y facilidad de manipulacin o modificacin. Existen distintas sub-clasificaciones, dependiendo del rea de aplicacin de cada uno de ellos. As, de los de dibujo, han salido los de retoque fotogrfico, que requieren tarjetas grficas de alta resolucin y escner de diseo, fabricacin e ingeniera (CAD/CAM/CAE). Mezclando ambos obtenemos los programas de presentaciones, animacin y multimedia. - Los Grficos de Gestin pertenecen al rea de programas de dibujo para presentaciones de diagramas estadsticos, organigramas, esquemas, etc. Son programas integrados o relacionados con otros de gestin de datos: hojas de clculo, bases de datos, procesadores de textos, etc. Como ejemplo se tiene el software llamado Visio versin 7.0, Smart Draw, entre otros. Cada vez existen ms paquetes especializados en la generacin de grficos, ampliando su potencia a otras actividades de las empresas: autoedicin de documentos, videoconferencias, otros. Normalmente incluyen la posibilidad de importar/exportar datos a o desde otros programas, aunque conservando la posibilidad de poder introducirlos con el propio programa. Sus tres tipos bsicos de representacin son diagramas de barras, lneas y sectores en 2 y 3 dimensiones. Se han incorporado otras mixtas (barras y lneas, sectores y barras, etc. ) y nuevas (texto libre, organizativas) Requieren gran rapidez de clculo por lo que normalmente deben disponer de equipos con procesadores del tipo Pentium o estaciones de trabajo, y necesitan una tarjeta grfica como mnimo del tipo SVGA y poder disponer de: Dispositivos de salida visuales o impresoras de calidad (pantalla lquida, vdeo, impresora de inyeccin de tinta, o lser). Dispositivos de entrada especfico (ratn, escner, etc.)
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- Grficos de dibujo y diseo: Se dispone de figuras geomtricas (puntos, rectas y curvas) y funciones de gestin de las imgenes (borrado, centrado, traslaciones, giros, ampliaciones, etc.). Se utilizan en dibujo lineal y artstico, diseo de mquinas y herramientas (incluidos los automviles), esquemas elctricos y electrnicos, mapas y cartografa, arquitectura y urbanismo, publicidad y artes grficas, etc. Otro elemento muy relacionado con los grficos es el entorno WINDOWS, la interconexin grfica de usuario ms en boga actualmente. Ejemplos de programas de grficos, de los tres tipos indicados, son: HARDWARD GRAPHICS, POWER POINT, COREL DRAW, AUTOCAD, ROBOCAD, PAINTBRUSH.
f. Paquetes integrados Se considera como paquete integrado a un "conjunto se software que incluye las funciones de varios programas en un sistema interrelacionado, bien como mdulos de cada aplicacin o formando varios programas independientes". Normalmente se necesita una buena y completa documentacin, ya que necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno de los programas y de sus potenciales relaciones con los dems. Normalmente sern ms abundantes los programas tutores y las ayudas interactivas, conociendo en cualquier momento las funciones que podemos realizar, as como las teclas de funcin, edicin, especiales. Tambin suelen incluir archivos ejemplo que acompaan a cada aplicacin o en grupo aparte. La modularidad es la caracterstica que define a los paquetes integrados, y que permite relacionar unas partes o unidades con otras. Los mdulos sern los elementos capaces de capturar, transferir o trabajar independientemente con los datos de otros mdulos o de ellos mismos. La informacin de un mdulo deber ser transferible a los otros.
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Los programas incluidos suelen ser: Bases de datos, Hojas de clculo. Procesadores de textos. Grficos. Comunicaciones. Agenda Ejemplo de paquetes integrados: ASSISTANT LOTUS SIMPHONY ABILITY WORKS OPEN ACCESS MS OFFICE Actualmente los paquetes integrados han quedado obsoletos, dado que bajo el entorno Windows se pueden integrar fcilmente todo tipo de programas sin necesidad de que sean del mismo creador. actualmente el nico sobreviviente es WORKS en su versin para Windows
g. Programas de Gestin Los programas llamados "de gestin", son aquellos cuya principal misin es mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado, volmenes de datos relativamente grandes, para los cuales es preciso hacer uso de almacenamiento masivo, como los discos magnticos (u pticos). Estos programas hacen especial nfasis en optimizar los tiempos de acceso a disco y el tiempo de encontrar datos mediante tcnicas de indexacin (rboles, tablas "hash", bsqueda dicotmica, etc.). Estos programas tradicionalmente se han dividido en cuatro categoras, aunque, por supuesto, existen programas de gestin que no encajan en estas categoras. Estas son CONTABILIDAD, FACTURACION, ALMACEN Y NOMINAS, por citar los ms importantes. Aparte, merecen especial mencin los Sistemas de Informacin de Gestin Administrativa (SIGA), usados especialmente en la Administracin Pblica.
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Los programas de CONTABILIDAD tienen por objeto el tratamiento automtico de los datos contables con la finalidad de descargar al ser humano de tareas intensas y susceptibles de ser efectuadas con algn error numrico, como el cuadre de un balance, o el cierre de un ejercicio econmico. Los programas de contabilidad suelen y deben incluir filtros de los datos de entrada, as no permiten hechos como por ejemplo, la anotacin de un asiento, cuyo "debe" y cuyo "haber" no suman lo mismo. Tambin comprueban de forma automtica que los tipos de las cuentas que se cargan/abonan, son coherentes (activo/pasivo/neto). Suelen llevar incorporado un "esqueleto" de las cuentas del Plan General de Contabilidad (PGC), y permiten la creacin de subcuentas hasta un cierto nivel, lo suficientemente grande, de forma que se adapte fcilmente a las necesidades de cualquier entidad, beneficindose sta de toda la flexibilidad del PGC. Permiten generar informes impresos (listados) de igual morfologa que los libros y documentos clsicos de contabilidad (mayor, diario, otros), de forma que se puede obtener fcil y cmodamente la documentacin impresa de los datos informticos. La mayora de ellos permiten manejar una doble contabilidad (real/oficial) de modo que es muy fcil manejar simultneamente dos contabilidades de una misma empresa, sin tener que repetir necesariamente todos los datos (tan slo aquellos que son diferentes). Los programas de FACTURACION llevan un control de las facturas emitidas por la empresa en cuestin. Una vez cada cierto perodo de tiempo, se procede a la emisin de la factura a los clientes, en funcin de los albaranes de ese cliente pendientes de facturar. Los programas de facturacin llevan un registro de los descuentos particulares a cada cliente, as como de los "rappels" que se hacen por cantidades facturadas para todos los clientes, de forma que se descarga al ser humano de esta tarea. La mayora tambin permiten controlar el cobro de las facturas y la emisin (de nuevo) de las facturas a los morosos.
