2.1.- INTRODUCCIN.

El objetivo de este tema es describir aspectos fundamentales de la teora de sistemas que son imprescindibles para la comprensin y desarrollo de los sistemas informticos. Estudiaremos una serie de conceptos necesarios para la modelizacin de los sistema de informacin. La modelizacin de un sistema nos ayudar a tener una representacin de la informacin relevante del mismo y a descartar la informacin no significativa.

2.2.- SISTEMAS DE INFORMACIN.-

2.2.1.- Definicin de Sistema.2.2.2.- Estructura de los Sistemas.2.2.3.- Lmites de los Sistemas.2.2.4.- Modelado y representacin.2.2.5.- Definicin de Sistemas de Informacin.-

2.2.1.- Definicin de Sistema.-

Un sistema se puede definir como un conjunto de componentes relacionados entre s que cooperan para lograr un objetivo comn. Componentes: elementos bsicos que forman el sistema. Estructura: indica la forma en que los componentes del sistema estn organizados. Las objetivos y funciones del sistema estn relacionados con los intereses de las personas y organizacin. Funcin: es la tarea, actividad o trabajo que realiza el sistema. Objetivo: es la meta o propsito que el sistema debe alcanzar para realizar su funcin. Ejemplos de sistemas: Ordenador, Sistema Solar, Coche. El Anlisis de Sistemas es una de las actividades ms complicadas. La complejidad de un sistema puede ser elevada y no slo por su tamao. Necesitamos mtodos y herramientas para poder abordarlos. Necesitamos conocer cuestiones de la teora de sistemas para poder llegar a controlar esta complejidad. No slo nos encontramos con sistemas altamente complejos, sino con sistemas mal estructurados y mal organizados.

2.2.2.- Estructura de los Sistemas.-

Frecuentemente nos encontramos con estructuras clsicas de los sistemas en general: o o Jerrquica o o Matricial o o Red Existen muchos sistemas con una estructura difcil de definir.

Estructura jerrquica: todos los elementos o componentes estn subordinados excepto uno que impera sobre los dems.

Como ejemplo podemos poner la estructura de empresa:

Ejemplo de estructura Jerrquica anidada:

Estructura en rbol: es un caso particular de la estructura jerrquica donde existe un sentido "topdown" de los nodos. El nodo raz tiene ramas donde cuelgan otros nodos y los ltimos nodos del rbol son llamados hojas.

Estructura en matriz: es aquella en la que la localizacin de las componentes est determinada por la combinacin de uno o ms factores.

Ejemplo: una empresa donde existen diferentes proyectos y diferentes funciones.

Estructura en red: consiste en un conjunto de nodos (puntos) conectados por arcos (enlaces). Los arcos permiten el flujo de informacin entre pares de nodos con un sentido determinado.

Ejemplo: los circuitos elctricos.

CMO DETERMINAR Y AISLAR EL SISTEMA A ESTUDIO?

2.2.3.- Lmites de los sistemas.-

Un sistema debe ser estudiado en profundidad y siempre desde un punto de vista global. Cuanto ms entendamos el sistema en su globalidad, ms fcil de establecer soluciones eficientes. El problema surge cuando queremos conocer el sistema a fondo, y la gran cantidad de informacin que aparece nos puede desbordar. Comenzamos teniendo un sistema reducido y al ir procesando su informacin nos encontramos cada vez un sistema con un mbito ms extendido y ms complejo. En la prctica debemos definir los lmites del sistema. Esta puede ser una de las tareas ms complicadas para el analista.

Diagrama de Contexto.

El MBITO define los lmites del sistema. Fuera de estos lmites tenemos el entorno o contexto: que es la parte externa al sistema que debe ser ignorada excepto las interacciones directas con el mismo. Interfaz: Este trmino se utiliza para referirnos a las interacciones existentes entre el contexto y nuestro sistema; entre nuestro sistema y otro sistema; y para las interacciones entre componentes de nuestro propio sistema.

