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Cursos que conforman el programa Experto en Excel 2007

1. Conceptos bsicos de Excel 2007


1. Presentacin 2. Ejecutar Excel. Los documentos 3. Entorno de trabajo de Excel I 4. Entorno de trabajo de Excel II 5. Guardar el libro de trabajo 6. Crear y abrir un libro de trabajo 7. Introducir datos 8. Tipos de datos 9. Modificar los datos. Copiar y mover 10. Insertar y eliminar

11. Ayuda para la introduccin de datos 2. Tcnicas de gestin del libro de trabajo en Excel. Frmulas y funciones
0. Presentacin 1. Gestin de las hojas de clculo 2. Moverse y desplazarse por una hoja de clculo 3. Gestionar hojas de gran tamao en Excel 4. La gestin de las ventanas en Excel 5. Frmulas y operandos en Excel 6. Excel. Operadores y resultados por error 7. Excel. Copiar y mover frmulas. Referencias relativas 8. Referencias absolutas en Excel 9. Referencias que estn en otras hojas de clculo 10. Excel. Seleccionar los operandos con el ratn 11. Funciones en Excel 12. Insertar una funcin en Excel 13. Nombres de celdas y rangos

3. Formatos y grficos en Excel 2007


0. Presentacin 1. Formatos en Excel 2007 2. Anchura de columna en Excel 3. Excel. Formatos de nmero 4. Excel. Alinear el contenido de la celda Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Excel 2007 Pgina 1

5. El tipo de letra en Excel 6. Formatos de celdas en Excel 7. Estilos de celda y autoformatos en Excel. Lneas de cuadrcula 8. La herramienta copiar formato en Excel 9. Grficos en Excel 10. Crear un grfico en Excel. Partes del grfico 11. Seleccionar los datos para crear el grfico en Excel 12. Tipos de grficos en Excel 13. Excel. Aadir texto al grfico

4. Imprimir y ordenar listas de datos en Excel 2007


0. Presentacin

1. Excel 2007. Impresin rpida 2. Vista preliminar en Excel 3. Excel. El cuadro de dilogo Imprimir 4. Excel. Listas de datos 5. Excel. Ordenar una lista en funcin de los datos de una columna 6. Excel. Ordenar una lista en funcin de los datos de ms de una columna 7. Excel. Ms opciones para ordenar listas de datos

5. Filtrar datos en Excel


0. Presentacin 1. El autofiltro. Filtrar datos por columnas en Excel 2. Excel 2007. Buscar celdas vacas en una celda 3. Excel. Filtrar una lista en funcin de los criterios de ms de una columna 4. Crear filtros personalizados en Excel 5. Excel. Usar comodines. Acciones que se pueden realizar con una lista filtrada 6. El sistema de ayuda de Excel 7. Microsoft Office online 8. La ayuda sistematizada de Excel

6.-Prctica: Creacin de hoja de calificaciones con Excel 2007


0. Presentacin 1. Preparando la estructura de cada hoja del libro 2. Introduciendo las frmulas 3. Creando los grficos estadsticos 4. Dando formato a la hoja de clculo 5. Duplicando una hoja de clculo 6. Dando formato condicional a las notas 7. Otras posibilidades Alfredo Rico RicoSoft 2011 Curso Experto en Excel 2007 Pgina 2

1.- Curso Conceptos bsicos de Excel 2007


Captulos del curso

1.

Presentacin

2. Ejecutar Excel. Los documentos 3. Entorno de trabajo de Excel I 4. Entorno de trabajo de Excel II 5. Guardar el libro de trabajo 6. Crear y abrir un libro de trabajo 7. Introducir datos 8. Tipos de datos 9. Modificar los datos. Copiar y mover 10. 11. Insertar y eliminar Ayuda para la introduccin de datos

Presentacin del curso


En "Conceptos bsicos de Excel 2007" vamos a dar un repaso a los conceptos que representan la base del trabajo con Excel. En concreto veremos la manera de ejecutar Excel y salir del programa, estudiaremos el entorno que nos ofrece Excel y aprenderemos la manera de guardar y recuperar el trabajo que hayamos realizado. Excel es un programa de hoja de clculo y, como su propio nombre indica, se dedica fundamentalmente a realizar clculos. Lgicamente, antes de pedirle a Excel que realice un clculo debemos suministrarle los datos pertinentes. En este curso veremos tambin la forma de introducir datos en Excel y de corregir los que ya hay.

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Captulo 1: Ejecutar Excel. Los documentos


Ejecutar Excel Hay distintas maneras de arrancar Excel, es decir, de ponerlo en funcionamiento. A saber: Hacer clic en el icono de Excel que se encuentra en el men Inicio, Programas (o Todos los programas, dependiendo de tu versin de Windows), Microsoft Office (figura 1.1). Si usas este procedimiento se iniciar Excel y se abrir un documento en blanco.

Figura 1.1. El icono de Excel en el men Inicio, Programas Pulsar dos veces en el icono de un documento de Excel. Se iniciar Excel y se abrir el documento sobre el que hayas pulsado dos veces.

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Figura 1.2. Office 2007 en la lista de programas recientes Hacer clic sobre Microsoft Office Excel 2007 en la lista de programas abiertos recientemente (si la tenemos habilitada, figura 1.2) que se encuentra en el men Inicio de Windows. Se iniciar Excel del mismo modo que en el primer procedimiento (figura 1.3).

Figura 1.3. Acabamos de abrir con xito Office 2007


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Documentos Como todo programa de ordenador, la misin de Excel es trabajar con documentos creados por y para l. Por ejemplo, en el caso de un programa procesador de textos, el documento sera la carta escrita con ese procesador de textos. En el caso de Excel, sus documentos se denominan libros de trabajo. Cada libro de trabajo est compuesto por una o ms hojas de clculo (en concreto, tres por omisin). Para comprender el concepto de libro de trabajo veamos de nuevo el ejemplo del procesador de textos. Supn que el documento del procesador de textos, en lugar de ser una carta, fuera una carpeta que contuviera cartas. As, en cada documento se podran tener varias cartas. En el caso de Excel es igual: su documento, en lugar de ser una hoja de clculo, son varias hojas de clculo agrupadas en un libro de trabajo. El motivo de hacerlo as es que resulta muy frecuente tener la necesidad de repartir el trabajo que se realiza con Excel entre varias hojas de clculo. Es ms fcil tener un solo documento que agrupe todas esas hojas de clculo relacionadas que tener un documento por cada hoja. Los libros de trabajo se almacenan como archivos dentro del disco duro o de una memoria porttil. De esa manera es posible conservar el trabajo realizado cuando se apaga el ordenador. En el apartado anterior, cuando se utilizan las opciones primera o tercera para ejecutar Excel, ste arranca y crea un libro de trabajo nuevo y en blanco. Este libro de trabajo no est todava almacenado en el disco duro. Si se utiliza las opcin segunda, Excel arrancar y abrir un libro de trabajo (el que t selecciones) que estaba previamente almacenado en el disco duro. Ms adelante, en este mismo captulo, veremos la manera de guardar en disco duro un libro de trabajo de Excel. Y en el captulo 5 veremos la manera de gestionar los libros de trabajo y sus hojas de clculo.

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Captulo 2: Entorno de trabajo de Excel I


Para comenzar el estudio de Excel vamos a suponer que lo has ejecutado utilizando el icono Excel que aparece en el men Inicio. Si es as, el aspecto que tiene Excel cuando se ejecuta es el que puedes ver en la figura 1.4.

Figura 1.4. La pantalla de Excel con un libro en blanco Es posible que el aspecto de Excel en tu ordenador no sea exactamente igual que el que aparece en la figura 1.4. No te preocupes, eso es completamente normal y no afecta a la funcionalidad del programa. La ventana de Excel Todo el trabajo con Excel se realiza dentro de la ventana denominada Microsoft Excel (que puedes ver en la figura 1.4), y a la que tambin se llama ventana del programa para diferenciarla de la ventana del documento que veremos ms adelante. La ventana de Excel contiene un gran nmero de elementos distintos. Veamos para qu sirven todos estos elementos (figura 1.5).

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Figura 1.5. Las partes de la ventana de Excel (maximizada) La barra de ttulo En la parte superior de la ventana est la barra del ttulo. En ella aparece el nombre del programa (Microsoft Excel) y tambin aparece el nombre del documento con el que ests trabajando. En el caso de la figura 1.5 el nombre es Libro1. En el extremo derecho de la barra del ttulo hay tres botones que son, respectivamente, los siguientes: Minimizar. Si haces clic en l, la ventana de Excel se convierte en un icono en la barra de tareas de Windows, liberando espacio en el escritorio para que puedas hacer otras cosas. Maximizar/Restaurar. Si la ventana de Excel no ocupa todo la pantalla (como ocurre en la figura 1.4), el dibujo que aparece en este botn es el de un cuadrado. Si entonces haces clic en l, la ventana pasar a ocupar toda la pantalla (se maximizar), como aparece en la figura 1.5. En ese momento el dibujo del botn se transformar en el de dos cuadrados superpuestos. Si pulsas el botn, la ventana volver a tener el tamao intermedio que tena antes de maximizarla (se restaurar). Nota En general, siempre resulta ms cmodo trabajar con la ventana de Excel maximizada (como en la figura 1.5). A lo largo del resto del libro lo haremos as. Te sugiero que t tambin lo hagas para que las figuras del libro se parezcan lo mximo posible a lo que aparece en tu pantalla. Cerrar. Si haces clic en el botn que est ms a la derecha de los tres se cerrar la ventana, es decir, saldrs del programa (o sea, de Excel). La cinta de opciones
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La cinta de opciones est justo debajo de la barra del ttulo. Cada una de las fichas o pestaas que aparecen en esta cinta es el nombre de un grupo de comandos. Las opciones o comandos que contiene cada grupo se organizan por tareas lgicas o tipos de actividad (como por ejemplo configurar la pgina, elegir el formato del texto o insertar imgenes). Las fichas y sus grupos permiten acceder a todas las caractersticas y funcionalidades que Excel pone a tu disposicin. Para seleccionar una opcin o comando, slo tienes que buscarlo por su actividad en la cinta de opciones y pulsar sobre su nombre o botn. Aunque el nmero de fichas de Excel no es muy grande, solo seis en principio, el de los comandos que contienen todos los grupos s que lo es. Para simplificar el acceso a todos esos comandos, por omisin Excel oculta de la vista algunas fichas y solo aparecern en la cinta cuando se las necesite, es decir, el entorno de trabajo de Excel interactuar con el usuario y cambiar en funcin de nuestras elecciones. Si quieres comprobarlo rpidamente sigue estos pasos: Maximiza la ventana de Excel si no lo est (acabamos de aprender a usar ese botn) y fjate bien en los grupos y botones de la cinta de opciones. Ahora devuelve la ventana al tamao que tena antes y, si es preciso, reduce un poco el tamao de la ventana. Lo que tratamos de ver es cmo los grupos de comando se contraen o alargan para ocupar mejor el espacio de la ventana y cmo los botones pueden reducirse a iconos que muestran sus opciones en un desplegable (fig 1.6).

Figura 1.6. El grupo de comandos Alineacin cambia su tamao y el de sus botones para adaptarse al de la pantalla. En el grupo de opciones donde veas un icono como este en su esquina inferior derecha plsalo para lanzar un cuadro de dilogo o un panel. Estos se abren para darte ms opciones o el control total sobre la herramienta que vas a utilizar. Haz clic en la segunda ficha, Insertar, y luego en Tabla; acepta en el cuadro de dilogo sin importarte las opciones, solo queremos ver la ficha nueva, que antes no figuraba en la ventana de Excel, Herramientas de tabla (fig 1.7). Para diferenciarse de las otras se monta sobre la barra de ttulo y se muestra retroiluminada. Pues as, cada vez que insertes una imagen, una grfica, un dibujo o cualquier tarea que requiera unas herramientas especficas, Excel aadir a la cinta de opciones nuevas fichas que solo aparecern cuando seleccionemos el elemento u objeto que vayamos a editar. Es decir, solo aparecern cuando las necesitemos. As la ventana de Excel est ms limpia de botones y es ms difcil que los confundamos.

Figura 1.7. Las ficha Herramientas de tabla solo aparece de forma eventual cuando est seleccionada alguna tabla La barra de herramientas de acceso rpido
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Encima de la cinta de opciones y compartiendo espacio en lnea con la barra de men hay una barra pequea, la barra de herramientas de acceso rpido. Esta barra de herramientas es un conjunto de botones agrupados (aunque adems de botones tambin puede haber otros controles, como cuadros desplegables). Hacer clic en uno de esos botones es equivalente a seleccionar un comando de de entre los muchos que hay por toda la cinta de opciones y, en algunos casos, despus seleccionar una opcin en un cuadro de dilogo. La gran diferencia es que resulta mucho ms rpido y cmodo pulsar un botn en esta barra que tener que desplazarse por las fichas hasta encontrar el comando que se busca o tener que rellenar opciones en un cuadro de dilogo. Por omisin, Excel muestra solo tres comandos en esta barra, pero su gran ventaja es que es totalmente personalizable. Cualquier comando de la cinta de opciones puede agregarse a la barra de herramientas de acceso rpido, lo que significa que el aspecto final de esta barra puede ser el que queramos y contendr los comandos que ms utilicemos, como una especie de "favoritos". Y as los tienes ms a mano (figura 1.8).

Figura 1.8. La Barra de herramientas de acceso rpido personalizada Agregar y eliminar comandos de la barra de acceso rpido es muy sencillo: 1. Elige el comando que quieras agregar y pulsa sobre l con el botn secundario del ratn. 2. En el men contextual que aparece selecciona la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Nota Si quieres saber qu funcin tiene cada comando, slo tienes que situar el puntero del ratn sobre ese botn unos segundos; entonces aparecer un recuadro con la descripcin de las caractersticas de ese comando. 3. Ya est agregado!. Si ahora quieres eliminarlo el proceso es parecido. Clic secundario sobre el icono en la barra de acceso rpido y eliges eliminarlo. Si adems haces clic en el desplegable de la propia barra de herramientas, Excel te sugerir una serie de comandos para agregar. Aquellos nombres que tengan una marca de verificacin a su izquierda identifican a los comandos que ya se ven en la barra en este momento. Para que se vea cualquier otro, haz clic sobre su nombre. Si quieres ocultar un comando de estos, pulsa sobre su nombre en este men: el comando desaparecer de la barra y su nombre dejar de tener una marca de verificacin a la izquierda.
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Captulo 3: Entorno de trabajo de Excel II


Personalizar y cambiar de posicin la barra de herramientas de acceso rpido Agregar y quitar comandos varias veces puede llevarte a tener una barra de acceso rpido algo desorganizada o con demasiados comandos para el lugar que ocupa en la pantalla. Sera ese el momento de tener un control ms completo sobre qu comandos y qu orden deberan ocupar en la barra. Sigue la secuencia del apartado anterior, pero en el segundo paso selecciona Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido, aparecer la ventana que muestra la figura 1.9.

Figura 1.9. Ventana Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido Aqu puedes hacer bsicamente lo mismo que hicimos desde la cinta de opciones, agregar comandos, pero ahora estn todos listados en la columna de la izquierda y no tienes que buscarlos por la cinta (que como hemos dicho, a veces no aparecen todos visibles). La mecnica para configurar nuestra barra es simple. Haz lo siguiente: 1. Sita el puntero del ratn sobre el comando que elijas para seleccionarlo (usa el desplegable para ver ms).
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2. Haz clic en el botn Agregar para pasarlo a la columna de la derecha, que es nuestra barra de herramientas de acceso rpido. 3. Luego selecciona ese mismo comando u otro en la columna de la derecha y pulsa los botones de Arriba o Abajo para darle un orden en la barra. 4. Quitar un comando es el procedimiento contrario; seleccionas en la columna de la derecha y pulsas el botn Quitar. Puedes agregar incluso grupos de comandos enteros (los que en la columna de la izquierda tienen una flecha hacia la derecha, indicando que contienen ms comandos). Nota Cambia todo lo que quieras para probar. Siempre podrs devolver la barra a su estado original y eliminar todos los cambios pulsando el botn Restablecer. Cuando tu barra de herramientas crezca con tus comandos favoritos tal vez te interese tenerla ms cerca de la hoja de trabajo. Puedes hacer que cambie de posicin activando la casilla Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido debajo de la cinta de opciones. Si adems combinas el cambio de ubicacin con minimizar la cinta de opciones (haz clic secundario sobre la cinta y elige Minimizar la cinta de opciones), conseguiras un aspecto de la ventana de Excel muy parecido al de versiones anteriores; ideal si eres un nostlgico (fig 1.10).

Figura 1.10. La barra de acceso rpido y la cinta de opciones imitando a un Excel anterior La barra de frmulas Debajo de la cinta de opciones est la de frmulas, que tiene dos partes. En la izquierda aparece siempre la direccin o referencia de la celda seleccionada (en la figura 1.10 puedes ver que pone A1). Como vers ms adelante, esto es muy til para saber en todo momento cul es la celda activa aunque est fuera de la pantalla. La parte derecha de la barra de frmulas se utiliza para introducir datos en la hoja de clculo (aunque esto tambin se puede hacer escribiendo directamente en las celdas) y para ver el contenido de la celda activa. En algunas ocasiones, cuando una celda contiene frmulas o formatos es difcil distinguir su contenido real; mediante la barra de frmulas siempre es posible ver cul es ese contenido. La barra de estado Esta barra aparece a lo largo del extremo inferior de la pantalla. Tambin tiene dos partes. En la izquierda aparece informacin sobre el estado de Excel en cada momento (ahora pone Listo, como puedes ver en la figura 1.5). En la parte derecha de la barra hay un botn, Macro, que no trataremos aqu (sirve para grabar una secuencia de actos y reproducirla cuando se desee) y mucho espacio para mostrar
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informacin. Qu informacin?. Pues al igual que con la barra de acceso rpido, la que decidamos. Haz clic secundario con el ratn sobre la barra de estado y decide, por el sistema de marcas de verificacin, qu tipo de informacin quieres que aparezca en la barra. La informacin que ofrece es muy diversa pero por ejemplo Promedio y Suma cumplen la funcin de una pequea calculadora. La ventana del documento Todo lo que est por debajo de la barra de frmulas y por encima de la barra de estado es la ventana del documento de Excel. Tal y como aparece en la figura 1.5 no parece una ventana, pero eso es porque la ventana est maximizada. Si observas los tres botones que hay en el extremo derecho de la barra del ttulo de la ventana del programa (los que vimos un poco ms arriba), vers que hay otros casi idnticos debajo de ellos. Esos tres botones pertenecen a la ventana del documento y, si haces clic en el del medio (Maximizar/Restaurar), conseguirs ver la ventana del documento dentro de la ventana del programa (figura 1.11).

Figura 1.11. La ventana del documento dentro de la ventana del programa Esa ventana es un libro de trabajo y Excel permite tener abiertos varios a la vez. Teniendo cada libro de trabajo en su respectiva ventana facilita mucho su gestin. En los prximos apartados veremos cules son las partes de la ventana del documento. La barra del ttulo En la barra del ttulo de la ventana del documento aparece el nombre del libro de trabajo que tengas en esa ventana. En el ejemplo de la figura 1.11 pone Libro1, porque ese es el nombre del libro de trabajo. En caso de que tengas varios libros de trabajo abiertos a la vez, lo que pone en la barra del ttulo te permitir saber cul de ellos tienes seleccionado en cada momento.

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En el extremo izquierdo de la barra del ttulo est el men de control de la ventana del documento (aparece como un icono de los documentos de Excel). Este men contiene comandos para mover, cambiar el tamao y cerrar la ventana, aunque no se utilizan casi nunca. En el extremo derecho de la barra del ttulo hay tres botones: Minimizar.Sirve para reducir al mnimo tamao la ventana del documento y para colocarla en la parte inferior de la ventana del programa. Maximizar/Restaurar. Cuando la ventana est minimizada o cuando est maximizada, ste es el botn Restaurar y sirve para devolver a la ventana su tamao intermedio. Cuando la ventana est restaurada, es decir, tiene un tamao intermedio, sirve para hacer que sta pase a ocupar el mximo tamao posible dentro de la ventana del programa. Cerrar.Sirve para cerrar la ventana del documento, es decir, el libro de trabajo, sin cerrar Excel. Si has realizado cambios en el libro de trabajo y no los has guardado en el disco, Excel te ofrecer la posibilidad de hacerlo antes de cerrarlo. Cuando la ventana del documento est maximizada (como en la figura 1.5), se producen algunos cambios en la barra del ttulo de la ventana del documento. En realidad sta desaparece como tal, y sus elementos se disponen de la siguiente manera: El nombre del libro de trabajo aparece en la barra del ttulo de la ventana del programa, precediendo al ttulo del programa Microsoft Excel. El men de control de la ventana del documento desaparece por completo. Los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar de la ventana del documento se sitan en el extremo derecho de la barra de mens, debajo de los botones equivalentes de la ventana del programa. Durante el resto del libro trabajaremos casi en todos los casos con la ventana del documento maximizada, ya que resulta ms cmodo. La barra de seleccin de las hojas del libro En la parte inferior izquierda de la ventana del documento est la barra de seleccin de las hojas del libro de trabajo. Recuerda que cada libro de trabajo puede contener ms de una hoja de clculo; pues bien, esta barra permite pasar de una a otra hoja de las que contenga el libro. En la parte izquierda de la barra hay cuatro botones que permiten pasar, respectivamente, a la primera hoja del libro, a la anterior a aquella en la que estemos, a la siguiente y a la ltima. A continuacin de los botones hay una ficha o solapa por cada una de las hojas que contenga el libro, cada una con el nombre de la hoja (que ser distinto al nombre del libro de trabajo). Para pasar a cualquier hoja del libro, slo hay que hacer clic en la ficha que contiene su nombre. Las barras de desplazamiento A lo largo del borde derecho de la ventana del documento se encuentra la barra de desplazamiento vertical y en la parte derecha del borde inferior est la barra de desplazamiento horizontal. La funcin de ambas barras consiste en permitir cambiar la parte de la hoja de clculo que se ve en la pantalla.
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Filas, columnas y celdas El interior de la ventana del documento est compuesto por una red de casillas. En realidad, estas casillas se forman por el cruce de filas (horizontales) y columnas (verticales). En cada cruce de una fila con una columna aparece una casilla que se denomina celda. Cada fila y cada columna tienen un nombre. Los nombres de las filas se pueden ver a lo largo del borde izquierdo de la ventana del documento y consisten en un nmero. Los nombres de las columnas aparecen a lo largo del borde superior de la ventana del documento y estn formados por una o ms letras. As se habla de la fila 5, de la columna R o de la columna HZ. A su vez, todas las celdas de la hoja de clculo tienen un nombre o referencia, que se forma uniendo el nombre de la columna y de la fila que, al entrecruzarse, dan lugar a esa celda. As se habla de la celda A1, C72, AD5, etctera (figura 1.12). Al nombrar una celda siempre se pone en primer lugar el nombre de la columna y luego el de la fila, y nunca al revs.

Figura 1.12. Filas, columnas y celdas La celda activa Segn lo que hemos visto, los documentos de Excel son los libros de trabajos, y estos estn compuestos por una o ms hojas de clculo. Las hojas de clculo a su vez estn compuestas de celdas. Es en las celdas en donde se introducen todos los datos con los que se quiera trabajar. La cuestin por tanto es, habiendo tantas celdas, en cul de ellas se introducir la informacin que yo teclee? La celda en la que se introducir la informacin que se teclee se denomina celda activa y hay varias maneras de reconocerla: 1. Mirando la direccin o referencia que aparece en el extremo izquierdo de la barra de frmulas. 2. Por el reborde grueso que aparece a su alrededor y que se denomina puntero de celda.

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3. Mirando la interseccin de la columna y la fila activas, que se reconocen porque sus respectivos nombres aparecen en negrita. En la figura 1.11 puedes ver que el puntero de celda est en la celda A1, que pone A1 en el extremo izquierdo de la barra de frmulas y que el nombre de la columna A y el nombre de la fila 1 estn en negrita. Nota La forma ms segura de localizar la celda activa es mirando su direccin en el extremo izquierdo de la barra de frmulas, puesto que hay ocasiones en las que la celda activa estar fuera de la zona de la hoja que se ve en pantalla, con lo que los procedimientos 2 y 3 no servirn. Para introducir un dato en la celda activa basta con que lo teclees y pulses Intro. Cambiar la celda activa El procedimiento para introducir datos en la hoja de clculo consiste pues en seleccionar una celda (que una vez seleccionada pasar a ser la celda activa), teclear el dato y pulsar Intro. Seleccionar una celda como activa implica poner el puntero de celda (el reborde grueso) sobre la misma. Eso se puede hacer con el teclado o con el ratn. Para mover el puntero de celda de una celda a otra utiliza las teclas del cursor: se mover en la direccin que marque la correspondiente tecla. Si la celda que quieres seleccionar no est cerca de la que actualmente es la celda activa, es mucho ms aconsejable utilizar el ratn para seleccionar esa nueva celda. El procedimiento consiste en situar el puntero del ratn (que cuando est sobre la hoja de clculo tiene forma de cruz ancha) sobre la celda que se quiere seleccionar y hacer clic. El puntero de celda pasar inmediatamente a esa celda. Seleccionar un rango Un rango es un conjunto de celdas. Igual que se puede seleccionar una celda, en Excel se puede seleccionar un rango, es decir, un grupo de celdas. Esto se hace habitualmente cuando se quiere trabajar a la vez con todas las celdas seleccionadas, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Hay dos tipos de rangos: Rangos sencillos, en los que todas las celdas que componen el rango se tocan unas con otras. Rangos discontinuos, en los que las celdas que lo componen pueden estar alejadas unas de otras. En la figura 1.13 puedes ver seleccionado un rango sencillo de 28 celdas (4 columnas por 7 filas). Se reconoce porque las celdas que componen el rango aparecen sombreadas.

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Figura 1.13. Un rango sencillo seleccionado Para seleccionar un rango sencillo mediante el teclado, haz lo siguiente: 1. Haz que la celda activa sea la que ocupe el extremo superior izquierdo del rango que vas a seleccionar. 2. Pulsa la tecla Mays y mantenla pulsada. 3. Utiliza las teclas del cursor para ir seleccionando las dems celdas que vayan a componer el rango. A medida que lo hagas irs viendo que esas celdas cambian de color para mostrar que estn seleccionadas como parte del rango. 4. Cuando termines, suelta la tecla Mays. Si quieres utilizar el ratn en lugar del teclado para seleccionar un rango sencillo, haz lo siguiente: 1. Sita el puntero del ratn sobre la celda que va a ocupar el extremo superior izquierdo del rango. 2. Haz clic y mantn pulsado el botn del ratn. 3. Desplaza el ratn alejndote de la celda inicial hasta seleccionar todas aquellas que quieras incluir en el rango. A medida que lo hagas irs viendo que esas celdas cambian de color para mostrar que estn seleccionadas como parte del rango. 4. Cuando se encuentren todas seleccionadas, suelta el botn del ratn. Al igual que las celdas, los rangos tienen un nombre o referencia. En el caso de los rangos sencillos, esta referencia se compone de los nombres de las celdas que ocupan los extremos
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superior izquierdo e inferior derecho del rango, separados por dos puntos. En el caso de la figura 1.13, la referencia del rango sera C4:F10. Si te fijas, un rango discontinuo no es ms que la unin de varios rangos sencillos. Entonces, para seleccionar un rango discontinuo con el ratn, haz lo siguiente: 1. Sigue el mismo procedimiento de antes para seleccionar el primero de los rangos sencillos. 2. Cuando termines, pulsa la tecla Ctrl y mantenla pulsada. 3. Repite el procedimiento por cada uno de los rangos sencillos adicionales que compongan el rango discontinuo. En la figura 1.14 puedes ver un rango discontinuo seleccionado. Observa que este rango es la unin de tres rangos sencillos. La referencia de un rango discontinuo se forma separando con punto y coma las referencias de los rangos sencillos que lo componen. As, la referencia del rango discontinuo que aparece en la figura 1.14 sera B3:C6;D11:E15;G18:H22.

Figura 1.14. Un rango discontinuo seleccionado Para deseleccionar un rango, haz clic con el ratn sobre cualquier celda de la hoja de clculo (o pulsa cualquier tecla del cursor).

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Captulo 4: Guardar el libro de trabajo


Una vez que hayas creado o modificado tu libro de trabajo, introduciendo, borrando o modificando el contenido de las celdas de las hojas de clculo, querrs guardarlo en el disco, ya que en caso contrario perders el trabajo una vez que salgas de Excel. Para guardar en el disco el libro de trabajo (y, por tanto, todas las hojas de clculo que contiene) ejecuta el Botn Office, y luego Guardar (observa la figura 1.15). Entonces aparecer el cuadro de dilogo Guardar como (figura 1.16).

Figura 1.15. El Botn Office desplegado Este cuadro de dilogo sirve para que le des un nombre al libro de trabajo. Introduce el nombre que quieras darle en el cuadro Nombre de archivo (en la figura 1.16 pone Libro1.xlsx).

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Figura 1.16. El cuadro de dilogo Guardar como Excel ha seleccionado la carpeta Documentos en el cuadro desplegable Guardar en. Esta es la carpeta que Excel selecciona por omisin para que guardes tu trabajo, pero si quieres puedes utilizar cualquier otra: usa la lista desplegable Guardar en y el cuadro que aparece debajo de ella para seleccionar la unidad de disco y la carpeta en la que quieras guardar el libro de trabajo. Despus de introducir un nombre para el libro de trabajo y la carpeta en que quieres guardarlo, pulsa el botn Guardar. Excel guardar el libro de trabajo en el disco. Guardar el libro de trabajo por segunda y sucesivas veces Si despus de guardar un libro de trabajo en el disco lo modificas, debers hacerlo de nuevo para que se guarden esas modificaciones. La forma de guardar por segunda y sucesivas veces un libro de trabajo es ms sencilla que hacerlo por primera vez, basta con que hagas clic en el comando Guardar, en la barra de acceso rpido (el primero por la izquierda), o pulses la combinacin de teclas Ctrl+G. Excel se limitar a guardar la versin modificada de tu libro de trabajo en la misma carpeta donde estaba la original, sustituyendo a sta, y sin preguntarte nada. Esta operacin es tan sencilla porque es muy recomendable que guardes tu libro de trabajo a medida que trabajes con l; as, en el caso de que ocurra un accidente (por ejemplo un corte de luz) no perders apenas nada del trabajo que hayas realizado. Si quieres guardar el mismo libro de trabajo con otro nombre o en otra carpeta, entonces utiliza el comando, Guardar como... , Libro de Excel, despus de pulsar el Botn Office. Los pasos a seguir son los mismos que si fuese la primera vez que guardaste el libro de trabajo. Guardar el libro de trabajo para otras versiones de Excel En la figura 1.16 vimos que el tipo de archivo que guardbamos era *.xlsx. Esto no ha sido siempre as, y hasta esta versin 2007 ese no era el formato que Excel utilizaba para guardar los libros de trabajo, era *.xls. Con formato nos referimos a la extensin, lo que acompaa al nombre
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del archivo detrs del punto, y que determina qu tipo de fichero es. Y lo que diferencia uno de otro es la manera de codificar el archivo; el formato *.xslsx utiliza un lenguaje llamado XML que, aparte de las mejoras de rendimiento y ventajas que conlleve, lo cierto es que afectar a nuestra forma de trabajar porque ambos formatos son incompatibles entre s. No tendremos problemas si no compartimos nuestros documentos, pero de tener que trabajar en grupo e intercambiar nuestros libros de trabajo con un colaborador, puede ocurrir que: Tengas que ceder tu archivo creado en Excel 2007 a un usuario que utiliza una versin anterior. No hay problema. Con el comando Guardar como crea un documento como Libro de Excel 972003 para que pueda abrirlo. Consejo Cada vez que se guarde un archivo en otro formato, es posible que se pierda parte de su formato, sus datos y sus caractersticas. Pulsa en el Botn Office y ve al men Preparar, all ejecuta el comprobador de compatibilidad para ver si eso ocurrira. Tengas que abrir un archivo de una versin anterior. brelo normalmente como hemos visto en este captulo. A lo mejor no notas nada pero fjate que se activa el modo de compatibilidad (en la barra de ttulo aparece Modo de compatibilidad). Este modo asegura que no estarn disponibles las caractersticas nuevas de Excel 2007, de manera que al guardarlo, quienes utilicen versiones anteriores podrn editarlo sin problemas. Nota Existe la opcin de saltarte el Modo de compatibilidad. Pulsa el Botn Office y ve al comando Convertir. Si aceptas la conversin podrs usar todas las mejoras que trae el formato nuevo. Cerrar el libro de trabajo Para finalizar la tarea con el libro de trabajo, despus de guardarlo debes cerrarlo. Esto es tan fcil como ejecutar el comando Cerrar, dentro de las opciones que despliega el Botn Office. Si has hecho modificaciones en el libro de trabajo desde la ltima vez que lo guardaste, Excel te advertir de ello (figura 1.17), dndote la opcin de guardar de nuevo el libro antes de cerrarlo (si lo cierras sin guardarlo, perders los cambios que hubieras hecho).

Figura 1.17. Excel te da la opcin de guardar el libro de trabajo antes de cerrarlo si has realizado modificaciones Si no hay cambios que guardar o, si los hay, despus de que elijas la opcin adecuada del cuadro de dilogo de la figura 1.17 (excepto si es Cancelar), la ventana del libro de trabajo se cerrar y slo quedar la ventana del programa. Si pulsas el botn Cancelar en el cuadro de dilogo de la figura 1.17, el libro no se cerrar y no se guardarn los cambios, de modo que podrs seguir trabajando en l.
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Captulo 5: Crear y abrir un libro de trabajo


Si quieres comenzar a trabajar con un libro nuevo y en blanco, haz clic en el Botn Office, Nuevo y luego clic en el botn Crear del cuadro de dilogo Nuevo libro que aparecer. Excel crear un libro de trabajo nuevo y en blanco y lo mostrar en la pantalla para que puedas comenzar a trabajar con l. Abrir un libro de trabajo Cuando inicies una sesin de trabajo con Excel tienes dos opciones: comenzar a trabajar con un libro nuevo o seguir con un libro que hayas guardado previamente. En este segundo caso, para poder seguir trabajando con el libro, primero debers abrirlo en Excel. Para abrir un libro de trabajo ejecuta el comando Abrir despus de pulsar el Botn Office. Excel te mostrar el cuadro de dilogo Abrir, que es muy parecido al cuadro de dilogo Guardar como. Selecciona el disco y la carpeta en la que est el libro guardado. Cuando lo hagas, el libro aparecer en el cuadro que hay debajo del desplegable Buscar en (figura 1.18). Haz clic sobre l para seleccionarlo y luego pulsa Abrir.

Figura 1.18. El cuadro de dilogo Abrir Salir de Excel Para terminar una sesin de trabajo con Excel hay que cerrar la ventana del programa o, lo que es lo mismo, salir de Excel. Cuando quieras cerrar Excel, utiliza el comando Botn Office, y luego el comando Salir de Excel. Si has modificado el libro en el que estuvieses trabajando y no lo has guardado, Excel te mostrar el mismo cuadro de dilogo de la figura 1.17. Despus de responder a este cuadro de dilogo, Excel se cerrar (a menos que selecciones la opcin Cancelar).
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Captulo 6: Introducir datos


Excel es un programa de hoja de clculo y, como su propio nombre indica, se dedica fundamentalmente a realizar clculos. Lgicamente, antes de pedirle a Excel que realice un clculo debemos suministrarle los datos pertinentes. En este captulo veremos la forma de introducir datos en Excel y de corregir los que ya hay. Cualquier informacin que se introduce en Excel es un dato. Cuando se aade un dato en Excel, en realidad se introduce en una celda determinada de la hoja de clculo en la que estemos trabajando. En concreto, cuando se inserta un dato en Excel, ste siempre se introduce en la celda activa, es decir, en la celda seleccionada (consulta el captulo anterior). Sabido esto, introducir un dato es un proceso muy sencillo: 1. Selecciona la celda en la que quieres introducir el dato (puedes utilizar el teclado o el ratn para desplazar el puntero de celda activa, tal y como vimos en el captulo anterior). 2. Escribe seguidamente el dato que quieres introducir (simplemente teclendolo). 3. Cuando termines de escribir el dato, pulsa Intro para aceptar la introduccin del mismo en la celda activa. Prestemos un poco de atencin a lo que ocurre en el punto 2 mientras tecleas el dato. Tan pronto como comiences a teclear podrs notar que suceden varias cosas (figura 2.1):

Figura 2.1. Introduciendo un dato en la celda activa

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Lo que vas escribiendo aparece en el interior de la celda activa, as como un cursor parpadeante al final que se denomina punto de insercin (lo siguiente que teclees aparecer donde est el punto de insercin). Lo que vas escribiendo tambin aparecer en la barra de frmulas y a su izquierda se mostrarn dos botones, uno en forma de aspa (botn Cancelar), que sirve para anular la introduccin del dato (es equivalente a la tecla Esc), y otro en forma de signo de verificacin (botn Introducir), que sirve para aceptar la introduccin del dato (es equivalente a la tecla Intro). En el extremo izquierdo de la barra de estado de Excel aparece la palabra Introducir. Puede que cometas un error mientras ests escribiendo el dato. Si es as, utiliza la tecla Retroceso para borrar lo que est mal y completa el dato correctamente. Cuando hayas terminado de escribir el dato y pulsado la tecla Intro, ste se introducir en la celda activa y el puntero de celda se desplazar a la celda inmediatamente inferior de aquella en la que estaba. Si quieres modificar un dato que ya hayas introducido en una celda, debers utilizar tcnicas distintas, tcnicas que veremos en el apartado Editar los datos, ms adelante en este mismo captulo. Sin embargo, si introduces un dato en una celda que ya contena otro, el nuevo dato sustituir al antiguo. Esto es til para sustituir un dato por otro o, si aades un dato con errores y no quieres complicarte la vida, para corregir un dato ya introducido. Borrar el contenido de una celda Una vez que has introducido un dato en una celda, para borrarlo completamente utiliza este sencillo procedimiento: 1. Lleva el puntero de celda a la celda cuyos datos quieres borrar. 2. Pulsa la tecla Supr o la tecla Retroceso. 3. Si elegiste pulsar la tecla Retroceso habr aparecido el punto de insercin dentro de la celda. Pulsa Intro o introduce otro dato. Otra forma de borrar el contenido de una celda consiste en utilizar el comando Borrar en la cinta de opciones, una vez que la celda activa es aquella cuyo contenido quieres borrar. Sin embargo, este procedimiento es ms complejo, porque el comando Borrar no permite slo borrar el contenido de una celda, sino tambin otros aspectos de la misma, como los formatos o los comentarios. Este es el procedimiento: 1. Lleva el puntero de celda a la celda cuyos datos quieres borrar. 2. Selecciona el comando Borrar del grupo Modificar de la ficha Inicio de la cinta de opciones. 3. Observa que al hacerlo se despliega un submen con distintas opciones (figura 2.2). En este caso, como lo que quieres borrar es el dato de la celda, selecciona la opcin Contenido.

