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NDICE FRAUDE ................................................................................................................. 2 Descripcin y caractersticas de fraude. .............................................................. 4 FACTORES DE RIESGO DE FRAUDES ................................................................ 5 Acciones e influencias de la administracin en el ambiente de control de la empresa: .............................................................................................................. 6 Factores relacionados con las condiciones de la industria: ................................. 6 Factores relacionados con las caractersticas operacionales y estabilidad financiera: ............................................................................................................ 7 En consecuencia, Qu es fraude? ..................................................................... 8 LA AUDITORIA INTERNA COMO FUNCIN PREVENTIVA: ................................. 9 CMO Y EN QU FORMA SE DAN LOS FRAUDES COMETIDOS CONTRA LA EMPRESA? .................................................................................................. 10 ALGUNOS MOTIVOS QUE INDUCEN AL FRAUDE: ........................................ 11 ALGUNAS MANIOBRAS FRAUDULENTAS: .................................................... 11 SITUACIONES PROPICIAS PARA COMETER FRAUDES EN AREAS

SELECTAS: ....................................................................................................... 12 FRAUDES Y DESFALCOS: .................................................................................. 15 I. PRINCIPALES SEALES DE PELIGRO DE FRAUDE: ................................. 15 II. PRINCIPALES METODOS USADOS EN LOS DESFALCOS: ...................... 16

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FRAUDE
Cuando se habla de fraude automticamente se piensa en una accin que implica estafa, robos de dinero, valores, mercadera, bienes, etc., y por lo general, que se trata de acciones internas o externas cometidas en contra de una empresa. Sin embargo, el fraude tambin puede ser cometido por los funcionarios de las empresas, y an por sus propietarios, accionistas o directores, para presentar una imagen financiera que no es real para vender acciones, emitir obligaciones, contratar prstamos, evadir impuestos o disminuir su monto, etc. El Comit Internacional de Prcticas de Auditora ha sido autorizado a emitir Normas Internacionales de Auditoria (NIAs). Su propsito es describir el marco de referencia dentro del cual se emiten las NIAs en relacin a los servicios que pueden ser desempeados por los auditores. Particularmente, la NIA 240 Responsabilidad del Auditor de considerar el fraude en una auditora de estados financieros. El propsito es establecer normas y propiciar lineamientos sobre la responsabilidad del auditor de considerar el fraude en una auditora de estados financieros y abundar en cmo deben aplicarse las normas y los lineamientos de la NIA 315 Entendimiento de la entidad, su entorno y evaluacin de los riegos de representacin errnea de importancia relativa, y la NIA 330 Procedimientos del auditor en respuesta a los riegos evaluados en relacin con los riesgos de representacin errnea de importancia relativa debida a fraude. La NIA 240 establece normas sobre la responsabilidad del auditor respecto de la existencia de fraude y error en los estados contables sometidos a su examen. La norma destaca que el auditor debe considerar el riesgo de la existencia de errores significativos y fraude en los estados contables, cuando planea la auditora, ejecuta los procedimientos necesarios para tal fin y rinde el informe respectivo. La norma distingue los fraudes de los errores e incluye sus caractersticas. Asimismo, destaca la responsabilidad primaria de la direccin del ente por la prevencin y deteccin de los fraudes y errores que pudieran existir. Por otra parte, seala como responsabilidad del auditor, tal cual se ha dicho al comentar la NIA 200, la de conducir una auditora cumpliendo con las NIAs de manera que los procedimientos seleccionados estn dirigidos a expresar una opinin acerca de si los estados contables examinados, en sus aspectos significativos, estn libres de errores y fraudes importantes. Cabe notar que, claramente, la norma destaca que el auditor no es responsable por la prevencin del fraude y el error. La NIA que se comenta, se ocupa de destacar las limitaciones inherentes a una auditora respecto de obtener absoluta seguridad de detectar fraudes y errores www.si-solucionintegral.org Pgina 2