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Llevan adems un registro de la totalidad de guas y facturas emitidas, el cual puede ser consultado y/o listado en cualquier momento, a fin de servir como documento contractual de los hechos reflejados en otros medios. Los programas de ALMACEN o de CONTROL DE STOCK se utilizan generalmente en conexin con los anteriores. Controlan las existencias de los artculos en el almacn y generan de forma automtica las rdenes de pedidos a los proveedores, cuando las existencias caen por debajo de un cierto mnimo prefijado para cada artculo. Llevan un control sobre la demanda media de los productos en los ltimos ejercicios econmicos, as como del coste de stock. Se suponen conectados al fichero de proveedores de donde obtienen la informacin para realizar los pedidos. Permiten confeccionar estadsticas relativas a las previsiones y estimaciones de la demanda (la mayora), as como (algunos) grficos de la progresin de la demanda de un cierto artculo, gama de artculos en general. Los programas de Nominas son los que generalmente se utilizan para la gestin del personal. Llevan un fichero de empleados en el cual est recogida la informacin relativa a su nmina (sueldo-base, incentivos, antigedad, categora). Confeccionan mensualmente la nmina de la empresa (teniendo en cuenta pagos extras, etc. ) y efectan las rdenes de ingresos/transferencias a los bancos. Tambin se encargan de controlar con cierta anticipacin la fecha de vencimiento de los contratos eventuales, avisando al operador de esta circunstancia, y ofrecindole la posibilidad de imprimir un nuevo contrato para renovar el anterior, similar a ste ltimo (o con diferentes caractersticas de duracin, sueldo, etc.), o bien, imprimir la carta de despido correspondiente. Se encargan adems de calcular y efectuar las liquidaciones e indemnizaciones de los finiquitos de los contratos. Permiten efectuar Instituto Nacional de Estadstica e Informtica 25
revisiones automticas de salarios por grupos o categoras, y gestionan las liquidaciones al Ministerio de Economa en concepto de retencin del Fonavi y a la Seguridad Social en concepto de cuota del obrero y a cargo de la empresa, o AFPs. Incluyen la posibilidad de colocar temporalmente en la nmina incidencias ocasionales como descuentos por prstamos o anticipos concedidos por la empresa, horas extras durante un cierto perodo, etc. En general, todos los programas de gestin tienen una cosa en comn, manejan una gran cantidad de informacin que almacenan en dispositivos que suelen ser de acceso directo, como los discos, y as pues, esta informacin resulta altamente crtica con respecto a un correcto funcionamiento del programa, por lo cual se hace necesario, casi imprescindible, el uso de una buena poltica de copias de seguridad que garanticen cierta tolerancia parcial ante catstrofes en los datos (borrado accidental - que no en todos los sistemas operativos pueden recuperarse como en el DOS -, daado fsico de un disco, deterioros irreversibles en la informacin debidos a fallas en el suministro elctrico, etc.).
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7. DESARROLLOS TECNOLOGICOS EN LA OFIMATICA La mayor parte de esta documentacin ha tratado de tecnologa y tcnicas de las que se dispone. Sin embargo, ha valido la pena considerar brevemente algunas de las tecnologas consideradas hasta hace poco tiempo como emergentes, que estn slo precisamente comenzando a traducirse en productos del mercado.
La mayor parte de los avances en los ltimos aos han sido en el rea de la electrnica: estamos ahora registrando una era en la que el uso de la luz y los lseres, ms que las seales elctricas, ser fundamentalmente creciente para comunicaciones, archivo e impresin. Los factores clave aqu son la facultad de que con los mtodos pticos se consigue velocidades altas, ms datos en el mismo espacio fsico y mayor fiabilidad.
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FIBRA PTICA Tradicionalmente, las telecomunicaciones han implicado seales elctricas, que se enviaban a travs de hilos de cobre, pero las demandas de las comunicaciones modernas han conseguido una alternativa fundamental al cobre. Para comenzar, la cantidad de datos que puede transportar un hilo de cobre es muy limitada. Para enviar varias seales simultneas se necesitan varios hilos. En muchos edificios de oficinas, las tuberas utilizadas para albergar cables estn completos actualmente. Ms an, un alambre de cobre "tiene escapes" en ambas direcciones. Los datos pueden escaparse por induccin electromagntica y pueden detectarse por mtodos modernos de espionaje industrial. El principio de la fibra ptica es que, en lugar de enviar los datos en forma elctrica, los enva en forma de luz, mediante un cable de vidrio especialmente diseado. Esta ofrece muchas ms ventajas sobre el tradicional hilo de cobre. Para empezar hay una amplitud mucho mayor, en otras palabras, pueden combinarse muchos ms canales simultneos en una seccin transversal dada de cable. Esto es muy importante para reducir el corte del cable, permitiendo transmitir millares de veces ms datos sin tener que aumentar el tamao del tubo suministrado en la fabricacin. Otra ventaja es que la luz, a diferencia de las seales que se enva a travs de un alambre de cobre, es completamente independiente, la luz no puede filtrarse ni hacia fuera ni hacia dentro. Los datos no son susceptibles de "escuchas piratas". Esto puede a veces ser una cuestin importante por razones de seguridad. Actualmente se emplean fibras pticas anlogas a los cables de tendido telefnico tradicional, adaptndolas para utilizarse en casos donde el cable necesita ser ms flexible.