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Figura 2.2. El comando Borrar Las otras opciones de este submen, que utilizaremos ms adelante, sirven para lo siguiente: Todo. Sirve para borrar absolutamente la celda, es decir, el contenido, los formatos y los comentarios. Formatos. Esta opcin sirve para borrar los formatos de la celda, pero dejando intactos el dato y el comentario (si los hay). Los formatos los veremos en el captulo Formatos. Comentarios. Esta opcin sirve para borrar los comentarios de la celda, pero sin alterar el contenido ni los formatos. Deshacer En muchas ocasiones se cometen errores durante el trabajo con Excel, lo que es completamente normal. Pueden ser errores al introducir los datos, al editarlos, al aplicar formatos o durante cualquier otra tarea que se realice en Excel. A medida que se van realizando tareas en Excel, ste va almacenando en una memoria lo que vas haciendo. El motivo de esto es que, si cometemos un error, Excel nos permite deshacer esa accin, volviendo al estado anterior al de cometer el error. El comando que permite deshacer las acciones que hemos realizado es el comando Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rpido. Por ejemplo, supn que introduces el apellido Santiago en la celda C5 y que luego lo borras (como hemos visto ms arriba) por error. Si despliegas el submen del comando Deshacer justo despus de borrar el dato de la celda C5, vers que aparece una lista de esas acciones memorizadas y que Borrar es la ltima tarea que has llevado a cabo en Excel (figura 2.3).

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Figura 2.3. El comando Deshacer Si ahora ejecutas el comando Deshacer, Excel deshar la ltima accin que realizaste, en este caso borrar el contenido de la celda C5, y el dato Santiago volver a aparecer en su interior. Pero, como has visto, Excel almacena todas las acciones que vas realizando. Esto significa que si despus de deshacer la ltima accin que hayas realizado quieres deshacer la inmediatamente anterior, puedes volver a ejecutar el comando, Deshacer. De esta manera, en el caso de que se hayan cometido una serie consecutiva de errores, o en el de que el trabajo realizado durante un rato no sirva, mediante el comando Deshacer puedes volver a un estado anterior del trabajo que fuese vlido. Tambin debes tener en cuenta que hay algunas acciones que Excel no puede deshacer y que, por tanto, si las realizas no podrs utilizar el comando Deshacer para invertir su efecto. Sin embargo, Excel te avisar de esto antes de que realice efectivamente la orden que le hayas dado. El atajo de teclado del comando Deshacer es Ctrl+Z. Es decir, si pulsas a la vez la tecla Ctrl y la tecla Z, ejecutars el comando Deshacer. Rehacer El comando Rehacer (que tambin est en la Barra de herramientas de acceso rpido) es hermano de Deshacer y es una especie de doble seguro. Supn que introduces el dato Santiago en la celda C5 y que luego lo borras. Entonces piensas que eso es un error y utilizas el comando Deshacer para anular la accin de borrado y recuperar el dato en la celda C5. Pero de nuevo vuelves a cambiar de idea y decides borrarlo definitivamente. Ahora tienes dos opciones: utilizar cualquiera de los sistemas de borrado que ya hemos visto o usar el comando Rehacer. Este comando repite la ltima accin que hayas realizado. Como lo ltimo que hiciste fue borrar un dato, si ahora ejecutas el comando Rehacer volvers a borrar el dato que haya en la celda activa.
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Lgicamente, en el caso de borrar un dato es ms rpido y cmodo pulsar la tecla Supr que utilizar el comando Rehacer. Sin embargo, y como veremos a lo largo del libro, hay muchas tareas en Excel que son complejas y que llevan bastante tiempo. Es en esos casos en los que el comando Rehacer representa una ayuda inestimable. Al igual que Deshacer, el comando Rehacer cambia de nombre en la Barra de herramientas de acceso rpido para mostrar lo que rehar si lo utilizas. Si utilizas el comando Deshacer varias veces consecutivas para invertir un grupo de acciones que hayas realizado, el comando Rehacer te permitir tambin recuperar consecutivamente las acciones que hayas deshecho. Adems, el comando Rehacer tambin sirve para repetir sobre otras celdas la ltima accin que hayas realizado. Por ejemplo, si despus de borrar un dato desplazas el puntero de celda a otra celda y ejecutas este comando, Excel borrar el contenido de esa otra celda. El atajo de teclado del comando Rehacer es F4 (o bien Ctrl+Y). Con slo pulsar esta tecla podrs rehacer una accin que previamente hubieses anulado o repetir en otras celdas la ltima accin que hayas realizado.

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Captulo 7: Tipos de datos


Al comienzo del captulo vimos que un dato es cualquier informacin que se introduce en una celda de Excel. Excel, como programa de hoja de clculo que es, puede trabajar no slo con esos datos y realizar clculos, sino de otras formas. Dependiendo del tipo de datos que introduzcas en una celda, Excel podr trabajar con ese dato de una manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un nmero en una celda, Excel podr sumar ese dato con otro, pero si escribes un texto en una celda, Excel no podr sumar ese dato con ningn otro. Por tanto, es muy importante conocer cules son los tipos de datos que se pueden introducir en Excel, puesto que ello determinar qu puedes hacer con esos datos. Hay tres tipos de datos que se pueden introducir en Excel: texto, fechas y valores. En caso de que Excel no pueda reconocer un dato como una fecha o como un valor, automticamente lo considerar un texto. En los siguientes apartados veremos los conceptos bsicos de cada tipo, as como la manera de introducirlos en las hojas de clculo. Texto Los datos de tipo texto son cualquier combinacin de letras, nmeros y smbolos (puntos, guiones, caracteres especiales, etctera) que Excel no pueda considerar un valor o una fecha (en los dos siguientes apartados veremos qu datos considera Excel que sean fechas o valores). En el caso de que quieras forzar a Excel a que considere como de tipo texto un dato que puede considerar como fecha o valor, introduce un apstrofe () delante del dato. Por ejemplo, 2345 es un dato que Excel considerar un valor; sin embargo, si introduces 2345, Excel lo considerar como un dato de texto. Frente a los otros dos tipos de datos, los de tipo texto se caracterizan porque no se puede operar matemticamente con ellos. Fundamentalmente se usan como rtulos para los datos de tipo valor o fecha, para nombres y, en general, para realizar anotaciones de todo tipo. Los datos de tipo texto se alinean por omisin con respecto al borde izquierdo de la celda en la que estn. Puedes introducir cientos de caracteres en una celda, aunque es posible que no puedas verlos todos si la celda no es lo suficientemente ancha y la que est a la derecha contenga datos (consulta el apartado Desbordamiento ms adelante en este mismo captulo). Fechas El segundo tipo de datos que Excel distingue es el de fechas. Excel puede hacer operaciones con fechas; por ejemplo, puede calcular cuntos das han pasado desde el 8 de noviembre de 1966, cuntos das hay entre dos fechas, el tiempo transcurrido entre dos horas, etctera. Sin embargo, para que Excel pueda hacer todas esas operaciones (que se denominan aritmtica de fechas) es necesario que reconozca como fechas los datos que se introduzcan. Cuando las reconoce, Excel alinea por omisin las fechas con respecto al lado derecho de la celda donde se introducen y las muestra con un formato determinado.
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Un formato es una modificacin de la apariencia que un dato tiene en pantalla, pero que no altera al dato en s. Por ejemplo, un Renault Clio es un modelo de coche; el color concreto de cada Clio podra considerarse un formato, puesto que slo cambia la apariencia esttica, pero no el coche en s. Llevado a Excel, un dato puede tener un formato de negrita o no, y eso har que se vea distinto en pantalla; sin embargo, el dato en s no habr cambiado, sino solamente su apariencia esttica en la pantalla. Ms adelante hay un captulo dedicado a los formatos. Como te deca, es necesario que las fechas se introduzcan en las celdas de una forma que Excel pueda reconocer para que las considere como tales (y adems, lgicamente, tiene que ser una fecha vlida). La tabla 2.1 muestra todas las formas posibles. Tabla 2.1. Forma que debe tener un dato para que Excel lo reconozca como una fecha
Dato Interpretacin de Excel 8/11/10 La fecha que se indica. 8-Nov-10 La fecha que se indica. 8-Nov Excel tomar el ao de la fecha del ordenador. Nov-10 Excel tomar el da de la fecha del ordenador. 8/11/10 9:45 La fecha y hora que se indican. 14:45 La hora que se indica. 14:45:30 La hora que se indica. 1:45 PM La 1:45 de la tarde. 1:45 AM La 1:45 de la madrugada.

Excel tambin reconoce la mayora de las formas comunes de fechas. Si utilizas una de ellas (como por ejemplo, 8/11), Excel la reconocer como fecha, pero la introducir en la celda con una de las formas de la tabla 2.1. Consejo Si quieres introducir la fecha actual en una celda, pulsa Ctrl+Mayus+, (coma), y si deseas insertar la hora actual, pulsa Ctrl+Mayus+. (punto). Esto es distinto que utilizar una funcin para obtener la fecha y hora actuales (hay un captulo dedicado a las funciones ms adelante), ya que al contrario de las funciones, que actualizan la fecha y la hora cada vez que se abre el libro de trabajo, las fechas y horas introducidas as no cambian por s mismas. Valores El tercer y ltimo tipo de dato que Excel reconoce es el tipo valor. Los valores son, en general, nmeros y se caracterizan fundamentalmente porque es posible realizar operaciones matemticas con ellos. Al igual que ocurre con las fechas, para que Excel considere que un dato es un valor debe poder reconocerlo como tal, y para ello se deben introducir los valores con una forma aceptada por Excel. Para estar seguro de que Excel reconoce un dato como un valor, slo tienes que seguir estas dos sencillas reglas: 1. Introduce slo nmeros (ni letras ni smbolos).
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2. Los nicos smbolos que Excel reconoce como partes de un dato de tipo valor son los siguientes: a) La coma decimal (para los nmeros fraccionarios). b) El punto de millar. c) El smbolo (euro) delante o detrs del nmero. d) El signo menos (para los nmeros negativos); si lo prefieres, tambin puedes usar parntesis en lugar del signo menos. e) El smbolo de porcentaje (%) para introducir tantos por ciento; por ejemplo, 10% es lo mismo que 0,1. f) El signo de divisin para nmeros fraccionarios; por ejemplo, 5 1/4 es lo mismo que 5,25. g) El signo de exponenciacin (E o e) para notaciones cientficas; por ejemplo, 5,5E+02 es lo mismo que 550. Cuando Excel reconoce un dato como de tipo valor, lo alinea con respecto al borde derecho de la celda. El Euro Un tipo especial de nmero es que el se utiliza para representar valores monetarios. Para escribir cantidades monetarias, Excel pone a tu disposicin un botn desplegable llamado Estilo de moneda en la cinta de opciones, dentro del grupo de comandos Moneda (en la ficha Inicio), que te permite expresar el valor que escribas en euros o en otras monedas (figura 2.4). A menos que le digas lo contrario con este comando, Excel toma los valores monetarios primero como euros.

Figura 2.4. El botn Estilo moneda y la opcin de Euro que te permite expresar los valores de las celdas con el smbolo del Euro Adems, desde Excel 2000, se incluye una herramienta para el euro, pero tienes que habilitarla en Opciones de Excel: pulsa primero el Botn Office; ve a la pestaa Complementos y haz clic en el botn Ir del desplegable Administrar Complementos de Excel. Activa la casilla Herramientas para el Euro en la ventana que aparece y acepta (es posible que Excel te pida una instalacin para terminar). Aviso
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El botn Estilo de moneda lo nico que hace es aadir el smbolo del Euro (u otro) al valor escrito en una celda, pero no realiza ningn tipo de conversin ni de pesetas a euros ni viceversa. Para convertir cantidades de pesetas a euros y viceversa debes introducir unas frmulas muy sencillas. Observa la figura 2.5. En la celda A1 hemos introducido el valor 1000 y en la B1 la frmula que nos permite convertir el valor de dicha celda a euros (observa que en la celda B1 aparece el valor 6,01, pero en la barra de frmulas se muestra la frmula =A1/166,386). En las celdas A2 y B2 se realiza la conversin inversa. En este caso, la frmula introducida en la celda B2 es =A2*166,386. Si habilitaste el complemento para el Euro, ms fcil es el uso de la herramienta EuroValue (que instala el complemento), con la que tan solo tenemos que seleccionar una conversin y marcar la casilla que contenga el valor que queramos convertir, sin embargo, con este mtodo no tenemos una casilla con su frmula (figura 2.5).

Figura 2.5. Conversin de pesetas a euros y de euros a pesetas Desbordamiento El desbordamiento es un fenmeno que se produce cuando el dato que contiene una celda no cabe en el tamao de la misma. Entonces, dependiendo del tipo de dato del que se trate, el desbordamiento se comportar de una manera o de otra. Si el dato es de tipo texto pueden ocurrir dos cosas: Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado est vaca, Excel utilizar ese espacio para mostrar el texto que no cabe en la celda en la que est el dato. Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado contiene un dato, Excel slo mostrar la parte del texto que quepa en la celda. Esto no altera para nada al dato en s, sino
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nicamente a la manera en la que aparece en pantalla (en este caso, truncado porque no hay sitio para que se pueda ver en su totalidad). Si el dato es valor o fecha, entonces Excel mostrar en la celda las marcas de desbordamiento (#) para avisarte (ten en cuenta que si slo mostrase parte del nmero te podra inducir a error). De nuevo, el dato en s no cambia, sino nicamente la manera en la que aparece en pantalla (puedes comprobar que el dato no ha cambiado seleccionando la celda en cuestin y mirando su contenido en la barra de frmulas en lugar de en la propia celda). Hay varias maneras de solucionar un desbordamiento. Las ms comunes son aumentar la anchura de la celda o disminuir el tamao de la fuente. Ambas las veremos ms adelante. En la figura 2.6 puedes ver el efecto que producen distintos desbordamientos.

Figura 2.6. El efecto que producen distintos desbordamientos

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Captulo 8: Modificar los datos. Copiar y mover


Hasta ahora hemos visto cmo introducir datos en las celdas, cmo borrarlos y cmo sustituirlos por otros. Sin embargo, en muchas ocasiones te encontrars con que es preferible modificar un dato que ya est en una celda a sustituirlo completamente. Esto es tanto ms cierto cuanto ms largo es el texto que hay en una celda o ms complicada es la frmula que hay en ella (las frmulas se tratan en un captulo posterior). Para corregir un dato errneo que haya en una celda debes situar el puntero de celda en ella y luego pasar al modo Modificar. Para pasar al modo Modificar simplemente pulsa la tecla F2. Entonces vers que ocurren dos cosas: El punto de insercin aparece dentro de la celda activa, justo detrs del ltimo carcter que haya en la misma. La palabra Modificar aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado de Excel. Una vez que has hecho esto, slo te queda corregir el dato y, cuando termines, pulsar Intro para aceptar los cambios realizados. Si cambias de idea mientras ests modificando los datos y quieres dejar la celda como estaba, pulsa la tecla Esc. Mientras ests en el modo Modificar, puedes usar varias teclas que te ayudarn a corregir los datos. Esas teclas aparecen en la tabla 2.2. Tabla 2.2. Teclas que puedes usar mientras ests en el modo Modificar
Tecla Flecha izquierda Flecha derecha Inicio Fin Retroceso Efecto Mueve el punto de insercin un carcter hacia laizquierda. Mueve el punto de insercin un carcter hacia laderecha. Sita el punto de insercin a la izquierda del primercarcter. Sita el punto de insercin a la derecha del ltimo carcter. Borra el carcter que haya a la izquierda del punto de insercin.

Copiar y mover Cuando comiences a tener hojas de clculo con una cierta cantidad de datos introducidos, te encontrars muchas veces con la necesidad de mover parte de esos datos o de copiarlos en otro lugar. Aunque podras teclear de nuevo todos esos datos, resulta mucho ms rpido y cmodo utilizar las tcnicas de Mover/Copiary Pegar de Excel. A continuacin puedes ver el procedimiento para copiar datos, y en la figura 2.7 un esquema del mismo procedimiento:

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1. Selecciona los datos que quieras copiar. Puede ser una sola celda, en cuyo caso basta con que sites en ella el puntero de celda, o un rango, en cuyo caso debers seleccionarlo (paso 1 de la figura 2.7). 2. Ejecuta el comando Copiar en la cinta de opciones. Vers que el nico efecto es la aparicin de una lnea discontinua mvil alrededor de los datos seleccionados (paso 2 de la figura 2.7).

Figura 2.7. El procedimiento para Copiar 3. Si vas a copiar los datos en otra hoja de clculo del mismo libro o en una de otro libro de trabajo, pasa a la hoja correspondiente. Las tcnicas para cambiar de hoja de clculo y de libro de trabajo las veremos ms adelante. 4. Selecciona la celda en la que vas a copiar los datos (paso 2 de la figura 2.7). Si ests copiando un rango, esa celda debe ser la que va a ocupar el extremo superior izquierdo del rango cuando lo copie. El puntero de celda se mover a la nueva posicin en la celda, pero la lnea discontinua mvil seguir alrededor de los datos que vas a copiar. 5. Ejecuta el comando Pegar. Los datos se copiarn en la posicin de destino, pero la lnea discontinua mvil permanecer alrededor de los datos originales (paso 3 de la figura 2.7). 6. Vuelve a pegar los datos tantas veces y en tantos lugares como quieras. Cuando termines, pulsa Esc para detener la lnea discontinua mvil.
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En el caso de que quieras mover los datos en lugar de copiarlos, la nica diferencia en el procedimiento anterior consiste en que en el punto 2 debes ejecutar en el grupo Portapapeles el comando Cortar en lugar de Copiar. Cuando ejecutes el comando Pegar (punto 5), los datos aparecern en la ubicacin de destino y desaparecern de la ubicacin original. Debes tener en cuenta que estos procedimientos copian o mueven tanto los datos como cualquier otro elemento que haya en la celda o rango seleccionados (como los formatos). Si en vez de utilizar el comando Pegar usas el comando Pegado especial, Excel mostrar un cuadro de dilogo que te permitir escoger de qu manera quieres pegar los datos (figura 2.8). La utilidad de este cuadro de dilogo la vers mucho ms clara despus de leer el captulo dedicado a los formatos.

Figura 2.8. Al pegar los datos puedes elegir la manera de hacerlo El Portapapeles de Office Las operaciones de Copiar/Cortar y Pegar se realizan a travs de un accesorio de Windows denominado Portapapeles. El mecanismo consiste en que cuando se copia o corta un dato, ste se almacena en el Portapapeles. Luego, al pegarse, ese dato se copia desde el Portapapeles al lugar de destino. Desgraciadamente, el Portapapeles de Windows slo puede contener un elemento a la vez, por lo que cualquier elemento que se copie o pegue sustituye al que estuviera anteriormente en el Portapapeles. Para aumentar la versatilidad del sistema, Excel incorpora su propia versin mejorada del portapapeles: el Portapapeles de Office. ste puede contener hasta 24 elementos. Cada vez que se ejecuta una operacin de copiar o cortar, los datos se almacenan en posiciones sucesivas del Portapapeles de Office y permanecen all. Luego es posible pegar cualquiera de los elementos que contiene el Portapapeles en el lugar deseado. Es decir, supn que copias y pegas una celda, que ms tarde copias y pegas un rango. Una copia de ambos elementos (la celda y el rango) permanecen en el Portapapeles de Office. Si quieres, ms tarde puedes utilizar esas copias para pegarlas de nuevo en la hoja de clculo sin tener que seleccionar y copiar de nuevo los datos.

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Para verlo pulsa el lanzador de panel en el grupo de comandos Portapapeles y aparecer acoplado en el lado izquierdo de la ventana de Excel, aunque puedes arrastrarlo a cualquier lugar de la pantalla (figura 2.9). Sita el puntero de celda en el elemento que quieras pegar y haz clic sobre l. Si pulsas Pegar todo, se pegarn todos los elementos del Portapapeles, el primero en la celda seleccionada y los siguientes en las celdas de debajo. Para borrar todos los elementos del Portapapeles, pulsa el botn Borrar Portapapeles. En la figura 2.9 puede haber almacenados elementos de aplicaciones diferentes. Puedes ver fcilmente el contenido de cada elemento su cuadro informativo.

Figura 2.9. El Portapapeles de Office

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Captulo 9: Insertar y eliminar


En ocasiones, tras introducir datos en una hoja de clculo, te das cuenta de que deberas haber aadido otro conjunto de datos en una zona que ya est ocupada o de que han quedado espacios en blanco en medio de los datos. Una opcin puede ser la de mover los datos de un lado a otro. Sin embargo, algunas veces esta solucin es complicada o laboriosa. En esas ocasiones lo ms fcil es insertar o eliminar filas, columnas o celdas. Seleccionar filas y columnas Para poder insertar o eliminar filas y columnas es necesario seleccionarlas antes. Observa que todas las columnas (en la parte superior) y todas las filas (a la izquierda) tienen un encabezado donde aparece el nombre de la columna o de la fila. Seleccionar una columna o una fila es tan fcil como hacer clic en el encabezado correspondiente. Por ejemplo, para seleccionar la columna E haz clic en su encabezado (donde aparece la letra E que da nombre a la columna). Cuando lo hagas vers que Excel selecciona toda la columna (figura 2.10).

Figura 2.10. La columna E seleccionada Si quieres seleccionar varias filas o varias columnas a la vez debes hacerlo como si se tratase de un rango. Por ejemplo, para seleccionar a la vez las filas 8, 9, 10 y 11, primero haz clic sobre el encabezado de la fila 8 y mantn pulsado el botn del ratn. Luego arrastra el ratn hacia abajo hasta que llegue a la fila 11. Entonces suelta el botn (figura 2.11).

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Figura 2.11. Varias filas seleccionadas a la vez Si quieres seleccionar filas o columnas discontinuas, es decir, que no sean consecutivas, debes seleccionar la primera, pulsar la tecla Ctrl y mantenerla pulsada y luego ir haciendo clic en los encabezados de las dems filas o columnas que quieras seleccionar. Por ltimo suelta la tecla Ctrl. Cuando una o ms filas o columnas se encuentran seleccionadas, todas las acciones que realices (como asignar un formato) se aplicarn a todas las celdas de esa columna. Insertar filas y columnas Una vez que sabes seleccionar una fila o una columna, insertarlas es muy sencillo: selecciona la fila o la columna que est donde quieras insertar la nueva y ejecuta en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, el comando Insertar y elige en el desplegable. Por ejemplo, imagina que queremos insertar una columna en blanco en la columna C de la hoja de clculo que aparece en la figura 2.12. Selecciona la columna C y ejecuta el comando Insertar, Insertar columnas de hoja. Excel insertar una columna en blanco en ese lugar y desplazar todas las dems columnas hacia la derecha (observa la figura 2.13).

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Figura 2.12. Vamos a insertar una columna

Figura 2.13. Despus de insertar la columna Si quieres insertar varias filas o columnas a la vez, primero selecciona tantas filas o columnas como quieras insertar.

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Recuerda que al insertar columnas, Excel desplaza hacia la derecha las que haya desde la posicin en la que inserta; al insertar filas, Excel desplaza hacia abajo las filas que haya desde la posicin en la que inserta. Eliminar filas y columnas El procedimiento para eliminar filas y columnas es exactamente el mismo que para insertarlas, con la diferencia de que debes utilizar el comando Eliminar. Al eliminar una fila o una columna tambin desaparecen todos los datos que hubiera en ellas, as que ten mucho cuidado al utilizar este comando. Por ejemplo, para eliminar la columna que hemos insertado en el apartado anterior, simplemente ejecuta el comando Eliminar (puesto que la columna C ya est seleccionada; en caso de que no lo estuviera, seleccinala antes de ejecutar el comando). Cuando se eliminan filas y columnas, Excel desplaza las restantes, respectivamente, hacia arriba y hacia la izquierda. Es decir, en el sentido contrario a cuando se insertan. Insertar y eliminar celdas En ocasiones, insertar filas o columnas no es til para lo que buscamos, ya que estos comandos insertan una fila o columna completa, desplazando todo el resto de la hoja hacia abajo o hacia la derecha segn el caso. Si slo quisieras insertar unas celdas, estos comandos no te serviran y deberas usar el comando Insertar, Insertar celdas en su lugar. Primero selecciona el rango de celdas que quieres insertar. Por ejemplo, si en la hoja de la figura 2.12 quisieras insertar celdas en el rango C6:C8, selecciona ese rango. Luego ejecuta el comando Insertar, Insertar celdas. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar celdas que puedes ver en la figura 2.14.

Figura 2.14. El cuadro de dilogo Insertar celdas


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Este cuadro de dilogo te permite elegir hacia dnde desplazar las celdas existentes cuando insertes las nuevas. Si dejas seleccionada la opcin por omisin y haces clic en Aceptar, Excel insertar celdas en blanco y desplazar las que haba hacia la derecha, tal y como puedes ver en la figura 2.15.

Figura 2.15. Tras insertar las celdas y desplazar las que haba hacia la derecha El procedimiento para eliminar celdas es idntico al que se usa para insertarlas: selecciona las celdas que quieres eliminar, ejecuta el comando Eliminar y seala en el cuadro de dilogo que aparecer hacia dnde deben desplazarse las celdas existentes cuando elimines las seleccionadas. Utiliza este procedimiento para eliminar las celdas que acabamos de insertar en el apartado anterior. Observa que eliminar las celdas no es lo mismo que borrarlas; eliminar es hacerlas desaparecer por completo con todo lo que contengan, desplazando el resto de las celdas para ocupar el hueco dejado, mientras que borrarlas es suprimir total o parcialmente lo que contengan.

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Captulo 10: Ayuda para la introduccin de datos


Excel dispone de muchas ayudas que facilitan la introduccin de datos en las celdas. En los prximos apartados vamos a ver algunas de las ms notables. Autocompletar Si escribes una columna de datos (es decir, en celdas unas debajo de otras), cada vez que inicies la introduccin de un dato nuevo Excel tratar de completarla por s mismo basndose en los datos que ya hayas introducido. Por ejemplo, mira la lista de nombres que hay en el rango B4:B8 de la figura 2.7. Ahora supn que vas a la celda B9 y tecleas la letra S para escribir el apellido Snchez. Tan pronto como escribas la letra S, Excel completar la introduccin con Santiago (figura 2.16), puesto que ste es el nico dato que comienza por S que hay en la columna (en la celda B4). En el caso de que te valiese Santiago slo tendras que pulsar Intro para validar la entrada, y hubieses introducido todo un apellido con slo teclear la primera letra. Figura 2.16. Excel completa la introduccin de un dato automticamente Evidentemente, en este caso la entrada no te sirve, porque quieres introducir Snchez y no Santiago. En estos casos, simplemente contina escribiendo el dato que quieres y Excel remplazar su sugerencia por el dato que t escribas. En el caso de que hubiese ms de un dato en la columna que empezase por S, Excel se esperara a que escribieses suficientes letras para identificar uno de ellos de manera exclusiva antes de autocompletar la entrada. Por ejemplo, si en la columna apareciesen Santiago y Samaniego, Excel esperara a que escribieses la tercera letra antes de completar la entrada, puesto que la tercera es la primera diferente entre ambos apellidos. Si t escribes una tercera letra que no sea la n o la m, entonces Excel no completar la entrada automticamente; si la tercera letra que escribas es la n completar Santiago; y si es la m escribir Samaniego. Elegir de la lista Asociada a la caracterstica Autocompletar est la caracterstica Elegirde la lista. En este caso, puedes hacer que Excel te muestre una lista con todos los datos contenidos en una columna para que selecciones uno, en lugar de dejar que l complete el dato automticamente. El procedimiento es muy sencillo: 1. Selecciona la celda en la que vas a introducir el dato (la que haya debajo de la ltima que contenga datos) y haz clic con el botn derecho del ratn sobre ella. 2. Selecciona el comando Elegir de la lista desplegable del men emergente que aparecer. 3. Excel te mostrar una lista ordenada con todos los datos que haya en esa columna (figura 2.17). Ahora ya slo tienes que hacer clic sobre el que quieras seleccionar.

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Figura 2.17. Elegir de la lista Si ya has escrito alguna letra cuando hagas clic con el botn derecho, Excel resaltar el primer dato de la lista que comience por las letras que hayas escrito (si hay alguno), de forma que te resulte ms fcil localizar los datos que comienzan por esas letras. Tambin puedes hacer clic con el botn derecho del ratn sobre una celda de la columna que ya contenga datos y seleccionar el comando Elegir de la lista desplegable. Aparecer la lista y, si haces clic sobre uno de los datos de la misma, ste sustituir al dato que ya haba en esa celda. Autorrelleno La caracterstica Autorrelleno sirve para copiar datos de una celda a las adyacentes de una forma muy sencilla. Su inters radica en que cuando los datos cumplen unos requisitos determinados, Excel adapta la copia de los datos a lo que presumiblemente queremos hacer, facilitndonos as en gran medida la introduccin de datos. Como te deca, la funcin bsica de Autorrelleno es copiar datos. Por ejemplo, supn que tienes el dato Santiago introducido en la celda B2 (paso 1 de la figura 2.18). Sita el puntero de celda sobre el dato y ahora fjate en el propio puntero de celda. Observa que en su extremo inferior derecho hay un pequeo recuadro. Ese recuadro se llama gestor de relleno (paso 2 de la figura 2.18).

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Figura 2.18. Procedimiento para utilizar la caracterstica Autorrelleno Si sitas el puntero del ratn sobre el gestor de relleno, vers que se transforma en una cruz delgada. Haz clic sobre l y, sin soltar el botn del ratn, arrstralo hacia abajo. Vers que Excel va seleccionado todas las celdas por las que pase el puntero del ratn (paso 3 de la figura 2.18). Cuando se haya sombreado un rango de diez o doce celdas, suelta el botn. Excel copiar el dato Santiago en todas las celdas sombreadas (paso 4 de la figura 2.18). Listas Aunque la funcin de copiar que hemos visto en el apartado anterior es muy apreciable en s misma por su sencillez, el verdadero inters de Autorrelleno estriba en copiar datos que, como te deca anteriormente, cumplen unos requisitos. Por ejemplo, introduce Enero en la celda B2 y utiliza Autorrelleno para copiarlo hasta la celda B12 (igual que en el apartado anterior). Fjate en lo que ha ocurrido: en lugar de copiar Enero en todas las celdas, lo que hecho Excel es completar la lista de meses; ha supuesto que queras crear una lista de meses y lo ha hecho por ti. Por supuesto, si hubieses introducido Marzo en lugar de Enero, Excel tambin hubiese creado una lista de meses que comenzara por Marzo. Si quieres que Excel copie Enero en todas las celdas en lugar de crear la lista de meses, mantn pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras el gestor de relleno y hasta que sueltes el botn del ratn. Adems de la lista de los meses, Excel crea automticamente otras listas de datos cuando se utiliza Autorrelleno. En la tabla 2.3 puedes ver cules son esas otras listas. Tabla 2.3. Las listas que Excel crea automticamente con la caracterstica Autorrelleno
Lista Das de la semana Das de la semana abreviados Meses Meses abreviados Ejemplo Lunes, Martes, Mircoles, Jueves, Viernes, etc. Lun, Mar, Mi, etc. Enero, febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, etc. Ene, Feb, Mar, etc.

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Si quieres, puedes crear tus propias listas para utilizarlas con la caracterstica Autorrelleno. Las listas se definen en el botn Modificar listas personalizadas de la ficha Ms frecuentes del cuadro de dilogo Opciones de Excel, al que se llega pulsando el Botn Office. Series Adems de listas, tambin puedes utilizar la caracterstica Autorrelleno para crear series. La diferencia entre una lista y una serie consiste en que en una lista los elementos que la componen no guardan una relacin numrica entre ellos, mientras que en las series s. Introduce el texto Esta es la fila 3 en la celda B3. A continuacin, igual que antes, arrastra el gestor de relleno hacia abajo, hasta la celda B13. A medida que lo hagas, el valor que se introducir en cada una de las celdas por las que vaya pasando aparecer en un cartelito junto a esas celdas para que puedas comprobarlo (esto ocurre siempre que se utiliza la caracterstica Autorrelleno, y no slo con las series). Cuando llegues a la celda B13 suelta el botn del ratn. Como podrs comprobar, Excel crea una serie en la que va incrementando el nmero que hay en el texto (figura 2.19).

Figura 2.19. Autorrelleno para crear una serie Tambin puedes crear cualquier serie de nmeros o de fechas, aunque en este caso debes seleccionar dos celdas antes de arrastrar el gestor de relleno (es decir, seleccionar un rango de dos celdas y arrastrar el gestor de relleno del rango): En la primera celda debe estar el nmero o fecha que da comienzo a la serie.
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En la segunda celda debe estar el incremento que va a haber entre dos elementos consecutivos de la serie. Por ejemplo, puedes decirle a Excel que cree una serie que empiece en el 1 y que vaya de 3 en 3, u otra que empiece en el 10 y vaya de 10 en 10, etctera. O puedes decirle a Excel que cree una serie de fechas que empiece el da 20 de febrero y vaya de 7 en 7 das. Veamos el procedimiento para crear esta ltima serie: 1. Introduce 20 febrero en la celda B3. 2. Introduce 27 febrero en la celda B4. 3. Selecciona el rango B3:B4. 4. Arrastra el gestor de relleno hasta la celda B13 (ve mirando el cartelito que aparece junto a las celdas que vas seleccionando). 5. Suelta el botn del ratn cuando llegues a la celda B13. Como vers, Excel crea una serie de fechas que empieza el 20 de febrero y que va de semana en semana (figura 2.20).

Figura 2.20. Una serie de fechas que va de 7 en 7 das

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2.-Curso Tcnicas de gestin del libro de trabajo en Excel. Frmulas y funciones


Captulos del curso

0. Presentacin 1. Gestin de las hojas de clculo 2. Moverse y desplazarse por una hoja de clculo 3. Gestionar hojas de gran tamao en Excel 4. La gestin de las ventanas en Excel 5. Frmulas y operandos en Excel 6. Excel. Operadores y resultados por error 7. Excel. Copiar y mover frmulas. Referencias relativas 8. Referencias absolutas en Excel 9. Referencias que estn en otras hojas de clculo 10. Excel. Seleccionar los operandos con el ratn 11. Funciones en Excel 12. Insertar una funcin en Excel 13. Nombres de celdas y rangos

Presentacin del curso


Los documentos de Excel se denominan libros de trabajo. Cada libro de trabajo est compuesto por una o ms hojas de clculo. En este curso veremos las tcnicas necesarias para dominar la gestin del libro de trabajo y de las hojas que lo componen. En el curso previo hemos visto la manera de utilizar el entorno de trabajo de Excel, pero realmente no hemos comenzado a trabajar con el programa. El corazn de Excel son las frmulas y las funciones, herramientas que nos permitirn utilizar Excel para aquello para lo que ha sido diseado: realizar clculos.

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Captulo 1: Gestin de las hojas de clculo


Un libro de trabajo est compuesto por hojas de clculo. En concreto, los libros de trabajo nuevos que crees en Excel aparecern con tres hojas de clculo. La mayor ventaja de tener varias hojas de clculo en el mismo libro de trabajo es que se puede tener el trabajo agrupado en un solo archivo, pero a la vez organizado en distintas hojas de clculo. En prximos captulos veremos esta ventaja en la prctica. Si quieres comprobar cuntas hojas de clculo tiene tu libro de trabajo, mira la barra que hay justo encima de la barra de estado (figura 3.1).