Un esquema tpico de sistema empresarial es el encontrado en la siguiente figura.

Dependiendo de las interacciones que existan en el sistema podremos diferenciar Sistema Fuertemente Acoplados y Sistemas Dbilmente Acoplados. Los Sistemas Fuertemente Acoplados se caracterizan por la existencia de mltiples interacciones entre el sistema y el exterior, y entre las componentes del propio sistema.

Son sistemas ms difciles de estudiar ya que la informacin a tener en cuenta est relacionada con muchos componente al mismo tiempo. En los Sistemas Dbilmente Acoplados, el nmero global de interacciones es reducido y por tanto su estudio suele ser ms fcil de realizar. Podemos aislar los componentes del mismos y definir de forma clara las funciones que realiza cada uno.

2.2.4.- Modelado y representacin.-

Una vez hemos identificado el sistema a estudiar, delimitado su mbito o entorno y establecidas las interafaces, debemos decidir como vamos a describirlo. Debemos reducir la complejidad del sistema a travs de sucesivas simplificaciones. La modelizacin consiste en describir el sistema utilizando algn sistema de representacin. Normalmente, en la modelizacin determinamos las caractersticas principales del sistema, obviando aquellas que no sean relevantes. Utilizamos los modelos para estudiar el comportamiento de los sistemas, ya que es difcil trabajar con el sistema directamente. Cuanto ms entendamos el sistema, ms fcil nos ser poder explicarlo a los dems, y ensearles como funciona. Creando un modelo podemos conocer bien el sistema y tambin podemos medir futuros rendimientos del mismo.

Un modelo es una abstraccin de la realidad, es la seleccin de un conjunto de caractersticas relevantes con el propsito de representar el sistema a estudiar.

2.2.5.- Definicin de Sistemas de Informacin .-

Un sistema de informacin es la representacin abstracta de un sistema fsico. A travs de este sistema, fluyen la representacin de los datos entre elementos del mismo. Los Sistemas de Informacin proporcionan servicio al resto de elementos de la organizacin y enlazan sus componentes de forma que trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo. Una organizacin es un sistema y sus componentes (ventas, contabilidad, almacn, mercadotecnia) trabajan conjuntamente para crear un conjunto que beneficie a la empresa. Cada uno de los componentes anteriores a su vez forman sistemas en si mismos.

Ejemplo: Sistema de almacn: formado por compras, ventas, pedidos extraordinarios, etc. Las relaciones entre los diferentes subsistemas es una caracterstica importante para la exitosa operacin de los diferentes elementos que lo conforman.

Podemos ir adelantando una imagen tpica de los sistemas de informacin:

2.3.- CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.-

Los sistemas pueden interaccionar con el entorno: Sistema Abierto y Sistema Cerrado. Existe un mecanismo de control que incide sobre el sistema para su correcto funcionamiento.

Todos los sistemas trabajan bajo ciertos valores aceptables Fuera de estos, el sistema funciona incorrectamente. Se deben establecer cauces para su recuperacin: sistemas de control. Segn la figura anterior, los sistemas emplean modelo de control bsico consistente en:

o o o o

o o o o

Un estndar que indica los valores aceptables. Mecanismo para medir valores actuales. Mecanismo para comparar el estndar y valores actuales. Mtodo de realimentacin. Volver al estndar.

Los sistemas pueden estar formados por varios niveles de informacin, apareciendo as los subsistemas. Ejemplo: una empresa puede tener diferentes subsistemas como son: almacn, contabilidad, caja, personal, nminas, etc. (con una estructura determinada). Es normal tener varios niveles de sistemas interactuando entre s.

2.4.- CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN.-

Los sistemas de informacin soportan unidades funcionales organizativas que tienen objetivos especficos. Podemos destacar dos tipos de sistemas de informacin que a continuacin tratamos de describir.