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DISCO OPTICO Los dispositivos tradicionales de archivo en disco han empaquetado cada vez, ms bits de informacin por centmetro cuadrado, pero hay un lmite fsico. El disco ptico ofrece mucho mayor capacidad de archivo. Se utilizan varias tcnicas, pero el principio bsico es que los datos se registran en el disco por un rayo lser, y se leen despus por otro rayo lser de menor potencia. Generalmente esto se hace no en la superficie del disco, sino ms adentro, debajo de una capa de superficie transparente, de modo que el dato actual no est sujeto por s mismo a perderse por contaminacin o dao mecnico. Inicialmente, el uso fundamental del archivo ptico ha sido en los mercados domsticos de diversiones, con los videodiscos y "discos compactos" para msica. Todos ellos son para uso en "solamente lectura": los discos se graban en la fbrica a partir de un master, y su equipo domstico slo puede usarlo para leer, no para registrar. La nueva generacin es de discos que pueden ser grabados, pero en los que no puede cambiarse la informacin grabada. Estos tanteos al principio parecan una gran limitacin, pero no es as. La capacidad de un disco ptico es tan amplia que llega a ser bastante prctico dejar los datos antiguos en el disco y aadir en l los nuevos datos. Actualmente ya hay a precios asequibles unidades de CD-ROM, que son unidades compatibles con las de CD pero que permiten grabar y borrar la informacin como en los discos duros. Para aplicaciones de automatizacin de la oficina, una ventaja del disco ptico es que actualmente llega a ser factible archivar datos no precisamente como textos o nmeros, sino en forma de voz o imgenes visuales, que van ms lejos de muchas demandas en la cantidad de archivo que necesitan.
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El disco ptico no es barato, pero al poder archivarse gran cantidad de datos resulta atractivo. Actualmente tambin est entrando al mercado el descendiente del CD Rom que es el DVD (Data de Video Digital), similar al CD, adems de datos y sonidos, permite grabar vdeo como informacin.
LA IMPRESORA LASER Lo mismo que las tcnicas pticas y de lser parecen estar presentes para revolucionar el archivo y la transmisin de datos, del mismo modo la impresora lser y las de inyeccin de tinta, tienen una influencia fundamental en las salidas impresas. El principio es el mismo que el de las fotocopiadoras familiares de oficina, excepto que la imagen en el tambor no se produce por una imagen ptica del original, sino escribiendo directamente sobre el tambor con un lser. Las impresoras lser trabajan generalmente sobre una base matriz de puntos pero con un gran nmero de puntos por pulgada (1 pulgada = 2.54 cm), dando una muy alta calidad de salida, de hasta 1,200 ppp. El beneficio real de las impresoras lser es que pueden conseguir un comn medio de salida, no slo para el texto, sino para grficos e imgenes facsmil. Muchos de los artificios ahora en venta pueden tambin utilizarse como fotocopiadoras normales de oficina.
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MONITORES DE PANTALLA PLANA El rea final de tecnologa ptica a examinar afecta a la presentacin visual. Como todas las presentaciones visuales utilizadas corrientemente, estn basadas en el tubo de rayos catdicos (CRT o TRC) como los receptores de televisin. Desde luego, est muy bien lograda la tecnologa de la pantalla de CRT, pero hay dos problemas fundamentales: que es grande en tamao y necesita una cantidad importante de potencia. Se han utilizado pantallas de cristal lquido (LCD) durante mucho tiempo en calculadoras, relojes digitales y otras aplicaciones donde hay necesidad de una pequea pantalla plana. Han aparecido adems un cierto nmero de microcomputadoras manuales, que representan un estado intermedio entre la calculadora y el computador. Actualmente se han impuesto las computadoras tipo "notebook" que incluyen pantallas de cristal lquido en color.
INTELIGENCIA ARTIFICIAL Y SISTEMAS EXPERTOS. Hasta ahora, en este captulo hemos estado considerando estudios de hardware fundamentalmente, pero hay tambin en perspectiva algunos avances en software, especialmente en conexin con la quinta generacin de ordenadores, cuyos proyectos se estn tratando de alentar en Gran Bretaa, Europa y Japn. Muchos de esos estudios se refieren a lo que se ha llamado inteligencia artificial, un trmino algo pretencioso pero que puede hacer entender el punto clave: que las mquinas hicieran aquello que hasta ahora slo el cerebro humano hara. En el entorno de la oficina, la aplicacin ms importante de las tcnicas de la inteligencia artificial est probablemente en el reconocimiento de la palabra. Posibilidades ms avanzadas todava incluyen la traduccin de un idioma a otro. Los llamados "sistemas expertos" o los sistemas basados en la inteligencia, estn comenzando a ser un instrumento importante, especialmente como parte de un sistema "base de decisiones" para direccin.
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Los sistemas expertos son frecuentes cuando usted necesita tomar una decisin importante y hay un gran nmero de factores a tener en cuenta. Por ejemplo, tomando la analoga medica: saber qu medicina prescribir, llega a ser muy complicado cada da cuando aparecen nuevos principios activos. Los sistemas expertos pueden ofrecer ayuda, encapsulando el conocimiento del experto sobre la materia, asegurndose que no se omite nada. Cuando utilice un sistema experto, l le preguntar una serie de temas en un orden razonable, hasta que llegue a una conclusin. Para aplicaciones importantes, desde luego, los sistemas expertos necesitan manipulacin hbil. Usted no ir maana a una operacin mdica y encontrar que el microcomputador se ha hecho cargo. Puede encontrar que el mdico tiene un microcomputador que le ayuda y apoya su pericia de diagnstico, del mismo modo que tiene un estetoscopio para complementar su sentido del odo (aunque en un futuro no muy lejano se podrn realizar operaciones quirrgicas mediante robots, incluso controlados desde grandes distancias o un padre viendo el nacimiento de su hijo por Internet, que ya es una realidad). Del mismo modo, no sustituirn la direccin los sistemas expertos, sern una, entre la gama de tcnicas, que la automatizacin de la oficina ofrecer a los directivos para permitirles actuar ms eficientemente en el mundo complejo de los negocios de hoy da.