Figura 3.1. La barra de seleccin de las hojas del libro En la figura 3.1 puedes ver que hay 3 pestaas y que en cada una de ellas pone un nombre (Hoja1, Hoja2 y Hoja3). Cada una de esas pestaas es una hoja de clculo. Por tanto, el libro de trabajo de la figura 3.1 contiene 3 hojas de clculo. Ahora mismo est seleccionada la pestaa en la que pone Hoja1 (lo sabes porque aparece en color inverso a las dems). Eso significa que ests trabajando en la Hoja1 del libro de trabajo. Si quieres pasar a cualquier otra hoja slo tienes que hacer clic en su pestaa. Para pasar de una hoja de clculo a otra tambin puedes utilizar los botones que hay a la izquierda de las pestaas. La funcin de cada uno de ellos aparece en la tabla 3.1. Tabla 3.1. Los botones para pasar de una hoja de clculo a otra Botn Sirve para Pasar a la primera hoja de clculo del libro de trabajo. Pasar a la hoja de clculo anterior del libro de trabajo. Pasar a la siguiente hoja de clculo del libro de trabajo. Pasar a la ltima hoja de clculo del libro de trabajo.
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Cambiar el nombre de las hojas de clculo Los nombres que Excel da a las hojas de clculo son bastante pobres (Hoja1, Hoja2, etctera). Pero aparte de que sean ms o menos bonitos, lo cierto es que los nombres de las hojas de clculo deben ser descriptivos de lo que contienen, de manera que sea fcil reconocer la hoja que nos interesa en cada momento con slo ver su nombre. Cuando quieras cambiar el nombre de una hoja de clculo pulsa dos veces sobre su pestaa. Excel seleccionar el nombre actual y el puntero del ratn se transformar en un punto de insercin. Escribe el nombre nuevo que le quieras dar y cuando termines pulsa Intro (figura 3.2). Si quieres realizar correcciones en el nombre a medida que lo escribes, hazlo igual que si se tratase del contenido de una celda.

Figura 3.2. Cambiar el nombre a una hoja de clculo Insertar una hoja de clculo Si en algn momento no tienes suficiente con las tres hojas de clculo que aparecen por omisin en un libro de trabajo (o con las que tengas en tu libro), necesitars insertar una hoja de clculo nueva en el libro. Para lograrlo, pasa a la hoja delante de la que quieras que aparezca la nueva. Luego haz clic en la ficha-botn Insertar hoja de clculo. Excel insertar una hoja de clculo nueva con el nombre HojaX, donde X ser el siguiente nmero correlativo de hojas de clculo que tengas en tu libro de trabajo. A partir de ese momento ya puedes trabajar con ella como con cualquier otra hoja: introduce datos, cambia su nombre, etctera. Eliminar una hoja de clculo De la misma manera que puedes necesitar insertar una hoja nueva, tambin es posible que en algn momento quieras eliminar una de las que componen el libro. Cuando se suprime una hoja la eliminacin es completa, incluyendo todo su contenido y, adems, sta es una accin que no se puede deshacer. As pues, ten cuidado cuando elimines hojas del libro, asegurndote de que realmente quieres hacer desaparecer la hoja.
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Una vez que has decidido eliminar una hoja, haz clic en su pestaa para pasar a ella y ejecuta en la cinta de opciones el comando Eliminar hoja, del grupo Celdas. Si la hoja que vas a eliminar contiene datos, Excel te pedir una confirmacin (figura 3.3); si se la das, Excel eliminar totalmente la hoja del libro de trabajo.

Figura 3.3. Excel te pide confirmacin antes de eliminar una hoja de clculo que contiene datos Mover y copiar hojas de clculo Adems de insertar y eliminar hojas de clculo, tambin es posible copiar y mover las que ya tengas, es decir, que contengan datos (mover o copiar una hoja de clculo en blanco no tiene sentido). Una hoja puede moverse o copiarse tanto dentro del mismo libro de trabajo como a otro libro. El procedimiento para mover o copiar una hoja es el siguiente: 1. Abre el libro de trabajo que contenga la hoja de clculo que quieras mover o copiar. 2. Si quieres mover o copiar la hoja a un libro de trabajo distinto, abre tambin ese otro libro, y luego vuelve al que contiene la hoja que quieres mover o copiar (consulta el apartadoAbrir ms de un libro de trabajo a la vez). 3. Haz clic secundario en la ficha de la hoja que quieras mover. 4. En el men contextual elige Mover o copiar... Aparecer el cuadro de dilogo Mover o copiar. 5. En este cuadro de dilogo debes seleccionar en primer lugar el libro de trabajo al que quieras mover o copiar las hojas. Si se trata del mismo libro no tienes que hacer nada; si es otro libro, despliega la lista Al libro y selecciona el libro en cuestin. En la lista desplegable Al libro slo aparecern los libros de trabajo que tengas abiertos y una opcin denominada (nuevo libro), que sirve para copiar o mover las hojas a un libro nuevo que Excel crear automticamente. 6. Luego elige la posicin en el libro de trabajo a la que quieras mover o copiar la hoja de clculo, seleccionando el nombre de una hoja en el cuadro Antes de la hoja. Excel mover o copiar la hoja delante de la que selecciones en este cuadro, o al final del libro de trabajo si eliges la opcin (mover al final). 7. Por ltimo, activa la casilla Crearuna copia si lo que quieres es copiar la hojas, o djala en blanco si lo que deseas es moverla. Finalmente haz clic en Aceptar. Excel mover o copiar la hoja seleccionada al libro de trabajo elegido y en la posicin que hayas especificado. Cambiar la posicin de una hoja en el libro Tambin puedes utilizar un procedimiento ms sencillo cuando quieras cambiar la posicin de las hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo (es decir, moverlas dentro del mismo libro). El procedimiento es el siguiente:
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1. Haz clic en la pestaa de la hoja cuya posicin quieres cambiar y mantn pulsado el botn del ratn. Aparecer el icono de una hoja de papel junto al puntero del ratn, as como la cabeza de una flecha que apunta al lugar donde se situar la hoja cuando sueltes el botn. 2. Desplaza el ratn para mover la cabeza de flecha hasta la posicin a la que quieres mover la hoja (una flechita nos indicar la posicin para ayudarnos). 3. Suelta el botn del ratn (observa la figura 3.4).

Figura 3.4. Mover una hoja de clculo dentro del mismo libro de trabajo

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Captulo 2: Moverse y desplazarse por una hoja de clculo


Estas dos acciones, moverte y desplazarte, son las que sin duda ms utilizars durante tu trabajo con Excel. La diferencia entre ambas es sutil pero muy importante: Moverse consiste en trasladar el puntero de celda, es decir,seleccionar una celda distinta. Desplazarse consiste en cambiar, total o parcialmente, la parte de la hoja de clculo que se ve en pantalla. Moverse Las dos maneras ms comunes de moverse consisten en utilizar el teclado y el ratn. En la tabla 3.2 puedes ver las teclas de uso ms frecuente para moverse. Tabla 3.2. Moverse con el teclado
Al pulsar Cursores Te mueves A una celda en la direccin del cursor. A la ltima celda del bloque en el que se encuentre la celda activa o a la primera celda delbloque siguiente si la activa est en un extremo del bloque. Un bloque es un conjunto de celdasque contienen Ctrl+Cursores datos y que se diferencian del resto de datos de la hoja de clculo porque tienen, almenos, una celda en blanco por todos sus lados. Ctrl+Inicio A la celda A1. Esto es muy til cuando uno est perdido, ya que as te puedes reorientarrpidamente. Ctrl+Fin A la ltima celda que contenga algo en la hoja de clculo (ese algo pueden ser datos o formatos). RePg A la celda que haya una pantalla hacia arriba. AvPg A la celda que haya una pantalla hacia abajo. Tab Una celda hacia la derecha Mays+Tab Una celda hacia la izquierda.

Observa que si llegas a la ltima fila que se ve en la pantalla y te mueves hacia abajo (pulsando la tecla Flecha abajo), adems de moverte a la celda inmediatamente inferior tambin te desplazars (Excel cambiar la parte de la hoja que se ve en pantalla para que sigas viendo la celda seleccionada). Lo mismo ocurrir siempre que utilices las teclas RePg y AvPg. Si quieres moverte con el ratn, debes apuntar el puntero del mismo a la celda a la que deseas desplazarte y hacer clic. En caso de que esa celda no est en pantalla, debers desplazarte para que puedas verla antes de hacer clic sobre ella. Desplazarse Como te deca, desplazarse consiste en cambiar la parte de la hoja de clculo que se ve en pantalla. Una hoja de clculo contiene muchas ms filas, columnas y celdas de las que caben en la pantalla, as que cuando quieras ver celdas que no estn en la pantalla debers pedir a Excel que cambie la porcin de la hoja con el fin de ver esas celdas. La utilidad de desplazarse estriba en la posibilidad que ofrece de poder consultar otras zonas de la hoja de clculo sin cambiar la celda seleccionada. Adems, desplazarse es mucho ms rpido
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que moverse, as que tambin sirve para moverse a celdas que estn muy alejadas de la que tengas seleccionada en un momento determinado: primero te desplazas a la zona de la hoja donde est la celda a la que quieres ir y luego, cuando la tengas en pantalla, te mueves haciendo clic sobre la celda en cuestin. Para desplazarse por la hoja de clculo se utilizan las barras de desplazamiento vertical y horizontal que estn situadas, respectivamente, en el borde derecho e inferior derecho de la hoja de clculo. Cada barra de desplazamiento tiene tres partes (figura 3.5):

Figura 3.5. Las partes de una barra de desplazamiento Las flechas de desplazamiento, situadas en los extremos. La barra de desplazamiento propiamente dicha, que es la parte rectangular que hay entre las flechas de desplazamiento. El cuadro de desplazamiento, que es ese rectngulo que hay dentro de la barra. La longitud del rectngulo indica la parte proporcional de la hoja de clculo que contiene datos que ests viendo en pantalla en ese momento. Por tanto, mientras mayor longitud tenga el cuadro de desplazamiento, mayor parte de la hoja ests viendo en pantalla. Adems, la barra de desplazamiento horizontal tiene dos pequeos botones en sus extremos. El de la izquierda sirve para cambiar el tamao de la barra y as dar ms o menos espacio a la barra de seleccin de las hojas del libro (que est a su izquierda). Te interesar hacer ms pequea la barra de desplazamiento cuando tengas muchas hojas en el libro. Para cambiar el tamao de la barra arrastra ese botn haciendo clic sobre l y manteniendo pulsado el botn del ratn. A la vista de las partes de las barras de desplazamiento, las tcnicas que te permitirn desplazarte son las que aparecen en la tabla 3.3. Tabla 3.3. Uso de las barras de desplazamiento
Si con el ratn Ocurre que La pantalla se desplaza hacia arriba o hacia abajo una fila por cada clic, o Haces clic en una flecha de hacia la izquierda o hacia la derecha una columna porcada clic (dependiendo desplazamiento de si es la barra de desplazamiento vertical u horizontal). Haces clic dentro de la barra de Se desplaza una pantalla completa hacia arriba o abajo, o hacia la izquierda o desplazamiento a uno de los lados del la derecha (dependiendo de la barra de desplazamiento y el lugar de la barra cuadro de desplazamiento en el que hagas clic). Se desplaza la pantalla un gran trecho, vertical u horizontalmente segn el Arrastrados los cuadros de cuadro de desplazamiento del que se trate, atravs del rea activa de la hoja desplazamiento de clculo (es decir, el rea ocupada por datos o formatos). Arrastras los cuadors de desplazamiento Se desplaza la pantalla rpidamente, vertical u horizontalmente segn el cuadro de mientras mantienes pulsada la tecla Mays. desplazamiento del que se trate, hasta el final o el comienzo de la hoja de clculo.

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Captulo 3: Gestionar hojas de gran tamao en Excel


La mayora de las hojas de clculo con las que se trabaja en realidad se podran calificar de gran tamao, es decir, hojas cuyos datos ocupan ms de lo que se puede ver en una sola pantalla. En estas situaciones resulta muy interesante contar con diversas tcnicas que facilitan enormemente el trabajo. Dividir La tcnica Dividir consiste en dividir la ventana del documento en dos o cuatro secciones. Una vez dividida, en una de las secciones puedes ver la parte de la hoja de clculo que te interese. As es posible tener a la vez en pantalla zonas muy distantes de la hoja de clculo. Para dividir la ventana ve a la ficha Vista de la cinta de opciones y ejecuta el comando Dividir dentro del grupo Ventana. Vers que aparecen dos barras cruzadas que dividen la ventana en cuatro secciones (figura 3.6). Si quieres cambiar el tamao de las secciones, slo tienes que arrastrar las barras, haciendo clic sobre ellas y manteniendo pulsado el botn del ratn mientras las desplazas a su nueva posicin. La seccin activa es aquella en la que est el puntero de celda (en la figura 3.6 es la seccin superior izquierda, puesto que el puntero de celda est en A1). Puedes decidir la parte de la hoja que ves en cada una de las secciones. Si te fijas, ahora hay dos barras de desplazamiento verticales y dos horizontales. Para desplazar lo que se ve en cualquier seccin debes utilizar las barras de desplazamiento que le corresponden. Por ejemplo, para desplazar lo que se ve en la seccin superior izquierda debes usar la barra de desplazamiento vertical superior y la barra horizontal izquierda.

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Figura 3.6. La ventana dividida en cuatro secciones En la figura 3.7 puedes ver un ejemplo de la utilidad de esta tcnica. Desplazando las secciones hemos conseguido:

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Figura 3.7. Ejemplo de la utilidad de la tcnica Dividir En la seccin superior izquierda, ver el comienzo de los datos. En la seccin inferior izquierda, ver los datos de resumen que hay al final de la tabla de datos (observa que en la seccin superior izquierda se ve hasta la fila 12, mientras que en la inferior izquierda se ve desde la fila 101 hasta la 111). En la seccin superior derecha, ver la tabla de comisiones que hay a la derecha de la tabla de datos (de nuevo, en la seccin superior izquierda se ve hasta la columna G y en la superior derecha se ve a partir de la columna L). Para quitar las divisiones ejecuta de nuevo el comando Dividir. Ya has visto que puedes utilizar el ratn para cambiar el tamao de las divisiones, pero si quieres tambin puedes usarlo para crearlas. Si utilizas el ratn para crear divisiones, podrs elegir tener slo dos secciones, en lugar de las cuatro que aparecen con el comando Dividir. Fjate en el botn que hay en el extremo superior de la barra de desplazamiento vertical y en el que hay en el extremo derecho de la horizontal. Si sitas el puntero del ratn sobre cualquiera de ellos, vers que se transforma en una flecha de dos cabezas. Haz clic, mantn pulsado el botn del ratn y arrstralo para crear la divisin (observa la figura 3.8).

Figura 3.8. Crear divisiones con el ratn Si quieres quitar las divisiones con el ratn:

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Arrastra la barra de divisin horizontal al extremo superior de la ventana del documento (hasta que est pegada a los nombres de las columnas). Arrastra la barra de divisin vertical al extremo derecho de la ventana del documento (hasta que est pegada a la barra de desplazamiento vertical). Inmovilizar secciones La hoja que aparece en la figura 3.8 es un ejemplo muy representativo del trabajo que muchas veces se realiza en Excel: una gran tabla de datos con los que se realizan clculos. Normalmente se sitan las cabeceras de las columnas en la fila superior (en este caso en las filas 5 y 6) para saber qu significa cada dato. El problema de estas tablas radica en que si te desplazas hacia abajo, las cabeceras de las columnas se pierden por la parte superior de la pantalla, de manera que pierdes la referencia de los datos que contiene cada columna. Por ejemplo, en la figura 3.9 nos hemos desplazado hasta la fila 50, con lo que ya no se ven las cabeceras de las columnas y, por tanto, es difcil recordar qu significan los datos de cada una de las columnas.

Figura 3.9. Al desplazar la hoja hacia abajo, las cabeceras de las columnas se pierden por la parte superior de la pantalla Excel cuenta con el comando Inmovilizar paneles para solucionar este problema. Si lo ejecutas, vers un desplegable con tres opciones; la primera hace que la parte de la hoja que est por encima y a la izquierda de la celda activa quede inmovilizada en la pantalla tal y como se vea en ese momento. Y las otras dos son ms fciles de usar, como explica su icono. Por ejemplo, ve a la celda A7 y ejecuta la primera opcin del comando Inmovilizar paneles, conseguirs que todo lo que hay por encima se inmovilice en pantalla. De esta manera, aunque te desplaces a la celda A50, las cabeceras de las columnas seguirn estando en pantalla (figura 3.10).

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Figura 3.10. Hemos inmovilizado las cabeceras de las columnas para tenerlas en pantalla aunque desplacemos la hoja Observa que cuando utilizas el comando Inmovilizar paneles aparece una lnea en pantalla que muestra qu parte de la misma est inmovilizada. Para quitar la inmovilizacin usar el mismo comando y elegir, Movilizar paneles. Zoom El zoom permite modificar la ampliacin de la hoja de clculo en pantalla: si amplas la hoja cabrn menos celdas en la pantalla, aunque se vern ms grandes; por el contrario, cuando se reduce cabrn ms celdas en la pantalla, aunque se vern ms pequeas. Para modificar en nivel de ampliacin puedes utilizar el comando Zoom en la ficha Vista de la cinta de opciones o, lo que es todava ms fcil, el control deslizable Zoom que est en el extremo derecho de la barra de Estado. En la figura 3.11 puedes observar el aspecto de la hoja de clculo si ejecutas el comando Zoom situado en la barra de herramientas y seleccionas a continuacin la opcin 50%.

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Figura 3.11. La hoja de clculo con una ampliacin (reduccin en este caso) del 50% Si quieres personalizar el nivel de ampliacin, en lugar de seleccionar una de las opciones que te ofrece el cuadro desplegable Zoom puedes hacer clic en su interior y escribir directamente el nivel de ampliacin que deseas.

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Captulo 4: La gestin de las ventanas en Excel


Del curso 1 recordars que Excel se ejecuta en una ventana que se denomina ventana de la aplicacin, y que dentro de esta ventana aparece la ventana del documento, es decir, del libro de trabajo. En lo que llevamos de libro hemos trabajado con la ventana de Excel maximizada (es decir, ocupando toda la pantalla) y con la ventana del documento tambin maximizada (es decir, ocupando todo el espacio disponible dentro de la ventana de Excel). Sin embargo, ya sabes que es posible restaurar cualquiera de las dos ventanas mediante sus respectivos botones Maximizar/Restaurar. Tambin, hasta ahora hemos estado trabajando con un solo libro de trabajo. Pues bien, Excel permite tener abiertas ms de una ventana de documento a la vez. En cada una de las ventanas de documento que abras puedes decidir qu quieres tener: la misma hoja de clculo, hojas de clculo diferentes o libros de trabajo diferentes. En los siguientes apartados veremos cmo hacer todo esto. Para que te resulte ms fcil apreciar el resultado de cada opcin, antes de nada restaura la ventana del documento. Ver la misma hoja en ventanas diferentes Si quieres tener la misma hoja de clculo en dos ventanas diferentes, ejecuta el comando Nueva ventana en la ficha Vista. Como puedes ver en la figura 3.12, Excel abre una nueva ventana y muestra en ella la misma hoja que tenas abierta.

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Figura 3.12. La misma hoja de clculo en dos ventanas diferentes Observa que al abrir la nueva ventana han ocurrido algunas cosas: En la barra del ttulo de cada una de las ventanas del documento aparece el nombre del libro de trabajo, como es habitual, pero ahora adems del nombre aparecen dos puntos y un nmero (Ventas mensuales:1). Esto te indica que tienes abiertas ms de una ventana para ese libro de trabajo. Lgicamente, la ventana activa es aquella en la que est el puntero de celda. Si despliegas el comando Cambiar ventana, vers que aparece en una lista una entrada por cada una de las ventanas que tengas abiertas, una marca junto a la ventana activa en cada momento. Si quieres pasar de una ventana a otra, slo tienes que hacer clic en aquella a la que quieras pasar en la lista del comando Cambiar ventana. Tambin puedes usar la combinacin de teclas Alt+Tab para pasar de una ventana a otra (esto es muy til cuando tienes maximizadas las ventanas de documento). En cada una de las ventanas puedes ver la hoja de clculo como quieras y trabajar en ella. As, y de forma similar al comando Dividir, puedes usar esta tcnica para ver zonas distintas de la hoja de clculo en cada ventana. Si quieres cerrar una de las ventanas, haz clic en su botn Cerrar, que est a la derecha del botn Maximizar/Restaurar (tiene forma de aspa). Fjate en que no es el comando Cerrar del Botn Office; si ejecutases este comando se cerraran todas las ventanas que estuvieran abiertas que perteneciesen al mismo libro de trabajo. Ver distintas hojas en distintas ventanas Una vez que tienes abiertas ms de una ventana, puedes decidir libremente lo que quieres ver en cada una de ellas. Puede ser, como en el apartado anterior, la misma hoja de clculo, pero tambin pueden ser distintas. Pasa a la ventana en la que quieras ver la segunda hoja de clculo y haz clic en su pestaa. Excel te mostrar la segunda hoja en esa pestaa. Ahora puedes utilizar el comando Cambiar ventana, las teclas Ctrl+Tab o el ratn para pasar de una a otra, como en el caso anterior. Abrir ms de un libro de trabajo a la vez Igual que puedes tener dos hojas de clculo del mismo libro de trabajo abiertas en una ventana diferente cada una, tambin puedes abrir ms de un libro de trabajo a la vez. Cada libro de trabajo que abras aparecer en su propia ventana, que se sumar a las que ya tuvieras abiertas. Para abrir un segundo o sucesivos libros de trabajo usa el comando Botn Office, Abrir que ya conoces. En la figura 3.13 he abierto un segundo libro de trabajo que se suma a las dos ventanas de libro Ventas mensuales que ya tena abierto (observa las respectivas barras del ttulo).

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Figura 3.13. Dos libros de trabajo distintos en tres ventanas Puedes seguir pasando de una ventana a otra como has visto en los apartados anteriores. Cuando quieras cerrar un libro de trabajo entero (es decir, con todas las ventanas que tenga abiertas), ejecuta el comando Cerrar del Botn Office. Organizar las ventanas en pantalla El problema de abrir varias ventanas a la vez que no estn maximizadas es que la pantalla se puede volver confusa. Puedes mover y cambiar el tamao de las ventanas de documento de Excel como haras con cualquier otra ventana de Windows. Sin embargo, en ocasiones te resultar ms fcil utilizar el comando Organizar todo de la ficha Vista para poner un poco de orden entre las ventanas. Si ejecutas el comando Organizar todo, Excel mostrar el cuadro de dilogo Organizar ventanas (figura 3.14). Elige una de las opciones y pulsa Intro. Excel organizar las ventanas en la pantalla siguiendo el orden que le hayas indicado.

Figura 3.14. El cuadro de dilogo Organizar ventanas


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En la figura 3.15 he organizado las ventanas de la figura 3.13 con la opcin Horizontal del cuadro de dilogo Organizar ventanas. Si activas la opcin Ventanas del libro activo que aparece en la parte inferior del cuadro de dilogo Organizar ventanas, Excel slo organizar las ventanas correspondientes al libro de trabajo que estuviese activo cuando ejecutaste el comando Organizar. Por ejemplo, si pasas a cualquiera de las ventanas del libro de trabajo Ventas mensuales y usas esta opcin, Excel slo organizar las dos.

Figura 3.15. Las ventanas organizadas horizontalmente Por ltimo, cuando vayas a salir de Excel debes tener en cuenta dos detalles: 1. Excel recuerda cuntas ventanas pertenecientes al mismo libro estaban abiertas al cerrar dicho libro. De esta manera, cuando se abre un libro de trabajo que se cerr teniendo dos ventanas abiertas, Excel vuelve a abrir las dos ventanas. 2. Excel recuerda si la ventana del documento estaba maximizada al salir del programa o no. De esta manera, al volver a entrar en el programa Excel dispondr la ventana del documento de la misma forma que tena cuando sali de l. Por tanto, antes de salir de Excel recuerda disponer las ventanas de la manera en la que quieras encontrarlas la prxima vez que abras ese libro de trabajo.

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Captulo 5: Frmulas y operandos en Excel


Frmulas Una frmula en Excel es una expresin que, tras ser evaluada por el programa, da un resultado. La frmula ms sencilla y conocida sera: 2+2 y su resultado es 4. Puedes introducir cualquier formula en cualquier celda de Excel. Sin embargo, para que Excel reconozca la frmula como tal (y no como texto o nmeros) es necesario que utilices una sintaxis especial. Todas las frmulas de Excel se construyen de la siguiente manera: 1. En primer lugar, el signo igual (=). Este signo le dice a Excel que lo que viene a continuacin es una frmula. 2. Luego, los operandos y los operadores. Los operandos son los datos con los que la frmula va a trabajar y los operadores indican qu hay que hacer con esos datos. En el ejemplo, los dos 2 son los operandos (los datos) y el signo ms (+) el operador. 3. En lugar de los operandos y los operadores, o adems de ellos, una frmula tambin puede incluir funciones. Las funciones son unos elementos especiales que permiten realizar clculos muy complejos con una extraordinaria facilidad. Las funciones pueden utilizar sus propios operandos. Las veremos ms adelante. 4. Otros elementos, como parntesis para aclarar el orden de las operaciones, o espacios o tabuladores para que la frmula sea ms legible. Para introducir una frmula en una celda de Excel, como por ejemplo la frmula 2+2, slo tienes que teclearla tal cual aunque, eso s, anteponiendo el signo igual para que Excel la reconozca como una frmula. Por ejemplo, en una hoja de clculo nueva introduce la frmula en la celda B2: un signo igual, un dos, un signo ms y un dos (en este caso los operandos son los dos 2 y el operador el signo ms): =2+2 Luego pulsa Intro. Fjate en lo que ocurre: En la celda aparece el resultado de la frmula y no la frmula en s. Pero la frmula sigue estando ah. Mira la barra de frmulas y vers que en ella s aparece la frmula en lugar del resultado. Por tanto, en la barra de frmulas tienes la frmula, mientras que en la celda tienes el resultado. En la figura 4.1 puedes ver la frmula en la barra de frmulas y el resultado en la celda B2.

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Figura 4.1. La frmula y su resultado Si quisieras modificar la frmula deberas pasar al modo Edicin: pulsa F2. El contenido de la celda cambiar para mostrar la frmula y no el resultado, y el punto de insercin aparece dentro de la celda. Ahora puedes modificarla. Cuando termines pulsa Intro. Referencias en las frmulas Como has visto, crear una frmula es muy sencillo. Sin embargo, la frmula que hemos creado en el apartado anterior no es de mucha utilidad: no hace falta un programa como Excel para realizar una tarea que cualquier calculadora barata puede llevar a cabo con ms facilidad. El inters de las frmulas de Excel comienza cuando se utilizan referencias (direcciones de celdas) en ellas. Por ejemplo, introduce un 2 en la celda B4 y un 2 en la celda C4 (observa que estos nmeros son los mismos que utilizamos antes en la frmula). Ahora ve a la celda D4 y escribe esta frmula: =B4+C4 Mira lo que ocurre: en la celda D4 aparece un 4. Esto se debe a que en la frmula que acabas de introducir (en la que los operandos son B4 y C4) le has dicho a Excel que sume el contenido de las celdas B4 y C4 (figura 4.2).

Figura 4.2. Una frmula con referencias


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Ahora cambia el 2 que hay en la celda B4 por un 6 y observa lo que ocurre: Excel recalcula automticamente el resultado de la frmula que hay en D4 (la frmula que suma el contenido de las celdas B4 y C4) y muestra el resultado correcto segn los datos que hay ahora en las celdas que tiene que sumar. Es decir, cuando se utilizan referencias en las frmulas, Excel recalcula automticamente el resultado de las mismas tan pronto como se modifica el contenido de cualquiera de las celdas a que haga referencia dicha frmula (es decir, los operandos). Operandos Por tanto, los operandos pueden ser tanto nmeros como celdas, aunque si son celdas stas deben contener nmeros u otras frmulas (las frmulas y funciones avanzadas de Excel permiten utilizar operandos que no se evalan como nmeros, pero eso est fuera del alcance de este libro). Por ejemplo, ve a la celda B6 e introduce una frmula que sume el resultado de las otras dos que ya has creado: =B2+D4 El resultado ser 12. Estamos utilizando como operandos celdas que contienen frmulas. Evidentemente, si cambias alguno de los operandos, todas las frmulas que hagan referencia a ellos (directa o indirectamente) se recalcularn. Por ejemplo, ve a la celda C4 y cambia el 2 por un 10. Inmediatamente cambiar el resultado de las celdas D4 (a 16) y B6 (a 20). Tambin se pueden mezclar nmeros con referencias. Por ejemplo, introduce la siguiente frmula en la celda C8: =B6+1000 El resultado ser 1020, es decir, 1000 ms el contenido de la celda B6. Por tanto, y a modo de resumen, debes recordar que los operandos de una frmula de Excel deben ser datos de tipo valor, es decir, nmeros, fechas y otras frmulas. Hay un caso especial en el que el texto se convierte en valor. Ese caso se da cuando se introduce una frmula que contenga texto entre comillas. Por ejemplo, ve a la celda C10 e introduce la siguiente frmula: ="El resultado de C8 es" Aunque parezca que lo que aparece en la celda C10 es un texto, en realidad Excel lo considera un valor y, por tanto, se puede emplear como operando en otras frmulas. Por ejemplo, ve a la celda C12 e introduce: ="El resultado de C8 es " & C8 En la celda C12 aparecer el resultado de esta frmula, es decir, el texto El resultado de C8 es seguido del contenido de la celda C8, es decir, 1020. El smbolo & que aparece en la frmula es un operador que permite sumar valores de tipo texto con otros valores (figura 4.3).

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Figura 4.3. Los operandos pueden ser de distinto tipo: nmeros, celdas, rangos, texto como valor, etctera Adems de lo visto, muchas funciones usan rangos como operandos. Es decir, en lugar de usar la referencia a una sola celda, utilizan una referencia a un conjunto de celdas (por ejemplo, para calcular el promedio de los valores que contienen esas celdas). Ms adelante trataremos de las funciones y de sus operandos. Cuando crees frmulas debes tener cuidado de no crear referencias circulares, es decir, dos o ms frmulas cuyo resultado dependan unos de otros. Si lo haces, Excel no podr calcular el resultado de ninguna frmula y generar un mensaje de error. Por ejemplo, introduce en la celda F4 la frmula =F6+200 y en la celda F6 la frmula =F4+500. Para calcular el resultado de la frmula que hay en F4, Excel necesita conocer el nmero que contiene la celda F6, pero ste, a su vez, depende del nmero que contenga F4. Por tanto, el resultado es imposible de hallar. El mensaje de error que muestra Excel lo puedes ver en la figura 4.4.

Figura 4.4. Si creas referencias circulares, Excel mostrar este mensaje de error

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Captulo 6: Excel. Operadores y resultados por error


Operadores En los ejemplos de los apartados anteriores slo hemos empleado un operador (el de suma). Adems de ese, Excel dispone de los operadores habituales que puedes encontrar en cualquier calculadora. En la tabla 4.1 tienes una relacin de ellos (tomemos los valores A1=6 y A2=2). Tabla 4.1. Los operadores de Excel
Operador Suma Resta Multiplicacin Divisin Potenciacin Concatenacin Smbolo Ejemplo + =A1+A2 =A1-A2 * =A1*A2 / A1/A2 ^ =A1^A2 & Mira la figura 4.3 Resultado 8 4 12 3 36

El orden de las operaciones En una frmula se pueden incluir tantos operandos y operadores como se necesiten. Las frmulas que hemos visto en los apartados anteriores solan contener dos operandos y un operador, pero los ejemplos que te muestro a continuacin son ms complejos: =F5 =H1*B3 =B1+C4*D5/G6*1000 =W4*C10+B15/C7 El primer ejemplo es muy curioso, ya que permite hacer que en una celda aparezca el contenido de otra (y, por tanto que, modificando la original, se modifique tambin la que contiene la frmula). La cuestin que surge cuando se utiliza ms de un operador es en qu orden efectuar Excel las operaciones de esa frmula. Porque dependiendo del orden que siga el resultado puede variar. Por ejemplo, supn que tenemos los siguientes operandos: A1=4, A2=10 y A3=2, y la siguiente frmula: =A1+A2*A3 Si se efecta primero la suma obtenemos como resultado 28, mientras que si se efecta primero la multiplicacin, el resultado es 24. Para solucionar este problema, hay una convencin en cuanto al orden en el que se efectuarn las operaciones en una frmula que contenga ms de un operador. La tabla 4.2 te muestra esa convencin.
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Tabla 4.2. El orden en el que Excel realiza las operaciones


Operacin Descripcin Las operaciones encerradas entre parntesis se llevan a cabo en primer lugar, yendo primero los Parntesis parntesis ms anidados (los ms interiores). En segundo lugar se efectan las operaciones de exponenciacin (elevar a una Exponenciacin potencia).

Tabla 4.2. El orden en el que Excel realiza las operaciones (continuacin)


Operacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Descripcin En tercer lugar van la multiplicacin y la divisin. Ambas tienen igual importancia,as que Excel efecta primero la que est ms a la izquierda. Por ltimo van la suma y la resta. Ambas tienen igual importancia, as que Excel efecta primero la que est ms a la izquierda.

Por tanto, en el ejemplo anterior el resultado correcto sera 24, puesto que la multiplicacin se efecta antes que la suma. Resultados de error Segn lo visto hasta ahora, crear frmulas parece una tarea sencilla, y ciertamente lo es. Sin embargo, uno se acostumbra rpidamente a crear frmulas y comienza a crear hojas de clculo ms y ms complejas. Y entonces empiezan a aparecer los errores en las frmulas. Cuando se comete un error en una frmula, Excel nos avisa mediante una serie de mensajes que aparecen en la celda en la que se ha cometido el error, de manera que podemos identificar el origen del problema. Los errores de los que nos avisa Excel son los siguientes: #####. Marcas de desbordamiento. La columna no es lo suficientemente ancha para mostrar el resultado de la frmula. Aumenta el ancho de la columna, disminuye el tamao de la fuente o cambia el formato de la celda (todo esto veremos cmo hacerlo ms adelante). #DIV/0! Divisin por cero. Ten en cuenta que Excel considera que las celdas vacas tienen el valor cero. #N/A.No disponible. Normalmente porque la frmula hace referencia a una funcin o valor no disponibles. #NOMBRE? Nombre desconocido. La frmula hace referencia a un nombre que Excel no conoce. #NUM! Nmero no vlido. La frmula est usando un nmero no vlido (generalmente en una funcin). #REF! Referencia no vlida. La frmula contiene una referencia que ya no es vlida, porque se haya borrado la celda o puesto otra en su lugar. #VALOR! Operando sumar un texto a un nmero. no vlido. Por ejemplo, no se puede

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Captulo 7: Excel. Copiar y mover frmulas. Referencias relativas


En el captulo 2 vimos la tcnica de copiar y mover que permite duplicar el contenido de las celdas o moverlo a otros lugares de la hoja. Esta tcnica tambin se puede aplicar a las celdas que contengan frmulas, y entonces la manera en la que funciona se adapta al hecho de que estamos copiando o moviendo celdas con frmulas. Recuerda que el procedimiento para copiar o mover celdas es el siguiente: 1. Selecciona el rango que quieras copiar o mover. 2. Ejecuta el comando Copiar o Cortar, segn el caso, en la ficha Inicio. Aparecer una lnea discontinua mvil alrededor del rango seleccionado. 3. Selecciona la celda de destino. Si se trata de un rango, selecciona la celda que ocupar el extremo superior izquierdo del nuevo rango que aparecer. Si vas a copiar una sola celda en varias posiciones a la vez, selecciona todas esas posiciones (rango). 4. Ejecuta el comando Pegar. Veamos qu ocurre cuando se aplica esta tcnica a celdas que contienen frmulas. Vamos a crear una frmula que sume todas las ventas de enero de nuestro libro de trabajo Ventas mensuales. Ve a la celda C10 e introduce la frmula =C5+C6+C7+C8+C9. Ahora vamos a calcular el total de ventas de febrero y marzo, pero en lugar de crear las frmulas correspondientes vamos a copiar la que ya hemos creado para enero: 1. Selecciona la celda C10 (esta es la celda que vamos a copiar). 2. Ejecuta el comando Copiar (Excel copia la celda en su memoria interna). 3. Selecciona las celdas D10 y E10 o, lo que es lo mismo, el rango D10:E10, que es donde queremos copiar la frmula de C10. 4. Ejecuta el comando Pegar. Excel crea copias de la frmula de C10 en las celdas D10 y E10 (figura 4.5).