Por un lado, sistema con flujos de informacin como: comprobar la existencia de productos, pago de una factura, etc. Por otro, sistema con flujos de informacin como: necesidad de informes de ventas, dinero en caja a principio de cada mes, estadsticas de productos que ms se venden, posibles ofertas, etc..

2.4.1.- Sistemas Procesamiento de Transacciones. Una transaccin es un registro simple y bien definido, generalmente provocado por una accin dentro de la organizacin. Ejemplos: una venta, retirada de fondos, reserva de un billete. Las transacciones suelen ser entradas al ordenador para modificar ficheros o bases de datos.

Ante la llegada de una transaccin, se llevan a cabo una serie de pasos: o o Comprobacin de errores. Datos correctos y necesarios. o Datos consistentes con los de las bases de datos. o Proceso de actualizar la base de datos.

Los sistemas de transacciones tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa y de las que depende toda la organizacin. Podemos destacar las siguientes actividades generales de un sistema de transacciones: o o Clculos. o o Almacenamiento y Recuperacin. o o Clasificacin. o o Ordenacin.

2.4.2.- Sistema para el Soporte de Decisiones. En la literatura se encuentran dos tipos de sistemas para el soporte de la decisin. Por un lado, los Sistema de Informacin Administrativa, que proporcionan la informacin que ser empleada en los procesos de decisin de cada da. Trata con la gestin diaria de situaciones de decisin bien estructuradas. Es posible anticipar los requerimientos de informacin ms comunes. La estructura bien definida se refiere a que los usuarios conocen de antemano los factores que deben tenerse en cuenta para la toma de decisiones as como las variables con influencia ms significativa sobre el resultado de una decisin. Son situaciones que se presentan con regularidad ( cada semana, mes, etc.). Ejemplos son informes de ventas cada semana para efectuar las compras, conocer el dinero en banco de forma diaria para poder efectuar pagos inmediatos, etc. Por otro lado, los Sistemas de Soporte de Decisiones, tambin proporcionan informacin a los directivos que deben tomar decisiones sobre situaciones particulares. Apoyan la toma de decisiones en circunstancias que no estn bien estructuradas. Este tipo de situaciones no son continuas ni regulares. Las decisiones decimos que son no estructuradas cuando no existen procedimientos claros para tomarlas y tampoco es posible identificar, con anticipacin, todos los factores que deben considerarse en la decisin. Ayudan a los usuarios a tomar decisiones complejas.

Ejemplo: - Cartera de valores: cuando comprar, que comprar, etc. - Planificacin de entregas: cmo y cuando entregar productos, para establecer rutas ptimas, para reducir los costes, etc.

Los Sistemas de Soporte a la Decisin son de naturaleza experimental, donde los usuarios prueban diferentes entradas para ver sus efectos. La respuesta se utiliza para probar nuevas entradas y el proceso contina hasta obtener los resultados satisfactorios. Un factor de gran relevancia en este tipo de sistemas es determinar la informacin adecuada en el momento preciso.

2.5.- SISTEMAS DE INFORMACIN BSICOS.-

Los sistemas tienen varios niveles de informacin. Es importante conocerlos y saber que tipo de informacin fluye por cada uno, as como la informacin generada dentro de cada nivel. En una organizacin jerrquica suelen aparecer los siguientes niveles:

Nivel operacional: se realizan la mayor parte de las funciones de la empresa a diario: la venta de productos, la compra de materias primas, almacn de productos, etc. Nivel de Direccin: Supervisa y Planifica.

Control Operacional: supervisa las operaciones da a da. Ejemplo la gestin de entregas a clientes, reordenacin de stock de objetos. Control de Direccin: planificacin a corto plazo (mximo 1 ao). Ejemplos: Confeccin de presupuestos, planificar mano de obra. Planificacin Estratgica: establecimiento de objetivos de la empresa, decisin de polticas a seguir, futuras acciones. Ejemplo: estudio de mercado de productos nuevos.