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aun cuando la auditora haya sido eficientemente planeada y eficazmente ejecutados los procedimientos de acuerdo con las NIAs. Por ello, la opinin del auditor se emite en un marco de razonable seguridad y no de certeza. Aclarado lo precedente, la norma reclama del auditor el cumplimiento de determinados requisitos y procedimientos para mitigar el riesgo de que fraudes y errores importantes pudieran no ser descubiertos. As le requiere que realice el trabajo con una actitud de escepticismo profesional, que mantenga discusiones de planeamiento con la direccin del ente inquiriendo sobre la susceptibilidad de la organizacin al riesgo de fraude o error y a la evaluacin que hace la direccin sobre tal posibilidad. La norma hace un anlisis detallado del riesgo de la auditora (dar una opinin equivocada sobre los estados contables sujetos a examen) y de sus componentes: el riesgo inherente, el riesgo de control y el riesgo de deteccin, explicando cada uno de ellos e indicando que actitud debe asumir el auditor frente a ellos. Tambin la norma hace un anlisis de los procedimientos que debe cumplir el auditor cuando existen circunstancias que indican una posible distorsin de los estados contables y en particular, cuando la distorsin se debe a un posible fraude. Adems, de los procedimientos requeridos, la norma establece los efectos que pueden tener esas distorsiones en el informe del auditor. Finalmente, otras cuestiones tratadas en la NIA 240 se refieren a la documentacin en los Papeles de Trabajo del auditor de los factores de riesgo de fraude o error detectados los procedimientos ejecutados en conexin con ellos las representaciones de la direccin que debe obtener las comunicaciones de los hallazgos de fraude o error a la direccin las comunicaciones de debilidades importantes de control interno las cuestiones que se suscitan si el auditor no fuera capaz de completar el trabajo la comunicacin al auditor sucesor propuesto y otros temas relacionados. La Norma Internacional de Auditora 240, tiene el siguiente contenido: Introduccin........................................................................................... Prrafo 13 Caractersticas del fraude...................................................................... Prrafo 412 Responsabilidad de los encargados del gobierno corporativo y de la administracin........................................................................................ Prrafo1316 Limitaciones inherentes de una auditora en el contexto de fraude...... Prrafo 1720 Responsabilidad del auditor de detectar representacin errnea de importancia relativa debida a fraude......................................................................... Prrafo 2122 Escepticismo profesional.......................................................................Prrafo 2326 Discusin entre el equipo del trabajo.................................................... Prrafo 2732 Procedimientos de evaluacin de riesgos..............................................Prrafo 3356 Identificacin y evaluacin de los riesgos de representacin errnea de importancia relativa debida a fraude................................................. Prrafo 5760 Respuesta a los riegos de representacin errnea de importancia relativa debida a fraude.....................................................................................................Prrafo 6182 www.si-solucionintegral.org Pgina 3

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Descripcin y caractersticas de fraude.

El fraude es un concepto legal extenso y los auditores no hacen las determinaciones legales de que haya ocurrido el fraude. Ms bien, el inters del auditor se relaciona especficamente con los actos que resultan de un error importante de los estados financieros. El factor primario que distingue al fraude del error es si la accin subyacente que resulta por el error en los estados financieros es intencional o no. Para propsitos de la Declaracin, el fraude es un acto intencional que resulta de un error importante en los estados financieros que son el tema de una auditora. Dos tipos de errores son relevantes para la consideracin del fraude por parte del auditor, los errores que surgen de la informacin financiera fraudulenta y los errores que surgen de la malversacin de activos. Los planes de fraude por lo general implican una presin o estmulo para cometerlo y una oportunidad para hacerlo. Adicionalmente, los planes de fraude pueden ser caracterizados como de la entidad (declaraciones falsas en sus estados financieros) o contra de la entidad (declaraciones falsas por malversacin de activos, por ejemplo, desfalco). Los estados financieros fraudulentos pueden ser motivados por presiones para alcanzar un objetivo de utilidades no realistas. Mientras que el desfalco es cometido frecuentemente por personas quienes estn experimentando una presin financiera. La oportunidad para cometer fraude siempre surge debido a debilidades en el control interno. Las declaraciones falsas que provienen de reportes financieros fraudulentos constituyen errores intencionales u omisiones de cantidades o de revelaciones en los estados financieros y pueden implicar manipulacin, falsificacin o alteracin de los registros de contabilidad o de documentos, falsedad u omisin intencional, o mala aplicacin intencional de los principios de contabilidad generalmente aceptados y/o Normas Internacionales de Contabilidad. Por ejemplo, desfalcos, planes de compras de artculos y activos robados. El auditor no slo debe estar interesado en falsedades o fraudes importantes, sino en aquellos aparentemente pequeos pero consecutivos, tales como el robo sistemtico de inventarios (un hecho operacional de por vida en muchos establecimientos al menudeo), cuyas prdidas son apropiadamente reflejadas en el costo de ventas, para simular que los estados financieros estn de conformidad con los PCGA y/o Normas Internacionales de Contabilidad. Los planes de fraudes son tpicamente ocultados mediante colusin y documentacin falsificada, situaciones a veces extremadamente difcil de detectar en una auditora. Los auditores tradicionales no estn entrenados ni se espera que www.si-solucionintegral.org Pgina 4

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sean expertos en la determinacin de la autenticidad de documentos. Adems, los auditores deben aplicar su juicio profesional en la identificacin y evaluacin de los factores de riesgo de fraude.