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Figura 4.5. Copiar celdas que contienen frmulas Ahora vamos a ver las frmulas que han aparecido en las celdas D10 y E10. Ve a la celda D10 y observa la barra de frmulas: la frmula es D5+D6+D7+D8+D9. Si vas a la celda E10, vers que la frmula es E5+E6+E7+E8+E9. Es decir, que Excel ha cogido la frmula inicial (que te recuerdo que era C5+C6+C7+C8+C9) y al pegarla en las nuevas celdas las ha adaptado a su nueva posicin en la hoja de clculo. A esto es a lo que se denomina referencia relativa, ya que al copiar las frmulas, las copias se adaptan a su nueva posicin en la hoja de clculo. Ms adelante veremos las referencias absolutas las cuales, como puedes suponer, no se adaptan a sus nuevas posiciones al ser copiadas. Si utilizas la tcnica Autorrelleno para copiar celdas que contengan frmulas, Excel tambin modificar las copias para que se adapten a su nueva posicin. Si utilizas el comando Cortar en lugar del comando Copiar, para mover celdas a otro lugar de la hoja de clculo, las frmulas de las celdas no se modifican al ser movidas para adaptarse a su nueva posicin, sino que seguirn refirindose a las referencias originales que contengan. En resumen, los efectos de copiar y mover frmulas son los siguientes: Cuando se copia una celda que contiene una frmula, todas las celdas a las que se haga referencia relativa en esa celda se ajustarn a la nueva direccin de la misma. Cuando se mueve una celda que contiene una frmula, no cambia ninguna de sus referencias. Cuando se mueve una celda a la que se hace referencia en una frmula, esa frmula ajusta sus referencias para seguir apuntando a la nueva direccin de la celda que se ha movido. Cuando se copia una celda a la que se hace referencia en una frmula, esa frmula no cambia y sigue haciendo referencia a la direccin original de la celda. Aviso
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Si mueves una celda a una posicin a la que se haga referencia en una frmula, esa frmula se romper y mostrar el mensaje #REF!. Es decir, si tenemos en una celda la frmula =B2+B3+B4 y movemos otra celda a la celda B3, la frmula pasar a tener este aspecto: =B2+#REF!+B4, lo que indica que se ha perdido la referencia a la celda B3. Para solucionar el problema puedes editar la frmula y corregir el error introduciendo una referencia vlida o borrando el error. Opciones de pegado Si utilizas el comando Pegado especial en lugar de Pegar (has de hacer clic en la flecha desplegable de Pegar), Excel mostrar el cuadro de dilogo de la figura 4.6. Casi todas las opciones te permiten seleccionar el formato que debe tener la celda pegada (los formatos los veremos ms adelante). La tercera opcin, Valores, sin embargo, te permite pegar el resultado de las frmulas en lugar de las propias frmulas. Esta opcin es muy til cuando se quieren convertir frmulas en nmeros. Puedes seleccionar cuantas opciones de pegado quieras, una tras otra. Es decir, escoge una opcin y pulsa Aceptar; vuelve a ejecutar el comando Pegado especial y selecciona la siguiente opcin; y as sucesivamente. Figura 4.6. El cuadro de dilogo con las opciones de pegado Veamos un ejemplo. Pon en negrita la celda C10 y cpiala. Selecciona la celda C11 y ejecuta el comando Pegado especial. En el cuadro de dilogo que aparece, haz clic en Valores y pulsa Aceptar. A continuacin pega en la celda C12 tanto Valores como Formatos (a travs del cuadro de dilogo Pegado especial). En la figura 4.7 puedes ver que los elementos copiados en las celdas C11 y C12 son diferentes slo por el formato. Figura 4.7. Resultado de nuestro ejemplo

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Captulo 8: Referencias absolutas en Excel


Volvamos a la hoja Ventas mensuales. He introducido algunos datos: En la celda B10 he introducido TOTALES. En la celda F3 he introducido Comisin. En la celda F4 he introducido 15%. Ahora vamos a calcular las comisiones de cada vendedor. Esta comisin es igual a la suma de sus ventas por el porcentaje de la comisin. Es decir, para el vendedor Casas, su comisin se calculara de la siguiente manera: La suma de sus ventas: C5+D5+E5. La comisin (el 15% de las ventas): F4. La frmula que hay que introducir en F5 y que calcula su comisin: =(C5+D5+E5)*F4. Observa que he puesto entre parntesis la suma de las ventas de cada mes, puesto que si no Excel realizara primero la multiplicacin de E5*F4, al tener la multiplicacin preferencia sobre la suma. En la figura 4.8 puedes ver el resultado.

Figura 4.8. El clculo de la comisin de un vendedor Para crear las frmulas que calculen las comisiones de los restantes vendedores podemos utilizar la tcnica de copiar y pegar que ya conocemos.
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En este caso, como las celdas se van a pegar contiguas a la original, podemos utilizar Autorrelleno para hacerlo de manera ms rpida: 1. Ve a la celda F5. 2. Haz clic sobre el gestor de relleno y mantn pulsado el botn del ratn. 3. Arrastra el ratn hacia abajo hasta que selecciones el rango F5:F9. 4. Suelta el botn del ratn. Ahora deselecciona el rango y ve a la celda F6 para comprobar que la frmula es correcta. La frmula que hay en F6 es =(C6+D6+E6)*F5. Es decir, suma las ventas de Caballero correctamente, pero luego las multiplica por la comisin de Casas, en lugar de multiplicarlas por el porcentaje de la comisin. Si compruebas las frmulas de los dems vendedores vers que en todos los casos ocurre lo mismo: la suma de las ventas est bien, pero no la multiplicacin por el porcentaje de la comisin. Esto ha ocurrido porque al pegar las celdas hacia abajo Excel ha modificado las frmulas para adaptarlas a su nueva posicin. Las sumas de las ventas estn correctas porque los vendedores estn unos debajo de otros, pero la multiplicacin por el porcentaje est mal porque es el mismo porcentaje para todos, y ste est en una sola celda. En este caso, la copia con referencias relativas que hace Excel produce un resultado incorrecto. La solucin a este problema consiste en utilizar referencias absolutas, es decir, referencias a celdas que Excel no modifique cuando copie las frmulas. Para crear una referencia absoluta basta con poner delante del nombre de la fila y/o de la columna el signo del dlar. De esta manera hay tres posibilidades, como se puede ver en la tabla 4.3. Tabla 4.3. Tipos de referencias absolutas
Tipo Referencia absoluta a la columna Referencia absoluta Referencia absoluta Ejemplo Descripcin La referencia a la columna no se modi$A1 ficar al copiar la frmula. A$1 La referencia a la fila no se modificar a la fila al copiar la frmula. Al copiar la frmula no se modificar completa. La referencia ni a la fila ni a la $A$1 columna.

En nuestro caso nos interesa utilizar una referencia absoluta completa a la celda F4, la que contiene el porcentaje de la comisin, ya que no debe modificarse ni la fila ni la columna. Cambia la frmula en F5 para que ahora sea =(C5+D5+E5)*$F$4. Vuelve a copiar esa celda en el rango F6:F9 como hemos hecho antes, y observa que ahora s funciona correctamente. Si miras las frmulas de las celdas F6 y siguientes, vers que multiplican correctamente la suma de las ventas de cada vendedor por el porcentaje de la comisin que hay en F4. Es decir, la parte de la frmula que se refiere a suma de las ventas es una referencia relativa, mientras que la parte que se refiere al porcentaje de la comisin es una referencia absoluta (figura 4.9).

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Figura 4.9. El uso de las referencias absolutas en una frmula (observa la barra de frmulas)

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Captulo 9: Referencias que estn en otras hojas de clculo


Para ilustrar este apartado he realizado unos cambios en el libro de trabajo Ventas mensuales: He puesto el nombre Zona Norte a la hoja de clculo que tenamos creada. He pasado a la segunda hoja de clculo del libro (que estaba en blanco) y he introducido los datos que aparecen en la figura 4.10. He puesto el nombre Zona Sur a esta nueva hoja de clculo.

Figura 4.10. Las ventas de la zona sur Ahora tenemos dos hojas de clculo, cada una de las cuales representa las ventas de los mismos vendedores durante tres meses en dos zonas geogrficas (norte y sur). Ahora supn que quisieras crear otra hoja de clculo que mostrase el total de ventas de cada vendedor en las dos zonas, as como sus comisiones totales. Cmo podramos hacerlo sin tener que volver a introducir los datos? Esto se logra creando frmulas que hagan referencia a celdas que estn en otras hojas de clculo. A estas frmulas se les denomina frmulas tridimensionales. Observa que todo el trabajo realizado hasta ahora se desenvuelve en las dos dimensiones de una hoja de clculo: para referirte a una celda slo necesitas indicar su fila y su columna.

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Sin embargo, para referirte a una celda que est en otra hoja de clculo necesitars una tercera dimensin adems de su fila y de su columna: el nombre de la hoja de clculo en la que est. Vamos a crear esa tercera hoja que calcule los totales para ver en la prctica la manera de crear frmulas tridimensionales: Pasa a la tercera hoja del libro de trabajo y dale el nombre Total. Copia el rango B2:B10 de la hoja Zona Norte en el mismo rango de la hoja Total. Copia el rango C3:F4 de la hoja Zona Norte en el mismo rango de la hoja Total. El resultado de todo esto lo puedes ver en la figura 4.11.

Figura 4.11. El comienzo de la construccin de la hoja Total Ahora ve a la celda F5 para introducir la frmula que calcule las ventas de Casas en enero en las zonas norte y sur. Esa frmula debe sumar las celdas C5 de las hojas Zona Norte y Zona Sur. La sintaxis correcta para referirte a celdas que estn en otras hojas de clculo es la siguiente: ='Nombre de la hoja'!FilaColumna Por tanto, la celda C5 de la hoja de clculo Zona Norte ser: ='Zona Norte'!C5 Y la celda C5 de la hoja Zona Sur: ='Zona Sur'!C5
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Y, para acabar, la frmula que sume ambos nmeros (y que debes introducir en la celda C5 de la hoja Total) es: ='Zona Norte'!C5+'Zona Sur'!C5 Las frmulas que incluyen referencias a celdas que estn en otras hojas de clculo se comportan exactamente igual que las que hemos visto hasta ahora. Es decir, se puede copiar la frmula que acabas de introducir para completar la hoja de clculo Total. Tras copiar la frmula, el resultado final es que el aparece en la figura 4.12.

Figura 4.12. La hoja Total con las nuevas frmulas

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Captulo 10: Excel. Seleccionar los operandos con el ratn


Hasta ahora hemos estado introduciendo las frmulas escribindolas completamente. Sin embargo, cuando los operandos son referencias a celdas o rangos (estos en las funciones), Excel permite que se introduzcan en las frmulas seleccionndolos con el ratn. En el caso del apartado anterior, es mucho ms fcil usar el ratn para seleccionar las celdas que se quieren copiar que recordar la sintaxis que deben tener las frmulas tridimensionales. En otros casos, aunque hagas referencias a celdas que estn en la misma hoja de clculo, stas pueden ser grandes y complejas, con lo que tambin resulta mucho ms fcil utilizar el ratn para seleccionar las celdas que introducir sus direcciones. En el ejemplo del apartado anterior, si quisieras emplear el ratn para seleccionar las celdas que quieres copiar, el procedimiento sera el siguiente: 1. Ve a la celda en la que quieras introducir la frmula (celda C5 de la hoja Total) y escribe un signo igual para comenzar la frmula. 2. Ahora quieres seleccionar la celda C5 de la hoja Zona Norte como primer operando, as que haz clic en la pestaa de esa hoja para pasar a ella. Luego haz clic en la celda C5 para introducirla como primer operando (observa que Excel va completando la frmula en la barra de frmulas). 3. Introduce el signo ms (el operador). 4. Haz clic en la pestaa de la hoja Zona Sur para pasar a ella. Luego haz clic en la celda C5 para introducirla como segundo operando. 5. Por ltimo, pulsa Intro para introducir la frmula en la celda y volver a la hoja Total. Puedes ver que la frmula resultante es la misma, pero que el procedimiento para crearla es mucho ms intuitivo. Puedes usar este procedimiento para introducir operandos en las frmulas siempre que quieras, aunque todava lo encontrars mucho ms til cuando tengas que introducir operandos en las funciones (que veremos ms adelante). Referencias a celdas que estn en otro libro de trabajo Aunque es menos comn, tambin puedes necesitar hacer referencias a celdas que estn en hojas de clculo pertenecientes a otro libro de trabajo. Es menos habitual porque, como ya hemos comentado, los libros de trabajo persiguen la idea de agrupar todas las hojas de clculo relacionadas con un mismo tema. Siendo as, si necesitas datos que estn en otra hoja de clculo, normalmente esa hoja estar en el mismo libro de trabajo, y no en otro separado. En cualquier caso, lo cierto es que te puede surgir la necesidad de hacer referencia a una celda que est en otro libro de trabajo. En tal caso, debers utilizar la sintaxis siguiente: =[Libro1]Hoja1!A1

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Por ejemplo, si necesitases hacer referencia a la celda C6 de la hoja de clculo Marzo del libro de trabajo Compras, la expresin que deberas introducir en la frmula sera la siguiente: =[Compras]Marzo!C6 Observa que esta frmula contiene una referencia relativa. Si quieres, tambin puedes utilizar referencias absolutas en las frmulas que se refieran a celdas que estn en otras hojas de clculo o en otros libros de trabajo. De hecho, lo normal es que se utilicen referencias absolutas ya que, al estar los datos en otro lugar, es ms difcil seguirles la pista. El ejemplo anterior utilizando referencias absolutas quedara as: =[Compras]Marzo!$C$6

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Captulo 11: Funciones en Excel


Una funcin es una frmula compleja que Excel tiene empaquetada de manera que el usuario pueda utilizarla con facilidad. Hay cientos de funciones distintas que sirven para realizar todo tipo de operaciones. Todas se emplean de la misma manera, incorporndose a las frmulas que creemos para aumentar su potencia. Las partes de una funcin Todas las funciones tienen dos partes: Su nombre, que describe la operacin que se va a realizar. Los argumentos, que vienen a ser los operandos de la funcin. Los argumentos siempre aparecen entre parntesis a continuacin del nombre de la funcin. Normalmente son de dos tipos: referencias a celdas o rangos y valores. En la tabla 5.1 puedes ver varios ejemplos de funciones, con sus nombres, sus argumentos y una explicacin de su funcionamiento. Tabla 5.1. Varios ejemplos de funciones
Funcin SUMA(A1:A20) PROMEDIO(A1:A20) MAX(A1:A20) Nombre Argumento SUMA (A1:A20) PROMEDIO A1:A20) MAX Descripcin Suma todas las celdas del rango A1:A20. Calcula la mediaaritmtica de todas las celdasdel rango A1:A20. Halla la celda que contiene el valor mximo en el rango A1:A20 y (A1:A20) devuelve ese valor. Suma todas las celdas del rango A1:A20 de la hoja de clculo (Clientes!A1:A20) Clientes.

SUMA(Clientes!A1:A20) SUMA

Argumentos Antes de continuar conviene hacer algunos comentarios sobre los argumentos de las funciones. Algunas funciones no necesitan argumentos, como la funcin AHORA() que devuelve la fecha y hora actuales. Otras funciones pueden necesitar uno o ms argumentos. Cuando necesitan varios, los argumentos se separan por punto y coma. Por ejemplo, la funcin SUMA(A1:A5;B1:B5) suma todos los nmeros que haya en los rangos A1:A5 y B1:B5. Algunas funciones tienen argumentos opcionales, es decir, que se pueden emplear o no. Por ejemplo, la funcin PAGO (que veremos ms adelante en un ejemplo en este mismo captulo) sirve para calcular las mensualidades de un prstamo y tiene cinco argumentos, tres obligatorios y dos opcionales. El ltimo argumento es tipo, y es opcional. Si se omite, Excel realiza el clculo de la cuota del prstamo suponiendo que los pagos se realizan al final de cada perodo (por ejemplo, a fin de mes); sin embargo, si se introduce un 1 Excel realiza el clculo suponiendo que los pagos se realizan al comienzo de cada perodo.

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En el caso de que una funcin contenga varios argumentos opcionales y slo se quiera introducir alguno de ellos, los que no se introduzcan deben, en todo caso, estar separados por su correspondiente punto y coma. En el caso de la funcin PAGO, si se quiere introducir el argumento tipo pero no el anterior (que tambin es opcional), habra que escribir =PAGO(C8;C6;C4;;1) en el ejemplo que se ver posteriormente en este mismo captulo. Observa que delante del ltimo argumento (el 1) hay dos punto y coma. En medio de ellos ira el primer argumento opcional, pero como no queremos introducirlo simplemente no se escribe nada. Hay funciones que pueden emplear argumentos de distinto tipo. Por ejemplo, la funcin CELDA(formato;A1) emplea como primer argumento una palabra clave y como segundo argumento la referencia a una celda. Esta funcin devuelve el tipo de formato de una celda. Un argumento tambin puede ser una frmula u otra funcin. El nico requisito es que el resultado de la frmula o funcin debe ser del mismo tipo que el argumento que espera la funcin. Por ejemplo, SUMA(A1; B7; ALEATORIO()*100) suma las celdas A1, B7 y el resultado de la funcin ALEATORIO() multiplicado por 100. La funcin ALEATORIO devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1, as que al multiplicarlo por 100 se obtiene un nmero aleatorio entre 0 y 100. Si el argumento de una funcin es un rango y se insertan celdas en el mismo, el argumento se expande para dar cabida a las nuevas celdas insertadas. Si se eliminan celdas, entonces el argumento se contrae. Por ejemplo, si tenemos la funcin SUMA(A1:A5) e insertamos dos celdas en A2, el argumento de la funcin cambiar automticamente a SUMA(A1:A7). Introducir funciones Todas las funciones aparecen siempre dentro de una frmula. Una funcin puede ir sola en la frmula o actuando como un operando ms de la frmula o de otra funcin. Vemoslo en la prctica. Si vas a la hoja Totaldel libro de trabajo Ventas mensuales vers que todava no hemos introducido el clculo de los totales de cada mes. En las hojas Zona Norte y Zona Sur hemos utilizado una frmula sencilla para calcular esos totales, pero en la hoja Totalvamos a utilizar la funcin SUMA (que sirve para sumar celdas) para realizar el clculo. Una vez en la celda C10, la funcin se introduce de la siguiente manera: 1. Introduce el signo igual para comenzar la frmula (recuerda que todas las funciones van dentro de una frmula). 2. Escribe a continuacin el nombre de la funcin (en este caso, SUMA). 3. Introduce un parntesis abierto para escribir el argumento de la funcin. 4. Introduce el rango de las celdas que quieres sumar (C5:C9). Observa que Excel muestra un recuadro coloreado alrededor de las celdas seleccionadas. 5. Escribe un parntesis cerrado para terminar la introduccin del argumento. 6. Pulsa Intro para validar la introduccin de la frmula en la celda (figura 5.1).

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Figura 5.1. La funcin que calcula la suma de las ventas totales en enero (observa la barra de frmulas)

Seleccionar el argumento de la funcin con el ratn Como sabes, los argumentos de las funciones vienen a ser los operandos de las mismas. Igual que se puede utilizar el ratn para seleccionar los operandos de una frmula, tambin puedes usarlo para seleccionar los argumentos de una funcin. El procedimiento es el siguiente: 1. Introduce el signo igual. 2. Escribe el nombre de la funcin y el abre el parntesis que contendr el argumento. 3. Usa el ratn para seleccionar el rango en la hoja de clculo. Si el rango est en otra hoja, antes de seleccionarlo debers hacer clic en la pestaa de la misma para pasar a ella. Si el rango pertenece a otro libro de trabajo, debers abrirlo y pasar a la hoja en la que est antes de seleccionarlo. 4. Si la funcin consta de ms de un argumento, introduce un punto y coma para separar el siguiente argumento. Luego pasa a la hoja de clculo o libro de trabajo en el que quieras seleccionar el siguiente rango y repite el proceso. 5. Cuando haya seleccionado todos los argumentos de la funcin, aade un parntesis de cierre y pulsa Intro para introducir la funcin. Si has seleccionado un rango perteneciente a otra hoja de clculo o a otro libro de trabajo, Excel te devolver a la hoja de clculo en la que estabas introduciendo la frmula. Vamos a utilizar este procedimiento para introducir la funcin que calcule las ventas de febrero de la hoja Total:

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1. Ve a la celda D10 e introduce un signo igual para comenzar la frmula. 2. Introduce el nombre de la funcin y un parntesis abierto: SUMA(. 3. Sita el puntero del ratn en la celda D5, haz clic y mantn pulsado el botn del ratn. 4. Arrastra el ratn hacia abajo para seleccionar el rango D5:D9. A medida que desplaces el ratn, Excel ir poniendo un recuadro de lnea mvil discontinua alrededor de las celdas por las que pases (figura 5.2). 5. Cuando termines de seleccionar el rango escribe un parntesis de cierre y pulsa Intro.

Figura 5.2. Seleccionar el argumento con el ratn

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Captulo 12: Insertar una funcin en Excel


En el apartado Introducir funciones hemos visto el sistema ms sencillo que hay para crear funciones en la hoja de clculo. Sin embargo, ese sistema presupone dos hechos que, excepto en el caso de las funciones ms comunes, nunca se cumplen. A saber: Que conoces el nombre de la funcin que realiza el clculo que necesitas en cada momento. Que conoces los argumentos que hay que suministrar a la funcin para que realice el clculo. Estos dos puntos no se cumplen casi nunca porque Excel dispone de cientos de funciones de todo tipo. Acordarse del nombre de cada una de ellas y de los argumentos que necesita es una tarea prcticamente imposible. As pues, en muchos casos es necesario recurrir a los procedimientos que Excel ha previsto para superar este inconveniente. El sistema general de creacin de funciones en Excel se denomina Insertar funcin. Siempre que tengas problemas o dudas a la hora de crear una funcin debes recurrir a l, porque te suministrar toda la informacin y ayuda que necesitas para que crees tu funcin. Cuando quieras introducir una funcin en una celda, en primer lugar selecciona la celda en la que vas a crear la funcin. Luego ejecuta el comando Insertarfuncin en la ficha Frmulas o haz clic en el botn Insertar funcin de la barra de frmulas. Entonces ocurrirn varias cosas: Excel introducir el signo igual en la celda seleccionada para dar comienzo a la frmula. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar funcin que puedes ver en la figura 5.3.

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Figura 5.3. El cuadro de dilogo Insertar funcin En esta ventana tambin aparecer un botn Ayuda sobre esta funcin que abre la Ayuda de Office en una ventana flotante. salo si quieres investigar por tu cuenta, aunque para este captulo nosotros vamos a necesitarlo. El cuadro de dilogo Insertar funcin est dividido en dos partes. La superior muestra las categoras bajo las cuales estn agrupadas los distintos tipos de funciones. Incluso permite hacer una bsqueda. En la inferior aparecen las funciones relacionadas con la categora seleccionada en el desplegable (figura 5.4). Observa que en la parte inferior del cuadro de dilogo aparece el nombre de la funcin seguido de los argumentos que necesita y una pequea descripcin de su uso. Por tanto, en primer lugar utiliza la lista desplegable Seleccionar una categora para elegir un tipo de funciones. Cuando lo hagas, Excel pondr en el recuadro Seleccionar una funcin todas las correspondientes a esa categora.

Figura 5.4. Funcin PRONSTICO y ayuda sobre los argumentos de la funcin Entre las categoras de funciones que se pueden seleccionar en el recuadro Seleccionar una categora hay algunos especiales: Usadas recientemente. En esta categora aparecen las funciones que hayas usado recientemente. Seleccionar esta categora acelera la bsqueda de las funciones que ya hemos empleado. Todas. En esta categora aparecen todas las funciones que se encuentran disponibles. Definidas por usuario. En esta categora aparecen las funciones creadas por el usuario, es decir, que no son parte integrante del Excel estndar. Las funciones definidas por el usuario son un tema avanzado que no se trata en este libro. El siguiente paso consiste en escoger una de las funciones que han aparecido en el recuadro Seleccionar una funcin. Para eso basta con que hagas clic en la funcin correspondiente.
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Los nombres de las funciones son bastante explicativos de lo que hace cada una, pero si tienes dudas observa dos aspectos: Justo debajo del recuadro Seleccionar una funcin aparece la sintaxis completa de la funcin que se encuentra seleccionada y, a continuacin, una breve explicacin de lo que hace esa funcin. En la parte inferior del cuadro de dilogo se encuentra el botn Ayuda sobre esta funcin. Al pulsarlo aparecer se abrir la ayuda de Excel con toda la informacin disponible sobre la funcin seleccionada (observa la imagen de la figura 5.5).

Figura 5.5. Puedes pedir ayuda a Excel sobre cualquiera de las funciones que aparecen en el recuadro Seleccionar una funcin Una vez que hayas seleccionado la funcin deseada en el recuadro Seleccionar una funcin haz clic en el botn Aceptar. Entonces aparecer un cuadro de dilogo que se utiliza para introducir los argumentos de la funcin seleccionada, que es lo nico que queda por hacer (figura 5.6).

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Figura 5.6. Este cuadro de dilogo te permitir introducir los argumentos e la funcin que ests insertando Muchas funciones requieren un solo argumento, pero otras precisan varios. Y en algunas funciones puede haber argumentos opcionales. Observa que en el cuadro de dilogo de argumentos de la funcin aparece un recuadro por cada argumento que la funcin pueda emplear. Si el nombre del argumento aparece en negrita, eso indica que el argumento es obligatorio; si no aparece en negrita, entonces el argumento es opcional y no es obligatorio introducirlo. Por ejemplo, en la figura 5.6 el argumento Nmero1 es obligatorio, mientras que el argumento Nmero2 es opcional. Si la funcin requiere que se introduzcan varios argumentos (ya sean obligatorios u opcionales), en primer lugar debers seleccionar el recuadro que corresponde al argumento que vas a introducir haciendo clic en l. Luego introduce el argumento. Esto lo puedes hacer de las dos maneras que ya conoces: introducindolo a mano o arrastrando el ratn sobre la hoja de clculo. Si decides arrastrar el ratn sobre la hoja de clculo para seleccionar el argumento es posible que el cuadro de dilogo de argumentos de la funcin no te permita ver parte de la hoja de clculo. Observa el botn que hay en el extremo derecho de cada uno de los recuadros de argumentos (figura 5.6). Si haces clic en l, Excel reducir el tamao del cuadro de dilogo para que puedas trabajar cmodamente con la hoja de clculo. Cuando hayas seleccionado el argumento con el ratn, vuelve a hacer clic en el mismo botn para que reaparezca el cuadro de dilogo. Despus de introducir el primer argumento pasa al segundo. Por ltimo, una vez hayas introducido todos los argumentos, pulsa Aceptar y Excel introducir la funcin en la celda activa y cerrar el cuadro de dilogo. Un ejemplo Selecciona la celda E10 de la hoja de clculo Total. Vamos a utilizar el comando Insertar funcin para introducir una funcin que sume las ventas totales del mes de marzo. Ejecuta el comando Insertarfuncin en la cinta de opciones o haz clic en el botn Insertar funcin de la barra de frmulas.
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Ahora debemos seleccionar la funcin que deseamos utilizar, que es la funcin SUMA. Observa que en la lista Seleccionaruna categora, por defecto viene selecionada la categora Usadasrecientemente (que muestra las funciones que has empleado ltimamente). La funcin SUMA aparecer, probablemente, la primera en la lista. Sin embargo, vamos a suponer que no apareciese en la categora Usadasrecientemente. Podramos seleccionar la categora Todas, pero como la lista de funciones que aparecera sera muy larga, buscar en ella la funcin SUMA resultara difcil. Lo mejor es hacer una bsqueda escribiendo un texto descriptivo y pulsando Ir. O bien seleccionar la categora de funciones a la que pertenece la funcin SUMA, es decir, la categora Matemticasy trigonomtricas.Haz clic en esta categora y observa la lista de funciones que aparece en el cuadro Seleccionar una funcin. Ahora slo tienes que desplazarte hacia abajo por esta lista hasta encontrar la funcin SUMA y hacer clic sobre ella para seleccionarla. Cuando lo hagas, observa que debajo del recuadro Seleccionar una funcin aparece la sintaxis completa de la funcin y una explicacin de su utilidad (figura 5.7).

Figura 5.7. Insertar la funcin SUMA Haz clic en el botn Aceptar para pasar al siguiente cuadro de dilogo e introducir el argumento de la funcin. Como puedes observar, el recuadro Nmero1 ya aparece seleccionado, as que puedes introducir el argumento directamente (posiblemente Excel habr introducido por s mismo un rango en el recuadro Nmero1; ese rango es el que Excel se imagina que queremos sumar; si te vale puedes dejarlo, pero si no contina con el proceso). Pulsa el botn que hay en el extremo derecho del recuadro para quitar el cuadro de dilogo de la vista y luego utiliza el ratn para seleccionar el rango E5:E9. Observa que aparece un borde mvil discontinuo alrededor del rango, lo que te permite comprobar que lo has introducido correctamente (figura 5.8).

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Figura 5.8. Puedes utilizar el ratn para introducir el argumento de una funcin Vuelve a hacer clic en el mismo botn de antes para que reaparezca el cuadro de dilogo. Ahora ya slo queda que pulses el botn Aceptar para introducir la funcin en la celda y cerrar el cuadro de dilogo. Un mtodo abreviado para insertar una funcin En el caso de que vayas a introducir una frmula que conozcas bien o que no sea muy compleja, puedes utilizar un mtodo abreviado del procedimiento que hemos visto en el apartado anterior. Por ejemplo, vuelve a la celda E10 de la hoja Total y pulsa Supr para borrar la funcin que hay ahora. Seguidamente introduce el signo igual para comenzar a introducir la frmula. Observa lo que ha ocurrido en la barra de frmulas: en su extremo izquierdo ha aparecido un recuadro con el nombre de una funcin en su interior y una cabeza de flecha apuntando hacia abajo (figura 5.9). Si haces clic en esa cabeza de flecha, se desplegar una lista con todas las funciones de la categora Usadasrecientemente (figura 5.10).

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Figura 5.9. Observa el recuadro de funciones de la barra de frmulas

Figura 5.10. La lista de funciones desplegada Si la funcin que necesitas aparece en esa lista, slo tienes que hacer clic sobre su nombre. Si no aparece, entonces haz clic en en los iconos del grupo de comandos Biblioteca de funciones de la cinta de opciones y bscala fcilmente por categoras desplegables.
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En nuestro caso, la funcin que nos interesa es SUMA y seguramente s aparecer en la lista. Haz clic sobre ella (si te fijas, en la figura 5.9 aparece el nombre de la funcin SUMA en el extremo izquierdo de la barra de frmulas antes de que desplegsemos la lista de funciones; en este caso podramos haber hecho clic directamente sobre el nombre sin desplegar la lista). Entonces aparecer el cuadro de dilogo de argumentos de la funcin que hemos visto en el apartado anterior y, a partir de aqu, el procedimiento es el mismo que antes. Procedimientos an ms abreviados Otro procedimiento todava ms abreviado es el que se emplea habitualmente cuando se conoce la funcin que se quiere utilizar, pero no se recuerdan bien los argumentos necesarios (o su orden en la funcin). El procedimiento consiste en introducir en la celda el signo igual, el nombre de la funcin y un parntesis abierto. Entonces se pulsa el botn Insertar funcin de la barra de frmulas y directamente aparece el cuadro de dilogo de argumentos de la funcin en el que se pueden introducir los argumentos necesarios. Por ltimo, otro procedimiento an ms abreviado que puedes emplear consiste en introducir en la celda el signo igual y el nombre de la funcin. A continuacin, pulsa la combinacin de teclas Ctrl+Mayus+A. Excel introducir los nombres de los argumentos que necesita la funcin para recordarnos cules son (observa la figura 5.11). Seguidamente, debers sustituir esos nombres por los argumentos correctos.

Figura 5.11. Los nombres de los argumentos de la funcin CELDA aparecen automticamente si se pulsa Ctrl+Mayus+A Y un ltimo apunte antes de finalizar el apartado. Si quieres utilizar el cuadro de dilogo de argumentos de la funcin para modificar los argumentos de una funcin que ya est introducida en una celda, primero selecciona la celda que contiene la funcin y luego pulsa el botn Insertar funcin de la barra de frmulas (o usa el comando en la cinta de opciones) y aparecer el cuadro de dilogo de argumentos de la funcin en el que podrs modificar los argumentos.

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Captulo 13: Nombres de celdas y rangos


Una de las caractersticas de los rangos es que se les puede dar un nombre. Se puede asignar un nombre a cualquier rango o celda individual de la hoja de clculo (en realidad, una celda individual no es ms que un rango de una sola celda). Para dar nombre a un rango, en primer lugar debes seleccionarlo. Por ejemplo, selecciona el rango E5:E9 de la hoja Total. Ahora mira el extremo izquierdo de la barra de frmulas, donde habitualmente aparece el nombre de la celda actual. En este momento debe poner E5 (la celda superior izquierda del rango seleccionado). Pues bien, sita el puntero del ratn sobre ese cuadro y haz clic. Vers que se selecciona E5. Ahora escribe TotalMarzo y pulsa Intro. Qu ha sucedido? Pues que ha desaparecido la referencia E5 de la barra de frmulas y ahora pone TotalMarzo: acabas de dar el nombre TotalMarzo al rango que tienes seleccionado (figura 5.12).

Figura 5.12. El rango E5:E9. Observa en la barra de frmulas que se llama TotalMarzo La utilidad de dar nombres a rangos estriba en la facilidad que ello representa a la hora de trabajar ms tarde con los datos que contiene ese rango: en lugar de tener que recordar direcciones de celdas podemos recordar simplemente el nombre descriptivo que hayamos dado a ese rango. Vamos a verlo con un ejemplo, creando una nueva frmula para sumar las ventas totales de marzo. Ve a la celda E10 de la hoja Total y borra la frmula que hay ahora. Luego introduce esta frmula: =SUMA(TotalMarzo) Observa que Excel la admite sin problemas y que aparece el resultado correcto (figura 5.13). Como puedes notar, el nombre de un rango en una funcin aclara mucho qu es lo que hace esa

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funcin. Ten en cuenta que en el momento de introducir una funcin se conoce perfectamente lo que se hace, pero al cabo de unos das a lo mejor ya no se recuerda tan bien.

Figura 5.13. Utilizar el nombre de un rango en una funcin (observa la barra de frmulas) Al igual que ocurre con las referencias a celdas o a rangos, los nombres de los rangos tambin se pueden utilizar en frmulas tri o tetradimensionales. Por ejemplo, si estuvieras en la hoja Total y quisieras referirte a las ventas realizadas durante marzo en la Zona Norte, podras utilizar la siguiente sintaxis: Zona Norte!Marzo. Sin embargo, cuando utilices nombres de rangos en funciones, debes tener en cuenta que los nombres de los rangos son siempre referencias absolutas. Es decir, si ahora copias en la celda D10 la frmula que acabas de introducir en E10, sta no se adaptar a su nueva posicin, sino que seguir sumando las ventas de marzo. Otras herramientas Adems de las funciones propiamente dichas, Excel dispone de algunas herramientas menores que pueden ayudarte durante tu trabajo diario con Excel. En este apartado veremos algunas de las que se usan con ms frecuencia. La funcin ms utilizada La funcin SUMA es, con diferencia, la ms empleada en Excel y, en la mayora de los casos, se aplica sobre una columna de nmeros (es decir, es muy frecuente realizar la suma de una columna de nmeros). Pues bien, la cinta de opciones contiene un comando que agiliza extraordinariamente la introduccin de esta frmula: el botn Autosuma. Para utilizarlo selecciona la celda que est justo debajo de la columna de nmeros sobre la que quieras operar. Luego pulsa el botn Autosuma. Inmediatamente Excel introducir en la celda activa la funcin SUMA y utilizar como argumento la columna de nmeros que haya justo encima. Ahora puedes editar ese argumento (por si Excel

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no los hubiera seleccionado bien) o directamente pulsar Intro para aceptar la funcin (figura 5.14).

Figura 5.14. El botn Autosuma Autocalcular Ya vimos en el captulo 1 que la barra de estado daba informacin variada, pues bien, cuando seleccionamos varias celdas con valores numricos calcula automticamente algunos datos. Prubalo. El dato ms a la derecha es la caracterstica Suma y puedes usarla cuando desees hacer una operacin parcial o de comprobacin sin tener que introducir una frmula en una celda. Por ejemplo, selecciona el rango C5:C9 de la hoja Total y mira la barra de estado: ahora pone Suma=127038. Excel suma automticamente los nmeros del rango sin que tengas que crear una frmula al efecto. Excel adems te calcula el Promedio, en la barra de estado pasar a poner Promedio=25407,6, que es la media aritmtica de los nmeros del rango C5:C9 (figura 5.15).

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Figura 5.15. La caracterstica Autocalcular de Excel Nota Recuerda!, haz clic con el botn derecho del ratn sobre la barra de estado para configurar qu datos te dar Autocalcular. As pues, cuando quieras realizar una operacin sencilla o cuando desees comprobar el resultado de una frmula, puedes utilizar la barra de estado para tal fin. Tambin funciona con rangos discontinuos.

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3.-Curso Formatos y grficos en Excel 2007


Captulos del curso

0. Presentacin 1. Formatos en Exel 2007 2. Anchura de columna en Excel 3. Excel. Formatos de nmero 4. Excel. Alinear el contenido de la celda 5. El tipo de letra en Excel 6. Formatos de celdas en Excel 7. Estilos de celda y autoformatos en Excel. Lneas de cuadrcula 8. La herramienta copiar formato en Excel 9. Grficos en Excel 10. Crear un grfico en Excel. Partes del grfico 11. Seleccionar los datos para crear el grfico en Excel 12. Tipos de grficos en Excel 13. Excel. Aadir texto al grfico

Presentacin del curso


La apariencia de las hojas de clculo de Excel es casi tan importante como los datos. De la apariencia se deriva que esos datos se puedan ver ms claramente. En este curso vamos a estudiar diversas formas para mejorar el aspecto de las hojas de clculo. Asimismo, tambin vamos a tratar una de las muchas herramientas con las que cuenta el programa para ayudar al anlisis de los datos y a su ms fcil compresin por parte del que los estudia: los grficos. Adems de ser una herramienta muy til desde el punto de vista de la representacin e interpretacin de los datos, los grficos permiten realzar notablemente el aspecto del trabajo que se realiza en Excel.