La estructura de un sistema de informacin para una organizacin empresarial tpica puede representarse:

Un sistema de estas caractersticas suele dividirse en subsistemas. Cada empresa tendr una organizacin propia. Veamos diferentes niveles de estos subsistemas, ya que son habituales en muchas de las empresas. Estos subsistemas debemos tomarlos como ejemplos de sistemas de informacin, nunca como representaciones exactas de modelos de empresas. Cada empresa u organizacin tendr sus propias estructuras.

Subsistema de Recursos Humanos.-

Subsistema de Contabilidad.-

Subsistema de Clientes.-

Subsistema de Produccin.-

Subsistema de Inventario.-

Todos estos sistemas representan un modelo de sistema de informacin de una empresa.

Del estudio exhaustivo de la empresa que estemos analizando obtendremos nuestros propios modelos.

.6.- SISTEMAS INFORMTICOS.-

2.6.1.- Definicin de Sistemas Informticos.2.6.2.- Funciones de los Sistemas Informticos.-

2.6.1.- Definicin de Sistemas Informticos.-

1 Definicin: Sistema de Informacin que utiliza los ordenadores para almacenar, transformar y comunicar la informacin que fluye a travs del mismo.

2 Definicin: Conjunto de elementos organizados para llevar a cabo algn mtodo, procedimiento o control mediante el procesamiento de informacin.

Los elementos de un sistema informtico son:

PROCEDIMIENTOS: definen la secuencia en la que se aplican los mtodos, que son el conjunto de tareas que se aplican para la construccin efectiva del software (planificacin, estimaciones, anlisis de requisitos, etc.) .

SOFTWARE: programas de ordenador, estructuras de datos y documentacin asociadas, que representan el sistema.

HARDWARE: son los dispositivos electrnicos que proporcionan la capacidad de computacin y los dispositivos electromecnicos que realizan las funciones del mundo exterior.

PERSONAL: usuarios del sistema que hacen uso efectivo tanto del software como del hardware.

DOCUMENTOS: manuales y cualquier informacin referida al sistema.

BASES DE DATOS: representacin de la informacin de forma lgica con una estructura determinada.

2.6.2.- Funciones de los Sistemas Informticos.-

Los sistemas informticos en general realizan tres funciones principales: o o COMUNICACIN o o TRANSFORMACIN o o ALMACENAMIENTO

COMUNICACIN:
Transmiten informacin entre los diferentes elementos del sistema. Funcin fundamental para compartir datos, tanto sean transacciones como soporte para la decisin.

Es importante definir los flujos de informacin entre los elementos del sistema. Existe un emisor y un receptor, y alguna forma de codificar la informacin y control de errores.

TRANSFORMACIN:

Cada elemento del sistema procesar la informacin que recibe y generar informacin a otro sistema. Todo sistema de informacin realiza la transformacin de flujos de datos provenientes de sistemas externos y genera flujos que irn destinados a sistemas externos. No es nuestro objetivo el estudio de sistemas aislados o cerrados. Internamente existe comunicacin entre los diferentes subsistemas. Cada uno recibe o genera cierta informacin a los dems.

ALMACENAMIENTO:
Los flujos de datos entre elementos del sistema son temporales, no existe la idea de almacenamiento. La necesidad de almacenamiento est presente en todos los sistemas de informacin. Nos interesa almacenar la informacin para poder recuperarla en situaciones donde sea necesario. Cada sistema tendr sus formas de almacenamientos propios.