FACTORES DE RIESGO DE FRAUDES

Se dividen en dos categoras: a) errores causados por reportes financieros fraudulentos, y b) errores causados por malversacin de activos. En la primera estn incluidas las caractersticas de la gerencia (manipulacin de los controles, presiones e influencias en la preparacin de los estados financieros), las condiciones de la industria (ambiente econmico y regulaciones), y las caractersticas operacionales y estabilidad financiera (complejidad, transacciones, finanzas y rentabilidad de la entidad). En la segunda categora se contemplan los activos susceptibles a la malversacin (altos riesgos de robo, confianza excesiva en personas claves) y la calidad de los controles para detectar irregularidades. Los siguientes son algunos ejemplos de factores de riesgo que el auditor no debe pasar desapercibido: Motivacin de la gerencia para producir informacin financiera fraudulenta (para tener una mayor participacin en las utilidades o para dejar de pagar impuestos). Actitudes inadecuadas de la gerencia con respecto al control interno y a la preparacin de los estados financieros (falta de vigilancia en los controles importantes, violaciones a las leyes del pas, contratacin de personal de contabilidad sin experiencia o sin preparacin tcnica). Centralizacin de la administracin de la empresa en una persona o un grupo reducido de ejecutivos o del consejo de administracin. Relaciones tensas con el actual o anterior auditor, restricciones de tiempo para realizar la auditoria o preparar sus informes o limitaciones en el alcance de su trabajo, comportamiento dominante hacia el auditor, etc. Por ello, es importante la comunicacin con el auditor predecesor para requerir informacin en este sentido. Historial sobre violaciones a las leyes (laborales, fiscales, simulaciones de prdidas para reclamos al seguro, etc.).

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Los errores causados por reportes financieros fraudulentos son el resultado de actitudes intencionales de alteracin u omisin de cantidades en los registros y las revelaciones en los estados financieros con un propsito, engaar a los usuarios de los mismos. Estos factores de riesgo pueden agruparse en tres categoras: 1. Las acciones e influencias de la administracin en el ambiente de control de la empresa. Por ejemplo, su injerencia, presiones y violaciones constantes al sistema de control interno y procedimientos para procesar la informacin financiera. 2. El ambiente econmico y regulatorio del tipo de industria o campo de negocios en que opera la empresa. 3. La naturaleza y complejidad de la empresa y de sus operaciones, es cuanto a su estabilidad financiera y su rentabilidad.

Acciones e influencias de la administracin en el ambiente de control de la empresa:

Una cultura organizacional muy pobre en cuanto a valores ticos y morales. Fracasos o falta de inters de la gerencia para corregir irregularidades conocidas o reportadas oportunamente por los rganos de fiscalizacin internos y externos. Alta rotacin de personal ejecutivo y mandos medios. Falta de inters de mantener registros de contabilidad actualizados y en orden. Llevar doble contabilidad, cualquiera que sea la razn. Preparacin de estados financieros basados en datos incompletos o en estimaciones para presentarlos a entidades financieras, inversionistas o proveedores.

La primera actitud del auditor puede ser la de no aceptar el compromiso de realizar la auditora bajo estas circunstancias. Algunas situaciones son tan evidentes que el auditor puede detectarlas al hacer la evaluacin inicial previo a presentar su propuesta.

Factores relacionados con las condiciones de la industria:

Las condiciones propias de la industria a la que pertenece la entidad pueden tener un efecto importante en sus operaciones, al extremo que podran significar una decadencia en las mismas y un riesgo muy alto de continuar como empresa en marcha, existen factores de riesgo como los siguientes: www.si-solucionintegral.org Pgina 6

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Nuevos requerimientos de contabilidad, estatutarios o regulatorios que pudieran perjudicar la estabilidad financiera o decadencia en su capacidad de generar utilidades. Alto grado de competencia o saturacin del mercado, acompaados por descensos en sus mrgenes. Decadencia en la industria, con fracasos en incremento de negocios e importantes bajas en la demanda de los clientes. Rpidos cambios en la industria, que impliquen vulnerabilidad a los cambios inmediato o rpida obsolescencia de sus productos. En un afn de proyectar una buena imagen, la administracin estar dispuesta a presentar informacin financiera fraudulenta para ocultar temporalmente o por un largo de tiempo la crisis generada por los factores mencionados.