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Captulo 1: Formatos en Exel 2007


A lo largo de este captulo vamos a seguir un ejemplo que ilustre cada uno de los conceptos que veamos en l. Este ejemplo partir de la hoja que aparece en la figura 6.1. La hoja Total que puedes ver en la figura 6.1 es la misma hoja de clculo en la que hemos estado trabajando, aunque he realizado algunas modificaciones que me permitan ilustrar mejor este captulo. Todas las modificaciones que he realizado las puedes repetir t con lo que ya has visto. En concreto, con respecto a la figura 5.15, las modificaciones son las siguientes:

Figura 6.1. La hoja que vamos a utilizar para los ejemplos de este captulo He completado los nombres de todos los vendedores. He movido el rango C3:F10 una columna a la derecha, es decir, al rango D3:G10. Despus he movido el rango G3:G4 una columna a la derecha, es decir, al rango H3:H4. He introducido la palabra TOTALES en G4 y la palabra Reparto en I4. He creado frmulas que suman las ventas totales en el trimestre de cada vendedor, situndolas en el rango G5:G9. La frmula de Pedro Casas es =SUMA(D5:F5). Despus de crear sta en G5 la he copiado en el rango G6:G9. He intercambiado el contenido de las celdas H3 y H4, es decir, ahora en H4 aparece la palabra Comisiones y en H3 aparece el porcentaje del 15%.

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He creado las frmulas de las comisiones. En H5 he introducido la frmula =G5*$H$3 y la he copiado en el rango H6:H9. He creado las frmulas que calculan el porcentaje del total que ha vendido cada vendedor. Es decir, en I5 la frmula es =G5/$G$10. Luego puedes copiar esta frmula en el rango I6:I9. Y, por ltimo, he completado los totales de la fila 10. Basta con que copies la frmula de D10 (=SUMA(D5:D9)) en el rango E10:H10. Ahora estamos listos para comenzar a aplicar formatos, es decir, a mejorar el aspecto de la hoja.

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Captulo 2: Anchura de columna en Excel


Lo primero que llama la atencin de la hoja que aparece en la figura 6.1 es que los nombres de los vendedores no caben en sus celdas y se desbordan a la celda que hay a su derecha (el desbordamiento lo vimos en el captulo 2). Como recordars, esto ocurre porque las celdas que hay a la derecha estn vacas; si hubiesen estado ocupadas, slo se vera la parte de los nombres de los vendedores que cupiesen en sus respectivas celdas (si quieres hacer la prueba, introduce cualquier texto en la celda C5 y mira lo que ocurre). Adems, si fuesen nmeros o fechas lo que se desbordase, en lugar de invadir la celda que hubiese a la derecha apareceran las marcas de desbordamiento (consulta el captulo 2). Hasta ahora, todas las columnas (y por tanto todas las celdas) de las hojas de clculo con las que hemos estado trabajando han tenido la misma anchura. Sin embargo, lo ideal sera que pudisemos cambiar la anchura de las columnas segn necesitemos. En el caso de nuestro ejemplo, est claro que necesitaramos aumentar la anchura de la columna B para que los nombres de los vendedores quepan correctamente en sus celdas. Esta es la manera de aumentar la anchura de cualquier columna de la hoja de clculo: 1. Selecciona cualquier celda de la columna cuya anchura quieras cambiar. 2. Ejecuta el comando Formato en la cinta de opciones y selecciona la opcin Ancho de columna del submen que aparecer. Se mostrar un cuadro de dilogo (figura 6.2).

Figura 6.2. El cuadro de dilogo Ancho de columna 3. En este cuadro de dilogo introduce el nmero de caracteres que quieres que quepan en la columna. 4. Haz clic en Aceptar. Excel cerrar el cuadro de dilogo y cambiar la anchura de la columna. ste que acabamos de ver es el mtodo ms general para cambiar la anchura de una columna, pero presenta un inconveniente fundamental: hay que ir haciendo pruebas (introduciendo distintos nmeros en el cuadro de dilogo Ancho de columna) hasta encontrar la anchura que sea la adecuada. En el caso de nuestro ejemplo, en el que la lista de nombres es muy corta, podemos ver que la anchura de la columna B debe ser suficiente para que el nombre ms largo (Santiago Caballero Hidalgo) quepa en la celda. En un caso as, en el que conocemos cul es la entrada ms larga de la columna, hay un procedimiento ms rpido para cambiar la anchura de la columna: 1. Ve a la celda que contenga la entrada ms larga de la lista (en nuestro ejemplo, B6).
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2. Ejecuta el comando Formato y luego selecciona la opcin Autoajustar ancho de columna. 3. Excel dar a la columna una anchura suficiente como para que el texto que hay en la celda seleccionada quepa en la misma. Este mtodo es mucho mejor que el primero en el caso de nuestro ejemplo pero, qu haras si la lista de nombres fuese muy larga y no pudieses saber qu celda contiene el nombre ms largo? En esta situacin disponemos de otro mtodo para hacer que la anchura de la columna se ajuste al texto ms largo que contenga la misma, aunque no sepas cul es. Observa que a la derecha del nombre de cada columna (A, B, C, etctera) hay una rayita vertical que separa una cabecera de columna de otra. Luego esas rayitas continan hacia abajo para delimitar cada columna en la pantalla. Si sitas el puntero del ratn sobre una de esas rayitas, vers que se transforma en una flecha de dos cabezas (figura 6.3).

Figura 6.3. Observa que el puntero del ratn se transforma en una flecha de dos cabezas si lo sitas sobre la rayita que separa dos cabeceras de columna Una vez que el puntero del ratn est en esa posicin tienes dos opciones: A. Si quieres ajustar automticamente la anchura de la columna a la del texto ms largo que haya en la misma, simplemente pulsa dos veces. B. Si quieres ajustar manualmente la anchura de la columna, haz clic y mantn pulsado el botn del ratn. Luego desplaza el ratn hacia la derecha para aumentar la anchura de la columna o hacia la izquierda para disminuirla (figura 6.4). Cuando ests satisfecho con la anchura de la columna suelta el botn del ratn.

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Figura 6.4. Cambiar la anchura de la columna con el ratn En el caso de nuestro ejemplo vamos a utilizar el ajuste automtico con el ratn, as que puedes usar el mtodo descrito en el punto A para cambiar la anchura de la columna B. Al hacer esto vemos que la columna C sobra. Antes la usbamos para permitir que el contenido de la columna B se desbordase en ella, pero ahora ya no sirve para nada. Adems, al haber aumentado la anchura de la columna B, nuestra tabla de ventas no cabe en la pantalla entera. As pues, elimina la columna C tal y como vimos en el captulo 2. El resultado lo puedes ver en la figura 6.5.

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Figura 6.5. La hoja de clculo despus de ajustar automticamente con el ratn la anchura de la columna B y eliminar la columna C

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Captulo 3: Excel. Formatos de nmero


Antes de adentrarnos en este apartado es conveniente recordar una vez msque una cosa es el dato que hay en una celda de la hoja de clculo y otra cosa muy distinta es el formato de este dato, es decir, la manera en la que aparece en pantalla (o en la copia impresa de lo que tengas en la pantalla). El dato en s no cambia, independientemente del formato que tenga. Pero el formato, es decir, la representacin en pantalla del dato, s que puede cambiar. Este apartado est dedicado a aprender la forma de cambiar la apariencia de los datos de tipo numrico. Todos los nmeros que estamos usando en nuestra hoja de ventas aparecen en pantalla con lo que se denomina el formato general o, lo que es lo mismo, sin ningn formato. Sin embargo, aplicar a los nmeros un formato adecuado puede facilitar enormemente su lectura. Excel dispone de muchos formatos para los datos numricos. Para cambiar el formato de un nmero, en primer lugar debers ir a la celda que contiene ese nmero. A continuacin ejecuta el comando Formato en la cinta de opciones y en el desplegable elige la ltima, Formato de celdas (o pulsa Ctrl+1). Se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas y en l aparecer seleccionado el formato que est aplicado en este momento a la celda que tengas seleccionada (observa que se encuentra seleccionada la ficha Nmero de este cuadro de dilogo). Si seleccionas la celda C5 y ejecutas el comando Formato, y luego Formato de celdas, vers que el cuadro de dilogo Formato de celdas te indica que tienes aplicado el formato General a esa celda, es decir, ningn formato (figura 6.6).

Figura 6.6. El cuadro de dilogo Formato de celdas


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Para cambiar el formato del nmero que hay en la celda C5 debes seleccionar la categora Nmero en el cuadro de dilogo (puesto que vamos a cambiar el formato de un nmero). Entonces el cuadro de dilogo cambiar para ofrecerte las distintas posibilidades de los formatos de nmeros. Estas opciones son: Posiciones decimales: en este cuadro debes introducir el nmero de posiciones decimales con el que quieres que aparezca el nmero en pantalla. En nuestro caso queremos los dos decimales del euro, as que introduce un 2. Usar separador de miles: si activas esta casilla (haciendo clic sobre ella para que aparezca la marca de verificacin en su interior), Excel mostrar los nmeros con puntos de millar. Esto clarifica mucho la lectura de un nmero, as que activa esta opcin. Nmeros negativos: aqu debers elegir cmo quieres que aparezcan los nmeros negativos (con el signo menos delante, en rojo o en rojo y con el signo menos delante). Selecciona la ltima opcin de la lista. Cada vez que hagas una modificacin en las opciones del cuadro de dilogo, el recuadro Muestra que hay en su parte superior te presentar cmo va a quedar el nmero con los formatos seleccionados. Haz todas las pruebas que quieras y comprueba su efecto en el recuadro Muestra hasta que ests satisfecho con el resultado. En la figura 6.7 puedes ver las opciones de formato que hemos seleccionado para la celda C5.

Figura 6.7. Las opciones de formato de nmeros que vamos a aplicar a la celda C5 Una vez seleccionadas todas las opciones, haz clic en Aceptar para aplicarlas a la celda. Si quieres aplicar un formato de euro completo, es decir, las mismas opciones que hemos aplicado
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pero aadiendo el smbolo del euro, selecciona la categora Moneda en el cuadro de dilogo Formato de celdas. Por supuesto, si seleccionas un rango en lugar de una sola celda antes de seleccionar los formatos, todos los formatos que escojas se aplicarn al rango completo, y no solamente a una celda. Las herramientas de formato de nmero Todos los formatos que se pueden aplicar a las celdas de Excel, ya sea al dato que contengan o a la propia celda, se pueden seleccionar en el cuadro de dilogo Formato de celdas que hemos visto en el apartado anterior. Sin embargo, Excel dispone de otro medio ms rpido (aunque permite menos posibilidades en un primer momento) para aplicar formatos: el grupo de comandos Nmero de la cinta de opciones. Este grupo de comandos est situado dentro de la ficha Inicio. A lo largo de este captulo iremos viendo casi todas las herramientas para dar formato no slo a nmeros, pero ahora quiero que te fijes en este grupo de botones que aparece resaltado en la figura 6.8. Estos botones permiten aplicar formatos numricos al dato que haya en la celda seleccionada con slo hacer clic sobre ellos. El nombre y la funcin de cada uno de los botones los puedes ver en la tabla 6.1.

Figura 6.8. Los botones que permiten aplicar formatos numricos Tabla 6.1. Los botones de formatos de nmero de la barra de herramientas Formato
Nombre Formato de nmero Estilo moneda estilo porcentual Estilo millares Aumentar deicmales Descripcin Cambia el formato de nmero a, por ejemplo, fecha o moneda. Aplica un formato de moneda alternativo. Aplica un formato de porcentaje sin decimales a la celda o rango seleccionados. Aplica un formato de puntos de millar a la celda o rango seleccionados. Aumenta en uno el nmero de decimales que aparecer en la celda o rango seleccionados.

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Disminuir decimales Disminuye en uno el nmero de decimales que aparecer en la celda o rango seleccionados

Hagamos una prueba del funcionamiento de estos botones. Selecciona el rango H5:H9 y haz clic en el botn Estilo porcentual. Excel aplica el formato de porcentaje sin decimales. Ahora, sin deseleccionar el rango, pulsa el botn Aumentar decimales dos veces. Excel aade dos decimales al formato del nmero. El resultado final aparece en la figura 6.9.

Figura 6.9. El informe de ventas tras aplicar el formato porcentual

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Captulo 4: Excel. Alinear el contenido de la celda


Ya sabes que Excel alinea por omisin el contenido de las celdas en funcin de que ese contenido sea un nmero, un texto o una fecha. Sin embargo, Excel te permite cambiar esa alineacin estndar por otra cualquiera. En concreto, hay cuatro tipos de alineaciones, cada una de las cuales se consigue seleccionando la celda y haciendo clic en el respectivo botn del grupo Alineacin en la ficha Inicio de la cinta de opciones. Estas alineaciones son las que puedes ver en la tabla 6.2. Tabla 6.2. Alinear el contenido de las celdas
Alineacin A la izquierda Centrada A la derecha Entre varias celdas Botn Alinear a la izquierda Centrar Alinear a la derecha Combinar y centrar Descripcin Alinea el contenido de la celda con respecto a la parte izquierda de la misma. Centra el contenido de la celda en el interior de la propia celda. Alinea el contenido de la celda con respecto a la parte derecha de la misma. Centra el contenido de la celda con respecto al contenido de varias columnas. Esto lo veremos en el prximo apartado.

Para hacer una prueba del uso de esta posibilidad, selecciona el rango B5:B10 y pulsa el botn Alinear a la derecha. Excel alinear el contenido del rango con respecto al borde derecho del mismo (figura 6.10).

Figura 6.10. Alinear el contenido de las celdas. Observa el rango B5:B10 Si quieres quitar una alineacin que hayas aplicado, basta con que vuelvas a hacer clic en el mismo botn que usaste para alinear la celda. Alinear con respecto a varias columnas La ltima opcin de alineacin de las que aparecen en la tabla 6.2 es especial porque no alinea el contenido de la celda con respecto a la propia celda, sino con respecto a varias columnas. Esto
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es muy til, por ejemplo, cuando se quiere centrar el ttulo de una tabla de datos sobre la propia tabla. Para poder aplicar este tipo de alineacin, debes seleccionar la celda que contiene el dato que quieres centrar y todas las celdas que haya a su derecha con respecto a las cuales vayas a centrarlo. Por ejemplo, selecciona la celda B2 (que es la que contiene el ttulo de nuestra tabla de datos) y todas las que hay a su derecha hasta la celda H2. Dicho de otro modo, selecciona el rango B2:H2. Ahora haz clic en el botn Combinar y centrar del grupo de comandos Alineacin. En la figura 6.11 puedes ver cmo el ttulo se alinea sobre la tabla.

Figura 6.11. Alinear un ttulo sobre una tabla Cuando se utiliza esta tcnica, Excel combina (es decir, une) todas las celdas seleccionadas, de manera que no podrs modificar las celdas combinadas (slo podrs modificar la celda que est ms a la izquierda de todas las combinadas: en nuestro caso, B2). Si quieres recuperar la individualidad de cada una de las celdas combinadas, selecciona la celda combinada (en nuestro caso B2) y ejecuta de nuevo el mismo comando (el botn aparece iluminado, indica que est activo). Cuando hagas clic volver a estar inactivo y con esto recuperars la individualidad de las celdas combinadas (se separarn y perders la alineacin).

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Captulo 5: El tipo de letra en Excel


Cuando se inici la comercializacin de Excel, hace ya muchos aos, Windows ni siquiera exista. De hecho, Excel instalaba un entorno grfico que era una especie de embrin del Windows que ahora conocemos. Uno de los aspectos por los que se hizo popular Excel en su etapa inicial era por la posibilidad que ofreca de cambiar el tipo de letra de todos los datos que se introducan en l. Ahora, Excel no slo permite cambiar el tipo de letra, tambin cambian muchos otros aspectos relacionados con el mismo. Fuente La fuente es la familia de letras que se quieren utilizar. Ahora mismo ests usando la familia Arial, pero Excel (a travs de Windows) dispone de muchas otras. Para cambiar la fuente del contenido de la celda seleccionada despliega la lista Fuente (en el segundo grupo por la izquierda que hay en la ficha Inicio de la cinta de opciones) y luego haz clic en el nombre de la fuente que quieres aplicar. Por ejemplo, ve a la celda B2 (la que contiene el ttulo de la tabla), despliega la lista Fuente, usa su barra de desplazamiento para recorrer la lista hacia abajo y, por ltimo, haz clic sobre la fuente Times NewRoman. Con esto hemos cambiado la fuente del ttulo de nuestra tabla de Arial a Times New Roman (figura 6.12).

Figura 6.12. Cambiar la fuente con la vista previa activa de Excel es muy intuitivo. El texto cambia de aspecto segn pasas el cursor por cada fuente hasta que apliques una.

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Tamao Una vez elegida la fuente, puedes cambiar otras particularidades del tipo de letra como, por ejemplo, el tamao. El tamao del tipo de letra se mide en puntos: cuanto mayor es el nmero de puntos mayor es el tamao de la letra en pantalla. Por omisin, Excel utiliza un tamao de 10 puntos, pero puedes cambiarlo desplegando la lista Tamao de fuente (que est justo a la derecha de la lista Fuente) tras seleccionar la celda y hacer clic en cualquiera de los tamaos disponibles. Ve de nuevo a la celda B2, despliega la lista Tamao de fuente y haz clic sobre el tamao 16. Como puedes ver en la figura 6.13, el tamao del ttulo de nuestra tabla ha aumentado de manera notable.

Figura 6.13. Hemos aumentando el tamao de la fuente del ttulo de la tabla Estilo Otra particularidad del tipo de letra es el estilo. El estilo determina si la fuente aparecer normalmente en pantalla o con algn efecto, como el efecto cursiva, subrayado, negrita o cualquier combinacin de ellos. Para asignar (o quitar si ya estn aplicados) cualesquiera de estos efectos debes seleccionar la celda en cuestin y hacer clic en los botones de estilo que hay en el grupo de comandos Fuente. En la tabla 6.3 puedes ver el nombre y la descripcin de esos botones. Tabla 6.3. Los botones que permiten cambiar el estilo de la fuente
Botn Cursiva Negrita Subrayar Descripcin Aplica el estilo Negrita a la celda o rango seleccionado. Aplica el estilo Cursiva a la celda o rango seleccionado. Aplica el estilo Subrayado sencillo a la celda o rango seleccionado.

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Ve de nuevo a la celda B2 y haz clic en el botn Negrita de la barra de herramientas Formato para que Excel ponga en negrita el ttulo de la tabla. A continuacin, haz clic en el botn Cursiva. Ahora el ttulo tiene los estilos de negrita y cursiva aplicados a la vez. Color Para terminar con los formatos relacionados con el tipo de letra, vamos a ver el color. Lgicamente, nos referimos al color con el que aparecen las letras, nmeros y smbolos dentro de la celda. No lo confundas con el color de la propia celda que veremos en el prximo apartado. Puedes usar cualquier color con el tipo de letra. Para cambiar el color de la fuente, primero selecciona la celda en cuestin. Luego despliega la lista Color de fuente (en el mismo grupo de comandos Fuente de la cinta de opciones). Por ltimo, haz clic sobre cualquier color de la paleta para aplicarlo sobre la celda o rango que tengas seleccionado. Por ejemplo, ve a la celda B2 y despliega la lista Color de fuente. Luego haz clic sobre el cuarto color de la segunda fila (el verde oscuro). Excel pondr de ese color el ttulo de nuestra tabla (figura 6.14).

Figura 6.14. Cambiar el color de la fuente Prcticas con los formatos Antes de seguir con el prximo apartado, realiza unas pequeas tareas de formato de la tabla con el fin de practicar lo visto hasta ahora. Para ello, sigue estos pasos:

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1. Crea una copia de la hoja Total dentro del mismo libro de trabajo y ponla al final del mismo. Excel le dar por omisin en nombre Total (2). Luego vuelve a la hoja Total para aplicar los restantes formatos de estas prcticas. 2. Pon en negrita el rango F4:H4. 3. Pon en negrita el rango B5:B10. Como las letras en negrita ocupan ms que las normales, el contenido de alguna celda de ese rango se desbordar. Utiliza la tcnica de ajuste automtico para ensanchar la columna B. 4. Reduce a 6 la anchura de la columna A (as centras un poco la tabla en la pantalla, en caso de que trabajes con una resolucin pequea, de 800x600). 5. Pon en color Azul, nfasis 1 el contenido de la celda B10 (el primero de la quinta columna). 6. Selecciona el rango C4:H4 y cambia el tamao de la fuente a 9 puntos. Luego aplica la alineacin centrada. 7. Aplica el mismo formato de nmeros que tiene la celda C5 (puntos de millar, dos decimales y nmeros negativos en rojo) al rango C5:G10. 8. Pon en color blanco (primer color de la primera columna) el contenido del rango C4:H4. Observa que, al hacerlo, el contenido de las celdas de ese rango deja de verse. Ello se debe a que el fondo de la celda y su contenido tienen el mismo color (blanco) y, por tanto, no se distingue uno de otro. Puedes comprobar que los datos siguen estando ah aunque no se vean (recuerda la diferencia entre el dato y el formato). En el prximo apartado haremos de nuevo visibles esos datos. Por el momento djalos en blanco. En la figura 6.15 puedes ver el resultado de todos estos cambios.

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Figura 6.15. El informe de ventas tras aplicar los formatos de las prcticas Observa que la celda activa en la figura es C4 y que, aunque no se ve el contenido de la celda, si miras la barra de frmulas puedes comprobar que el dato sigue en la misma.

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Captulo 6: Formatos de celdas en Excel


En todos los apartados anteriores hemos estado cambiando el formato del contenido de las celdas, pero tambin se puede modificar el formato de las propias celdas. En concreto, en los dos prximos apartados vamos a aprender a cambiar el color de las celdas y los bordes de las mismas. Color de celda El formato color de celda determina el color con el que aparecer la celda. Hasta ahora todas las celdas aparecen en pantalla de color blanco, pero puedes cambiar ese color por otro de tu eleccin. Para comprobarlo, vamos a cambiar el color de las celdas del rango C4:H4. Este es el rango que contiene los datos en color blanco; como el color de la celda es blanco tambin, esos datos no se ven. Sin embargo, si cambiamos el color de las celdas, por contraste volveremos a ver los datos. En primer lugar selecciona el rango C4:H4. Luego despliega la lista Colorde relleno, que es la herramienta que est justo a la izquierda de Color de fuente. Cuando aparezca la lista de colores, haz clic sobre el ltimo color de la fila Coloresestndar (Prpura). Excel cambiar el color de las celdas del rango seleccionado (figura 6.16). Si deseleccionas el rango (haz clic en cualquier lugar de la hoja), vers que ahora ya vuelves a ver el contenido de las celdas del rango, puesto que el color del contenido y el de las celdas son distintos.

Figura 6.16. Cambiar el color de la celda

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Antes de seguir, selecciona el rango B5:B10 y aplcale un color gris claro de la lista de colores Color de relleno. Bordes Los bordes de las celdas son unas lneas que pueden aparecer alrededor de cada una de las celdas. No debes confundir los bordes con las lneas de divisin, que son las que se ven ahora separando las celdas en la hoja. Las lneas de divisin (que veremos un poco ms adelante) sirven para delimitar las filas y las columnas (y, por tanto, tambin las celdas) en la pantalla, mientras que los bordes son elementos de formato de las celdas. Mediante la adicin de bordes se puede mejorar mucho el aspecto de las hojas de clculo, como podrs ver a continuacin. Practiquemos el uso de los bordes: 1. Selecciona el rango B3:H3 y despliega la lista Bordes haciendo clic en su herramienta (que est justo a la izquierda de la herramienta Colorde relleno). Luego pulsa en la segunda opcin Borde inferior grueso, tal y como se muestra en la figura 6.17. Vers que Excel aade un borde grueso a la parte superior de las celdas de color violeta.

Figura 6.17. Aplicar un borde 2. Ahora selecciona el rango B4:H4, vuelve a desplegar el cuadro Bordes y haz clic en la opcin Borde inferior. Excel aade un borde delgado a la parte inferior de las celdas de color violeta. 3. Selecciona el rango B9:H9 y aplica el mismo tipo de borde. 4. Y, por ltimo, selecciona el rango B10:H10 y aplica el Borde inferior grueso. El resultado de los ltimos cambios los puedes ver en la figura 6.18.

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Figura 6.18. La hoja de ventas tras aplicar los ltimos formatos

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Captulo 7: Estilos de celda y autoformatos en Excel. Lneas de cuadrcula


Estilos de celda y autoformatos Como ves, con un poco de esfuerzo se puede cambiar completamente el aspecto de una hoja de clculo aplicando formatos. El aspecto final que hemos conseguido para la hoja del informe de ventas es mucho ms atractivo que el que tena inicialmente (observa la figura 6.1 para recordar cmo era inicialmente). Sin embargo, en ocasiones no se dispone del tiempo necesario, por poco que ste sea, para aplicar todos los formatos que deseamos. En esas ocasiones puedes emplear el comando Estilos de celda de la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Estilos). Si pasas el cursor del ratn por los estilos preconfigurados de su desplegable, vers una previsualizacin en la celda de cmo quedar, si clicas uno, se aplicar. Otra funcin es Autoformato, pero has de aadir su comando a la barra de acceso rpido tal y como vimos en el captulo 1, ve al Botn Office, Opciones de Excel y en Personalizar busca este comando y agrgalo. Para ver cmo funciona pasa a la hoja Total (2), que es la copia que hicimos del informe de ventas. Ahora selecciona el rango B4:H10 y ejecuta el comando Autoformato. Aparecer el cuadro de dilogo Autoformatoque puedes ver en la figura 6.19.

Figura 6.19. El cuadro de dilogo Autoformato

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En el cuadro de dilogo Autoformato, Excel te ofrece una variedad de formatos de tablas. Para seleccionar uno de ellos slo tienes que hacer clic sobre l; por ejemplo, selecciona el formato Clsico 2, que es el primero de la segunda fila. Luego haz clic en Aceptar. Automticamente, Excel aplica el formato seleccionado a nuestra tabla (figura 6.20).

Figura 6.20. El informe de ventas tras aplicar el formato automtico Clsico 2 Observa que Excel no cambia algunas cosas, como el formato de los nmeros. Esto ocurre porque cada formato automtico tiene previsto modificar ciertos formatos, pero los que no tiene previstos los deja como estaban. Sin embargo, el tiempo que se necesita para completar el formato de la tabla tras usar Autoformatoo Estilos de celda es mucho menor que el que se requiere para crear todos los formatos desde el principio. As pues, utiliza estas opciones cuando dispongas de poco tiempo (o de pocas ganas) para aplicar un formato bsico a una tabla que hayas creado. Lneas de cuadrcula Para terminar con el formato de nuestro informe de ventas vamos a darle un toque final. Pasa a la hoja Totaly en la cinta de opciones haz que se muestre la ficha Vista para que aparezca el grupo de comandos Mostrar u Ocultar. Busca la opcin Lneas de cuadrcula y haz clic sobre ella para quitar la marca de la casilla y desactivarla. Como puedes ver, Excel elimina de la pantalla las lneas de divisin de las filas y columnas que sirven para delimitar las celdas (figura 6.21).

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Figura 6.21. Hemos quitado las Lneas de cuadrcula Con ello se consigue una mayor claridad en la presentacin de la hoja, aunque sea a costa de perder la referencia de las lneas. De todas formas, no te preocupes mucho porque desaparezcan las lneas, ya que todo sigue funcionando igual. Si no sabes en qu celda ests, basta con que mires la barra de frmulas. Si quieres recuperar las lneas de divisin, basta con que vuelvas a realizar el mismo proceso que antes, pero esta vez haz clic para que aparezca la marca en la casilla, junto a la opcin Lneas de cuadrcula.

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Captulo 8: La herramienta copiar formato en Excel


Antes de finalizar el captulo vamos a ver una ltima herramienta muy til que te ahorrar una gran cantidad de tiempo. Se denomina Copiar formato; mediante esta herramienta se pueden copiar los formatos de una celda en otra. La herramienta Copiarformato est en el primer grupo por la izquierda de la ficha Inicio en la cinta de opciones y muestra un dibujo de una brocha. Su funcionamiento es el siguiente: 1. Selecciona la celda cuyo formato quieras copiar. 2. Haz clic en la herramienta Copiarformato. 3. Haz clic en la celda en la que quieras copiar el formato de la original. Hagamos la prueba. Selecciona la celda D5 de la hoja Total y haz clic en la herramienta Copiarformato. Observa que la herramienta Copiarformato se queda resaltada y que junto al puntero del ratn aparece una brocha (figura 6.22). Ahora pasa a la hoja Total(2), apunta cuidadosamente a la celda de destino (en este caso, tambin D5) y haz clic. Excel copia el formato de la celda D5 de la hoja Total en la celda D5 de la hoja Total (2). Dos notas sobre la herramienta Copiarformato para acabar: Cuando tengas que copiar el formato de una celda en distintos lugares, en vez de hacer clic sobre la herramienta Copiarformato, pulsa dos veces sobre ella. Desde ese momento y hasta que pulses Esc, copiars el formato de la celda original all donde hagas clic. En lugar de hacer clic en una sola celda para copiar en ella un formato, puedes seleccionar un rango entero en el que copiarlo. Para ello basta con que selecciones el rango con el ratn cuando aparezca la brocha junto al puntero.

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Figura 6.22. El puntero del ratn cambia con Copiar formato

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Captulo 9: Grficos en Excel


Un grfico en Excel es la representacin visual de unos datos numricos. El aspecto de esa representacin puede variar (Excel permite crear muchos tipos de grficos distintos), pero el objetivo siempre es el mismo: facilitar al usuario de los datos un camino para que pueda interpretarlos con mayor facilidad que leyendo unos nmeros, a la vez que le proporciona referencias para que note rpidamente los aspectos ms relevantes de esos datos. Por ejemplo, en la figura 7.1 puedes ver el informe de ventas que hemos creado en los captulos anteriores. Si dedicas un par de minutos, podrs extraer algunas conclusiones sobre las ventas realizadas en enero, puesto que es un informe muy sencillo. Sin embargo, con que tan slo eches un vistazo unos segundos al grfico que aparece en la figura 7.2 llegars a esas mismas conclusiones (por ejemplo, que Leocadio ha vendido la mitad que Antonio). Es decir, los grficos facilitan y aceleran la interpretacin de los datos.

Figura 7.1. El informe de ventas

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Figura 7.2. Las ventas de enero del informe representadas en un grfico

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Captulo 10: Crear un grfico en Excel. Partes del grfico


En contra de lo que se pudieras pensar a priori, crear un grfico como el que aparece en la figura 7.2 es cuestin solamente de un instante. A pesar de que el proceso de creacin de un grfico se puede complicar todo lo que se quiera para incorporar elementos adicionales, lo cierto es que la creacin de todo grfico slo consta de dos pasos bsicos: 1. Seleccionar los datos que se quieren representar en el grfico (hay un apartado dedicado a esto en el captulo). 2. Crear el grfico en s. Para que puedas ver en la prctica lo sencillo que resulta crear un grfico, vamos a crear el que aparece en la figura 7.2: 1. Selecciona el rango B4:C9 de la hoja Total. 2. Pulsa la tecla F11. Vers que inmediatamente Excel crea una hoja nueva en el libro de trabajo a la que pone el nombre Grfico1 y que sita en ella el grfico que representa los datos que has seleccionado. La hoja nueva que ha creado Excel no es una hoja de clculo, sino una hoja de grficos, puesto que lo nico que contiene y que puede contener es un grfico. Si lo has hecho como te he indicado, el grfico que hayas obtenido debe ser igual al que aparece en la figura 7.2. Partes del grfico Antes de profundizar en la creacin y personalizacin de grficos, es conveniente que nos detengamos un momento para poner nombre a los elementos de los grficos a los que nos vamos a referir de aqu en adelante. En la figura 7.3 puedes ver un grfico que representa el informe de ventas completo, y en la tabla 7.1 se explica cmo se denomina cada parte de ese grfico.

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Figura 7.3. Las partes de un grfico Tabla 7.1. Las partes de un grfico
Elemento Grfico Ttulo Marcas datos Lneas divisin Texto Leyenda Descripcin El grfico es la representacin grfica de los datos de la hoja de clculo. Adems, hay distintos tipos de grficos, tal y como veremos en el apartado Tipos y subtipos grficos. El ttulo del grfico es un texto que lo encabeza. de Una marca de datos es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por ejemplo, en un grfico de columnas las marcas dedatos son las columnas o barras verticales; es decir, hay una columna por cadanmero representado. de Las lneas de divisin son unas lneas horizontales y/o verticales que aparecen al fondo del grfico y que sirven para apreciar con ms facilidad los valores que alcanzan las marcas de datos. El texto puede ser cualquier palabra o frase que aparezca en el grfico. El texto asignado est unido indefectiblemente a un objeto del grfico (como el ttulo del grfico), mientras que el texto no asignado es libre. La leyenda es un recuadro en el que se identifican las marcas de datos. Los ejes son unas lneas perpendiculares que marcan la referencia para el grfico. Normalmente hay dos ejes (en los grficos tridimensionales hay tres): el eje de abcisas, eje x o eje de categoras, y el eje de ordenadas, eje y o eje de valores.En el eje de abcisas se representan las distintas categoras de los datos (porejemplo, los distintos vendedores en la figura 7.3). En el eje de ordenadas se representan los valores de los datos (por ejemplo, la cifra de ventas decada mes). Las marcas de graduacin son marcas que aparecen en los ejes graduacin y que sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo. de El rea de trazado es la zona del grfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes. Las series de datos son los conjuntos de datos que se representan en un grfico. Por ejemplo, en la figura 7.2 slo hay una serie de datos (la representada por las ventas de cada vendedor durante el mes de enero). Pero en el grfico de la figura 7.3 hay tres series de datos (una por cada mes representado).

Ejes

Marcas reas trazado Series datos

de

En la figura 7.2 tambin aparece una nueva ficha en la cinta de opciones que no habamos visto hasta ahora: Herramientas de grficos. Los botones y cuadros de esta ficha permiten realizar con mayor rapidez algunas de las operaciones que veremos durante el estudio de los grficos.

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Captulo 11: Seleccionar los datos para crear el grfico en Excel


Ante la evidente facilidad con la que se crea un grfico en Excel, quiz la seleccin de los datos que se van a representar es el aspecto ms importante de todo el proceso. Que Excel haya sabido representar los datos que seleccionamos para crear el grfico de la figura 7.2 no es pura casualidad: los datos han de seleccionarse de una determinada manera, cumpliendo un mnimo de requisitos, para que Excel pueda crear el grfico correctamente. Por una parte, Excel considera que determinados datos del rango que se seleccione van a representar determinados rtulos en el grfico. Y, por otra parte, los datos numricos que se seleccionen se representarn en el grfico de una manera u otra dependiendo de la forma en la que se hayan seleccionado. Veamos pues cmo se deben seleccionar los datos para que Excel los represente en el grfico de la manera que queremos: Las celdas de la columna que est a la izquierda de los datos que selecciones debern contener texto. Esas celdas se convertirn en los rtulos del eje de categoras. En la figura 7.2, las celdas B5:B9. Las celdas de la fila superior del rango que selecciones tambin debern contener texto. Esas celdas se convertirn en los rtulos de las series de datos en la leyenda del grfico. En la figura 7.2, la celda C4 (slo hay una serie de datos). El resto de la seleccin debern ser los datos numricos. Ten en cuenta que no es necesario que el rango seleccionado para crear el grfico sea contiguo. Puedes seleccionar rangos discontinuos, tal y como veremos en el siguiente apartado. Seleccionar los datos mediante un rango discontinuo Puedes crear tantos grficos como quieras a partir de una sola hoja de clculo. Slo tienes que seleccionar los nuevos datos (o los mismos que antes) que quieras representar y volver a pulsar F11. Excel colocar cada grfico que cree en una hoja de grficos independiente. Evidentemente, si no te gusta algn grfico puedes eliminarlo: pasa a la hoja en la que est y ejecuta el comando Eliminar, y Eliminar hoja; en cuanto confirmes el borrado, Excel eliminar la hoja. Tambin puedes cambiar el nombre de la hoja en la que aparece el grfico de igual forma que si fuera una hoja de clculo normal. Para crear un segundo grfico vamos a utilizar datos discontinuos, de forma que veamos cmo se seleccionan los datos en este caso. Lo que queremos representar son las ventas de enero y marzo solamente (es decir, sin febrero). Recordando lo que hemos visto en el apartado anterior, lo que tienes que seleccionar es:

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1. El rango B4:C9, que contiene los rtulos del eje de categoras y los datos del mes de enero (incluido su rtulo). 2. El rango E4:E9, que contiene los datos de marzo y el rtulo de este mes. Recuerda que para seleccionar rangos discontinuos debes seleccionar el primer rango; luego mantn pulsada la tecla Ctrl mientras seleccionas el segundo y sucesivos rangos discontinuos. Cuando hayas seleccionado el rango discontinuo (que puedes ver en la figura 7.4), pulsa la tecla F11 para crear el nuevo grfico. En la figura 7.5 puedes ver el grfico resultante.

Figura 7.4. Seleccionar datos que no estn contiguos

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Figura 7.5. El grfico resultante de los datos seleccionados en la figura 7.4 La relacin entre los datos y el grfico Hay un aspecto muy importante de los grficos que debes recordar: cuando se crea un grfico, Excel recuerda a partir de qu datos se cre y mantiene viva una relacin entre el grfico y esos datos. Esto significa que si cambias alguno de esos datos, Excel modificar automticamente el grfico para que refleje inmediatamente los nuevos datos. Si quieres hacer la prueba de lo que te digo, cambia en la hoja Total la cifra de ventas de Julin Leal en marzo de 23.156 a 60.000, y luego vuelve al grfico que acabas de crear; vers que la columna que representa las ventas de marzo de Julin Leal ha pasado de ser la ms baja a ser la ms alta.