2.7.- HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS INFORMTICOS.-

Introduccin.2.7.1.- Herramientas de Anlisis.2.7.2.- Herramientas de Diseo.2.7.2.- Herramientas de Desarrollo.-

Introduccin.-

Una herramienta es un conjunto de programas software que ayudan en el proceso de desarrollo de un sistema de informacin. El objetivo es reducir los esfuerzos de desarrollo e incrementar la fiabilidad del producto resultante. Existe un gran nmero de herramientas software: o o Planificacin de sistemas o Gestin de Proyectos o Soporte o Anlisis y Diseo o Programacin o Integracin y Pruebas o Prototipos o Mantenimiento

El entorno de las Herramientas CASE est evolucionando da a da. Cada da existen ms herramientas y con ms funcionalidad y potencia. Veamos algunas de las herramientas existentes ms comunes.

2.7.1.- Herramientas de Anlisis.-

Ayudan a los analistas a estudiar y estructurar el sistema en estudio. Permite determinar los requerimientos de una aplicacin. Automatizan el proceso de la documentacin en esta fase. Estas herramientas incluyen:

Herramientas para recoleccin de datos.

Capturan detalles que describen el nuevo sistema y los procedimientos que actualmente estn en uso. Documentan procesos y actividades de decisin.

Herramientas para la representacin grfica:

Crear diagramas que faciliten la modelizacin del sistema y sus funciones. Verificacin de las representaciones grficas.

Herramientas de Diccionario:

Registran y mantienen descripciones de todos los elementos del sistema como son las estructuras de datos, los flujos de datos, los almacenamientos, etc. Validacin y normalizacin de estructuras de datos. Listados mltiples.

2.7.2.- Herramientas de Diseo.-

Apoyan el proceso de transformar los requerimientos de anlisis en las estructuras de datos, los mdulos del sistema y sus interfaces. A partir de la diagramacin de los procesos, flujos de datos y de la descripcin del diccionario de datos, las herramientas de diseo definen una especificacin de diseo. Un conjunto importante de herramientas de este tipo son las orientadas a la interfaz de usuario: la creacin de mens, listados, formatos de E/S, etc.

2.7.3.- Herramientas de Desarrollo.-

Ayudan al analista a convertir los diseos del sistema en aplicaciones funcionales. Herramientas Generadores Automticos de Cdigo: producen cdigo fuente y las aplicaciones a partir de especificaciones de diseo adecuadas. Herramientas de Pruebas: En las ltimas fases del desarrollo de los sistemas aparece la necesidad de evaluar el producto creado. Las pruebas nos darn el grado de fiabilidad del sistema. Existen herramientas que generan bancos de datos que servirn para realizar las pruebas. Herramientas de Gestin de Configuraciones: una de las cuestiones ms importantes en el desarollo de sistemas es el control de versiones, el control de las diferentes configuraciones del sistema y la gestin de los cambios de los elementos del sistema. Actualmente ya existen varias herramientas para hacer una gestin eficaz a estos problemas. Herramientas de Garanta de Calidad: el seguimiento de estndares para asegurar la calidad del proceso y del producto generado es una actividad en auge. Las empresas que garanticen la calidad de sus productos obtendrn la confianza de sus clientes. De momento son escasas las herramientas para el control de la calidad, pero poco a poco van apareciendo algunas.

TEMA 2 RESUMEN

Hemos repasados una serie de conceptos de Teora de Sistemas fundamentales para el estudio de los sistemas de Informacin. Definimos el trmino sistema, repasamos las estructuras que estos pueden tener y propusimos la necesidad de modelar el sistema fsico en un sistema abstracto. Los sistemas de informacin que vamos a estudiar son sistemas abiertos que se relacionan con otros sistemas y con elementos dentro del mismo sistema. La clasificacin de sistemas de procesamiento de transacciones y de sistemas para el soporte a la decisin qued reflejada en el punto 2.4. A continuacin se expusieron cinco subsistemas bsicos dentro de la organizacin empresarial. En este caso, no se quiso definir con precisin tales sistemas ya que deben ser conocidos por el estudiante. Finalizamos con un resumen de algunas herramientas existentes para el desarrollo de los sistemas de informacin. Se describen tres tipos de herramientas: de anlisis, de diseo y de desarrollo.