Factores relacionados con las caractersticas operacionales y estabilidad financiera:

Estas condiciones deben ser observadas cuidadosamente y el auditor no se debe limitar nicamente a hacer las pruebas y documentar sus papeles de trabajo. En situaciones como las que se mencionan a continuacin, se deben aplicar anlisis y juicios crticos para detectar las irregularidades que puedan existir de trasfondo. Entre las ms importantes estn: Falta de habilidad para generar flujos de efectivo en las operaciones, mientras se reportan utilidades altas y una tendencia de crecimiento de las mismas. Por ejemplo, que con la utilidad del ao aumenten las cuentas por cobrar o los inventarios, pero no las disponibilidades de efectivo. Importantes operaciones con partes relacionadas (empresas afiliadas, subsidiarias, accionistas, etc.) que no son parte del giro normal de negocios o entidades relacionadas no auditadas por el mismo auditor. Activos, pasivos, ingresos o gastos importantes basados sobre estimaciones importantes, que involucran juicios subjetivos, incertidumbres y/o sujetos a cambios importantes en un perodo posterior inmediato. Por ejemplo: ventas anuladas, cobranzas pagadas con cheques rechazados, costos del perodo diferidos para el siguiente, etc. Transacciones importantes, inusuales o altamente complejas, especialmente cercanas al cierre anual que plantee controversias de sustancia antes que forma. Dificultad para determinar la organizacin o las personas que controlan la entidad. Una posicin financiera pobre o deteriorada, en donde la gerencia ha garantizado personalmente importantes deudas de la entidad. Amenazas de quiebra, quiebra tcnica, quiebra anticipada o posesin hostil. www.si-solucionintegral.org Pgina 7

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Crecimiento rpido o utilidades inusuales, especialmente en comparacin con otras empresas de la misma industria. Ventas o programas de incentivos de utilidad agresivos y no reales.1

Es oportuno hacer referencia y como apoyo tcnico a la Declaracin sobre Normas de Auditora Interna, emitidas por el Comit de Norma y Responsabilidades Profesionales del Instituto de Auditores Internos (IIA), en el SIAS No. 3 Prevencin, deteccin, investigacin y reporte de fraudes Esta declaracin interpreta guas para llevar a cabo las responsabilidades de Auditora Interna para la prevencin, deteccin, investigacin y reporte de fraudes. Esta declaracin no proporciona procedimientos especficos para llevar a cabo auditorias prefiere establecer guas para estas actividades con conceptos respecto al cuidado profesional. Las principales conclusiones de esta declaracin son: Prevencin del Fraude: Esto es responsabilidad de la gerencia. Los auditores internos son responsables de examinar y evaluar lo adecuado de las acciones tomadas por la gerencia para cumplir con esta obligacin. Deteccin del Fraude: Los auditores internos debern tener conocimiento suficiente del fraude para estar capacitados e identificar indicadores de que un fraude podra haber sido cometido. Si son detectadas debilidades significativas en control, se debern ampliar las pruebas de auditora interna dirigidas a la identificacin d otros indicadores de fraude. Los auditores internos no esperan tener un conocimiento equivalente a la persona que inicialmente est investigando y detectando un fraude. Tambin los procedimientos de auditora, aun cuando sean manejados con el debido cuidado profesional, no garantizan que el fraude ser detectado. La investigacin de un fraude deber ser conducida, involucrando la participacin de auditores internos, abogados, investigadores, personal de seguridad y otros especialistas, de dentro y fuera de la organizacin.

En consecuencia, Qu es fraude?
Prctica de la simulacin o del artificio con intencin de engaar o lesionar a otro. Ordinariamente el fraude involucra la representacin falsa y voluntaria o la ocultacin deliberada de un hecho importante con el fin de inducir a otra persona a
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1 FUENTE: Revistas Nos. 111 y 112 del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores (IGCPA).