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Captulo 12: Tipos de grficos en Excel


En los tres grficos que hemos visto hasta ahora slo hemos utilizado un tipo de grficos: el de columnas. Se llama as porque la marca de datos que se utiliza es una barra vertical. Adems del tipo columnas, Excel dispone de muchos otros tipos de grficos que puedes utilizar. Cada uno de los tipos est especialmente indicado para mostrar unos datos en funcin de lo que representan. Por ejemplo, el grfico de tipo lneas est indicado para representar tendencias de datos a lo largo de un periodo de tiempo, mientras que el grfico de tipo circular (tambin llamado de tarta) est indicado para mostrar las relaciones de las partes con el todo. Adems de los tipos de grficos de los que dispone Excel, cada uno de los tipos puede tener varios subtipos, es decir, grficos del mismo tipo (usan la misma marca de datos) que tienen ciertas diferencias. Por ejemplo, dentro del grfico de tipo columnas un subtipo es el de columnas normales y otro es el de columnas tridimensionales. Cambiar el tipo y el subtipo del grfico Para cambiar el tipo o el subtipo de un grfico, lo primero que debes hacer es pasar a su hoja. Si es un grfico incrustado en la propia hoja de clculo (esto veremos cmo hacerlo ms adelante), debes seleccionarlo haciendo clic sobre l. Cuando se est en una hoja de grficos o se tiene seleccionado un grfico incrustado en una hoja de clculo Excel muestra la ficha Herramientasde grficos. Dentro de su pestaa Diseo ejecuta el comando Cambiar tipo de grfico (a la izquierda del todo, en el grupo Tipo) y entonces aparecer el cuadro de dilogo Tipo de grfico que puedes ver en la figura 7.6.

Figura 7.6. El cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico

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A la izquierda puedes ver todos los tipos de grficos disponibles, con una pequea representacin de cada uno. Aparecer seleccionado el tipo del grfico que tenas marcado cuando ejecutaste el comando. Como yo tena seleccionado el grfico de la figura 7.5, el tipo que aparece es Columnas. A la derecha aparecen los subtipos de grfico del tipo seleccionado. En el caso de la figura 7.6 aparecen los subtipos del tipo Columnas. Y a su vez aparece seleccionado el subtipo del grfico que tenas marcado cuando ejecutaste el comando. En mi caso aparece seleccionado el tipo Columna agrupada (el nombre del subtipo de grfico aparece en un mensaje flotando cuando dejas el puntero del ratn sobre l unos segundos).

Figura 7.7. El mismo grfico de la figura 7.5 con el subtipo rea con efecto 3D del tipo rea Para cambiar el tipo del grfico slo tienes que hacer clic en la lista Tipo de grfico sobre el que deseas. Luego haz clic sobre uno de los subtipos de ese tipo en la lista Subtipo de grfico. En nuestro caso, vamos a seleccionar el tipo reas y el subtipo rea con efecto 3D de ste. En la figura 7.7 puedes ver el mismo grfico de la figura 7.5 con estos nuevos tipo y subtipo.

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Captulo 13: Excel. Aadir texto al grfico


Aunque muchas veces es suficiente con un grfico como los que hemos hecho hasta ahora, lo cierto es que muchas otras veces es necesario aclarar algn aspecto del grfico para que la persona que lo estudie pueda interpretarlo correctamente. Sin ir ms lejos, el grfico de la figura 7.5 representa las ventas de nuestros vendedores en dos meses pero, de qu ao? En estas ocasiones la solucin consiste en aadir al grfico un texto explicativo (por ejemplo, podramos aadir al grfico el ttulo Ventas del ao 2009). Excel permite aadir al grfico dos tipos de texto: texto asignado y texto no asignado. La diferencia entre ambos consiste en que el texto asignado est unido irremisiblemente a un objeto del grfico, mientras que el texto no asignado es completamente libre. Por ejemplo, texto asignado es el nombre de los vendedores que aparecen a lo largo del eje x en la figura 7.5. Por su parte, texto no asignado puede ser cualquier comentario o indicacin que aadamos al grfico, como veremos a continuacin. Texto asignado El texto asignado es el que est unido a los objetos del grfico y sirve para facilitar su interpretacin. Todo el texto asignado de un grfico de Excel se introduce a travs de la ficha Herramientasde grficos de la cinta de opciones. En su pestaa Presentacin hay un grupo de comandos llamado Etiquetas (figura 7.8).

Figura 7.8. El grupo de comandos Etiquetas Desde el grupo de comandos Etiquetas podemos aadir, cambiar y mover el texto del ttulo del grfico o la leyenda. Vemoslo despacio: Ttulo del grfico. Agrega, quita o coloca el ttulo del grfico; haz clic en l para ver su desplegable y observa las opciones. En las dos ltimas decides un lugar para situar el ttulo y la primera lo quita (si es que hay uno). Si eliges una de las ltimas te aparecer un cuadro de texto en el lugar elegido para que escribas el ttulo. Rtulos del eje. Funciona igual que el anterior. Haces clic, eliges donde quieres situarlo con el desplegable y escribes la etiqueta. Este texto te sirve para sealizar las categoras (si es el eje X u horizontal) o los valores (si es el eje Y o vertical).

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Leyenda. La leyenda es un recuadro que aparece en el grfico y que contiene una indicacin del significado de las marcas de datos. Si quieres que aparezca o no la leyenda en el grfico pulsa el comando Leyenda. Etiquetas de datos. Este texto aparece junto a las marcas de datos y sirve para identificarlas y para sealar su valor exacto. Tabla de datos. Coloca con el grfico una pequea tabla con los datos a modo de resumen o leyenda. Si quieres hacer unas pruebas, al grfico de la figura 7.5 adele el ttulo Ventas de 2009, y haz que aparezca el valor exacto de cada marca de datos. El resultado de todo esto lo puedes observar en la figura 7.9.

Figura 7.9. El grfico tras modificar cierto texto asignado Texto no asignado El texto no asignado se usa normalmente para dirigir la atencin de la persona que est estudiando el grfico hacia algn aspecto del mismo que queremos destacar. Para introducir texto no asignado, en primer lugar pulsa la tecla Esc para deseleccionar cualquier elemento del grfico que tuvieras seleccionado. Despus, tenemos que utilizar un cuadro de texto para escribir dentro de l, as que vamos a crearlo. En la ficha Herramientas de grfico, comprueba que tienes activa la pestaa Presentacin, as vers en el grupo de comandos Insertar el comando Cuadro de texto. Plsalo, el cursor cambiar para que hagas clic en algn lugar rea del grfico, mantenlo pulsado y arrastra hasta formar un cuadro para el texto. Ahora simplemente comienza a escribir el texto que quieres introducir (el texto que escribas ir apareciendo en la barra de frmulas).

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Por ltimo, cuando termines de escribirlo, haz clic con el ratn fuera del cuadro de texto para completar la introduccin. Una vez introducido el texto no asignado, aparecer en el grfico dentro de un recuadro. Por ejemplo, introduce el texto Comprobar ventas de enero tal y como acabamos de ver. El siguiente paso consiste en situarlo en el lugar del grfico que deseamos. Para hacerlo, coloca el puntero del ratn justo encima de uno de los bordes del recuadro que contiene el texto. Sabrs que el puntero est bien situado porque se transforma en una flecha de cuatro puntas. Entonces haz clic y mantn pulsado el botn del ratn, y luego arrstralo para situar el recuadro donde desees. Por ltimo, suelta el botn del ratn. Si quieres cambiar la forma del recuadro (por ejemplo, para que todo el texto aparezca en una lnea), repite el mismo procedimiento que para mover el recuadro de texto, pero situando el puntero del ratn sobre uno de los tiradores que hay alrededor del recuadro. En la figura 7.10 puedes ver el texto asignado, al que he modificado su posicin en el grfico y la forma del recuadro que aparece por omisin. Para que desaparezca el recuadro que hay alrededor del texto no asignado, simplemente pulsa Esc. Con esto se deselecciona el texto no asignado. Si ms tarde quieres volver a moverlo o a cambiar su forma, debers volver a seleccionarlo para que aparezca el recuadro a su alrededor. Haz clic sobre el propio texto (el cursor cambia de ser una flecha a ser una lnea vertical) y, cuando aparezca el recuadro, pulsa sobre el borde del mismo. Cuando haces esto te aseguras de que lo que tienes seleccionado es el cuadro de texto completo y que no ests editando el texto como veremos a continuacin. Editar el texto Una vez introducido un texto en un grfico, tanto asignado como no asignado, puedes necesitar cambiarlo. El procedimiento que te muestro a continuacin permite editar texto de ambos tipos. 1. Haz clic sobre el texto que quieres editar para seleccionarlo. Aparecer un recuadro alrededor del mismo. 2. Comprueba que el punto de insercin aparece en el texto dentro del recuadro. Si no es as, vuelve a hacer clic dentro del recuadro para que aparezca. 3. Edita el texto como lo haras si estuvieses editando el contenido de una celda de la hoja de clculo. 4. Pulsa la tecla Esc para introducir el texto modificado. Ojo, hay que pulsar Esc y no Intro para introducir el texto. Si pulsas Intro mientras ests editando el texto, introducirs un salto de lnea en el texto. Esto lo puedes utilizar para conseguir mejores efectos con el texto, pero no para introducirlo. Si despus de introducir el texto modificado cambias de idea y quieres recuperar el texto que haba antes de modificarlo, utiliza el comando Deshacer. Dar formato al texto Al texto de un grfico, tanto asignado como no asignado, se le puede dar formato exactamente igual que si fuese el contenido de una celda. Es decir, puedes variar la fuente, el tamao de la fuente, aplicar estilos, etctera.

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En primer lugar, haz clic sobre el texto para que aparezca el recuadro alrededor del mismo. Una vez hecho esto tienes dos posibilidades: Si quieres aplicar los formatos a todo el texto de ese recuadro, comprueba que el punto de insercin no aparece dentro del recuadro. Si aparece, haz clic sobre uno de los bordes del recuadro y desaparecer. Si quieres aplicar los formatos slo a una parte del texto del recuadro (por ejemplo, slo a una palabra), comprueba que el punto de insercin aparece dentro del recuadro (si no es as, vuelve a hacer clic dentro del recuadro para que aparezca). Luego selecciona la porcin del texto a la que quieres aplicar los formatos. Esto lo puedes hacer situando el puntero del ratn justo delante de la primera letra a la que quieres dar formato, haz clic y mantn pulsado el botn del ratn, arrastra el ratn para seleccionar el texto y, por ltimo, suelta el botn. Para aplicar los formatos en s, utiliza la cinta de opciones como has hecho hasta ahora para dar formato a las celdas. Por ejemplo, si quieres aumentar el tamao de la letra del texto que introdujimos en la figura 7.10 para que se pueda leer el aviso con ms facilidad, sigue estos pasos:

Figura 7.10. Texto no asignado 1. Haz clic sobre el texto (Comprobar ventas de enero) para seleccionarlo. 2. Cuando aparezca el recuadro a su alrededor, comprueba que el punto de insercin no aparece en el texto. Si ste aparece, haz clic en uno de los bordes del recuadro para que desaparezca (haciendo esto seleccionas el contenido completo del recuadro). 3. Despliega la lista Tamao de fuente dentro de la ficha Inicio de la cinta de opciones y selecciona el tamao 12 haciendo clic sobre l.

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4. Haz clic en el botn Negrita en el mismo grupo de comandos Fuente. Consejo Para dar formato a texto tambin puedes hacer clic secundario con el ratn sobre el mismo. Usa una caracterstica nueva de Excel, la minibarra de herramientas, encima del men contextual que aparece. As aplicas el formato ms bsico sin irte muy lejos a buscar los comandos. Al cambiar el formato del texto de esta forma es posible que el texto no quepa dentro del recuadro, as que no vers la parte que no cabe. Para solucionar esto, slo tienes que hacer ms grande el recuadro arrastrando uno de los crculos que hay en sus vrtices. Por ltimo, vuelve a colocar el recuadro aumentado de tamao en el sitio correcto arrastrndolo por uno de sus lados. El resultado final lo puedes ver en la figura 7.11 (comprala con la figura 7.10).

Figura 7.11. El grfico tras cambiar los formatos del texto no asignado Ms opciones de formato Hasta ahora hemos estado aplicando formato de una manera algo minuciosa, manualmente, y a los elementos ms importantes del grfico. Pero igual que nos pasaba cuando dbamos formato a las celdas, a veces no tendremos tanto tiempo para dedicarle. Puedes cambiar el aspecto de un grfico de forma instantnea. En lugar de agregar o cambiar manualmente los elementos o el formato del grfico, puedes aplicarle rpidamente un diseo y un estilo predefinido. Excel tiene preparada una galera de diseos o estilos configurados para que solo tengas que elegirlos.

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Te sorprender lo que se puede hacer con solo unos pocos clics. Adems, puedes aplicarlos de cada uno de los elementos del grfico: el rea del grfico, el rea de trazado, las series de datos, los ejes, los ttulos, los rtulos de datos o las leyendas. Prctica. Sigue estos simples pasos: 1. Haz clic sobre alguno de los elementos que te hemos citado para seleccionarlo. 2. En la cinta de opciones se mostrar la ficha Herramientas de grfico. Ve a su pestaa Formato y haz clic sobre algn diseo del grupo Estilos de forma (puedes desplegar ms diseos pulsando el botn Ms). 3. Selecciona un elemento de texto, por ejemplo, el ttulo del grfico, y aplcale un estilo rpido de WordArt. Estilos de WordArt est situado al lado del de Estilos de forma. Aplica formato a todo lo que quieras, mejorars notablemente el aspecto del grfico. En la figura 7.12 hemos aadido efectos como textos WordArt, sombras, reflejos... las posibilidades son infinitas!

Figura 7.12. Nuestro grfico despus de aplicarle estilos rpidos Insertar un grfico en una hoja de clculo Todos los grficos que hemos creado hasta ahora pulsando la tecla F11 se situaban en una hoja nueva del libro de trabajo. Pero bien podran resultarnos ms tiles en cualquier otra hoja de clculo, junto al resto de celdas. El mtodo para crear un grfico en una hoja de clculo es tambin bastante sencillo. Debemos seleccionar igualmente los datos que se quieren representar en el grfico, y crear el mismo:

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vamos a la ficha Insertar de la cinta de opciones, all vers el grupo Grficos, donde slo tienes que elegir el tipo de grfico que quieras (figura 7.13).

Figura 7.13. Un grfico insertado en una hoja de clculo, y el comando Insertar grfico Cuando lo hagas, el grfico creado se muestra como un objeto, es decir, si lo seleccionas por uno de sus lados, puedes moverlo y colocarlo en el lugar de la hoja que te plazca, adems, si grfico y datos comparten la misma hoja mientras est seleccionado Excel te seala las celdas origen de los datos. Si seleccionas alguno de los elementos del grfico podrs editarlo exactamente igual que acabamos de ver en los apartados anteriores, pues aparecer la ficha Herramientas de grfico con todas sus opciones. Por ltimo, en esta ficha encontrars el comando Mover grfico, en la pestaa Diseo (a la derecha del todo). Si haces clic en l aparecer un cuadro de dilogo (figura 7.14) en el que se te pregunta dnde colocars el grfico: en una hoja de grfico aparte, entonces tendrs que darle un nombre; o en otra hoja de clculo, donde se insertar como objeto junto a los datos en las celdas.

Figura 7.14. El cuadro de dilogo Mover grfico


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Del mismo modo, todos los grficos que hemos creado en este captulo con la tecla F11, podemos ahora moverlos a otras hojas de clculo ejecutando este comando.

4.- Curso Imprimir y ordenar listas de datos en Excel 2007


Captulos del curso

0. Presentacin 1. Excel 2007. Impresin rpida 2. Vista preliminar en Excel 3. Excel. El cuadro de dilogo Imprimir 4. Excel. Listas de datos 5. Excel. Ordenar una lista en funcin de los datos de una columna 6. Excel. Ordenar una lista en funcin de los datos de ms de una columna 7. Excel. Ms opciones para ordenar listas de datos

Presentacin del curso


Llegados a este punto, es el momento de imprimir hojas de clculo de Excel. Hasta ahora hemos visto todos los fundamentos necesarios para construir hojas de clculo de nivel medio. Sin embargo, hay algo que nos falta y que te ser necesario durante tu trabajo con Excel. Me estoy refiriendo a imprimir en papel el trabajo que realices. Este curso est dedicado a la impresin y presupone que tienes una impresora conectada al ordenador e instalada en Windows. Las hojas de clculo de Excel son, frecuentemente, listas de datos. Por tanto, es importante saber qu es una lista y cmo gestionarla, para qu sirve y cmo ordenar la informacin que aparece en ella. En este curso tambin aprenders a hacer todo esto y a crear diferentes criterios de ordenacin en tus listas.

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Captulo 1: Excel 2007. Impresin rpida


Al igual que ocurra con los grficos y, de hecho, con muchas funciones de Excel, hay una manera muy rpida de imprimir una hoja de clculo. Este mtodo utiliza la configuracin de impresin que tengas definida en el momento en que lo utilices y no permite seleccionar ninguna opcin. Esto implica que no tienes control sobre la impresin de la hoja pero, a cambio, es un mtodo muy rpido. Para probar este mtodo abre el libro de trabajo Ventas mensuales y ve a la hoja Total con la que hemos estado trabajando (la puedes ver en la figura 8.1).

Figura 8.1. La hoja Total que vamos a imprimir Ahora pulsa el Botn Office. Vers la ficha Imprimir y en ella est Impresin rpida (cuando personalizamos la barra de acceso rpido, aadirle este comando era una buena idea). Enciende la impresora y ejecuta esa accin. Excel imprimir la hoja de clculo de manera similar a la que aparece en la figura 8.2.

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Figura 8.2. La hoja Total impresa Si miras con atencin la copia impresa que has obtenido, observars que no aparece toda la tabla del Informe de ventas. En concreto faltan las columnas Comisin y Reparto. Adems, si observas tambin la pantalla vers que haba aparecido una lnea vertical discontinua justo a la izquierda de esas dos columnas (figura 8.1). Lo que ha ocurrido es que, al utilizar la configuracin por omisin, Excel slo ha impreso lo que cabe en una pgina (a lo ancho, aunque lo mismo hubiese sucedido si el tamao vertical de la tabla hubiera sido mayor de lo que cabe en una pgina) y ha dejado sin imprimir lo que no cabe. La lnea vertical te marca el rea de impresin, es decir, la parte de la hoja que se ha impreso. Evidentemente, en este caso lo que ganamos en rapidez al imprimir lo perdemos en exactitud: falta una parte de la tabla. As pues, lo primero que debemos aprender a modificar a la hora de imprimir es el rea de impresin. Determinar el rea de impresin A la copia impresa que hemos obtenido le falta una parte de la tabla porque no cabe en el papel. Si le decimos a Excel que imprima toda la tabla, es decir, si establecemos como rea de impresin toda la tabla, solucionaremos el problema slo parcialmente: Excel imprimir toda la tabla, pero en dos hojas de papel (figura 8.3). La primera hoja ser idntica a la que has obtenido en el apartado anterior y en la segunda aparecern las dos columnas que faltan. Un poco ms adelante veremos algunas formas de solucionar este problema, pero para aprender a determinar el rea de impresin vamos a hacer justo lo contrario: vamos a suponer que slo quieres imprimir una parte de la tabla.

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Figura 8.3. Si usamos la vista Diseo de pgina vemos cmo la tabla no cabe en el papel Supn que slo quisieras imprimir la columna de nombres y las ventas de enero y febrero (es decir, las columnas B, C y D). Lo que hay que hacer es determinar un rea de impresin que ocupe slo la parte de la tabla que quieres imprimir. Si lo piensas bien, el rea de impresin es en realidad un rango de la hoja. As pues, para determinarla, el primer paso es seleccionar el rango que quieres imprimir. En nuestro ejemplo es el rango B4:D10. Una vez que tengas seleccionado el rango que quieres imprimir, ejecuta el comando Establecer rea de impresin, de la ficha Diseo de pgina. Luego haz clic en cualquier parte de la hoja para deseleccionar el rango y mira la hoja (figura 8.4).

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Figura 8.4. El rea de impresin que hemos establecido Ahora, en lugar de haber una lnea vertical discontinua, hay un recuadro hecho del mismo tipo de lnea. Ese recuadro es el rea de impresin, es decir, la parte de la hoja que se imprimir cuando rdenes a Excel que imprima la hoja. Prueba a utilizar Impresin rpida igual que en el apartado anterior y vers que lo que obtienes en el papel es lo mismo que est dentro del recuadro en la pantalla. Cambiar y eliminar el rea de impresin Una vez establecida el rea de impresin, sta se queda fijada hasta que la cambies o la elimines. Si la cambias, al imprimir obtendrs en el papel todo lo que haya en la nueva rea de impresin que hayas establecido. Si la borras, estars como al principio, es decir, le dejas a Excel la libertad de imprimir todo lo que haya en la hoja. Para cambiar el rea de impresin repite el mismo procedimiento que hemos utilizado antes para establecerla, pero seleccionando en primer lugar el nuevo rango a imprimir. Si quieres eliminar el rea de impresin, utiliza el comando Archivo, rea de impresin, Borrar rea de impresin. Hazlo ahora para recuperar la situacin inicial de la hoja de clculo. Saltos de pgina Si el rea de impresin es mayor de lo que cabe en una pgina, o si no estableces el rea de impresin y el tamao de tu hoja no cabe en una sola pgina, Excel distribuir la impresin en varias pginas. Para ello, Excel sita saltos de pgina automticos en el lugar donde da comienzo cada nueva pgina. Son marcas que le indican a la impresora que a partir de ellos debe imprimir en una pgina nueva. Los saltos de pgina aparecen en la hoja de clculo como lneas discontinuas (como las que hemos visto ya).

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Sin embargo, puede ocurrir que no quieras que los saltos de pgina estn donde Excel los sita automticamente. En esas ocasiones t puedes establecer saltos de pgina manuales, es decir, situar marcas en la hoja de clculo que le digan a la impresora donde debe cambiar de pgina. Lgicamente, si los sitas de manera que lo que ha de imprimirse en una pgina no quepa fsicamente en ella, Excel volver a colocar sus propios saltos de pgina automticos para corregir el error. Por ejemplo, si en el caso del primer apartado tratas de imprimir toda la tabla en una sola pgina estableciendo solamente un salto de pgina y sin modificar nada ms, no lo conseguirs. Para establecer un salto de pgina manual, sita el puntero de celda en la celda que d comienzo a una nueva pgina. Luego ejecuta el comando Saltos, y en el desplegable, Insertar, de la ficha Diseo de pgina. En la hoja aparecern las lneas discontinuas que marcan el salto (el cambio de pgina). El efecto del salto de pgina lo puedes comprobar en la pantalla de la vista preliminar que veremos en el siguiente apartado. Si quieres quitar un salto de pgina manual, sita el puntero de celda en el lugar donde est el salto (es decir, donde comienza la nueva pgina) y ejecuta el mismo comando, pero ahora elige Quitar salto de pgina.

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Captulo 2: Vista preliminar en Excel


Como puedes ver, los procedimientos bsicos de impresin en Excel no son complicados, aunque hasta ahora hemos tenido que imaginarnos cmo va a quedar la copia impresa del rea de impresin a partir de las lneas que aparecen en pantalla. Sera realmente til que pudisemos ver cmo va a quedar la copia impresa antes de imprimirla realmente. As ahorraramos papel y la frustracin que produce el procedimiento de ensayo y error. Pues bien, en Excel esa utilidad se denomina la Vista preliminar. Puedes acceder a la vista preliminar en cualquier momento siguiendo casi el mismo proceso que para imprimir (est en la misma ficha Imprimir del Botn Office) aunque te recomendamos agregar e botn Vista preliminar a la barra de herramientas de acceso rpido. Entonces pasars a una pantalla de la figura 8.5.

Figura 8.5. La pantalla Vista preliminar Si comparas la hoja impresa que obtuviste en el primer apartado del captulo con la representacin que tienes en pantalla, vers que son idnticas. En esta pantalla puedes ver cmo va a quedar la copia impresa de la hoja de clculo segn las opciones definidas en cada momento (como, por ejemplo, el rea de impresin). En la parte superior de la ventana hay varios botones cuya funcin es la siguiente: Pgina siguiente. Si lo que vas a imprimir (el rea de impresin) ocupa ms de una pgina, este botn permite pasar a la siguiente. Esto es lo que ocurre ahora mismo con nuestro informe de ventas. Si quieres ver la segunda pgina, haz clic en este botn. Cuando en la pantalla Vista preliminar puedes ver la pgina completa (consulta el botn Zoom un poco ms abajo), puedes
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usar la barra de desplazamiento vertical que aparece a la derecha de la pantalla en lugar de los botones Pgina siguiente y Pgina anterior para pasar de una pgina a otra. Pgina anterior. Si has utilizado el botn Pgina siguiente para avanzar pginas, ste te permite pasar a la pgina anterior. Mostrar mrgenes. Marca esta casilla y podrs ver y mover los mrgenes de la pgina. Zoom. Ahora mismo ests viendo una representacin de una hoja de papel con lo que se va a imprimir en ella. Como normalmente una hoja de papel tiene un tamao mayor que la pantalla, esa representacin muestra la hoja de papel ligeramente reducida. Pues bien, si haces clic en el botn Zoom, Excel te mostrar la hoja a tamao real; no cabr toda en la pantalla (aunque puedes usar las barras de desplazamiento que aparecern para recorrerla) pero a cambio podrs ver todos los detalles. Despus de pulsar el botn Zoom para ampliar la pgina, si vuelves a hacer clic en l volvers a ver la pgina completa. Si te fijas en el puntero del ratn cuando ests viendo la pgina completa, observars que tiene forma de lupa. Si haces clic sobre la pgina, obtendrs el mismo efecto que si pulsas el botn Zoom. Haciendo clic de nuevo sobre la pgina recuperars la vista original. Imprimir. Cuando ests satisfecho con el aspecto de la pgina puedes utilizar este botn para imprimirla. Cuando hagas clic sobre l aparecer el cuadro de dilogo Imprimir (consulta ms adelante). Realiza los ajustes necesarios en este cuadro de dilogo y luego pulsa Aceptar para que Excel imprima la hoja de clculo. Configurar pgina. Hace que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina. En este cuadro de dilogo se pueden modificar la mayora de las opciones de impresin (lo veremos ms adelante). Cerrar vista preliminar. Cierra esta pantalla y te devuelve a la hoja de clculo. Para terminar con el repaso de la pantalla Vista preliminar fjate que en la parte inferior hay una barra de estado que te mantiene informado del nmero total de pginas y de la pgina que ests viendo en la pantalla en ese momento. Si ves los mrgenes y los mueves con el ratn aqu te dir qu mueves y su posicin. Configurar la impresin Ahora que ya hemos visto la manera de imprimir rpidamente y la forma de comprobar cmo va a quedar la impresin antes de realizarla realmente, ha llegado el momento de que estudiemos cmo cambiar las opciones fundamentales que configuran la impresin. Siempre que apliques las opciones que vamos a ver puedes utilizar la vista preliminar para comprobar su efecto. Adems, las opciones que selecciones determinarn la configuracin de impresin que Excel tomar cuando utilices la impresin rpida. Cuando se establecen opciones de impresin en una hoja de clculo, Excel las almacena, de manera que si ms adelante vuelves a imprimir Excel utilizar la configuracin que ya habas determinado. Es decir, no es necesario establecer las opciones de impresin ms de una vez, a no ser que quieras cambiarlas por otras.

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Para acceder a las opciones de impresin debes tener delante la ficha Diseo de pgina y el grupo Configurar pgina (figura 8.6). Ah ves algunos comandos rpidos importantes, pero para un control ms complero lanza el cuadro de dilogo Configurar pgina (figura 8.7). Las opciones de cada una de sus fichas son las que determinan la configuracin de impresin.

Figura 8.6. El grupo Configurar pgina en la cinta de opciones

Figura 8.7. La ficha Pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina Pgina La ficha Pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina permite determinar las opciones de impresin relativas al tipo de papel en el que vas a imprimir. Esta ficha tiene tres zonas diferenciadas. En la primera, Orientacin, puedes decidir si quieres imprimir con la pgina en posicin vertical u horizontal. Por ejemplo, en el caso del primer apartado no nos caba la tabla completa en la pgina porque por omisin Excel usa la orientacin vertical. Sin embargo, si activas la opcin Horizontal y pulsas el botn Vista preliminar del mismo cuadro de dilogo, vers que ahora si cabe la tabla completa en una sola pgina (figura 8.8).
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Figura 8.8. Si seleccionas la orientacin horizontal de la pgina, podrs imprimir la tabla de ventas en una sola pgina La segunda zona de la ficha se denomina Ajustes de escala. En ella puedes modificar la escala a la que se va a imprimir el rea de impresin. Por ejemplo, si nuestro informe de ventas fuese tan grande que no cupiese en una sola pgina ni siquiera seleccionando la orientacin Horizontal, podras activar la opcin Ajustar a 1 pgina de ancho por 1 de alto para que Excel redujese su tamao al imprimirla de manera que s cupiese en una sola pgina. Para comprobar cmo funcionan estas opciones de escala, vuelve a seleccionar la orientacin Vertical, activa la opcin Ajustara 1 pgina de ancho por 1 de alto y luego haz clic en el botn Vista preliminar para ver el efecto conseguido. Por ltimo, la tercera zona permite seleccionar el tipo de papel que ests utilizando en la impresora y la calidad de impresin. Estas opciones normalmente no hay que modificarlas a no ser que cambies de tipo de papel o que tu impresora disponga de una gran variedad de resoluciones de impresin adaptadas a cada necesidad (consulta el manual de la impresora). Mrgenes La ficha Mrgenes del cuadro de dilogo Configurar pgina (que puedes ver en la figura 8.9) permite establecer los distintos mrgenes del papel en centmetros. Simplemente utiliza los dos pequeos botones que hay en cada recuadro de margen para aumentarlos o reducirlos. O directamente introduce el tamao del margen que quieras cambiar en el recuadro correspondiente.

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Figura 8.9. La ficha Mrgenes del cuadro de dilogo Configurar pgina Tambin puedes cambiar, como vimos, los mrgenes en la pantalla de la vista preliminar. Pasa a la pantalla Vistapreliminar y marca la casilla Mostrar mrgenes que hay en su parte superior. Cuando lo hagas, vers que aparecen unos recuadros negros en el borde de la representacin de la pgina. Arrastrando esos recuadros con el ratn puedes cambiar el tamao de los mrgenes (figura 8.10). Observa que tambin hay recuadros que te permiten cambiar la anchura de las columnas.

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Figura 8.10. Cambiar los mrgenes en la pantalla Vista preliminar En esta ficha del cuadro de dilogo Configurar pgina tambin puedes activar uno o los dos botones que hay en su parte inferior: Centrar en la pgina Horizontalmente o Verticalmente. Si los activas, Excel centrar en la pgina el rea de impresin, en lugar de situarla en su extremo superior izquierdo como hace por omisin. Encabezado y pie de pgina La tercera ficha del cuadro de dilogo Configurar pgina se denomina Encabezado y pie de pgina (figura 8.11). En ella puedes definir un encabezamiento y un pie de pgina para que aparezcan en todas las pginas que compongan tu hoja impresa.

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Figura 8.11. La ficha Encabezado y pie de pgina del cuadro de dilogo Configurar pgina El procedimiento es tan fcil como desplegar las listas Encabezado y Pie de pgina y seleccionar uno de los textos predefinidos que aparecen en las listas. Si lo deseas, tambin puedes personalizar el encabezado y el pie de pgina, mediante los correspondientes botones del cuadro de dilogo, pero ese es un tema que no vamos a ver en este libro. Otras opciones de impresin En la ficha Hoja del cuadro de dilogo Configurar pgina se pueden establecer otras muchas opciones de impresin (figura 8.12). Trata de determinar por ti mismo la utilidad de cada una de ellas.

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Figura 8.12. La ficha Hoja del cuadro de dilogo Configurar pgina Recuerda que puedes usar la vista preliminar en todo momento para apreciar el efecto de los cambios que hayas realizado.

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Captulo 3: Excel. El cuadro de dilogo Imprimir


Una vez que ests satisfecho con el aspecto que tiene la pgina (o pginas) que aparece en la vista preliminar despus de establecer todas las opciones de impresin, ya slo te queda imprimir realmente la hoja. El primer mtodo para imprimir la hoja ya lo conoces: el comando Impresin rpida. Sin embargo, si quieres un control completo de la impresin, debers utilizar otro mtodo: hacer clic en el botn Imprimir de la pantalla Vista preliminar o ejecutar el comando Botn Office, Imprimir. Cuando lo hagas, aparecer el cuadro de dilogo Imprimir que puedes ver en la figura 8.13.

Figura 8.13. El cuadro de dilogo Imprimir Para imprimir sin modificar ninguna de las opciones de este cuadro de dilogo, slo tienes que hacer clic en el botn Aceptar. Si por el contrario quieres modificar algunas de las opciones que se te presentan, la siguiente gua te mostrar la funcin de las ms relevantes. Impresora. Esta zona sirve para determinar la impresora que Excel utilizar al imprimir, as como para modificar su configuracin. Si tienes tu impresora correctamente instalada en Imprimir. En esta zona tienes tres opciones: Seleccin. Si seleccionas un rango en la hoja de clculo y activas esta opcin, Excel imprimir slo ese rango (ignorando el rea de impresin que pudieras tener seleccionada). Esta opcin es muy til para imprimir rpidamente partes concretas de la hoja de clculo.

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Hojas activas. Esta opcin permite imprimir ms de una hoja de clculo del libro de trabajo a la vez; en concreto, provoca que se imprima el rea de impresin de todas las hojas que tengas seleccionadas. Todo el libro. Esta opcin hace que Excel imprima el rea de impresin de todas las hojas de clculo del libro de trabajo. Las hojas que no contengan ningn dato no se imprimirn. Intervalo de pginas. Ya sabes que si el rea de impresin no cabe en una sola pgina, la impresin se distribuir en varias. Si slo quieres obtener algunas de esas pginas, en esta zona le puedes decir a Excel qu pginas quieres que se impriman. Por ejemplo, si le dices Desde 2 Hasta 2, slo se imprimir la pgina 2; si le indicas Desde 3 Hasta <vaco>, se imprimirn todas las pginas desde la 3 hasta el final. Copias. Por ltimo, en esta zona podrs indicar el nmero de copias que quieres imprimir. Cuando hayas realizado todas las modificaciones que necesites en este cuadro de dilogo, puedes volver a la pantalla Vista preliminar para ver cmo han afectado los cambios a la impresin de tu documento o hacer clic en Aceptar para comenzar la impresin inmediatamente.

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Captulo 4: Excel. Listas de datos


Una lista es una relacin de objetos, personas, direcciones cosas o sucesos (como por ejemplo una agenda de direcciones, donde se muestran los nombres de las personas acompaados de su direccin, telfonos, email...). Normalmente los elementos de una lista estn colocados al azar (por ejemplo, en una agenda, los nombres de las personas se van apuntando conforme las vamos conociendo y obteniendo sus datos, pero no los ordenamos alfabticamente). Pero ocurre que una lista hecha al azar casi no tiene utilidad, ya que es difcil encontrar un dato determinado. En una lista desordenada es mucho ms difcil hacer cualquier comprobacin o bsqueda; apenas es posible manejarla. En la figura 9.1 puedes ver un ejemplo de una lista de pelculas desordenada.

Figura 91. Una lista de pelculas Para que la lista sea realmente til, lo lgico es que los elementos de la misma estn ordenados con algn criterio, ya sea alfabtico, numrico o de cualquier tipo. En este caso, los elementos que forman la lista pueden localizarse fcilmente y podramos decir que lo que tenemos no es una simple lista, sino una base de datos. En la figura 9.2 puedes ver la lista anterior ordenada.

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Figura 9.2. La lista de pelculas ordenada alfabticamente Las listas de las figuras 9.1 y 9.2 son listas de una sola columna. Es decir, cada fila de la lista contiene un solo dato (en este caso, el nombre de la pelcula). Pero en la mayora de los casos las listas se componen de ms de una columna, esto es, contienen dos o ms datos de cualquiera de sus elementos. En la figura 9.3 puedes ver que de cada pelcula se ofrece adems informacin acerca de la categora, la duracin y el nmero de cinta de vdeo en el que se encuentra. Es decir, de cada elemento (registro) tenemos cuatro datos. Puedes ver que todos los datos que corresponden al mismo elemento de una lista (en nuestro caso a la misma pelcula) se sitan en la misma fila, pero en distintas columnas. A cada una de las columnas se les denomina campo, y al conjunto de los campos pertenecientes al mismo elemento, registro. En la figura 9.3 hay cuatro campos (N de cinta, Ttulo, Categora y Duracin) que definen cada dato de la lista (cada pelcula).El conjunto de los cuatro campos pertenecientes a la misma pelcula forma un registro. En Excel es muy importante distinguir los campos. Casi siempre, los nombres de los campos son, tambin, los encabezados de la lista.

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Captulo 5: Excel. Ordenar una lista en funcin de los datos de una columna
A la hora de ordenar una lista siempre debemos hacernos la siguiente pregunta: cmo hay que ordenarla? Debes tener en cuenta que una lista que dispone de varias columnas (campos) puede ordenarse por cualquiera de ellas. Esto es, en el ejemplo de la figura 9.3, podemos ordenar la lista en funcin del ttulo de la pelcula, en funcin del nmero de cinta, de la categora o de la duracin, depende del objetivo que persigamos. Pues bien, la columna en funcin de la que se ordene la lista se denomina criterio de ordenacin.