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8. TECNOLOGIA CLIENTE/SERVIDOR Es un modelo para construir sistemas de informacin partiendo de una diversidad de tecnologas que distribuyen aplicaciones, datos o servicios a travs de mltiples procesadores. El trmino cliente/servidor implica la relacin entre unos procesos que inician solicitudes de servicios (clientes) y otros procesos que responden a ellas (servidores), que se ejecutan en el mismo procesador o en otro distinto de la red. El modelo C/S permite una clara separacin de funciones basada en el concepto de servicio, posibilitando situar aplicaciones en la plataforma ms adecuada, dentro de un entorno de sistemas abiertos y heterogneos, aumentando as los beneficios de la empresa.
Diferencia con un desarrollo propietario y Cliente/Servidor La diferencia fundamental est en que con C/S nos independizamos del hardware y del software, haciendo posible comunicarse a computadoras con sistemas operativos diferentes y sistemas de manejo de base de datos diferentes, a travs de una estndar (ODBC por ejm: interfaz de comunicaciones de software).
Ventajas de la tecnologa C/S Algunas razones de porqu se debe elegir C/S como plataforma de desarrollo para el nuevo sistema: a. Es una tecnologa que recin est introducindose en el Per. A nivel de Software es portable e independiente, ya que los clientes no dependen de la plataforma del servidor.
b.
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c.
Se pueden aprovechar fcilmente las nuevas herramientas de desarrollo para adaptar el desarrollo a los requerimientos de la organizacin. Un programa convenientemente adaptado (en nuestro caso con interface ODBC para las bases de datos) se independiza de las aplicaciones, inclusive del servidor.
d.
9. INTERNET Y LA OFIMATICA Internet es la mayor red de computadoras del mundo y est formada por multitud de redes de todo tipo. La historia de Internet comenz en la dcada de los 60, con la creacin de una red para el Departamento de Defensa americano, denominada ARPAnet (Advanced Reserch Projects Agency ), que comunicaba el Pentgono, la NASA, y ciertas instalaciones militares y acadmicas. El objetivo era disear arquitecturas y protocolos de comunicacin que pudieran continuar siendo funcionales, pese a problemas locales o desconexiones en grandes segmentos . Una vez finalizado el proceso de la guerra fra, el proyecto ARPAnet abri sus puertas y se populariz y extendi entre algunos centros cientficos y agencias estatales y privadas. En ese momento se hizo evidente que la red ya no se utilizaba para el propsito que la hizo nacer, sino que los propios usuarios estaban ideando nuevas formas de usarla. Internet dej de ser exclusivamente una red de computadoras y comenz a ser un servicio de informacin y comunicacin mundial. Internet no es ninguna empresa, no est gobernada ni financiada por nadie, tampoco existe un director o responsable de la red, aunque sus redes puedan tenerlo. El sistema de mantenimiento es muy simple: cada red integrante cuida su parte (recursos y conexin local a la red). Existe un organismo determinado InterNIC que se encarga de definir los nombres de los nodos y asignar direcciones a todos los componentes.
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La clave que ha posibilitado la conexin de todos estos microcomputadores y redes, muchos de ellos con sistemas operativos diferentes, es el conjunto de protocolos TCP/IP, que es el principal lenguaje de comunicacin en la red y comn a todos ellos. Esta red mundial de computadores ha experimentado notables cambios desde su creacin a finales de los aos setenta, donde solamente estaban presentes una serie de servicios, suficientes para la finalidad por la que fue creada. Sin embargo, hoy en da se puede considerar como toda una revolucin dentro del mundo de las comunicaciones, revolucin que se ha presentado de la mano del servicio denominado World Wide Web o WWW, ya que desde una misma interfaz grfica donde se combina audio, video, animacin, imgenes, grficos y diferentes formatos de texto, permite acceder al resto de servicios disponibles en la red por medio de una herramienta de navegacin. Es decir, se trata de un sistema hipermedia que utiliza un lenguaje denominado hipertexto, para enlazar documentos con otros que pueden residir en el centro al que se conecta inicialmente. Internet, y an ms el mundo de Web, cambia a un ritmo vertiginoso, cambio que continuar producindose para reflejar las necesidades y exigencias de nuestros das. INTERNET permite suscribirnos a las denominadas listas de inters que existen en todo el mundo, que se han creado considerando temas especficos y a las que podemos acceder sin ningn costo adicional. Por otra parte, nos beneficiamos con la suscripcin en una lista de inters conociendo a otras personas, instituciones, organismos, grupos de gente, sociedades, todas ellas con un mismo objetivo de inters comn, que puede ser por ejemplo: La Ecologa. As, estando suscritos a la lista de inters Ecologa de un pas determinado, podemos recibir toda la informacin actualizada y disponible en la fecha sobre el tema Ecologa, tanto del pas como del extranjero, as como tambin podemos enviar la informacin sobre ese tema o redireccionarlo hacia terceras personas.