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que haga o se abstenga de hacer algo en su detrimento, o a no revelar un hecho importante de esta manera, podr inducirse fraudulentamente a una persona a que renuncie a sus derechos sobre una propiedad, o a que abandone sus derechos legales, o que firme un contrato desventajoso. (Kohler) El fraude es una impostura o ardid de mala fe. Aplicado a la contabilidad, el fraude consiste en cualquier acto u omisin de acto de naturaleza dolosa y por tanto de mala fe o de negligencia grave, consiste en despojar al propietario de lo que por derecho le pertenece, sin su consentimiento o conocimiento, o en exponer errneamente una situacin, ya sea deliberadamente o por negligencia grave. (Holmes) Cualquier acto ilegal caracterizado por engao, ocultacin o violacin de confianza. Estos actos no requieren la aplicacin de amenaza de violencia o de fuerza fsica. Los fraudes son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o prdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o de negocio2. Algunos fraudes son descubiertos a travs de las tcnicas de comprobacin normales del programa del auditor interno. Se considera, que es funcin de la auditoria interna la prevencin de aquellos mediante la recomendacin de adecuadas medidas de proteccin, como parte de los procedimientos de operacin, ms que el descubrimiento del fraude una vez cometido. Cuando se descubre un fraude, al auditor le debe de interesar no solamente el monto implicado, sino tambin el estudio del mecanismo utilizado para cometerlo y la operacin de las comprobaciones y controles establecidos, con el fin de que se pueda evitar o hacer menos posible su repeticin. La responsabilidad del auditor interno en el desarrollo, mantenimiento y evaluacin de la suficiencia del control interno, constituye su principal contribucin al propsito de evitar fraudes o de hacer posible su inmediato descubrimiento mediante la tramitacin de los mtodos y controles de operacin diarios.

LA AUDITORIA INTERNA COMO FUNCIN PREVENTIVA:

El mayor mrito atribuible a la auditoria interna debe ser su eficacia para evitar la oportunidad y la tentacin de funcionarios y empleados desleales. La fiscalizacin a que peridicamente y por sorpresa a de esperar verse sometida, le inducir a observar una conducta ms escrupulosa en el manejo de los fondos y otros bienes o valores confiados a su custodia.
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(Glosario del IIA)

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En toda organizacin existe el peligro potencial de que, en una u otra fase de su actividad, se produzca algn caso de: a) Fraude, estafa, desfalco o malversacin de fondos. b) Uso indebido de los bienes patrimoniales. c) Cualquier otro tipo de infidelidad por parte de algn empleado o empleados deshonestos. Si bien es cierto que algunas de estas irregularidades llegan a descubrirse, an en la empresas donde no existe auditoria interna, la probabilidad de que tales casos sean puestos en evidencia es positivamente mucho mayor, si no se cuenta con el auxilio de un eficiente servicio de auditoria interna. Resulta obvio, por consiguiente, que a una administracin consciente de sus responsabilidades, debe inquietarle la posibilidad de que su falta de prevencin est proporcionando la comisin de hechos graves que eventualmente podran poner en peligro la estabilidad de la empresa.

CMO Y EN QU FORMA SE DAN LOS FRAUDES COMETIDOS CONTRA LA EMPRESA?

Dado la magnitud de los mtodos seguidos para llevar a cabo tales abusos y la inventiva que se pone al cometerlos, es difcil encontrar una sistematizacin de tales mtodos, pero puede encontrarse una respuesta en los siguientes ejemplos tpicos: 1. Apropiacin de valores que se escapan totalmente a la contabilizacin. 2. Uso de comprobantes falsos, inventados o ya utilizados. 3. Apropiacin de los cobros y otros valores de cuya recepcin estn autorizados los empleados. 4. Registro de gastos ficticios. 5. Malversacin de efectivo y su encubrimiento por medio de trucos contables como manchas de tinta, errores de suma, traslados falsos, retrasos en los asientos, etc. 6. Utilizacin de los proveedores para satisfacer compras personales por cuenta de la empresa. 7. Abuso del crdito de la empresa. 8. Utilizacin de lagunas o espacios en blanco en los libros o en los documentos de entrega. 9. Complicidad de terceras personas, extraas o no al negocio, para la malversacin de mercancas, ventas simuladas, especulaciones, acuerdos particulares con los clientes, etc. 10. Fraudes a base de personas o cuentas ficticias, operaciones con empresas u hombres de paja. www.si-solucionintegral.org Pgina 10

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11. Registros de operaciones simuladas y asientos imaginarios. 12. Alteraciones fraudulentas en los registros de inventarios. 13. Colusin de clientes. 14. Cobros de participaciones indebidas a base de balances falsos. 15. Cobros de comisiones a base de ventas ficticias. 16. Ventas de un ejercicio registradas en otros. 17. Cancelacin de cuentas por cobrar no autorizadas a travs de traslados a las reservas de cuentas incobrables.

ALGUNOS MOTIVOS QUE INDUCEN AL FRAUDE:

1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Especulacin. Hombres o mujeres. Malos negocios. Acumulacin de deudas. Tren de su vida fuera de las posibilidades. Juegos de azar. La bebida y drogas.