Figura 9.3. Una lista con varias columnas Por tanto, debes tener siempre en cuenta que un criterio de ordenacin corresponde siempre a una columna. A continuacin vamos a ordenar nuestra lista de ejemplo en funcin del ttulo de la pelcula (es decir, en funcin del campo Ttulo). Tenemos dos posibilidades para este criterio de ordenacin: sentido ascendente y sentido descendente. El orden alfabtico normal de la A a la Z se llama ascendente, y el inverso, es decir de la Z a la A, se llama descendente. Si el criterio elegido fuera la duracin de la pelcula (campo Duracin), lgicamente el sentido ascendente se corresponde con el orden ascendente de los nmeros (1, 2, 3,...), mientras que el sentido descendente se corresponde con el orden descendente de los nmeros (9, 8, 7,...). En la figura 9.4 puedes ver nuestra lista de ejemplo ordenada segn el ttulo de la pelcula en sentido ascendente, mientras que en la figura 9.5 el criterio de ordenacin elegido es la duracin de la pelcula en sentido descendente.
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Figura 9.4. La lista de pelculas ordenada segn el ttulo de las pelculas y en sentido ascendente

Figura 9.5. La lista de pelculas ordenada segn la duracin y en sentido descendente

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Ha llegado el momento de ver cmo se ordena una lista en Excel. Vamos a utilizar de ejemplo la lista de la figura 9.6, que es una lista de pelculas reducida. De esta forma siempre tendrs a la vista todos los registros y podrs apreciar mejor los cambios que llevemos a cabo.

Figura 9.6. Lista de pelculas reducida La lista de la figura 9.6 est compuesta de 21 registros (que se corresponden con el nmero de pelculas) y 4 campos (esto es, 4 datos por cada pelcula, que son el nmero de cinta, el ttulo, la categora y la duracin). La primera fila es el nombre de la lista y la segunda contiene los nombres de los campos, a los que podemos denominar tambin encabezados de la lista. En Excel es muy importante que los encabezados de la lista ocupen una sola fila. De otro modo, se pueden producir errores a la hora de ordenar los datos. Vamos a ordenar la lista de pelculas en funcin de los ttulos de las mismas. Lo primero que hay que hacer es seleccionar cualquier celda de la lista que se quiera ordenar. Con esto bastar para que Excel reconozca la lista completa. Lo mejor es que la celda que selecciones pertenezca a la columna por la que quieres ordenar. Como queremos ordenar la lista por los ttulos de las pelculas, selecciona una celda de la columna C, por ejemplo la celda C5. Acto seguido ejecuta el comando Ordenar y filtrar del grupo Modificar en la ficha Inicio (tambin disponible en la ficha Datos). Al ejecutarlo puedes elegir el orden ascendente o descendente, prueba con el primero. Vers que Excel selecciona automticamente toda la lista, pero excluye de esta seleccin los encabezados de cada columna y el ttulo de la lista. Para que esto salga bien es necesario, como dijimos anteriormente, que los encabezados de las columnas ocupen slo una fila. En caso contrario, Excel no podr reconocer correctamente la lista y la seleccionar mal. Siempre debes asegurarte de que la seleccin es correcta. Si no es as, haz clic en el botn Deshacer de la cinta de opciones y busca y corrige el posible error antes de intentar de nuevo la ordenacin.
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Adems, haba una tercera opcin en el desplegable del comando Ordenar y filtrar, Orden personalizado..., cuando la eliges se abre el cuadro de dilogo Ordenar (puedes verlo en la figura 9.7).

Figura 9.7. El cuadro de dilogo Ordenar Lo primero que tienes que hacer en este cuadro de dilogo es indicar a Excel si la lista tiene una fila de encabezados. Aunque el programa suele detectarlo de forma automtica, nunca est de ms que te asegures. Si tiene encabezado, activa la casilla Mis datos tienen encabezados. A continuacin, debes seleccionar la columna por la que se van a ordenar los elementos de la lista. Para ello, despliega la lista Ordenar por y selecciona el nombre del campo correspondiente, en nuestro caso, el nombre Ttulo. Selecciona tambin el sentido de ordenacin ascendente activando la casilla del mismo nombre que se encuentra a la derecha de la lista Ordenar por. Puedes comprobar que el cuadro de dilogo Ordenar te permite aadir ms criterios para ordenar los datos agregando niveles. De momento, vamos a dejar las cosas como estn. Nota Si no existiera una lista de encabezados, en la lista desplegable Ordenar por no apareceran los nombres de los campos. En lugar de ellos se mostraran los nombres de las columnas, o sea, Columna B, Columna C, etctera. Acto seguido, haz clic en el botn Aceptar. Excel ordenar la lista en funcin de los ttulos de las pelculas en sentido ascendente. El resultado final lo puedes ver en la figura 9.8.

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Figura 9.8. La lista ordenada en funcin de los ttulos de las pelculas en sentido ascendente Aviso Ten en cuidado cuando ordenes listas que contengan frmulas ya que, cuando las filas de la lista cambien de orden, las frmulas que contengan se ajustarn a su nueva posicin, lo cual puede producir referencias que proporcionen un resultado incorrecto. Para evitar este problema, procura que las frmulas se refieran a celdas de su misma fila o que las frmulas incluyan referencias absolutas o nombres de celdas o de rangos, en lugar de referencias relativas. Pero si tu ordenacin no es muy compleja es mejor que uses las opciones Orden ascendente y Orden descendente del desplegable del comando Ordenar y filtrar. Recuerda los pasos a seguir para ordenar una lista utilizando este botn: 1. Selecciona una celda de la columna segn la cual deseas ordenar los datos. En nuestro ejemplo, basta con que selecciones cualquier celda de la columna C (campo Ttulo). 2. Haz clic en Orden ascendente u Orden descendente, segn corresponda. Esta operacin ordena la lista en la que has situado el puntero de celda, con el criterio de ordenacin correspondiente a la columna elegida y en el sentido seleccionado. Nota Para devolver la lista a su estado original usa Deshacer justo despus de realizar la operacin. Si llevas a cabo cualquier otra operacin, ste ya no permitir recuperar el estado original de la lista. Como solucin, antes de aplicar cualquier criterio de ordenacin, crea una columna al principio de la lista que contenga los nmeros 1, 2, 3,... (uno para cada registro). As, siempre puedes ordenar los elementos de la lista segn esta columna. Criterios de ordenacin
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Siempre y cuando no utilices criterios de ordenacin personalizados (los cuales veremos ms adelante), Excel utiliza el orden de las letras del alfabeto o el de los nmeros. Pero las celdas de una hoja de clculo pueden contener otras cosas, adems de texto y nmeros. Generalmente, la prioridad que utiliza Excel para ordenar los datos es la siguiente: 1. Nmeros, del ms pequeo negativo al ms grande positivo. 2. Texto (ordenado alfabticamente). 3. Resultados FALSO de una frmula. 4. Resultados VERDADERO de una frmula. 5. Valores de ERROR. 6. Celdas vacas. Si seleccionas la opcin Descendente, los criterios de ordenacin son los mismos pero a la inversa.

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Captulo 6: Excel. Ordenar una lista en funcin de los datos de ms de una columna
Con frecuencia, para tener ordenada una lista en la que algunos de los datos puedan coincidir, es necesario aplicar ms de un criterio de ordenacin, esto es, ordenar los elementos utilizando ms de una columna con el objetivo de poder facilitar la bsqueda de datos concretos. Siguiendo con el ejemplo anterior, supn que necesitases ordenar la lista por categoras y, dentro de cada categora, por ttulos. En estos casos es necesario ordenar en funcin de dos columnas, o sea, en funcin de dos criterios (Categora y Ttulo). Cuando hay ms de un criterio, estos se designan en orden. El primer criterio ser el ms general y el segundo el ms concreto. Como queremos ordenar por categoras y, dentro de las categoras, por ttulos, en este caso el primer criterio ser Categora y el segundo Ttulo. Para ordenar una lista en funcin de dos criterios, haz lo siguiente: 1. Selecciona una celda cualquiera de la lista, preferiblemente que corresponda a la columna del primer criterio, o sea, a la columna Categora. Por ejemplo, selecciona la celda D3. 2. Ejecuta el comando Ordenar y filtrar y personaliza la ordenacin. Excel selecciona la lista y abre el cuadro de dilogo Ordenar. Comprueba que est activada la casilla Mis datos tienen encabezados. 3. Ahora debes elegir el encabezado o columna que va a ser el primer criterio de la ordenacin. En este caso es Categora, ya que vamos a ordenar la lista por categoras. Despliega la lista Ordenarpor y selecciona el campo Categora. 4. Selecciona el orden A a Z si no lo est ya. A continuacin hay que elegir el encabezado o columna que va a ser el segundo criterio de la ordenacin. En este caso es Ttulo. Pulsa el botn Agregar nivel y despliega la nueva lista Luego por que aparecer justo debajo de Ordenar por y selecciona el campo Ttulo. De esta forma, todas las pelculas que pertenezcan a la misma categora se ordenarn alfabticamente por el ttulo de las mismas. Selecciona tambin el sentido ascendente A a Z. 5. Ya estn seleccionadas todas las opciones, como puedes ver en la figura 9.9. Por ltimo, haz clic en Aceptar. Excel ordenar la lista segn nuestros deseos. La lista ordenada la puedes ver en la figura 9.10.

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Figura 9.9. El cuadro de dilogo Ordenar con todos los ajustes efectuados

Figura 9.10. La lista ordenada por categoras y, dentro de stas, por ttulos Nota Asegrate siempre de los ajustes personalizados que has realizado en el cuadro de dilogo Ordenar. Cada vez que ste se abre, aparece con los ajustes que realizaste la ltima vez que lo utilizaste en la sesin de trabajo actual con Excel. Para ordenar una lista en funcin de tres o ms columnas, slo tienes que aadir nuevos criterios de ordenacin con Agregar nivel o copiarlos con Copiar nivel, del cuadro de dilogo Ordenar.
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Por ejemplo, si quisieras ordenar la lista por categoras, las categoras por ttulos y los ttulos por duracin, el cuadro de dilogo Ordenar debera presentar los ajustes que se muestran en la figura 9.11.

Figura 9.11. El cuadro de dilogo Ordenar ajustado para ordenar por categoras, despus por ttulos y finalmente por duracin

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Captulo 7: Excel. Ms opciones para ordenar listas de datos


Hasta ahora hemos visto cmo ordenar una lista de datos por filas, sin embargo, Excel tambin te permite realizar ordenaciones menos comunes y, para ello, cuenta con diversas opciones que te permitirn configurar exactamente las ordenaciones que realices. Ordenar columnas En la figura 9.12 puedes ver una lista de las ventas realizadas por determinados empleados cada mes. Pero, por alguna razn, los meses aparecen desordenados. Vamos a ver cmo ordenar todos estos datos por meses, esto es, dispondremos las columnas de forma que aparezcan los meses en el orden que les corresponde (Enero, Febrero, Marzo...).

Figura 9.12. Vamos a ordenar esta lista por columnas En primer lugar, selecciona la parte de la lista que quieres ordenar. Cuando vayas a ordenar columnas en lugar de filas no debes confiar en Excel para que seleccione por ti, de modo que debes seleccionar por completo el rango que quieres ordenar. Por ejemplo, los nombres de las personas, que estn en la columna B, no debes incluirlos en la seleccin. En este caso debes seleccionar el rango C2:G8. Ahora ejecuta el comando Ordenar y filtrar y personaliza la lista. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Ordenar, haz clic en el botn Opciones y vers que Excel muestra el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin (observa la figura 9.13).

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Figura 9.13. El cuadro de dilogo Opciones de ordenacin En el cuadro Orientacin, que est en la parte inferior del cuadro de dilogo, activa la opcin Ordenar de izquierda a derecha y, despus, acepta. Excel te devuelve al cuadro de dilogo Ordenar. Despliega la lista Primer criterio de ordenacin y selecciona en personalizadas la opcin Enero, Febrero, Marzo, Abril... . Ahora debes seleccionar la fila que corresponda al criterio de ordenacin. Nosotros queremos ordenar las columnas en funcin de los meses, los cuales estn en la fila 2. Por tanto, despliega el cuadro Ordenar por y selecciona Fila 2. Asegrate de ordenar segn Valores y haz clic en Aceptar. Excel ordena la lista por columnas en funcin de los meses, tal y como puedes ver en la figura 9.14.

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Figura 9.14. Excel ordena la lista por columnas en funcin de los meses Al seleccionar la opcin Enero, Febrero, Marzo, Abril... en el cuadro de dilogo Opciones de ordenacin, hemos utilizado lo que se conoce como un criterio personalizado. Ms adelante aprenders a crear tus propios criterios personalizados. En la figura 9.15 puedes ver que los meses vienen representados por nmeros. En este caso la ordenacin es ms sencilla, pues Excel slo debe realizar una ordenacin numrica.

Figura 9.15. La lista anterior pero con los meses representados por nmeros Al igual que hicimos antes, selecciona el rango que quieras ordenar, en nuestro caso C2:G8. A continuacin abre el cuadro de dilogo Ordenar y pulsa el botn Opciones. Activa tambin la opcin Ordenar de izquierda a derecha y pulsa Aceptar. Volvers al cuadro de dilogo Ordenar. En este cuadro de dilogo, despliega la lista Ordenar por y selecciona la fila que contiene los datos que queremos ordenar, que en este caso es la fila 2. Acto seguido, despliega la lista Primer criterio de ordenacin y selecciona la opcin De menor a mayor. Cuando hayas terminado, pulsa Aceptar de nuevo y Excel te mostrar la lista ordenada por meses (figura 9.16).

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Figura 9.16. La lista ordenada por columnas Crear criterios de ordenacin personalizados En la figura 9.17 puedes ver una lista de alumnos y su actitud en el comportamiento en clase. Supn que queremos ordenar dicha lista por actitud, es decir, desde los que muestran una actitud muy buena hasta los que muestran una muy mala.

Figura 9.17. Vamos a ordenar esta lista por la actitud de los alumnos Excel no cuenta con ningn criterio de ordenacin personalizado que nos permita realizar una ordenacin de ese tipo. Sin embargo, lo que s nos permite es definir nuestros propios criterios de ordenacin, de manera que no quedemos limitados a los que l ofrece. Para definir un criterio de ordenacin personalizado, haz clic en el Botn Office y luego en Opciones de Excel. En la pestaa Ms frecuentes, haz clic sobre el botn Modificar listas personalizadas (figura 9.18).

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Figura 9.18. La opcin Listas personalizadas en Opciones de Excel Como puedes ver, en la parte izquierda del cuadro de dilogo que se abre hay una lista que contiene las ordenaciones personalizadas que hay creadas hasta ahora. Si seleccionas cualquier opcin (menos la primera), podrs ver en el cuadro de la derecha las entradas que componen el orden personalizado. Para crear el nuevo criterio personalizado debes seleccionar la opcin NUEVA LISTA en el cuadro Listas personalizadas. A continuacin escribe la primera entrada de tu ordenacin personalizada (en este caso, Muy buena). Vers que lo que escribes va apareciendo en el cuadro Entradas de lista. Cuando termines de escribir la entrada, pulsa Intro. Ahora sigue escribiendo las entradas de tu ordenacin personalizada (Buena, Regular, Mala, Muy mala). Cada vez que escribas una acurdate de pulsar Intro. Cuando hayas introducido todas las entradas, haz clic en el botn Agregar. Como puedes ver en el cuadro Listas personalizadas, Excel ha incluido una lnea con tu criterio de ordenacin personalizado (observa la figura 9.19). Por ltimo, pulsa el botn Aceptar.

Figura 9.19. La ordenacin personalizada que acabamos de crear para nuestra lista

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Ya slo queda que ordenes la lista igual que has hecho en el apartado anterior con los meses. Pero en esta ocasin no olvides seleccionar la nueva ordenacin personalizada en el cuadro de dilogo Ordenar (mira la figura 9.20). Fjate tambin en que el Primer criterio sea Actitud y no Alumno. El resultado final de todo el proceso, con la lista ya ordenada, lo puedes ver en la figura 9.21.

Figura 9.20. El cuadro de dilogo Opciones de ordenacin

Figura 9.21. La lista ordenada de acuerdo con el criterio de ordenacin personalizado que hemos creado
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5.-Curso Filtrar datos en Excel


Captulos del curso

0. Presentacin 1. El autofiltro. Filtrar datos por columnas en Excel 2. Excel 2007. Buscar celdas vacas en una celda 3. Excel. Filtrar una lista en funcin de los criterios de ms de una columna 4. Crear filtros personalizados en Excel 5. Excel. Usar comodines. Acciones que se pueden realizar con una lista filtrada 6. El sistema de ayuda de Excel 7. Microsoft Office online 8. La ayuda sistematizada de Excel

Presentacin del curso


En este curso vamos a aprender a buscar datos en las listas que satisfagan una condicin concreta. Excel cuenta con herramientas avanzadas para filtrar los datos, pero hay una, el Autofiltro, que sorprende por su facilidad de manejo y por sus excelentes resultados. Veremos cmo utilizarla en este curso. Posiblemente, si encuentras que Excel te resulta de utilidad, a continuacin tratars de obtener formacin de nivel medio o medio-alto. Sin embargo, y aunque te conviertas en un usuario de nivel medio o alto, la cantidad de opciones y posibilidades de Excel es tan grande que no podrs memorizar cada una de ellas. Para solucionar el problema que eso representa, y para que no tengas que estar consultando libros continuamente durante tu trabajo con Excel, ste cuenta con un sistema de ayuda, al que siempre puedes acudir cuando tengas una duda. No es un sistema de formacin, sino una ayuda de referencia, pero ms que suficiente para el objetivo que persigue.

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Captulo 1: El autofiltro. Filtrar datos por columnas en Excel


Qu es el autofiltro La herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera totalmente automtica, o sea, sin ms que indicar a Excel los criterios oportunos de filtro. Cuando se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros (filas) de esa lista que no cumplan la condicin que deseemos. De esa manera, quedar visible solamente el conjunto de registros que hayamos elegido. La operacin de filtrar datos suele hacerse cuando trabajamos con listas muy grandes que no nos permiten visualizar de una pasada rpida cules son los elementos de la lista que satisfacen una condicin concreta. Por ejemplo, si tenemos una lista en la que aparezcan todas las poblaciones de Espaa ordenadas alfabticamente y queremos ver slo las que pertenecen a la provincia de Badajoz, la tarea de ir buscando una por una sera larga y tediosa. Con Autofiltro podemos especificar a Excel que muestre slo aquellas poblaciones que satisfagan la condicin de que la provincia a la que pertenecen sea Badajoz. De forma automtica, Excel realizar el trabajo de bsqueda por nosotros y ocultar todas las poblaciones del resto de provincias. Filtrar datos por columnas En la figura 10.1 puedes ver una lista de pelculas, dibujos animados y vdeos musicales acompaada de la categora de cada programa, de la duracin y del nmero de cinta en el que se encuentra cada uno. Aunque no puedas verlo, esta lista consta de 283 registros. Supn que queremos saber qu pelculas de la lista pertenecen a la categora Comedia, o cuales tienen una Duracin que empiece por 9 o, en general que necesitsemos seleccionar determinados registros en funcin de cualquier criterio. Pues bien, todo ello es posible empleando la caracterstica Autofiltro de Excel.

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Figura 10.1. Una lista de pelculas, dibujos animados y vdeos musicales Vamos a ver cmo funciona Autofiltro. Supongamos, para empezar, que nos interesa conocer qu registros de la lista pertenecen a la categora Comedia. El primer paso ser seleccionar la lista. Para ello basta con que sites el puntero de celda en cualquier celda de la misma ya que, como ocurra al ordenar listas, cuando se usa Autofiltro Excel selecciona la lista por ti. A continuacin ejecuta el comando Filtro en la ficha Datos de la cinta de opciones (o en la ficha Inicio, en el grupo Modificar). Si te fijas detenidamente en la lista, podrs ver que junto a los encabezados de las columnas han aparecido unas flechas a travs de las cuales puedes desplegar listas con los datos de toda la columna. Eso significa que hemos entrado en el modo Filtrar. Ahora haz clic en la flecha de la columna Categora y observa la lista que aparece (observa la figura 10.2).

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Figura 10.2. Lista de Autofiltro correspondiente a la columna Categora Las primeras opciones de esta lista son para ordenar la lista como vimos en el captulo anterior. Pero debajo de estas opciones est lo que nos interesa; los nombres de todas las categoras de programas que hay en la lista. Todas llevan una casilla de verificacin porque en realidad, todas filtran la lista, as desmarca Seleccionar todo. Si ahora marcas la opcin Comedia, y aceptas, Excel ocultar de la vista todas las filas de la lista cuya categora no sea sta. Hazlo y mira luego la figura 10.3.

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Figura 10.3. Lista filtrada. Desaparecen todos los elementos cuya categora no sea Comedia Observa que: La flechita del campo Categora aparece con el icono del filtro, para mostrar que los datos de la lista se han filtrado utilizando una condicin de esta columna. Los nmeros de las filas correspondientes a los elementos que han quedado visibles tambin aparecen en azul. Estas dos caractersticas te indican que actualmente estas viendo una lista filtrada. Nota Cuando se utiliza la caracterstica Autofiltro, Excel hace desaparecer de la vista las filas que no cumplen los criterios especificados, pero dichas filas siguen estando ah. Puedes visualizarlos en cualquier momento quitando el filtro. Cuando quieras volver a ver todos los registros, basta con que despliegues de nuevo el cuadro de la columna Categora y que selecciones la opcin Seleccionartodo. La lista recupera su aspecto primitivo, aunque seguir presentando las flechas de los submens en cada una de sus columnas. Es decir, al seleccionar todas se ha quitado el filtro concreto que hemos empleado en esa columna, aunque seguimos en modo Filtrar, por lo que sigue siendo posible aplicar una condicin diferente. Tambin puedes quitar todos los filtros ejecutando el comando Borrar filtro, en la cinta de opciones, en la ficha Datos. Quitar Autofiltro Cuando termines de trabajar con la lista y quieras salir del modo Filtrar, debers emplear el mismo procedimiento que utilizaste para activar la caracterstica Autofiltro. Es decir, ejecutar el comando Filtro. En la cinta de opciones vers la opcin Filtro aparece como retroiluminada. Esa marca te indica que est activo. Si vuelves a hacer clic sobre ese comando, la luz desaparecer, al igual que las flechas de cuadro desplegable de las cabeceras de las columnas. Todo ello indica que has salido del modo Filtrar. Nota Si cuando desactivas Autofiltro ests viendo una automticamente y volver a mostrarse la lista completa. lista filtrada, sta desaparecer

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Captulo 2: Excel 2007. Buscar celdas vacas en una celda


En nuestra lista de ejemplo (figura 10.4) tenemos los datos correspondientes a la categora de algunos registros que estn vacos, pues en el momento de crearla no sabamos en concreto cmo clasificar estos programas. A continuacin vamos a buscar las celdas vacas para completar la lista.

Figura 10.4. Una lista con algunos datos incompletos En estos casos tienes dos opciones. La primera consiste en que recorras la lista buscando los programas que tienen en blanco el campo Categora. Si la lista no es muy larga, sta no es mala solucin; pero, para una lista como esta, que tiene 283 registros, la tarea puede llegar a ser realmente ardua. La segunda opcin consiste en usar la caracterstica Autofiltropara que Excel nos muestre slo las filas que tengan en blanco el campo Categora. Para encontrar celdas vacas en una lista: 1. Activa el modo Filtrar a travs del comando Filtro, en la cinta de opciones. 2. Haz clic en la flecha que se encuentra a la derecha del encabezado Categora y observa la lista que aparece. Al final de dicha lista vers que la dos ltimas opciones es Vacas como puedes ver en la figura 10.5.

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Figura 10.5. La lista desplegable del encabezado Categora 3. Desmarca la casilla de Seleccionar todo, despus marca la de Vacas y observa la lista tras aceptar. En efecto, Excel oculta todas las filas excepto aquellas que tienen en blanco el campo Categora. Ahora puedes completar los datos de tus programas con total comodidad (mira la figura 10.6).

Figura 10.6. La lista filtrada para que muestre slo las filas que tienen en blanco el campo Categora
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Opcin Diez mejores... Imagina que en nuestra lista de programas queremos encontrar las 10 pelculas que tienen mayor duracin. Excel te permite realizar esta tarea con toda sencillez gracias a la opcin Diezmejores... de la caracterstica Autofiltro. A continuacin puedes ver cmo hacerlo: 1. Selecciona cualquier celda de la lista y ejecuta el comando Filtro. Vers cmo aparecen las flechas desplegables junto a los encabezados de las columnas. 2. Despliega la lista del encabezado Duracin (min.) y selecciona la opcin Filtros de nmero, Diez mejores.... Aparece el cuadro de dilogo Autofiltro de las diez mejores (figura 10.7).

Figura 10.7. Cuadro de dilogo Autofiltro de diez mejores 3. El primer recuadro te permite elegir si se van a seleccionar los elementos superiores o inferiores, es decir, los mayores o los menores. El segundo recuadro de este cuadro de dilogo te permite escoger el nmero de elementos que quedarn al filtrar la lista. Ahora est seleccionado 10, pero puedes introducir el nmero que quieras. El tercer recuadro te permite elegir entre encontrar elementos o por ciento. Si activas la primera opcin, quedarn 10 elementos (o los que hayas elegido) tras filtrar la lista. Si sealas la opcin por ciento, tras filtrar la lista quedarn un nmero de elementos igual al 10 por ciento (o al tanto por ciento que hayas escogido) de filas de la lista. Como esta lista tiene 283 filas, slo quedaran 28 elementos. 4. Deja las opciones que aparecen por omisin y haz clic en Aceptar. Excel filtra la lista y muestra slo las diez pelculas de mayor duracin (figura 10.8).

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Figura 10.8. Lista filtrada que muestra las 10 pelculas de mayor duracin Puedes practicar aplicando los siguientes filtros del tipo Diez mejores...: Selecciona las opciones inferiores, 10, elementos en el campo Duracin (min.) y Excel te mostrar los diez programas de menor duracin. Activa las opciones superiores, 10, por ciento en el campo Duracin (min.) y Excel te presentar los 28 programas de mayor duracin. Selecciona las opciones superiores, 20, elementos en el campo N de cinta y Excel te mostrar los programas almacenados en las 20 ltimas cintas de vdeo.

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Captulo 3: Excel. Filtrar una lista en funcin de los criterios de ms de una columna
Supn que queremos buscar las pelculas de ciencia ficcin cuya duracin sea de 100 minutos exactos. Para ello debemos aplicar dos filtros diferentes en ms de una columna (en nuestro caso en los encabezados Categora y Duracin (min.)). Para ello selecciona cualquier celda de la lista y ejecuta el comando Filtro. A continuacin marca solamente la opcin Ciencia ficcin de la lista desplegable del encabezado Categora. El resultado lo puedes ver en la figura 10.9.

Figura 10.9. Todas las pelculas pertenecientes a la categora Ciencia Ficcin Ya tenemos todas las pelculas de ciencia ficcin de nuestra lista. Slo nos falta saber cules son aquellas que duran 100 minutos. Si la lista no es demasiado larga, puedes buscarlas t mismo. En otro caso, es mejor dejar que Excel haga el trabajo por ti. Para ello vamos a aplicar un segundo filtro. Nota En caso de que apliques ms de un filtro, debes tener en cuenta que cada filtro adicional se aplica sobre la lista ya filtrada. Es decir, ahora nos encontramos viendo las pelculas cuya Categora es Ciencia Ficcin. Si aplicamos el filtro 100 en la columna Duracin (min.), ese filtro se va a aplicar sobre las pelculas de ciencia ficcin y no sobre la lista completa de pelculas y programas, por tanto, en pantalla van a quedar solamente aquellas pelculas de ciencia ficcin que duran 100 minutos.
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Hagamos la prueba. Despliega la lista del encabezado Duracin (min.) y selecciona la opcin 100. Como puedes ver en la figura 10.10, Excel slo deja en pantalla las pelculas de ciencia ficcin que duran 100 minutos.

Figura 10.10. Pelculas de ciencia ficcin de 100 minutos de duracin Observa que ahora aparecen iconos de filtro en las flechas desplegables correspondientes a las dos columnas en las que hay establecidas un filtro. As puedes saber en todo momento cuntos filtros hay activos. Los filtros pueden quitarse de uno en uno; es decir, si quitas el de una columna slo ests quitando ese filtro, mientras que los dems permanecen activos. Si usas el comando Borrar filtro eliminas todos a la vez. En todo caso, si quieres salir del modo Filtrar puedes hacerlo usando de nuevo el comando Filtro. Condicin Y Como acabas de ver, cuando se aplican dos filtros sucesivamente a una lista, slo quedan en pantalla los registros (las filas) que cumplen a la vez las dos condiciones planteadas. En el caso del apartado anterior, Excel slo deja en pantalla las pelculas cuya categora es ciencia ficcin Y cuya duracin es de 100 minutos exactos. Pues bien, esto es lo que se llama una condicin Y. Es decir, cuando se aplica esta condicin, Excel slo deja en pantalla aquellos registros que cumplen todas las condiciones individuales a la vez. Condicin O En el ejemplo del apartado anterior, las posibilidades de Autofiltro de Excel slo nos permitan establecer condiciones Y. Como recordars, una condicin Y se caracteriza porque una fila tiene que cumplir a la vez todos los criterios establecidos para que Excel la muestre en pantalla al aplicar el filtro.

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Sin embargo, mediante los criterios personalizados (que veremos en el siguiente apartado) podemos tambin establecer condiciones O. Las condiciones O se distinguen de las Y en que basta con que se cumpla uno de los criterios establecidos para que Excel muestre la fila en pantalla cuando se aplica el filtro. Es decir, es posible ver todas las pelculas cuya categora sea Histrica o Blica.

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Captulo 4: Crear filtros personalizados en Excel


Al buscar en la lista desplegable Filtro, la opcin de Diez mejores..., miramos en una sublista llamada Filtros de nmero (porque la celda contena un nmero, prueba en una celda que contenga texto y vers). Se trata de filtros preestablecidos por Excel (los vemos adelante), pero en esas sublistas, tenemos adems la opcin Filtro personalizado, que nos permite bsquedas ms avanzadas. Por ejemplo, podremos buscar las pelculas cuya duracin sea inferior a 100 minutos, o bien las pelculas cuya categora sea Histrica o Blica,... Veamos pues la manera de establecer una condicin O (en este caso, indicando a Excel que nos muestre todas las pelculas cuya categora sea Histrica o Blica). Selecciona cualquier celda de la lista y activa el modo Filtro (o, si ya hay algn filtro activo, marca Seleccionar todo). Ahora despliega la lista de la columna Categora y selecciona la opcin (Filtro personalizado...). Entonces Excel mostrar el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado que puedes ver en la figura 10.11. En la parte superior del cuadro de dilogo aparece la frase: Mostrar las filas en las cuales: Categora. Debajo hay un cuadro desplegable que contiene la frase es igual a y, a su derecha, otro cuadro en blanco. Despliega ese ltimo cuadro y vers que aparecen todas las categoras de nuestra lista. Selecciona Histrica. Es decir, hemos establecido un criterio para que Excel nos muestre todas aquellas filas cuyo campo Categora sea igual a Histrica. Debajo de los dos cuadros que acabas de rellenar veras dos opciones: Y y O. Y, debajo de esas dos opciones, otros dos cuadros como los anteriores. Pues bien, despliega esos dos cuadros y selecciona la frase es igual a en el de la izquierda y Blica en el de la derecha. Ya hemos introducido los dos criterios. Ahora slo queda por determinar si la condicin ser del tipo Y o bien del tipo O. Como lo que queremos es que Excel muestre todas las filas que contengan HistricaO Blica en el campo Categora, debers seleccionar la condicin O. Puedes ver los criterios elegidos en la figura 10.11.

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Figura 10.11. Cuadro de dilogo Autofiltro personalizado Para terminar haz clic en Aceptar. Vers cmo Excel oculta todas las filas excepto las de aquellas pelculas cuya categora es Histrica o Blica (mira la figura 10.12).

Figura 10.12. Ejemplo de una condicin O. El filtro slo muestra las pelculas cuya categora es Histrica o Blica
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Crear un filtro personalizado para encontrar un rango de valores En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado aparecen una serie de operadores que nos permiten configurar de forma avanzada los criterios de bsqueda. Hasta ahora slo hemos visto el operador es igual a, pero hay muchos ms: es igual a: Excel muestra todos los registros que coincidan con el valor especificado. no es igual a: Excel muestra todos los registros que no coincidan con el valor especificado. es mayor a: presenta todos los registros cuyo valor sea estrictamente mayor que el especificado. Se utiliza sobre todo con campos numricos. Nota Si usas cualquiera de los operadores es mayor que, es mayor o igual que, es menor que y es menor o igual que con campos de texto, Excel utilizar el orden alfabtico para filtrar los datos. Por ejemplo, la condicin es mayor que Histrica, har que Excel muestre los registros cuyas categoras tengan un nombre alfabticamente posterior a la palabra Histrica. es mayor o igual a: Excel muestra todos los registros cuyo valor sea mayor o igual que el especificado. es menor que: presenta todos los registros cuyo valor sea estrictamente menor que el sealado. es menor o igual a: Excel muestra todos los registros cuyo valor sea menor o igual que el especificado. comienza por: Excel seala todos los registros cuyo valor (ya sea numrico o de texto), empiece por el nmero o el texto especificado. no comienza por: muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numrico o de texto), empiece por un nmero o un texto distinto al especificado. termina con: Excel presenta todos los registros cuyo valor (ya sea numrico o de texto), termine por el nmero o el texto especificado. no termina con: muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numrico o de texto), termine por un nmero o un texto distinto al especificado. contiene: Excel muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numrico o de texto), contenga los nmeros o caracteres especificados. no contiene: Excel muestra todos los registros cuyo valor (ya sea numrico o de texto), no contenga los nmeros o caracteres especificados. Todos estos operadores permiten personalizar an ms el criterio de seleccin de las filas que queden en pantalla tras aplicar el filtro. Por ejemplo, vamos a llevar a la prctica el ejemplo que te propona para encontrar todas las pelculas que duren menos de 100 minutos. La forma de hacerlo es la siguiente:

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1. Selecciona una celda de la lista y activa el Autofiltro. Ahora en la lista desplegable del encabezado Duracin (min.) elige la opcin Filtros de nmero..., Es menor que. Excel mostrar el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado. 2. Fjate que en el primer cuadro ya aparece seleccionado el operador es menor que. Hemos atajado con el paso anterior. 3. Ahora despliega el cuadro que est a su derecha y busca el valor 100. Si te resulta ms cmodo, tambin puedes escribir directamente dicho valor en el cuadro (figura 10.13).

Figura 10.13. Filtro para buscar las pelculas que duran menos de 100 minutos 3. Una vez seleccionados los criterios, pulsa el botn Aceptar. Como puedes ver en la figura 10.14, Excel slo ha dejado las filas de las pelculas cuya duracin es inferior a 100 minutos.

Figura 10.14. Excel slo ha dejado las filas de las pelculas cuya duracin es inferior a 100 minutos Vamos a complicarlo un poco ms. Sabras encontrar las pelculas que duran menos de 100 minutos pero ms de 96? Para ello slo hay que utilizar los dos cuadros inferiores del cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.
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La nica dificultad que se puede plantear es elegir el tipo de condicin. Se necesita una condicin Y o una condicin O? La respuesta la tienes en la figura 10.15 pero, antes de ver la solucin, puede ser una buena idea que trates de razonarla por tu cuenta.

Figura 10.15. Criterios que hay que aplicar para buscar las pelculas cuya duracin es menor que 100 minutos pero mayor que 96

En la figura 10.16 puedes ver el resultado de aplicar el filtro especificado en la figura 10.15.
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Figura 10.16. Tras aplicar el filtro, en la lista slo aparecen las pelculas cuya duracin est comprendida entre 96 y 100 minutos Pero todava podemos complicarlo un poco ms. Ahora vamos a crear filtros personalizados en funcin de ms de una columna. Para hacerlo no tienes ms que aplicar primero un filtro y despus otro como vimos anteriormente. Vemoslo con un ejemplo. Vamos a buscar las pelculas cuya categora sea Suspense o Terror y cuya duracin se encuentre entre 90 y 120 minutos (incluidos los valores 90 y 120). Antes de seguir leyendo, intenta pensar en cmo lo haras t. Primero ejecuta el comando Borrar filtro para devolver la lista a su estado original. A continuacin despliega la lista correspondiente al encabezado Categora y selecciona la opcin Filtro personalizado.... En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado seala los criterios tal y como aparecen en la figura 10.17 y despus pulsa Aceptar. Comprobars que ahora en la lista solamente se muestran las pelculas cuya categora es Suspense o Terror.

Figura 10.17. Criterios para buscar las pelculas de Suspense o Terror Acto seguido, vamos a aplicar el segundo filtro. Despliega la lista del encabezado Duracin (min.) y selecciona la opcin Filtro personalizado.... En el cuadro de dilogo que aparece seala los criterios tal y como aparecen en la figura 10.18 y pulsa Aceptar cuando hayas terminado. El resultado de aplicar los dos filtros lo puedes ver en la figura 10.19.