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SERVICIOS Y RECURSOS PROPORCIONADOS POR INTERNET E-Mail (correo electrnico). No es ms que un programa que se encarga de transmitir un mensaje escrito entre usuarios de la red. Para ello es imprescindible conocer la cuenta (identificador del usuario) y la direccin de la mquina del usuario al que deseamos enviar un mensaje. Para aclarar el concepto se puede decir que el correo electrnico es como una carta normal y corriente. Sin embargo existen programas de e-mail basados en un sistema denominado MIME que permiten incluir en el cuerpo de la carta ficheros binarios como imgenes, sonidos o ficheros ejecutables. FTP (File Transfer Protocol, Protocolo de transferencia de archivos). Este servicio permite transferir archivos de una computadora a otra. La mayora de las veces se usa FTP para copiar un archivo de un ordenador remoto a su computadora. Este proceso se denomina carga. El proceso inverso se denomina descarga. En la Universidad Carlos III se ha sustituido el FTP de Microsoft por el producto de dominio pblico Winsock FTP (WS_FTP), el cual es mucho ms sencillo de manejar. Telnet. Es una pequea aplicacin que permite la conexin remota con cualquier ordenador de la red, como si se tratara de una terminal ms. Lo que escribimos mediante el teclado en esa sesin es procesado por la mquina remota, y el resultado es devuelto a nuestra ventana desde aquella. En esencia, consigue el efecto de simular que nuestro teclado y nuestra pantalla estn fsicamente conectados a ese ordenador remoto. Gopher. Es un servicio de informacin sobre los recursos de Internet, organizado en ms de 3,000 servidores interconectados. Cada servidor se encarga de organizar una parcela local de la informacin, pero la creacin de referencias cruzadas entre ellos permite que funcionen como una sola entidad en la prctica. La informacin se presenta clasificada por tipos y accesible mediante menes jerrquicos. El men raz del que dependen 36 Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
jerrquicamente el resto de servidores, reside en el ordenador llamado gopher.micro.umn.edu World Wide Web ( WWW). Est basado en una red global de documentos en formato hipertexto que soporta imgenes, msica y vdeo digital, y se beneficia de una interfaz totalmente grfica. Uno puede viajar durante horas a travs de la red, de un documento a otro, mediante referencias cruzadas entre documentos dispersos. La seleccin de un trmino de una pgina nos puede llevar en un instante a otro servidor que lo desarrolla, situado a miles de kilmetros
10. INTRANET: LA NUEVA REVOLUCION DE LA OFIMATICA El trmino INTRANET era casi desconocido hace algunos aos en el mundo de la computacin pero ha tomado una gran importancia en los diferentes medios que difunden lo referente al mundo de la computacin, tal es as que la han considerado como una de las nuevas revoluciones del mundo de la informtica. Utilizando la misma tecnologa que sustenta el hermano mayor de INTRANET (INTERNET), una INTRANET es un site (lugar) privado o un conjunto de sites configurados para el uso exclusivo de una organizacin. Mientras INTERNET conecta a millones de usuarios en el mundo, una INTRANET es una versin interna, cerrada, que slo conecta al usuario con computadoras seleccionadas. Un buen porcentaje de la informacin de una compaa es de carcter exclusivamente interno, y no debe circular pblicamente. Las INTRANETS se encargan de mantener los derechos de propiedad y permiten establecer niveles de seguridad para informacin especfica. Actualmente muchas compaas ya estn aprovechando las ventajas de implantar una INTRANET. Las INTRANETS pueden ser de una manera muy especfica, permitiendo manejar las informaciones internas en una empresa ya que se crean una enorme oportunidad de ahorro al eliminar porcentajes de impresin y reducir costos administrativos asociados con la produccin y distribucin de la informacin interna. Instituto Nacional de Estadstica e Informtica 37
Adems, la distribucin de informacin, que anteriormente resultaba muy costosa, ahora cuenta con un vehculo que lo hace disponible con facilidad. Los usuarios pueden utilizar diferentes tipos de mquinas de escritorio en la oficina o porttiles, desde cualquier lugar y, an, contar con la misma interfaz para toda la informacin de la corporacin.
QUE ES INTRANET? INTRANET son redes privadas de valor agregado al interior de las organizaciones utilizando las tecnologas de INTERNET. En otras palabras, INTRANETS son sitios Web internos en redes locales privados, con pginas virtuales internas, que permiten la distribucin de la informacin entre los usuarios de redes corporativas. El resultado inmediato es conseguir una mejor y ms eficiente comunicacin, a todos los niveles de las organizaciones. Las Intranets (o Intra-redes si se quiere) conectan personas a personas, y personas a la informacin. Las Intra-redes estn siendo consideradas como la ola del futuro, porque hacen que la informacin se distribuya fcilmente entre las personas de la organizacin. Utilizando esta tecnologa los empleados pueden intercalar ms efectivamente, y conseguir resultados a corto plazo. Esto se traduce en una mayor productividad, menores costos, y se puede obtener ventajas competitivas en el mercado. Los Sistemas Intranet, son sistemas de cmputo que utilizan tecnologas de Internet para compartir informacin y recursos dentro del mbito interno de una empresa o institucin. Intranet es una red de entorno abierto dentro de una compaa, que permite a sus empleados intercambiar informacin de una manera ms accesible y productiva, de modo que la "navegacin" por los recursos y aplicaciones disponibles es mucho ms sencilla. Intranet es simplemente aplicar la tecnologa de Internet (la Web) a un crculo cerrado de usuarios. Basta con controlar la entrada a una Web 38 Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
mediante claves y contraseas, para que se convierta en una Intranet. De este modo, slo los usuarios autorizados tendrn acceso a recursos e informacin privada, est donde est la ubicacin de sus puestos de trabajo y conexiones a la Intranet. En su forma ms simple, una Intranet es solamente la red existente de su compaa con algn software que le deja en ruta documentos HTML (Hyper TextMrkupLanguage). Utilizando el mismo lenguaje desarrollado basado en grficos para correr el World Wide Web, una Intranet permite fcil acceso a todas las formas de informacin de cualquier computador conectado a la red. Una Intranet es la utilizacin de las tecnologas de Internet dentro de una organizacin o compaa, con el fin de obtener mejores resultados que con los mtodos tradicionales de acceso y transferencia de datos. Ayuda a la organizacin a reducir costos, y permitir un fcil y rpido acceso a su informacin. Tendr una red privada que podr utilizar con el mismo tipo de software que se utiliza en Internet, con la que podr adems tener acceso a la red mundial. Una INTRANET hace uso de ciertas tcnicas y herramientas utilizadas hasta hoy en LAN conectada (INTERNET), para la mejora de los procesos de comunicacin a INTERNET internos o externos de una organizacin.