Para la comisin de fraudes, por lo menos existe lo siguiente: a) El defraudador trata de resolver problemas de orden financiero. b) Una situacin propicia que brinde al defraudador la oportunidad de apropiarse de los bienes que no le pertenecen, en base del dominio y conocimientos que tiene por el cargo que desempea. c) El pensar que su razonamiento es bueno y que nunca ser descubierto. d) Un estado anmico propicio para tomar la decisin de cometer el fraude.

ALGUNAS MANIOBRAS FRAUDULENTAS:

1. Fraudes que se cometen con los comprobantes contables: a) b) c) d) e) f) Reutilizacin de comprobantes ya utilizados con anterioridad. Utilizacin de comprobantes falsos. Adulteracin de comprobantes. Falsificacin de firmas. Destruccin o prdida de comprobantes. Comprobantes con anotaciones deliberadamente errneas.

2. Fraudes que se cometen con los registros contables: a) Prdida o destruccin de fichas, volantes, vouchers o libros. b) Errores en los importes, sumas y traslados. c) Raspaduras para rehacer registros o anotaciones. www.si-solucionintegral.org Pgina 11

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d) e) f) g) h) i) Registros contables atrasados. Asientos contables falsos. Partidas contables de redaccin ambigua o caprichosa. Contrapartidas de contabilidad falsas. Contrapartidas de contabilidad no autorizadas. Cargos y abonos a cuentas indebidamente utilizadas.

3. Fraudes que se cometen con los cheques: a) b) c) d) e) f) g) h) i) Cheques recibidos por la empresa. Cheques emitidos por la empresa. Cheques al portador. Cheques sin fondos. Cheques con firmas falsificadas. Mal uso de la protectora de cheques. Cheques an no utilizados. No observacin de la secuencia numrica de los cheques. Emisin de cheques sin utilizar sello o descripcin No negociable.

4. Fraudes que se cometen en cuentas por cobrar y ventas: a) Ordenes de despacho o ventas en exceso de lo realmente facturado. b) Utilizacin de listas de precios de ventas falsos o descontinuados. c) Facturas originales entregadas al cliente con un valor y a contabilidad para su registro, las copias con otro valor. d) Emisin de notas de crdito no autorizadas. e) Falso reingreso de devoluciones o reclamos de mercancas por parte de clientes colisionados. 5. Simple sustraccin de bienes: a) Sustraccin de dinero, mercaderas y otros bienes. b) Falsos egresos de mercadera.

SITUACIONES PROPICIAS PARA COMETER FRAUDES EN AREAS SELECTAS:

1. Fondos Fijos, Fondos Rotativos o Cajas Chicas: a) b) c) d) e) Que los comprobantes se preparen a lpiz. Que nadie apruebe los comprobantes previos a su pago. Costumbre o prctica de canje de cheques personales. Comprobantes sin indicio de quin recibi el bien o servicios. Comprobantes formando parte del fondo de caja chica, con fecha posterior al ltimo reembolso. www.si-solucionintegral.org Pgina 12

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f) Emisin del cheque de reintegro AL PORTADOR. g) Comprobantes no inhabilitados por medio de sello que indique pagado. 2. Egresos, efectivo o por medio de cheque: h) Poltica de efectuar pagos en efectivo. i) Poltica de emitir cheques AL PORTADOR, A NOSOTROS MISMOS, o A LA VISTA. j) Preparacin de cheques no observando medidas ni precauciones que impidan su posterior alteracin. k) No mutilar adecuadamente ni guardar los cheques anulados. l) Firmar cheques en blanco. m) Efectuar pagos sin comprobantes legtimos y aprobados. n) No cancelar de PAGADO los comprobantes en el momento de su firma. o) Utilizar excesivamente documentos provisionales para autorizar y efectuar pagos. p) Retencin indebida en caja, de los egresos. q) Que nunca se haga un arqueo de caja por empleados independientes a los cajeros. r) Que los fondos de caja se utilicen para cambiar cheques de funcionarios, empleados, clientes y otras personas. 3. Ingresos, en efectivo y por medio de cheques: a) Que el cajero reciba, directamente y sin previo control, los cheques que los clientes envan por correo. b) Ausencia de control adicional, de los ingresos que deba recibir y depositar el cajero. c) Que las remesas que no se puedan depositar oportunamente queden sin registrarse. d) Que los empleados de cuentas por cobrar, manejen los cheques recibidos. e) Que los cheques depositados y devueltos por el banco por falta de cobro, los reciba de nuevo el cajero. f) Que no se sellen con endoso restrictivo de inmediato los cheques que se reciben. g) Liberalidad de recibir cheques emitidos a terceros y no directamente a nombre de la empresa. h) Que no se depositen intactos y oportunamente los ingresos. i) Retencin indebida en caja, de los ingresos. j) Que nunca se haga un arqueo de caja por empleados independientes al cajero. k) Que los fondos de caja se utilicen para cambiar cheques de funcionarios, empleados, clientes y otras personas. l) www.si-solucionintegral.org Pgina 13