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Figura 10.18. Criterios para buscar las pelculas cuya duracin sea mayor o igual que 90 minutos pero menor o igual que 120

Figura 10.19. Resultado final de los dos filtros. Slo se muestran las pelculas de Suspense o Terror que duran 90 minutos o ms pero sin superar los 120 minutos

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Captulo 5: Excel. Usar comodines. Acciones que se pueden realizar con una lista filtrada
Usar comodines Los comodines nos permiten realizar bsquedas cuando los criterios presentan algn grado de indeterminacin. Por ejemplo, supn que has invitado a tu casa, para ver una pelcula, a un amigo muy manitico que slo ve pelculas cuyos ttulos empiecen por la letra F. Puesto que tienes muchas pelculas en casa y no recuerdas el ttulo de todas, puedes hacer dos cosas: mandar a tu amigo a tomar viento o usar los comodines de Excel para satisfacer las exigencias de tu invitado. Puesto que supongo que no hace falta que te explique cmo debes hacer lo primero, estudiemos la segunda opcin que, diplomticamente, es ms correcta. Dispones de dos comodines: El comodn asterisco (*) que representa a cualquier nmero de caracteres. Por ejemplo, el criterio m* encontrara mesa, mus, matemticas, etctera. El comodn interrogacin (?) que representa a un slo carcter. Por ejemplo, el criterio m?sa encontrara misa, mesa, masa, etctera, pero no melosa. Nota Los comodines pueden usarse en cualquier lugar del criterio, es decir, puedes usar m*, *m, c*sa, N123?, ?ez, etctera. Veamos cmo llevar a cabo la bsqueda propuesta: 1. Selecciona una celda de la lista y activa el modo Filtro. Ahora elige la opcin Filtro personalizado... en la lista desplegable del encabezado Ttulo. Excel mostrar el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado. 2. Como ya est seleccionado el operador es igual a, pasa al cuadro de la derecha y escribe f*. Para terminar pulsa Aceptar. Como puedes ver en la figura 10.20, la lista de ttulos se ha reducido a aquellas cuyos ttulos comienzan por la letra F.

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Figura 10.20. Pelculas y vdeos musicales cuyos nombres comienzan por la letra F Evidentemente, puedes combinar el uso de operadores con las dems posibilidades que hemos visto de los filtros personalizados. Con todas las opciones de las que dispones es seguro que en todo momento podrs especificar aquella que necesites. Es cuestin de prctica. Acciones que se pueden realizar con una lista filtrada Con las listas filtradas, Excel puede llevar a cabo la mayora de las operaciones que hemos visto en los captulos anteriores. As, podrs sumar, ordenar o imprimir solamente las filas visibles de la lista filtrada. Por ejemplo, para ordenar una lista que est filtrada se procede de la misma forma que si no lo estuviera (tal y como aprendiste en el captulo anterior). Al salir del modo Filtrar, la lista original aparecer en su totalidad pero la ordenacin realizada queda hecha, aunque solamente afecta a los registros resultantes del filtraje sobre los cuales se hizo. Lo mismo ocurre si das formato a las filas visibles de una lista filtrada. Cuando salgas del modo Filtrar, slo aparecern con formato las filas que estaban visibles cuando la lista estaba filtrada. A continuacin puedes ver cmo se comportan otros comandos cuando se aplican sobre una lista filtrada. Presentacin preliminar: si realizas la presentacin preliminar de una lista filtrada, slo aparecern las celdas visibles. Imprimir: si imprimes una hoja de clculo que tenga una lista filtrada, slo se imprimirn las celdas visibles.
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Grficos: si creas un grfico a partir de una lista filtrada, ste slo representar los datos. Autollenado: si extiendes el Autollenado sobre una lista filtrada, rellenars nicamente las celdas visibles de la lista. Autosuma: si usas la herramienta Autosuma sobre una lista filtrada, slo se sumarn los valores visibles. Autocalcular: la caracterstica Autocalcular slo tendr en cuenta las celdas visibles al realizar las operaciones. Frmulas: las frmulas normales seguirn usando todas las filas de la lista para realizar los clculos (aunque estn ocultas), a no ser que utilices una funcin propia de listas, como la funcin SUBTOTALES que veremos en el aparatado siguiente. Insertar frmulas en listas filtradas En el caso de que quieras realizar operaciones slo con las filas que quedan visibles despus de filtrar una lista, debes utilizar la funcin SUBTOTALES, ya que las funciones normales (SUMA, PROMEDIO, etctera) seguirn teniendo en cuenta todas las filas de la lista (ocultas o no). Por ejemplo, supn que quisiramos calcular el promedio de duracin de todas las pelculas de Terror y Suspense (ver figura 10.19). Si utilizas la funcin PROMEDIO(E11:E260) en la celda E287, el resultado ser el promedio de duracin de todos los programas. Sin embargo, si usas la funcin SUBTOTALES(1; E11:E260), el resultado ser el promedio de duracin de las pelculas visibles solamente. La funcin SUBTOTALES tiene dos argumentos. El segundo (E11:E260) es el rango de celdas sobre el que quieres operar. Es conveniente que selecciones todas las filas de la lista. El primero (1) es un nmero que indica la operacin que quieres realizar con ese rango. Los nmeros corresponden a las operaciones que puedes ver en la tabla 10.1. Tabla 10.1. Cdigo de las operaciones de la funcin SUBTOTALES
Nmero Funcin 1 PROMEDIO 2 COMTAR 3 CONTARA 4 MAX 5 MIN 6 PRODUCTO 7 DESVEST 8 DESVESTP 9 SUMA 10 VAR 11 VARP

Por tanto, SUBTOTALES (1; E11:E260) producir un subtotal (es decir, una operacin realizada solamente sobre las filas visibles) de las celdas E11:E260 utilizando la funcin PROMEDIO (que tiene el nmero uno en la tabla 10.1 que puedes observar en la pgina anterior).

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Captulo 6: El sistema de ayuda de Excel


Todo el enorme sistema de ayuda de Excel se basa en estas herramientas: Microsoft Office Online. La ayuda sistematizada. Microsoft Office Online es un servicio que slo est disponible si estamos conectados a internet. Se trata de una web de asistencia que podemos visitar fuera de Office (con cualquier navegador, figura 11.1) pero que aqu adems est integrada con Excel. A travs de l podemos tener acceso a artculos, sugerencias, imgenes prediseadas, plantillas, formacin en lnea, descargas y servicios para mejorar su trabajo con los programas de Office. Con el xito de internet, Microsoft ha potenciado ms esta herramienta en las ltimas versiones de sus programas en detrimento del Ayudante de Office. Aquel asistente amistoso y animado daba consejos y ofreca ayuda utilizando un sistema que intentaba detectar qu queras hacer en cada momento o responder a las preguntas que le hicieras sobre el programa.

Figura 11.1.Microsoft Office Online puede visitarse con cualquier navegador La ayuda sistematizada es el sistema que te permite acceder sin limitaciones a toda la informacin de ayuda que posee Excel. Es un sistema ms lento y mucho menos amigable, pero a cambio ganas en control y en profundidad. Adems, existe una ayuda interactiva que Excel te proporciona por s mismo, sin que t la solicites, cuando realizas alguna tarea especial por primera vez, en forma de mensajes informativos en pantalla. Nos referimos a la informacin, que sin duda ya habrs utilizado a lo largo de este libro, que aparece automticamente cuando dejas el cursor del ratn unos segundos
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encima de algn elemento del que quieras saber algo y que puedes configurar en las Opciones de Excel (figura 11.2).

Figura 11.2. Configurar el Estilo de informacin en pantalla Otro tipo de ayuda interactiva es el botn Ayuda que se encuentra en la mayora de los cuadros de dilogo de Excel, que te permite obtener informacin contextualizada referente a cada una de las opciones y a la funcin de ese cuadro.

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Captulo 7: Microsoft Office online


No vamos a detenernos mucho en esta utilidad, ya que no es exclusiva de Excel y, en cierto modo, la trasciende. La principal ventaja que posee una ayuda en lnea es la actualizacin. Microsoft agrega constantemente informacin nueva y actualizada a Microsoft Office Online como respuesta a los comentarios de los clientes, as complementa y mejora el estado de Excel con respecto a la copia que adquiriste en su momento. Puedes visitar la web de Microsoft Office Online desde Excel, solo tienes que pulsar el enlace que encontrars en las Opciones de Excel (recuerda, se llega a ellas a travs del Botn Office), pestaa Recursos, Ir a Microsoft Office Online. Los contenidos que slo estarn disponibles en lnea son: Asistencia. Informacin actualizada en forma de artculos de consejos, temas conceptuales, columnas y sugerencias para responder a sus preguntas acerca del uso de los programas de Office 2007. (Los temas de la Ayuda tambin estn disponibles cuando se trabaja sin conexin, no obstante, el contenido disponible en lnea es ms amplio.) Plantillas. Plantillas prediseadas entre las que se incluyen calendarios, tarjetas de presentacin, facturas, boletines, materiales de marketing y muchas otras. Formacin. Los cursos de formacin tratan sobre funciones o actividades de Office y permiten descubrir funciones nuevas y conocer las mejores prcticas de uso de los productos. Los cursos son breves (entre 20 y 50 minutos), se adaptan al ritmo de cada usuario e incluyen grficos, animacin, sonido y sesiones de prctica para adquirir experiencia de este tipo. Galera de imgenes y multimedia. Imgenes prediseadas, sonidos, animaciones, fotos para descargar y utilizar con Office. Pero el potencial de Excel es que parte de ese contenido en lnea est integrado en el programa. Por ejemplo, podemos acceder a una plantilla disponible en lnea desde el cuadro de dilogo Nuevo libro. Comprubalo, pulsa el Botn Office y elige el comando Nuevo (figura 11.3).

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Figura 11.3. El cuadro de dilogo Nuevo libro integra contenidos de Microsoft Office Online Si te fijas en la columna de la izquierda, viene listadas categoras de plantillas y descargas que solo estn disponibles si tienes conexin a internet. Si es tu caso haz clic en alguna y vers cmo Excel necesita un tiempo de descarga para ofrecerte las plantillas. Ahora vamos a probar la integracin con el contenido en lnea insertando una imagen prediseada. Ve a la ficha Insertar de la cinta de opciones, y pulsa el comando Imgenes prediseadas del grupo Ilustraciones. Aparece el panel Imgenes prediseadas acoplado en el lado derecho del libro de trabajo, junto a la barra de desplazamiento vertical. En l vers unos cuadros de texto para introducir una bsqueda, pero lo que nos interesa es el desplegable Buscar en. Ah nos aparecen las colecciones que tenemos instaladas en el ordenador con la copia de Excel y la opcin, si disponemos de internet, de buscar en las colecciones en lnea de Microsoft Office Online (observa la figura 11.4).

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Figura 11.4. Microsoft Office Online tambin integra colecciones de imgenes prediseadas De este modo, Microsoft Office Online complementa a Excel en varias de sus facetas, pero la ms destacada es, si cabe, cmo mejora y actualiza la ayuda sistematizada de Office, como veremos ahora.

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Captulo 8: La ayuda sistematizada de Excel


La ayuda sistematizada de Excel es la gua de referencia del programa en formato electrnico, es decir, apta para que se pueda consultar en pantalla en cualquier momento. Para acceder a la ayuda de Excel pulsa la tecla F1 o pulsa el pequeo botn del signo de interrogacin que est situado en la cinta de opciones. Entonces se abrir una ventana flotante y mostrar la Ayuda de Microsoft Excel, que puedes ver en la figura 11.5.

Figura 11.5. Ventana de la Ayuda de Excel Esta ventana est diseada para hacer bsquedas y ofrecer resultados. De hecho, esta pantalla inicial es tan sencilla como un cuadro de bsqueda y un contenido sugerido para empezar a leer la ayuda. Vamos a escribir un concepto en ese cuadro, por ejemplo, funcin, y pulsa buscar. Observa en la figura 11.6 el aspecto de esta ventana cuando la maximizas (haz clic en su botn Maximizar segundo por la derecha de la barra de ttulo) y en Mostrar tabla de contenido para ver dnde est ubicada la bsqueda que has solicitado.

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Figura 11.6. La ventana de Ayuda de Excel maximizada y mostrando la Tabla de contenidos En la Tabla de contenido vers la gua de referencia completa, sistematizada en una serie de temas precedidos por un pequeo libro. Si pulsas dos veces sobre cualquier icono de libro que aparezca en esta zona, el libro se abrir y podrs ver su contenido. El contenido puede ser otros libros (que se pueden abrir a su vez) y pginas del libro (el signo de interrogacin que indica un tema de ayuda). Si pulsas dos veces sobre una de las interrogaciones, Excel te mostrar el contenido de la misma en la ventana de ayuda para que puedas leerlo. Cuando un libro est abierto, es decir, cuando se ve su contenido, puedes pulsar dos veces sobre l otra vez para cerrarlo. La forma de desplazarse por la ventana de ayuda es muy similar a la forma de desplazarse por Internet en un explorador Web. El texto que aparece en azul enlaza a otras partes de la consulta u otro apartado de la ayuda relacionado con el contenido que tratamos. A veces, esos enlaces solo aaden algo ms de texto en color rojo como descripcin de ese elemento. Un icono de un signo ms tambin indica contenido "comprimido"; al pulsarlo desplegar ms informacin pertinente. Son significativos los comandos que representan iconos situados en la barras de herramientas de la ayuda, y que a continuacin se describen: Botones Atrs y Adelante: haciendo clic en el botn Atrs, en la ventana se volver a mostrar la ayuda que hayas consultado anteriormente y con el botn Adelante volvers a ver la ayuda que consultaste posteriormente. Es una forma fcil de no perderte si quieres consultar varias cosas. Detener / Actualizar: cancela una bsqueda en lnea si se trata de una consulta a Office Online. Si ests conectado (ya veremos cmo hacer para que Excel se conecte y haga bsquedas en lnea), puedes pulsar Actualizar para que descargue el ltimo contenido disponible. Inicio: vuelve al contenido de ayuda sugerido por defecto.
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Imprimir: te permite imprimir la ayuda en papel. Cambiar tamao de fuente: ajusta a ms grande o pequeo el tamao de la letra para ponerlo a nuestro gusto. Mostrar / Ocultar tabla de contenido: ya lo has utilizado. Muestra la ayuda en forma de gua de referencia dividida en libros. Mantener visible / no visible la ventana Ayuda: hace que la ventana de ayuda se vea por encima de otras ventanas de Excel, es decir, podemos, por ejemplo, escribir en un documento y leer en la ayuda al mismo tiempo. Si lo mantenemos como no visible, la ventana de ayuda se ocultar detrs de la ventana de Excel. Fjate de nuevo en la opcin de buscar ayuda en Microsoft Office Online que ya te hemos anunciado. Si buscas de esta manera el resultado de tu bsqueda contendr ms y mejor informacin de ayuda. La manera de hacerlo es sencilla. Observa la figura 11.5; pulsa el botn Estado de conexin en la parte inferior derecha de la ventana de ayuda y elige la opcin Mostrarcontenido de Office Online. Tras unos segundos de espera el botn debera mostrar Conectado a Office Online. A partir de ahora la ayuda de Excel ser la ms completa. Ejemplo: cmo buscar ayuda sobre las funciones de Excel Como vimos en el captulo 5, Excel cuenta con una gran cantidad de funciones que permiten realizar todo tipo de clculos. Sin embargo, conocerlas todas o simplemente saber que existen es bastante difcil. Afortunadamente, la ayuda de Excel contiene una lista con todas las funciones de las que dispone el programa, as como una explicacin de cada una de ellas. Es importante que conozcas la manera de llegar a esta informacin para que en todo momento puedas saber si Excel cuenta con la funcin que necesitas para realizar tus clculos. Haz clic en Tabla de contenido de la Ayuda de Microsoft Excel. A continuacin busca el libro denominado Referencia a funciones y haz clic para abrirlo. Aparecer el contenido de ese libro, que consta de varios libros ms. Cada uno de esos libros agrupa las distintas funciones de Excel segn su tipo. Ahora ya slo te queda pulsar en el libro que agrupa a las funciones sobre las que ests interesado. Por ejemplo, pulsa en la tabla de contenido sobre el libro Funciones matemticas y trigonometra. El libro se abrir y te mostrar todas las funciones de ese tipo ordenadas alfabticamente. Utiliza la barra de desplazamiento para ir bajando hasta llegar a la funcin SUMA y haz clic sobre ella. La ventana de ayuda mostrar el contenido solicitado; si pulsamos en el botn Mantener visible de su barra de herramientas la ventana se ver siempre por encima de la de Excel compartiendo el espacio de la pantalla; esta es una manera adecuada para as poder trabajar y consultar la ayuda al mismo tiempo (observa la figura 11.7).

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Figura 11.7. La ventana de Ayuda de Excel sobre la ventana de Excel

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6.-Curso Creacin de hoja de calificaciones con Excel 2007


Captulos del curso

0. Presentacin 1. Preparando la estructura de cada hoja del libro 2. Introduciendo las frmulas 3. Creando los grficos estadsticos 4. Dando formato a la hoja de clculo 5. Duplicando una hoja de clculo 6. Dando formato condicional a las notas 7. Otras posibilidades

Presentacin del curso


Excel pertenece al paquete de ofimtica Office de Microsoft, este programa es uno de los ms utilizado tanto por empresas, instituciones y pblico en general. Este curso est dirigido a profesores interesados en crear su propia hoja de clculo de calificaciones, con medias y estadsticas automticas.

A lo largo de los captulos de este curso podrs saber introducir frmulas, crear grficos estadsticos, dar formato a tus hojas de clculo, dar formato condicional a las hojas y otras funciones que te sern de gran ayuda para organizar y crear hojas de calificaciones en Excel 2007.

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Captulo 1: Preparando la estructura de cada hoja del libro


Preparamos las hojas de clculo que va a contener nuestro libro de calificaciones. Para ello ponemos nombre a cada hoja (situado en la parte inferior izquierda) haciendo doble clic encima del nombre que aparece por defecto que suele ser "Hoja1, Hoja2, Hoja3".

Ilustracin 1 Si necesitamos crear ms hojas porque tenemos ms de tres grupos de clase, hacemos clic encima del icono sealado con la flecha roja en la ilustracin 1. De manera que creamos tantas hojas como grupos de clase tengamos.

Ilustracin 2 Si todas las hojas van a necesitar los mismos clculos, basta que construya una y luego esa la copie las veces que quiera y slo le cambio los nombres o notas. Si cada hoja lleva clculos distintos, por ejemplos: si las notas de secundaria tienen una ponderacin distinta a las de bachillerato, entonces no copio las hojas, sino que las creo, o copio slo el formato pero no las frmulas. Tengo que tener claro en un papel cul va a ser la estructura de cada hoja porque esto ser lo primero que hagamos. De manera que queda estructurado as (como en la Ilustracin 3): Columna A: para el nmero de alumnos Columna B: para el nombre de los alumnos
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Columna C: para la nota de clase Columna D: para la nota de un examen Columna E: para la nota de un segundo examen Hasta aqu en estas columnas es donde introduciremos datos, en las prximas que enumerar sacaremos automticamente las medias, el redondeo y la nota que aparecer en el Boletn de notas. Columna F: para presentar la media segn la ponderacin que demos Columna G: para presentar el redondeo de esa media Columna H: para presentar la nota del Boletn en letras de manera automtica.

Ilustracin 3 Una vez teniendo la estructura podemos ajustar el ancho de la columna con el texto automticamente. Primero seleccionamos las columnas y luego hacemos clic en "Autoajustar ancho de columna".

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Captulo 2: Introduciendo las frmulas


Antes de pasar a dar formato a nuestra hoja, vamos a introducir las frmulas. Para ello lo primero es que en las columnas de notas introduzcamos algunas notas inventadas que nos sirvan slo como ayuda para ver los resultados de nuestras frmulas. a. Haciendo la media de las notas segn ponderacin Vamos a hacer primero la media de las notas dndole a cada una la ponderacin que queramos. Para ello: nos colocamos en la celda de la media hacemos clic en la barra de frmulas escribimos la frmula

Ilustracin 5 La explicacin de la frmula es completamente matemtica:

Ilustracin 6 =SUMA((C2*0,2);(D2*0,2);(E2*0,5)) Lo que aparecer en esa celda F2 ser igual a la SUMA de el valor de la celda C2 multiplicado (la multiplicacin la expresa el asterisco) por 0,25 (es decir el 20% del total) ms (los valores sumados estn separados por punto y coma) el valor de la celda D2 multiplicado por 0,25 (es decir el 25% del total) ms el valor de la celda E2 multiplicado por 0,5 (es decir el 50% del total). Cuando acabo de escribir la frmula he de llegar al final de la lnea y apretar Intro o Enter. Entonces ver el resultado de la operacin en la celda. Los colores ayudan a entender la operacin de la frmula.

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De esta manera tenemos la media. Si ponemos el cursor encima de la celda que contiene la frmula y hacemos clic en la esquina inferior derecha cuando aparece una pequea cruz negrita y arrastramos hacia abajo, se copia toda la frmula para el resto de filas de esa columna. b. Haciendo los clculos del redondeo Lo que haremos ahora ser redondear el resultado de la media, es decir el valor de la celda F2. Seguiremos los mismos pasos que en la frmula anterior: - nos colocamos en la celda del redondeo - hacemos clic en la barra de frmula - escribimos la frmula La frmula nos permite redondear con el nmero de decimales que queramos, nosotros le diremos que redondee el valor de F2 a cero decimales para obtener un nmero entero.

Ilustracin 7 De esta manera obtenemos:

Ilustracin 8 En este caso no se nota porque el valor de F2 no contena decimales, pero se notar cuando F2 s los tenga. Para que se aplique la misma frmula a cada uno de los alumnos, recordemos que ponemos el cursor encima de la celda que contiene la frmula y hacemos clic en la esquina inferior derecha cuando aparece una pequea cruz negrita (donde marca la flecha roja de la Ilustracin 9) y arrastramos hacia abajo, se copia toda la frmula para el resto de filas de esa columna.

Ilustracin 9
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c. Convirtiendo la nota a texto automticamente Ahora vamos a convertir el valor del redondeo, es decir de la celda G2, al texto que ser el que aparezca en el Boletn de notas del alumno. - nos colocamos en la celda del Boletn - hacemos clic en la barra de frmulas - escribimos la frmula Esta vez la frmula es un poco ms complicada porque se trata de condiciones anidadas, pero entendiendo su lgica no resultar difcil. Esta sera la forma en su modo ms simple:

Ilustracin 10 Quiere decir: SI el valor de G2 es menor que (<) 5 entonces (expresado mediante el punto y coma) deber aparecer el texto "Insuficiente" (las cadenas de texto deben ir entre comillas), de lo contrario (expresado con el punto y coma) debe aparecer "Aprobado". Pero necesitamos que diga ms cosas, no basta que slo nos clasifique en "Insuficientes" y "Aprobados". Queremos que cumpla con estas condiciones: Si es igual a 5: Suficiente; si es igual a 6: Bien; si es igual a 7:Notable; si es igual a 8: Notable; si es igual a 9:Sobresaliente; si es igual a 10: Sobresaliente. Para esto aplicaremos la condicin anidada, una condicin dentro de otra, de este modo:

Ilustracin 11 La frmula es: =SI(G2<5;"Insuficiente";SI(G2=5;"Suficiente";SI(G2=6;"Bien";SI(G2=7;"Notable";SI(G2=8;"Notable ";SI(G2=9;"Sobresaliente";SI(G2=10;"Sobresaliente"))))))) De esta manera, saldrn los valores convertidos en textos segn las condiciones que le hemos dado.
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d. Contando cuntos alumnos tienen una nota determinada De una lista de notas, queremos saber cuntos alumnos tienen, por ejemplo, un 7, es decir, un Notable. Lo haremos de la siguiente manera: Como siempre, los pasos van a ser: - nos colocamos en la celda donde queremos que aparezca el resultado - hacemos clic en la barra de frmulas - escribimos la frmula Escribimos debajo de la lista, en una columna, por ejemplo, as: N de Insuficientes N de Suficientes N de Bien: N de Notables: N de Sobresalientes: Ahora en la columna de al lado, pondremos la frmula para que el programa cuente lo que queremos contar.

Ilustracin 12 La frmula es: =CONTAR.SI(H2:H6; "Insuficiente") Significa que en la celda C36 vamos a CONTAR.SI en el rango H2:H6 (rango es el conjunto de celdas dentro de las que vamos a contar, es decir, desde la celda H2 hasta la celda H6) cuntas veces aparece el texto "Insuficiente". Esto mismo hacemos para todos los dems valores, cambiando nicamente el "Insuficiente". De manera que quedara algo as:

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Ilustracin 13 Esto es mejor ponerlo debajo de todo el listado de notas, no al lado porque si quieres seguir aadiendo al lado notas de otro trimestre, as puedes hacerlo. e. Contar el total de alumnos Ahora haremos una operacin para que nos cuente el total de alumnos existentes dentro de un margen de celda que nosotros le demos, aunque en ese rango haya celdas vacas, es decir, alumnos no existentes. Lo que haremos ser utilizar una frmula para que slo cuente las celdas que no estn vacas y de manera que si tenemos que aadir un alumno a mitad de ao, no tengamos que retocar esta operacin. Imaginemos que tenemos 27 alumnos cuyos nombres estn colocados en la columna B, mientras que en la columna A tenemos el nmero correspondiente de cada alumno. Imaginemos tambin que no vamos a poder tener ms de 35 alumnos. Lo que haremos ser que nos cuente las celdas que contienen un nmero (el que sea, da lo mismo) en el rango que va de la celda A2 hasta la celda A36. De esta manera las celdas vacas, no las contar. Seguiremos los pasos de siempre: - nos colocamos en la celda donde queremos que aparezca el resultado - hacemos clic en la barra de frmulas - escribimos la frmula Y la frmula ser muy simple: =CONTAR(A2:A36)

Ilustracin 14 A esta frmula podramos ponerle la condicin de que contara slo los nmeros 5 por ejemplo, pero como eso no nos interesa, la dejamos as. La operacin podemos colocarla donde queramos, pero sugiero que se ponga debajo del todo, es decir, debajo de la lista de N de "Insuficientes", etc. As no nos molestar si necesitamos aadir nuevos alumnos en algn momento. Podramos haber sumado el total de "Insuficientes"+ Total de "Suficientes"+Total de "Bien", etc. Pero no sera fiable porque podra faltarnos la nota de algn alumno que no ha asistido a los exmenes, por ejemplo.
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Ilustracin 15 f. Porcentaje de las notas de clase Ya tenemos todos los datos necesarios para sacar el porcentaje de los resultados de notas de la clase. Lo que haremos ahora es aplicar una simple regla de tres. Seguiremos los pasos de siempre: - nos colocamos en - hacemos clic - escribimos la frmula la celda en donde la queremos que barra aparezca de el resultado frmulas

La frmula ser una regla de tres. Podemos hacerlo de dos maneras: - Contando dentro de la frmula el total de alumnos - Poniendo el valor de la celda que nos haca la operacin de contar el total de alumnos Para el primer caso:

Ilustracin 16 =(C38*100)/(CONTAR(A2:A36)) Para el segundo caso:

Ilustracin 17 =(C38*100)/C62 En el primer casoC38 es la celda que contiene el nmero de "Insuficientes" multiplicado por 100 (por el 100%) y el valor de la multiplicacin dividido por el resultado de contar el total de alumnos.

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En el segundo caso, se divide directamente por el valor de la celda C62 que contiene ya el resultado de contar el nmero de alumnos. Esta operacin la habamos hecho en uno de los pasos anteriores. De manera que nos queda as:

Ilustracin 18 Tambin se puede sacar el porcentaje de las notas numricas. Para ello, primero hemos de contar cuntos alumnos tienen un 1, cuntos un 2, cuntos un 3, etc. Y luego sacar el porcentaje. Los pasos seran igual a los anteriores. Como ya lo hemos hecho, slo pondr un resumen sin tantas especificaciones. La siguiente frmula cuenta cuntos alumnos tienen un 1 de nota: =CONTAR.SI(G2:G35; 1)

Ilustracin 19 Para contar los dems, slo iremos variando ese 1, especificando qu nota debe contar. Una vez que tengo el resultado de contar todas las notas numricas, paso a convertirlos a porcentajes:

Ilustracin 20 Y ahora slo lo paso a porcentaje igual que hicimos anteriormente, mediante la regla de tres: =(C47*100)/(CONTAR(A2:A36))
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Ilustracin 21 Esto mismo para todos los dems. De manera que queda as:

Ilustracin 22 Los totales los sacamos aplicando una simple suma de los rangos que queremos sumar.

Captulo 3: Creando los grficos estadsticos


Antes de pasar a darle formato, slo nos queda crear los grficos estadsticos. Ser fcil porque Excell lo hace automticamente una vez que tenemos los valores que contendr el grfico. Para ello, primero seleccionamos las celdas que contienen los porcentajes de las notas:

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Ilustracin 23 Y una vez seleccionadas vamos a la hoja "Insertar" y ah en la ficha "Grficos" hacemos clic en el tipo de grfico que nos vaya mejor para presentar nuestros datos:

Ilustracin 24 Para nuestro caso seleccionaremos el que dice "Columna" y dentro elegimos el primero de los "cilndricos". Esta seleccin la podemos cambiar despus si no nos gusta.

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Ilustracin 25 De esta manera el grfico se crea automticamente. Para cambiarlo de lugar, lo arrastramos. Y para editarlo, es decir, para cambiarle el ttulo a la serie y ponerle ttulo al grfico, Tambin podemos seleccionar algn Estilo de diseo que nos guste ms, etc. Podemos modificarlo segn las selecciones que hagamos en "Diseo de grfico", etc.

Ilustracin 26 En el siguiente grfico elegimos el Diseo de grfico 9 y el Estilo de diseo que se ve seleccionado en la Ilustracin 25.

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Ilustracin 27 Para cambiar los ttulos, se hace doble clic dentro de cada uno y se escribe dentro del cuadro tal como se ve en el recuadro "Notas". Para otros diseos del grfico, se selecciona y botn derecho del ratn y encontraremos otras opciones.

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Captulo 4: Dando formato a la hoja de clculo


Slo queda lo ms fcil. Darle formato bonito a nuestra hoja de clculo. a. Orientacin de la pgina Lo primero es seleccionar la orientacin del papel. En nuestro caso lo pondremos Horizontal.

Ilustracin 28 b. Mrgenes de la pgina A continuacin, seleccionamos los mrgenes. En nuestro caso, lo personalizaremos as:

Ilustracin 29
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c. Formato del texto y de las celdas Y ahora meteremos colores a las filas de los datos. No es aconsejable, aunque quede rpidamente muy bonito, convertirlo a Tabla. Sino hacerlo manualmente para que las frmulas no varen nada. Los pasos a seguir sern: - Seleccionar las celdas a colorear - Rellenarlas de color - Dar color al texto y ponerle negrita si hace falta - Marcar los bordes con el color que deseemos.

Ilustracin 30 1. Botones para el Texto: negrita, cursiva, subrayado. Y en la lnea superior el tipo de fuente (Calibri) y el tamao (12 pt). La A grande agranda el texto y la pequea lo hace ms pequeo. 2. Botn para rellenar de color las celdas seleccionadas. 3. Botn para dar color al texto 4. Botn para colocar el texto respecto a la altura de la celda. 5. Botn para colocar el texto respecto al ancho de la celda. 6. Botn para ajustar el texto respecto a la celda. Hace que quepa el texto en una celda aunque para ello tenga que mostrarlo en varias lneas. 7. Botn para unir varias celdas (primero se seleccionan las celdas a unir y luego se hace clic en el botn). 8. Botn para marcar los bordes de las celdas. Para usar cualquiera de esos botones, antes hemos de seleccionar las celdas a las que queremos que afecte la accin que producen. Tambin podemos copiar el formato de dos filas de una vez al resto de las filas. Por ejemplo: damos el color a dos filas (en el ejemplo hemos desenfocado los nombres por proteccin de datos), y luego seleccionamos esas dos filas y damos al botn copiar o Ctrl+V.

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Ilustracin 31 A continuacin seleccionamos el resto de las filas y desplegamos el men del botn Pegar, seleccionamos "Pegado especial" y dentro seleccionamos "Formato" para que slo nos pegue el formato. Entonces veremos que el formato (color, tipo de texto, etc.) de esas dos filas se copia al resto de las filas de la tabla.

Ilustracin 32

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Ilustracin 33 d. Ajustar el ancho de las columnas Ahora vamos a ajustar el ancho de las columnas a nuestro gusto. Podemos hacerlo automticamente o manualmente. Lo ms rpido es ajustndolo automticamente segn el contenido del texto de las celdas. Esto se hace en el botn "Formato" situado en la ficha "Celdas" de la hija "Inicio", en la opcin "Autoajustar ancho de columna". Lo podemos ver en la Ilustracin 34. Si lo hacemos manualmente, hemos de arrastrar cada columna hasta que nos guste y una vez que ajustamos el ancho de una columna, podemos copiarlo al resto de columnas igual que hicimos con el formato. Primero seleccionamos la columna cuyo ancho nos interesa copiar en otras y luego, en "Pegado especial" tendremos que seleccionar "Ancho de las columnas".

Ilustracin 34 e. Ajustar el alto de las filas El siguiente paso ser ajustar el alto de las columnas. Lo primero ser seleccionar todas las filas cuyo alto queremos modificar y a continuacin vamos a hacerlo igual que con el ancho de columnas. Automticamente, se hara as: En el botn "Formato" situado en la ficha "Celdas" de la hija "Inicio", en la opcin "Autoajustar alto de filas".

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Manualmente, no podemos hacerlo como las columnas. Sino que lo haremos seleccionando las filas y luego en el botn "Formato" hacer clic en "Alto de fila" (Ilustracin 35) donde nos saldr una ventana como la Ilustracin 36 en la que tendremos que introducir el valor del alto.

Ilustracin 35 Al hacer clic en "Alto de fila" nos saldr una ventana como la de la Ilustracin 36 en la que hemos de introducir el nmero del alto. En nuestro caso hemos puesto 15, no es aconsejable un nmero menor de 15.

Ilustracin 36 f. Bordes de las celdas Para seleccionar el tipo de borde y el color de la lnea de los bordes, vamos a "Formato" y el ltimo del Men que se despliega dice: "Formato de celdas". Hacemos clic ah y nos vamos a la pestaa "Bordes". Ah seleccionaremos todo lo referente a bordes segn nuestro gusto o necesidades. Podemos verlo en la Ilustracin siguiente.
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Ilustracin 37 1. Deberamos hacer clic en el botn 1 y 2 para que nos muestre los bordes externos e internos de las celdas seleccionadas. 2. Botn para mostrar bordes externos. 3. Botn para mostrar bordes internos. 4. Desplegable para seleccionar el color de la lnea de los bordes. 5. Estilo de la lnea del borde de las celdas. 6. Al finalizar, hacer clic en Aceptar.

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Captulo 5: Duplicando una hoja de clculo


Si tenemos varios grupos en que las ponderaciones de las notas son iguales y las frmulas no tienen por qu cambiar sustancialmente, no hace falta hacer de nuevo todo para crear otra hoja igual. Puedo copiar la hoja de clculos y simplemente cambiar el nombre de los alumnos y si vara el nmero de alumnos, hacer los pequeos cambios pertinentes en las frmulas. Para copiar una hoja de clculo, slo hacer clic sobre el nombre de la hoja que deseo copiar con el botn derecho del ratn y luego clic donde dice "Mover o copiar". Selecciono ah la hoja que deseo copiar y marco la casilla de Crear una copia. Luego Aceptar.

Ilustracin 38 Despus slo ser necesario cambiar el nombre a la nueva hoja que aparecer.

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Captulo 6: Dando formato condicional a las notas


Para que nos salgan automticamente en rojo los Insuficientes, vamos a hacerlo por separado los nmeros y los textos. a. Para presentar en rojo los nmeros menores de 5: Seleccionamos las celdas que contienen notas numricas, hacemos clic en "Formato Condicional" que est en la ficha "Estilos" de la hoja "Inicio". Ah en "Resaltar reglas de celdas" seleccionamos la opcin "Menor que" tal como se ve en la siguiente Ilustracin. Y luego nos aparecer una ventana para meter los datos.

Ilustracin 39 En la ventana que nos aparecer ponemos "menor que" 5 y personalizamos el formato de la celda:

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Ilustracin 40 Cuando hacemos clic en "Formato personalizado" se nos abre una ventana donde especificaremos que aparezca en rojo y negrita las notas inferiores a 5. Luego slo habr que hacer clic en Aceptar en las dos ventanas abiertas.

Ilustracin 41 Vamos a hacer lo mismo con las notas en texto. Slo que como no se trata de nmeros, en "Resaltar reglas de celda", elegiremos "Texto que contiene".

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Lo primero ser seleccionar las notas en texto (Insuficiente, Notable, etc.) y luego hacemos clic en "Formato Condicional" que est en la ficha "Estilos" de la hoja "Inicio". Ah en "Resaltar reglas de celdas" seleccionamos la opcin "Texto que contiene". Se nos abrir una ventana igual que antes, ah pondremos "Insuficiente" y esta vez, para variar, podemos dejar el formato que sale predeterminado "Relleno rojo claro con texto rojo oscuro".

Ilustracin 42 Tal como podemos ver en la siguiente Ilustracin:

Ilustracin 43
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Captulo 7: Otras posibilidades


Ya seran motivo de otro Tutorial, pero al menos enumerar otras opciones posibles que se me ocurren para nuestro Libro de Calificaciones: a.Bloquear las columnas que contienen las frmulas para que no las borremos sin querer en un descuido. b.Proteger con contrasea nuestro libro de Calificaciones para que nadie ms que nosotros pueda modificarlo. c.Colocar cabecera y pie de pgina con Ttulos, subttulos, datos de la clase y del profesor, nmero de pgina, etc. d.Crear una hoja de resumen del ao a partir de las hojas trimestrales con sus correspondientes grficos. e.Crear un grfico comparativo de todos nuestros grupos de clase para poder comparar los resultados de nuestra asignatura en todos los grupos que tenemos.

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