BENEFICIOS: * Conectividad total. Una INTRANET elimina todas las barreras departamentales y geogrficas. Poderoso manejo de datos. Uso y administracin de informacin y complejas aplicaciones gracias al poder y habilidades del Web, de manejar y utilizar datos mejor que cualquier otra red. Facilidad de uso. Toda persona familiarizada con navegadores de INTERNET como NETSCAPE o MS EXPLORER, puede utilizar de inmediato la INTERNET, por que la INTERFAZ es la misma para ambas. Instituto Nacional de Estadstica e Informtica 39
Economa y fcil de mantener. Las INTRANETS se apoyan en la arquitectura WEB existente, y el software de dominio pblico, el cual es fcil de conseguir y mantener. No requiere de personal especializado. A diferencia de los sistemas tradicionales, las aplicaciones Web no requieren de personal altamente especializado. Las aplicaciones Web utilizan lenguajes y herramientas fciles de aprender por cualquier persona. De hecho, ya existe una casta llamada los WebMasters, quienes tienen a su cargo el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones para sitios Web. Intercambio y creacin de informacin. Crea y publica fcilmente documentos en lnea. A todos aquellos que tienen acceso les permite obtener la ltima informacin publicada a lo largo de la red. Desde un documento de texto o una hoja de clculo, hasta una pgina web o una presentacin multimedia pueden ser variadas y luego clasificadas en cualquier ndice local, del departamento o de la central. El resultado es un nico y sencillo entorno para toda la informacin a lo largo de la empresa. Por ejemplo, la informacin sobre un ltimo producto puede ser creada y publicada, incluyendo un vdeo de Informacin, e instantneamente disponible mundialmente a todos aquellos con acceso. Comunicacin y colaboracin. Correo electrnico y trabajo en grupo de carcter abierto. Con control de acceso y seguridad de identificacin, se pueden crear grupos de trabajo y correo electrnico privados en lnea abierta o cerrada. Adems de su alta funcionalidad y eficacia, incorporando audio y vdeo se enriquece la colaboracin entre los miembros. El calendario, la programacin, las direcciones de correo electrnico y de Internet son herramientas que potencian la comunicacin entre todos los componentes de una compaa. Por ejemplo, un vendedor puede mirar el estatus de un cliente dentro de un grupo de trabajo, mirar su direccin de correo electrnico en Internet y enviarle un mensaje.
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"Navegacin". Encuentras lo que buscas instantneamente. Cualquier cuestin puede encontrarse a travs de una herramienta de bsqueda, con todas las referencias a lo largo de la red. Se pueden crear jerarquas de ndices para navegar en busca de la informacin deseada, as como buscadores automatizados en constante bsqueda de una informacin especfica, tanto en la Intranet como en Internet. Por ejemplo, un ejecutivo puede escribir una simple cuestin que recoja toda la informacin interna y externa relacionada a un producto en particular, incluyendo informes internos, planes de marketing, proyectos y artculos de prensa, todo ello presentado de una manera organizada. Acceso a aplicaciones. Acceso directo a bases de datos y aplicaciones. Se pueden obtener datos, inventario y programas a travs de una simple ventana. Con Java, todas las nuevas aplicaciones pueden ser utilizadas desde cualquier sistema operativo, incluyendo gestin de aplicaciones, directorios y rplicas automatizadas. Por ejemplo, una aplicacin de inventario puede recibir pedidos de cualquier trabajador en la red, que automticamente se proyectar en la base de datos de la empresa y el proveedor, recibiendo una orden de pedido y un reporte de da de entrega. Los principales servicios de red son los siguientes:
Directorio. Gestionando informacin sobre la gente y los recursos. A travs de un directorio se puede controlar la informacin sobre los usuarios, control de acceso, configuracin del servidor y recursos a aplicaciones concretas. El administrador puede gestionar de una manera central todos estos parmetros a lo largo de toda la red. Por ejemplo, cuando se incorpora un nuevo trabajador, el administrador puede definir su control de acceso y poner sus datos a disposicin en toda la red. Distribucin. Difundir datos de un modo sencillo a travs de la red. El contenido de una web, grupos de discusin, directorios y tablas de datos pueden ser distribuidos a travs de la red de una manera eficiente, incluso cuando algn Instituto Nacional de Estadstica e Informtica 41
cambio se desarrolle fuera de conexin. Por ejemplo, una inmobiliaria puede contestar con informes, imgenes y videos a cientos de sucursales, reduciendo el trfico en la red. Seguridad. La seguridad est integrada y es fcil gestionarla. Los servicios de seguridad protegen los recursos y las aplicaciones de usuarios no autorizados. Las comunicaciones pueden ir encriptadas y autentificadas, as como la integridad de la informacin transmitida, ser verificada. Todo ello es gestionado centralmente, con la informacin de que usuarios dentro de los directorios tienen acceso a las distintas bases de datos, aplicaciones, recursos y grupos de trabajo. Por ejemplo, un equipo de nuevos productos en un proyecto altamente confidencial puede definir los diferentes permisos a otorgar para acceder a los mismos miembros, a colaboradores internos y a socios externos. Gestin. Fcil gestin y administracin centralizada. Intranet provee una interfaz comn e integrada en lenguaje HTML, que permite que todos los servidores y recursos sean dirigidos con seguridad y sencillez a lo largo de la red. A travs del servicio de directorio, el administrador puede centralizar, distribuir, asegurar la informacin, dar los parmetros de control de acceso y configurar la informacin del servidor con un solo botn para crear, borrar o modificar a lo largo de toda la red. Por ejemplo, el administrador de la central puede administrar todos los servidores e instalar nuevas aplicaciones en las sucursales de los cinco continentes, a travs de una simple ventana y de un modo instantneo.