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4. Cuentas por cobrar y ventas: a) Que los pedidos de clientes no sean aprobados por escrito por un funcionario responsable. b) Que los embarques se hagan sin exigir orden de embarque debidamente aprobada. c) No hacer referencias cruzadas entre los documentos de embarque y facturas. d) No sumarizar las facturas expedidas por el departamento de facturacin y no enviar los totales al encargado de la centralizacin o del libro mayor. e) No revisar las facturas por un empleado independiente al encargado de facturacin f) No obtener evidencia escrita del transportista de la mercadera que recoge para su entrega a clientes. g) No archivar en orden numrico y correlativo las facturas emitidas. h) No observar la secuencia numrica de las facturas y sus series. i) Emisin de notas de dbito o crdito sin ninguna aprobacin. j) Cancelacin de cuentas por cobrar sin la adecuada aprobacin. k) Descontinuar esfuerzos de cobro por las cuentas canceladas por incobrables. l) No enviar estados de cuentas mensuales a los clientes. m) Permitir que las diferencias comunicadas por los clientes sean investigadas por empleados que manejen cobros o sean los encargados de cuentas por cobrar. n) No examinar peridicamente, por empleado ajeno a su custodia, los documentos por el cobro de facturas, letras de cambio, pagares, cheques, etc. o) No obtener un recibo o recibo de caja por las facturas entregadas al cobro. p) No liquidar diariamente al cobrador. q) Pobre segregacin de funciones. 5. Nminas o planillas: a) Carencia de registros adecuados de personal. b) Falta de segregacin de funciones entre quienes preparan las nminas o planillas y quienes preparan los registros de tiempo trabajado. c) Falta de aprobacin de horas extras. d) Descuido en la poltica de vacaciones. e) Falta de segregacin de funciones entre quienes contratan, despiden y preparan las nminas o planillas. f) Falta de revisin previa de los clculos de las nminas y planillas. g) Falta de conciliacin de las nminas de sueldos con los totales mostrados en las nminas anteriores, sin investigar los cambios especficos. www.si-solucionintegral.org Pgina 14

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h) Falta de aprobacin de las nminas, previo a su pago por funcionario responsable. i) Falta de supervisin en todo lo relacionado con la preparacin, aprobacin, registro, pago y control de nminas y planillas.

FRAUDES Y DESFALCOS:
Una de las funciones ms importantes del Contador Pblico y Auditor, contina siendo el ayudar a la prevencin y (por implicacin, pero no necesariamente) al descubrimiento de desfalcos. La Asociacin Nacional de Contadores de los Estados Unidos ha elaborado una interesante lista de la cual se ha extractado lo siguiente:

I. PRINCIPALES SEALES DE PELIGRO DE FRAUDE:

1. Pedir prestadas pequeas sumas a compaeros de trabajo. 2. Colocar cheques personales en la caja chica o en los fondos para cambio (cheques sin fecha, con fecha adelantada y con fecha atrasada) pidiendo al cajero que retenga los cheques, sin depositar o hacerlos efectivos. 3. Cheques personales que han sido prestados y devueltos por el banco por razones anormales. 4. Frecuente presencia de cobradores y acreedores en la oficina y el uso excesivo del telfono para espantar a los acreedores. 5. Colocar en la caja chica vales sin aprobacin, o persuadir a los empleados que puedan autorizarlos, a que acepten vales que en realidad representen prstamos a corto plazo. 6. Inclinacin a cubrir ineficiencias y a tapar errores en las cifras. 7. Crtica constante de los dems, con el fin de alejar sospechas. 8. Dar explicaciones pomposas y sin sentido en cualquier investigacin. 9. Proceder raro y peculiar. 10. Ser aficionado a cualquier tipo de juegos de azar, sin posibilidad de poder afrontar las prdidas. 11. Beber excesivamente, cabaretear y asociarse con personas de conducta dudosa. 12. Comprar automviles y muebles costosos. 13. Tratar de explicar un nivel de vida alto como consecuencia de haber obtenido una herencia, lo que muchas veces amerita una investigacin confidencial. 14. Disgustarse cuando se hacen preguntas razonables mostrar gran serenidad bajo un interrogatorio severo. 15. Negarse a dejar a otros sustitutos durante el da, para la custodia de los registros. www.si-solucionintegral.org Pgina 15

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16. Negarse a tomar vacaciones, por temor a que se descubran errores o malos manejos no aceptar ascensos. 17. Trato y agasajo constante por parte de un miembro del personal de un proveedor. 18. Mantener una gran cuenta bancaria o la compra de grandes valores.