Una Intranet se puede desarrollar con los productos que ofrecen las empresas como Microsoft y su sistema operativo Windows NT, su Servidor Web, as como Oracle, Informix, Digital, 3Com, permitiendo tener una oficina automatizada y competitiva.
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11. EL USUARIO MOVIL Y LA OFIMATICA El acceso remoto a la red, especialmente el acceso a Internet, sigue subiendo de importancia en las listas de todo el mundo. Las ventas de computadoras porttiles estn aumentando a un paso ms rpido que los sistemas de escritorios, los reguladores oficiales y estatales estn presionando a los empleadores para que reduzcan la distancia a que se viaja y las personas afectadas por huracanes, inundaciones, sismos y olas de fro, han aprendido que no tienen que estar en la oficina para ser productivos.
Casi todas las redes de negocios necesitan darle a las personas una manera de llamar para leer e intercambiar archivos. Esos archivos pueden ser correo electrnico, reportes, rdenes de productos y otras cosas similares, usan principalmente Internet. Pero sin importar cul es la aplicacin, el proceso cae en uno de dos modos: en control remoto o en nodo remoto. Querr control remoto, si sus usuarios principalmente ejecutan aplicaciones de DOS en sus porttiles o usan las tcnicas lentas de transmisin, como las conexiones inalmbricas o celulares. Bajo el control remoto, la computadora que llama, enva los golpes de tecla por la lnea de telfono y retorna imgenes en la pantalla, en la otra direccin. Los programas de aplicacin ejecutan en la PC, en la red, y los archivos se quedan en la LAN, en algn servidor disponible.
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Las imgenes de pantalla en Windows y las aplicaciones grficas tardan varios segundos en transmitirse, as que los fabricantes las estn ajustando. Los productos como Close-Up de Norton Lambert, Commute de Central Point Software, usan la compresin de datos, la captura de pantalla y otras tcnicas para acelerar las transferencias de pantalla. Algunas aplicaciones como Win View for Networks, de Cirix Systems, hacen las cosas de modo algo distinto. Bajo el control de su base de OS/2, Win View pone las sesiones virtuales de red a la disposicin de los que llaman, de manera que una PC pueda servir a muchas personas que llamen por control remoto. Algunos programas como CommWorks de Travelling Software o los clientes que llaman de mail por Lotus Notes o Microsoft Mail, usan procesos de comunicaciones optimizados para enlaces mas lentos, as que son ideales para probar su correo electrnico o transferir archivos por una conexin inalmbrica de mdem. El dispositivo que se controla de forma remota en la red, puede bien ser una sola PC o un grupo de tarjetas de CPU en un gabinete. Cubix Corporation y J & L Systems se especializan en fabricar este tipo de tarjetero que alberga mltiples tarjetas de procesadores, que le permiten configurar instalaciones con una confiabilidad excelente. Si sus usuarios remotos tienen mquinas porttiles poderosas, cargadas con aplicaciones de Windows, estar ms contento con el acceso de nodo remoto. Una computadora en un nodo remoto trata al mdem como si fuera un adaptador de LAN. Sin embargo, esta tcnica requiere los modems ms rpidos y una configuracin ms cuidadosa para que sea afectiva, porque los datos de red pueden agobiar al mdem tpico.
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12. TECNOLOGIA DEL HABLA Las tecnologas del habla son el conjunto de conocimientos y tcnicas de procesamiento de la seal de voz y cuyo objetivo fundamental es el desarrollo de un sistema que no slo reconozca y sintetice el habla sino que tambin pueda comprender la informacin y emitir una respuesta de acuerdo con lo que espera el usuario. Es una herramienta del futuro en la Automatizacin de la Oficina. Las reas de trabajo principales en tecnologa del habla son: Codificacin de voz. Sntesis del habla. Reconocimiento del habla. CODIFICACION DE VOZ La codificacin es el rea fundamental de las tecnologas del habla, no slo abarca las tcnicas que permiten el almacenamiento y el acceso de los ordenadores a la seal de voz sino que ofrece tambin un ahorro de recursos y numerosos modelos tiles al resto de las tecnologas del habla. Bsicamente, lo que se hace en codificacin de habla es convertir la seal analgica de voz a un formato digital y aplicar a esta ltima seal un factor de compresin para que pueda ser transmitida o almacenada de la forma ms eficiente posible. Tras hacerse un anlisis acstico de la seal, se aplican unos algoritmos de anlisis sntesis que permiten una transmisin de la seal con un ancho de banda menor, a costa de degradar la calidad de salida. La seal de voz tiene un ancho de banda entre 20Hz y 20KHz, pero su mayor parte de energa se concentra por debajo de los 2KHz. Si se trabaja con un ancho de banda entre 300 y 3400 Hz se puede asegurar inteligibilidad o claridad.
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SINTESIS DEL HABLA La sntesis del habla es la generacin de sonidos de forma automtica, procurando que la concatenacin de estos sonidos se parezca en todo lo posible a la voz. Los objetivos principales de esta rea de trabajo son: inteligibilidad (el usuario debe entender lo que la mquina dice) y naturalidad (la mquina ha de hablar con fluidez, ha de poner nfasis y ha de dar entonacin al mensaje). Sntesis Por Mensajes Comprimidos Se genera a partir de una concatenacin de frases y palabras previamente grabadas, digitalizadas y almacenadas en una base de datos. Los sistemas que utilizan estas tcnicas de grabacin tiene la ventaja de que son tiles para todas las lenguas, la calidad de sntesis es buena, pues conserva la entonacin de las personas que han grabado los mensajes. Por el contrario, los mensajes estarn limitados por la concatenacin de las palabras almacenadas en la base de datos, es decir, estos sistemas slo son capaces de sintetizar frases por combinacin de las palabras que han sido previamente grabadas y almacenadas. Los chips parlantes de los coches y electrodomsticos utilizan estas tcnicas para generar mensajes.
CONVERSION TEXTO-VOZ Los conversores texto-voz permiten pasar de un texto en formato electrnico a lenguaje hablado, el objetivo principal de estos sistemas es producir un habla emulando al ser humano cuando lee. Los sistemas actuales son inteligibles, pero no son naturales. Un conversor texto-voz tiene como entrada todo lo que se puede encontrar en un texto. Adems de todas las palabras de la lengua ha de poder tratar: abreviaturas, nmeros, vocablos extranjeros, fechas, etc. 46 Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
RECONOCIMIENTO DEL HABLA El reconocimiento del habla es el conjunto de tcnicas que tienen como objetivo la conversin de la seal de voz a algn tipo de mensaje que pueda "comprender" la mquina. Comprender implica aislar, reconocer (identificar patrones) y reorganizar los elementos del cdigo acstico y lingstico en funcin de un objetivo para producir una respuesta coherente. En realidad, el reconocimiento del habla es un proceso dinmico de reconocimiento y comprensin, comprender una palabra o frase permite predecir lo que viene a continuacin y facilita el reconocimiento. Los sistemas de reconocimiento pueden ser independientes o dependientes del locutor y de habla continua o palabras aisladas (dependiendo si se ha de realizar una pausa entre cada palabra o no).
RECONOCIMIENTO DE PALABRAS AISLADAS Monolocutor Al igual que en el resto de los sistemas de reconocimiento de habla se necesita una fase de aprendizaje o entrenamiento del sistema. El usuario ha de pronunciar repetidas veces una lista de palabras pertenecientes al vocabulario de la aplicacin. Se hace un anlisis acstico de cada palabra y como resultado se asigna una etiqueta a cada una de ellas. Cuando el sistema est entrenado, si el usuario pronuncia una palabra se realiza un anlisis acstico de la misma, y se comparan los resultados con las palabras de referencia.
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Multilocutor Difiere del sistema de reconocimiento monolocutor en que el lxico de la aplicacin lo han de pronunciar un gran nmero de personas de sexo, timbre y variedades dialectales diferentes. Se utilizan algoritmos de clasificacin para determinar las clases de pronunciacin y para elegir un representante de cada clase. APLICACIONES Sistemas telefnicos Servicios de informacin telefnica. Operadores telefnicos automticos. Otros sistemas Acceso mediante voz a bases de datos. Sistemas de dictado vocal: Dragon Dictate, Voice Type de IBM, Smartsuite (nico que cuenta con un programa de reconocimiento de voz), etc. Manejo de electrodomsticos. Enseanza de idiomas (sistemas capaces de corregir la pronunciacin). Sistemas de seguridad (reconocimiento del locutor).
Ayuda a personas discapacitadas Conversores texto-voz para ciegos. Sistemas de ayuda en el entrenamiento del habla para sordos.
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Manejo de mquinas mediante voz: sillas de ruedas, ordenadores, etc.
"Las computadoras deben estar al servicio del ser humano. Son ellas las que deben aprender nuestro lenguaje y no al revs, asegura Jean-Marc Lang, gerente de marketing y ventas de VoiceType para Amrica latina de IBM. Con equipos ms fciles de utilizar, ms personas tendrn acceso a la informtica".
LOS PRODUCTOS DE DICTADO VOCAL DE IBM: Via Voice: Es capaz de reconocer el dictado natural y continuo. Puede dictar textos a una velocidad de hasta 140 palabras por minuto, de modo que podr crear documentos ms rpido que nunca. Tambin puede utilizar macros para reproducir frases y prrafos de uso frecuente con un nico comando.
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Dispone de un vocabulario de 42.000 palabras, a las que cada usuario puede aadir 20.000 palabras nuevas.
Via Voice Gold
Es ideal para usuarios de empresa y profesionales, para el hogar y los estudios. Incorpora todas las prestaciones de Via Voice, el reputado software de dictado continuo de IBM. Se utiliza la voz en lugar del ratn para controlar la PC (para abrir archivos y correo electrnico, modificar textos y manejar aplicaciones).
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Voice Type Simply Speaking Gold
Se puede realizar: a) Navegacin por el Escritorio, para ejecutar comandos solamente con la voz. b) Dictado de texto y comandos directamente a las aplicaciones. c) Posibilidad de definicin de macros de dictado. d) Compatibilidad de uso con vocabularios especficos (mdico, jurdico). e) Reproduccin de audio del texto dictado. f) Correccin diferida o delegada a otro usuario. g) Correcciones de errores con la voz. h) Dictado de expresiones o frases frecuentes por medio de una sola palabra (macros y plantillas). i) Ayuda a la expansin y personalizacin del vocabulario.
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BIBLIOGRAFIA 1. Computer World La Revista de los Profesionales en Tecnologa de la Informacin N 117 08 al 21 de octubre de 1997 2. Revistas Soluciones del Diario Expreso N 20, 21, 69
3. Soluciones Cliente/Servidor -Autor : Alonso Prez Luna IBM del Per 4. Copias de Plataformas Operativas de Cibertec, Windows NT, Windows 95 5. Microsoft Intranet / Microsoft Backoffice / Copias diversas 6. PC MAGAZINE
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Econ. Flix Murillo Alfaro JEFE INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA

Instituto Nacional de Estadstica e Informtica PRESENTACION

6. Programas ms usuales en el entorno Ofimtico.. 15 7. Desarrollos Tecnolgicos en la Ofimtica... 26 8. Tecnologa Cliente/Servidor 32

9. Internet y la Ofimtica.......... 33 10. Intranet: La Nueva Revolucin de la Ofimtica 37

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6. PROGRAMAS MAS USUALES EN EL ENTORNO OFIMATICO

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Manejo de mquinas mediante voz: sillas de ruedas, ordenadores, etc.

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Via Voice Gold

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Voice Type Simply Speaking Gold

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