II. PRINCIPALES METODOS USADOS EN LOS DESFALCOS:

1. Hurto de sellos de correo y timbre fiscales. 2. Robo de mercancas, herramientas y otras partidas del equipo. 3. Apropiacin de pequeas sumas de los fondos de caja, cajas chicas y de las registradoras. 4. Colocar en la caja chica vales o cheques sin fecha, con fechas adelantadas y con fechas atrasadas. 5. No registrar algunas ventas de mercancas y embolsarse el efectivo. 6. Crear sobrantes en los fondos de caja y en las registradoras, no registrando o registrando de menos en determinada transaccin. 7. Sobrecargar las cuentas de gastos, con gastos ficticios (kilometraje, gastos de representacin, etc.) 8. Malversar pagos recibidos de un cliente y sustituirlos con pagos posteriores de este o de otros. 9. Apropiarse de pagos hechos por clientes y emitir el recibo en un pedazo de papel. 10. Cobrar una cuenta atrasada, apropiarse el dinero y cargarla a cuentas incobrables. 11. Cobrar una cuenta ya cargada a cuentas incobrables y no informarlo. 12. Acreditar falsos reclamos de clientes o por mercancas devueltas. 13. No depositar diariamente en los bancos o depositar solamente parte de lo cobrado. 14. Alterar las fechas en las planillas de depsitos para cubrir apropiaciones. 15. Hacer depsitos por sumas redondas tratando de cubrir los faltantes al fin de mes. 16. Mostrar personal imaginario en las nminas de pago. 17. Mantener empleados en las nminas de pago con posterioridad a la fecha de su despido o renuncia. 18. Falsear los clculos y las sumas en las nminas de pago. 19. Destruir facturas de venta. 20. Alterar las facturas de venta despus de entregar la copia al cliente. 21. Anular facturas de venta por medio de falsas explicaciones. 22. Retener dinero proveniente de ventas de contado usando una falsa cuenta deudora. 23. Registrar descuentos de caja injustificables. 24. Aumentar las sumas de los pagos hechos al contabilizar los gastos. 25. Utilizar copias de comprobantes o facturas cuyo original ya fue pagado. 26. Usar facturas de gastos personales para cubrir dinero salido de la caja. www.si-solucionintegral.org Pgina 16

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27. Usar de nuevo un comprobante debidamente aprobado del ao anterior, cambiando un nmero de la fecha, etc. 28. Uso de facturas preparadas por uno mismo y falsificacin de las aprobaciones. 29. Pago de facturas falsas, obtenidas en colusin con los proveedores. 30. Aumento de las sumas de las facturas, en colusin con los proveedores. 31. Cargar a la empresa compras personales, utilizando indebidamente rdenes de compra. 32. Facturar mercancas para beneficio personal, con cargo a cuentas ficticias. 33. Despachar mercancas a la casa de un empleado o pariente para su aprovechamiento. 34. Falsificar los inventarios para cubrir robos. 35. Usar adelantos para gastos del negocio, en beneficio personal. 36. Cobrar indebidamente cheques pagaderos a favor de la empresa. 37. Falsificar los endosos de los cheques pagaderos a los proveedores. 38. Insertar en los libros hojas con cuentas o cantidades ficticias. 39. Demorar deliberadamente la conciliacin de la cuenta de un cliente. 40. Mostrar sumas erradas en los registros de entradas y salidas de caja. 41. Confundir deliberadamente los asientos en las cuentas de control y de detalle. 42. Hacer nuevas hojas para los libros con el fin de evitar que se descubran las manipulaciones. 43. No cerrar el libro de ingresos de caja a su debido tiempo. 44. Vender materiales sobrantes o de desecho y embolsarse el producto de la venta. 45. Vender el uso de las llaves del negocio, bodega o cajas por dinero. 46. Vender la combinacin de la caja o bveda por dinero. El presente documento es de apoyo para los estudiantes del curso de Auditora IV, y les sea de utilidad para prevenir y detectar la comisin de

un fraude, y nunca para cometerlo !!!.

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